Présidez votre première réunion des classes électroniques

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1 Présidez votre première réunion des classes électroniques Ce document est destiné aux personnes qui président une réunion des classes électroniques pour la première fois. Un guide pour les réunions des classes électroniques à l'intention des personnes qui les président ou les dirigent pour la première fois. Passer d'une réunion face à face à un lieu de réunion en ligne offre plusieurs avantages. Une fois que vous aurez appris les composantes fondamentales de l'interface des classes électroniques, vous serez plus à l'aise dans cet environnement virtuel. Les instructions suivantes s'ajoutent à votre formation et vous aident à vous préparer en vue de présider ou de diriger votre première réunion des classes électroniques. En plus de lire cette introduction, vous pouvez consulter le document Planifier des réunions à succès et des réunions efficaces pour trouver des conseils sur la planification et la façon de présider des réunions. 1. Ouvrez une session dans les classes électroniques en cliquant sur le bouton Accéder dans la section des organismes qui est située au bas de la page Web : Entrez votre nom de connexion et votre mot de passe sur la page de connexion. Si vous n'avez pas reçu de nom de connexion et de mot de passe pour la plateforme Centra des classes électroniques, appelez la ligne de soutien technique au

2 Après avoir ouvert une session, vous arrivez à la page Mon planning. Votre réunion sera affichée sous l'onglet À venir, ou sur l'onglet Permanent, selon le type de réunion dont il s'agit. Trouvez votre réunion et cliquez sur Diriger pour vous joindre à la session. CONSEIL : Connectez-vous aux classes électroniques avant l heure prévue de la réunion pour vérifier votre audio et explorer les fonctions. Quand vous ouvrez une session, l'interface de Centra des classes électroniques se fait télécharger cela peut prendre quelques minutes. Si vous avez de la difficulté à télécharger le logiciel Saba Centra, veuillez communiquer avec la ligne de soutien technique au Vous devez toujours commencer par vérifier votre microphone et vos haut-parleurs à l'aide de l'assistant audio. Vous pouvez choisir l'assistant audio à partir du menu de démarrage dans la zone principale de l'écran, ou en tout temps en cliquant sur l'icône Audio : (Vous pouvez aussi accéder à l'assistant audio à partir du menu Outil dans la barre de menus.) Outils > Assistant Audio L'Assistant audio vous aidera à faire la vérification de la configuration de votre audio et de votre microphone. Réglez votre volume et votre microphone pour qu'ils soient dans la zone jaune quand vous parlez à un niveau qui vous convient. Consultez aussi la feuille de conseils sur l utilisation efficace d un microphone. 2

3 3. L'interface de la personne qui préside ou dirige la réunion Les classes électroniques sont des environnements interactifs en temps réel. Vous pouvez donner des rétroactions et en recevoir des participantes et participants, comme dans une réunion traditionnelle. Cette interface vous offre de nombreux outils afin d'améliorer votre expérience. La fenêtre Audio se situe dans le coin supérieur gauche. Des glissières permettent de régler le volume de ce que vous entendez et de ce que vous dites. Pour parler, appuyez sans relâcher sur le bouton Parler. Vous pouvez aussi utiliser le bouton Mode mains libres. Consultez la Référence rapide des classes électroniques qui se trouve à la fin de ce document. Il donne un aperçu des fonctions de l'interface des personnes qui président / dirigent des réunions. Touche CTRL (appuyer sans relâcher) Bouton Parler (appuyer sans relâcher) Touche F12 (appuyer sans relâcher) Mode mains libres Vous pouvez aussi utiliser le bouton Mode mains libres. 3

4 La fenêtre des participantes et participants se trouve en dessous de la fenêtre Audio. Cette fenêtre indique le nom des présentatrices et présentateurs (vous et toute autre personne) et celui des participantes et participants (la fenêtre inférieure). En dessous de cette fenêtre, l'agenda montre tout le contenu que vous avez téléchargé en vue de l'afficher dans la grande fenêtre multimédia. L'icône du microphone à côté de votre nom indique que vous pouvez parler et utiliser le tableau blanc. Vous devrez assigner un microphone à l'ensemble des participantes et participants à la réunion. La barre d'outils de communication contient des icônes/boutons que vous pouvez utiliser pour communiquer avec d'autres pendant la réunion, ainsi que d'autres outils qui pourraient vous être utiles. Outils de communication : L'outil Main permet aux participantes et participants de lever la main s'ils ont des questions. Le système va afficher les mains dans l'ordre où elles ont été levées. Ces outils sont à votre disposition en tout temps pendant la session. Le crochet vert et le X rouge vous permettent de poser directement des questions oui ou non. Les boutons Rire et Applaudir vous permettent, ainsi qu'aux participantes et participants, d'exprimer des émotions pendant la réunion. Si quelqu'un doit s'éloigner de son ordinateur pendant quelques instants, cette personne peut cliquer sur le bouton Sortir pour aviser les autres qu'elle s'absente. L'outil Feed-back vous permet de recevoir des rétroactions immédiates et anonymes en tout temps pendant la réunion. Vous recevez un avis quand des rétroactions sont fournies. 4

5 L'outil Chat ouvre une fenêtre de clavardage qui permet l'échange de messages instantanés entre les participantes et participants.. Vous pouvez contrôler qui a accès aux diverses fonctions du chat en sélectionnant Actions > Options et en cliquant sur l onglet Chat. Le tableau blanc est un outil que vous lancez et qui permet à chaque participante et participant d'écrire, de dessiner et de taper du texte dans la salle de réunion interactive. Vous pouvez utiliser une souris pour écrire, ou un stylo et une tablette, ce qui est particulièrement utile pour dessiner et travailler avec des applications numériques. Vous devez assigner un microphone aux participantes et participants pour leur permettre d'accéder aux outils du tableau blanc. De nombreux outils peuvent être utilisés sur le tableau blanc. La barre d'outils est située en dessous de la barre d'outils de communications au haut de l'écran du tableau blanc. Enregistrer dans Taper du Pointeur Surligner texte Couleur de la ligne / du remplissage Effacer tout 5

6 De nombreux outils offrent plusieurs choix de couleurs, d'étampes, de surligneurs et de formes. Ces choix sont disponibles dans un menu déroulant : 4. Enregistrer votre réunion : Quand vous commencez la réunion des classes électroniques, la fonction d'enregistrement est automatiquement activée. Pour contrôler manuellement la fonction d'enregistrement, utilisez les boutons Enregistrer et Pause sur la barre d'outils. Pour de plus amples détails, consultez le document sur la façon d'enregistrer une réunion. 5. Contenu que vous pouvez présenter Vous pouvez présenter plusieurs types de contenu pendant la réunion des classes électroniques, notamment présentations PowerPoint URL de pages Web applications à partager (p. ex., Excel) fichiers à télécharger 6

7 6. Autres outils Plusieurs outils vous permettent de maximiser l'utilisation de l'environnement interactif des classes électroniques. Vous aurez l'occasion de les essayer à la partie B de votre formation. Vous pouvez également télécharger des documents détaillés pour certains outils. Vidéo (caméra Web) Utilisez l'assistant vidéo pour diffuser à partir de votre caméra Web. Vous devrez fournir des instructions au groupe sur la façon d'utiliser ces fonctions. Référez-vous aux documents d'instructions détaillées pour chaque outil. Partage d'application Utilisez la fonction PartageApp pour montrer au groupe une application qui se trouve sur votre ordinateur. Les participantes et participants verront les applications sélectionnées dans la zone multimédia. Web Safari Utilisez Web Safari pour accéder aux pages Web à partir de l'agenda. Ceci permet également d'améliorer le contenu de l'agenda Donnez un microphone aux participantes et participants pour leur permettre de parcourir la page Web ou d'entrer une nouvelle adresse URL. Salles de travail en petits groupes Vous pouvez répartir les participantes et participants dans un nombre voulu de salles de travail en petits groupes; ces salles sont complètement séparées les unes des autres. Chaque salle a une animatrice ou un animateur, et chaque groupe peut aborder du contenu différent en utilisant n'importe quels outils des classes électroniques. Sondages Utilisez un sondage pour demander aux participantes et participants de répondre à une seule question. Vous pouvez montrer les résultats du sondage au groupe. 7. Déconnexion Quand la réunion est finie, vous devez quitter la session des classes électroniques et vous déconnecter des classes électroniques. Fichier Quitter vous permettra de sortir de l'interface des classes électroniques. 7

8 Avant de pouvoir quitter la session, une fenêtre contextuelle s'affiche vous demandant si vous voulez Publier maintenant ou Ne pas publier les enregistrements de la session. Si vous cliquez sur Publier maintenant, les participantes et participants pourront visionner l'enregistrement des parties enregistrées de la réunion. Assurez-vous aussi de vous déconnecter de la page Mon planning: Pensez-y en termes de commencer par quitter la pièce, puis ensuite quitter l'édifice. 8

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