Informations confidentielles : quels accès et quel traitement dans le travail de réseau?

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1 Informations confidentielles : quels accès et quel traitement dans le travail de réseau? Le texte qui suit est une adaptation du support de cours rédigé à l intention des étudiant-e-s des filières de travail social et d ergothérapie de l Ecole d Etudes Sociales et Pédagogiques HES SO. 1. Introduction La vie en société, aujourd hui plus que jamais, implique une intense circulation d informations dans les domaines et sur les thèmes les plus divers. Les professionnel-le-s du travail social et de la santé traitent quotidiennement un grand nombre d informations (sur les normes applicables, sur les décisions de l institution qui les emploie, sur les usager-e-s, etc). Les informations concernant les usager-e-s sont le plus souvent des données personnelles sensibles. D autres professionnels sont également appelés à traiter une partie de ces données personnelles. Les médiateurs et médiatrices scolaires en font évidemment partie. Aux multiples fonctions et intérêts qu il y a à traiter des données personnelles s opposent de non moins nombreux et légitimes intérêts à empêcher ce traitement. Le droit, qui court après des changements rapides dans les besoins eux-mêmes liés aux incessantes avancées technologiques cerne, reconnaît et protège certains de ces intérêts. La problématique est vaste et complexe, à la mesure de la diversité des acteurs, des situations et des intérêts en jeu. Le présent support de cours ne s attache dès lors qu à dessiner une esquisse de la question ; seul l échange collecte et communication - d informations y est abordé, à l exclusion des problèmes de stockage, d archivage et de destruction. L ensemble des normes juridiques mises en place ces dernières années pour donner un cadre et des solutions aux problèmes d échanges de données personnelles est disparate, partiellement coordonné et donc compliqué. On a parfois l impression d avancer sur un champ de mines Traçons des pistes! 1 2. Définitions Le Tribunal fédéral a défini comme secrète, toute information qui fait partie de la sphère intime ou privée d'une personne, c'est-à-dire de ce que cette personne souhaite garder cachée de tous ou ne voir communiquée qu'à un cercle restreint (parenté, amis, collègues, confidents). La sphère privée recouvre, de son côté, «l ensemble des faits personnels dans la mesure où leur connaissance est limitée à un cercle déterminé de personnes» 2 1 Pour alléger la lecture, les articles de lois cités sont le plus souvent donnés in extenso en annexes 1 et 2. 2 Bucher, A., Personnes physiques et protection de la personnalité. Bâle : Helbing et Lichtenhahn, 1999, p

2 Exemples : - l'information qu'une mère donne à une enseignante : «j'ai demandé le divorce» ; - l information que donne le père d un élève à un médiateur scolaire : «Je suis à l aide sociale» La loi vaudoise sur la protection des données personnelles (LPrD) entrée en vigueur en novembre 2008 complète ces définitions. Elle est applicable aux rapports entre l administration et les administrés, donc également aux médiateurs et médiatrices scolaires : - Données personnelles = toute information 3 qui se rapporte à une personne identifiée ou identifiable (article 4, al. 1, ch. 1 LPrD) - Données personnelles sensibles = les données personnelles sur : 1. les opinions ou activités religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales, ainsi qu à une origine ethnique 2. la sphère intime de la personne, en particulier son état psychique, mental ou physique, 3. des mesures et aides individuelles découlant des législations sociales, 4. des poursuites ou sanctions pénales et administratives (4, 1, 2 LPrD) - Traitement = toute opération ou ensemble d opérations effectuées ou non à l aide de procédés automatisés et appliqués à des données personnelles, notamment la collecte, l enregistrement, l organisation, la conservation, l adaptation ou la modification, l extraction, la consultation, l utilisation, la communication, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l interconnexion, ainsi que le verrouillage, l effacement ou la destruction (4, 1, 5 LPrD) - Communication = le fait de rendre des données personnelles accessibles, notamment de les transmettre, les publier, autoriser leur consultation ou fournir des renseignements (art 4, 1, 6 LPrD) 3. Principes Le droit à une vie privée protégée des regards extérieurs et des intrusions est un droit humain fondamental garanti par le droit international et par les constitutions suisse et vaudoise - au même titre que le droit à la liberté d expression ou le droit à l égalité, par exemple. Cf annexe p. 1 : article 8 de la Convention européenne des droits de l Homme ; article 16 de la Convention relative aux droits de l'enfant ; article 13 de la Constitution fédérale. Ces normes visent en particulier à mettre les citoyen-ne-s et administré-e-s à l'abri des atteintes illégitimes portées par l Etat et ses services, et en particulier de son excessive curiosité On notera toutefois que, comme les autres droits fondamentaux, la protection de la vie privée n est pas un droit absolu : 3 qu elles soient traitées par voie informatique, écrite ou orale 2

3 a. Son bénéficiaire peut y renoncer, provisoirement ou partiellement Exemples : En racontant sa vie dans un livre publié En racontant son problème à une médiatrice pour lui demander son aide. b. Le droit à la vie privée d une personne peut être limité par les droits d autres personnes ou par ceux d une collectivité. Qu on pense notamment aux intérêts liés à la santé et à la sécurité publiques, au fonctionnement de la justice, à la protection de l'enfance, à la vérité historique, au fonctionnement démocratique, au droit à l'information Exemples : Lorsque l enquête sur un cas de maltraitance exige que la police interroge l enseignante de l enfant Lorsque pour lutter contre une maladie contagieuse, un service de santé publique récolte des informations sur la progression de l épidémie. Le principe de la protection de la vie privée s'impose tant aux autorités publiques et administratives (la police, les services sociaux, le personnel d un établissement scolaire, le fisc) qu'aux personnes privées (travailleurs sociaux, médecins, vous et moi, dans le privé). Ses modalités et ses limites sont définies par des lois fédérales et cantonales, en particulier par les lois sur la protection des données. Aux termes de ces lois, le traitement de données personnelles est autorisé pour autant qu il respecte les conditions suivantes : 3.1 Légalité (art. 5, 2 LPrD) Le traitement de données personnelles sensibles doit remplir au moins une des 3 conditions suivantes, pour être considéré comme légal: une loi au sens formel le prévoit expressément (art. 5, 2, a LPrD) Une loi peut exclure certains faits de la garantie de confidentialité, en particulier pour protéger l intérêt prépondérant de tiers. Exemples : Les enseignant-e-s et les médiateurs ont le droit et même le devoir de signaler les mauvais traitements dont souffre un mineur, en vertu de la loi sur la protection des mineurs et du code pénal. l accomplissement d une tâche clairement définie dans une loi au sens formel l exige absolument (art. 5, 2, b LPrD) Il faut comprendre par là qu une mission étatique précise exige le traitement de données envisagé et que cette mission ne peut pas être accomplie par des moyens qui évitent de porter atteinte à la vie privée de l administré-e concerné-e. Contre-exemple : l école vaudoise a, entre autres, pour but de former le jugement et la personnalité de l enfant (article 3 de la loi scolaire). Cette mission n exige pas que l école connaisse les opinions politiques et les pratiques religieuses en cours dans la famille de l enfant... 3

4 la personne concernées y a consenti ou a rendu ses données accessibles à tout un chacun (art. 5, 2, c LPrD) Si l intéressé-e est d accord que son médecin, son collègue, son assistant social ou toute autre personne à qui elle a confié une information privée la communique à un tiers, la chose peut se faire. La communication est dans ce cas supposée conforme à l intérêt de toutes les personnes concernées. Mais attention : en cas de problème, il faut pouvoir apporter la preuve du consentement explicite de l'intéressé-e (art. 12 LprD) Exemple : la médiatrice scolaire à qui une adolescente de 15 ans confie qu elle souhaite avorter doit, en principe, obtenir le consentement de la jeune fille pour en parler à ses parents. Lorsqu une information personnelle est donnée par l intéressé-e à un membre d une équipe, on présume, sauf exception, que l intéressé consent tacitement à ce que cette information soit partagée avec les autres membres de l équipe (mais pas forcément avec toute l institution). Il faut toutefois que la personne ait été préalablement dûment informée de l existence et de la composition de l équipe. 3.2 Proportionnalité (art. 7 LPrD) Un traitement de données personnelles, même licite, doit encore être conforme au principe de proportionnalité. C est-à-dire qu il doit être adéquat ou apte à remplir le but visé Exemple : il est utile d informer une enseignante du fait que les parents d une élève en difficulté sont en instance de divorce. Il n est pas utile de lui dire que le père avait au moins 2 maîtresses nécessaire ou indispensable pour atteindre le but visé (protéger une personne en danger ; pouvoir répondre à une demande d aide, etc) Exemple : L assistante sociale qui, dans le cadre d une réunion de réseau, fait un résumé détaillé de tout le dossier d une usagère suivie depuis 3 ans ne respecte pas le principe de proportionnalité. 3.3 Transparence (art. 8 et 13 LPrD) Traiter les données personnelles sur autrui exige de la part de l auteur qu il respecte les règles de la bonne foi, lesquelles excluent la tromperie et la contrainte. Le principe de transparence veut que la personne concernée soit informée du fait qu on échange des données sur son compte, et que le but de cet échange soit clair pour elle. Exemple : l assistant social du service d aide sociale qui s adresse à d autres services de l Etat pour vérifier les informations reçues de l usager doit informer cet usager du fait qu il récolte ces données et du but de la récolte (dans ce cas, vérifier la véracité de ses déclarations). Une information formelle n est pas nécessaire lorsque la récolte et son but apparaissent clairement aux yeux de la personne concernée. En revanche, lorsque les données sont collectées auprès de tiers, le responsable du traitement doit, en principe, en informer l intéressé par écrit («à moins, dit la loi, que cela ne s avère impossible, ne nécessite des efforts disproportionnés ou que l enregistrement ou la communication ne soient expressément prévus 4

5 par la loi» ou encore qu un intérêt privé ou public prépondérant ne s y oppose art. - art. 13,2 LPrD et 14,1,b LPrD) 3.4 Exactitude (art. 9 LPrD) La personne qui traite des données personnelles doit vérifier leur exactitude. En cas de doute, la donnée stockée doit être signalée comme non vérifiée (dans le cas où il y a un sens à la conserver, bien sûr). Les données périmées et sans intérêt ou inexactes doivent être retirées du dossier. La personne concernée a le droit non seulement de consulter ses données, mais encore de faire rectifier les données inexactes. 3.5 Sécurité (art 10 LPrD) «Le responsable du traitement prend les mesures appropriées pour garantir la sécurité des fichiers et des données personnelles, soit notamment contre leur perte, leur destruction, ainsi que tout traitement illicite». Il est donc de la responsabilité de la personne qui détient un fichier contenant des données personnelles de veiller à ce que ce fichier ne soit accessible qu à l aide d une clé (matérielle ou informatique), et que seules les personnes légalement autorisées à consulter ces données puissent posséder cette clé. 3.6 Conservation (art. 11 LPrD) Sauf lorsque des règles spécifiques relatives à la conservation des données (archivage, recherche, etc) sont applicables, les données personnelles doivent être détruites ou anonymisées dès qu elles ne sont plus nécessaires à la réalisation de la tâche pour laquelle elles ont été collectées. 4. Sanctions La violation du droit à la vie privée par la collecte, la communication ou l échange illicites de données personnelles peut conduire à 2 types de sanctions, principalement. 4.1 Sanctions civiles Les dommages ou le tort moral causé par une atteinte illicite à la vie privée d une personne doivent être réparés par leur auteur. Cette réparation prend généralement la forme d une somme d argent allouée par le juge à la victime, sur la base de la loi vaudoise sur la responsabilité de l Etat, des communes et de leurs agents (LRECA). L Etat peut se retourner contre sont agent fautif. 5

6 4.2 Sanctions pénales Dans certains cas, les atteintes à la vie privée constituent des délits. aux termes de l article 41 LPrD, les agents de l Etat qui auront révélé intentionnellement et d une manière illicite des données personnelles ou sensibles dont ils auront eu connaissance dans l exercice de leur fonction se rendront coupables de violation du devoir de discrétion (y compris bien sûr après la fin des rapports de travail). l article 320 du Code pénal (CP) sanctionne la violation du secret de fonction. Prévu généralement par les lois et règlements sur le statut des employés des services publics (fédéraux, cantonaux ou communaux) 4, le but du secret de fonction est autant de protéger l activité administrative des regards extérieurs, que de garantir la vie privée des administrés. Dans le canton de Vaud, la question du secret de fonction et de sa portée est également traitée par La loi sur l information (Linfo). Celle-ci pose d abord le principe de la transparence des actes des services publics (art. 1), puis l exception principale à ce principe qu est le secret de fonction (article 18). Cette disposition exclut l application du principe de transparence (accès du public aux données traitées par l Etat), lorsque la loi, ou un intérêt prépondérant s y opposent. La sphère privée d une personne est, généralement, considérée comme un intérêt prépondérant. Mais, comme on l a vu, la protection de la sphère privée n est pas absolue. Elle peut donc être limitée par une loi (ex : la Loi vaudoise sur la protection des mineurs qui impose aux professionnels de signaler les situations où le développement d un enfant est en danger), par un autre intérêt prépondérant (ex : la protection d un groupe contre la contamination) lorsque l intéressé renonce à cette protection et donne son consentement au traitement d informations privées le concernant La Loi vaudoise sur l information soumet les violations du secret de fonction aux sanctions prévues par l article 320 du Code pénal. Lorsqu un-e fonctionnaire vaudois-e est appelé-e à témoigner en justice, la nécessité de respecter le secret de fonction est présumée et l autorisation de l autorité d engagement est exigée. Les enseignant-e-s et médiatrices scolaires sont soumis au secret de fonction et au devoir de discrétion tels qu ils ont été définis ci-dessus. Exemple : le médiateur scolaire qui, dans le cadre d une enquête sur une agression commise à l école, répond aux questions d'un juge sans avoir été libéré du secret de fonction peut être poursuivi pénalement. la violation du secret professionnel : art. 321 CP. Les médiateurs et médiatrices ne sont pas soumis à cet article du Code pénal, applicable exclusivement aux «ecclésiastiques, avocats, défenseurs en justice, notaires, contrôleurs astreints au secret professionnel en vertu du code des obligations, médecins, dentistes, pharmaciens, sages-femmes, ainsi que leurs auxiliaires». Les travailleurs sociaux, qui ne figurent pas non plus sur la liste des professionnels visés par l article 321 CP, peuvent 4 même si le terme «fonctionnaire» a été remplacé par une autre formulation 6

7 néanmoins être accusés pénalement de violation du secret professionnel s ils travaillent comme auxiliaires ou étudiants auprès d un professionnel visé par l article 321 CP (par exemple dans un hôpital, un CMS, une aumônerie). Des confidences reçues peuvent, dans certains cas, être révélées sans le consentement de leur auteur, pour autant que le secret professionnel ait été levé par l autorité désignée par la législation cantonale. Exemple : l assistant social d un hôpital psychiatrique peut révéler à un juge les confidences d un patient relatives à un délit si les autorités administrative et médicale de surveillance l y autorisent. Enfin, l article 35 de la loi fédérale sur la protection des données (LPD) est applicable aux personnes qui ne sont soumises ni au secret de fonction, ni au secret professionnel au sens du code pénal. Les travailleurs sociaux, psychologues, et les tarologues (par exemple) ont, dès lors, l interdiction de révéler des données personnelles secrètes ou sensibles dont ils-elles ont connaissance dans le cadre de leur profession. Là aussi, l obligation de garder le secret demeure même lorsque les rapports de travail ont pris fin. 5. Autres règles relatives à la protection de la vie privée 5.1 Le secret professionnel (au sens large tel que défini par l art. 321 CP) Prévu par les codes de déontologie de plusieurs corporations (médecins, avocats, assistants sociaux, psychologues, médiateurs scolaires), le secret professionnel oriente les professionnels sur la conduite à tenir face aux sollicitations d informations par des tiers. Sa fonction est en principe de garantir la confidentialité au patient, client, usager. Cette confidentialité doit permettre que s établisse la confiance indispensable à la relation contractuelle, d aide, de soins, de mandat. L intérêt protégé est à la fois celui de l usager et celui du professionnel. Dans le cas des médiateurs et médiatrices scolaires du canton de Vaud, le secret professionnel est posé par l article 8 de leur code de déontologie. Les règles que pose ce texte ne s écartent pas des principes du droit fédéral et cantonal décrit plus haut. 5.2 Le droit de consulter son dossier ou «droit d accès» au fichier pour la personne concernée (art. 25 LPrD) Le secret qui protège la sphère privée ne doit pas se retourner contre la personne concernée; c'est pourquoi la loi lui accorde un droit élargi à consulter le dossier constitué pour ou sur elle. Outre la consultation de son dossier, la personne concernée peut exiger la correction, l effacement ou l interdiction de communiquer certaines données (art. 28 et 29 LPrD). Les notes personnelles d un-e professionnel-le n ont pas à être communiquées à l usager, dans la mesure où elles sont vraiment personnelles, c est-à-dire si elles ne sont accessibles à personne d autre qu à celui ou celle qui les prend! 7

8 Les éventuelles restrictions au droit d accès doivent être prévues par une loi, ou fondées sur un intérêt public ou privé prépondérant ou encore être motivées par une impossibilité matérielle ou l effort disproportionné que demanderait la réalisation du droit d accès (art 27 LPrD). Exemple : une élève capable de discernement peut demander à consulter le dossier la concernant. Les informations personnelles sur des tiers qui y figurent éventuellement, et qu elle ne connaît pas, ne doivent en principe pas lui être communiquées. 6. Conclusion Echanger des données peut apporter autant d ennuis que de bénéfices, on s en doutait déjà. Dès lors, en cas d hésitation sur la nature confidentielle d une information, sur son droit à la communiquer, sur le droit d un tiers à l obtenir, mieux vaut prendre le temps de réfléchir ce qui souvent n est pas facile si on est sollicité par téléphone -, de se renseigner auprès de mieux informé et se déterminer en connaissance de cause. Le travail de réseau, en particulier, pose une série de questions délicates aux professionnel-le-s impliqué-e-s. Sans sous-estimer ses fruits, il faut bien admettre qu'il peut se révéler nettement attentatoire aux exigences de la protection des données personnelles. Avant de condamner les psychiatres et autres rabat-joie qui ne livrent pas les secrets importants qui leur sont révélés, les participants au réseau feraient bien de penser aux obligations (civiles, administratives ou pénales) qui peuvent peser aussi sur eux-mêmes. Souvent, tant qu un tribunal ne s est pas prononcé, on ignore si on est ou non dans la légalité Le levier le plus important pour soulever ces obstacles est, sans conteste, le consentement éclairé de la personne à l échange d informations la concernant, voire sa participation aux réunions du réseau. En tout cas en l absence de base légale claire permettant de se passer de son autorisation. Dans les cas où le développement d un mineur est menacé, le droit suisse permet de lever l obligation de protéger la vie privée des intéressés (l enfant et sa famille), pour les besoins de la protection du mineur. Il n autorise pas pour autant le piétinement ou la réduction à néant du droit à la vie privée On n oubliera donc pas l importance d un principe complémentaire à celui de la légalité : l exigence de proportionnalité pose que la communication de l'information délicate doit être à la fois utile et nécessaire 5 pour atteindre le but visé (la protection de l enfant, par exemple). 5 et il faut pouvoir dire en quoi elle l'est! 8

9 Deux adresses à connaître : Le préposé cantonal à la protection des données et le service de protection de la jeunesse, chargés respectivement de l application dans le canton de Vaud des normes relatives à la protection de la vie privée et de celles sur la protection des mineurs, sont des ressources en cas de difficultés. Le Préposé cantonal à la protection des données est chargé, dans le cadre de l administration vaudoise, d informer les instances et personnes concernées par le traitement de données personnelles et de veiller à l application de la loi. On trouve ses coordonnées et des informations sur la loi vaudoise sur internet : La loi fédérale sur la protection des données (LPD) a prévu la création d un service d information et de conseil au public sur les questions liées à la protection de la vie privée. Le site du Préposé fédéral à la protection des données - est une mine de renseignements Bibliographie Deschenaux, H., Steinauer, P.-H., Personnes physiques et tutelle. Berne, Staempfli, Préposé fédéral à la protection des données, Droits de la personne concernée en matière de traitement de données personnelles, disponible en version pdf sur le site du Préposé : Préposé fédéral à la protection des données, Guide du traitement des données personnelles dans le secteur privé, disponible en version pdf sur le site du Préposé : Code de déontologie des médiateurs scolaires vaudois. Lausanne, ODES, 2003 Code pénal suisse (RS 31) Code civil suisse (RS 21) Loi fédérale sur la protection des données (RS 235) Loi vaudoise sur la protection des données personnelles (RSV ) Règlement d application de la loi vaudoise la protection des données personnelles (RSV ) 9