Gestion du prorata dans les abonnements

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1 Gestion du prorata dans les abonnementsgestion du prorata dans les abonnements KB59634 Informations Gestion du prorata dans les abonnements Paramétrage Dans le menu Traitement/Modèles et prestations types Création d'un modèle et prestation type de type ventes avec une périodicité d'un mois rattaché à un abonnement client. Accès à la pièce type modèle à l'aide du bouton «Visualiser» La gestion des proratas est accessible en sélection de la ligne d article à l'aide du bouton «Action/voir les informations sur la ligne d abonnement».

2 Le paramétrage concerne les zones : Périodicité : - Toutes : l'article sera mentionné dans chaque pièce générée par l'abonnement. - Unique : l'article ne sera mentionné que lors de la génération de la première pièce de l'abonnement (exemple : frais de dossier) - Date : l'article ne sera mentionné que lors des générations de pièces dont les dates sont comprises dans les limites inscrites dans les zones Date début et Date fin. Tenir compte de l année : Cette option impose au logiciel de tenir compte uniquement des dates début et date fin paramétrés, et ce même si l abonnement cours sur plusieurs années. (Exemple : Facturation mensuel d un abonnement pour un magazine courant sur 24 mois. Un article est offert au mois de décembre.) Si l option est cochée, l article n apparaitra que sur la facture de décembre N. Si l option n est pas cochée, l article apparaitra sur la facture de décembre N et N+1 Gestion prorata : Aucun : rien n est affecté Quantité : le calcul du prorata est effectué sur la quantité de la ligne en fonction de la périodicité (date début et date fin) Valeur : Le calcul est identique à la sélection «quantité», mais il est basé sur le Prix unitaire HT. Quantité totale : L application considère la quantité indiquée sur la ligne correspond à la quantité totale facturé sur l année. Le calcul est donc effectué pour chaque périodicité en fonction du nombre de jours de cette dernière et en fonction du nombre de jour total de l abonnement, la quantité de chaque document. Valeur totale : Le calcul est identique à la donnée «Quantité totale», mais il est basé sur le Prix unitaire HT. Reconduction lors du renouvellement : Cette option, si elle est cochée, implique qu'en cas de renouvellement du contrat la ligne d'article sera

3 reportée. Les différents types de prorata : Dans les cas énoncé ci-dessous, un abonnement couvrant la période du 01/01/15 au 31/12/15 pour le client BAGUES est créé, il contient 15 articles GRAVURES au Prix unitaire HT de 20, ce dernier souscrit réellement à l abonnement le 15/01/15. Via le menu Traitement/Abonnement/Génération des abonnements Afin de générer l'abonnement de janvier, la fonction est lancée comme ceci :

4 Cas n 1 : Prorata sur la quantité totale : La gestion du prorata sur la quantité totale génère un calcul basé sur le fait que le client doit être facturé de la quantité totale de l abonnement, proratisé sur une année incomplète. Génération de la facture de janvier : Il y a 17 jours du 15 janvier au 31 janvier sur une période de 351 jours définie du 15 janvier au 31 décembre. Le calcul de la quantité se fait de la manière suivante : Quantité sur janvier : 15 * 17 / 351 = 0.73 Lors de la génération de la pièce de février la quantité est de Le prorata ce calcul par rapport aux 28 jours de février sur une période de 351 jours :

5 Quantité sur février : 15 * 28 / 351 = 1.20 Remarque : Si la génération des documents est effectuée sur toute l'année, la somme de toutes les quantités est égale à 15. Cas n 2 : Prorata sur la valeur totale : La gestion du prorata sur la valeur totale génère un calcul basé sur le fait que le client doit être facturé pour le prix unitaire HT de l abonnement, proratisé sur une année incomplète. Génération de la facture de janvier : Il y a 17 jours du 15 janvier au 31 janvier sur une période de 351 jours définie du 15 janvier au 31 décembre. Le calcul de la valeur se fait donc de la manière suivante : P.U HT sur janvier : 20 * 17 / 351 = 0.96 Lors de la génération de la pièce de février, la P.U HT est alors égale à Le prorata se calcule par rapport aux 28 jours de février sur une période de 351 jours : P.U HT sur février : 20 * 28 / 351 = 1.60 Remarque : Si la génération des documents est effectuée sur toute l'année, la somme de tous les P.U HT est égale à 20. Cas n 3 : Prorata sur la quantité :

6 La gestion du prorata sur la quantité génère un calcul basé sur le fait que le client doit être facturé de la quantité indiqué sur la ligne d abonnement, proratisé sur le mois. Cela implique le fait que l abonnement doit posséder une date de début de périodicité au 1er jour du mois. Génération de la facture de janvier : Il y a 17 jours du 15 janvier au 31 janvier sur une période initiale de 31 jours. Le calcul de la quantité se fait donc de la manière suivante : Quantité sur janvier : 15 * 17 / 31 = 8.23 Lors de la génération de la pièce de février, la quantité reste à la valeur initiale de 15 car le client a souscrit sur tout le mois. Il n'y a donc pas de prorata. Cas n 4 : Prorata sur la valeur : La gestion du prorata sur la valeur génère un calcul, basé sur le fait que le client doit être facturé pour le Prix

7 unitaire HT indiqué sur la ligne d abonnement, proratisé sur le mois. Cela implique le fait que l abonnement doit posséder une date de début de périodicité au 1er jour du mois. Il y a 17 jours du 15 janvier au 31 janvier sur une période initiale de 31 jours. Le calcul de la valeur se fait donc de la manière suivante : P.U HT sur janvier : 20 * 17 / 31 = Lors de la génération de la pièce de février, le P.U HT reste à la valeur initiale de 20 car le client a souscrit sur tout le mois. Il n'y a donc pas de prorata. Pour les cas 5 et 6, la périodicité est renseignée directement sur l'abonnement client, et non sur la ligne du document. Le prorata reprendra cette fois 365 jours car aucune période n'est indiquée en référence sur le prorata. Cas n 5 : Prorata sur la valeur totale (2) :

8 La gestion du prorata sur la valeur totale génère un calcul basé sur le fait que le client doit être facturé pour le prix unitaire HT de l abonnement, proratisé sur une année complète. Il y a 17 jours du 15 janvier au 31 janvier sur une période de 365 jours. Le calcul de la valeur se fait donc de la manière suivante : P.U HT sur janvier : 20 * 17 / 365 = 0.93 Lors de la génération de la pièce de février, la P.U HT est alors égale à Le prorata se calcule par rapport aux 28 jours de février sur une période de 365 jours: P.U HT sur février : 20 * 28 / 365 = 1.53 Remarque : Si la génération des documents est effectuée sur toute l'année, la somme de tous les P.U HT n'est pas égale à 20. Cas n 6 : Prorata sur la quantité totale (2) :

9 La gestion du prorata sur la quantité totale génère un calcul basé sur le fait que le client doit être facturé pour la quantité totale de l abonnement, proratisé sur l année complète. Il y a 17 jours du 15 janvier au 31 janvier sur une période de 365 jours. Le calcul de la quantité se fait donc de la manière suivante : Quantité sur janvier : 15 * 17 / 365 = 0.70 Lors de la génération de février, la quantité est égale à Le prorata se calcule par rapport aux 28 jours de février sur une période de 365 jours : Quantité sur février : 15* 28 / 365 = 1.15 Remarque : Si la génération des documents est effectuée sur toute l'année, la somme de toutes les quantités n'est pas égale à 15. Cas n 7 : Prorata en cas de fin d'abonnement : Dans l exemple suivant, l abonnement cours du 01/01/15 au 28/02/15, le client souhaite se désabonner le 25 février. Il y a donc deux factures d'abonnement à générer, la facture concernant le mois de février contient une date de fin de périodicité au 25/02.

10 Prorata sur la quantité totale: A la génération du document de janvier et février, la quantité de janvier est égale à Le prorata reprend les 31 jours de janvier sur les 56 jours qui restent sur l'abonnement (31 jours de janvier et 25 jours de février) Quantité sur janvier : 15 * 31 / 56 = 8.30 Quantité sur février : 15 * 25 / 56 = 6.70

11 Prorata sur la valeur totale : A la génération du document de janvier et février, le prix unitaire HT de janvier est égale à et Le prorata reprend les 31 jours de janvier sur les 56 jours qui restent sur l'abonnement (31 jours de janvier et 25 jours de février) P.U HT sur janvier : 20 * 31 / 56 = P.U HT sur février : 20 * 25 / 56 = 8.93 Dans l exemple suivant, l abonnement cours du 01/01/15 au 28/02/15, le client souhaite se désabonner le 25 février. Il y a donc deux factures d'abonnement à générer, la facture concernant le mois de février contient une date de fin de périodicité au 28/02, le prorata étant paramétré directement en ligne d abonnement.

12 Prorata sur la quantité A la génération des documents de janvier et de février, la quantité de janvier est égale à 15 car le mois de janvier est entier. Par contre, l'abonnement s'arrêtant courant février, la quantité du document de février est proratisée : Quantité sur janvier : 15 * 31 / 31 = 15 Quantité sur février : 15 * 25 / 28 = 13.39

13 Prorata sur la valeur: A la génération des documents de janvier et de février, le Prix unitaire HT de janvier est égale à 20 car le mois de janvier est entier. Par contre, l'abonnement s'arrêtant courant février, le Prix unitaire HT du document de février est proratisé. P.U HT sur janvier : 20 * 31 / 31 = 20 P.U HT sur février : 20 * 25 / 28 = Référentiel produit Génération I SQL Gestion commerciale Sage 100 Entreprise / Industrie Sage 100 PME / PMI Express 7.70 Windows Gestion commerciale

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