TUTORIEL D UTILISATION DE LA BASE DE DONNEES REGIONALE

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1 TUTORIEL D UTILISATION DE LA BASE DE DONNEES REGIONALE 1. Généralités La Base de Données Documentaires Régionale d Alsace est une base de données collaborative coordonnée par l IREPS Alsace dans le cadre de la Plate-forme Ressources en Education et Promotion de la Santé. Une recherche dans la base de données vous permettra de connaître l ensemble des ressources disponibles dans les deux sites de Mulhouse et de Strasbourg de l Espace Régional de Documentation afin de préparer votre passage (réservation, commande,...) ; ainsi que les ressources de leurs partenaires. L ensemble des structures participant à ce dispositif sont présentées dans la rubrique «Membres de la BDDR». Y sont également répertoriées, les modalités d accès aux ressources mises à disposition. 2. Deux modalités de recherche Pour démarrer une recherche, aller sur la page «Interroger la base»

2 Deux modalités de recherche sont disponibles dans chacune des bases : recherche simple ou rechercher avancée. Par défaut, lors de la connexion à la page de «interroger la base», c est la recherche simple qui est proposée. Pour choisir le mode de recherche avancée, il suffit de cliquer sur «Recherche avancée» sous la barre de recherche. 3. Deux types de ressources documentaires La base de données documentaires contient deux types de ressources : la documentation bibliographique (ouvrages, rapports, dossiers de revues,...) et la documentation pédagogique (jeux / mallettes pédagogiques, expositions, DVD, CD-Rom, documents de diffusion, ). Pour rechercher un document scientifique, cocher «Base scientifique». Pour rechercher une brochure ou un jeu de société, cocher «Base outils de prévention». Il vous est également possible de procéder à une recherche commune aux deux types de ressources proposées. 4. Recherche simple La recherche simple permet de chercher le mot tapé dans les champs «titre», «mots clés» et «résumé». Tapons par exemple «sexualité».

3 5. Recherche avancée La recherche avancée propose de préciser le contenu recherché dans plusieurs champs. A nouveau, il s agit dans un premier temps de choisir si l on recherche dans les documents bibliographiques, pédagogiques ou dans les deux ; à l aide des cases à cocher type de base. Champ «Mots-clés» Le champ mots-clés vous permet de saisir les mots qui vont décrire le sujet abordé par le ou les documents que vous cherchez. Dès la troisième lettre saisie, une liste de mots clés présents présents dans la base de données vous est proposée, il s agit d une fonction d auto-complétion 1. Il vous suffit de cliquer sur le mot approprié, ce dernier sera sélectionné pour la recherche. Attention, seuls les mots-clés commençant par les lettres saisies apparaitront. Ex : si vous saisissez «santé», le terme «promotion santé» n apparaitra pas. Il s agira alors de saisir les trois lettres «pro» pour qu il vous soit proposé. Si le terme que vous recherchez n est pas dans la liste, tapez davantage de lettres du mot. En effet, la liste qui s affiche présente les 40 premiers résultats. Si votre terme est en 50 ème position, il ne s affichera pas. En tapant plus de lettre, vous affinez la liste de mots et remonter le terme que vous recherchez dans la liste des réponses. 1 Auto-complétion : Le complètement ou complètement automatique est une fonctionnalité informatique permettant à l'utilisateur de limiter la quantité d'informations qu'il saisit avec son clavier, en se voyant proposer un complément qui pourrait convenir à la chaîne de caractères qu'il a commencé à taper.

4 La liste de mots clés qui vous est proposée correspond au thésaurus de la Base de Données de Santé Publique. Pour vous aider dans le choix des termes qui correspondront le mieux à votre recherche, vous pouvez consulter son arborescence et faire une recherche dans le thésaurus : Champ «Titre» La saisie est libre dans ce champ. Champ «Auteur» Le mode recherche avancée vous propose de taper directement un nom d auteur. Le champ est également auto-complété et fonctionne de façon identique au champ mots-clés. Champ «Editeur» Le mode recherche avancée vous propose de taper directement un nom d éditeur. Le champ est également auto-complété et fonctionne de façon identique au champ mots-clés. Champ «Périodique» Ce champ vous permettra réduire la recherche aux notices saisies concernant une revue. Ce champ est en construction.

5 Champ «Date» Il est également possible de filtrer la recherche par date. On peut notamment sélectionner grâce aux deux listes déroulantes un intervalle de dates. Ex : de 2009 à Seuls les documents parus en 2009, 2010, 2011 et 2012 seront sélectionnés. Champ «Type» Une liste déroulante vous propose de sélectionner plus particulièrement un ou plusieurs types de document. En fonction du type de ressources recherché, une liste de types de documents vous est proposée. Il suffit de cocher ceux qui vous intéressent. La recherche exclura les documents ne faisant pas partie de ces types de document. Parmi les types d outils pédagogiques, sélectionnons par exemple les «mallette / jeu pédagogique, guide pratique» mais aussi les «photo langage», les «exposition», les «cassette vidéo DVD» et les «CD-ROM». Champ «Public» Il est également possible de rechercher des documents en fonction du public ciblé. Il est possible de cocher plusieurs publics en même temps. Champ «Localisation» Le champ localisation vous permet de circonscrire la recherche à une ou plusieurs localisations. Chaque localisation correspond à un site d un partenaire de la base documentaire. Pour accéder aux coordonnées des partenaires de la base documentaire, consultez la page «Membres de la BDDR»

6 Par défaut aucune localisation n est cochée et la recherche sera réalisée sur l ensemble des fonds disponibles. Nb : La localisation Internet présente quant à elle des références disponibles uniquement en ligne. Champ «Thématique» Ce champ fonctionne de façon identique des champs publics et localisation. Il est possible de sélectionner plusieurs localisation simultanément. Champ «Texte intégral» Ce champ vous donne la possibilité de ne procéder à une recherche que parmi les ressources consultables en ligne. Il vous suffit pour cela de cocher la case correspondante.

7 6. Page de résultats Le nombre de réponses correspondant aux critères de la recherche est indiqué en haut de la page. Il est possible de lancer une nouvelle recherche simple à partir de cette page en cliquant sur «Nouvelle recherche». Pour réaliser une nouvelle recherche avancée, cliquer sur Recherche avancée. Par défaut, les documents sont présentés de façon synthétique (type de base, type de document, titre, auteur, année, résumé, localisation, image). En cliquant sur le titre, la notice complète apparait.

8 Si un document est disponible en téléchargement sur internet, une petite icône vous propose d accéder au lien url du document. Cette icône se trouve à côté du titre du document. Il suffit de cliquer dessus pour télécharger le document ou ouvrir la page qui l héberge. Les fiches d analyse des outils analysés par l Espace Régional de Documentation sont accessibles grâce à un lien au bas des notices. En cliquant sur le lien, la fiche d analyse est téléchargée. Celle-ci présente les réflexions de professionnels concernant l outil sélectionné.

9 7. Module bibliographique Si vous le souhaitez, vous pouvez exporter les résultats de votre recherche sous forme d une bibliographie dans Word. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l icône Word en haut à droite de la page. Une fenêtre s ouvrira et vous proposera d ouvrir ou d enregistrer l export.

10 A l ouverture du fichier, affichage est en mode web. Pour le changer, il suffit de cliquer sur l onglet Affichage puis sur le mode page. La bibliographie contient l en tête de la Base de Données Documentaires Régionale. Il est possible de personnaliser le titre de la bibliographie. La bibliographie est présentée par type de base de données (base bibliographique ou base outils pédagogiques), puis par type de documents. Au sein de ce classement, les documents sont classés par ordre chronologie du plus récent au plus ancien puis par ordre alphabétique d auteur. En pied de page, les coordonnées différents partenaires documentaires ainsi que les modalités d accès aux fonds (horaires d ouverture, rendez-vous) sont indiqués.

11 L export est en html, pour le transformer en document Word (extension «.doc») il suffit au moment de l enregistrer de choisir dans la liste déroulante des types de fichier «Document Word». 9 Où trouver les documents Sur la page d affichage des résultats sont listés les lieux où les documents sont disponibles. Sur la notice détaillée, vous seront indiqués le nombre exemplaire actuellement disponibles dans chaque structure ainsi que d éventuelles précisions supplémentaires telles que la cote du document. En cliquant sur la localisation choisie, un mail sera généré à destination du partenaire concerné, l objet de celui-ci mentionnera d ores et déjà le titre du document qui vous intéresse. Il ne vous reste plus qu à compléter le message pour demander davantage d informations ou des conseils sur le document, ou pour faire une demande de réservation.

12 Pour en savoir plus sur les partenaires qui ont choisi de présenter leurs fonds documentaire au sein de la BDDR, nous vous invitons à consulter la page «Membres de la BDDR» Cette page vous propose un brève présentation des structures partenaires et toutes les informations pratiques pour accéder aux documents telles que leurs coordonnées et horaires d ouvertures.