REGLEMENT FINANCIER : PROCÉDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES MISES EN ŒUVRE PAR LE COMITÉ RÉGIONAL OLYMPIQUE ET SPORTIF DE CHAMPAGNE-ARDENNE

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1 REGLEMENT FINANCIER : PROCÉDURES COMPTABLES ET FINANCIÈRES MISES EN ŒUVRE PAR LE COMITÉ RÉGIONAL OLYMPIQUE ET SPORTIF DE CHAMPAGNE-ARDENNE 1. ORGANISATION ET TENUE DE LA COMPTABILITÉ COMPTABLE 1.1 L ORGANISATION DE LA COMPTABILITÉ Le service comptable est placé sous la responsabilité du Trésorier, sous l autorité du Président, ordonnateur des dépenses. Les membres du Comité de Direction peuvent s informer de la situation financière par question écrite, posée au Président. Le Trésorier veille à l exécution du budget de l année en cours. Il propose au Président le budget prévisionnel, les modifications et amendements qu il croit nécessaires à une gestion saine et équilibrée des finances. Il présente au Comité de Direction, puis à l Assemblée Générale, un rapport sur la gestion de l exercice écoulé. Les comptes sont clos le 31 décembre de chaque année. 1.2 LA TENUE DE LA COMPTABILITÉ Le Comité Régional Olympique et Sportif de Champagne-Ardenne tient une comptabilité d engagement (fournisseurs et clients) et utilise un progiciel de comptabilité qui permet l édition périodique des documents comptables nécessaires au suivi des comptes ainsi qu à leur clôture. Comptabilité analytique Une comptabilité analytique par actions mises en œuvre par le CROS est établie. Pour chaque action un bilan financier «Recettes» et «Dépenses» est dressé. Ces actions étant variables d une année sur l autre, la liste en sera dressée chaque année. Destinataires : Direction Régionale Jeunesse et Sports Page 1 sur 6

2 Mise en place de procédures d inventaires Pour le matériel situé au siège du CROS, les services effectuent un inventaire physique, une fois par an et donnent les éléments ainsi recueillis au service comptabilité qui les traite. Pour le matériel situé hors siège régional, le service comptabilité, à partir des informations fournies par les services, notamment les bons de commande, établit une feuille de prise en charge ; tout changement d affectation est répertorié. Règles d amortissement Le CROS de Champagne-Ardenne pratique, pour ses immobilisations, l amortissement linéaire : Construction : 20 ans, Logiciel : 3 ans, Matériel informatique : 3 ans, Matériel médical : 5 ans, Matériel vidéo : 5 ans, Mobilier de bureau : 5 ans. 1.3 LES RÈGLES D ENGAGEMENT DES DÉPENSES Les autorisations et procédures Sous couvert du Président, le Trésorier a autorité pour engager les dépenses prévues au budget approuvé par l Assemblée Générale, ainsi que celles décidées par le Comité de Direction, voire par le Bureau du CROS. En début de mandat, l exécutif décide d attribuer les délégations de signature au Président, Trésorier et Trésorier adjoint. Sous couvert du Président et du Trésorier, le Secrétaire Général a autorité pour engager les dépenses de fonctionnement du secrétariat prévues au budget. Sous couvert du Président et du Trésorier, chaque Président de Commission a autorité pour engager les dépenses de fonctionnement de la commission qu'il préside prévues au budget. Destinataires : Direction Régionale Jeunesse et Sports Page 2 sur 6

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4 Les règles d engagement Dépenses : tout engagement de dépenses fait l objet d un document écrit (bon ou lettre de commande, devis ) établi par le service concerné et signé par les personnes habilités. Ce document devra être transmis dans les plus brefs délais au trésorier pour contrôle. Aucun engagement de dépenses ne pourra être recevable sans l'accord du trésorier. Sa signature devra figurer sur ce document écrit. Recettes : les factures sont établies par le service concerné. Ces documents respectent une charte graphique ; des modèles sont établis par le service comptabilité, en tenant compte de la réglementation en vigueur. Les contrats Tout contrat de location (machine, leasing voiture, locaux etc.) est négocié principalement par le Président qui consulte et avise le Bureau du CROS et le Comité de Direction, dès lors que le contrat engage le CROS à long terme. Les contrats de partenariat sont négociés principalement par le Président qui consulte et avise le Bureau du CROS et le soumet à l approbation du Comité de Direction. Pour tout contrat important ou stratégique, le CROS de Champagne-Ardenne procède soit à un appel d offre, soit à une consultation. 2. LE BUDGET PRÉVISIONNEL Un groupe de travail composé du Président, du Trésorier, et de la Commission des Finances, se réunit en tant que de besoin afin de préparer le budget prévisionnel L ÉTABLISSEMENT DU BUDGET PRÉVISIONNEL Le budget se construit de la façon suivante : Étape 1 : Les responsables des différentes commissions du CROS proposent le budget des actions relevant de leurs compétences. Étape 2 : Le Trésorier et le Comptable préparent le budget de l année N+1. Etape 3 : La Commission des Finances y apporte ses modifications. Étape 4 : Le budget N+1 est présenté au Bureau du CROS pour avis. Étape 5 : Le Comité Directeur valide le budget N+1. Étape 6 : Le budget N+1 est présenté à l Assemblée Générale de l année N pour validation. Le budget pourra être revu en cours d année par le Comité de Direction sur proposition du Bureau et avis de la Commission des Finances. Destinataires : Direction Régionale Jeunesse et Sports Page 4 sur 6

5 2.2. LA STRUCTURE DU BUDGET Le budget est structuré sur le modèle : > de la comptabilité qui reprend les principaux postes et lignes en deux domaines : 1 l administratif et le fonctionnement institutionnel 2 les activités des commissions Et, > sur le modèle de budget prévisionnel figurant dans le dossier de demande de subvention pour association : COSA n 12156* LES RÈGLES D ESTIMATION DES RECETTES ET DES DÉPENSES Chaque ligne de recettes est établie avec réalisme. Une estimation est opérée à partir des résultats des années précédentes et une analyse détaillée des perspectives de recettes. Les recettes certaines sont portées comme telles, les recettes incertaines sont portées avec un coefficient minoratif et présentées dans leur contexte. Chaque ligne de dépenses fait l objet d une analyse détaillée des charges afférentes à partir des résultats des années passées et des projections qui tiennent compte de l inflation et décisions de gestion. Par principe, les charges ne sont jamais minorées. Le CROS de Champagne-Ardenne constitue également des provisions pour les risques importants identifiés. 3: L INFORMATION ET LE CONTRÔLE Conformément à la législation en vigueur et au Règlement Administratif, le CROS de Champagne-Ardenne fait certifier ses comptes par un Commissaire aux Comptes. Ils sont adressés à : La Direction Régionale Jeunesse et Sports, Au Au Conseil Régional de Champagne-Ardenne 3.2. CONTRÔLE INTERNE Le Trésorier et la Commission des Finances procèdent, de façon périodique (au moins trois fois par an), à des présentations du suivi du budget général auprès du Bureau Régional et du Comité de Direction. Destinataires : Direction Régionale Jeunesse et Sports Page 5 sur 6

6 Rapport de gestion Le Trésorier présente annuellement un rapport de gestion à l Assemblée Générale du CROS de Champagne-Ardenne, rapport qu'il aura pris soin de faire approuver en préalable par : La Commission des Finances, Le Bureau de CROS de Champagne-Ardenne, Le Comité de Direction, Le Commissaire aux Comptes. Règlement financier adopté à l unanimité par le Comité de Direction du 06 mars 2006 et par l Assemblée Générale Extraordinaire du 25 mars 2006, annexé au Règlement Intérieur adopté par l Assemblée Générale Extraordinaire du 13 mars 2009 (selon l article 14.7 de ce dernier). Le Secrétaire Général, Christian PREVOST Le Président, Serge ROTHIER Destinataires : Direction Régionale Jeunesse et Sports Page 6 sur 6