(Résolution CA ) (Résolution. Entrée en vigueur : 18 mai 2011

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1 Politique sur l audit interne Approuvée : Conseil d administration (ésolution CA ) Modifiée : Comité d audit (ésolution Entrée en vigueur : 18 mai 2011 esponsable : Comité d'audit Cadre juridique : Charte de l Université Laval, article 3, Statuts de l Université Laval, articles 67, paragraphes 1 et 3, 106, paragraphe 6 et 147, paragraphe 2

2 TABLE DES MATIÈES Préambule OBJECTIFS DÉFINITIONS CHAMP D APPLICATION PINCIPES DIECTEUS NOMES ET DÉONTOLOGIE CHAMPS D INTEVENTION ÉALISATION D UNE MISSION D'AUDIT ÉALISATION D UNE MISSION DE CONSEIL ÉALISATION D UNE ENQUÊTE PLANIFICATION, SUIVI, EDDITION DE COMPTES ET ÉVALUATION AUDIT EXTENE ESPONSABILITÉS AUTOITÉ ET POUVOIS INDÉPENDANCE CONFIDENTIALITÉ NOMINATION DE L AUDITEU INTENE MISE EN ŒUVE ÉVISION MESUES TANSITOIES DATE D ENTÉE EN VIGUEU

3 PÉAMBULE En appui aux principes de saine gouvernance, le Conseil d'administration (le Conseil) de l'université Laval (l Université) a mis en place le Comité d'audit (le Comité) et créé le Bureau de l audit interne (le Bureau) pour assurer le maintien d'un processus d'évaluation indépendant. Le Bureau joue un rôle stratégique auprès du Comité et de la direction de l Université. En effet, afin de les appuyer dans l exécution de leurs responsabilités, le Bureau a pour mandat de leur fournir une assurance : - que les responsabilités de gouvernance et de gestion déléguées aux gestionnaires sont bien assumées au sein de l Université; - que les processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle sont efficaces, efficients et économiques. Par ses travaux, le Bureau contribue à l amélioration des processus de l Université. 1. OBJECTIFS La Politique sur l'audit interne (la Politique) vise à : 1.1 garantir et à confirmer l indépendance du Bureau et à en préserver la crédibilité; 1.2 apporter à l Université un cadre de gestion de l'audit interne permettant de : a) préciser la mission, les pouvoirs et les responsabilités du Bureau de l audit interne; b) faire connaître le fonctionnement et les processus de l Université en matière d'audit interne; c) normaliser les processus associés à l'audit interne; d) préciser les modalités d application; e) définir le partage des responsabilités entre les principaux intervenants en matière d'audit interne. Le cadre de gestion inclut le Manuel pour la pratique professionnelle de l'audit interne à l Université Laval (le Manuel), adopté par le Comité le 19 avril Plusieurs articles de la Politique y réfèrent. 2. DÉFINITIONS 2.1 Mission d'audit Examen objectif d éléments probants, effectué en vue de fournir à l Université une évaluation indépendante des processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle

4 2.2 Mission de conseil Conseils et services rendus sur un sujet dont la nature et le champ d intervention sont convenus au préalable avec le gestionnaire. Ces activités procurent une assurance, moins élevée que dans le cas d une mission d'audit, qu'une activité ou qu'un processus est réalisé adéquatement. 2.3 Contrôle Toute mesure prise par l Université afin de gérer les risques et d accroître la probabilité que les buts et les objectifs fixés soient atteints. 2.4 Gestion des risques Processus visant à déterminer, évaluer et gérer les événements éventuels pour fournir une assurance raisonnable quant à l atteinte des objectifs de l Université. 2.5 Gouvernance Dispositif comprenant les processus et les structures mis en place par la direction afin d informer, de diriger et de gérer les activités de l Université en vue d atteindre ses objectifs. 2.6 isque Possibilité que se produise un événement qui aura des répercussions sur la réalisation des objectifs de l Université. Le risque se mesure en termes de conséquence et de probabilité. 2.7 Audit interne Ensemble d activités indépendantes et objectives qui donne à l Université une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer et contribue à créer de la valeur ajoutée. L audit interne aide l Université à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité. 3. CHAMP D APPLICATION Toutes les activités, les processus de gestion de même que les ressources de l Université sont sujets à un audit. 4. PINCIPES DIECTEUS 4.1 L Université reconnaît l importance du rôle stratégique joué par le Bureau. 4.2 Le Bureau est organisé et structuré de façon à assurer son indépendance et l objectivité des membres de son personnel et à lui permettre un accès direct à la direction de l Université et au Comité ainsi qu à tous les documents, systèmes, personnes et biens nécessaires à l accomplissement de ses missions et au suivi des mesures mises en œuvre par la direction pour donner suite aux recommandations de l'auditeur interne

5 4.3 Le Bureau, dirigé par l'auditeur interne, relève du Comité. Pour les besoins de sa gestion administrative, il fait affaire avec le recteur ou le vice-recteur exécutif et au développement, selon le cas. 4.4 Les activités d'audit interne s exécutent selon un plan qui vise à examiner les principales activités de l Université en fonction d une gestion des risques. 4.5 Le rôle du Bureau n est pas de se prononcer sur la justesse des décisions prises par le Conseil ou la direction. Les recommandations ont plutôt pour objectif d améliorer l efficacité et l efficience des processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle. 5. NOMES ET DÉONTOLOGIE 5.1 Les activités d'audit interne s appuient sur les normes de pratique professionnelle de l'audit interne (les Normes) de l Institut des auditeurs internes (l Institut). 5.2 Tous les membres du personnel du Bureau sont tenus de respecter le code de déontologie de l Institut et d appliquer les principes d intégrité, d objectivité, de compétence et de confidentialité. Ils sont tous rattachés à une corporation professionnelle. 5.3 L'auditeur interne s assure du respect des Normes et soumet le Bureau à une évaluation périodique effectuée en conformité avec les Normes. Les annexes 2 et 3 du Manuel présentent les Normes et le code de déontologie de l Institut. 6. CHAMPS D INTEVENTION Le Bureau fournit des services d assurance et de conseil. 6.1 C est à travers une mission d'audit que le Bureau donne une assurance que les processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle sont appropriés et fonctionnent de manière à s assurer que : a) les risques afférents à la gouvernance, aux opérations et aux systèmes d information sont déterminés et gérés de manière appropriée; b) les processus de contrôle assurent que les risques se situent à un niveau jugé tolérable; c) l information importante de nature financière, de gestion et d exploitation est fiable, intègre et est émise en temps utile au bon niveau de gestion; d) des systèmes sont établis pour assurer la conformité aux politiques, aux plans, aux lois et aux règlements ayant un effet significatif sur les opérations; e) les ressources humaines, informationnelles, matérielles et financières sont acquises de manière économique, utilisées de manière efficiente et protégées de manière adéquate; f) la recherche de la qualité et de l amélioration en continu sont présentes dans les processus de contrôle

6 6.2 La mission de conseil peut prendre l une des formes suivantes : a) une mission visant à donner une assurance, moins élevée que dans le cas d'une mission d'audit, qu une activité, un processus ou un volet d un processus fonctionne de façon efficace et efficiente et que les risques et les contrôles sont bien gérés. Ces travaux mènent tout de même à des recommandations. La communication des résultats prend alors la forme d un avis; b) un soutien et des conseils aux gestionnaires leur permettant de bien cerner les risques auxquels ils sont exposés, d implanter une stratégie de contrôle en équilibre avec le niveau de risque évalué et d améliorer le fonctionnement de processus; c) la communication d avis ou de cadres de référence sur des sujets du domaine d expertise du Bureau dont la gouvernance, la planification stratégique, la reddition de comptes ainsi que la gestion des risques et le contrôle. 6.3 Enfin, le Bureau peut être amené à faire enquête sur des actes répréhensibles telles la fraude, l illégalité ou la violation de la confidentialité. 7. ÉALISATION D UNE MISSION D'AUDIT La mission d'audit se réalise en trois grandes étapes au moyen d'une approche faisant participer le gestionnaire en le considérant comme partenaire. Ces grandes étapes sont représentées par le schéma de l annexe A. 7.1 La planification de la mission Pendant l étape de planification, le personnel du Bureau passe en revue les audits antérieurs, se documente et se renseigne au sujet de la sphère d activité en question et revoit préliminairement les revenus et les dépenses de l unité concernée. Il formule en outre la portée et les objectifs de l'audit, qui constituent les bases de l étape suivante. La planification comprend aussi une réunion préparatoire avec le gestionnaire au cours de laquelle sont discutés la portée de la mission, le calendrier et la marche à suivre. Sont également demandés, certains documents (organigramme, liste de personnes-ressources, politiques et procédures, etc.). 7.2 L exécution de la mission Pendant l exécution même, qui est d ordinaire la plus longue des étapes d'audit, le personnel du Bureau recueille de l information sur le fonctionnement de l unité en question et tente de mieux comprendre les fonctions de l unité. Il passe en entrevue le personnel clé et observe les pratiques et l'application des procédures administratives à suivre. Enfin, il repère les pratiques qui posent des problèmes ou créent des préoccupations et les compare aux pratiques exemplaires. L'avancement de la mission est revu périodiquement avec la direction et le gestionnaire de l unité où toutes ces questions sont discutées

7 7.3 La communication des résultats À cette étape, les résultats obtenus à l étape d exécution sont compilés dans un rapport d'audit sous forme d'observations et de recommandations et sont ensuite présentés au gestionnaire pour discussion. Pour donner suite aux observations et aux recommandations d'audit, un plan d action, y compris des échéances, est demandé à la direction. Ce plan d'action est inclus dans le rapport final qui est ensuite remis à la direction et au Comité pour étude. Au cours d une réunion du Comité, la direction est invitée à présenter les mesures correctives qu elle compte mettre en place et à répondre aux questions des membres. 7.4 La surveillance des recommandations Le Bureau procède annuellement à un exercice de surveillance des recommandations qui mène à une évaluation de la mise en œuvre des plans d action se rapportant aux rapports d'audit émis antérieurement. L objectif poursuivi par cet exercice de surveillance est de garantir aux membres du Comité que les mesures proposées par la direction ont effectivement été mises en œuvre ou d obtenir la confirmation que la direction est d accord avec le fait que certaines mesures ne seront pas mises en œuvre et qu aucune suite n y sera donnée. La direction contribue à cet exercice en fournissant au Bureau l état de situation de la mise en œuvre des mesures correctives et la documentation probante. Les principales phases d une mission d'audit sont reprises en détail dans les chapitres 8, 9 et 10 du Manuel. Le chapitre 12 présente la suite que la direction donne au projet de rapport ainsi que la surveillance de la mise en œuvre des mesures correctives. 8. ÉALISATION D UNE MISSION DE CONSEIL 8.1 L'approche du Bureau en matière de mission de conseil comporte également trois étapes pour exécuter de façon satisfaisante les travaux nécessaires permettant à l'auditeur interne d'étayer son avis. Elles doivent être adaptées selon la nature et l'étendue de l'avis. Ces étapes, de même que la structure du dossier, s'apparentent à celles d'une mission d'audit. 8.2 Les principales phases d une mission de conseil sont reprises en détail dans le chapitre 13 du Manuel. Le chapitre 12 présente la suite que la direction donne au projet d avis. 9. ÉALISATION D UNE ENQUÊTE 9.1 Toute personne faisant partie du personnel de l Université de même que toute activité et tout système institutionnels peuvent faire l objet d une enquête. 9.2 Le Bureau constate et juge de l à-propos du motif d une enquête lorsque : a) un gestionnaire fait part à l'auditeur interne qu'il a des raisons de croire qu'un acte répréhensible a été commis; - 7 -

8 b) une plainte est transmise à l'auditeur interne indiquant que des actes répréhensibles envers l'université sont commis par du personnel de l'université ou des personnes de l'extérieur; c) il découvre une situation sujette à enquête lors de ses activités d'audit. 9.3 Le Bureau conseille la direction et le Comité concernant l à-propos d effectuer une enquête et ouvre l enquête lorsque le Comité lui en fait la demande. 9.4 Avant d accepter de réaliser une enquête, le Bureau doit déterminer si l objet de l enquête fait partie de son champ d intervention ou si cette enquête doit être menée par d autres unités administratives de l Université. 9.5 Sont exclues du champ d intervention du Bureau les situations qui sont encadrées par les politiques, conventions et règlements suivants : le èglement disciplinaire à l intention des étudiants de l Université Laval; les conventions collectives (enquêtes disciplinaires) 1 ; la Politique sur l intégrité en recherche et création et sur les conflits d intérêts 2 ; la Politique de sécurité de l information; le èglement concernant l ombudsman; le èglement pour prévenir et contrer le harcèlement à l Université Laval et les enquêtes sous la responsabilité du Service de sécurité et de prévention. 9.6 L approche du Bureau comporte trois étapes permettant à l'auditeur interne d étayer son rapport d enquête. Ces étapes, s apparentant à celles d une mission d'audit, doivent être adaptées selon la nature et l étendue de l enquête. L approche de même que les rôles et les responsabilités de tous les intervenants sont détaillés dans le chapitre 14 du Manuel. 10. PLANIFICATION, SUIVI, EDDITION DE COMPTES ET ÉVALUATION 10.1 Les travaux d'audit interne s exécutent selon un plan qui vise à examiner les principales activités de l Université. Le Bureau dépose au Comité un suivi périodique des travaux d'audit et une reddition de comptes annuelle dans lesquels il fait état des missions, de ses pouvoirs et de ses responsabilités ainsi que du degré de réalisation du plan. Il confirme annuellement son indépendance au sein de l Université Tous les cinq ans, le Bureau est soumis à une évaluation indépendante en conformité avec les Normes. Il informe la direction et le Comité des résultats du programme d assurance et d amélioration de la qualité. Les processus de planification, de suivi, de reddition de comptes et d évaluation du Bureau font l objet des chapitres 16 à 19 du Manuel. 1 À moins qu une demande particulière soit faite par le vice-recteur aux ressources humaines. 2 À moins qu une demande particulière soit faite par le vice-recteur à la recherche et à la création

9 11. AUDIT EXTENE 11.1 Les travaux d'audit interne et externe sont complémentaires et nécessitent une coordination. L'auditeur interne doit partager l'information et coordonner les activités de manière à assurer une couverture adéquate des travaux et à éviter, dans toute la mesure du possible, les doubles emplois Dans ce but, l'auditeur interne : a) rencontre périodiquement l'auditeur externe pour discuter des sujets de préoccupation commune; b) est informé du plan annuel et des travaux d'audit sur le point d'être entrepris par l'auditeur externe et reçoit une copie de la mission d'audit; c) prend en considération, dans sa propre planification, les missions effectuées par l'auditeur externe; d) favorise un accès réciproque aux programmes et aux dossiers d'audit. D autres types d information peuvent être audités par des organismes externes. L'auditeur interne a aussi l'obligation de demeurer informé des questions qui pourraient être soulevées par les audits externes et qui pourraient avoir des répercussions significatives sur la nature des travaux d'audit interne. 12. ESPONSABILITÉS Les responsabilités de chaque intervenant au regard de la présente Politique s appuient principalement sur le schéma de l annexe A Conseil d administration Selon les Statuts, le Conseil est responsable de l administration générale de l Université. Par conséquent, il doit s assurer que l ensemble des moyens mis en place permet à l Université d atteindre ses objectifs en vue de réaliser sa mission. En matière d'audit interne, le Conseil a la responsabilité de : a) former un Comité d'audit et en désigner les membres; b) mettre à la disposition du Comité les ressources nécessaires, notamment un Bureau de l audit interne; c) recevoir les avis et la reddition de comptes du Comité et s assurer qu il exerce adéquatement ses fonctions; d) adopter la Politique sur l'audit interne; e) nommer l'auditeur interne ou renouveler son mandat

10 12.2 Comité d'audit Le rôle du Comité est précisé dans son mandat conformément aux Statuts de l Université et aux règles adoptées par le Conseil. En matière d'audit interne, le Comité a la responsabilité de : a) formuler au Conseil des observations et des conseils sur des enjeux liés aux processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle, à la conformité aux lois, règlements et politiques de l Université; b) examiner la Politique aux fins d en recommander l adoption par le Conseil et en assurer la mise en œuvre; c) recommander la nomination de l'auditeur interne ou le renouvellement de son mandat; d) approuver le plan annuel des activités du Bureau ainsi que les missions non prévues dans le plan; e) s assurer que les travaux du Bureau sont réalisés; f) recevoir et commenter les rapports d'audit et de surveillance de la mise en œuvre des mesures correctives, autoriser leur diffusion et donner les suites appropriées; g) aviser le Conseil par écrit dès qu il découvre des opérations ou des pratiques de gestion qui ne sont pas saines ou qui ne sont pas conformes aux lois, aux règlements ou aux politiques de l Université, de même que toute observation ou possibilité de fraude ou de malversation; h) procéder à l évaluation de l efficacité du Bureau et du respect des Normes; i) rendre compte au Conseil Bureau de l audit interne Les responsabilités du Bureau sont de : a) préparer un plan annuel des activités d'audit interne fondé sur une évaluation des risques et soumettre ce plan ainsi que ses mises à jour périodiques au Comité et à la direction; b) mettre en œuvre le plan des activités tel qu approuvé et tout autre travail requis par le Comité ou la direction, et ce, en conformité avec les Normes; c) rendre compte trimestriellement au Comité sur le suivi du plan des activités d'audit interne et de signaler tout écart par rapport au plan ainsi que les effets de toute limitation de ses ressources, le cas échéant; d) soumettre au Comité un rapport de gestion annuel sur les activités du Bureau, y compris des indicateurs de performance du Bureau et un état de situation de la mise en œuvre de l ensemble des recommandations soumises à la direction et confirmant son indépendance; e) préparer les rencontres du Comité et y assister;

11 f) informer immédiatement la direction et le Comité de toute observation ou possibilité imminente de fraude et de malversation; g) confirmer auprès du recteur ou du vice-recteur exécutif et au développement chaque mission d'audit et présenter aux vice-recteurs concernés et au secrétaire général les objectifs et les critères d évaluation; h) rédiger les rapports d'audit, discuter avec les gestionnaires responsables des activités auditées, des observations et des recommandations et intégrer dans les rapports d'audit les commentaires reçus ainsi que les plans d action; i) transmettre les rapports d'audit, les avis et les rapports d enquête au recteur et au Comité et, s il y a lieu, au Conseil; j) assurer le maintien des connaissances, des compétences et des certifications professionnelles adéquates du personnel du Bureau; k) obtenir l expertise externe nécessaire lorsqu il ne possède pas les compétences ou les disponibilités nécessaires afin de s acquitter en tout ou en partie d une mission d'audit ou de conseil; l) partager l information et coordonner les activités du Bureau avec les auditeurs externes, de manière à assurer leur efficacité et leur efficience; m) coordonner la surveillance de la mise en œuvre des mesures correctives donnant suite aux rapports d'audit ainsi que celle de l'auditeur externe; n) respecter le code de déontologie de l Institut; o) réaliser les enquêtes ne relevant pas de la responsabilité d une autre unité de l Université; p) obtenir tous les cinq ans une revue externe d assurance qualité des activités du Bureau Le recteur et le vice-recteur exécutif et au développement Le recteur et le vice-recteur exécutif et au développement sont les premiers responsables de la conception, du fonctionnement et du suivi des processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle. À l égard des travaux du Bureau, leurs responsabilités sont de : a) prendre acte du plan d'audit du Bureau; b) prendre acte de la confirmation de chaque mission d'audit; c) désigner une personne-ressource pour répondre aux demandes d information au cours de la réalisation des missions; d) s assurer de la collaboration des unités administratives; e) commenter les observations de l'auditeur interne pour apporter, au besoin, des précisions ainsi que convenir des éléments à améliorer;

12 f) autoriser les mesures à mettre en œuvre à l égard des recommandations de l'auditeur interne et de l'auditeur externe, désigner les gestionnaires responsables de ces mesures et décider des calendriers à respecter; g) s assurer de la mise en œuvre des mesures prévues et en faire rapport annuellement à l'auditeur interne Les vice-recteurs, le secrétaire général et les gestionnaires À l égard des travaux du Bureau, les responsabilités des vice-recteurs, du secrétaire général et des gestionnaires sont de : a) faciliter l accès au personnel et à l information; b) fournir avec diligence la description des processus en place et tout autre information et document demandé par le Bureau; c) assurer la collaboration; d) discuter et commenter les objectifs et les critères d évaluation; e) discuter et commenter les observations et les recommandations de l'auditeur interne; f) assurer la mise en œuvre des mesures correctives; g) faire état au vice-recteur exécutif et au développement de la mise en œuvre des mesures correctives. 13. AUTOITÉ ET POUVOIS 13.1 Dans le contexte d une mission d'audit, d une mission de conseil ou d une enquête autorisée par le Comité, le personnel du Bureau peut en tout temps : a) avoir libre accès à tous les lieux, tous les documents et autres biens; b) requérir l entière collaboration du personnel de l Université. 14. INDÉPENDANCE Afin de préserver son indépendance, le Bureau ne peut en aucun cas : 14.1 Effectuer des tâches de nature opérationnelle pour le compte d un vice-rectorat, d un bureau, d une direction, d un service ou d une faculté; 14.2 Élaborer, documenter et mettre en place les procédures de contrôle et de gouvernance. Toutefois, il peut être consulté sur le sujet. 15. CONFIDENTIALITÉ 15.1 Le Bureau contrôle l accès à ses dossiers et ne le permet qu aux personnes dûment autorisées par le Comité ou l'auditeur interne

13 15.2 Le personnel du Bureau prend toutes les mesures nécessaires à la protection de l information obtenue dans le cadre de ses travaux Les documents et l'information remis au personnel du Bureau sont traités avec la même prudence et la même confidentialité que celles auxquelles le personnel de l Université est tenu. 16. NOMINATION DE L'AUDITEU INTENE 16.1 Le Conseil d administration nomme un auditeur interne dont les conditions d emploi et la durée du mandat sont déterminées par le èglement sur les conditions d emploi du recteur, des vice-recteurs, des vice-recteurs adjoints, du secrétaire général, de l'auditeur interne et de l ombudsman Le Comité recommande au Conseil la nomination de l'auditeur interne Dans le choix de la candidature à proposer au Conseil, le Comité s appuie sur la proposition du vice-recteur aux ressources humaines Le vice-recteur aux ressources humaines ouvre un concours et forme un comité de sélection comprenant au moins deux membres du Comité Le comité de sélection procède à l examen des candidatures soumises dans le respect des conditions indiquées sur l avis d offre d emploi et reçoit les candidats en entrevue. 17. MISE EN ŒUVE 17.1 L application de la Politique relève du Comité d'audit qui doit s assurer que les processus en matière d'audit interne sont mis en œuvre. 18. ÉVISION La Politique est évaluée et révisée au besoin et, au minimum, tous les cinq ans à partir de sa date d adoption. 19. MESUES TANSITOIES La Politique s applique à toutes les missions en cours au moment de la date d entrée en vigueur. 20. DATE D ENTÉE EN VIGUEU La Politique remplace le èglement concernant la vérification interne à l Université Laval (CA ). La Politique entre en application à la date de son adoption par le Conseil

14 Annexe A Étapes d une mission d'audit

15 ÉTAPES D UNE MISSION D AUDIT Plan des activités P M P A É V V Non V apport partiel GESTION ET SUIVI A : Approbation É : Élaboration M : Mise en œuvre P : Participation : éception V : Validation Gestionnaires (vice-recteurs, secrétaire général, directeurs) Direction (recteur, vice-recteur exécutif et au développement) Comité d audit