RECUEIL DES RÈGLES DE GESTION RÈGLEMENT RELATIF À LA GESTION DES ARCHIVES (R-13)

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1 RECUEIL DES RÈGLES DE GESTION RÈGLEMENT RELATIF À LA GESTION DES ARCHIVES (R-13) 1

2 RECUEIL DES RÈGLES DE GESTION RÈGLEMENT RELATIF À LA GESTION DES ARCHIVES (R-13) Adopté par le Conseil d'administration le 15 décembre 1988 (effectif 10 janvier 1989) (première adoption) 2

3 TABLE DES MATIÈRES ARTICLE OBJET... 1 ARTICLE DÉFINITIONS... 1 Archives... 1 Calendrier de conservation... 1 Dépôt de documents... 1 Document... 1 Document actif... 1 Document essentiel... 1 Document inactif... 1 Document semi-actif... 1 Dossier... 1 Dossier principal... 1 Dossier secondaire... 2 Fiche de prêt... 2 Liste de classement... 2 Série... 2 Versement aux archives... 2 ARTICLE PROPRIÉTÉ... 2 ARTICLE CLASSEMENT... 2 ARTICLE ÉTABLISSEMENT DE LA DURÉE DE CONSERVATION... 2 ARTICLE ÉLIMINATION... 3 ARTICLE DÉPÔT... 3 ARTICLE VERSEMENT... 3 ARTICLE ACCÈS... 3 ARTICLE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

4 RÈGLEMENT RELATIF À LA GESTION DES ARCHIVES (R-13) ARTICLE OBJET Le présent Règlement énonce les principales règles relatives à la classification, à la conservation et à l'utilisation des documents dont le Collège a la responsabilité, à l'exception de ceux visés à la Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec (Lois refondues du Québec, chapitre 13-2). ARTICLE DÉFINITIONS Dans le présent Règlement de même que dans le calendrier de conservation des documents en vigueur au Collège, les mots et les expressions qui suivent désignent respectivement: a) ARCHIVES : L'ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par le Collège pour ses besoins ou l'exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d'information générale. b) CALENDRIER DE CONSERVATION : Instrument de gestion documentaire élaboré pour fixer les règles de conservation des différents types de documents du Collège, compte tenu de leur valeur légale, administrative, financière ou historique. c) DÉPÔT DE DOCUMENTS : Transfert aux archives de documents semi-actifs, ces derniers demeurant l'entière propriété de l'unité administrative qui les expédie. d) DOCUMENT : Tout support d'information, y compris les données qu'il renferme, lisibles par l'homme ou par machine, à l'exception des documents visés à la Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec, c'est-à-dire les publications mises en circulation à des fins de distribution ou de vente publique. e) DOCUMENT ACTIF : Un document qui est couramment utilisé à des fins administratives ou légales et conservé dans les classeurs du service responsable. f) DOCUMENT ESSENTIEL : Document indispensable au fonctionnement d'un organisme et dont la perte entraînerait de sérieux problèmes d'ordre pécuniaire ou juridique: les lettres patentes, les procès-verbaux, les titres de propriétés, etc. g) DOCUMENT INACTIF : Un document qui n'est plus utilisé à des fins administratives ou légales et qu'il faut détruire s'il n'a aucune valeur historique. h) DOCUMENT SEMI-ACTIF : Un document qui est occasionnellement utilisé à des fins administratives ou légales et que le service responsable peut transférer aux archives. i) DOSSIER : Ensemble de documents portant sur un sujet donné. j) DOSSIER PRINCIPAL : Le dossier qui contient l'information la plus complète sur un sujet donné et qu'un service détient à titre de véritable responsable. 1

5 k) DOSSIER SECONDAIRE : Celui qui contient une partie de l'information contenue dans un dossier principal ou une copie de toute l'information contenue dans ce dossier mais qu'un service ne détient pas à titre de véritable responsable et ne doit par conséquent conserver qu'aussi longtemps qu'il le juge utile, sans tenir compte du calendrier de conservation. l) FICHE DE PRÊT : Formule servant à assurer le contrôle de la sortie et du retour des documents conservés aux archives. m) LISTE DE CLASSEMENT : Liste fournie par le Collège, en vertu de l'article 16 de la Loi 65 sur l'accès, et servant à faciliter la formulation des demandes de l'ensemble des citoyens. n) SÉRIE : Un ensemble de dossiers. o) VERSEMENT AUX ARCHIVES : Transfert aux archives de documents inactifs dotés d'une valeur historique, ces derniers cessant dès lors d'être la propriété de l'unité administrative qui les expédie. ARTICLE PROPRIÉTÉ Les archives du Collège lui appartiennent en propre. Au moment de son départ, tout employé doit remettre à son successeur ou au Service de la gestion documentaire tous les documents qu'il a produits ou reçus pendant la durée de son engagement. ARTICLE CLASSEMENT Tous les documents du Collège sont classifiés conformément au lexique documentaire mis au point par le Service de la gestion documentaire à partir d'un système conçu par l'équipe Dion-Fortin du Cégep du Vieux- Montréal. En se conformant à ce lexique documentaire, chacune des unités administratives du Collège attribue une cote de classification aux documents qu'elle reçoit ou qu'elle produit et procède à leur classement en conséquence. ARTICLE ÉTABLISSEMENT DE LA DURÉE DE CONSERVATION Le secrétaire général du Collège a mandat d'établir, de tenir à jour, de signer et de soumettre à l'approbation du ministre des Affaires culturelles du Québec le calendrier de conservation des documents de l'établissement. En se conformant aux prescriptions du calendrier de conservation en usage au sein de l'établissement, chacune des unités administratives du Collège détermine, dès sa réception ou sa création, combien de temps il lui faudra garder un document relevant de sa responsabilité. 2

6 ARTICLE ÉLIMINATION Seul le Service de la gestion documentaire est autorisé à procéder, en se conformant aux règles du calendrier de conservation, à la destruction des documents dont le Collège a la responsabilité. Cependant, il appartient à chacun des services du Collège, lorsqu'il juge le moment venu de le faire, de procéder à l'élimination des documents secondaires qu'il détient, c'est-à-dire ceux dont il n'a pas la responsabilité comme telle. ARTICLE DÉPÔT Conformément au calendrier de conservation en usage au sein de l'établissement, chacune des unités administratives du Collège, accompagnant son envoi d'une formule de transfert dûment remplie à cet effet, confie au Service de la gestion documentaire, sans en perdre toutefois la propriété, les documents relevant de sa responsabilité qui sont devenus semi-actifs. ARTICLE VERSEMENT Conformément au calendrier de conservation en usage au sein de l'établissement, chacune des unités administratives du Collège remet au Service de la gestion documentaire, qui en devient alors le propriétaire, les documents relevant de sa responsabilité qui sont devenus inactifs mais ont une valeur historique. ARTICLE ACCÈS Sous réserve des restrictions prévues par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents du Collège. Les demandes à cet effet doivent être adressées au secrétaire général et peuvent être faites verbalement, par lettre ou encore au moyen d'un formulaire prévu à cette fin. Toutefois, seule une demande écrite permet au requérant d'exercer éventuellement son droit de recours auprès de la Commission d'accès à l'information. Le Collège reconnaît également à toute personne le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. Il lui reconnaît de plus le droit de recevoir communication d'un tel renseignement de même que le droit de le faire rectifier s'il est inexact. ARTICLE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Sous réserve des cas d'exception prévus par la Loi sur l'accès, les renseignements nominatifs recueillis ou obtenus par le Collège sont confidentiels à moins que leur divulgation n'ait été autorisée par la personne qu'ils concernent. Le Collège dresse, tient à jour et diffuse périodiquement la liste des membres de son personnel qui, dans l'exercice de leurs fonctions, ont accès à des renseignements personnels