Dans l école : exportation des données élèves

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1 Dans l école : exportation des données élèves Remarque concernant les données : Les données confidentielles: médecin mutuelle frais - coordonnées bancaires ne sont pas transférées. Avant de lancer le transfert, l école peut visualiser la liste des données fournies au centre en cliquant sur Le Bouton «Données transférées» dans la fenêtre d exportation ProEco. Les données restent dans ProEco, le transfert effectue une copie de certaines données dans un fichier qui est fourni au centre PMS. Marche à suivre à fournir au directeur-ou au secrétariat de l école : S assurer de travailler avec une version récente de ProEco. Sinon faire une mise à jour. En début d année scolaire, s assurer que les élèves en statut O dans ProEco sont bien présents dans l école, sinon il vaut mieux reporter le transfert car ça risque de générer des problèmes dans ProPMS (voir remarque 4 en fin de document) Se placer dans l année scolaire actuelle Sélectionner tous les élèves de statut O et N. Tous les élèves doivent appartenir à la même école. Lancer le menu Eleves/Transferts/Transfert vers ProPMS Anne MARS Recup_Donnees_ProEco2011.doc Page 1/1

2 Fenêtre d exportation : Cocher «inclure les photos» uniquement si le Centre PMS vient dans l école pour récupérer ses données avec un support matériel (disque dur externe ou une clé usb). Si l école envoie les données par mail il faut décocher cette case pour éviter l envoi de fichiers trop volumineux. Une fois l exportation terminée, une fenêtre s ouvre contenant les fichiers à envoyer. Le programme génère deux types de fichiers : - Un fichier compressé (fichier ZIP) : pour les envois par mail - Un fichier Firebird (fichier FBK) : pour une récupération sur un support ex une clé Dans ProPMS : intégration des données élèves Préparation Copier le fichier de transfert sur le disque dur Copier le fichier fourni par l école sur disque dur. S il vient d un CD, décocher son attribut «lecture seule» (clic droit sur le fichier/propriétés) Faire une sauvegarde de données avant transfert Fermer tous les ProPMS ouverts et faire une copie du dossier ProPMS complet (ou au moins du dossier DataFB) avant transfert. Si le transfert se passe mal : plantage- erreur dans le choix de l école, il faut immédiatement restaurer la sauvegarde et refaire le transfert Vérifier la version ProPMS Si la version des écoles est différente de la version ProPMS, le programme va afficher un message d'avertissement avant récupération des données. Anne MARS Recup_Donnees_ProEco2011.doc Page 2/2

3 Pour éviter des incompatibilités dans la structure des données, il est préférable d effectuer le transfert avec des versions proches (ex : version 4.06 et 4.06b mais pas une version 4.02 et 4.06) voire identiques. Lancer ProPMS Ajouter des écoles internes Si l école n a pas encore été définie dans les écoles gérées par le centre, il faut l ajouter via le menu PMS/renseignements PMS/Gestion des écoles gérées par le centre Ajout d'écoles. Sélectionner l'école dans laquelle les élèves vont être transférés : Se placer dans l année scolaire en cours Lancer le menu PMS/transfert/récupération données ProEco (transfert complet): Sélectionner le fichier de transfert (cliquer sur l'icône "dossier" pour retrouver le fichier) Vérifier l année scolaire et l école dans lesquelles se fait le transfert Anne MARS Recup_Donnees_ProEco2011.doc Page 3/3

4 Après transfert, cliquer sur SelJ puis sur le bouton «Modification» Vérifier quelques fiches élèves (notamment l école, les localisations et l'historique) Si le transfert s est mal passé ( erreur dans le fichier- transfert dans la mauvaise école ), restaurer la sauvegarde. Anne MARS Recup_Donnees_ProEco2011.doc Page 4/4

5 Remarques concernant les transferts 1. Historique élèves Menu Elèves/Paramètres Elèves Onglet Généraux Par défaut, le programme met à jour les données existantes (recommandé pour tous) Si vous souhaitez modifier le comportement du programme de transfert, il faut modifier les paramètres d importation Les informations provenant des écoles contiennent parfois des incohérences, ce qui peut générer des doublons dans l onglet historique de la fiche élève. Exemple : apparition suite à un transfert - de deux lignes historiques pour la même période (même date de début et de fin). Cependant l élève apparaît dans deux écoles différentes Si on coche - Mettre à jour les données existantes : le programme modifie la ligne existante par celle qui se trouve dans l école (dans le fichier de transfert) - Conserver les données sans les modifier : lors du transfert, le programme ne met pas à jour les données existantes concernant l historique. Si vous avez vous-même corrigé manuellement des lignes histroriques, cochez cette case pour ne pas perdre vos modifications - Ajouter une nouvelle ligne historique : cochez cette case si vous souhaitez afficher toutes les informations fournies par les écoles même si ça génère des informations redondantes et incohérentes dans l historique élèves. Si vous avez des doublons dans les lignes historiques et que vous souhaitez les supprimer Faire une sauvagarde de ProPMS Lancer le programme Reconst (\ProPMS\prog\Reconst.bat) Lancer le menu Outils/Suppression des doublons dans l historique élèves N hésitez pas à contacter Infodidac pour vous y aider. 2. Photos Lors de transferts successifs, le programme récupère les photos uniquement si elles ont changé. Il conserve les photos précédentes de l élève. Afin d alléger les fichiers, il est possible de supprimer les anciennes photos des élèves via le menu Outils/Supprimer anciennes photos dans le programme Reconst (\ProPMS\prog\Reconst.bat) 3. Textes Les textes ne sont jamais fournis dans les fichiers venant des les écoles => pas de risque d écrasement des données encodées par le centre Anne MARS Recup_Donnees_ProEco2011.doc Page 5/5

6 4. Statut des élèves dans ProEco/ ProPMS Statuts dans ProEco Dans ProEco, suite à l ouverture d année scolaire, tous les élèves sont en O. S ils ne reviennent pas au 1 er septembre, l école leur met une année X. Les nouveaux élèves inscrits qui n ont pas de jour de présence dans l école sont notés P. Dès qu ils netrent dans l école ils deviennent O Avant de faire le transfert, surtout si vous demandez des fichiers à l école en début septembre, il faut s assurer auprès de l école que les données élèves sont correctes et que les élèves O sont bien présents dans l école. Une fois l élève transféré dans ProPMS avec un statut O, ce statut ne changera plus en X lors des transferts ultérieurs. Les élèves qui quittent l école en cours d année scolaire obtiendront un statut N dans ProEco. Ce statut sera pris en compte lors de l importation dans ProPMS. Statuts dans ProPMS Dans ProPMS, Suite à l ouverture de la nouvelle année scolaire ProPMS fait passer les élèves dans l année suivante mais leur donne un statut P Cela signifie qu on n est pas certain de la situation de l élève : On ne sait pas s il est toujours dans la même école On ne sait pas s il a réussi son année et s il est toujours dans la même classe Suite aux transferts élèves en début d année scolaire à partir des fichiers fournis par la écoles la situation de l élève va être précisée et le statut de l élève va changer : il devient O (présent dans l école), X (l élève a quitté l école en fin d année scolaire précédente ou N (n est plus dans l école) En cas de problème, contacter Infodidac. Anne MARS Recup_Donnees_ProEco2011.doc Page 6/6