GESTION DES MANUELS SCOLAIRES AVEC BCDI

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1 GESTION DES MANUELS SCOLAIRES AVEC BCDI Version du 31/08/ Création de la base «Manuels» et gestion des accès 1.1. Créer d une nouvelle base dans BCDI Mot de passe et accès Gestion de la base «Manuels» Importation des emprunteurs Saisie des documents et exemplarisation Douchette et code-barres Installation de BCDI sur un ou plusieurs PC portables 2.1. Cas n 1 : le ou les PC portables sont connectés au réseau de l établissement Installation d un client BCDI Paramétrage du pare-feu du poste serveur (Windows 7) Cas n 2 : le PC portable n est pas connecté au réseau de l établissement Copie du dossier Bcdiserv Récupération de la base... 8 Réseau Canopé Académie de Lyon

2 1 CRÉATION DE LA BASE «MANUELS» ET GESTION DES ACCÈS 1.1 CRÉER UNE NOUVELLE BASE DANS BCDI Se connecter en ADMINistrateur sur BCDI. Sur l onglet Bases, cliquer sur la première case vide puis sur «Créer une nouvelle base» : Donner un nom à la base et modifier le répertoire de la base pour qu il débute par../ comme dans l exemple ci-dessous (ne pas laisser un répertoire de type D :\Bcdiserv\Manuels) : Cliquer sur «Créer la base» puis confirmer la création du répertoire. Enregistrer les modifications. 1.2 MOT DE PASSE ET ACCÈS Toujours en ADMINistrateur, cliquer sur l onglet «Utilisateur». Cliquer dans la première case vide de la liste des mots de passe : Dans la partie «Description», saisir un mot de passe spécifique pour les personnes qui assureront le prêt des manuels scolaires et paramétrer l accès à la base en cliquant sur les cases de la première ligne vide puis enregistrer les modifications : 2

3 Suivant les personnes qui assureront le prêt des manuels, il est possible de restreindre les autorisations. En sélectionnant «Toutes» les autorisations, les personnes auront un accès total à la base Manuels (et seulement à celle-ci, pas d accès à la base principale). Pour créer des autorisations restreintes, cliquer sur l onglet «Autorisations», puis sur la première case vide dans la liste des «Autorisations», lui donner un nom et cliquer sur «Paramétrer les autorisations d accès aux menus» : Décocher les fonctionnalités qui ne seront pas autorisées et enregistrer les modifications : Retourner sur l onglet «Utilisateurs» et paramétrer les accès à la base avec les nouvelles autorisations : Il peut être utile d ajouter l accès à la base Manuels pour le gestionnaire habituel de BCDI, notamment si c est le professeur-documentaliste qui va insérer les emprunteurs et saisir les documents. Dans l onglet «Utilisateurs», cliquer sur le mot de passe gestionnaire et ajouter l accès à la base Manuels : 3

4 1.3 GESTION DE LA BASE «MANUELS» Importation des emprunteurs Il est nécessaire d importer l ensemble des élèves dans la base manuels. Vous pouvez le faire à partir du fichier Siècle selon la procédure d importation habituelle. Vous pouvez aussi exporter les emprunteurs élèves de la base principale puis les importer dans la base Manuels. Depuis la base principale : Equation de recherche : Statut M. = ~Elève~ Enregistrer le fichier dans D:/Bcdiserv/Temp. Se rendre dans la base Manuels (menu «Changer de base») et importer le fichier : Saisie des documents et exemplarisation La saisie des manuels et la création des exemplaires se font selon la procédure habituelle de catalogage. 4

5 1.3.3 Douchette et code-barres Si vous souhaitez utiliser un système de douchette et de code-barres pour les manuels, BCDI permet d éditer très facilement sous forme de code-barres les numéros d exemplaires, ce qui évite d acheter des étiquettes code-barres (menu Gestion du prêt / Edition des listes / Exemplaires). Les formats d étiquettes proposés contiennent cote et code-barres. L édition de cotes pour les manuels scolaires n étant pas utile, vous pouvez créer une nouvelle macro-procédure pour éditer uniquement les codes-barres correspondant aux numéros d exemplaires Création de la macro-procédure Télécharger le rapport d étiquettes (nommé EtiquettesCodeBarresSeulsNumEx) sur le site de Canopé Lyon, rubrique «Assistance BCDI» et l enregistrer dans le dossier Bcdiserv/Rapports/Listes et formats/exemplaires. Sur BCDI, aller dans le menu «Recherche gestionnaire / Exemplaires». Cliquer sur «Format de sortie» (1) puis choisir Rapports puis aller dans Listes et formats / Exemplaires et sélectionner le fichier EtiquettesCodeBarresSeulsNumEx précédemment enregistré et cliquer sur Ouvrir. Dans BCDI, enregistrer la macro-procédure en cliquant sur le bouton «Enregistrer» (2). Enregistrer la macro dans le dossier Bcdiserv/Macros/Listes et formats/exemplaires sous le nom Etiquettes CodeBarres Seuls Num Exe Édition des codes-barres Pour éditer les codes-barres, aller dans le menu Gestion du prêt/édition des listes puis sur la rubrique «Exemplaires» : la macro-procédure qui vient d être enregistrée apparaît en dernier dans la liste : 5

6 Cliquer sur l œil pour afficher la fenêtre de recherche afin de sélectionner les exemplaires pour lesquels vous souhaitez éditer les codes-barres Douchette Les codes-barres BCDI sont au format Code 39, il faut donc disposer d une douchette qui lit le code 39. Si le choix est fait d acheter des étiquettes code-barres plutôt que de les imprimer, il est préférable de choisir des codes-barres à 6 chiffres minimum afin d éviter la confusion avec les numéros d exemplaires de BCDI. Les codes-barres seront saisis dans le champ «Code exemplaire» de la fiche Exemplaire. Le format des codes-barres peut être du code 39 ou autre, mais doit toujours être compatible avec la douchette. 6

7 2 INSTALLATION DE BCDI SUR DES ORDINATEURS PORTABLES 2.1 CAS N 1 : LE OU LES ORDINATEURS SONT CONNECTÉS AU RÉSEAU DE L ÉTABLISSEMENT Dans ce cas-là, il est possible d installer plusieurs ordinateurs pour permettre à plusieurs personnes d effectuer simultanément le prêt et le retour des manuels scolaires. À tout moment, le professeur-documentaliste aura accès à la base Manuels à jour. Il est fortement recommandé d effectuer des sauvegardes de cette base. À partir du menu «Outils» de BCDI, aller sur Gestion des bases / Sauvegarder une base puis choisir la base Manuels. Effectuer la sauvegarde sur une clé USB, un disque dur externe ou un emplacement réseau Installation de clients BCDI sur les ordinateurs S il y a déjà au CDI plusieurs postes pour travailler sur BCDI, recopier le dossier Bcdiserv (pour les établissements répondant au cahier des charges académique) ou le dossier Bcdicli dans les autres cas, se trouvant sur un poste client (ne pas recopier le dossier Bcdiserv du poste serveur). Créer ensuite le raccourci vers le fichier ClientC.exe qui se trouve dans le dossier Prog. Modifier le raccourci par clic droit, Propriétés et ajouter [espace]/d à la fin de la cible comme cidessous afin d arriver directement à la fenêtre d authentification au lancement de BCDI : S il n existe pas de poste client au CDI, installer un client à partir du CD d installation de BCDI ou contacter la plate-forme d assistance académique Paramétrage du pare-feu du poste serveur (Windows 7) Si le poste serveur de Bcdi est en Windows 7, il est nécessaire de créer des règles de trafic entrant et sortant pour le port 1024 utilisé par BCDI afin que les clients puissent se connecter. S il existe déjà des postes clients, cette opération n est pas à refaire. Sur le poste serveur, dans les paramètres avancés de du pare-feu Windows : - sélectionner Règles de trafic entrant, puis Nouvelle règle - sélectionner : Port - taper le numéro de port spécifique : sélectionner Autoriser la connexion - laisser Domaine, Privé et Public cochés - nommer la règle : BCDI port 1024 Faire la même chose pour les règles de trafic sortant. 7

8 2.2 CAS N 2 : L ORDINATEUR N EST PAS CONNECTÉ AU RÉSEAU DE L ÉTABLISSEMENT Dans ce cas-là, le prêt ne pourra être effectué que sur un seul poste fonctionnant en local, de manière autonome Copie du dossier Bcdiserv Recopier le dossier Bcdiserv qui se trouve sur le poste serveur du CDI sur l ordinateur dédié au prêt des manuels scolaires. Installer le service de Bcdi : dans Démarrer, Exécuter, Parcourir, atteindre le répertoire bcdiserv, et dans son sous-répertoire prog, double-cliquer sur SrvBcdi.exe, ajouter à la ligne /install (espace /install). Un message informe de l installation du service. Démarrer le service de BCDI : dans la gestion des services de Windows, démarrer le service service de bcdi SrvBcdi (ou redémarrer le poste car le service service de bcdi SrvBcdi est paramétré sur démarrage automatique). Exécuter le fichier bcdiserv\prog\clientc.exe. Dans le champ Nom de serveur, renseigner «Local host» puis Ok. Créer un raccourci qui pointe vers «bcdiserv\prog\clientc.exe /D». Modifier le raccourci par clic droit, Propriétés et ajouter [espace]/d à la fin de la cible comme cidessous afin d arriver directement à la fenêtre d authentification au lancement de BCDI : Récupération de la base En début et en fin d année scolaire, à l issue des opérations de prêts et retours, il est impératif de sauvegarder la base Manuels. À partir du menu «Outils» de BCDI, aller sur Gestion des bases / Sauvegarder une base puis choisir la base Manuels. Effectuer la sauvegarde sur une clé USB ou un disque dur externe. Il est souhaitable également de recopier la base manuels sur le poste du documentaliste pour qu il puisse y avoir accès pendant l année scolaire, pour des élèves qui arriveraient ou partiraient en cours d année. Pour cela, écraser la base Manuels (vide la première fois) qui se trouve dans D:/Bcdiserv/ Manuels sur le poste serveur du CDI avec la base Manuels récupérée sur le poste qui a servi au prêt des manuels. En cas de doute pour cette opération, contacter la plate-forme d assistance académique. 8