RÈGLES DE FONCTIONNEMENT DU COMITÉ DE GESTION DES RISQUES

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1 RÈGLES DE FONCTIONNEMENT DU COMITÉ DE GESTION DES RISQUES PRINCIPALES MODIFICATIONS: Dans tout le document: Le terme «Comité de gestion des risques et de la qualité» est remplacé par «Comité de gestion des risques» Le terme «l établissement» est remplacé par «le CSSS de Bordeaux-Cartierville-Saint-Laurent» Lorsque requis, le numéro de l article en référence à la Loi sur les services de santé et les services sociaux a été ajouté. Voir section (4.2), (4.3), (4.4) et (9). SECTION 4.2 Fonctions Ajout des points c), d) e), h) et i). 5. Composition du comité MODIFICATIONS - Le terme «représentant» est remplacé par «personne désignée» - Les appellations des directions ont été corrigées. - On a ajouté : «une personne désignée par le comité des usagers» 6. Durée du mandat La durée du mandat des membres du comité a été fixée à «3 ans». 6.4 Démission Ajout de la dernière phrase. 6.7 Conflit d intérêts La section a été corrigée et réécrite. 7.1 Président Le rôle du président a été ajouté. 7.3 Secrétaire Le rôle du secrétaire a été bonifié. 8.1 Réunion ordinaire La date pour fixer le calendrier des réunions du comité a été ajoutée. 8.9 Ordre du jour La date pour présenter le rapport annuel a été fixée. 9.1 Vote Cette section a été ajoutée. 9.2 Résolution Cette section a été corrigée. 10. Procès-verbal et archives du comité Les sections 10.1 et 10.4 ont été ajoutée 11. Réddition de comptes La date du dépôt du rapport annuel est fixée au «30 avril de chaque année».

2 DOCUMENT DE TRAVAIL TITRE : Règlement sur les règles de fonctionnement du comité de gestion des risques 1. OBJET ET CHAMP D APPLICATION Le présent règlement a pour objet d établir les règles de fonctionnement du comité de gestion des risques institué dans l établissement, en application de l article de la Loi. 2. RESPONSABILITÉ DE L APPLICATION Le président du comité de gestion des risques est responsable de l application des présentes règles de fonctionnement. 3. DÉFINITIONS Dans le présent règlement, à moins que le contexte n indique un sens différent, les expressions ou termes suivants signifient : a) Accident : une action ou une situation où le risque se réalise et est, ou pourrait être à l origine de conséquences sur l état de santé ou le bien-être de l usager, du personnel, d un professionnel concerné ou d un tiers; b) CGR : le comité de gestion des risques du CSSS de Bordeaux-Cartierville-Saint-Laurent; c) Comité de gestion des risques : le comité institué par le conseil d administration pour remplir les fonctions attribuées par la Loi; d) CSSS : le CSSS de Bordeaux-Cartierville-Saint-Laurent. e) Directeur général : le directeur général du CSSS de Bordeaux-Cartierville-Saint-Laurent; f) Incident : une action ou une situation qui n entraîne pas de conséquences sur l état de santé ou le bien-être d un usager, du personnel, d un professionnel concerné ou d un tiers mais dont le résultat est inhabituel et qui, en d autres occasions, pourrait entraîner des conséquences; g) Loi : Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c. S-4.2); h) Ressource externe : une ressource intermédiaire ou une ressource de type familial ou tout autre organisme, société ou personne auquel recourt l établissement pour la prestation de services, notamment par entente visée à l article 108 de la Loi ou par contrat de services; i) Services : les services de santé ou les services sociaux offerts par l établissement, par une ressource intermédiaire ou une ressource de type familial ou par tout autre organisme, société ou personne auquel l établissement recourt pour la prestation de services, notamment par entente visée à l article 108 de la Loi. Ou par contrat de services. Sont inclus les services dispensés par les médecins, dentistes, pharmaciens; j) Usager : toute personne qui a reçu, aurait dû recevoir, reçoit ou requiert des services du CSSS; ce terme comprend, le cas échéant, tout représentant de l usager au sens de l article 12 de la Loi ainsi qu en cas de décès de l usager, les personnes visées au premier alinéa de l article 23 de la Loi. Source : Marie Chevalier, conseillère en gestion des risques Destinataires : Membres du CA, membres du comité de gestion des risques, CMDP, CII, CM, personnel cadre Historique : Approuvé par : CA Direction Nom : Geneviève Hotte présidente du conseil d administration Signature : Page 1 de 10 Date : Révisé le 17 décembre 2007

3 4. RATTACHEMENT, FONCTIONS ET PROTECTION 4.1 Rattachement administratif Le CGR relève du conseil d administration du CSSS. 4.2 Fonctions Le CGR a notamment pour fonctions de rechercher, de développer et de promouvoir des moyens visant à : a) Identifier et analyser les risques d incident ou d accident en vue d assurer la sécurité des usagers; b) S assurer qu un soutien soit apporté à la victime et à ses proches; c) Déterminer les mesures de soutien mises à la disposition de l usager et de ses proches, conformément à l article de la Loi. d) S assurer que des méthodes, des politiques, des procédures, des normes et des directives soient mises en place afin d identifier, de prévenir et de réduire les risques d accidents et d incidents; e) S assurer de la mise à jour des méthodes et politiques pré-citées; f) Assurer la mise en place d un système de surveillance incluant la constitution d un registre local des incidents et des accidents pour fins d analyse des causes des incidents et accidents; g) Recommander au conseil d administration du CSSS la prise de mesures visant à prévenir la récurrence de ces incidents et accidents ainsi que la prise de mesures de contrôle, s il y a lieu. h) Transmettre annuellement un rapport au conseil d administration et, le cas échéant, des recommandations relatives à la gestion des risques. i) S assurer que l information et la formation appropriées soient données aux personnes concernées du CSSS. (Source : Loi, art. : 183.2) 4.3 Non-contraignabilité Malgré toute disposition contraire d une loi, un gestionnaire de risques ou un membre du CGR ne peut être contraint devant une instance judiciaire ou une personne ou un organisme exerçant des fonctions juridictionnelles de faire une déposition portant sur un renseignement confidentiel qu il a obtenu dans l exercice de ses fonctions, ni de produire un document contenant un tel renseignement, si ce n est aux fins du contrôle de sa confidentialité. (Source : Loi, art. :183.3) 4.4 Non-recevabilité Les réponses faites par une personne, dans le cadre des activités de gestion des risques, et notamment tout renseignement ou document fourni de bonne foi par elle, en réponse à une demande d un gestionnaire de risques ou du CGR ne peuvent être utilisés, ni ne sont recevables à titre de preuve contre cette personne ou contre toute autre personne, devant une instance judiciaire ou une personne ou un organisme exerçant des fonctions juridictionnelles. Aucun élément de contenu du dossier de gestion des risques, y compris les conclusions motivées et, le cas échéant, les recommandations qui les accompagnent, ne peut constituer une déclaration, une reconnaissance ou un aveu extrajudiciaire d'une faute professionnelle, administrative ou autre, de nature à engager la responsabilité civile d une partie devant une instance judiciaire. (Source : Loi : art ) 5. COMPOSITION ET RÉMUNÉRATION 5.1 Composition Le CGR se compose des membres suivants : Page 2 de 10 Date de la dernière révision : 17 novembre 2007

4 une personne désignée par le conseil d administration; une personne désignée par le comité des usagers; une personne désignée par le CMDP; une personne désignée par le Conseil multidisciplinaire; une personne désignée par le Conseil des infirmiers et infirmières; une personne désignée la direction de l hébergement, une personne désignée par la direction des services aux personnes en perte d autonomie; une personne désignée par la direction de la prévention, des services généraux et spécifiques; une personne désignée par la direction des services techniques; le chef du département de pharmacie; la conseillère en gestion des risques; la coordonnatrice des mesures d urgence et de la sécurité civile. 5.2 Rémunération Les membres du CGR ne reçoivent aucune rémunération. Le médecin ou le dentiste, membre du CGR, peut être rémunéré pour l exercice de telles fonctions, conformément à l article de la Loi et aux dispositions des ententes conclues entre le ministre de la Santé et des Services sociaux et les fédérations de professionnels de la santé. Le pharmacien peut être rémunéré conformément à l entente qui le lie à l établissement. 6. MANDAT DU COMITÉ, ÉLIGIBILITÉ, VACANCE ET RESPONSABILITÉ 6.1 Durée du mandat La durée du mandat des membres du CGR est de trois (3) ans. À l expiration de leur mandat, les membres demeurent en fonction jusqu à ce qu ils soient nommés de nouveau ou remplacés. 6.2 Fin du mandat Le mandat d un membre du CGR prend fin dans les circonstances suivantes : a) Lors de son décès, de sa démission ou de son remplacement; b) Ipso facto, s il vient à perdre les qualifications requises pour être membre du CGR. 6.3 Conditions d éligibilité Une personne cesse de faire partie du CGR dès qu elle perd la qualité nécessaire à sa nomination ou dès que le groupe dont elle est issue la remplace, avec ou sans motifs, au moyen d un avis écrit transmis au président du comité. Tout membre du CGR doit prêter le serment prévu à l annexe I du présent règlement avant de commencer à exercer ses fonctions. 6.4 Démission Tout membre du CGR peut démissionner de son poste en transmettant au secrétaire du comité un avis écrit de son intention. Il y a vacance à compter de l acceptation de la démission par le CGR ou de toute date ultérieure qui y est indiquée. Page 3 de 10

5 6.5 Vacance En cas de vacance au CGR, le comité peut pourvoir à cette vacance, pour la durée non écoulée du mandat, sous réserve que la personne désignée soit issue du groupe du membre qui a quitté et que ce groupe ait approuvé ce remplacement. L absence d un membre du CGR à trois (3) réunions régulières et consécutives du comité constitue une vacance, au sens de la présente clause. 6.6 Responsabilité Chaque membre du CGR doit se prononcer et agir de manière responsable, impartiale, avec intégrité et confidentialité. Il doit notamment agir avec diligence pour se rendre disponible pour assister aux réunions du CGR. 6.7 Conflits d intérêts Tout membre du comité peut être placé en conflit d intérêts à l occasion de l exécution de ses fonctions ou dans le cadre d autres activités. Tout membre du comité doit éviter de se placer dans une situation où il peut être amené à choisir entre ses intérêts personnels, de nature pécuniaire ou autre, et l intérêt du CSSS. Tout membre du comité visé par une situation réelle, potentielle ou apparente de conflit d intérêts doit le divulguer sans délai verbalement ou au moyen d un écrit transmis au comité afin que soient prises les mesures propres à sauvegarder l intérêt du CSSS. En particulier, il doit signaler s il a, lui ou ses proches, un lien personnel ou d affaires avec toute personne concernée par un incident (art de la Loi), ou par un accident (art. 8 de la Loi). Tout membre du comité peut soulever séance tenante, à l endroit d un autre membre du comité, la présence d une situation réelle, potentielle ou apparente de conflit d intérêts afin que soient prises les mesures propres à sauvegarder l intérêt du CSSS. Tout conflit d intérêts doit être résolu en faveur du CSSS. Tout membre du comité, visé par une situation de conflit d intérêts, doit se retirer de la réunion au cours de laquelle le comité analyse la situation de conflit d intérêts et dispose du dossier dont il est saisi. Tout membre du CGR doit révéler tout conflit d intérêts, réel ou apparent. En particulier, il doit souligner s il a, lui ou ses proches, un lien personnel ou d affaires avec les personnes concernées par un incident ou un accident porté à l attention du comité. Le membre du comité peut se retirer lors des délibérations ou de la prise de position du CGR sur cet incident ou accident. 7. OFFICIERS Les officiers du CGR sont le président, le vice-président et le secrétaire. Ils sont nommés parmi les membres du CGR. 7.1 Président Le président du CGR exerce les fonctions suivantes : a) Représenter le comité à titre de porte-parole officiel; b) Voir au bon fonctionnement du comité; Page 4 de 10

6 c) Convoquer les réunions du comité et les présider; d) Recevoir la documentation transmise à l intention du comité et en assurer le suivi; e) Faire approuver les procès-verbaux Le président du CGR en préside les réunions, voit au bon fonctionnement et assume toutes les autres fonctions qui lui sont assignées par le comité. Le président du CGR peut cumuler la fonction de secrétaire. 7.2 Vice-président En cas d absence ou d incapacité d agir du président, le vice-président le remplace. 7.3 Secrétaire Le secrétaire du CGR exerce les fonctions suivantes : a) Rédiger et transmettre les avis de convocation accompagnés, le cas échéant, de la documentation requise; b) Préparer les ordres du jour, sur approbation du président du comité; c) Rédiger les procès-verbaux des réunions du comité, les signer et après approbation du comité, voir à ce qu ils soient contresignés par le président; d) Maintenir à jour la liste des membres du comité comprenant leur adresse (postale ou électronique) et leur numéro de téléphone; e) il assure la tenue et la conservation des archives du comité, d une manière confidentielle; f) il certifie les procès-verbaux et les documents du comité; g) il conserve et tient à jour le registre local des incidents et des accidents; h) Remplir toute autre fonction que peut lui assigner le comité. 8. CONVOCATION, TENUE DES RÉUNIONS ET RÉSOLUTION 8.1 Réunion ordinaire Au plus tard le 15 avril de chaque année, le CGR fixe le calendrier des réunions ordinaires. 8.2 Convocation d une réunion ordinaire Une réunion ordinaire peut être convoquée, en tout temps : a) par résolution des membres du CGR; b) par le président, de sa propre initiative et à son entière discrétion. 8.3 Convocation d une réunion spéciale Une réunion spéciale peut être convoquée, en tout temps, par le président : a) de sa propre initiative et à son entière discrétion; b) sur demande écrite du directeur général indiquant en termes généraux l'ordre du jour prévu; c) sur demande écrite et signée par au moins deux (2) membres du CGR, indiquant en termes généraux l ordre du jour prévu. Page 5 de 10

7 Sur réception d une demande prévue aux alinéas b) et c), il incombe au président ou au secrétaire de convoquer avec diligence la réunion spéciale conformément aux présentes règles de fonctionnement. En cas de défaut de ce faire, tout membre du CGR peut convoquer une telle réunion, conformément aux présentes règles. 8.4 Nombre de réunions Le CGR se réunit au minimum 2 fois/année. Il doit se réunir lorsque la réunion est convoquée par résolution du CGR, à la demande du président ou sur demande écrite du directeur général ou d au moins deux (2) membres du CGR. 8.5 Lieu des réunions Toute réunion ordinaire ou spéciale du CGR se tient à l un des sites du Centre de santé et de services sociaux de Bordeaux-Cartierville Saint-Laurent. 8.6 Convocation d une réunion Un avis de convocation doit être expédié à chaque membre du CGR. Cette convocation se fait au moyen d un avis écrit, délivré par messager, par la poste, par télécopieur ou par courriel, à l adresse choisie par chacun des membres du CGR, au moins dix (10) jours avant la date de la réunion. L avis de convocation et l ordre du jour d une réunion spéciale peuvent être transmis par messager, télécopieur ou courriel; le délai de convocation n est alors que de vingt-quatre (24) heures et seuls les sujets mentionnés dans l ordre du jour peuvent être discutés à cette réunion. Il n est pas nécessaire de donner un avis de convocation lors de la reprise d une réunion ajournée du CGR. 8.7 Contenu de l avis de convocation Tout avis de convocation mentionne la date, l heure et l endroit de la réunion des membres du CGR. Il est accompagné de l ordre du jour et, le cas échéant, de tout autre document utile aux fins de la réunion. La signature de l avis de convocation d une réunion peut être manuscrite ou reproduite mécaniquement ou électroniquement. 8.8 Dérogation aux formalités et délais Il peut être dérogé aux formalités et délais de convocation si tous les membres y consentent. 8.9 Ordre du jour Le président, avec au besoin l assistance du secrétaire, prépare l ordre du jour d une réunion du CGR. L ordre du jour d une réunion est soumis aux membres pour adoption, lesquels peuvent y apporter des modifications avant qu il ne soit adopté. Le président peut intervertir les points inscrits à l ordre du jour, mais il ne peut en ajouter qu avec l assentiment de la majorité des membres présents. À la réunion qui suit le 1 er avril de chaque année, l ordre du jour doit contenir un sujet relatif à la présentation et à l approbation du rapport annuel d activités du comité. Page 6 de 10

8 8.10 Huis clos Toutes les réunions du CGR sont confidentielles et se tiennent à huis clos. Toutefois, le CGR peut y inviter toute personne susceptible de lui fournir une aide quelconque Quorum Le quorum aux réunions du CGR est constitué de la majorité de ses membres dont le président ou le vice-président Ajournement À défaut d atteindre le quorum à une réunion du CGR, les membres présents ont le pouvoir, après une période de trente (30) minutes de l heure fixée pour la tenue de la réunion, d ajourner la réunion jusqu à ce que le quorum soit atteint; ils ne peuvent cependant transiger sur aucune autre affaire. La reprise de toute réunion ainsi ajournée peut avoir lieu lorsque le quorum requis est atteint; lors de cette reprise, le CGR peut procéder à l examen et au règlement des affaires pour lesquelles les membres avaient été convoqués. Toute réunion à laquelle un quorum est atteint peut aussi être ajournée de la même manière pour toute période de temps qui peut être déterminée par les membres, sans qu il soit nécessaire de faire parvenir de nouveaux avis de convocation. Une réunion du CGR peut être ajournée au jour, heure et endroit fixés par la majorité des membres à cette réunion. 9. PRISE DE DÉCISIONS 9.1 Vote Tout membre du CGR est tenu de voter ou de s exprimer en vue d une prise de décision, sauf en cas d une situation de conflit d intérêts, réelle, potentielle ou apparente. Les décisions du CGR sont prises à la majorité des voix des membres présents. Le vote s exerce à main levée ou verbalement sauf lorsqu un membre demande la vote par scrutin secret. Un membre ne peut voter par procuration. La déclaration par la président que la résolution a été adoptée à l unanimité, à la majorité ou n a pas été adoptée fait preuve de ce fait. 9.2 Résolution Toute décision du CGR se prend par résolution, à la majorité des voix des membres présents. En l absence d indication contraire dans le procès-verbal, une décision est réputée avoir été adoptée à l unanimité des membres du CGR. La déclaration par le président que la résolution a été adoptée à l unanimité, par une majorité ou n a pas été adoptée fait preuve de ce fait. Page 7 de 10

9 10. PROCÈS-VERBAL ET ARCHIVES DU COMITÉ 10.1 Procès-verbal Le secrétaire doit rédiger un procès-verbal pour chaque réunion du CGR. Le procès-verbal est essentiellement la consignation des décisions prises durant cette réunion Confidentialité des procès-verbaux Malgré la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1), les dossiers et les procès-verbaux du CGR sont confidentiels. (LSSS, art. :183.4) Nul ne peut prendre connaissance des procès-verbaux du comité de gestion de risques, sauf les membres de ce comité, les représentants des organismes d accréditation dans l exercice des fonctions relatives à l agrément des services de santé et des services sociaux des établissements ou les représentants d un ordre professionnel dans l exercice des fonctions qui leur sont attribués par la loi. (LSSS, art. :183.4) 10.3 Archives du CGR Le CGR conserve les documents qu il juge utiles. Il doit toutefois conserver les documents suivants : Une liste à jour des membres; Ses procès-verbaux; Ses rapports annuels d activités; Les dossiers d analyse des incidents ou des accidents; Tous les avis, rapports ou recommandations au conseil d administration du CSSS sur la prise de mesures visant à prévenir la récurrence des incidents et accidents ainsi que sur la prise de mesures de contrôle, s il y a lieu; Toute correspondance adressée au comité ou émanant de celui-ci; Le registre local des incidents et des accidents. 10.4Conservation et destruction Les documents du CGR sont conservés et détruits, conformément au calendrier de conservation du CSSS. 11. REDDITION DE COMPTES 11.1 Rapport annuel Le CGR doit, avant le 30 avril de chaque année, transmettre son rapport annuel d activités au conseil d administration. Le rapport annuel d activités du CGR couvre la période du 1 er avril au 31 mars et son contenu doit comprendre les informations suivantes, depuis le dernier rapport : a) La présentation des fonctions du comité et de ses membres; Page 8 de 10

10 b) Les activités réalisées et celles qui sont en cours de réalisation; c) Un état du registre local des incidents et accidents survenus dans les installations du CSSS et dans les installations d un tiers liées par entente de service visée à l article 108 de la Loi. Cet état inclut leur nombre et leur nature. d) Un relevé des mesures de soutien apportées à la victime et à ses proches ainsi que leur appréciation par ces derniers; e) Les résultats des travaux sur les moyens visant à identifier et analyser les risques d incidents et d accidents en vue d assurer la sécurité des usagers. f) L ensemble des recommandations du CGR adressées au conseil d administration sur : La prise de mesures visant à prévenir la récurrence des incidents et des accidents; La prise de mesure de contrôle, le cas échéant. Le rapport annuel peut contenir tout autre élément jugé pertinent. (Source : Loi : art , 278, 282) 11.2 Autre rapport Le CGR peut, chaque fois qu il l estime nécessaire, transmettre, au conseil d administration, un rapport particulier relevant de son domaine de compétence. 12. DISPOSITIONS FINALES 12.1 Entrée en vigueur Les présentes règles entrent en vigueur le Révision Le présent règlement doit faire l objet d une révision tous les trois (3) ans suivant son entrée en vigueur ou lorsque des modifications législatives le requièrent. Page 9 de 10 Date de la dernière révision :

11 ANNEXE I SERMENT «Je déclare sous serment que je remplirai mes fonctions avec honnêteté, impartialité et justice. De plus, je déclare sous serment que je ne révélerai et ne ferai connaître, sans y être autorisé par la Loi, aucun renseignement confidentiel dont j aurai eu connaissance dans l exercice de mes fonctions.» Page 10 de 10 Date de la dernière révision :