Cahier des charges Comité de l'agef

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1 Cahier des charges Comité de l'agef Chaque membre du Comité est élu pour un domaine politique. Par la suite, les membres du Comité se partagent entre eux les domaines thématiques. Domaines politiques : Responsable de faculté Toutes les activités qui suivent sont à appliquer en accord avec les Fachschaft de la Faculté concernée et en tenant compte des circonstances particulières liées aux Facultés respectives. - Etablit le dialogue avec le doyen de la Faculté. - Préparation des réunions du Conseil de Faculté (synthèse et présentation des dossiers traités). - Organisation, planification et présidence des CoFac, regroupant les représentant-e-s des Fachschaft de la Faculté en vue de la préparation des Conseils de Faculté. - S informe auprès des professeurs du travail qui sera effectué dans les commissions facultaires. - Informe les Fachschaft et les étudiant-e-s des postes vacants dans ces commissions. - Personne de contact assurant la médiation entre les étudiant-e-s et le corps professoral ainsi que le Décanat de la Faculté. - Recherche des solutions en cas de conflits liés aux intérêts des étudiant-e-s. - Personne de contact avec les Fachschaft de la Faculté et représentation de l'agef aux assemblées générales des dites Fachschaft. - Renseigne les étudiant-e-s qui souhaitent créer une Fachschaft. - Connaissance des règlements, décisions et changements inhérents à la Faculté. - Communique les informations importantes et non confidentielles au Comité de l'agef. Représentant au Sénat de l Université - Se prépare aux séances du sénat. - Communique les informations au Comité et prend les avis des représentants des facultés en fonction de l ordre du jour de la séance du sénat. - Convoque et dirige un groupe de travail en fonction des thèmes abordés au sénat. Domaines thématiques : Ces domaines sont divisés en 4 pôles : présidence, finances, marketing et politique. Les personnes d un même pôle collaborent activement. Co-présidence - Prépare et dirige les séances hebdomadaires du comité. - Répartit les charges qui ne dépendent pas d un domaine

2 - Prépare le séminaire annuel du comité. - Redirige les demandes (écrites ou orales) aux personnes responsables. - Signe les certificats de travail. - Assure la représentation de l'agef dans l Université (notamment lors de la journée d accueil et du Dies Academicus) et à l extérieur. - Regroupe les objectifs annuels de chaque membre du Comité et rédige les objectifs annuels du Comité qu'il présente au Conseil des Etudiant-e-s. - Regroupe les rapports annuels de chaque membre du Comité et rédige le rapport annuel du Comité qu'il présente au Conseil des Etudiant-e-s. - Rédige le rapport annuel du comité pour le rectorat sur la base du rapport de chaque membre et le transmet en fin d'année académique au secrétariat général, pour le transmettre au rectorat. Rectorat o Prépare les séances avec le rectorat. o Envoie l ordre du jour au rectorat une semaine à l avance et mène la séance. o Assure le contact entre le Comité et le rectorat. o S assure que les étudiant-e-s puissent avoir un contact avec le rectorat en cas de conflits d'intérêts, dans l'éventualité où ce dernier est directement concerné. Relation interne (CE / CCG) o Met à jour les règlements modifiés par le CE et les archive. o Personne de contact pour la présidence du CE et pour la CCG. o Rencontre la présidence du CE et la CCG avant chaque séance du CE pour préparer la séance. o Présente au Comité les ordres du jour de CE ainsi que les interventions du comité et, après la séance, présente les décisions prises. o Envoie à la présidence du CE les documents concernant le Comité une semaine avant la séance du CE. Responsable du Comité o S assure des bonnes relations entre les membres du Comité et prend des mesures en cas de problème. o S entretient régulièrement de manière individuelle avec les membres du Comité. o S assure que chaque membre du Comité effectue le travail qui lui est dédié et prend des mesures si ça n est pas le cas. o S assure de la procédure d engagement des membres du Comité (publication d annonce et organisation des entretiens) en cas de démission, renvoi ou renouvellement. Responsable du personnel o Personne responsable pour le contact avec le Service du personnel de l Université. o Gère le recrutement du personnel de l AGEF (secrétariat et permanences), mène les entretiens d embauche et gère la publication d annonces. o Organise le travail du personnel de l AGEF (vacances, absences, etc.) o Personne de contact pour le personnel en cas de problème. o S assure de la transmission d information entre le Comité et le personnel. o Organise au moins une fois par semestre une séance commune avec les permanences et le secrétariat pour discuter du bon fonctionnement des bureaux

3 o Mène des entretiens d évaluations annuels en décembre avec le secrétariat et s assure de la qualité de son travail. En cas de problème, prévoit les mesures à prendre et s assure de leur application par des entretiens mensuels voir hebdomadaires si besoin. Finances - Analyse les demandes de budget. - Elabore le budget annuel avec le secrétariat général et la FinK. - Préside la FinK et assure le bon fonctionnement de cette commission. - Supervise le bilan annuel de tous les organes membres de l AGEF, ainsi que des institutions dépendantes ou indépendantes. - Supervise périodiquement les comptes de l AGEF avec le secrétariat général. - Participe activement aux séances des responsables des finances à l'unes (CoFi). - Personne de contact avec la CCG en ce qui concerne les questions financières. - Etablit une prévision budgétaire pour les deux à trois années à venir. - Analyse et améliore la rentabilité des services proposés par l AGEF. - Recherche de nouveaux services ou produits à proposer à la vente aux étudiants en collaboration avec le responsable du marketing. Marketing - Assure la visibilité de l'agef. - Fait en sorte que l AGEF ait une image positive auprès des étudiants. - Renouvelle les goodies à l effigie de l AGEF (post-it, stylos, etc.) - Recherche de nouveaux services ou produits à proposer à la vente aux étudiants en collaboration avec le responsable des finances. - Recherche de bons plans, offres spéciales, rabais, etc. à proposer aux étudiants. - Recherche d éventuelles collaborations AGEF <-> entreprise, ville, bar, etc. (sponsoring) et juge de la pertinence de celles qui sont proposées à l AGEF. - S occupe de la distribution des supports publicitaires en collaboration avec le responsable de la communication et transmet ces supports aux membres du Comité. - Siège dans l UniKult et s assure du bon fonctionnement de la commission. - Personne de contact pour le Centre Fries et rencontre les responsables une fois par semestre pour une séance de bilan. - Collabore avec les organes de l AGEF pour des événements initiés par eux ou par le Comité de l AGEF. - Collabore étroitement avec le secrétariat général pour l organisation de la journée d accueil. - Collabore étroitement avec le/la responsable de la communication. Communication et informatique - Fait en sorte que l AGEF ait une image positive auprès des étudiants. - Assure la visibilité de l AGEF via les panneaux d affichage, le site de l AGEF et les autres médias à disposition. - Produit des affiches, flyers et autres supports publicitaires. - Collecte des textes, informations, publications pour la page Facebook de l AGEF et s assure que cette dernière soit interactive et vivante

4 - Collecte ou rédige des textes pour le site de l AGEF et les transmet au secrétariat pour publication. - Collecte ou rédige des textes de la part du Comité pour Spectrum (entre autre AGEF- Zone) s occupe de les faire publier. - Collecte ou rédige les textes pour la newsletter de l AGEF et s assure de son envoi une fois par mois. - Responsable du guide de l AGEF (fascicule expliquant le fonctionnement de l AGEF). - Personne de contact pour Unimix, Unicam, Spectrum et autres médias estudiantins et s assure de la bonne entente entre l AGEF et ces médias. - Personne de contact entre l AGEF et le Service informatique de l Université. - Contacte les Fachschaft pour s informer quant à leurs besoins au niveau informatique. - Collecte les demandes informatiques des Fachschaft avant de les transmettre au Service informatique. - Organise des séances d informations ou de formations quant aux ressources informatiques mises à disposition des Fachschaft par l Université (entre autre site internet). - Produit des documents d informations à destination des Fachschaft. - Tient à jour une liste avec les personnes responsables des sites internet des diverses Fachschaft. - Collabore étroitement avec le/la responsable marketing. Politique universitaire nationale - Représente les intérêts des étudiant-e-s fribourgeois-e-s dans le comité de l UNES. - Participe activement aux séances du comité législatif de l'unes. - Participe à certains groupes de travail de l'unes en fonction du sujet traité. - Prépare la délégation de l AGEF aux assemblées des délégués de l UNES. - Suit les évènements en matière de politique universitaire nationale et les communique au comité de l'agef. - Collabore étroitement avec le/la responsable de la politique universitaire interne. Politique universitaire interne - Siège dans UniPoKo et s assure du bon fonctionnement de la commission. - S assure que la communication entre l'agef et la HoPoKo soit maintenue, soit par l intermédiaire de l UniPoKo, soit en lisant les PV des séances. - Suit les évènements en matière de politique à l université. - Collabore étroitement avec le/la responsable de la politique universitaire nationale. Dossiers à partager : Commissions universitaires - Recrute les représentant-e-s des étudiant-e-s pour les commissions universitaires. - Tient à jour les listes des représentant-e-s des commissions universitaires et s assure qu elles soient complètes. - Rencontre les représentant-e-s des commissions universitaires au moins une fois par année académique dans une séance de bilan

5 Egalité des chances (EquOpp) - Siège dans l'equopp et s assure du bon fontionnement de la commission et des ses sous-commissions (Lago, UniCap). - S assure que la communication entre l AGEF et la CodEg ainsi que l'agef et la SoKo soit maintenue, soit par l intermédiaire d un autre membre de la commission, soit en lisant les PV des séances. Mobilité (Vice-recteur / ESN) - Personne de contact pour ESN et les rencontre au moins une fois par semestre pour une séance de bilan. - Personne de contact pour le vice-recteur, responsable de la mobilité et les autres organes de l'université responsables de la mobilité. Tâches communes à tous les membres - Participe aux séances du Comité. - Participe en règle générale aux séances du CE. - Participe à la journée d accueil. - Participe aux Starting Days. - Participe au séminaire de transmission des charges. - Participe à l'assemblée des délégués de l UNES. - Forme son successeur. - Etablit des objectifs annuels au début de chaque année académique et, à la fin de l'année, rédige un rapport d'activité basé sur ce plan. - Peut être sollicité pour rédiger des textes. - Transmet les documents (notamment les PV) et les listes d adresse au secrétariat. Version acceptée par le CE durant sa séance du