SRAL Saint Raphaël. Maison des associations 213, rue de la Soleillette Saint Raphaël. : :

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1 SRAL Saint Raphaël Maison des associations 213, rue de la Soleillette Saint Raphaël : : dromain.jean-pierre@neuf.fr Document réalisé par Jean Pierre DROMAIN Pour servir de support à l atelier bureautique de la SRAL. Toute remarque ayant pour but d améliorer ce document sont les bienvenues. dromain.jean-pierre@neuf.fr

2 Table des matières 1 Fonctions de base d OpenOffice Installer la suite Ouvrir OpenOffice Paramétrer OpenOffice pour le rendre compatible Word Utiliser le format PDF Créer une copie de secours Utilisation d OpenOffice Créer un nouveau document Ouvrir un document existant Ouvrir un document depuis l exploreur La zone de travail Paramétrage des outils Gérer les retours à la ligne et les tabulations Mise en page Enregistrer un document Numéroter les paragraphes Imprimer un document Optimiser l utilisation d OpenOffice Utiliser l auto correction Améliorer la qualité du document Alterner les formats dans un document Enrichir les textes Répartir un texte en colonnes Insérer un filigrane Eviter la coupure de mot en fin de ligne Notes de bas de page Table des matières Ajouter un caractère spécial Rédiger une lettre L en-tête Saisir le texte de votre lettre Ajouter un Tableau Ajouter une photo Utiliser une lettre type ou modèle Utiliser le Fontwork Modifier les styles...14 Dernière mise à jour ; 14/11/2013 Page : 2 / 14

3 1 Fonctions de base d OpenOffice 1.1 Installer la suite Depuis Internet, télécharger OpenOffice gratuit sur Il vaut mieux installer la version avec JAVA. Certaines fonctions ont besoin de ce langage de programmation. 1.2 Ouvrir OpenOffice Sélectionner l icône «Texte» pour accéder à la fonction «traitement de texte» équivalent à Word. 1.3 Paramétrer OpenOffice pour le rendre compatible Word Depuis le menu «Outils/Options», Sélectionner l option enregistrer systématiquement sous «Microsoft Word 97/2000/XP» Ainsi, vos fichiers auront l extension «.DOC» ce qui permettra à tout utilisateur de lire ce fichier. Lors de l enregistrement, si le message stipulant qu une partie du formatage ne soit pas conservé apparaît, cliquer sur le bouton «Conserver le formatage actuel». 1.4 Utiliser le format PDF Lorsqu un document a été finalisé et qu on n aura pas à le modifier, il y a intérêt à l enregistrer au format PDF au lieu du format OpenOffice (ODT) ou Word (DOC). Mais attention, il n est pas possible de le modifier ultérieurement. Il est conseillé néanmoins d utiliser ce format lors d envoi sur internet. Pour se faire, il faut utiliser l outil «PDF» au lieu d «enregistrer sous» 1.5 Créer une copie de secours Depuis le menu «Outils/Options», Sélectionner l option «toujours créer une copie de secours» Afin de ne pas perdre votre travail en cours, il faut activer l option de «copie de secours». Vous pouvez modifier la fréquence de la sauvegarde. 10 ou 15 mn est correct Dernière mise à jour ; 14/11/2013 Page : 3 / 14

4 2 Utilisation d OpenOffice 2.1 Créer un nouveau document Depuis le menu «Fichier/Nouveau» ou l outil Une page blanche s ouvre pour permettre la saisie 2.2 Ouvrir un document existant Depuis le menu «Fichier/Ouvrir» ou l outil 2.3 Ouvrir un document depuis l exploreur On peut également ouvrir un document depuis l exploreur ou le poste de travail avec Open Office dans la mesure ou il s agit du seul outil de traitement de texte installé sur le micro-ordinateur. Si Word est également installé, c est lui qui prendra la main et ouvrira le fichier. Si vous voulez utiliser OpenOffice uniquement, il faut modifier la configuration du micro. Rechercher un fichier Word (.DOC) sur l exploreur et cliquer sur le bouton droit de la souris. Sélectionner «ouvrir avec» et cliquer systématiquement sur «choisir un programme» Ensuite, il faut rechercher et valider «OpenOffice.org Writer». Cocher l option «Toujours utiliser ce programme pour ouvrir ce type de fichier». Ainsi, OpenOffice sera prioritaire pour ouvrir les fichiers «DOC» Valider, ensuite avec «OK». 2.4 La zone de travail Une page est composée de 3 zones distinctes : L entête, le corps de la page et le pied de page : L entête et le pied de page sont destinés à recevoir des informations statiques ou paramétrées identiques sur toutes les pages (titre, coordonnées, numéros de pages, etc.) Le corps du texte est destiné au courrier proprement dit. On peut accéder à l entête et le pied de page depuis le menu «Insertion/En-tête» ou «Pied de Page». Il suffit de cliquer sur une des 3 zones pour accéder à celle-ci. Dernière mise à jour ; 14/11/2013 Page : 4 / 14

5 3 Paramétrage des outils Pour une utilisation standard, il est conseillé de mettre à disposition plusieurs barres d outils. Tout dépend de l utilisation. Cette configuration convient pour une utilisation classique. Attention de ne pas installer trop de barres d outils. Pour y accéder, activer le menu «Affichage/Barres d outils» et valider les barres d outils ci contre Les barres d outils peuvent être déplacées, classées ou réduites en les manipulant à partir de la petite barre verticale à droite de la barre. Attention, il peut y avoir plusieurs barres sur une même ligne. Elles sont, dans ce cas, réduites par la place disponible. 4 Gérer les retours à la ligne et les tabulations Les retours à la ligne et les tabulations ne sont pas, normalement visibles. Pour qu ils le soient, il faut activer l outil correspondant. Les retours à la ligne sont alors affichés avec une sorte de «q» Les tabulations par une flèche Il est rappelé qu il faut éviter les tabulations pour mettre en forme un document mais plutôt utiliser les options du paragraphe. Vous pouvez aussi gérer la taille d un paragraphe en manipulant les curseurs situés sur la règle horizontale : Marge gauche du paragraphe Marge gauche spéciale pour la première ligne du paragraphe Marge droite du paragraphe Dernière mise à jour ; 14/11/2013 Page : 5 / 14

6 4.1 Mise en page La frappe du texte se fait directement. Il est possible de choisir le style, la police de caractère, la taille, la couleur, etc. Mais, attention, pour réaliser un travail de qualité, il faut éviter de faire des tabulations manuelles ou des espaces pour aligner ou positionner le texte à un endroit précis. Il faut utiliser les options du paragraphe. Ce dernier est constinué de l ensemble du texte contenu entre deux frappes sur la touche «entrée» retour à la ligne. Pour modifier l affichage d un paragraphe, cliquer sur «Menu/Format/Paragraphe» 4.2 Enregistrer un document Le nom du document est affiché dans la ligne supérieure bleue. «Sans nom 1» s il s agit d un nouveau document, Dans ce cas, en cliquant depuis le «Menu/Fichier» sur «Enregistrer», le système réagit comme «Enregistrer sous». sinon, il enregistre directement en vous proposant de réenregistrer l ancien document. Si on accède à ces fonctions depuis les outils, les options sont moindres. S il s agit de réenregistrer un document, attention de bien procéder dans l ordre car la recherche du document pose souvent un problème : Sélectionner le dossier dans lequel vous allez enregistrer ce fichier (sur la première ligne) Il est possible de créer un nouveau dossier en cliquant sur l outil «Nouveau Dossier» Attention de bien sélectionner le dossier de destination dans la fenêtre principale Vérifier le type du fichier. Normalement, «Microsoft Word 97/2000/XP» Et, seulement en dernière opération, saisir le nom du fichier. Valider en cliquant sur «Enregistrer». 4.3 Numéroter les paragraphes En cliquant sur un de ces boutons, on peut choisir une numérotation ou une puce. Dans le menu qui apparaît, on peut sélectionner le niveau ou modifier le format Dernière mise à jour ; 14/11/2013 Page : 6 / 14

7 4.4 Imprimer un document En cliquant, sur l outil imprimante, l opération est lancée sans aucun contrôle. En passant par le menu «Fichier/imprimer», vous pouvez sélectionner votre imprimante si vous avec plusieurs imprimantes et vous pouvez accéder aux options de cette imprimante et choisir : Le format de la page Portrait ou Paysage Le nombre d exemplaires Les pages à imprimer (1-5 pour imprimer les 5 premières pages ou 1 ; 5 pour imprimer les pages 1 et 5 uniquement Le type de papier et sa dimension (photo 10x15 ou page A4 par exemple) etc. Les choix dépendent de l imprimante Si vous sélectionnez une zone de votre document (souris appuyée sur plusieurs lignes du document par exemple), vous pouvez, dans le menu «Fichier/imprimer» valider l option «sélection» à la place de la page. 5 Optimiser l utilisation d OpenOffice 5.1 Utiliser l auto correction Si vous utilisez souvent un mot ou une expression, vous pouvez faire en sorte qu en tapant un mot réduit, l expression de remplacement se substitue automatiquement lors de la frappe. Par exemple «sral» à remplacer par «Saint Raphaël Accueil Loisirs». Depuis le «Menu/Outils/Options Auto Correction», Saisir le mot et le texte de remplacement, Cliquer sur Nouveau et OK pour valider. 6 Améliorer la qualité du document 6.1 Alterner les formats dans un document Si votre document comporte plusieurs parties et que certaines parties doivent être présentées en mode portrait et d autres en mode paysage, vous vous placez en fin de la zone en mode portrait et pouvez utiliser le menu «Insertion/Saut manuel» et valider l option «saut de page» en appliquant le style «Paysage» A la fin de la zone présentée en format paysage, vous pouvez revenir en mode «Portrait» en recommançant le même processus mais en sélectionnant le style «Standard» qui est le style portrait par défaut. Dernière mise à jour ; 14/11/2013 Page : 7 / 14

8 6.2 Enrichir les textes Sélectionner la partie de texte que vous voulez modifier et faire un clic droit. Dans le menu contextuel suivant choisir le format qui vous convient. Vous pouvez intervenir sur la police, la taille, etc. Vous pouvez aussi intervenir sur le paragraphe entier. Dans ce cas, éditer le style de paragraphe afin d avoir toutes les options à disposition. Vous pouvez également utiliser les options de la barre d outils «formatage» normalement ouverte par défaut. 6.3 Répartir un texte en colonnes Pour présenter un document sous forme de colonnes, comme un journal, Sélectionner la zone que vous voulez modifier (inutile si vous voulez appliquer cette fonction sur tout le document). Activer le menu «Format/Colonnes» et choisir : Le nombre de colonnes et la présentation La largeur et l espacement (0,50 est bien) Eventuellement le type et la taille de la ligne de séparation entre colonnes Si l on utilise ce type de présentation, il est conseillé de justifier la présentation de chaque colonne en validant l outil suivant. La présentation est plus agréable. 6.4 Insérer un filigrane Pour mettre une image très pale en fond de page, Menu «Insertion/Image/A partir d un fichier» Choisir son image. Agrandir l image sur la page ou la zone. Lorsque l image est sélectionnée, la barre d outils «dessin» s affiche. Il faut choisir l option «Filigrane» dans la troisième zone. Et choisir éventuellement le niveau de transparence dans l option suivante. Ensuite, il convient de double-cliquer sur le filigrane et lui appliquer : L adaptation du texte «Continu» Cocher «À l arrière plan» Dernière mise à jour ; 14/11/2013 Page : 8 / 14

9 6.5 Eviter la coupure de mot en fin de ligne Si vous souhaitez que les termes «Thessy Meynard» par exemple ne soient pas coupés en fin de ligne par exemple, il faut, avant de taper à la place de l espace avant Meynard, taper, au clavier, la combinaison des touches «Ctrl + Maj + Espace». 6.6 Notes de bas de page Les notes de bas de page permettent de compléter une information sans allourdir la phrase. Il faut, pour cela utiliser le Menu «Insertion/Note de bas de page» Il est possible de faire, de la même manière, des notes en fin de document en prenant l option «Note de fin». Conseil : Prendre l habitude de renforcer la visibilté du chiffre de renvoi dans le texte car il est petit. Je le place entre parenthèses. 6.7 Table des matières Se positionner à l endroit exact où vous souhaitez installer la table des matières. Activer, ensuite le menu «Insertion/Index et Tables/Index et Tables» et valider la génération de la table des matières Attention, pour que cette fonction soit active, il faut utiliser les styles de paragraphes de la barre d outils «Titre1, Titre 2, Titre 3, Etc.» lors de la mise en forme du document. Il est possible de traiter, ainsi, les illustrations par exemple. On peut modifier les paramètres d identification, mais c est une opération délicate. 6.8 Ajouter un caractère spécial Il est possible d insérer des caractères spéciaux. Pour cela, se positionner à l endroit souhaité et activer le menu «Menu/Insertion/Caractères spéciaux» Sélectionner une police de caractères. Les plus intéressantes à ce niveau sont : Webdings, Wingdings, Wingdings, Wingdings 2 et Wingdings 3 Et valider par OK. Il est possible, ensuite, d augmenter la taille comme pour un caractère normal. Dernière mise à jour ; 14/11/2013 Page : 9 / 14

10 7 Rédiger une lettre 7.1 L en-tête Placer dans l en-tête les coordonnées de l expéditeur et, éventuellement un logo ou une photo identifiant l expéditeur. (voir 2.4) 7.2 Saisir le texte de votre lettre Dans le corps de texte saisir sans utiliser les tabulations ou les espaces pour placer les infos. Le lieu et la date ( à insérer à partir du menu «Insertion/Champs/Autres/Date» et choisir le format souhaité (elle se trouve affichée sur fond grisé) L objet, éventuellement des références Le destinaire avec son adresse Le texte et la formule de politesse Ensuite, il convient d utiliser la mise en forme des paragraphes, en particulier pour donner l espace au dessus du paragrpahe (en évitant d utiliser la touche «entrée» pour revenir à la ligne) Pour aligner les paragraphes, on peut utiliser la même technique mais on peut utiliser également la règle supérieure en positionnant le curseur (sorte de sablier) à l endroit souhaité. En réalité, il faut utiliser le triangle bas. Le triangle inversé haut intervient sur la première ligne du paragraphe uniquement. Il est possible de sélectionner plusieurs paragraphes en même temps si leur présentation doit être identique. 8 Ajouter un Tableau Utiliser l outil «Tableau» en cliquant sur la petite flèche située à droite de l icône. Sélectionner le nombre de colonnes et lignes souhaitées et valider. Le tableau est placé à l endroit où se trouvait le curseur. Automatiquement, une barre d outils spécifique est affichée. Elle permet de modifier les caractéristiques de ce tableau : Affichage des bordures et présentation différentes de ces bordures Création d une colonne ou d une ligne (vert) Suppression d une colonne ou d une ligne (rouge) Il est possible de sélectionner une ligne ou une colonne en positionnant le curseur jusqu à ce qu il se présente sous cette forme : Vous pouvez aussi scinder ou fusionner des cellules (jaune) Dernière mise à jour ; 14/11/2013 Page : 10 / 14

11 Il est possible de modifier la taille d une cellule ou d une ligne en positionnant le curseur sur la bordure à modifier et glisser. Rechercher la forme du curseur tel que ceci Résultat «Scinder» ou «Fusionner» <==> 9 Ajouter une photo Il faut se placer à l endroit où l on souhaite placer sa photo et on clique sur l icône ci-contre dans la barre d outils «Dessin» (en bas de l écran) On choisit, sur l explorateur qui s affiche, la photo que l on souhaite. Ensuite, il convient de cliquer sur cette photo pour la sélectionner (poignées vertes) avec le bouton droit pour afficher le menu contextuel. 9.1 Modifier la taille En cliquant sur «Image», on affiche cette fenêtre. Sélectionner l onglet «Type» Commencer par cliquer pour valider le ratio Adapter la largeur ou la hauteur. L autre sera automatiquement modifiée pour conserver le format de la photo Positionner une photo Pour positionner la photo exactement à l endroit souhaité, cliquer de la même façon sur l onglet «Adaptation du texte». Vous pouvez, alors positionner le texte à côté de la photo en utilisant : Un des paramètres «Avant» ou «Après» ou «Parallèle» En cliquant sur «Contenu», vous pouvez écrire sur la photo à condition de positionner l option «A l arrière plan». Dernière mise à jour ; 14/11/2013 Page : 11 / 14

12 10 Utiliser une lettre type ou modèle 10.1 Créer un modèle Il est fastidieux de recommencer un courrier à chaque fois en ressaisissant ses coordonnées, et réinstaller ses mises en forme. Ces contraintes étaient neutralisées auparavant, pour la première partie, par l utilisation d un papier à entête. Il est possible d utiliser un modèle. Pour cela, il faut commencer par créer un courrier en appliquant les directives des 7.1 & 7.2 ci-dessous. En respectant, en priorité le positionnement des paragraphes. Pensez à terminer chaque ligne par un espace, la saisie ultérieure en sera facilitée. Il suffit, ensuite, d enregistrer ce document en format «modèle». Pensez à lui donner un nom significatif Utiliser un modèle de lettre Pour commencer une lettre, il suffit de choisir un modèle, directement depuis la page initiale d OPENOFFICE ou depuis le menu «Fichier / Nouveau / Modèles» à la place de recommencer sur une page blanche à chaque fois Dernière mise à jour ; 14/11/2013 Page : 12 / 14

13 11 Utiliser le Fontwork Il est possible d ajouter du texte élaboré qui rend sympathique la présentation d un document. Cliquer sur l icône dans la barre d outils «dessin» Et choisir la présentation que vous souhaitez. Cliquer sur le Fontwork que vous voulez Attention, ils sont différents au niveau affichage. Certains en 2 dimensions, d autres en 3 dimensions. Ceux qui ont 3 dimensions sont accompagnés d une barre d outils supplémentaire. (Paramètres 3D) Avec la barre d outils «Fontwork», vous pouvez modifier l orientation du l écriture. (2 ème icône). La 1 ère ne sert qu à créer un nouveau Fontwork. Avec la barre d outils «Paramètres 3D», vous pouvez intervenir sur de multiples transformations. Ne pas hésiter à utiliser. Pour modifier la couleur des caractères, il faut utiliser une troisième barre d outils qui se trouve sous le menu. Vous pouvez même utiliser des dégradès. Pour modifier le texte, il faut double cliquer sur «Fontwork». Le texte s affiche en noir. Il faut le sélectionner et le remplacer par votre texte. Il peut y avoir plusieurs lignes. Avec la barre de menu, vous pouvez complètement changer l affichage. Si, pour une raison où une autre, vous ne pouvez plus accéder au Fontwork, il faut cliquer sur la flèche du début de la barre d outils «dessin». Le Fontwork se comporte comme un objet qui est rattaché au paragraphe. Pour pouvoir le déplacer à votre guise, il faut modifier l attache en cliquant sur l ancre qui se trouve sur la barre d outils du menu. Il convient de choisir «au caractère». Ainsi, vous pouvez déplacer votre Fontwork. Attention, dans tous les cas, il faut vérifier que votre Fontwork soit sélectionné (petits carrés autour de votre objet). Dernière mise à jour ; 14/11/2013 Page : 13 / 14

14 12 Modifier les styles OPEN OFFICE met à disposition un certain nombre de styles de paragraphe. S'ils sont utilisés, il sera possible de bénéficier de certaines fonctionnalités comme créer une table des matières (voir 6.7 cidessus) mais surtout, en apportant des modifications sur un style, tous les paragraphes du document seront modifiés automatiquement. Cliquer sur le bouton styles et formatages Ce cadre s'affiche. Faire apparaître cet affichage en cliquant sur le premier choix du menu (parfois en passant une fois sur un autre choix). Le style du paragraphe est affiché. On peut choisir un autre style mais on peut aussi le modifier. Faire un clic droit et cliquer sur modifier. Vous avez alors le choix de modifier le style en manipulant quelques options sous les onglets. A la validation de ces options, tous les paragraphes de votre document seront modifiées avec votre style modifié. Si vous préparez souvent le même type de document, vous pouvez créer un modèle (lettre type) à partir de ce document (voir 10 ci-dessus) en conservant les différents types de paragraphes sans conserver le contenu complet de votre document de base. Dernière mise à jour ; 14/11/2013 Page : 14 / 14