Manuel XLGL Janvier 2012

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1 Manuel XLGL Janvier 2012

2 2012 Logicim Inc. Tous droits réservés.

3 Table des Matières Table des Matières i Bienvenue dans l'aide de XLGL 1 Caractéristiques 1 Quoi de Neuf dans cette Version 4 XLGL Guide de Démarrage 6 Introduction 6 Respecter l ordre de la formation 6 Ouvrir XLGL 6 Différentes versions d Excel 6 Connexion à un fichier de comptabilité 7 Modifier un modèle - Bilan 8 Changer la date 8 Mise en page du rapport 8 Rafraîchir le rapport - Bilan 9 Créer un Bilan comparatif 9 État des résultats par projets 10 Cacher les zéros 10 Consulter les transactions - État des résultats 11 Figer un rapport- État des résultats 11 Construire un bilan groupé 12 Insérer la date 12 Insérer le nom de la compagnie 12 Spécifier les groupes de comptes - Bilan groupé 13 Ajouter les montants - Bilan groupé 14 Utiliser la Boîte à outils 15 Caractéristiques d'une disposition automatique de forme libre 15 Afficher une liste de clients 15 Insérer des lignes 16 Ajouter l'adresse 16 Ajouter les factures - Forme libre 16 Créer un tableau de factures 17 Caractéristiques d'un tableau 17 Afficher une liste de factures 17 Ajouter le détail des factures 18 Ajouter un tableau croisé dynamique - Tableau 18 Visite de l'espace de Travail 20 Ouvrir XLGL 20 Ruban Excel 2007 ou supérieur 20 Explication des secteurs du ruban 21 Connecter 21 Explication des champs et des boutons 21 Rapports 22 Explication des champs et des boutons 23 Boîte à outils 24 Explication des champs et des boutons 24 Outils 26 Explication des outils 26 Ressources 27 - i -

4 Explication des ressources disponibles 27 Personnaliser la Boîte à outils 27 Outils 29 Ouvrir XLGL 29 Différentes versions d Excel 29 Connecter 30 Rapports 32 Boîte à Outils 34 Menus accordéons 36 Disposition 37 Filtrer les données 45 Fonctions 46 Rafraîchir les données 108 Utiliser Rafraîchir 108 Recalculer les montants 108 Mise-à-jour automatique 109 Figer les montants 109 Zoom avant 110 Cacher les zéros 112 Langue d'affichage 113 Basculer la langue d'affichage 113 Mise en page 113 Trucs et Astuces 114 Foire aux questions 118 Installation 118 Enregistrement 118 Connexion à un fichier de comptabilité 122 Général 123 Modèles 124 Fonctions 125 Trouver de l'information 126 Contactez-Nous ii -

5 Bienvenue dans l'aide de XLGL Commencer dès aujourd'hui à analyser le rendement de votre entreprise grâce aux outils XLGL. Guide de démarrage Ce manuel permet de connaître l'environnement et les outils de XLGL tout en obtenant vos premiers rapports. Guide de démarrage Visite de l'espace de travail Faites un tour guidé de l'environnement de travail afin de connaître l'emplacement de tous les outils de l'application. Visite de l'espace de travail Ouvrir un modèle de rapport La banque de modèles de rapports contient les rapports les plus couramment utilisés. En trois clics de souris, les résultats de votre entreprise s'affichent. Modèle de rapport Visionner les vidéos La séries de vidéos sur YouTube permettent de visualiser le fonctionnement de XLGL. Logicim on YouTube Caractéristiques Voici les caractéristiques qui font de XLGL 4 un outil puissant et unique. Compatibilité La compatibilité de XLGL est testée dès la disponibilité des versions Beta de tous les logiciels supportés. Ce souci permet à XLGL de toujours être prêt dès la mise en marché de ces nouveaux produits. Microsoft Excel - XLGL s'intègre pleinement à Microsoft Excel version , 32 et 64 bit. Un nouvel onglet XLGL permet d'utiliser un ruban avec Excel afin de voir sous forme d'icônes les principaux outils de l'application

6 Simple Comptable - Les données contenues dans les fichiers Simple Comptable de Sage version 2008 et plus récents peuvent toutes être extraites et traitées avec XLGL. Windows - XLGL est compatible avec Windows 2000, XP, Vista, Windows 7 (pas millénium). Interface Le développement de la Boîte à outils de XLGL 4.0 a pour objectif de faciliter son utilisation. Ruban Excel Les icônes du ruban illustrent visuellement les principales fonctions de XLGL, ainsi tous les outils le plus fréquemment utilisés sont disponibles très rapidement. Interface conviviale - La Boîte à outils englobe toutes les listes, les fonctions et les options de façon uniforme et structurée. L'interface permet de glisser-déposer les structures de base des rapports directement dans une feuille de calcul. Bilinguisme - Un simple bouton du ruban de XLGL permet de basculer la langue d'affichage entre le français et l'anglais. Regroupement comptable - Afin de retrouver facilement les outils de travail, la Boîte à outils de XLGL les regroupe sous différents modules. Et pour demeurer uniforme avec les logiciels de comptabilité, ces modules portent les mêmes noms: Compagnie et autres, Journal général, Clients et produits, Fournisseurs et charges, Employés et paie, Stocks et services, Projets. Microsoft Excel - Le tableur le plus utilisé et le plus connu est Microsoft Excel. Cet éditeur puissant permet d'obtenir une flexibilité maximale. Outils Les possibilités sont illimitées. Tous les types de rapports peuvent être réalisés avec XLGL. Rapports - Générer, en trois simples clics de souris, tous les rapports de base à l'aide de la grande variété de modèles offerts par XLGL tel que: le Bilan, l'état des résultats, la Balance de Vérification, la Trésorerie, la Chronologie des clients et les Revenus des produits par clients. Tableau de Bord - Constater visuellement le rendement d'une entreprise à l'aide du Tableau de Bord de XLGL. Huit différents blocs affichent les courbes des résultats, ainsi il est facile et rapide de consulter l'avoir, le Revenu Net, l'encaisse, les Recevables, les Payables, les Projets, l'inventaire, les Représentants, le Temps et Facturation. Zoom avant - Vérifier le détail de tout montant généré par une formule XLGL contenue dans votre feuille de calcul à l'aide du Zoom avant. Par la suite, étudier toutes ces transactions en les affichant dans une nouvelle feuille de calcul. Plusieurs compagnies - XLGL peut se brancher simultanément à plusieurs fichiers de comptabilité, ainsi un unique rapport représente les résultats de plusieurs compagnies en même temps. Multidevises - XLGL permet de considérer les différentes devises afin de générer des rapports en fonction de ce critère. Trouver de l'aide - 2 -

7 Une multitude de moyens sont disponibles afin de trouver l'information nécessaire pour travailler avec XLGL. Aide en ligne - Accéder à l'aide et au support directement dans le ruban de XLGL. Guide de démarrage - Cette formation en ligne permet d'initier les nouveaux utilisateurs aux techniques de base pour l'utilisation du logiciel XLGL. Vidéos - Plusieurs vidéos permettent de visualiser l'utilisation de certaines fonctions de XLGL. Ils se retrouvent sur le site web de XLGL et dans l'aide en ligne. Fichier PDF - Il est possible d'imprimer l'aide en ligne afin de le consulter sur papier grâce au fichier PDF disponible sur le site web. Courrier électronique - Les utilisateurs peuvent toujours faire parvenir à l'équipe de XLGL leurs questions ou leurs suggestions par courrier électronique à l'aide des menus présents dans le ruban de XLGL. Disposition Les dispositions ajoutent beaucoup de flexibilité à l'intégration de donnée dans un chiffrier. Glisser-déposer toute l'information que vous souhaitez analyser dans une feuille de calcul. En forme libre, le premier secteur en entier contenant l'information est répété automatiquement le nombre de fois nécessaire afin d'afficher le contenu de votre fichier de comptabilité. Apportez les modifications au premier groupe d'information afin d'appliquer ces mêmes modifications pour tous les autres groupes subséquents: Insérer des lignes et des colonnes; Glisser-déposer des fonctions; Ajouter du gras aux totaux uniquement; Souligner; Aligner. Les données et fonctions sont réparties sous différents modules comptables pour pouvoir les retrouver facilement: Compagnie et autres, Journal général, Clients et produits, Fournisseurs et charges, Employés et paie, Stocks et services, Projets. Fonctions Les fonctions permettent d'accéder jusqu'à 101 années de données financières répertoriées dans un fichier de comptabilité. Voici une liste de certaines fonctions disponibles: Champ de compagnie; Solde d'un compte; Montant des transactions pour n'importe quelle période; Budget par comptes/divisions; Montant dû par les clients; Montant des commandes pour un client; Montant des devis pour un client; Montant dû par les fournisseurs; Montant des commandes pour un fournisseur; Montant des devis pour un fournisseur; Heures par employé; - 3 -

8 Quantité en stock; Variation de la quantité d'article de stock; Quoi de Neuf dans cette Version Découvrez toutes les nouvelles caractéristiques offertes par XLGL 4. XLGL 4.0 Compatible avec Excel 64-bit XLGL est maintenant compatible avec Excel 64-bit. Disposition L'implantation des dispositions est l'innovation majeure de cette nouvelle version. Les comptes, les clients et même les fonctions s'intègrent tous de la même façon dans une feuille de calcul. Ils forment un agencement qui se répète autant de fois que nécessaire. Le contenu et le style du premier agencement est copié pour tous les autres groupes subséquents. Grande variété de modèles de rapport Obtenez rapidement des résultats de votre entreprise en utilisant un des nombreux modèles de rapport inclus dans XLGL. Carrousel de modèles de rapport Le carrousel de la fenêtre Rapports présente un aperçu des rapports offerts afin de faciliter leur sélection. Bilinguisme Modifiez en un simple clic de souris la langue d'affichage de XLGL. Boîte à Outils complètement repensé L'emplacement des outils de travail de XLGL ont tous été réorganisés afin de faciliter leur utilisation. Cacher les zéros Masquez avec un seul clic de souris toutes les lignes et les colonnes qui contiennent uniquement des valeurs nulles. Ceci permet d'afficher que les données utiles à l'analyse des résultats. Changement majeur afin d'augmenter la flexibilité et la compatibilité - 4 -

9 L'objectif principal de cette grande évolution est l'utilisation d'outils supérieurs permettant d'augmenter la flexibilité et la compatibilité de XLGL. Par le fait même, le design de l'interface a été repensé afin de faciliter son utilisation. Mise en page Il est possible de changer le style d'une cellule à l'intérieur d'un tableau de données, sans que ce style s'efface après avoir rafraîchi les données

10 Guide de Démarrage Ce guide de démarrage vous permet de vous familiariser avec XLGL à l aide d exercices simples. N'hésitez pas à nous écrire un courrier électronique si vous avez des questions ou des commentaires à [email protected]. Introduction Les exercices qui suivent vous permettront d'assimiler les techniques de bases de XLGL. Respecter l ordre de la formation Ce guide de démarrage a été conçu pour que vous réalisiez tous les exercices dans l ordre. Nous vous suggérons de faire les leçons séquentiellement, sans sauter de section, car elles contiennent toutes de l information importante pour bien maîtriser XLGL. Ouvrir XLGL Pour accéder à XLGL vous pouvez soit: Cliquer sur l icône XLGL sur le bureau, ou alors; Ouvrir une feuille de calcul Excel. Différentes versions d Excel Selon votre version d Excel, vous retrouvez XLGL à différents endroits. Pour les versions d Excel 2007 et plus récentes Pour accéder à XLGL vous devez: Sélectionner l'onglet XLGL; Vous retrouvez dans le ruban tous les icônes nécessaires pour travailler avec XLGL. Pour les versions d Excel 2000 et

11 Vous accédez au menu XLGL directement de votre barre d'outils. Si vous ne pouvez pas accéder à ce menu, assurez-vous que XLGL soit correctement installé et consulter la section Foire aux questions. Connexion à un fichier de comptabilité Pour obtenir l'information contenue dans un fichier de comptabilité, il faut tout d'abord identifier son emplacement. Pour ce faire, il faut: Cliquer sur l'icône Connecter.. La fenêtre Connecter s'ouvre: Cliquer sur Parcourir; - 7 -

12 Naviguer jusqu'à votre fichier de comptabilité; Optionnel - Nommer votre connexion dans le champ Nom de la connexion; Entrer votre nom d'usager; Entrer votre mot de passe; Cliquer sur OK. Vous êtes maintenant branché à votre fichier de données comptable. Vous pouvez consulter la page FAQ pour plus d'informations. Visionner le vidéo: Connexion à une compagnie Simple Comptable avec XLGL 4.0 pour observer les caractéristiques de la Connexion. Modifier un modèle - Bilan Dans cette section, vous apprenez à utiliser un des modèles de rapports inclus dans XLGL. Commençons cet exercice en ouvrant le modèle: Sélectionner Rapports. La fenêtre Rapports s'ouvre. Le Bilan est sélectionné par défaut; Cliquer sur OK. Le Bilan s'ouvre dans votre feuille de calcul et les données de votre compagnie s'affichent. Changer la date Vous pouvez changer la date du Bilan. ATTENTION - Le format de la date doit être le même que celui contenu dans le rapport initial. Cliquer sur la date en position D1 de votre feuille de calcul; Changer la date; Appuyer sur la touche Retour. Les montants changent dynamiquement avec la date spécifiée en D1. Mise en page du rapport Étant donné que XLGL est intégré à Excel, il est possible d'utiliser toutes les fonctionnalités de ce dernier pour modifier le rapport: Changer la largeur des colonnes; Mettre les caractères des titres en gras; - 8 -

13 Souligner les totaux; Utiliser les formules de bases d'excel, tel que les sommes. Les rapports construits avec XLGL peuvent être organisés de façon à ressembler à vos rapports actuels. Rafraîchir le rapport - Bilan Utiliser Rafraîchir En tout temps, tous les rapports XLGL peuvent être mis-à-jour. Il suffit de: Cliquer sur le bouton Rafraîchir à partir du ruban XLGL. En procédant ainsi, les formules et l'information générées par XLGL contenu dans la feuille de calcul sont actualisées pour afficher les nouvelles données entrées dans votre fichier de comptabilité. Consultez la page Rafraîchir les données pour plus d'informations. Utiliser Recalculer Vous pouvez choisir soit Rafraîchir ou Recalculer pour mettre à jour un rapport XLGL. La différence entre ces deux modes et que Recalculer fait la mise à jour des formules XLGL uniquement contrairement à Rafraîchir qui met à jour les formules ainsi que les listes. Cliquer sur la flèche sous le bouton Rafraîchir à partir du ruban XLGL; Sélectionner à partir du menu déroulant Recalculer. Recalculer recharge les nouvelles transactions complétées dans le fichier comptable pour les inclure dans le rapport. Consultez la page Recalculer les montants pour plus d'informations. Visionner le vidéo: Mettre à jour un rapport XLGL 4.0 pour Simple Comptable pour observer les caractéristiques de Rafraîchir et de Recalculer. Créer un Bilan comparatif Déplacer la date Vous pouvez modifier l'emplacement de la date: Faites un clic droit sur la date en position D1; Sélectionner Couper du menu contextuel; Faites un clic droit sur la cellule E2; Sélectionner Coller du menu contextuel. La date est maintenant dans la cellule E2 de votre feuille de calcul

14 En procédant ainsi, les montants sont toujours calculés en fonction de la date contenue dans votre rapport. Copier une colonne Il est possible de générer un bilan comparatif en copiant simplement les colonnes D et E. Sélectionner les colonnes D et E; Faites un clic droit sur l'entête des colonnes, soit sur la lettre D ou E; Sélectionner Copier du menu contextuel; Faites un clic droit sur l'entête de la colonne G, soit sur la lettre G; Sélectionner Coller du menu contextuel. Vous avez maintenant tous les montants nécessaire au Bilan Comparatif. Changer l'année de la date en position H2. Tous les formules sont recalculées pour affiché les montant en fonction de la nouvelle date. Finalement, vous pouvez changer le titre du rapport: Cliquer sur le titre en position C3; Écrire Bilan Comparatif. Vous avez terminé le premier exercice de ce Guide de démarrage. Vous pouvez visualiser certaines étapes de construction de ce rapport à l'aide du vidéo Intégration avec Excel. État des résultats par projets Dans cette section, vous apprendrez à utiliser d'autres outils XLGL à l'aide d'un autre modèle de rapport. Commençons cet exercice en ouvrant le modèle: Sélectionner Rapports. La fenêtre Rapports s'ouvre. Sélectionner le dossier État des résultats; Choisir État des résultats par projets; Cliquer sur OK. L'État des résultats par projets s'ouvre dans votre feuille de calcul en affichant les données de votre entreprise. Cacher les zéros Il est possible de masquer rapidement toutes les lignes et les colonnes qui contiennent que des valeurs nulles: Cliquer sur Cacher les zéros à partir du ruban XLGL. Toutes les lignes et les colonnes nulles sont masquées

15 Consulter la page Cacher les zéros pour plus d'informations. Visionner le vidéo: Cacher les zéros avec XLGL 4.0 pour Simple Comptable pour observer les caractéristiques de Cacher les zéros. Consulter les transactions - État des résultats Utiliser le Zoom avant (drilldown) XLGL offre la possibilité de connaître le détail de toutes les transactions qui ont été utilisées pour afficher les montants calculés à l'aide des formules XLGL. Regardons le détail d'un des montants contenu dans votre feuille de calcul: Sélectionner une cellule qui contient un montant différent de zéro (0); Cliquer sur Zoom avant du ruban XLGL. La fenêtre Résultats s'ouvre. Elle contient la liste de toutes les transactions utilisées pour calculer le montant contenu dans la cellule que vous avez choisie. À partir de cette fenêtre vous avez la possibilité de: Cacher les lignes qui correspondent à des correction en cochant la case: Masquer les Corrections; Afficher sur deux colonnes distinctes les débits et les crédits en cochant la case: Débit / Crédit; Ordonner les colonnes en ordre croissant ou décroissant en cliquant sur les entêtes de colonnes; Et même d'exporter vers une feuille de calcul afin d'étudier vos transactions en cliquant sur le bouton Exporter vers une feuille... Consultez la page Zoom avant pour plus d'informations. Visionner le vidéo: Zoom avant sur les rapports Simple Comptable de XLGL pour observer les caractéristiques de Zoom avant. Figer un rapport- État des résultats Utiliser Figer Il est possible d'annuler l'aspect dynamique des rapports XLGL: Enregistrer votre rapport; Sélectionner Figer à partir du ruban XLGL; Cliquer Oui dans la fenêtre de mise en garde. Toutes les formules sont remplacées par leurs valeurs courantes et toutes les listes par du simple texte. Consultez la page Figer un montant pour plus d'informations

16 Visionner le vidéo: Préparer un rapport Simple Comptable statique avec XLGL 4.0 pour observer les caractéristiques de Figer. Construire un bilan groupé Dans cette section, vous apprendrez à construire un bilan groupé à partir d'une feuille de calcul vide. L'objectif de cet exercice est de vous initier à l'utilisation des fonctions XLGL. Insérer la date Commençons par afficher la date en ajustant le format de la cellule: Sélectionner la cellule D1; Cliquer le bouton droit de la souris; Sélectionner Format de la cellule; Choisir la catégorie Date; Sélectionner un type de date ayant une étoile (*) au début; Cliquer OK. Insérons maintenant la date: Cliquer sur le bouton (Insérer une fonction) situé devant la barre de formule de la feuille de calcul. La fenêtre Insérer une fonction s'ouvre: Sélectionner la catégorie XLGL dans le menu déroulant; Choisir la fonction XCompany; Cliquer OK. La fenêtre Arguments de la fonction s'ouvre: Entrer "Fin d'exercice" dans le champ [Field]; Cliquer OK. La date est affichée dans la cellule D1. Note - L'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrits manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Insérer le nom de la compagnie Ajoutons maintenant le nom de l'entreprise en C3: Sélectionner la cellule C3; Cliquer sur le bouton situé devant la barre de formule

17 La fenêtre Insérer une fonction s'ouvre: Choisir la fonction XCompany; Cliquer OK. La fenêtre Arguments de la fonction s'ouvre: Entrer "Nom" dans le champ [Field]; Cliquer OK. Le nom de l'entreprise est affiché en C3. Consulter la page Champ de compagnie - XCompany() pour connaître la liste des autres paramètres (Fields) disponibles de cette fonction. Spécifier les groupes de comptes - Bilan groupé Écrire le nom des groupes de comptes Dans le bilan groupé, les noms des groupes de comptes sont simplement du texte. Alors, écrivons les dans la colonne C: Écrire en C6 le mot Actif; Courant en C8; Encaisse en C9; Comptes Clients en C10; Inventaire en C11; Immobilisation en C14; Moins amortissement en C15; Passif en C19 Comptes Fournisseurs en C20; Emprunts à payer en C21; Dû aux actionnaires en C22; Équité en C25; Capital-action en C26; Bénéfices non-répartis en C27; Groupement en B7. Nous avons terminé de spécifier les noms des groupes de comptes. Vous pouvez modifier cette liste selon vos préférences en insérant ou en supprimant des lignes. Par contre, assurez-vous de conserver les noms des comptes dans la colonne C uniquement. Spécifier les numéros de comptes Dans la colonne B, vous devez préciser les numéros des comptes contenus dans votre fichier de comptabilité. Ces numéros doivent correspondre au titre des groupes de la colonne C. E X E M P L E S

18 Si vos comptes d'encaisses débutent à et se terminent à 10700, il faudrait: - Écrire en B9 (sur la même ligne d'encaisse) la plage de compte ' Si vos comptes clients correspondent aux comptes 10800, et 13200, il faudrait: - Écrire en B10 (à côté de Comptes clients), l'énumération de comptes '10800,10900, Utilisez une des techniques suivantes pour spécifier vos numéros de comptes dans la colonne B: l'énumération: en insérant des virgules entre tous les numéros de comptes; les plages de comptes: en utilisant le trait d'union (-) entre le premier et le dernier numéro de compte d'un groupe; la combinaison de ces deux techniques tel que: 10800, , Terminer de remplir les groupes de comptes de la colonne B de la feuille de calcul avant de passer à la prochaine étape. NOTE - Ajouter un apostrophe (') devant les groupes de comptes de la colonne B pour forcer le chiffrier à conserver vos entrées tel que spécifiées. Consulter la page Compte pour plus d'informations sur les méthodes de regroupement de numéros comptes. Ajouter les montants - Bilan groupé Afficher les montants Le premier montant doit être affiché dans la cellule D9: Sélectionner la cellule D9; Cliquer sur le bouton devant la barre de formule. La fenêtre Insérer une fonction s'ouvre: Choisir la fonction XGL; Cliquer OK. La fenêtre Arguments de la fonction s'ouvre: Entrer $B9 dans le champ [Account]; Entrer D$1 dans le champ [Date]; Cliquer OK. Le symbole $ correspond à la référence absolue, référez-vous à la page Trucs et Astuces pour plus d'information sur les références relatives et absolues. Le premier montant est affiché en D9: Utiliser la poignée de recopie pour copier cette formule sur toute la colonne C

19 Consulter la page Trucs et Astuces sous le titre Copier les fonctions pour plus d'information sur cette technique. Vous avez maintenant le solde de tous les groupes de comptes que vous avez spécifiés dans la colonne B. Consulter la page Solde de compte - XGL() pour en connaître d'avantage sur la fonction XGL. Ajuster la présentation Il suffit maintenant d'améliorer l'apparence du rapport: Supprimer les montants de la colonne C qui ne sont pas associés à un groupe de comptes; Ajouter dans la colonne C des sous-totaux et des totaux à l'aide de fonctions d'additions du chiffrier; Souligner les sous-totaux et les totaux; Ajouter du gras à la date et aux totaux; Augmenter la grosseur des caractères du nom de l'entreprise; Masquer la colonne B. Vous avez terminé votre bilan groupé: Comparer votre résultat avec le Bilan groupé inclus avec le logiciel XLGL. L'objectif de cet exercice était de vous initier à l'utilisation des fonctions XLGL. Vous devriez connaître maintenant le fonctionnement de base de toutes les fonctions offertes par XLGL. Consulter les pages Trucs et Astuces et Fonctions pour plus d'information sur l'utilisation des fonctions XLGL. Utiliser la Boîte à outils Dans cette section vous serez initié à la Boîte à outils ainsi qu'aux dispositions. Caractéristiques d'une disposition automatique de forme libre Une disposition automatique de forme libre est un premier agencement d'information dans une feuille de calcul qui est répété le nombre de fois nécessaire pour afficher le contenu d'un fichier comptable. Afficher une liste de clients Débutons en ouvrant la Boîte à outils XLGL: Cliquer sur Boîte à outils à partir du ruban XLGL; La Boîte à outils s'ouvre et à partir de cette nouvelle fenêtre insérons la liste des clients: Sélectionner l'onglet Paramètres; Assurez-vous que le mode Forme libre est sélectionné;

20 Sélectionner Clients et produits dans la zone outils de cette fenêtre; Glisser-déposer Clients en A4 de votre feuille de calcul. La liste de tous vos clients est affichée. Continuons à ajouter d'autres informations sur les clients. À partir de la Boîte à outils: Cliquer sur le + devant Clients; Cliquer sur le + devant Autres champs; Glisser-déposer Contact du client en B4; Glisser-déposer Téléphone 1 en C4; Vous avez maintenant votre liste de clients avec leur contact ainsi que leur numéro de téléphone. Insérer des lignes Garder la Boîte à outils ouverte et insérons des lignes vides entre les clients: Sélectionner les lignes 5 à 11 inclusivement; Faites un clique droit; Sélectionner Insertion. Il y a maintenant 7 lignes vides entre tous les clients. Ajouter l'adresse Nous sommes prêts à ajouter l'adresse des clients. À partir de la Boîte à outils: Glisser-déposer Adresse ligne 1 en B5; Glisser-déposer Ville en B6. Observez que tous les changements apportés à l'environnement du premier client sont automatiquement appliqués à tous les autres clients de la liste. Ajouter les factures - Forme libre Insérer les factures clients Ajoutons maintenant les factures des clients: Cliquer sur le - devant Autres champs; Glisser-déposer Factures en D7 (Factures se retrouvent dans l'arborescence de Clients) Cliquer sur le + devant Factures et sur le + devant Autres champs; Glisser-déposer Date en E7; Glisser-déposer Sous-total en F7; Glisser-déposer Total en G7. Toutes les factures de tous vos clients sont affichées dans votre feuille de calcul. Ajoutons le total manuel des factures: Dans l'environnement du premier client, sous la dernière facture, laisser une ligne vide; Sous cette ligne vide, dans la colonne E, écrire Total;

21 À droite de Total, ajouter la somme des sous-totaux de ce client à l'aide du bouton de l'onglet Accueil du chiffrier; À droite de la somme des sous-totaux, ajouter la somme des totaux de ce client à l'aide du bouton ; Cliquer sur Rafraîchir à partir du ruban XLGL. Toutes les sommes sont ajoutées pour tous les autres clients. Améliorer l'apparence du rapport Les changements de style que vous faites dans la zone du premier client sont appliqués pour tous les autres clients plus bas: Ajouter du gras et de la couleur au nom du premier client; Ajouter des bordures aux sommes; Cliquer sur Rafraîchir; Continuer à ajuster l'apparence du rapport et cliquer sur Rafraîchir pour actualiser vos changements sur tous les autres clients. Vous venez de terminer l'exercice sur les dispositions automatique de Formes libres. Essayez d'autres types de formes libres afin de vous permettre d'afficher l'information que vous avez besoin à l'endroit exact où vous la voulez. Consulter la page Forme libre pour plus d'information. Créer un tableau de factures Dans cette section, l'initiation à la Boîte à outils se termine par la création d'un tableau de données. Caractéristiques d'un tableau Un tableau est une structure très simple qui affiche l'information sur des colonnes. Afficher une liste de factures Débutons en insérant la liste des factures clients: Cliquer sur Boîte à outils à partir du ruban XLGL; Sélectionner l'onglet Paramètres; Cliquer sur le mode Tableau; Sélectionner Clients et produits dans la zone outils de la Boîte à outils; Glisser-déposer Factures en A1 de votre feuille de calcul. Toute la liste des factures clients est affichée: Cliquer sur le + devant Factures; Cliquer sur le + devant Autres champs; Glisser-déposer Date en B1;

22 Glisser-déposer Client en C1; Glisser-déposer Sous-total en D1. Vous avez maintenant votre liste de factures avec la date, le nom du client et le sous-total. Ajouter le détail des factures Ajoutons maintenant toutes les lignes de chacune des factures: Glisser-déposer Lignes de facture en E1; Cliquer sur le + devant Lignes de facture; Cliquer sur le + devant Autres champs; Glisser-déposer Quantité en F1; Glisser-déposer Total en G1; Fermer la Boîte à outils. Nous avons toute l'information que nous avons besoin. Consulter la page Tableau pour plus d'information. Ajouter un tableau croisé dynamique - Tableau Bâtir un tableau croisé dynamique Maintenant, créons un tableau croisé dynamique simple: Sélectionner les colonnes A à G inclusivement; Cliquer sur l'onglet Insertion de votre feuille de calcul; Sélectionner Tableau croisé dynamique. La fenêtre Créer un tableau croisé dynamique s'ouvre: Laisser les sélections par défaut; Cliquer OK. Une nouvelle feuille de calcul s'ouvre avec la structure de base du tableau croisé. Dans la liste de champs de tableau croisé dynamique: Cocher le Nom du client; Cocher le Numéro de facture; Glisser-déposer Quantité dans la zone Valeurs; Glisser-déposer Total dans la zone Valeurs; Cliquer sur la flèche à droite du champ Quantité dans la zone Valeurs pour ouvrir le menu déroulant; Sélectionner Paramètres des champs de valeurs...; Sélectionner Somme dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre; Cliquer OK; Cliquer sur la flèche à droite du champ Total dans la zone Valeurs pour ouvrir le menu déroulant; Sélectionner Paramètres des champs de valeurs...; Sélectionner Somme; Cliquer OK

23 Vous obtenez un tableau croisé qui permet d'analyser rapidement les achats des clients. Rafraîchir les données Il est possible de conserver ce rapport pour refaire la même analyse plus tard en rafraîchissant les données de la feuille de calcul: Enregistrer votre rapport; Fermer la feuille de calcul; Ouvrir le rapport; Cliquer Rafraîchir. Les données du tableau ainsi que le contenu du tableau croisé sont mis à jour avec toutes les nouvelles transactions traitées dans le fichier de comptabilité. Consultez la page Rafraîchir les données pour plus d'informations. Vous avez terminé votre dernier rapport de ce Guide de démarrage. Faites nous part de vos questions ou de vos suggestions à Visionner les vidéos Logicim on YouTube pour en apprendre d'avantage

24 Visite de l'espace de Travail Cette section du manuel présente un aperçu général des outils de XLGL ainsi que leur fonctionnement. Ouvrir XLGL Il y a deux options pour accéder à XLGL: Cliquer sur l'icône XLGL du bureau, ou; Ouvrir une feuille de calcul Excel. XLGL se retrouve dans la barre d'outils de Excel. Note - Si l'onglet XLGL est absent de votre barre d'outils, veuillez consulter FAQ afin d'enregistrer XLGL dans Excel. Ruban Excel 2007 ou supérieur Les icônes du ruban de XLGL permettent d'accéder aux outils les plus fréquemment utilisés de l'application. Il est subdivisé en quatre secteurs: Connexion, Créer, Outils et Ressources

25 Explication des secteurs du ruban Secteurs Connexion Créer Outils Ressources Explications Établi la connexion entre un fichier source et une feuille de calcul. Permet d'obtenir les résultats de votre entreprise à l'aide d'une banque de rapports prêts à être utilisés ou d'outils permettant d'insérer de l'information dans une feuille de calcul. Accès direct aux outils les plus sollicités. Englobe toutes les sources d'informations de XLGL. Connecter Établissez une connexion entre un fichier source et la feuille de calcul pour utiliser ces données dans les rapports. Explication des champs et des boutons Ouvrez la fenêtre Connecter afin de pouvoir identifier l'emplacement du fichier de données comptables: cliquer sur le bouton Connecter à partir du ruban XLGL. Fenêtre Connecter

26 Champs/Boutons Nom de la connexion Nouvelle Emplacement du fichier Parcourir Usager Mot de passe Mode avancé Explications Nommer la connexion ou sélectionner à l'aide du menu déroulant la connexion de votre choix. Créer une nouvelle connexion. Emplacement du fichier contenant la base de données comptable. Permet de naviguer jusqu'à l'emplacement du fichier de comptabilité. Le nom d'usager utilisé pour ouvrir les données dans le logiciel de comptabilité. Le mot de passe de l'usager utilisé pour ouvrir les données dans le logiciel de comptabilité. Permet de gérer des connexions à un niveau avancé. Rapports Obtenez en 3 simples clics de souris un rapport comptable complet et dynamique

27 Explication des champs et des boutons Une nouvelle fenêtre s'ouvre lorsque vous cliquez sur Rapports. Il suffit alors de sélectionner et d'ouvrir un modèle afin d'obtenir les résultats de votre entreprise. Fenêtre Rapports Champs/Boutons Arborescence Flèches Explications Organisation des différents modèles de rapports regroupés par catégories. Permettent de visualiser les différents rapports offerts dans une catégorie

28 Boîte à outils Modifiez les rapports XLGL offerts ou créez vos propres rapports avec la Boîte à outils. Explication des champs et des boutons Ouvrez la Boîte à outils pour accéder aux options de XLGL qui permettent d'ajouter de l'information dans une feuille de calcul: Cliquer sur Boîte à outils à partir du ruban XLGL. Boîte à outils

29 Champs/Boutons Secteur Outils Secteur Dispositions Connexion par défaut L'onglet Paramètres Secteur Mise-à-jour Explications Menus accordéons qui regroupent toute l'information comptable pouvant être inséré dans la feuille de calcul. Sommaire de tous les objets contenus dans la feuille de calcul. Identifie le nom de la connexion permanente des prochains objets créés. Ruban d'outils qui permettent de modifier l'affichage des objets dans la feuille de calcul. Identifie le mode de Mise-à-jour de la feuille de calcul: automatique ou

30 Champs/Boutons Explications de Paramètres Secteur Mode de Paramètres Secteur Direction de Paramètres Secteur nouvelle données de Paramètres L'onglet Création manuel. Précise le mode de création d'objet: Forme libre ou Tableau. Donne la direction d'un objet: Vers le bas ou Vers la droite. Attribue le mode d'insertion des nouvelles données dans la feuille de calcul: Insérer des cellules, Insérer des lignes entières ou Remplacer le contenu. Permet d'insérer une nouvelle disposition vide pour le développement sur mesure. Outils Le secteur Outils du ruban XLGL 4.0 offre un accès rapide aux options les plus sollicitées. Explication des outils Outil Rafraîchir Figer Zoom avant Cacher les zéros Description Actualise l'information contenu dans la feuille de calcul. Remplace les formules de la feuille de calcul par leurs valeurs courantes. Permet de consulter le détail des transactions utilisées pour calculer le montant affiché dans la feuille de calcul. Masque les lignes et les colonnes entières qui contiennent uniquement des zéros

31 Ressources Le secteur Ressources du ruban XLGL offre un accès rapide aux sources d'information disponibles. Il est possible de consulter de l'aide en ligne ou de recevoir une réponse personnalisée à vos questions. Explication des ressources disponibles Ressource Aide Soutien Technique Suggestion English / Anglais À propos Explication Permet d'accéder à l'aide en ligne, au guide de démarrage, aux sites d'information et aux mises-à-jour. Permet d'écrire un courrier électronique à une personne qualifiée pouvant répondre à vos questions sur l'utilisation de XLGL. Ouvre un courrier électronique préadressé à l'équipe de développement pour faire parvenir des suggestions dans le but d'améliorer le logiciel. Permet de basculer la langue de l'interface entre le français et l'anglais. Permet de connaître le numéro de version du logiciel ainsi que la date du renouvellement. Personnaliser la Boîte à outils Il est possible de sélectionner et d'ajuster le contenu de la Boîte à outils en fonction des préférences de l'utilisateur. Boîte à outils

32 Vous pouvez adapter le contenu de la Boîte à outils selon vos besoins. Améliorer ainsi l'efficacité de votre travail en agrandissant en déplaçant ou en masquant certaines zones de cette fenêtre

33 Outils Cette section présente en détail tous les outils de travail offert par XLGL. Découvrez progressivement les options de bases jusqu'aux outils de développement sur mesure disponible. Ouvrir XLGL Connexion à un fichier comptable Modèles de rapports Boîte à outils Rafraîchir les données Figer les montants Zoom avant Cacher les zéros Changer la langue d'affichage Mise en page Guide de démarrage Ce manuel permet de connaître l'environnement et les outils de XLGL tout en obtenant des premiers rapports. Guide de démarrage Ouvrir XLGL Pour accéder à XLGL vous pouvez soit : Cliquer sur l icône XLGL sur votre bureau, ou alors; Ouvrir une feuille de calcul Excel. XLGL se retrouve dans la barre d'outils de Excel. Différentes versions d Excel Selon votre version d'excel, vous trouvez XLGL à différent endroit. Pour les versions d Excel 2007 et plus récentes Pour accéder à XLGL vous devez: Sélectionner l'onglet XLGL;

34 Vous retrouvez dans le ruban tous les icônes nécessaires pour travailler avec XLGL. Pour les versions d Excel 2000 et 2003 Vous accédez au menu XLGL directement dans la barre d'outils d'excel. Si ce menu est absent, assurez-vous de bien avoir installé le logiciel et consultez la section FAQ afin d'ajouter le Ruban ou le menu XLGL à votre feuille de calcul. Connecter Afin d'obtenir des rapports qui présentent les résultats de votre entreprise: XLGL doit pouvoir accéder à vos données comptables en s'y connectant. Le premier icône du ruban établit cette connexion en identifiant l'emplacement de votre fichier comptable: Cliquer sur l'icône Connecter. La fenêtre Connecter s'ouvre:

35 Cliquer sur le bouton Parcourir... pour identifier l'emplacement de votre fichier de comptabilité; Optionnel - Attribuer un nom à cette connexion dans le champ Nom de la connexion; Entrer le nom d'usager et le mot de passe que vous utilisez dans le logiciel de comptabilité; Appuyer sur OK. Le lien est maintenant établi entre votre feuille de calcul et votre base de données comptable. Les caractéristiques de cette connexion sont sauvegardées afin d'être disponible lorsque vous réutiliserez XLGL. Lorsque vous avez plusieurs fichiers: Utiliser le menu déroulant de Nom de la connexion afin d'identifier le fichier souhaité. Mode avancé Le lien Mode avancé de la fenêtre Connecter permet de gérer les connexions d'un ou de plusieurs fichiers de comptabilité simultanément. Cliquer sur Mode avancé pour accéder aux options de gestions;

36 Entrer une nouvelle connexion en cliquant sur le bouton Nouvelle; Renommer une connexion existante en la sélectionnant et en entrant son nouveau nom dans le champ Nom de la Connexion; Supprimer une connexion à l'aide du X rouge situé à droite du nom de la connexion; Établir une connexion avec un fichier en cliquant sur Connecter pour passer au voyant vert; Déconnecter un fichier en cliquant sur Déconnecter pour passer au voyant rouge; Identifier la Connexion par défaut à l'aide de la boîte à cocher; Cliquer sur Mode normal pour revenir à la fenêtre de connexion par défaut. Visionner le vidéo: Connexion à une compagnie Simple Comptable avec XLGL 4.0 pour observer les caractéristiques de la Connexion. Rapports Les modèles de rapports permettent d'obtenir en trois clics de souris les résultats de votre entreprise. Cliquer sur l'icône Rapports du Ruban XLGL

37 La fenêtre Rapports s'ouvre: Sélectionner le modèle de rapport désiré; Cliquer sur OK. Le rapport s'ouvre dans une nouvelle feuille de calcul. Les montants affichés présentent les résultats de votre entreprise. Note - Le fichier de données utilisé est celui par défaut. Sélectionner Connecter pour changer de fichier comptable. Visionner le vidéo: Rapports de XLGL 4.0 pour Simple Comptable pour observer les caractéristiques des Rapports offerts

38 Boîte à Outils La Boîte à outils est une fenêtre qui permet de : Glisser-déposer de l'information Les rapports comptables sont constitués principalement de données et de montants. Toute l'information comptable disponible se retrouve dans le secteur Outils de la Boîte à outils. Données L'information est divisée en catégories comptables afin de pouvoir la retrouver facilement. Les champs les plus fréquemment utilisés se retrouvent directement sous le titre principal de la catégorie tandis que les autres se retrouvent tous sous Autres champs. E X E M P L E Dans le module du Journal général, la première catégorie est le Plan comptable. Dans cette catégorie, les deux champs les plus fréquemment utilisés sont le Nom du compte et le Numéro du compte. Alors, ils sont situés directement sous le titre Plan comptable. Tandis que les champs moins utilisés tel que la Position, la Classe ou le Code IGRF sont accessible sous Autres Champs. Les données peuvent être affichées sur des colonnes ou sur des lignes. Pour en savoir d'avantage sur le glisser-déposer et pour modifier des dispositions référez-vous à la page Disposition de ce manuel. Fonctions Les résultats comptables sont générés par les fonctions XLGL. Elles apparaissent dans les différents modules à tous les endroits où il est pertinent de les insérer. Le symbole f x les différencie des champs d'informations. Les fonctions les plus couramment utilisées sont directement sous le titre des catégories. Toutes les autres sont disponibles sous Autres fonctions. E X E M P L E Dans le module Journal général, la première catégorie est le Plan comptable. Dans cette catégorie, les trois fonctions les plus fréquemment utilisées sont le Solde du compte, Total de la période et Budget du compte. Alors, ces trois fonctions sont directement sous le titre Plan comptable. D'autres fonctions sont également disponibles sous Autres fonctions tel que Commandes de client et Devis de clients. Toutes les fonctions peuvent être insérées rapidement dans une feuille de calcul à l'aide du glisser-déposer. Ensuite, il suffit de compléter les champs de la fenêtre Arguments de la fonction pour obtenir un résultat. Pour plus d'informations sur les fonctions consulter la page Fonctions. Le glisser-déposer est utilisé pour insérer les champs d'information et les fonctions. Elles peuvent avoir la forme d'un tableau ou libre. Consulter la page Disposition pour plus d'information sur ces modes d'insertions. Sélectionner un mode de mise-à-jour XLGL offre deux modes de mise-à-jour: manuel ou automatique. Il est possible de sélectionner le mode de mise-à

39 jour à partir de l'onglet Paramètres de la Boîte à outils, dans le secteur Mise-à-jour du ruban. Par défaut, Mise-à-jour automatique est sélectionnée. Pour désactiver ce mode, il suffit de le désélectionner à partir de ce ruban. Manuel Lorsque ce mode est activé, l'usagé doit appuyer manuellement sur Rafraîchir à toutes les fois qu'il désire actualiser le contenu de sa feuille de calcul. Il est possible de rafraîchir les données manuellement à partir de deux endroits différents: Le ruban XLGL, et; L'onglet Paramètres de la Boîte à outils. Automatique Lorsque le mode automatique est activé et que la Boîte à outils est ouverte, tout le contenu de la feuille de calcul est actualisé à toutes les fois qu'une modification est faite dans celle-ci. Dès que la Boîte à outils est fermée, la mise -à-jour devient manuelle. Pour plus d'information, consulter la page Rafraîchir. Filtrer des résultats Les filtres permettent d'étudier les données d'une feuille de calcul selon certains critères de sélection tel que les dates, les noms de clients ou les numéros de compte. Pour accéder à ses options: Ouvrir la Boîte à outils; Double cliquer sur la disposition à filtrer dans le secteur Dispositions; Sélectionner Filtres dans le menu accordéon en bas à droite; Filtrer selon vos préférences; Cliquer sur Rafraîchir pour actualiser la feuille de calcul. Pour plus d'information, consulter la page Filtrer les données. Attribuer une connexion permanente La connexion permanente est un outil à exploiter lorsque vous utilisez les donnnées de plusieurs compagnies simultanément dans la même feuille de calcul. Elle est utilisée pour fixer de façon permanente la connexion de certaines dispositions à un fichier de comptabilité en particulier. Normalement, dans la Boîte à outils la connexion par défaut est utilisée pour la création de toutes les dispositions. Pour utiliser une connexion permanente sur une disposition: Identifier le nom de la connexion permanente dans la Boîte à outils (en haut à gauche); Insérer une disposition. Toutes les dispositions créées ainsi seront en permanence connectées au fichier de comptabilité spécifié dans la Boîte à outils. Pour continuer à utiliser la connexion par défaut:

40 Fermer et ouvrir la Boîte à outils ou; Spécifier (connexion par défaut) dans la Boîte à outils. Personnaliser la Boîte à outils La Boîte à outils est composée de plusieurs secteurs qui peuvent tous être redimensionnés, déplacés, masqués et même fermés, Modifiez l'apparence de cette fenêtre afin qu'elle corresponde exactement à vos besoins. Visionner le vidéo:utiliser la Boîte à outils XLGL pour disposer vos rapports Simple Comptable pour observer certaines caractéristiques de la Boîte à outils. Menus accordéons Par défaut, le premier menu accordéon se retrouve dans la Boîte à outil à gauche sous le secteur Dispositions. Ce secteur se nomme: Outils. Il regroupe toute l'information comptable pouvant être insérée dans une feuille de calcul. Le deuxième menu accordéon apparaît dans la Boîte à outils à droite suite à l'insertion d'une disposition. Il est utilisé pour modifier les attributs d'une disposition existante et pour filtrer son contenu. Pour en savoir plus sur ce deuxième menu accordéon, consulter les pages Disposition et Filtrer les données. Voici quelques détails sur le premier menu accordéon du secteur Outils. Regroupement L'information est regroupée par catégorie identique aux modules comptables des logiciels de comptabilité: Compagnie et autres; Journal général; Clients et produits; Fournisseurs et charges; Employées et paie; Stocks et services; Projets. Utilisation Premièrement, retrouver l'information que vous souhaitez ajouter à votre feuille de calcul à l'aide des catégories comptables. Deuxièmement, glisser-déposer le champ de votre choix dans une cellule. E X E M P L E Pour afficher votre liste de comptes d'actif en B5:

41 - Ouvrir la Boîte à outils; - Trouver le mot Actif, il se retrouve dans Journal général -> Plan comptable -> Sélection Rapide; - Glisser-déposer Actif en B5. La liste de vos comptes d'actif s'affiche. NOTE - Il est possible de préciser l'orientation ou la forme de l'information que vous ajoutez à l'aide de l'onglet Paramètres de la Boîte à outils. Pour plus d'information, consulter la page Dispositions. Symboles Symbole Explications Champs à glisser-déposer dans une feuille de calcul. Titre qui englobe plusieurs champs. Fonction XLGL à glisser-déposer dans une feuille de calcul. Disposition Une disposition est un regroupement d'information dans une feuille de calcul. Elle ajoute beaucoup de flexibilité à la réalisation de rapport. Ajouter une nouvelle disposition Dans la Boîte à outils, le menu accordéon du secteur Outils regroupe toute l'information comptable qui est possible d'insérer dans une feuille de calcul. Et les options de l'onglet Paramètres permettent de les afficher selon vos propres besoins. Modes de création: Forme libre, Tableau et Sur mesure Forme libre La Forme libre offre beaucoup de flexibilité. Le principe de base est que toute modification apportée à l'environnement du premier article d'une liste est réappliquée pour tous les autres articles semblables plus bas. Exemple

42 E X E M P L E Affichons une liste d'employés avec leur adresse et leur numéro de téléphone. - Ouvrir une nouvelle feuille de calcul; - Ouvrir la Boîte à outils; - Dans le secteur Outils, cliquer sur Employés et paie; - Glisser-déposer Employés en A5; - Insérer deux lignes vides sous le premier employé; - Dans la Boîte à outils, cliquer sur le + devant Employés; - Cliquer sur le + devant Autres champs; - Glisser-déposer Ligne Adresse 1 en B6; - Glisser-déposer Ville en C6; - Glisser-déposer Téléphone 1 en B7. Vous pouvez observer que tout ajout fait dans l'environnement du premier employé est ajouté également automatiquement pour tous les autres employés de la liste. Pour en savoir plus, sur ce mode de création, consulter la page Forme libre. Tableau Le mode Tableau, quant à lui, affiche l'information dans un format plus simple. L'information s'ajoute graduellement une à côté de l'autre: colonne par colonne. Exemple E X E M P L E Affichons une liste de clients avec leurs factures ainsi que le montant des factures. - Ouvrir le Boîte à outils; - À partir de l'onglet Paramètres, sélectionner le mode Tableau; - Dans le secteur Outils, cliquer sur Clients et produits; - Glisser-déposer Clients en A5; - Cliquer sur le + devant Clients; - Glisser-déposer Factures (dans l'arborescence de Clients) en B5; - Cliquer sur le + devant Factures; - Cliquer sur le + devant Autres champs; - Glisser-déposer Total en C5. Le tableau de toutes les factures de vos clients est complet. Pour en savoir d'avantage sur ce mode de création, consulter la page Tableau. Développement sur mesure Le troisième mode est utilisé pour créer des structures encore plus flexibles que ce qui est offert par la Forme libre. Pour en savoir d'avantage sur ce principe, consulter la page Développement sur mesure. Direction horizontale ou verticale Il est possible d'insérer de l'information sur des colonnes ou sur des lignes

43 À partir de l'onglet Paramètres de la Boîte à outils, il suffit de préciser la direction soit Vers le bas ou Vers la droite pour identifier l'orientation des données à ajouter. Par défaut, l'orientation est Vers le bas. E X E M P L E Affichons une liste de comptes avec leurs divisions comme entêtes de colonnes. - Ouvrir le Boîte à outils; - Glisser-déposer Plan comptable en A5; - À partir de l'onglet Paramètres, sélectionner la direction Vers la droite; - Cliquer sur le - devant Plan comptable; - Glisser-déposer Division en C3. La liste de tous les comptes occupent les colonnes A et B tandis que les divisions sont affichées sur les lignes 3 et 4. Note - La direction est toujours vers le bas pour le format Table. Mode d'insertion de nouvelles données Il est important de sélectionner le bon mode d'insertion des nouvelles données tout particulièrement lorsqu'il y a déjà de l'information dans la feuille de calcul. XLGL offre trois modes d'insertions: Insérer cellules, Insérer lignes entières ou Remplacer. Note - Une mauvaise utilisation du mode d'insertion risque d'effacer le contenu de votre feuille de calcul. Insérer cellules Ce mode insère des cellules pour les nouvelles données et décale vers le bas et vers la droite le contenu des cellules avoisinantes. Insérer lignes entières Ce mode insère des lignes/colonnes entières pour les nouvelles données et décale vers le bas/vers la droite les lignes/colonnes entières. Remplacer Ce mode remplace le contenu des cellules avec les nouvelles données et efface le contenu des cellules situées dans sa zone d'affichage. Exemple E X E M P L E Voici une méthode qui permet de visualiser l'effet des trois modes d'insertions. - Ouvrir une nouvelle feuille de calcul; - Sélectionner la ligne 7 en entier; - Remplisser la ligne 7 d'une couleur, jaune par exemple;

44 - Sélectionner et remplissez de la couleur jaune la colonne D; - Ouvrir la Boîte à outils; - Sélectionner dans l'onglet Paramètres l'option Insérer cellules; - Glisser-déposer Devises en A2, à partir du secteur Outils, sous le menu Compagnie et autres. Vous pouvez observer l'effet sur la ligne et la colonne jaune et recommencer cet exercice pour les deux autres modes d'insertions: Insérer lignes entières et Supprimer. Modifier une disposition existante Le contenu et les attributs d'une disposition présente dans une feuille de calcul peut en tout temps être modifié. Dans le secteur Dispositions de la Boîte à outils, toutes les feuilles de calculs du fichier, ainsi que leur contenu sont représentées à l'aide d'une arborescence. Pour modifier les données contenues dans l'une de ces feuilles: Trouver et double-cliquer sur la disposition à modifier. Un nouvel onglet portant le nom de la disposition sélectionnée s'ouvre dans la Boîte à outils à droite. Il offre une liste d'options: Renommer une disposition Pour renommer une disposition, il suffit de remplacer le contenu du champs Nom par le nom souhaité. Modifier la direction d'une disposition Pour modifier la direction des données, il suffit de sélectionner l'autre direction à partir du menu déroulant. Faites attention de sélectionner le bon mode d'insertion de données: Insérer des cellules, Insérer des lignes entières ou Remplacer. Note - Cette option est Vers le bas par défaut et est disponible en Forme libre seulement. L'information en format Tableau s'affiche uniquement Vers le bas. Ajouter le regroupement d'une disposition Il est possible d'ajouter le regroupement automatique à une disposition en cochant la case devant l'option Groupement automatique. Note - Cette option n'est pas activée par défaut et est disponible en Forme libre seulement. Montrer les entêtes Il est possible d'afficher automatiquement les entêtes de colonne pour une disposition en cochant la case devant l'option Montrer les entêtes. Note - Cette option est activée par défaut et est disponible en mode Tableau seulement

45 Ajuster automatiquement les colonnes Il est possible d'ajuster automatiquement la largeur des colonnes d'un Tableau en cochant la case devant l'option Ajuster automatiquement les colonnes. Note - Cette option est activée par défaut et est disponible en mode Tableau seulement. Recopier les formules Il est possible de recopier automatiquement les formules ou l'information sur toutes les ligne d'un Tableau lorsque cette information est écrite manuellement sur la première ligne du tableau. Pour modifier cette option, il suffit de cocher ou de décocher la case devant Recopier les formules. Note - Cette option est activée par défaut et est disponible en mode Tableau seulement. Supprimer une disposition Pour supprimer une disposition, il suffit de la sélectionner dans le secteur Dispositions de la Boîte à outils et d'appuyer sur la touche Supprimer de votre clavier. Pour ajouter du style à une disposition, consulter la page Mise en page. Forme libre La forme libre permet de créer un modèle de disposition qui correspond exactement à vos besoins. Ce modèle est répété le nombre de fois nécessaire pour afficher tout le contenu du fichier comptable. La Boîte à outils assiste l'usager dans cette démarche en permettant de glisser-déposer les champs nécessaires à la position souhaitée. Initialiser une forme libre Lorsque la Boîte à outils s'ouvre, le mode de création par défaut est la Forme libre, pour le vérifier: Ouvrir la Boîte à outils; Sélectionner l'onglet Paramètres. Le ruban indique que Forme libre est sélectionné. Tous les champs glissé-déposé dans cet état formeront un modèle de disposition. Bâtir une disposition en forme libre Une disposition constitue le groupe de cellules d'une feuille de calcul qui contient les premières données d'une liste

46 Graduellement, les limites de la disposition s'agrandissent à toutes les fois que l'usager y ajoute des champs. Ce secteur est en surbrillance lorsqu' un glissé-déposé est entrepris. Note - Une disposition s'agrandie vers la droite et vers le bas. Lorsque des modifications sont appliquées au premier ensemble de données: les mêmes modifications sont réappliquées automatiquement à tous les autres ensembles suivants: insérer des lignes ou des colonnes; déplacer de l'information; ajouter des formules en toute liberté; faire une somme; modifier le style. Le principe de disposition permet de styliser rapidement les données d'une feuille de calcul. L'information qui a été intégrée en forme libre est extrêmement flexible et s'adapte à tous les besoins. Exemple E X E M P L E Dans une nouvelle feuille de calcul: - Ouvrir la Boîte à outils; - Cliquer sur Clients et produits; - Glisser-déposer Clients en A5; - Insérer trois lignes vides sous le premier client; - Sous Clients et Autres champs, glisser-déposer Ligne Adresse 1 en B6; - Glisser-déposer Ville en C6; - Glisser-déposer Téléphone 1 en B7; - Ajouter du Gras au nom du client en A5; - Insérer trois autres lignes sous le numéro de téléphone du premier client; - Insérer Factures en D8, qui se retrouve sous Clients; - Glisser-déposer Total en E8 à partir de Clients > Factures > Autres Champs; - Dans la cellule immédiatement sous de dernier Total, ajouter la somme de toutes les factures; - Ajouter du Gras et une bordure supérieure dans cette cellule; - Cliquer sur Rafraîchir. Vous obtenez une liste de clients avec toutes leurs factures. Consulter la page Filtre pour afficher que les résultats entre deux dates. Tableau Le format Tableau a une forme très simple. L'information s'ajoute graduellement colonne par colonne. La Boîte à outils assiste l'usager dans cette procédure en permettant de glisser-déposer les champs nécessaires. Initialiser un tableau

47 Lorsque la Boîte à outils s'ouvre, le mode de création par défaut est la Forme libre, pour changer ce mode: Ouvrir la Boîte à outils; Sélectionner l'onglet Paramètres; Cliquer sur Tableau. Le ruban indique que Tableau est sélectionné. Tous les champs glissé-déposé dans cet état formeront un Tableau contenant l'information insérée. Méthode de création d'un tableau L'utilisation de la Boîte à outils permet de glisser-déposer tous les champs désirés une colonne à la fois. Une zone en surbrillance détermine les dimensions de la disposition à chaque ajout d'information. Le nombre de lignes d'un Tableau augmente afin d'afficher tout le contenu du fichier comptable des paramètres ajoutés. Note - Lorsqu'un champs est glissé-déposé sur une colonne d'information déjà existante: les données existantes sont remplacées par les nouvelles données. Il n'y a pas d'insertion de colonne automatique. Note 1 - Les champs peuvent être déposés sur n' importe quelle ligne, car uniquement la colonne est considérée. Et il est possible de laisser des colonnes vides entre les glissé-déposé. Exemple E X E M P L E Dans une nouvelle feuille de calcul: - Ouvrir la Boîte à outils; - Sélectionner l'onglet Paramètres; - Cliquer sur Tableau; - Cliquer sur Clients et produits; - Glisser-déposer Clients en A5; - Sous Clients et Autres champs, glisser-déposer Ligne Adresse 1 en B5; - Glisser-déposer Ville en C5; - Glisser-déposer Téléphone 1 en D5; - Insérer Factures en E5 qui se retrouve sous le titre Clients; - Sous Clients > Factures > Autres champs, glisser-déposer Total en F5. Vous obtenez une liste de clients avec toutes leurs factures. Mise en page Les tableaux de XLGL permettent d'ajouter du style, tel que: Insérer des colonnes; Modifier le format des colonnes; Ajouter du style à une seule cellule

48 Les modifications demeureront intacts même après avoir rafraîchi les données. Note - Il est impossible d'insérer des lignes. Consulter la page Filtre pour afficher que les résultats entre deux dates. Les tableaux sont l'outil idéal pour la réalisation de tableaux croisées. Disposition sur mesure Lorsque la flexibilité de la forme libre ne suffit pas, le développement sur mesure répond aux besoins de création plus complexe: Regrouper des comptes; Insérer de l'information autre que celle offerte par la Boîte à outils; Copier le nombre de fois nécessaire la disposition personnalisée; Mise à jour de toutes les modifications. La première étape consiste a insérer une structure vide d'une disposition dans la feuille de calcul. Initialiser une nouvelle disposition vide La Boîte à outils peut être utilisée pour initialiser la structure de base d'une nouvelle disposition: Sélectionner la cellule où vous souhaitez ajouter une nouvelle disposition; Ouvrir la Boîte à outils; Sélectionner l'onglet Avancé; Cliquer sur Nouveau. Une nouvelle disposition vide est insérée dans la feuille de calcul dans la cellule spécifiée. Elle est également représentée dans l'arborescence du secteur Dispositions de la Boîte à outils et se nomme DispositionDonnées1. Changer les propriétés de la disposition à l'aide du menu accordéon de droite: Général, Filtres, Champs et tri ou Données. Bâtir un modèle de disposition de développement sur mesure Un modèle de disposition constitue le groupe de cellules d'une feuille de calcul qui contiennent les premières données d'une liste. Graduellement, les limites d'une disposition s'agrandissent à toutes les fois que l'usager y ajoute des champs. Il est toujours possible d'utiliser les objets offerts par la Boîte à outils en les insérant à l'aide d'un simple glisserdéposer. Note - Une disposition s'agrandie vers la droite et vers le bas

49 Lorsque des modifications sont appliquées au premier ensemble de données: les mêmes modifications sont réappliquées automatiquement pour toutes les autres dispositions suivantes: insérer des lignes ou des colonnes; déplacer de l'information; ajouter des formules en toute liberté; faire une somme; modifier le style. Le principe de disposition permet de styliser rapidement les données d'une feuille de calcul. Consulter les pages Expressions et Éditeur de requête pour vous aidez à bâtir un rapport sur mesure. Note - En développement sur mesure, l'utilisateur gère lui-même l'affichage des données ainsi que les limites. XLGL ne fait que gérer la connexion et retourner les résultats des fonctions XLGL. Éditeur de requêtes SQL L'éditeur permet de créer des requêtes SQL uniques qui répondent exactement à vos besoins. L'affichage de l'information comptable est identique aux tables contenues dans la base de données. Accéder à l'éditeur Pour accéder à l'éditeur de requêtes SQL: Ouvrir la Boîte à outils; Sélectionner l'onglet Avancé; Cliquer sur Data Source Layout à partir du menu déroulant de Nouveau. Un nouveau secteur s'ouvre dans la Boîte à outils avec un menu accordéon dont le contenu est Général, Filtres, Champs et tri ou Données: Sélectionner Données; Cliquer sur Modifier la requête... La fenêtre Créateur de requête s'ouvre avec tous les outils de développement d'une requête SQL. Filtrer les données Filtrer des données permet d'étudier plus précisément les résultats en affichant uniquement l'information nécessaire. Accéder aux filtres Pour accéder aux options de filtres: Ouvrir la Boîte à outils; Glisser-déposer une nouvelle disposition (ou double-cliquer sur une disposition existante)

50 Un nouveau secteur s'ouvre dans la Boîte à outils avec un menu accordéon dont le contenu est Général, Filtres, Champs et tri ou Données: Sélectionner Filtres. Tous les filtres disponibles sont englobés dans ce secteur. Les options de filtres sont différentes d'une disposition à l'autre. Description des différents filtres Filtre par arborescence Le filtre par arborescence permet de cocher ou de décocher visuellement certains critères de sélection: Sélectionner le type de données à filter à l'aide des deux menus déroulants; Cocher ou décocher les cases de l'arborescence en fonctions de vos besoins; Rafraîchir les données pour analyser les résultats. Note - Lorsque la case Tous est cochée, les résultats inclus les données dont le paramètre sélectionné est vide. Par exemple, lorsque le filtre est appliqué sur la langue des clients et que Tous est coché, mais qu'aucune des langues affichées dans l'arborescence n'est sélectionnées. Le résultat n'affichera que les clients dont la langue n'a pas été spécifiée dans la base de données comptable. Date Les dates sont spécifiés grâce au calendrier qui s'affiche dans le menu déroulant de ce champs. Les flèches simples de droites et de gauches avance ou recule d'un mois à la fois. Tandis que les flèches doubles avancent ou reculent de 6 mois. Effacer le contenu des dates avec le X rouges à droite des champs. Case à cocher Ajouter ou enlever le crochet dans la case pour afficher ou non le critère décrit; Inactif; Corrigé; Correction. Les données d'une feuille de calcul doivent être rafraîchies suite à la spécification d'un filtre pour actualiser les résultats en fonction de ce critère. Pour plus d'information sur cette étape, consulter la page Rafraîchir les données. Fonctions Les fonctions XLGL permettent d'afficher les montants propre à un fichier comptable en tenant compte de plusieurs critères tel que des dates, des numéros de comptes, des noms de clients, des codes de division, des projets, etc. Méthodes d'insertion de fonctions

51 Généralement, les montants dans les rapports sont générés par les fonctions XLGL. Voici trois méthodes différentes d'insérer ces fonctions dans une feuille de calcul: Glisser-Déposer Les fonctions sont disponibles à partir des menus accordéons de la Boîte à outils à tous les endroits où il est pertinent de les insérer. Elles sont représentées avec le symbole f x : Glisser-déposer la fonction que vous avez besoin. La fenêtre Arguments de la fonction s'ouvre afin de vous aider à préciser vos critères de calcul. E X E M P L E Lorsque la Boîte à outils s'ouvre, dans le secteur Outils, sous Journal général la première fonction offerte est Solde de compte. Note - D'autres fonctions sont également disponibles sous les champs Autres fonctions des différents menus accordéons de la Boîte à outils. Méthode d'insertion de fonctions d'excel La fenêtre Insérer une fonction permet de rechercher, de consulter et d'intégrer toutes les fonctions disponibles dans un chiffrier. Le bouton f x devant la barre de formule d'excel permet d'accéder à cette interface: Cliquer f x ; Sélectionner la catégorie XLGL; Identifier la fonction désirée; Cliquer OK. La fenêtre Arguments de la fonction s'ouvre afin de vous aidez à préciser vos critères de calcul. Directement dans la barre de formule La barre de formule d'excel permet d'entrer directement le nom des fonctions ainsi que leurs paramètres. Vous pouvez vous référer au tableau plus bas pour connaître le nom des différentes fonctions et cliquez sur leur lien pour connaître leur liste de paramètres. La méthode à privilégier pour ceux qui débutent avec XLGL est le Glisser-déposer. Note - L'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrits manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Utilisation des références Il est fortement recommandé d'utiliser l'adresse des cellules d'excel contenant l'information des paramètres demandés dans toutes les fonctions de XLGL, tel que les noms ou les codes. Cette habitude ajoute de la flexibilité

52 à votre feuille de calcul et assure la cohérence de vos résultats. E X E M P L E Lorsque le numéro de compte est dans la cellule A5, le paramètre de la fonction qui utilise ce numéro de compte devrait être A5 et non Fonctions offertes par XLGL Voici la liste de toutes les fonctions offertes par XLGL, veuillez vous référer à leur page de détail pour toute information supplémentaire sur leur utilisation et leurs paramètres. Liste des descriptions des fonctions en ordre alphabétique Budget par compte/division/projet 1 Champ de compagnie 2 Commande de clients 3 Commande aux fournisseurs 4 Connexion 5 Devis aux clients 6 Devis de fournisseurs 7 Heures payées aux employés 8 1 : Cette fonction génère le budget alloué pour une période spécifique : XGLBudgets(). 2 : Cette fonction affiche l'information relative à la compagnie correspondant au paramètre spécifié dans Field : XCompany(). 3 : Cette fonction génère la somme des montants commandés par des clients entre deux dates spécifiques : XCustomerOrder(). 4 : Cette fonction génère la somme des montants commandés chez un fournisseur entre deux dates spécifiques : XVendorOrder(). 5 : Cette fonction ouvre une connexion vers le fichier de comptabilité spécifié : XConnect(). 6 : Cette fonction génère la somme de tous les montants des devis proposés aux clients entre deux dates spécifiques : XCustomerQuote(). 7 : Cette fonction génère la somme de tous les montants des devis émis par des fournisseurs entre deux dates spécifiques : XVendorQuote(). 8 : Cette fonction génère le total des heures payées à un employé : XEmployeeHours()

53 Montant des transactions au GL pour une période 1 Montant dû par client 2 Montant dû par fournisseur 3 Quantité d'articles de stock 4 Solde de compte 5 Variation de quantité d'articles de stock 6 Tableau des fonctions avec leur description Fonctions Description XCompany() XConnect() XCustomerOrder() XCustomerOwing() XCustomerQuote() XData() XDataArray() XDataCondition() Champ de compagnie Connexion Commande de clients. Montant dû par client Devis aux clients Données comptable Données comptable Données comptable 1 : Cette fonction génère la somme des montants de toutes les transactions de comptes du Grand Livre entre deux dates spécifiques : XGLP(). 2 : Cette fonction génère le solde dû par des clients pour toutes les transactions effectuées dans une période spécifique : XCustomerOwing(). 3 : Cette fonction génère le solde dû à des fournisseurs pour toutes les transactions effectuées dans une période spécifique : XVendorOwing(). 4 : Cette fonction génère la quantité d'articles de stock à une date spécifique : XINV(). 5 : Cette fonction génère le solde des comptes du Grand Livre à une date spécifique : XGL(). 6 : Cette fonction génère la variation de la quantité d'articles de stock entre deux dates spécifiques :XINVP()

54 Fonctions Description XDataLookup() XEmployeeHours() XGL() XGLBudgets() XGLDesc() XGLDescDept() XGLP() XINV() XINVP() XVendorOrder() XVendorOwing() XVendorQuote() Données comptable Heures payées aux employées Solde de compte Budget par Compte/division/projet. Description d'un compte Description d'une division Montant des transactions au GL pour une période Quantité d'article de stock Variation de la quantité d'articles de stock Commandes aux fournisseurs Montant dû par fournisseur Devis de fournisseurs Budget par compte/division/projet - XGLBudgets() Description Cette fonction génère le budget alloué aux comptes et divisions du Grand Livre, ainsi qu'aux projets, pour une période spécifique. Paramètres Accounts [Facultatif] Numéro ou nom du compte du Grand Livre pour lequel le budget est demandé. Beginning [Facultatif] Date du début de la période pour laquelle le budget est demandé. End [Facultatif] Date de fin de la période pour laquelle le budget est demandé. Departments [Facultatif]

55 Code ou nom de la division pour laquelle le budget est demandé. Projects [Facultatif] Nom du projet pour lequel le budget est demandé. Interpolation [Facultatif] Méthode d'interpolation à utiliser lorsque la période demandée ne correspond pas aux périodes budgétaires définies dans Simple Comptable. Filenames [Facultatif] Nom du fichier Simple Comptable à interroger. Utilisation Il est fortement recommandé d'utiliser l'adresse des cellules d'excel (ex. A1:B19) contenant l'information des paramètres demandés dans toutes les fonctions de XLGL, tel que les numéros de comptes, les périodes et les départements. Cette habitude ajoute de la flexibilité à votre feuille de calcul et assure la cohérence de vos résultats. De plus, l'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrits manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Accounts Voir Comptes pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Par défaut, le total des bénéfices budgetés est généré lorsque ce paramètre demeure vide. Beginning Voir Paramètre Date/Période pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. End Voir Paramètre Date/Période pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Le tableau suivant résume quelque période possible en utilisant les paramètres Beginning et End: Beginning End Resultat 01/04/ /08/2008 1er avril 2008 au 31 Aout 2008 Juin 2008 Vide 1er juin 2008 au 30 juin 2008 Vide Juin er juin 2008 au 30 juin 2008 Avril 2008 Mars er avril 2008 au 31 Mars 2009 Pour les dates, il est recommandé d'utiliser le format de date défini sur votre ordinateur. (Cette vérification peut être faite dans les Options régionales du panneau de configuration de Windows.) Departments

56 Pour sélectionner une division, vous pouvez entrer soit: un code d'une division, tel que: 0100; un nom d'une division, tel que: Administration; faire une énumération de codes de divisions à l'aide de virgules, tel que : 0100,0200,0300. Pour obtenir le budget non-assigné à une division, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Departments, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des codes ou des noms des autres divisions déjà existantes. De cette façon, le budget non-assigné à une division sera généré. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, la somme des budgets assignés et non-assignés à une division sera générée. Projects Pour sélectionner un projet, vous devez entrer son nom, tel que: Rénovation du sous-sol. Pour obtenir les Produits budgetés, entrez Produits dans le paramètre Accounts. Pour obtenir les Charges budgetés, entrez Charges dans le paramètre Accounts. Interpolation Utilisez ce paramètre pour choisir la méthode d'interpolation à utiliser lorsque le début ou la fin de la période demandée tombe à l'intérieur d'une période budgetaire définie dans Simple Comptable. Les méthodes d'interpolation disponibles sont: FORCER VERS LE BAS Un budget ne sera pas reporté à moins que la période budgetaire entière soit contenue dans la période demandée. FORCER VERS LE HAUT Un budget sera toujours reporté si une partie de la période budgétaire se trouve dans la période demandée. LINÉAIRE Un budget est reporté en utilisant une interpolation linéaire. CUBIQUE Un budget est reporté en utilisant une interpolation cubique de catmull-rom. L'interpolation cubique utilise les périodes budgetaires précédente et suivante pour tenir compte d'accélération ou de décélération. Par défaut, la méthode d'interpolation est LINÉAIRE. Filenames À l'aide de ce paramètre, il est possible d'utiliser plusieurs fichiers Simple Comptable dans la même feuille Excel. Il suffit d'entrer le nom du fichier désiré et de sélectionner le chemin pour pointer au bon endroit. Si ce paramètre demeure vide, la connexion par défaut au fichier Simple Comptable sera sélectionnée. Remarques Pour les utilisateurs avancés, la fonction =XGLBudgets() peut être appelée directement dans la barre de formule (fx) d'excel. Par contre, les guillemets (") doivent absolument être utilisés lorsque vous identifiez vos paramètres, tel que: =XGLBudgets(" ") ou =XGLBudgets("4010","Mars 2015",,"Administration")

57 Il est possible d'obtenir le budget pour des comptes d'entêtes, de sous-totaux et de totaux à l'aide de la fonction XGLBudgets, la valeur générée est en fait la somme des budgets alloués aux comptes appartenant à son groupe. De plus, leurs numéros peuvent être insérés dans une plage de comptes, car leurs "Budgets" seront ignorés pour assurer la validité du résultat du Budget total de la plage de comptes. Par exemple, si la plage suivante est sélectionnée , uniquement les budgets des comptes autres que les budgets de comptes d'entêtes, de sous-totaux et de totaux seront additionnés. Champ de compagnie - XCompany() Description Cette fonction affiche l'information relative à la compagnie correspondant au paramètre spécifié dans Field. Paramètres Field [Facultatif] Nom ou code correspondant l'information désirée. Filename [Facultatif] Nom du fichier Simple Comptable à interroger. Utilisation Il est fortement recommandé d'utiliser l'adresse des cellules d'excel (ex. A1:B19) contenant l'information des paramètres demandés dans toutes les fonctions de XLGL, tel que les noms ou les codes. Cette habitude ajoute de la flexibilité à votre feuille de calcul et assure la cohérence de vos résultats. De plus, l'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrits manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Field Pour obtenir une information relatif à une compagnie, vous pouvez entrer soit: Nom pour obtenir le nom de la compagnie; Rue 1 ou S1 pour obtenir la première ligne de l'adresse de la compagnie; Rue 2 ou S2 pour obtenir la deuxième ligne de l'adresse de la compagnie; Ville ou CT pour obtenir le nom de la ville de l'adresse de la compagnie; Province ou PR pour obtenir le nom de la province de l'adresse de la compagnie; Pays ou CN pour obtenir le pays de l'adresse de la compagnie; Code Postal ou PC pour obtenir le code postal de l'adresse de la compagnie; Téléphone 1 ou P1 pour obtenir le premier numéro de téléphone de la compagnie; Téléphone 2 ou P2 pour obtenir le deuxième numéro de téléphone de la compagnie; Télécopieur ou FX pour obtenir le numéro de télécopieur de la compagnie; No d'entreprise ou BN pour obtenir le numéro d'entreprise de la compagnie; Date de session ou SD pour obtenir la date de la session de Simple Comptable. Pour obtenir une date de début ou de fin d'exercice, vous pouvez entrer soit: Début d'exercice, Début d'exercice 0, FS ou FS 0 pour obtenir la date du début d'exercice de l'année financière courante;

58 Fin d'exercice, Fin d'exercice 0, FE ou FE 0 pour obtenir la date de fin d'exercice de l'année financière courante; Début d'exercice année précédente, Début d'exercice 1, Début d'exercice -1, LYFS, FS 1 ou FS -1 pour obtenir la date du début d'exercice de l'année financière précédant l'année courante; Fin d'exercice année précédente, Fin d'exercice 1, Fin d'exercice -1, LYFE, FE 1 ou FE -1 pour obtenir la date de fin d'exercice de l'année financière précédant l'année courante; Début d'exercice 2, Début d'exercice -2, FS 2 ou FS -2 pour obtenir la date du début de l'exercice de deux années avant l'année financière courante; Fin d'exercice 2, Fin d'exercice -2, FE 2 ou FE -2 pour obtenir la date de fin de l'exercice de deux années avant l'année financière courante; etc. Toutes les dates passées de début ou de fin d'exercice peuvent être générées à l'aide de cette fonction. Il suffit d'ajouter à Début d'exercice,fs,fin d'exercice ou FE le nombre d'année que l'on désire reculer de l'année financière courante. Le nombre zéro (0) correspondant à l'année courante, le nombre un (1 ou -1) correspondant à l'année précédente, etc. Voici à titre d'exemple les différentes entrées possibles pour obtenir la date de début et la date de fin de l'exercice financier complété il y a 5 ans: Début d'exercice 5, Début d'exercice -5, FS 5 ou FS -5 pour obtenir la date du début de l'exercice 5 ans avant l'année financière courante; Fin d'exercice 5, Fin d'exercice -5, FE 5 ou FE -5 pour obtenir la date de la fin de l'exercice 5 ans avant l'année financière courante. Il est également possible de spécifier une année tel que: Début d'exercice 2007 ou FS 2007 pour obtenir la date du début de l'exercice dont l'année financière se termine en 2007; Fin d'exercice 2007 ou FE 2007 pour obtenir la date de la fin de l'exercice dont l'année financière se termine en Voici un tableau qui résume les différentes entrées possibles afin d'obtenir une date de début d'exercice d'une année passée. Le même principe s'applique pour obtenir une date de fin d'exercice. Compagnie dont l'année financière commence le 1er juillet et se termine le 30 juin. Année Méthode de base Méthode des années Méthode des indices (Exercice courant) (Exercice précédent) =XCompany("Début d'exercice") ou =XCompany("FS") =XCompany("Début d'exercice année précédente") ou =XCompany("LYFS") =XCompany("Début d'exercice 2009") ou =XCompany("FS 2009") =XCompany("Début d'exercice 2008") ou =XCompany("FS 2008") =XCompany("Début d'exercice 2007") ou =XCompany("FS 2007") =XCompany("Début d'exercice 0") ou =XC 0") =XCompany("Début d'exercice 1"), =XCom d'exercice -1"), =XCompany("FS 1") ou =X -1") =XCompany("Début d'exercice 2"), =XCom d'exercice -2"), =XCompany("FS 2"), =XC 2") Par contre, lorsque ce paramètre contient un paramètre différent de la liste ci-dessus, un résultat inusité sera généré tel que: -0 ou ####

59 Il est nécessaire de spécifier le format des cellules où se trouve cette fonction de façon à afficher correctement le résultat souhaité. En particulier lorsque vous demandez une date, la cellule doit être en format "Date" afin d'afficher une date et non un nombre. Par défaut, le nom de la compagnie est généré lorsque ce paramètre demeure vide. Filename À l'aide de ce paramètre, il est possible d'utiliser plusieurs fichiers Simple Comptable dans la même feuille Excel. Il suffit d'entrer le nom du fichier désiré et de sélectionner le chemin pour pointer au bon endroit. Si ce paramètre demeure vide, la connexion par défaut au fichier Simple Comptable sera sélectionnée. Remarques Pour les utilisateurs avancés, la fonction =XCompany() peut être appelée directement dans la barre de formule (fx) d'excel. Par contre, les guillemets (") doivent absolument être utilisés lorsque vous identifiez vos paramètres, tel que: =XCompany("Nom") ou =XGLCompany("LYFS"). Depuis la version 9.0 de Simple Comptable, les données financières sont conservées dans le fichier de données jusqu'à 100 ans en arrière. Les fonctions de XLGL vous donnent accès à cette information; pour la fonction XCompany il suffit de spécifier l'année désirée avec votre sélection de Début d'exercice, FS, Fin d'exercice ou FE. Commande aux fournisseurs - XVendorOrder() Description Cette fonction génère la somme des montants commandés chez un fournisseur entre deux dates spécifiques. Paramètres Vendors [Facultatif] Nom du fournisseur pour lequel la somme des montants en commandes est demandée. Beginning [Facultatif] Date du début de la période pour laquelle la somme des montants en commandes est demandée. End [Facultatif] Date de fin de la période pour laquelle la somme des montants en commandes est demandée. Status [Facultatif] État du montant en commande démandé, soit: commande initiale, commande reçue ou commande restante. Par défaut, le montant de la commande restante est généré. Accounts [Facultatif] Numéro ou nom du compte du Grand Livre pour lequel la somme des montants en commandes est demandée. Departments [Facultatif]

60 Code ou nom de la division pour laquelle la somme des montants en commandes est demandée. RESERVED Pour une utilisation future. Inventory [Facultatif] Numéro de l'article de stock pour lequel la somme des montants en commandes est demandée. Projects [Facultatif] Nom du projet pour lequel le budget est demandé. Currency [Facultatif] Code de la devise pour laquelle la somme des montants en commandes est demandée, par exemple CAD ou USD. Freight [Facultatif] Inclus pour générer les montants en commandes incluant les frais de transport ou Exclus pour exclure les frais de transport. Filenames [Facultatif] Nom du fichier Simple Comptable à interroger. Utilisation Il est fortement recommandé d'utiliser les cellules d'excel (ex. A1:B19) contenant l'information des paramètres demandés dans toutes les fonctions de XLGL, tel que les noms des fournisseurs, les dates, l'état du montant demandé, les numéros des comptes, les codes des divisions, les noms des employées, etc. Cette habitude ajoute de la flexibilité à votre feuille de calcul et assure la cohérence de vos résultats. De plus, l'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrits manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Toutes les transactions effectuées à une date passée ou future peuvent être considérées dans cette fonction. Il suffit d'écrire dans le paramètre Beginning, la date de la première transaction requise dans la somme et dans le paramètre End, la date de la dernière transaction. La fonction XVendorOrder générera la somme de toutes les commandes effectuées inclusivement entre la date spécifiée en Beginning et la date spécifiée en End. Vendors Pour sélectionner un fournisseur, vous devez entrer son nom, tel que: Ministère du Revenu du Québec. Par contre, si le nom entré ne correspond pas à un nom de fournisseur existant, le résultat sera zéro. Par défaut, la somme des commandes de tous les fournisseurs est générée lorsque ce paramètre demeure vide. Beginning Voir Paramètre Date/Période pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre

61 Par défaut, la date de la plus ancienne transaction aux livres sera utilisée lorsque ce paramètre demeure vide, à moins que le paramètre End contienne une période complète (telle que Mars 2008). End Voir Paramètre Date/Période pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Par défaut, la date de la dernière transaction aux livres sera utilisée lorsque ce paramètre demeure vide, à moins que le paramètre Beginning contienne une période complète (telle que Mars 2008). Le tableau suivant résume quelque période possible en utilisant les paramètres Beginning et End: Beginning End Resultat 01/04/ /08/2008 1er avril 2008 au 31 Aout 2008 Juin 2008 Vide 1er juin 2008 au 30 juin 2008 Vide Juin er juin 2008 au 30 juin 2008 Avril 2008 Mars er avril 2008 au 31 Mars 2009 Pour les dates, il est recommandé d'utiliser le format de date défini sur votre ordinateur. (Cette vérification peut être faite dans les Options régionales du panneau de configuration de Windows.) Status La requête Commande initiale génère le montant de la commande initiale. La requête Commande reçue génère le montant de la commande qui a été facturé au client. La requête Commande restante génère le montant de la commande qui reste à facturer au client. L'ajout à la requête du mot Effacé inclus les montants des commandes qui ont été effacées du système. Par défaut et si le mot entré ne correspond à aucune des sélections précédentes, le montant de la commande restante est généré. Accounts Voir Comptes pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, les montants de toutes les transactions seront considérés. Departments Pour sélectionner une division, vous pouvez entrer soit: un code d'une division, tel que: 0100; un nom d'une division, tel que: Administration; faire une énumération de codes de divisions à l'aide de virgules, tel que : 0100,0200,

62 Pour obtenir la somme des montants des transactions non-assignées à une division, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Departments, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des codes ou des noms des autres divisions déjà existantes. De cette façon, la somme de tous les montants de transactions non-assignés à une division sera générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, les montants de toutes les transactions seront additionnés incluant ceux des transactions non-assignés à une division. Inventory Pour sélectionner un article de stock, vous devez entrer son numéro d'article, tel que: H2510. Lorsqu'un article de stock est spécifié, les frais de transport sont automatiquement exclus du montant généré. Pour obtenir la somme des montants de transactions non-assignées à un article de stock, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Inventory, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des noms des autres d'articles de stock déjà existants. De cette façon, la somme de tous montants de transactions non-assignés à un article de stock générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, les montants de toutes les transactions seront additionnés incluant ceux des transactions non-assignés à un article de stock. Projects Pour sélectionner un projet, vous devez entrer son nom, tel que: Rénovation du sous-sol. Pour obtenir les Produits budgetés, entrez Produits dans le paramètre Accounts. Pour obtenir les Charges budgetés, entrez Charges dans le paramètre Accounts. Freight La requête Inclus génère le montant de la commande incluant les frais de transport. La requête Exclus génère le montant de la commande excluant les frais de transport. Par défaut et si le mot entré ne correspond à aucune des sélections précédentes, les frais de transport sont inclus. Par contre lorsqu'un article de stock est spécifié les frais de transport sont exclus. Filenames À l'aide de ce paramètre, il est possible d'utiliser plusieurs fichiers Simple Comptable dans la même feuille Excel. Il suffit d'entrer le nom du fichier désiré et de sélectionner le chemin pour pointer au bon endroit. Si ce paramètre demeure vide, la connexion par défaut au fichier Simple Comptable sera sélectionnée. Exemples Pour générer la somme de tous les montants commandés chez le fournisseur Classic Catering dans le compte 5020 en incluant le transport, la formule à utiliser est : =XVendorOrder("Classic Catering",,,"Commande initiale","5020",,,,,,"inclus",)

63 Autres exemples Pour générer la somme de tous les montants à débourser en devise canadienne pour le fournisseur Classic Catering par des commandes effectuées entre le 1er janvier et le 31 décembre 2006 en incluant les frais de transport, la formule à utiliser est : =XVendorOrder("Classic Catering","01/01/2006","31/12/2006","Commande initiale",,,,,,"cad","inclus",). Pour générer la somme de toutes les commandes faites chez le fournisseur Classic Catering dans le mois de janvier 2006 en excluant le transport, la formule à utiliser est : =XVendorOrder("Classic Catering", "Janvier 2006",,"Commande initiale",,,,,,,"exclus",). Remarques Pour les utilisateurs avancés, la fonction =XVendorOrder() peut être appelée directement dans la barre de formule (fx) d'excel. Par contre, les guillemets (") doivent absolument être utilisés lorsque vous identifiez vos paramètres, tel que: =XVendorOrder("Classic Catering",,,"Commande reçue"," ",,,,,,"inclus",). Les comptes d'entêtes, de sous-totaux et de totaux peuvent être insérés dans un groupe de comptes, mais leurs valeurs seront ignorées pour assurer la validité du résultat. Par exemple, si le groupe suivant est sélectionné , seulement les transactions des comptes autres que celles des comptes d'entêtes, de sous-totaux et de totaux seront considérées. Des plages de cellules Excel peuvent être utilisées comme paramètre des dates de Beginning et de End. Par contre, cette technique exige que le nombre de cellules des plages des deux paramètres soit égal, à moins qu'un des deux paramètres soit vide. Depuis la version 9.0 de Simple Comptable, les données financières sont conservées dans le fichier de données jusqu'à 100 ans en arrière. Les fonctions de XLGL vous donnent accès à cette information; il suffit pour la fonction XVendorOrderde spécifier les dates entre lesquelles la somme de tous les montants des transactions est désirée. Commande de clients - XCustomerOrder() Description Cette fonction génère la somme des montants commandés par des clients entre deux dates spécifiques. Paramètres Customers [Facultatif] Nom du client pour lequel la somme des montants en commandes est demandée. Beginning [Facultatif] Date du début de la période pour laquelle la somme des montants en commandes est demandée. End [Facultatif] Date de fin de la période pour laquelle la somme des montants en commandes est demandée. Status [Facultatif]

64 État du montant en commande demandé, soit: commande initiale, commande reçue ou commande restante. Par défaut, le montant de la commande restante est généré. Accounts [Facultatif] Numéro ou nom du compte du Grand Livre pour lequel la somme des montants en commandes est demandée. Departments [Facultatif] Code ou nom de la division pour laquelle la somme des montants en commandes est demandée. Employees [Facultatif] Nom de l'employé concerné par la somme des montants en commandes est demandée. Inventory [Facultatif] Numéro de l'article de stock pour lequel la somme des montants en commandes est demandée. Projects [Facultatif] Nom du projet pour lequel le budget est demandé. Currency [Facultatif] Code de la devise pour laquelle la somme des montants en commandes est demandée, par exemple CAD ou USD. Freight [Facultatif] Inclus pour générer les montants en commandes incluant les frais de transport ou Exclus pour exclure les frais de transport. Filenames [Facultatif] Nom du fichier Simple Comptable à interroger. Utilisation Il est fortement recommandé d'utiliser les cellules d'excel (ex. A1:B19) contenant l'information des paramètres demandés dans toutes les fonctions de XLGL, tel que les noms des clients, les dates, l'état du montant demandé, les numéros des comptes, les codes des divisions, les noms des employées, etc. Cette habitude ajoute de la flexibilité à votre feuille de calcul et assure la cohérence de vos résultats. De plus, l'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrits manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Toutes les transactions effectuées à une date passée ou future peuvent être considérées dans cette fonction. Il suffit d'écrire dans le paramètre Beginning, la date de la première transaction requise dans la somme et dans le paramètre End, la date de la dernière transaction. La fonction XCustomerOrder générera la somme de toutes les commandes effectuées inclusivement entre la date spécifiée en Beginning et la date spécifiée en End. Customers Pour sélectionner un client, vous devez entrer son nom, tel que: Gigi's Pasta & Pizza. Par contre, si le nom entré ne

65 correspond pas à un nom de client existant, le résultat sera zéro. Par défaut, la somme des commandes de tous les clients est générée lorsque ce paramètre demeure vide. Beginning Voir Paramètre Date/Période pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Par défaut, la date de la plus ancienne transaction aux livres sera utilisée lorsque ce paramètre demeure vide, à moins que le paramètre End contienne une période complète (telle que Mars 2008). End Voir Paramètre Date/Période pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Par défaut, la date de la dernière transaction aux livres sera utilisée lorsque ce paramètre demeure vide, à moins que le paramètre Beginning contienne une période complète (telle que Mars 2008). Le tableau suivant résume quelque période possible en utilisant les paramètres Beginning et End: Beginning End Resultat 01/04/ /08/2008 1er avril 2008 au 31 Aout 2008 Juin 2008 Vide 1er juin 2008 au 30 juin 2008 Vide Juin er juin 2008 au 30 juin 2008 Avril 2008 Mars er avril 2008 au 31 Mars 2009 Pour les dates, il est recommandé d'utiliser le format de date défini sur votre ordinateur. (Cette vérification peut être faite dans les Options régionales du panneau de configuration de Windows.) Status La requête Commande initiale génère le montant de la commande initiale. La requête Commande reçue génère le montant de la commande qui a été facturé au client. La requête Commande restante génère le montant de la commande qui reste à facturer au client. L'ajout à la requête du mot Effacé inclus les montants des commandes qui ont été effacées du système. Par défaut et si le mot entré ne correspond à aucune des sélections précédentes, le montant de la commande restante est généré. Accounts Voir Comptes pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, les montants de toutes les transactions seront considérés

66 Departments Pour sélectionner une division, vous pouvez entrer soit: un code d'une division, tel que: 0100; un nom d'une division, tel que: Administration; faire une énumération de codes de divisions à l'aide de virgules, tel que : 0100,0200,0300. Pour obtenir la somme des montants des transactions non-assignées à une division, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Departments, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des codes ou des noms des autres divisions déjà existantes. De cette façon, la somme de tous les montants de transactions non-assignés à une division sera générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, les montants de toutes les transactions seront additionnés incluant ceux des transactions non-assignés à une division. Employees Pour sélectionner un employé, vous devez entrer son nom, tel que: Tremblay, Guy. Pour obtenir la somme des montants de transactions non-assignées à un employé, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Employees, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des noms des autres employés déjà existants. De cette façon, la somme de tous les montants de transactions non-assignés à un employés sera générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, les montants de toutes les transactions seront additionnés incluant ceux des transactions non-assignés à un employé. Inventory Pour sélectionner un article de stock, vous devez entrer son numéro d'article, tel que: H2510. Lorsqu'un article de stock est spécifié, les frais de transport sont automatiquement exclus du montant généré. Pour obtenir la somme des montants de transactions non-assignées à un article de stock, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Inventory, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des noms des autres d'articles de stock déjà existants. De cette façon, la somme de tous montants de transactions non-assignés à un article de stock générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, les montants de toutes les transactions seront additionnés incluant ceux des transactions non-assignés à un article de stock. Projects Pour sélectionner un projet, vous devez entrer son nom, tel que: Rénovation du sous-sol. Pour obtenir les Produits budgetés, entrez Produits dans le paramètre Accounts. Pour obtenir les Charges budgetés, entrez Charges dans le paramètre Accounts. Freight

67 La requête Inclus génère le montant de la commande incluant les frais de transport. La requête Exclus génère le montant de la commande excluant les frais de transport. Par défaut et si le mot entré ne correspond à aucune des sélections précédentes, les frais de transport sont inclus. Par contre lorsqu'un article de stock est spécifié les frais de transport sont exclus. Filenames À l'aide de ce paramètre, il est possible d'utiliser plusieurs fichiers Simple Comptable dans la même feuille Excel. Il suffit d'entrer le nom du fichier désiré et de sélectionner le chemin pour pointer au bon endroit. Si ce paramètre demeure vide, la connexion par défaut au fichier Simple Comptable sera sélectionnée. Exemples Pour générer la somme de tous les montants commandés par le client Kent Industries Inc. dans le compte 4020 en incluant le transport, la formule à utiliser est : =XCustomerOrder("Kent Industries Inc.",,,"Commande initiale","4020",,,,,,"inclus",). Autres exemples Pour générer la somme de tous les montants à percevoir par le client Kent Industries Inc. par des commandes effectuées entre le 1er janvier et le 31 décembre 2006 en incluant les frais de transport, la formule à utiliser est : =XCustomerOrder("Kent Industries Inc.","01/01/2006","31/12/2006","Commande restante",,,,,,,"inclus",). Pour générer la somme de toutes les commandes du client Kent Industries Inc. procédées par l'employé Guy Tremblay dans le mois de janvier 2006 en excluant le transport, la formule à utiliser est : =XCustomerOrder("Kent Industries Inc.", "Janvier 2006",,"Commande initiale",,,,,"tremblay, Guy",,"Exclus",). Remarques Pour les utilisateurs avancés, la fonction =XCustomerOrder() peut être appelée directement dans la barre de formule (fx) d'excel. Par contre, les guillemets (") doivent absolument être utilisés lorsque vous identifiez vos paramètres, tel que: =XCustomerOrder("Kent Industries Inc.",,,"Commande reçue"," ",,,,,,"inclus",). Les comptes d'entêtes, de sous-totaux et de totaux peuvent être insérés dans un groupe de comptes, mais leurs valeurs seront ignorées pour assurer la validité du résultat. Par exemple, si le groupe suivant est sélectionné " ", seulement les transactions des comptes autres que celles des comptes d'entêtes, de sous-totaux et de totaux seront considérées. Des plages de cellules Excel peuvent être utilisées comme paramètre des dates de Beginning et de End. Par contre, cette technique exige que le nombre de cellules des plages des deux paramètres soit égal, à moins qu'un des deux paramètres soit vide. Depuis la version 9.0 de Simple Comptable, les données financières sont conservées dans le fichier de données jusqu'à 100 ans en arrière. Les fonctions de XLGL vous donnent accès à cette information; il suffit pour la fonction XCustomerOrder de spécifier les dates entre lesquelles la somme de tous les montants des transactions est désirée

68 Connexion - XConnect() Description Cette fonction ouvre une connexion vers le fichier de comptabilité spécifié. Paramètres Filename [Facultatif] Fichier Simple Comptable à ouvrir. User [Facultatif] Nom de l'usager Simple Comptable. Password [Facultatif] Mot de passe pour Simple Comptable. Utilisation Il est fortement recommandé d'utiliser l'adresse des cellules d'excel (ex. A1:B19) contenant l'information des paramètres demandés dans toutes les fonctions de XLGL, tel que les numéros de comptes, les dates, les départements, etc. Cette habitude ajoute de la flexibilité à votre feuille de calcul et assure la cohérence de vos résultats. De plus, l'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrit manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Filename Le fichier Simple Comptable auquel vous désirez vous connecter. Si ce paramètre demeure vide, la connection par défaut sera choisi. Vous pouvez entrer le chemin d'accès complet du fichier (ex: "c:\ma Compagnie.SDB") ou le nom d'une connexion défini dans le gestionnaire de connexions. User Le nom d'usager Simple Comptable. Si vide, XLGL utilisera 'sysadmin'. Le nom d'usager doit être défini dans Simple Comptable et avoir les droits d'accès aux produits tiers ainsi que les droits d'accès pour les données que vous désirez consulter. Password Le mot de passe de l'usager. Laissez vide si l'usager n'a pas de mot de passe. Remarques Pour les utilisateurs avancés, la fonction =XLG() peut être appelée directement dans la barre de formule (fx) d'excel. Par contre, les guillemets (") doivent absolument être utilisés lorsque vous identifiez vos paramètres, tel que: =XConnect("c:\Mes Données.SDB") ou =XConnect("Ma connexion","rémi","motdepasse")

69 Devis aux clients - XCustomerQuote() Description Cette fonction génère la somme de tous les montants des devis proposés aux clients entre deux dates spécifiques. Paramètres Customers [Facultatif] Nom du client pour lequel la somme des montants des devis est demandée. Beginning [Facultatif] Date du début de la période pour laquelle la somme des montants des devis est demandée. End [Facultatif] Date de fin de la période pour laquelle la somme des montants des devis est demandée. Accounts [Facultatif] Numéro ou nom du compte du Grand Livre pour lequel la somme des montants des devis est demandée. Departments [Facultatif] Code ou nom de la division pour laquelle la somme des montants des devis est demandée. Employees [Facultatif] Nom de l'employé concerné par la somme des montants des devis est demandée. Inventory [Facultatif] Numéro de l'article de stock pour lequel la somme des montants des devis est demandée. RESERVED Pour une utilisation future. Currency [Facultatif] Code de la devise pour laquelle la somme des montants des devis est demandée, par exemple CAD ou USD. Freight [Facultatif] Inclus pour générer les montants des devis incluant les frais de transport ou Exclus pour exclure les frais de transport. Filenames [Facultatif] Nom du fichier Simple Comptable à interroger. Utilisation Il est fortement recommandé d'utiliser les cellules d'excel (ex. A1:B19) contenant l'information des paramètres demandés dans toutes les fonctions de XLGL, tel que les noms des clients, les dates, les numéros des comptes,

70 les codes des divisions, etc. Cette habitude ajoute de la flexibilité à votre feuille de calcul et assure la cohérence de vos résultats. De plus, l'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrits manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Toutes les transactions effectuées à une date passée ou future peuvent être considérées dans cette fonction. Il suffit d'écrire dans le paramètre Beginning, la date de la première transaction requise dans la somme et dans le paramètre End, la date de la dernière transaction. La fonction XCustomerQuote générera la somme de tous les montants des devis proposés entre la date spécifiée en Beginninget la date spécifiée en End. Customers Pour sélectionner un client, vous devez entrer son nom, tel que: Gigi's Pasta & Pizza. Par contre, si le nom entré ne correspond pas à un nom de client existant, le résultat sera zéro. Par défaut, la somme des devis de tous les clients est générée lorsque ce paramètre demeure vide. Beginning Voir Paramètre Date/Période pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Par défaut, la date de la plus ancienne transaction aux livres sera utilisée lorsque ce paramètre demeure vide, à moins que le paramètre End contienne une période complète (telle que Mars 2008). End Voir Paramètre Date/Période pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Par défaut, la date de la dernière transaction aux livres sera utilisée lorsque ce paramètre demeure vide, à moins que le paramètre Beginning contienne une période complète (telle que Mars 2008). Le tableau suivant résume quelque période possible en utilisant les paramètres Beginning et End: Beginning End Resultat 01/04/ /08/2008 1er avril 2008 au 31 Aout 2008 Juin 2008 Vide 1er juin 2008 au 30 juin 2008 Vide Juin er juin 2008 au 30 juin 2008 Avril 2008 Mars er avril 2008 au 31 Mars 2009 Pour les dates, il est recommandé d'utiliser le format de date défini sur votre ordinateur. (Cette vérification peut être faite dans les Options régionales du panneau de configuration de Windows.) Accounts Voir Comptes pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, les montants de toutes les transactions seront considérés

71 Departments Pour sélectionner une division, vous pouvez entrer soit: un code d'une division, tel que: 0100; un nom d'une division, tel que: Administration; faire une énumération de codes de divisions à l'aide de virgules, tel que : 0100,0200,0300. Pour obtenir la somme des montants des transactions non-assignées à une division, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Departments, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des codes ou des noms des autres divisions déjà existantes. De cette façon, la somme de tous les montants de transactions non-assignés à une division sera générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, les montants de toutes les transactions seront additionnés incluant ceux des transactions non-assignés à une division. Employees Pour sélectionner un employé, vous devez entrer son nom, tel que: Tremblay, Guy. Pour obtenir la somme des montants de transactions non-assignées à un employé, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Employees, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des noms des autres employés déjà existants. De cette façon, la somme de tous les montants de transactions non-assignés à un employés sera générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, les montants de toutes les transactions seront additionnés incluant ceux des transactions non-assignés à un employé. Inventory Pour sélectionner un article de stock, vous devez entrer son numéro d'article, tel que: H2510. Lorsqu'un article de stock est spécifié, les frais de transport sont automatiquement exclus du montant généré. Pour obtenir la somme des montants de transactions non-assignées à un article de stock, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Inventory, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des noms des autres d'articles de stock déjà existants. De cette façon, la somme de tous montants de transactions non-assignés à un article de stock générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, les montants de toutes les transactions seront additionnés incluant ceux des transactions non-assignés à un article de stock. Freight La requête Inclus génère la somme des montants des devis incluant les frais de transport. La requête Exclus génère la somme des montants des devis excluant les frais de transport. Par défaut et si le mot entré ne correspond à aucune des sélections précédentes, les frais de transport sont inclus. Par contre lorsqu'un article de stock est spécifié les frais de transport sont exclus

72 Filenames À l'aide de ce paramètre, il est possible d'utiliser plusieurs fichiers Simple Comptable dans la même feuille Excel. Il suffit d'entrer le nom du fichier désiré et de sélectionner le chemin pour pointer au bon endroit. Si ce paramètre demeure vide, la connexion par défaut au fichier Simple Comptable sera sélectionnée. Exemples Pour générer la somme de tous les montants des devis proposés au client Kent Industries Inc. dans le compte 4020 en incluant le transport, la formule à utiliser est : =XCustomerQuote("Kent Industries Inc.",,,"4020",,,,,,"Inclus",). Autres exemples Pour générer la somme de tous les montants des devis proposés au client Kent Industries Inc. entre le 1er janvier et le 31 décembre 2006 en incluant les frais de transport, la formule à utiliser est : =XCustomerQuote("Kent Industries Inc.","01/01/2006","31/12/2006",,,,,,,"Inclus",). Pour générer la somme de tous les montants des devis proposés par l'employée Guy Tremblay au client Kent Industries Inc. dans le mois de janvier 2006 en excluant le transport, la formule à utiliser est : =XCustomerQuote("Kent Industries Inc.", "Janvier 2006",,,,,,"Tremblay, Guy",,"Exclus",). Remarques Pour les utilisateurs avancés, la fonction =XCustomerQuote() peut être appelée directement dans la barre de formule (fx) d'excel. Par contre, les guillemets (") doivent absolument être utilisés lorsque vous identifiez vos paramètres, tel que: =XCustomerQuote("Kent Industries Inc.",,," ",,,,,,"Inclus",). Les comptes d'entêtes, de sous-totaux et de totaux peuvent être insérés dans un groupe de comptes, mais leurs valeurs seront ignorées pour assurer la validité du résultat. Par exemple, si le groupe suivant est sélectionné , seulement les transactions des comptes autres que celles des comptes d'entêtes, de sous-totaux et de totaux seront considérées. Des plages de cellules Excel peuvent être utilisées comme paramètre des dates de Beginning et de End. Par contre, cette technique exige que le nombre de cellules des plages des deux paramètres soit égal, à moins qu'un des deux paramètres soit vide. Depuis la version 9.0 de Simple Comptable, les données financières sont conservées dans le fichier de données jusqu'à 100 ans en arrière. Les fonctions de XLGL vous donnent accès à cette information; il suffit pour la fonction XCustomerQuote de spécifier les dates entre lesquelles la somme de tous les montants des transactions est désirée. Devis de fournisseurs - XVendorQuote() Description Cette fonction génère la somme de tous les montants des devis émis par des fournisseurs entre deux dates spécifiques

73 Paramètres Vendors [Facultatif] Nom du fournisseur pour lequel la somme des montants des devis est demandée. Beginning [Facultatif] Date du début de la période pour laquelle la somme des montants des devis est demandée. End [Facultatif] Date de fin de la période pour laquelle la somme des montants des devis est demandée. Accounts [Facultatif] Numéro ou nom du compte du Grand Livre pour lequel la somme des montants des devis est demandée. Departments [Facultatif] Code ou nom de la division pour laquelle la somme des montants des devis est demandée. RESERVED Pour une utilisation future. Inventory [Facultatif] Numéro de l'article de stock pour lequel la somme des montants des devis est demandée. RESERVED Pour une utilisation future. Currency [Facultatif] Code de la devise pour laquelle la somme des montants en devis est demandée, par exemple CAD ou USD. Freight [Facultatif] Inclus pour générer les montants en devis incluant les frais de transport ou Exclus pour exclure les frais de transport. Filenames [Facultatif] Nom du fichier Simple Comptable à interroger. Utilisation Il est fortement recommandé d'utiliser les cellules d'excel (ex. A1:B19) contenant l'information des paramètres demandés dans toutes les fonctions de XLGL, tel que les noms des fournisseurs, les dates, les numéros des comptes, les codes des divisions, etc. Cette habitude ajoute de la flexibilité à votre feuille de calcul et assure la cohérence de vos résultats. De plus, l'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrits manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Toutes les transactions effectuées à une date passée ou future peuvent être considérées dans cette fonction. Il suffit d'écrire dans le paramètre Beginning, la date de la première transaction requise dans la somme et dans le

74 paramètre End, la date de la dernière transaction. La fonction XVendorQuote générera la somme de tous montants des devis proposés entre la date spécifiée en Beginninget la date spécifiée en End. Vendors Pour sélectionner un fournisseur, vous devez entrer son nom, tel que: Ministère du Revenu du Québec. Par contre, si le nom entré ne correspond pas à un nom de fournisseur existant, le résultat sera zéro. Par défaut, la somme des devis de tous les fournisseurs est générée lorsque ce paramètre demeure vide. Beginning Voir Paramètre Date/Période pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Par défaut, la date de la plus ancienne transaction aux livres sera utilisée lorsque ce paramètre demeure vide, à moins que le paramètre End contienne une période complète (telle que Mars 2008). End Voir Paramètre Date/Période pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Par défaut, la date de la dernière transaction aux livres sera utilisée lorsque ce paramètre demeure vide, à moins que le paramètre Beginning contienne une période complète (telle que Mars 2008). Le tableau suivant résume quelque période possible en utilisant les paramètres Beginning et End: Beginning End Resultat 01/04/ /08/2008 1er avril 2008 au 31 Aout 2008 Juin 2008 Vide 1er juin 2008 au 30 juin 2008 Vide Juin er juin 2008 au 30 juin 2008 Avril 2008 Mars er avril 2008 au 31 Mars 2009 Pour les dates, il est recommandé d'utiliser le format de date défini sur votre ordinateur. (Cette vérification peut être faite dans les Options régionales du panneau de configuration de Windows.) Accounts Voir Comptes pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, les montants de toutes les transactions seront considérés. Departments Pour sélectionner une division, vous pouvez entrer soit:

75 un code d'une division, tel que: 0100; un nom d'une division, tel que: Administration; faire une énumération de codes de divisions à l'aide de virgules, tel que : 0100,0200,0300. Pour obtenir la somme des montants des transactions non-assignées à une division, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Departments, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des codes ou des noms des autres divisions déjà existantes. De cette façon, la somme de tous les montants de transactions non-assignés à une division sera générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, les montants de toutes les transactions seront additionnés incluant ceux des transactions non-assignés à une division. Inventory Pour sélectionner un article de stock, vous devez entrer son numéro d'article, tel que: H2510. Lorsqu'un article de stock est spécifié, les frais de transport sont automatiquement exclus du montant généré. Pour obtenir la somme des montants de transactions non-assignées à un article de stock, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Inventory, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des noms des autres d'articles de stock déjà existants. De cette façon, la somme de tous montants de transactions non-assignés à un article de stock générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, les montants de toutes les transactions seront additionnés incluant ceux des transactions non-assignés à un article de stock. Freight La requête Inclus génère la somme des montants des devis incluant les frais de transport. La requête Exclus génère la somme des montants des devis excluant les frais de transport. Par défaut et si le mot entré ne correspond à aucune des sélections précédentes, les frais de transport sont inclus. Par contre lorsqu'un article de stock est spécifié les frais de transport sont exclus. Filenames À l'aide de ce paramètre, il est possible d'utiliser plusieurs fichiers Simple Comptable dans la même feuille Excel. Il suffit d'entrer le nom du fichier désiré et de sélectionner le chemin pour pointer au bon endroit. Si ce paramètre demeure vide, la connexion par défaut au fichier Simple Comptable sera sélectionnée. Exemples Pour générer la somme de tous les montants des devis émis par le fournisseur Classic Catering dans le compte 5020 en incluant le transport, la formule à utiliser est : =XVendorQuote("Classic Catering",,,"5020",,,,,,"Inclus",). Autres exemples Pour générer la somme de tous les montants des devis émis par le fournisseur Classic Catering émis entre le 1er

76 janvier et le 31 décembre 2006 en incluant les frais de transport, la formule à utiliser est : =XVendorQuote("Classic Catering","01/01/2006","31/12/2006",,,,,,,"Inclus",). Pour générer la somme de tous les montants des devis émis par le fournisseur Classic Catering dans le mois de janvier 2006 en devise canadienne et en excluant le transport, la formule à utiliser est : =XVendorQuote("Classic Catering", "Janvier 2006",,,,,,,"CAD","Exclus",). Remarques Pour les utilisateurs avancés, la fonction =XVendorQuote() peut être appelée directement dans la barre de formule (fx) d'excel. Par contre, les guillemets (") doivent absolument être utilisés lorsque vous identifiez vos paramètres, tel que: =XVendorQuote("Classic Catering",,," ",,,,,,"Inclus",). Les comptes d'entêtes, de sous-totaux et de totaux peuvent être insérés dans un groupe de comptes, mais leurs valeurs seront ignorées pour assurer la validité du résultat. Par exemple, si le groupe suivant est sélectionné , seulement les transactions des comptes autres que celles des comptes d'entêtes, de sous-totaux et de totaux seront considérées. Des plages de cellules Excel peuvent être utilisées comme paramètre des dates de Beginning et de End. Par contre, cette technique exige que le nombre de cellules des plages des deux paramètres soit égal, à moins qu'un des deux paramètres soit vide. Depuis la version 9.0 de Simple Comptable, les données financières sont conservées dans le fichier de données jusqu'à 100 ans en arrière. Les fonctions de XLGL vous donnent accès à cette information; il suffit pour la fonction XVendorQuote de spécifier les dates entre lesquelles la somme de tous les montants des transactions est désirée. Données Simple Comptable - XData()/XDataArray() Description Cette fonction retourne des données de la base de données Simple Comptable. Paramètres Table [Facultatif] Table de la base de données de laquelle les données proviennent. Expression [Facultatif] Nom de la colonne à retourner ou expression à évaluer. Indices [Facultatif] Index de la ligne à retourner ou des lignes sur lesquelles appliquer l'expression. Dataset [Facultatif] Dataset à utiliser. Filename [Facultatif] Nom du fichier Simple Comptable à interroger

77 Utilisation Il est fortement recommandé d'utiliser l'adresse des cellules d'excel (ex. A1:B19) contenant l'information des paramètres demandés dans toutes les fonctions de XLGL, tel que les noms ou les codes. Cette habitude ajoute de la flexibilité à votre feuille de calcul et assure la cohérence de vos résultats. De plus, l'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrits manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction.. Table Ceci est le nom de la table de la base de données de laquelle les données doivent être obtenues. Ce peut être n'importe quelle table de la base de données Simple Comptable. Voyez le datadic de Simple Comptable pour plus d'information. Expression Ceci peut être soit le nom d'une colonne de la table ou un expression à évaluer. Voir Expressions pour plus d'information sur les expressions. Indices Index de la(des) lignes à utiliser pour retourner les données. Les index peuvent être entrés manuellement ou par l'entremise de fonctions de condition tel que XDataLookup et XDataCondition. Dataset Utilisez ce paramètre pour nommer et utiliser un dataset nommé. Un dataset est une représentation en mémoire de la base de données utilisé pour accélérer l'accès aux données. Un dataset nommé peut vous aider à segmenter vos données pour en accélérer l'accès. Filename À l'aide de ce paramètre, il est possible d'utiliser plusieurs fichiers Simple Comptable dans la même feuille Excel. Il suffit d'entrer le nom du fichier désiré et de sélectionner le chemin pour pointer au bon endroit. Si ce paramètre demeure vide, la connexion par défaut au fichier Simple Comptable sera sélectionnée. Remarques Pour les utilisateurs avancés, la fonction =XData() peut être appelée directement dans la barre de formule (fx) d'excel. Par contre, les guillemets (") doivent absolument être utilisés lorsque vous identifiez vos paramètres, tel que: =XData("tCustomr", "sname", 1). XData retourne toujour une valeur unique alors que XDataArray peut être utilisé pour retourner une liste de valeur. Une telle liste peut être utilisée comme paramètre d'une autre fonction

78 Données Simple Comptable - XDataCondition() Description Cette fonction retourne les index des lignes répondant au critère demandé. Paramètres Table Table de la base de données de laquelle les données proviennent. Condition Condition à évaluer. Dataset [Facultatif] Dataset à utiliser. Filename [Facultatif] Nom du fichier Simple Comptable à interroger. Utilisation Il est fortement recommandé d'utiliser l'adresse des cellules d'excel (ex. A1:B19) contenant l'information des paramètres demandés dans toutes les fonctions de XLGL, tel que les noms ou les codes. Cette habitude ajoute de la flexibilité à votre feuille de calcul et assure la cohérence de vos résultats. De plus, l'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrits manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Table Ceci est le nom de la table de la base de données de laquelle les données doivent être obtenues. Ce peut être n'importe quelle table de la base de données Simple Comptable. Voyez le datadic de Simple Comptable pour plus d'information. Condition Ceci est une Expression à évaluer sur les lignes de la table. Les index des lignes choisis seront retournés. Voir Expressions pour plus d'information sur les expressions. Dataset Utilisez ce paramètre pour nommer et utiliser un dataset nommé. Un dataset est une représentation en mémoire de la base de données utilisé pour accélérer l'accès aux données. Un dataset nommé peut vous aider à segmenter vos données pour en accélérer l'accès. Filename

79 À l'aide de ce paramètre, il est possible d'utiliser plusieurs fichiers Simple Comptable dans la même feuille Excel. Il suffit d'entrer le nom du fichier désiré et de sélectionner le chemin pour pointer au bon endroit. Si ce paramètre demeure vide, la connexion par défaut au fichier Simple Comptable sera sélectionnée. Remarques Pour les utilisateurs avancés, la fonction =XDataCondition() peut être appelée directement dans la barre de formule (fx) d'excel. Par contre, les guillemets (") doivent absolument être utilisés lorsque vous identifiez vos paramètres, tel que: =XDataCondition("tCustomr", "sname Like 'A*'"). Données Simple Comptable - XDataLookup() Description Cette fonction retourne les index des lignes répondant au critère demandé. Paramètres Table Table de la base de données de laquelle les données proviennent. Column Nom de la colonne où faire la recherche. Value Valeur recherché dans la colonne. Dataset [Facultatif] Dataset à utiliser. Filename [Facultatif] Nom du fichier Simple Comptable à interroger. Utilisation Il est fortement recommandé d'utiliser l'adresse des cellules d'excel (ex. A1:B19) contenant l'information des paramètres demandés dans toutes les fonctions de XLGL, tel que les noms ou les codes. Cette habitude ajoute de la flexibilité à votre feuille de calcul et assure la cohérence de vos résultats. De plus, l'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrits manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Table Ceci est le nom de la table de la base de données de laquelle les données doivent être obtenues. Ce peut être n'importe quelle table de la base de données Simple Comptable. Voyez le datadic de Simple Comptable pour plus d'information. Column

80 Ceci est le nom de la colonne où la recherche doit se faire. Value Ceci est la valeur à rechercher. L'index, ou les index, de la(les) ligne(s) contenant cette valeur seront retournées. Dataset Utilisez ce paramètre pour nommer et utiliser un dataset nommé. Un dataset est une représentation en mémoire de la base de données utilisé pour accélérer l'accès aux données. Un dataset nommé peut vous aider à segmenter vos données pour en accélérer l'accès. Filename À l'aide de ce paramètre, il est possible d'utiliser plusieurs fichiers Simple Comptable dans la même feuille Excel. Il suffit d'entrer le nom du fichier désiré et de sélectionner le chemin pour pointer au bon endroit. Si ce paramètre demeure vide, la connexion par défaut au fichier Simple Comptable sera sélectionnée. Remarques Pour les utilisateurs avancés, la fonction =XDataLookup() peut être appelée directement dans la barre de formule (fx) d'excel. Par contre, les guillemets (") doivent absolument être utilisés lorsque vous identifiez vos paramètres, tel que: =XDataLookup("tCustomr", "sname", "Ashburton Reinforcing"). Heures payées aux employés - XEmployeeHours() Description Cette fonction génère le total des heures payées à un employé. Paramètres Employees [Facultatif] Nom de l'employé. Beginning [Facultatif] Date du début de la période. End [Facultatif] Date de fin de la période. Income Types [Facultatif] Type de revenu. Projects [Facultatif] Projets auquels les heures sont ventilées

81 Filenames [Facultatif] Nom du fichier Simple Comptable à interroger. Utilisation Il est fortement recommandé d'utiliser les cellules d'excel (ex. A1:B19) contenant l'information des paramètres demandés dans toutes les fonctions de XLGL, tel que les numéros de comptes, les dates, les codes des divisons, les noms des fournisseurs, les noms des clients, les noms des employées, etc. Cette habitude ajoute de la flexibilité à votre feuille de calcul et assure la cohérence de vos résultats. De plus, l'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrits manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Employees Pour sélectionner un employé, vous devez entrer son nom, tel que: Tremblay, Guy. Lorsque ce paramètre demeure vide, les heures de tous les employés seront retournées. Beginning Voir Paramètre Date/Période pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Par défaut, la date de la plus ancienne transaction aux livres sera utilisée lorsque ce paramètre demeure vide, à moins que le paramètre End contienne une période complète (telle que Mars 2008). End Voir Paramètre Date/Période pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Par défaut, la date de la dernière transaction aux livres sera utilisée lorsque ce paramètre demeure vide, à moins que le paramètre Beginning contienne une période complète (telle que Mars 2008). Le tableau suivant résume quelque période possible en utilisant les paramètres Beginning et End: Beginning End Resultat 01/04/ /08/2008 1er avril 2008 au 31 Aout 2008 Juin 2008 Vide 1er juin 2008 au 30 juin 2008 Vide Juin er juin 2008 au 30 juin 2008 Avril 2008 Mars er avril 2008 au 31 Mars 2009 Pour les dates, il est recommandé d'utiliser le format de date défini sur votre ordinateur. (Cette vérification peut être faite dans les Options régionales du panneau de configuration de Windows.) Income Types Vous pouvez demandé tous types de revenu définis dans votre compagnie Simple Comptable, tel que: Régulier,

82 Supplém. 1, Salaire,... Lorsque ce paramètre demeure vide, le total incluera tous les types de revenus. Projects Pour sélectionner un projet, vous devez entrer son nom, tel que: Rénovation du sous-sol. Pour obtenir la somme des heures non-assignées à un projet, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Projects, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des noms des autres projets déjà existants. De cette façon, la somme de tous les montants de transactions nonassignés à un projet sera générée. Filenames À l'aide de ce paramètre, il est possible d'utiliser plusieurs fichiers Simple Comptable dans la même feuille Excel. Il suffit d'entrer le nom du fichier désiré et de sélectionner le chemin pour pointer au bon endroit. Si ce paramètre demeure vide, la connexion par défaut au fichier Simple Comptable sera sélectionnée. Exemples Pour générer la sum des heures payées à un employé en juillet, la formule est: =XEmployeeHours("Ashcroft, Howard L.", "Juillet"). Remarques Pour les utilisateurs avancés, la fonction =XEmployeeHours() peut être appelée directement dans la barre de formule (fx) d'excel. Par contre, les guillemets (") doivent absolument être utilisés lorsque vous identifiez vos paramètres, tel que: =XEmployeeHours("Ashcroft, Howard L.", "Juillet"). Des plages de cellules Excel peuvent être utilisées comme paramètre des dates de Beginning et de End. Par contre, cette technique exige que le nombre de cellules des plages des deux paramètres soit égal, à moins qu'un des deux paramètres soit vide. Montant des transactions au GL pour une période - XGLP() Description Cette fonction génère la somme des montants de toutes les transactions de comptes du Grand Livre entre deux dates spécifiques. Paramètres Accounts [Facultatif] Numéro ou nom du compte du Grand Livre pour lequel la somme des montants des transactions est demandée. Beginning [Facultatif]

83 Date du début de la période pour laquelle la somme des montants des transactions est demandée. End [Facultatif] Date de fin de la période pour laquelle la somme des montants des transactions est demandée. Departments [Facultatif] Code ou nom de la division pour laquelle la somme des montants des transactions est demandée. Vendors [Facultatif] Nom du fournisseur pour lequel la somme des montants des transactions est demandée. Customers [Facultatif] Nom du client pour lequel la somme des montants des transactions est demandée. Employees [Facultatif] Nom de l'employé pour lequel la somme des montants des transactions est demandée. Inventory [Facultatif] Numéro de l'article de stock pour lequel la somme des montants des transactions est demandée. Projects [Facultatif] Nom du projet pour lequel la somme des montants des transactions est demandée. Debit/Credit [Facultatif] Débit pour obtenir le solde positif du compte débiteur ou Crédit pour le solde positif du compte créditeur. Currency [Facultatif] Code de la devise pour laquelle le solde est demandé, par exemple CAD ou USD. Filenames [Facultatif] Nom du fichier Simple Comptable à interroger. Utilisation Il est fortement recommandé d'utiliser les cellules d'excel (ex. A1:B19) contenant l'information des paramètres demandés dans toutes les fonctions de XLGL, tel que les numéros de comptes, les dates, les codes des divisons, les noms des fournisseurs, les noms des clients, les noms des employées, etc. Cette habitude ajoute de la flexibilité à votre feuille de calcul et assure la cohérence de vos résultats. De plus, l'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrits manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Toutes les transactions effectuées à une date passée ou future peuvent être considérées dans cette fonction. Il suffit d'écrire dans le paramètre Beginning, la date de la première transaction requise dans la somme et dans le paramètre End, la date de la dernière transaction. La fonction XGLP générera la somme de tous les montants des transactions effectuées inclusivement entre la date spécifiée en Beginning et la date spécifiée en End. Accounts

84 Voir Comptes pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Par défaut, la valeur des bénéfices est générée lorsque ce paramètre demeure vide. Beginning Voir Paramètre Date/Période pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Par défaut, la date de la plus ancienne transaction aux livres sera utilisée lorsque ce paramètre demeure vide, à moins que le paramètre End contienne une période complète (telle que Mars 2008). End Voir Paramètre Date/Période pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Par défaut, la date de la dernière transaction aux livres sera utilisée lorsque ce paramètre demeure vide, à moins que le paramètre Beginning contienne une période complète (telle que Mars 2008). Le tableau suivant résume quelque période possible en utilisant les paramètres Beginning et End: Beginning End Resultat 01/04/ /08/2008 1er avril 2008 au 31 Aout 2008 Juin 2008 Vide 1er juin 2008 au 30 juin 2008 Vide Juin er juin 2008 au 30 juin 2008 Avril 2008 Mars er avril 2008 au 31 Mars 2009 Pour les dates, il est recommandé d'utiliser le format de date défini sur votre ordinateur. (Cette vérification peut être faite dans les Options régionales du panneau de configuration de Windows.) Departments Pour sélectionner une division, vous pouvez entrer soit: un code d'une division, tel que: 0100; un nom d'une division, tel que: Administration; faire une énumération de codes de divisions à l'aide de virgules, tel que : 0100,0200,0300. Pour obtenir la somme des montants des transactions non-assignées à une division, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Departments, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des codes ou des noms des autres divisions déjà existantes. De cette façon, la somme de tous les montants de transactions non-assignés à une division sera générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, les montants de toutes les transactions seront additionnés incluant ceux des transactions non-assignés à une division. Vendors

85 Pour sélectionner un fournisseur, vous devez entrer son nom, tel que: Ministère du Revenu du Québec. Pour obtenir la somme des montants de transactions non-assignées à un fournisseur, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Vendors, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des noms des autres fournisseurs déjà existants. De cette façon, la somme de tous les montants de transactions non-assignés à un fournisseur sera générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, les montants de toutes les transactions seront additionnés incluant ceux des transactions non-assignés à un fournisseur. Customers Pour sélectionner un client, vous devez entrer son nom, tel que: Gigi's Pasta & Pizza. Pour obtenir la somme des montants de transactions non-assignées à un client, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Customers, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des noms des autres clients déjà existants. De cette façon, la somme de tous les montants de transactions non-assignés à un client sera générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, les montants de toutes les transactions seront additionnés incluant ceux des transactions non-assignés à un client. Employees Pour sélectionner un employé, vous devez entrer son nom, tel que: Tremblay, Guy. Pour obtenir la somme des montants de transactions non-assignées à un employé, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Employees, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des noms des autres employés déjà existants. De cette façon, la somme de tous les montants de transactions non-assignés à un employés sera générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, les montants de toutes les transactions seront additionnés incluant ceux des transactions non-assignés à un employé. Inventory Pour sélectionner un article de stock, vous devez entrer son numéro d'article, tel que: H2510. Pour obtenir la somme des montants de transactions non-assignées à un article de stock, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Inventory, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des noms des autres d'articles de stock déjà existants. De cette façon, la somme de tous montants de transactions non-assignés à un article de stock générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, les montants de toutes les transactions seront additionnés incluant ceux des transactions non-assignés à un article de stock. Projects Pour sélectionner un projet, vous devez entrer son nom, tel que: Rénovation du sous-sol

86 Pour obtenir la somme des montants de transactions non-assignées à un projet, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Projects, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des noms des autres projets déjà existants. De cette façon, la somme de tous les montants de transactions non-assignés à un projet sera générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, les montants de toutes les transactions seront additionnés incluant ceux des transactions non-assignés à un projet. Debit/Credit La requête Débit pour la somme des montants de transactions d'un compte débiteur (Actif et Charges) sera différent de zéro seulement si cette somme est "positive". Dans le cas contraire, si cette somme est négative, il faut demander Crédit pour en connaître la valeur. Le même principe s'applique pour un compte créditeur (Passif, Avoir et Produit). Si sa somme est positive, il faut demander Crédit pour en connaître la valeur. Sinon, la requête Débit vous donnera sa somme "négative". Filenames À l'aide de ce paramètre, il est possible d'utiliser plusieurs fichiers Simple Comptable dans la même feuille Excel. Il suffit d'entrer le nom du fichier désiré et de sélectionner le chemin pour pointer au bon endroit. Si ce paramètre demeure vide, la connexion par défaut au fichier Simple Comptable sera sélectionnée. Exemples Pour générer la somme de tous les montants de transactions effectuées dans le compte 1020, en excluant le solde d'ouverture du compte du Grand Livre de la première année, la formule à utiliser est : =XGLP("1020"). Utilisez XGL pour obtenir le vrai solde incluant le solde d'ouverture du compte du Grand Livre. Autres exemples: Pour générer la somme de tous les montants des transactions effectuées dans les comptes 1020 et 1050 entre le 1er janvier et le 31 décembre 2006, la formule à utiliser est : =XGLP("1020,1050", "01/01/2006", "31/12/2006"). Pour générer la somme de tous les montants des transactions effectuées dans tous les comptes portant un numéro entre 1020 et 1100 inclusivement dans le mois de janvier 2006, la formule à utiliser est : =XGLP(" ", "Janvier 2006"). Pour générer la sommes de tous les montants de transactions effectuées dans tous les comptes de produits (habituellement la plage de 4000 à 4999) au mois de mars de l'année financière courante, la formule à utiliser est : =XGLP("Produits", "Mars"). Pour générer la sommes de tous les montants des transactions effectuées dans le compte portant le nom 'Banque' à partir du 1er janvier 2006 jusqu'à la dernière transaction aux livres, la formule à utiliser est : =XGLP("Banque","01/01/2006"). Pour générer la sommes de tous les montants des transactions effectuées dans le compte portant le nom 'Comptes clients' de la première transaction aux livres jusqu'au 31 décembre 2006, la formule à utiliser est : =XGLP("Comptes clients",,"31/12/2006")

87 Remarques Pour les utilisateurs avancés, la fonction =XLGP() peut être appelée directement dans la barre de formule (fx) d'excel. Par contre, les guillemets (") doivent absolument être utilisés lorsque vous identifiez vos paramètres, tel que: =XGLP(" ") ou =XGLP("1010","30/06/2015","30/10/2015","Administration"). Les comptes d'entêtes, de sous-totaux et de totaux peuvent être insérés dans un groupe de comptes, mais leurs valeurs de transactions seront ignorées pour assurer la validité du résultat. Par exemple, si le groupe suivant est sélectionné , seulement les transactions des comptes autres que celles des comptes d'entêtes, de sous-totaux et de totaux seront considérées. Des plages de cellules Excel peuvent être utilisées comme paramètre des dates de Beginning et de End. Par contre, cette technique exige que le nombre de cellules des plages des deux paramètres soit égal, à moins qu'un des deux paramètres soit vide. Depuis la version 9.0 de Simple Comptable, les données financières sont conservées dans le fichier de données jusqu'à 100 ans en arrière. Les fonctions de XLGL vous donnent accès à cette information; il suffit pour la fonction XGLPde spécifier les dates entre lesquelles la somme de tous les montants des transactions est désirée. Montant dû par client - XCustomerOwing() Description Cette fonction génère le solde dû par des clients pour toutes les transactions effectuées dans une période spécifique. Paramètres Customers [Facultatif] Nom du client pour lequel le solde dû est demandé. AsOfDate [Facultatif] Date de référence à laquelle le solde dû est demandé. StartingDays [Facultatif] Nombre de jours avant la date de référence mentionnée en AsOfDate qui détermine le début de la période pour laquelle le solde dû est demandé. EndingDays [Facultatif] Nombre de jours avant la date de référence mentionnée en AsOfDate qui détermine la fin de la période pour laquelle le solde dû est demandé. Currency [Facultatif] Code de la devise pour laquelle le solde dû est demandé, par exemple CAD ou USD. Filenames [Facultatif] Nom du fichier Simple Comptable à interroger

88 Utilisation Il est fortement recommandé d'utiliser les cellules d'excel (ex. A1:B19) contenant l'information des paramètres demandés dans toutes les fonctions de XLGL, tel que les noms de clients. Cette habitude ajoute de la flexibilité à votre feuille de calcul et assure la cohérence de vos résultats. De plus, l'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrits manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Toutes les transactions effectuées à une date passée ou future peuvent être considérées dans cette fonction. Il suffit d'écrire dans le paramètre AsOfDate, la date de référence souhaitée. La fonction XCustomerOwing générera la somme de tous les montants dus par des clients pour les transactions effectuées dans la période déterminée l'aide des paramètres AsOfDate, StartingDayset EndingDays. Customers Pour sélectionner un client, vous devez entrer son nom, tel que: Gigi's Pasta & Pizza. Par contre, si le nom entré ne correspond pas à un client existant, le résultat sera zéro. Par défaut, la somme des montants dus par tous les clients est générée lorsque ce paramètre demeure vide. Pour sélectionner un client, vous devez entrer son nom, tel que: Gigi's Pasta & Pizza. Par contre, si le nom entré ne correspond pas à un client existant, le résultat sera zéro. Par défaut, la somme des montants dus par tous les clients est générée lorsque ce paramètre demeure vide. AsOfDate Voir Paramètre Date/Période pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Le solde dû à un client peut être généré à n'importe quelle date, passée ou futur. Par défaut, la date du jour sera utilisée lorsque ce paramètre demeure vide. Il est recommandé d'utiliser le format de date défini sur votre ordinateur. (Cette vérification peut être faite dans les Options régionales du panneau de configuration de Windows.) StartingDays Le nombre spécifié dans ce paramètre est le nombre de jour que nous devons reculer à partir de la date de référence mentionnée en AsOfDate, déterminant le début de la période pour laquelle le solde dû par un client est requis. Par exemple, si le nombre spécifié est 30 et que EndingDays est vide, la période débutera 30 jours avant la date de référence, soit tous les montants dus des transactions effectuées à partir du 30ieme jour avant la date de référence jusqu'à la plus ancienne transaction aux livres seront considérés. Tous les montants dus des transactions effectuées entre la date de référence et 29ieme jour avant cette date seront ignorés. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, la période débutera directement à la date de référence mentionné en AsOfDate. Ceci équivaux à écrire le nombre zéro dans ce paramètre. EndingDays Le nombre spécifié dans ce paramètre est le nombre de jour que nous devons reculer à partir de la date de

89 référence mentionnée en "AsOfDate", déterminant la fin de la période pour laquelle le solde dû par un client est requis. Par exemple, si le nombre spécifié en EndingDays est 30 et que StartingDays est vide, la période se terminera 30 jours avant la date de référence, soit tous les montants dus des transactions effectuées à partir de la date de référence jusqu'au 30ieme jour avant cette date seront considérés. Tous les montants dus des transactions effectuées entre le 31ieme jour avant la date de référence et la plus ancienne transaction aux livres seront ignorés. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, la période se terminera en date de la plus ancienne transaction aux livres. Filenames À l'aide de ce paramètre, il est possible d'utiliser plusieurs fichiers Simple Comptable dans la même feuille Excel. Il suffit d'entrer le nom du fichier désiré et de sélectionner le chemin pour pointer au bon endroit. Si ce paramètre demeure vide, la connexion par défaut au fichier Simple Comptable sera sélectionnée. Remarques Il est à noter que les paramètres StartingDays et EndingDays sont interchangeables lorsqu'ils contiennent deux valeurs numériques. La fonction XCustomerOwing utilisera la plus petite valeur comme début de la période et la plus grande valeur pour la fin de la période. Ainsi la ligne de commande =XCustomerOwing("Gigi's Pasta & Pizza","30/06/2015","30","60") générera le même résultat que =XCustomerOwing("Gigi's Pasta & Pizza","30/06/2015","60","30"). Pour les utilisateurs avancés, la fonction =XCustomerOwing() peut être appelée directement dans la barre de formule (fx) d'excel. Par contre, les guillemets (") doivent absolument être utilisés lorsque vous identifiez vos paramètres, tel que: =XCustomerOwing("Gigi's Pasta & Pizza") ou =XCustomerOwing("Gigi's Pasta & Pizza","30/06/2015","30","60"). Montant dû par fournisseur - XVendorOwing() Description Cette fonction génère le solde dû à des fournisseurs pour toutes les transactions effectuées dans une période spécifique. Paramètres Vendors [Facultatif] Nom du fournisseur pour lequel le solde dû est demandé. AsOfDate [Facultatif] Date de référence à laquelle le solde dû est demandé. StartingDays [Facultatif] Nombre de jours avant la date de référence mentionnée en AsOfDate qui détermine le début de la période pour laquelle le solde dû est demandé. EndingDays [Facultatif]

90 Nombre de jours avant la date de référence mentionnée en AsOfDate qui détermine la fin de la période pour laquelle le solde dû est demandé. Currency [Facultatif] Code de la devise pour laquelle le solde dû est demandé, par exemple CAD ou USD. Filenames [Facultatif] Nom du fichier Simple Comptable à interroger. Utilisation Il est fortement recommandé d'utiliser les cellules d'excel (ex. A1:B19) contenant l'information des paramètres demandés dans toutes les fonctions de XLGL, tel que les noms des fournisseurs. Cette habitude ajoute de la flexibilité à votre feuille de calcul et assure la cohérence de vos résultats. De plus, l'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrits manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Toutes les transactions effectuées à une date passée ou future peuvent être considérées dans cette fonction. Il suffit d'écrire dans le paramètre AsOfDate, la date de référence souhaitée. La fonction XVendorOwing générera la somme de tous les montants dus à des fournisseurs pour les transactions effectuées dans la période déterminée l'aide des paramètres AsOfDate, StartingDayset EndingDays. Vendors Pour sélectionner un fournisseur, vous devez entrer son nom, tel que: Ministère du Revenu du Québec. Par contre, si le nom entré ne correspond pas à un fournisseur existant, le résultat sera zéro. Par défaut, la somme des montants dus à tous les fournisseurs est générée lorsque ce paramètre demeure vide. AsOfDate Voir Paramètre Date/Période pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Le solde dû à un fournisseur peut être généré à n'importe quelle date, passée ou futur. Par défaut, la date du jour sera utilisée lorsque ce paramètre demeure vide. Il est recommandé d'utiliser le format de date défini sur votre ordinateur. (Cette vérification peut être faite dans les Options régionales du panneau de configuration de Windows.) StartingDays Le nombre spécifié dans ce paramètre est le nombre de jour que nous devons reculer à partir de la date de référence mentionnée en AsOfDate, déterminant le début de la période pour laquelle le solde dû à un fournisseur est requis. Par exemple, si le nombre spécifié est 30 et que EndingDays est vide, la période débutera 30 jours avant la date de référence, soit tous les montants dus des transactions effectuées à partir du 30ieme jour avant la date de référence jusqu'à la plus ancienne transaction aux livres seront considérés. Tous les montants dus des transactions effectuées entre la date de référence et 29ieme jour avant cette date seront ignorés

91 Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, la période débutera directement à la date de référence mentionné en AsOfDate. Ceci équivaux à écrire le nombre zéro dans ce paramètre. EndingDays Le nombre spécifié dans ce paramètre est le nombre de jour que nous devons reculer à partir de la date de référence mentionnée en AsOfDate, déterminant la fin de la période pour laquelle le solde dû à un fournisseur est requis. Par exemple, si le nombre spécifié en EndingDays est 30 et que StartingDaysest vide, la période se terminera 30 jours avant la date de référence, soit tous les montants dus des transactions effectuées à partir de la date de référence jusqu'au 30ieme jour avant cette date seront considérés. Tous les montants dus des transactions effectuées entre le 31ieme jour avant la date de référence et la plus ancienne transaction aux livres seront ignorés. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, la période se terminera en date de la plus ancienne transaction aux livres. Filenames À l'aide de ce paramètre, il est possible d'utiliser plusieurs fichiers Simple Comptable dans la même feuille Excel. Il suffit d'entrer le nom du fichier désiré et de sélectionner le chemin pour pointer au bon endroit. Si ce paramètre demeure vide, la connexion par défaut au fichier Simple Comptable sera sélectionnée. Remarques Il est à noter que les paramètres StartingDays et EndingDays sont interchangeables lorsqu'ils contiennent deux valeurs numériques. La fonction XVendorOwingutilisera la plus petite valeur comme début de la période et la plus grande valeur pour la fin de la période. Ainsi la ligne de commande =XVendorOwing("Ministère du Revenu du Québec","30/06/2015","30","60") générera le même résultat que =XVendorOwing("Ministère du Revenu du Québec","30/06/2015","60","30"). Pour les utilisateurs avancés, la fonction =XVendorOwing() peut être appelée directement dans la barre de formule (fx) d'excel. Par contre, les guillemets (") doivent absolument être utilisés lorsque vous identifiez vos paramètres, tel que: =XVendorOwing("Ministère du Revenu du Québec") ou =XVendorOwing("Ministère du Revenu du Québec","30/06/2015","30","60"). Quantité d'articles de stock - XINV() Description Cette fonction génère la quantité d'articles de stock à une date spécifique. Paramètres Inventory Numéro de l'article de stock pour lequel la quantité est demandée. Date [Facultatif] Date à laquelle la quantité d'articles de stock est demandée. Units [Facultatif]

92 Nom de l'unité (stockage, achat ou vente) en laquelle l'affichage de la quantité est demandée. Locations [Facultatif] Nom de l'emplacement où la quantité d'articles de stock est demandée. Filenames [Facultatif] Nom du fichier Simple Comptable à interroger. Utilisation Il est fortement recommandé d'utiliser les cellules d'excel (ex. A1:B19) contenant l'information des paramètres demandés dans toutes les fonctions de XLGL, tel que les numéros d'articles de stock, les dates, les noms des emplacements, etc. Cette habitude ajoute de la flexibilité à votre feuille de calcul et assure la cohérence de vos résultats. De plus, l'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrits manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Inventory Pour sélectionner un article de stock, vous devez entrer son numéro d'article, tel que: H2510. Par contre, si le numéro entré ne correspond pas à un numéro d'article existant, le résultat sera zéro. Date Voir Paramètre Date/Période pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. La quantité d'articles de stock peut être généré à n'importe quelle date, passée ou futur. Par défaut, la date de la dernière transaction aux livres sera utilisée lorsque ce paramètre demeure vide. Il est recommandé d'utiliser le format de date défini sur votre ordinateur. (Cette vérification peut être faite dans les Options régionales du panneau de configuration de Windows.) Units Pour sélectionner une unité de mesure, vous devez entrer son nom, tel que: Unité de mesure-stockage; Unités de vente; Unités d'achat. Certains mots-clés peuvent être utilisés tels que: Stockage pour Unité de mesure-stockage; Vente pour Unités de vente; Achat pour Unités d'achat. Aucune combinaison d'unité de mesure n'est possible dans une formule XINV et si l'unité entrée ne correspond à aucun des mots-clés disponible, la quantité retournée sera zéro. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, l'unité de mesure-stockage est utilisée

93 Locations Pour sélectionner un emplacement d'articles de stock, vous devez entrer son nom, tel que: Québec. Si le mot entré ne correspond à aucun des emplacements existants, la quantité retournée sera zéro. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, la quantité d'articles de stocks de tous les emplacements existants sera générée. Filenames À l'aide de ce paramètre, il est possible d'utiliser plusieurs fichiers Simple Comptable dans la même feuille Excel. Il suffit d'entrer le nom du fichier désiré et de sélectionner le chemin pour pointer au bon endroit. Si ce paramètre demeure vide, la connexion par défaut au fichier Simple Comptable sera sélectionnée. Remarques Pour les utilisateurs avancés, la fonction =XINV() peut être appelée directement dans la barre de formule (fx) d'excel. Par contre, les guillemets (") doivent absolument être utilisés lorsque vous identifiez vos paramètres, tel que: =XINV("C1020") ou =XINV("C1020","30/06/2015"). Solde de compte - XGL() Description Cette fonction génère le solde de comptes du Grand Livre à une date spécifique. Paramètres Accounts [Facultatif] Numéro ou nom du compte du Grand Livre pour lequel le solde est demandé. Date [Facultatif] Date à laquelle le solde est demandé. Departments [Facultatif] Code ou nom de la division pour laquelle le solde est demandé. Debit/Credit [Facultatif] Débit pour obtenir le solde positif du compte débiteur ou Crédit pour le solde positif du compte créditeur. Currency [Facultatif] Code de la devise pour laquelle le solde est demandé, par exemple CAD ou USD. Filenames [Facultatif] Nom du fichier Simple Comptable à interroger

94 Utilisation Il est fortement recommandé d'utiliser l'adresse des cellules d'excel (ex. A1:B19) contenant l'information des paramètres demandés dans toutes les fonctions de XLGL, tel que les numéros de comptes, les dates, les départements, etc. Cette habitude ajoute de la flexibilité à votre feuille de calcul et assure la cohérence de vos résultats. De plus, l'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrit manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Accounts Voir Comptes pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Par défaut, le total de l'actif est générée lorsque ce paramètre demeure vide. Date Voir Paramètre Date/Période pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Le solde des comptes du Grand Livre peut être généré à n'importe quelle date, passée ou futur. Par défaut, la date de la dernière transaction aux livres sera utilisée lorsque ce paramètre demeure vide. Il est recommandé d'utiliser le format de date défini sur votre ordinateur. (Cette vérification peut être faite dans les Options régionales du panneau de configuration de Windows.) Departments Pour sélectionner une division, vous pouvez entrer soit: un code de division, tel que: 0100; un nom de division, tel que: Administration; faire une énumération de codes de divisions à l'aide de virgules, tel que : 0100,0200,0300. Pour obtenir la somme des soldes non-assignés à une division, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Departments, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des codes ou des noms des autres divisions déjà existantes. De cette façon, la somme de tous les soldes non-assignés à une division sera générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, tous les soldes seront additionnés incluant les soldes nonassignés à une division. Débit/Crédit La requête Débit pour un compte débiteur (Actif et Charges) sera différent de zéro seulement si le solde de ce compte est "positif". Si le solde d'un compte débiteur est "négatif", il faut demander Crédit pour en connaître la valeur

95 Le même principe s'applique pour un compte créditeur (Passif, Avoir et Produit). Si le solde est positif, il faut demander Crédit pour en connaître la valeur. Sinon, la requête Débit vous donnera le solde "négatif" du compte créditeur. Filenames À l'aide de ce paramètre, il est possible d'utiliser plusieurs fichiers Simple Comptable dans la même feuille Excel. Il suffit d'entrer le nom du fichier désiré et de sélectionner le chemin pour pointer au bon endroit. Si ce paramètre demeure vide, la connexion par défaut au fichier Simple Comptable sera sélectionnée. Remarques Pour les utilisateurs avancés, la fonction =XGL() peut être appelée directement dans la barre de formule (fx) d'excel. Par contre, les guillemets (") doivent absolument être utilisés lorsque vous identifiez vos paramètres, tel que: =XGL(" ") ou =XGL("1010","30/06/2015","Administration"). Les comptes d'entêtes, de sous-totaux et de totaux peuvent être insérés dans un groupe de comptes, mais leurs soldes seront ignorés pour assurer la validité du résultat. Par exemple, si le groupe suivant est sélectionné , seulement les soldes de comptes autres que les soldes de comptes d'entêtes, de sous-totaux et de totaux seront additionnés. Depuis la version 9.0 de Simple Comptable, les données financières sont conservées dans le fichier de données jusqu'à 100 ans en arrière. Les fonctions de XLGL vous donnent accès à cette information; il suffit de spécifier la date à laquelle le solde est désiré. Variation de la quantité d'articles de stock - XINVP() Description Cette fonction génère la variation de la quantité d'articles de stock entre deux dates spécifiques. Paramètres Inventory Numéro de l'article de stock pour lequel la variation de la quantité est demandée. Beginning [Facultatif] Date du début de la période pour laquelle la variation de la quantité d'articles de stock est demandée. End [Facultatif] Date de fin de la période pour laquelle la variation de la quantité d'articles de stock est demandée. Journals [Facultatif] Nom du journal pour lequel la variation de la quantité d'articles de stock est demandée. In/Out [Facultatif] Entrée pour obtenir la quantité d'articles de stock ajoutée à l'inventaire ou Sortie pour obtenir la diminution de la quantité d'articles de stock

96 Units [Facultatif] Nom de l'unité (stockage, achat ou vente) en laquelle l'affichage de la quantité est demandée. Locations [Facultatif] Nom de l'emplacement où la variation de la quantité d'articles de stock est demandée. RESERVED Pour une utilisation future. Departments [Facultatif] Code ou nom de la division pour laquelle la variation de la quantité d'articles de stock est demandée. Vendors [Facultatif] Nom du fournisseur pour lequel la variation de la quantité d'articles de stock est demandée. Customers [Facultatif] Nom du client pour lequel la variation de la quantité d'articles de stock est demandée. Employees [Facultatif] Nom de l'employé pour lequel la variation de la quantité d'articles de stock est demandée. Projects [Facultatif] Nom du projet pour lequel la variation de la quantité d'articles de stock est demandée. Filenames [Facultatif] Nom du fichier Simple Comptable à interroger. Utilisation Il est fortement recommandé d'utiliser les cellules d'excel (ex. A1:B19) contenant l'information des paramètres demandés dans toutes les fonctions de XLGL, tel que les numéros d'articles de stock, les dates, les noms des journals, les noms des emplacements, les codes des divisions, etc. Cette habitude ajoute de la flexibilité à votre feuille de calcul et assure la cohérence de vos résultats. De plus, l'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrits manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Toutes les variations de quantité d'articles de stock effectuées à une date passée ou future peuvent être considérées dans cette fonction. Il suffit d'écrire dans le paramètre Beginning, la date de la première variation de quantité requise et dans le paramètre End, la date de la dernière variation de quantité. La fonction XINVP générera la somme de toutes les variations d'articles de stock survenues entre la date spécifiée en Beginninget la date spécifiée en End inclusivement. Inventory Pour sélectionner un article de stock, vous devez entrer son numéro d'article, tel que: H2510. Par contre, si le numéro entré ne correspond pas à un numéro d'article existant, le résultat sera zéro. Beginning

97 Voir Paramètre Date/Période pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Par défaut, la date de la plus ancienne transaction aux livres sera utilisée lorsque ce paramètre demeure vide, à moins que le paramètre End contienne une période complète (telle que Mars 2008). End Voir Paramètre Date/Période pour plus d'information sur les valeurs que peut prendre ce paramètre. Par défaut, la date de la dernière transaction aux livres sera utilisée lorsque ce paramètre demeure vide, à moins que le paramètre Beginning contienne une période complète (telle que Mars 2008). Le tableau suivant résume quelque période possible en utilisant les paramètres Beginning et End: Beginning End Resultat 01/04/ /08/2008 1er avril 2008 au 31 Aout 2008 Juin 2008 Vide 1er juin 2008 au 30 juin 2008 Vide Juin er juin 2008 au 30 juin 2008 Avril 2008 Mars er avril 2008 au 31 Mars 2009 Pour les dates, il est recommandé d'utiliser le format de date défini sur votre ordinateur. (Cette vérification peut être faite dans les Options régionales du panneau de configuration de Windows.) Journals Pour sélectionner un journal, vous devez entrer son nom, tel que: Achats; Produits; Nomenclatures & assem. articles; Ajustements et transferts; Ajustements des stocks; Transfert entre emplacements. Certains mots-clés peuvent être utilisés, tels que: Ventes pour Produits; Nomenclatures ou assem. pour Nomenclatures & assem. articles; Ajustements ou Stocks pour Ajustements des stocks; Transfert ou Emplacements pour Transfert entre emplacements. En utilisant une combinaison de mots-clés, vous obtenez la somme de toutes les variations d'articles de stocks de tous les journals correspondants aux mots-clés mentionnés. Par contre, si aucun des mots entrés ne correspond à un des mots-clés disponibles, le résultat sera zéro. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, la variation de la quantité d'articles de stocks de tous les journals est générée. In/Out

98 La requête Entrée génère la valeur correspondant à l'augmentation de la quantité d'articles de stock survenue soit par un achat, un ajustement, un assemblage d'article, etc. La requête Sortie génère la valeur correspondant à la diminution de la quantité d'articles de stock survenue soit par une vente, un transfert, un ajustement, etc. Par contre, si le mot entré ne correspond à aucune des sélections précédentes (Entrée ou Sortie), le résultat sera zéro. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, la variation totale de la quantité d'articles de stocks est générée, soit la quantité "Entrée" moins la quantité "Sortie". Ce nombre est négatif si la quantité "Sortie" est plus élevée que la quantité "Entrée". Units Pour sélectionner une unité de mesure, vous devez entrer son nom, tel que: Unité de mesure-stockage; Unités de vente; Unités d'achat. Certains mots-clés peuvent être utilisés tels que: Stockage pour Unité de mesure-stockage; Vente pour Unités de vente; Achat pour Unités d'achat. Aucune combinaison d'unité de mesure n'est possible dans une formule XINVP et si l'unité entrée ne correspond à aucun des mots-clés disponible, le résultat sera zéro. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, l'unité de mesure-stockage est utilisée. Locations Pour sélectionner un emplacement de variation de quantité d'article de stock, vous devez entrer son nom, tel que: Québec. Si le mot entré ne correspond à aucun des emplacements existants, le résultat sera zéro. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, la variation de la quantité d'articles de stocks sera générée pour tous les emplacements existants. Departments Pour sélectionner une division, vous pouvez entrer soit: un code d'une division, tel que: 0100; un nom d'une division, tel que: Administration; faire une énumération de codes de divisions à l'aide de virgules, tel que : 0100,0200,

99 Pour obtenir la variation de la quantité d'articles de stock non-assignées à une division, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Departments, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des codes ou des noms des autres divisions déjà existantes. De cette façon, la variation de la quantité d'articles de stock non-assignés à une division sera générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, la variation de la quantité d'articles de stocks assignée et nonassignée à une division sera générée. Vendors Pour sélectionner un fournisseur, vous devez entrer son nom, tel que: Ministère du Revenu du Québec. Pour obtenir la variation de la quantité d'articles de stock non-assignées à un fournisseur, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Vendors, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des noms des autres fournisseurs déjà existants. De cette façon, la variation de la quantité d'articles de stock non-assignés à un fournisseur sera générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, la variation de la quantité d'articles de stocks assignée et nonassignée à un fournisseur sera générée. Customers Pour sélectionner un client, vous devez entrer son nom, tel que: Gigi's Pasta & Pizza. Pour obtenir la variation de la quantité d'articles de stock non-assignées à un client, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Customers, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des noms des autres clients déjà existants. De cette façon, la variation de la quantité d'articles de stock non-assignés à un client sera générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, la variation de la quantité d'articles de stocks assignée et nonassignée à un client sera générée. Employees Pour sélectionner un employé, vous devez entrer son nom, tel que: Tremblay, Guy. Pour obtenir la variation de la quantité d'articles de stock non-assignées à un employé, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Employees, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des noms des autres employés déjà existants. De cette façon, la variation de la quantité d'articles de stock non-assignés à un employé sera générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, la variation de la quantité d'articles de stocks assignée et nonassignée à un employé sera générée. Projects Pour sélectionner un projet, vous devez entrer son nom, tel que: Rénovation du sous-sol

100 Pour obtenir la variation de la quantité d'articles de stock non-assignées à un projet, vous pouvez utiliser le mot de votre choix comme paramètre de Projects, tel que: Non Assigné ou Autres. Le seul critère de sélection de ce mot est qu'il soit différent des noms des autres projets déjà existants. De cette façon, la variation de la quantité d'articles de stock non-assignés à un projet sera générée. Par défaut, lorsque ce paramètre demeure vide, la variation de la quantité d'articles de stocks assignée et nonassignée à un projet sera générée. Filenames À l'aide de ce paramètre, il est possible d'utiliser plusieurs fichiers Simple Comptable dans la même feuille Excel. Il suffit d'entrer le nom du fichier désiré et de sélectionner le chemin pour pointer au bon endroit. Si ce paramètre demeure vide, la connexion par défaut au fichier Simple Comptable sera sélectionnée. Exemples Pour générer la variation de la quantité d'articles de stock C1020 à partir du 1er janvier 2006 jusqu'à la dernière variation aux livres, la ligne de commande à utiliser est : =XINVP("C1020","01/01/2006"). Autres exmples Pour générer la variation de la quantité d'articles de stock C1020 de la première variation aux livres jusqu'au 31 décembre 2006, la ligne de commande à utiliser est : =XINVP("C1020",,"31/12/2006"). Pour générer la variation de la quantité d'articles de stock C1020 survenu dans le journal des achats, la ligne de commande à utiliser est : =XINVP("C1020",,,"Achats"). Pour générer la variation de la quantité d'articles de stock C1020 sortie par un transfert de Québec entre le 1er janvier et le 31 décembre 2006, la ligne de commande à utiliser est : =XINVP("C1020", "01/01/2006", "31/12/2006","Transfert entre emplacements",,"sortie","quebec"). Pour générer la variation de la quantité d'articles de stock C1020 vendue en unité de vente au mois de mars de l'année financière courante, la ligne de commande à utiliser est : =XINVP("C1020", "Mars",,"Produits","Sortie","Unités de vente"). Pour générer la variation de la quantité d'articles de stock C1020 effectuée par l'employé Guy Tremblay pour le projet Rénovation maison dans le mois de janvier 2006, la ligne de commande à utiliser est : =XINVP("C1020", "Janvier 2006",,,,,,,,,"Tremblay,Guy","Rénovation maison"). Remarques Pour les utilisateurs avancés, la fonction =XINVP() peut être appelée directement dans la barre de formule (fx) d'excel. Par contre, les guillemets (") doivent absolument être utilisés lorsque vous identifiez vos paramètres, tel que: =XINVP("C1020") ou =XINVP("C1020","30/06/2015","30/10/2015","Ventes"). Des plages de cellules Excel peuvent être utilisées comme paramètre des dates de Beginning et de End. Par contre, cette technique exige que le nombre de cellules des plages des deux paramètres soit égal, à moins qu'un des deux paramètres soit vide

101 XGLDesc Description Cette fonction affiche la description textuelle du compte portant le numéro spécifié dans le paramètre Account. Paramètres Account Numéro du compte pour lequel la description est désirée. Filename [Facultatif] Nom du fichier Simple Comptable à interroger. Utilisation Il est fortement recommandé d'utiliser l'adresse des cellules d'excel (ex. B19) contenant l'information des paramètres demandés dans toutes les fonctions de XLGL, tel que le numéro du compte. Cette habitude ajoute de la flexibilité à votre feuille de calcul et assure la cohérence de vos résultats. De plus, l'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrits manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Account Pour obtenir une description de compte, vous devez entrer son numéro, tel que: Par contre, lorsque ce paramètre demeure vide ou s'il contient un numéro de compte ne correspondant à aucun numéro de compte existant aucun résultat ne s'affichera. Filename À l'aide de ce paramètre, il est possible d'utiliser plusieurs fichiers Simple Comptable dans la même feuille Excel. Il suffit d'entrer le nom du fichier désiré et de sélectionner le chemin pour pointer au bon endroit. Si ce paramètre demeure vide, la connexion par défaut au fichier Simple Comptable sera sélectionnée. Remarques Pour les utilisateurs avancés, la fonction =XGLDesc() peut être appelée directement dans la barre de formule (fx) d'excel. Par contre, les guillemets (") doivent absolument être utilisés lorsque vous identifiez vos paramètres, tel que: =XGLDesc("0100"). XGLDescDept Description Cette fonction affiche la description textuelle de la division portant le numéro spécifié dans le paramètre Department

102 Paramètres Department Numéro de la division pour laquelle la description est désirée. Filename [Facultatif] Nom du fichier Simple Comptable à interroger. Utilisation Il est fortement recommandé d'utiliser l'adresse des cellules d'excel (ex. B19) contenant l'information des paramètres demandés dans toutes les fonctions de XLGL, tel que le numéro de la division. Cette habitude ajoute de la flexibilité à votre feuille de calcul et assure la cohérence de vos résultats. De plus, l'utilisation de guillemets (") est essentielle lorsque les paramètres sont écrits manuellement dans la fenêtre des arguments de la fonction. Account Pour obtenir la description d'une division, vous devez entrer son numéro, tel que: Par contre, lorsque ce paramètre demeure vide ou s'il contient un numéro de compte ne correspondant à aucun numéro de compte existant aucun résultat ne s'affichera. Filename À l'aide de ce paramètre, il est possible d'utiliser plusieurs fichiers Simple Comptable dans la même feuille Excel. Il suffit d'entrer le nom du fichier désiré et de sélectionner le chemin pour pointer au bon endroit. Si ce paramètre demeure vide, la connexion par défaut au fichier Simple Comptable sera sélectionnée. Remarques Pour les utilisateurs avancés, la fonction =XGLDescDept() peut être appelée directement dans la barre de formule (fx) d'excel. Par contre, les guillemets (") doivent absolument être utilisés lorsque vous identifiez vos paramètres, tel que: =XGLDescDept("0100"). Paramètres communs Certains détails de spécification de paramètres sont très longs et élaborés. Et étant donnée que ces paramètres sont fréquemment utilisés, nous avons décidé de leur consacrer des pages individuelles. Comptes Définissez un compte un groupe de compte Comptes Dates ou périodes

103 Définissez une date unique ou une date de début et de fin de période afin d'analyser les données comptable sur une seule journée ou sur plusieurs jours. Dates et périodes Expressions Précisez un calcul, un agrégat ou un filtre. Expressions Comptes Partout où un compte du GL est accepté dans une fonction, il est possible d'utiliser un des choix suivants: un numéro de compte 1 un nom de compte 2 une énumération de numéros de comptes 3 une plage de comptes 4 une combinaison des deux dernières techniques 5 un nom prédéfini 6 un nom de compte associé 7 un code IGRF 8 une énumération de code IGRF 9 Comptes associés Les noms de comptes associés définis dans le logiciel de comptabilité peuvent être utilisés. Voici une liste des noms pouvant être utilisés: Compte de banque fournisseurs Compte de banque clients 1, tel que: 10000; 2, tel que: Current Asset; 3 séparés par des virgules, tel que: 10000,12000,15000; 4 à l'aide d'un trait d'union entre le premier et le dernier numéro de compte, tel que: ; 5, tel que: 10100, ,12000; 6, tel que: Actif, Passif, Avoir, Produits ou Charges; 7 (voir ci-bas), tel que: A-E; 8 (voir ci-bas), tel que: IGRF1002; 9 /numéros de compte séparés par des virgules, tel que: IGRF1002,12000,IGRF

104 Compte de banque salaires Comptes clients Comptes fournisseurs Vacances dues Pourboires au Quebec dues Benefices non repartis Bénéfices net Produits de transport Paiement anticipé et remises sur ventes Frais de transport A-E or A-E charge RPC or RPC charge RRQ or RRQ charge CSST or CSST charge FSSQ or FSSQ charge ISE or ISE charge Coût d'assemblage Paiement anticipé et remises sur achats Radiation d'ajustement Droits d'importation Écarts et arrondissements du taux de change Encaisse pour les acomptes Acomptes et commandes prépayées Prépaiements et commandes prépayées RQAP à payer A-E à payer RPC à payer CSST à payer ISE à payer RRQ à payer FSSQ à payer Vous pouvez aussi utiliser toutes charges ou payable définis par l'utilisateur en ajoutant soit Charge ou à payer à la fin du nom. Par exemple, si vous avez une charge nommée Médical, vous pouvez utiliser Médical charge pour obtenir le compte de charge et Médical à payer pour obtenir le compte payable. Vous pouvez aussi utiliser tous noms de Salaires ou de Retenues définis pour votre compagnie Simple Comptable. Codes IGRF Vous pouvez aussi utiliser des codes IGRF au lieu des comptes. Ils doivent être assignés correctement à vos comptes dans Simple Comptable avant d'être utilisé avec XLGL. Pour utiliser un code IGRF dans le paramètre de compte, ajoutez le préfixe IGRF ou I. Les codes IGRF peuvent être séparé par des virgules et utilisés conjointement avec les numéros de compte. Voici quelques exemples: IGRF1002 IGRF1061, IGRF , IGRF

105 Date/Période Partout où une date ou une période est acceptée dans une fonction, vous pouvez utiliser un des formats suivants: Rien 1 Une date 2 Un mois 3 Une année 4 Un mois et une année 5 Un nombre de 1 à 13 6 Un nombre de 1 à 13 et une année 7 Un trimestre 8 Un trimestre et une année 9 AP 10 AC 11 Les formats ci-dessus sont ceux utilisés par XLGL. Toutefois XLGL interprétera de son mieux le paramètre entré par l'usager. Consultez les exemples plus bas pour d'autres idées. Exemples de dates et périodes acceptées Veuillez prendre note que les exemples suivants correspondent à une compagnie dont l'année fiscale s'étend du 1 Le comportement dans ce cas dépend de la fonction; 2, telle que: 30/06/2015. Le format exact de la date dépend de vos Options Régionales de Windows; 3, tel que: Avril. Ceci définira une période allant du 1er avril au 30 avril de l'année financière courrante; 4, telle que: Ceci définira une période allant du premier jour au dernier jour de l'année fiscale se terminant en 2008; 5, tels que: Avril Ceci définira une période allant du 1er avril 2008 au 30 avril 2008; 6, correspondant à la période budgétaire définie dans Simple Comptable; 7, tels que: pour obtenir la quatrième période budgétaire de l'année financière se terminant en 2008; 8, tel que: 1er trimestre, pour obtenir la période s'étendant sur le premier trimestre de l'année financière courrante; 9, tels que 1er trimestre 2008, pour obtenir la période s'étendant sur le premier trimestre de l'année financière se terminant en 2008; 10 pour obtenir la période allant du premier jour au dernier jour de l'année financière précédente; 11 pour obtenir la période allant du premier jour au dernier jour de l'année financière courrante

106 1er avril 2008 au 31 mars 2009 et dont la période budgétaire est bi-mensuelle. 31/08/ Février 2 Septembre Sept AC Période Trimestre #2 8 3e Trim Q4 LY 10 Juin-Juil. 11 Note - Ce paramètre n'est pas sensible à la cass. Ainsi, Mars 2008 correspond à la même chose que mars 2008 ou que MARS Expressions Remarques Une première utilisation des Expressions est pour faire des calculs. 1 Supposant que votre format de date est jj/mm/aaaa, XLGL comprendra ceci comme une date, soit le début ou la fin d'une période, dépendant de la fonction. 2 Une période s'étendant du 1er février 2009 au 28 février 2009 (année financière courrante). 3 Une période s'étendant du 1er septembre 2007 au 30 septembre Une période s'étendant du 1er septembre 2008 au 30 septembre 2008 (année financière courrante). 5 Une période s'étendant du 1er avril 2005 au 31 mars La cinquième période budgétaire de l'année fiscale courrante, c'est-à-dire décembre 2008-janvier Une période s'étendant du 1er décembre 2008 au 31 janvier La cinquième période budgétaire de l'année fiscale se terminant en 2008, c'est-à-dire décembre 2007-janvier Une période s'étendant du 1er décembre 2007 au 31 janvier Le second trimestre de l'année financière courrante. Une période s'étendant du 1er juillet 2008 au 30 septembre Le troisième trimestre de l'année financière se terminant en Une période s'étendant du 1er octobre 2006 au 31 décembre Le quatrième trimestre de l'année financière précédente. Une période s'étendant du 1er janvier 2008 au 31 mars Une période s'étendant du 1er juin 2008 au 31 juillet (année financière courrante)

107 E X E M P L E Pour calculer le montant d'une taxe, le prix unitaire est multiplié par le taux de taxe: "dprice * 0,05" Une deuxième utilisation est pour créer un agrégat. Similaire à une valeur calculée, un agrégat performe une opération basée sur un ensemble de lignes d'une table. E X E M P L E Pour compter le nombre ligne dans un ensemble. Cette méthode serait utilisée pour compter le nombre de client dans tcustomr: "Count(sName)" Une troisième utilisation est de créer un filtre comme pour les conditions dans XDataCondition. E X E M P L E Pour obtenir une liste de client dont le nom commence par An, on utilise: "sname Like 'An*'". Syntaxe Lorsque vous créez une expression, utilisez le nom des colonnes pour référer aux colonnes d'une table. E X E M P L E Si le nom d'une colonne est "dprice" et une autre "dqty", l'expression est la suivante : "dprice * dqty". Lorsque vous créez une expression pour un filtre, mettez les chaînes entre guillemets simples. E X E M P L E "sname = 'Ashburton Reinforcing'" Le nom d'une colonne peut être placé entre crochet pour éviter la confusion avec des caractères spéciaux. E X E M P L E Pour utiliser la colonne appelée "Column#" dans une expression, vous devez écrire "[Column#]". Comme les crochets sont des caractères spéciaux, vous devez utiliser une barre oblique inverse ("\") pour activer une séquence d'échappement pour le crochet, s'il fait partie d'un nom de colonne. E X E M P L E

108 Une colonne appelée "Column[]" doit être écrite de la manière suivante : "Total * [Column[\]]" (Seule le deuxième crochet doit faire l'objet d'une séquence d'échappement.) Valeurs définies par l'utilisateur Les valeurs définies par l'utilisateur peuvent être utilisées dans des expressions pour être comparées à des valeurs de colonne. Les valeurs de chaîne doivent être placées entre guillemets simples. Les valeurs de date doivent être entourées de signes dièse (#) ou de guillemets simples ('). Les décimales et la notation scientifique sont autorisées pour des valeurs numériques. E X E M P L E "sname = 'John'" "dprice <= 50.00" "dtdate < '1/31/82'" or "dtdate < #1/31/82#" Opérateurs: AND, OR, NOT, +, -, * /, %, <, >, <=,... La concaténation est autorisée à l'aide des opérateurs booléens AND, OR et NOT. Vous pouvez utiliser des parenthèses pour regrouper des clauses et forcer la priorité. L'opérateur AND a priorité sur les autres opérateurs. E X E M P L E (slastname = 'Smith' OR slastname = 'Jones') AND sfirstname = 'John' Lorsque vous créez des expressions de comparaison, les opérateurs suivants sont autorisés : < > <= >= <> = IN LIKE Les opérateurs arithmétiques suivants sont également pris en charge dans les expressions : + (addition) - (soustraction) * (multiplication) / (division) % (modulo) Opérateurs de chaînes: + Pour concaténer une chaîne, utilisez le caractère +. Caractères génériques: * et % avec la clause LIKE Les caractères * et % peuvent être utilisés indifféremment comme caractères génériques dans une comparaison LIKE. Si la chaîne située dans une clause LIKE contient un caractère * ou %, ceux-ci doivent correspondre à des caractères d'échappement au moyen de crochets ([]). Si la clause contient des crochets, ils doivent correspondre à des caractères d'échappement au moyen de crochets (par exemple [[] ou []]). Un caractère générique est autorisé au début et/ou à la fin d'un modèle. E X E M P L E

109 "sitemname LIKE '*product*'" "sitemname LIKE '*product'" "sitemname LIKE 'product*'" Les caractères génériques ne sont pas autorisés au milieu d'une chaîne. Par exemple, "te*xt" n'est pas autorisé. Références aux relations parents/enfants Les relations entre les tables sont définies par le nom de la table parent et de la table enfant séparés par (2 sous-tiret). E X E M P L E tcustomr tcustr. Une colonne d'une table enfant peut être référencée dans une expression en ajoutant Child(relation) au début du nom de la colonne. Toutefois, une relation enfant pouvant retourner plusieurs lignes, vous devez inclure la référence à la colonne enfant dans une fonction d'agrégation. E X E M P L E Sum(Child(tCustomr tcustr).dpretaxamt) retournerait la somme de la colonne appelée dpretaxamt dans la table enfant. Agrégats: Sum, Avg, Min, Max, Count, StDev, Var Les types d'agrégats suivants sont pris en charge : Sum (Somme) Avg (Moyenne) Min (Minimum) Max (Maximum) Count (Nombre) StDev (Écart type statistique) Var (Variance statistique). Les types d'agrégats suivants sont pris en charge : Sum (Somme) Avg (Moyenne) Min (Minimum) Max (Maximum) Count (Nombre) StDev (Écart type statistique) Var (Variance statistique). Les agrégats s'exécutent généralement avec des relations. Vous pouvez créer une expression d'agrégation à l'aide d'une des fonctions répertoriées précédemment et d'une colonne de table enfant, de la manière décrite à la section RÉFÉRENCES AUX RELATIONS PARENTS/ENFANTS ci-dessus

110 E X E M P L E Avg(Child(tCustomr tcustr).dpretaxamt) Un agrégat peut également être effectué sur une table simple. E X E M P L E Pour créer un résumé des valeurs d'une colonne appelée "dprice" : Sum(dPrice) Fonctions: CONVERT, LEN, ISNULL, IIF, TRIM et SUBSTRING Les fonctions suivantes sont également prises en charge : CONVERT Description Convertit l'expression particulière en type.net Framework spécifié. Syntaxe Convert(expression, type) Arguments expression -- Expression à convertir. type -- Type.NET Framework dans lequel la valeur doit être convertie. E X E M P L E "Convert(total, 'System.Int32')" Toutes les conversions sont valides, hormis les exceptions suivantes : Boolean, et lui seul, peut être forcé à correspondre à Byte, SByte, Int16, Int32, Int64, UInt16, UInt32, UInt64, String et inversement. Char, et lui seul, peut être forcé à correspondre à Int32, UInt32, String et inversement. DateTime, et lui seul, peut être forcé à correspondre à String et inversement. TimeSpan, et lui seul, peut être forcé à correspondre à String et inversement. LEN Description Obtient la longueur d'une chaîne. Syntaxe LEN(expression) Arguments expression -- Chaîne à évaluer. E X E M P L E

111 "Len(sName)" ISNULL Description Vérifie une expression et retourne l'expression vérifiée ou une valeur de remplacement. Syntaxe ISNULL(expression, replacementvalue) Arguments expression -- Expression à vérifier. replacementvalue -- Si l'expression est une référence null, replacementvalue est retourné. E X E M P L E "IsNull(dPrice, -1)" IIF Description Obtient l'une ou l'autre valeur selon le résultat d'une expression logique. Syntaxe IIF(expr, truepart, falsepart) Arguments expr -- Expression à évaluer. truepart -- Valeur à retourner si l'expression a la valeur true. falsepart -- Valeur à retourner si l'expression a la valeur false. E X E M P L E "IIF(dTotal>1000, 'expensive', 'dear')" TRIM Description Supprime tous les caractères vierges de début ou de fin, tels que \r, \n, \t, ' ' Syntaxe TRIM(expression) Arguments expression -- Expression à tronquer. SUBSTRING Description

112 Obtient une sous-chaîne d'une longueur spécifiée, commençant au point déterminé de la chaîne. Syntaxe SUBSTRING(expression, start, length) Arguments expression -- Chaîne source de la sous-chaîne. start -- Entier qui spécifie le point de départ de la sous-chaîne. length -- Entier qui spécifie la longueur de la sous-chaîne. E X E M P L E "SUBSTRING(sPhone1, 7, 8)" Rafraîchir les données L'option Rafraîchir recharge les données du fichier de comptabilité avant de mettre à jour l'information de la feuille de calcul. Utiliser Rafraîchir Un accès direct est disponible dans le ruban de XLGL: Sélectionner Rafraîchir. Toutes les listes sont rechargées à partir du fichier de comptabilité et les toutes les formules sont recalculées afin d'afficher les plus récentes informations. Note - Vous pouvez également sélectionner la fonction Recalculer afin de mettre à jour uniquement les formules sans recharger les listes. Visionner le vidéo: Mettre à jour un rapport XLGL 4.0 pour Simple Comptable pour observer les caractéristiques de Rafraîchir et de Recalculer. Recalculer les montants L'option Recalculer actualise les formules contenues dans la feuille de calcul

113 Utiliser Recalculer Un accès indirect est disponible dans le ruban de XLGL: Ouvrir le menu déroulant de Rafraîchir; Sélectionner Recalculer. Toutes les formules XLGL de la feuille de calcul sont mises-à-jour. Note - Lorsque des nouvelles données sont entrées dans le logiciel comptable, l'option Rafraîchir doit être utilisée pour que celles-ci soient affichées dans le tableur. Visionner le vidéo: Mettre à jour un rapport XLGL 4.0 pour Simple Comptable pour observer les caractéristiques de Rafraîchir et de Recalculer. Mise-à-jour automatique La mise-à-jour automatique rafraîchit les données de la feuille de calcul toutes les fois qu'une modification est apportée dans ce fichier lorsque la Boîte à outils est ouverte. Utiliser la mise-à-jour automatique Pour activer la mise-à-jour automatique: Ouvrir la Boîte à outils; Sélectionner l'onglet Paramètres; Sélectionner Mise-à-jour automatique. Tant que la Boîte à outils est ouverte, les données sont rafraîchies dès qu'une modification est apportée à la feuille de calcul. Note - Lorsque la Boîte à outils est fermée, le mode de mise-à-jour est toujours manuel. Figer les montants Figer efface toutes les fonctions XLGL pour les remplacer par leurs résultats. Ainsi, les rapports peuvent être transmis aux personnes qui ne possèdent pas de licences. Note - Figer est irréversible. Alors, afin de conserver une copie intacte de votre travail, il est fortement recommandé de toujours enregistrer le rapport sous un autre nom avant d'utiliser cette fonction. Accéder à Figer Un accès direct à Figer se retrouve dans le ruban de XLGL, dans le secteur des Outils

114 Options Par défaut, le bouton Figer efface les formules XLGL de la feuille en entier pour les remplacer par leurs valeurs courantes. Par contre son menu déroulant offre deux choix: Figer la feuille 1 Figer la sélection 2 Visionner le vidéo: Préparer un rapport Simple Comptable statique avec XLGL 4.0 pour observer les caractéristiques de Figer. Zoom avant Le Zoom avant permet d'afficher le détail de toutes les transactions qui totalisent un montant contenu dans une cellule où une fonction XLGL est utilisée. Accéder au Zoom avant Un premier accès au Zoom avant est disponible directement dans le ruban de XLGL, sous le secteur des Outils. Le deuxième accès se fait à partir du menu contextuel en faisant un clic droit dans une cellule d'une feuille de calcul. 1 Remplace toutes les formules de la feuille en entier par leurs valeurs courantes. 2 Remplace uniquement les formules sélectionnées par leurs valeurs courantes

115 Fonctions XLGL du Zoom avant Vous pouvez faire un Zoom avant sur les fonctions suivantes: XGL; XGLP; XINV; XINVP; XVendorOrder; XVendorOwing; XVendorQuote; XCustomerOrder; XCustomerOwing et ; XCustomerQuote. Comment utiliser le Zoom avant Pour faire un Zoom avant d'une formule, suivez les étapes suivantes: ou Sélectionner un cellule contenant une fonction XLGL; Faire un clic droit sur cette sélection; Sélectionner Zoom avant dans le menu contextuel. Sélectionner la cellule contenant une fonction XLGL; Sélectionner Zoom avant à partir du ruban XLGL. La fenêtre Résultats s'ouvre énumérant toutes les lignes des transactions considérées pour le calcul. Note - Il est possible de faire un Zoom avant sur plusieurs montants simultanément en sélectionnant une plage de cellules. Options de la fenêtre Résultats À partir de la fenêtre Résultats, il y a plusieurs options disponibles afin d'analyser les données. Inclure ou exclure les corrections La première case à cocher permet d'inclure ou d'exclure les lignes de transactions qui correspondent à des corrections. Afficher les débits et les crédits La deuxième case à cocher permet de diviser la colonne des montants en deux colonnes : Débit et Crédit. Trier les données Vous pouvez trier les données dans la grille en cliquant sur l'entête d'une colonne. Cliquez une fois pour trier en ordre ascendant et

116 cliquez une deuxième fois pour avoir un tri descendant. Exporter vers une feuille de travail Pour exporter la vue courante vers une feuille de travail, cliquez sur le bouton Exporter vers une feuille... La fenêtre Importation de données s'ouvre: ou Identifier la cellule où vous voulez insérer les données; Cliquer OK. Sélectionner Nouvelle feuille de calcul pour afficher les données dans une nouvelle page; Cliquer OK; Les résultats sont insérés à l'endroit spécifié. Visionner le vidéo: Zoom avant sur les rapports Simple Comptable de XLGL pour observer les caractéristiques de Zoom avant. Cacher les zéros Cacher les zéros masque toutes les lignes et toutes les colonnes qui contiennent que des valeurs nulles. Accéder à Cacher les zéros Un accès direct à Cacher les zéros se retrouve dans le ruban de XLGL, sous le secteur Outils. Options Par défaut, toutes les lignes et les colonnes dont toutes les cellules contiennent que des valeurs nulles sont masquées. Tandis que le menu déroulant de Cacher les zéros offre trois autres choix: Cacher les lignes à zéro 1 Cacher les colonnes à zéro 2 1 Masque uniquement les lignes dont les cellules contiennent uniquement des valeurs nulles. 2 Masque uniquement les colonnes dont les cellules contiennent uniquement des valeurs nulles

117 Afficher les lignes et les colonnes cachées 1 Visionner le vidéo: Cacher les zéros avec XLGL 4.0 pour Simple Comptable pour observer les caractéristiques de Cacher les zéros.. Langue d'affichage XLGL change la langue d'affichage en un simple clic de souris. Basculer la langue d'affichage Un accès direct au bouton qui change la langue d'affichage se retrouve dans le ruban de XLGL, sous le secteur des Ressources: Cliquer sur English/Anglais. L'affichage est maintenant en Anglais. Cliquer sur Français/French pour revenir au Français. Mise en page Utiliser toutes les fonctionnalités de votre feuille de calcul pour changer la mise en page de votre rapport: Ajouter du Gras ou des caractères italics; Insérer des lignes ou des colonnes; Changer la police; Ajouter votre logo; Changer les couleurs; etc. Personnalisez l'apparence des résultats selon vos préférences et vos besoins. 1 Affiche toutes les lignes et toutes les colonnes masquées

118 Trucs et Astuces Écrire des codes de divisions et des périodes Parfois Microsoft Excel modifie l'entrée que vous faites dans une cellule de votre feuille de calcul pour normaliser son contenu. Vous pouvez forcer Microsoft Excel à conserver votre entrée comme vous l'avez spécifiée en ajoutant une apostrophe devant. L'apostrophe fixe votre entrée. E X E M P L E Lorsque vous entrez le code de division 0100; Microsoft Excel le remplace par le chiffre 100. Afin de conserver votre code de division à 0100, vous devez simplement ajouter une apostrophe devant votre code tel que: '0100. Il peut se produire le même phénomène pour des périodes. Ajouter une apostrophe devant vos périodes afin de fixer leur contenu. E X E M P L E Lorsque vous entrez le mois de Janvier 2011 pour étudier ce mois en entier, Microsoft pourrait le remplacer par le 1er janvier Afin d'éviter cette modification, vous n'avez qu'à ajouter une apostrophe devant votre entrée tel que: 'Janvier. Référence relative et absolue Les références relatives et absolues de Microsoft Excel sont très utilisées et grandement appréciées des clients XLGL. Lorsque vous maîtriserez cet outil, vous constaterez combien il est simple de modifier ou de corriger toutes les formules de votre rapport simultanément. La référence absolue est représentée par le signe de dollar ($). Il se place devant l'une des coordonnées d'une cellule ou devant les deux coordonnées tel que: $A$1. La référence relative est la référence par défaut, donc est elle utilisée en tout temps si vous ne précisez pas de référence absolue ($). Il existe 4 différentes combinaisons d'utilisation des références absolues et relatives: Référence relative uniquement: A1; Référence absolue sur la colonne seulement: $A1; Référence absolue sur la ligne uniquement: A$1; Référence absolue sur la colonne et la ligne: $A$1. Utiliser les références absolues et relatives lorsque vous copier une formule sur d'autres lignes et d'autres colonnes à l'aide de la poignée de recopie. E X E M P L E Votre date est située dans la cellule D1. Vous avez une formule dans la cellules B4 que vous désirez copier vers la droite (sur la ligne 4 dans les colonnes C, D, E et F) et vers le bas (sur les lignes 5, 6, 7, 8, 9 et 10). Vous devez utiliser la valeur absolue devant le D et devant le 1 de la coordonnée D1 contenu dans votre formule: $D$1. De cette façon, en copiant votre formule sur plusieurs colonnes et plusieurs lignes, toutes les

119 formules feront référence au contenu de la cellule D1. Ainsi, pour mettre à jour votre rapport, il suffit de changer la date en D1 et toutes les formules seront recalculées en fonction de cette nouvelle date. E X E M P L E Vous avez une liste de comptes sur la plage de cellules A2 à A20 et une liste de divisions sur la plage B1 à E1. Vous ajoutez une formule en B2 qui inclus les coordonnées du premier compte soit A2 et de la première division soit B1. Afin de copier cette première formule sur toutes les colonnes et ensuite sur toutes les lignes, vous devez: 1. Fixer la valeur absolue pour les comptes à $A2 afin de figer la colonne A tout en permettant de changer les numéros des lignes des comptes; 2. Fixer la valeur absolue pour les divisions à B$1 pour figer la ligne 1 tout en permettant de changer les coordonnées de la colonne. De cette façon, vous pouvez facilement écrire une seule formule et la réutiliser en la copiant à l'aide de la poignée de recopie sur toutes les lignes et toutes les colonnes de votre rapport. Si vous avez de la difficulté à concevoir le principe derrière les références absolues et relatives : dites-vous que le $ est comme un cadenas et que vous devez le mettre devant ce qui ne doit pas changer lorsque vous le copier. Note - Vous pouvez aussi utiliser la touche F4 à l'intérieur d'une cellule pour alterner automatiquement les références absolues et relatives. Chaque fois que vous appuyez sur F4, Microsoft Excel change les combinaisons de référence. Vous pouvez consulter l'aide de Microsoft Excel pour plus d'information sur les références relatives et absolues. Vous pouvez également lire la section Copier des fonctions plus bas pour mieux comprendre ces références. Il est essentiel de bien comprendre la logique de ses références pour travailler efficacement avec XLGL. Utiliser les références de cellules dans les fonctions Évitez d'écrire directement dans une fonction les arguments nécessaires aux calculs, tel que: =XGLP('5400','0100',' '). Écrivez plutôt, vos numéros de comptes, vos codes de divisions et vos dates dans des cellules. Par la suite, utilisez les coordonnées de ces cellules comme argument de la fonction tel que: =XGLP($A3,B$2, $B$1). Vous pouvez ainsi rafraîchir les données de vos rapports en modifiant le contenu d'une seule et unique cellule. Et cela même si vous avez copié votre formule des centaines de fois. Évidemment, il est important d'utililser correctement les références relatives et absolues. Copier les fonctions Très souvent, il est utile de copier une fonction dans plusieurs cellules. Afin de faciliter cette tâche, voici quelques suggestions

120 Tout d'abord assurez-vous d'utiliser correctement vos références relatives et absolues. Cette méthode est illustrée par la figure ci-dessous à l'aide de la formule =XGL($A2, B$1) située en B2. Remarquez le signe de dollar ($) devant A2, ce qui signifie que lorsque la formule sera copiée, la référence restera toujours à la colonne A. Le même raisonnement s'applique pour B$1; la référence restera toujours à la ligne 1. En effet, la formule de la cellule B2 sera copiée plusieurs fois vers la droite et ensuite vers le bas. Vous constaterez que les références seront toujours les bonnes. Tel qu'illustré par la figure ci-dessus, utiliser la poignée de recopie pour copier les formules; Tel qu'illustré par la figure ci-dessous, cliquer et glisser la poignée de recopie vers la droite; Continuer à glisser vers le bas: Maintenant que nous avons toutes nos formules, remarquez dans la barre de formules $A5: le numéro de la ligne a changé de 2 à 5, mais la colonne est demeurée A

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122 Foire aux questions Cliquer sur les questions ci-dessous pour avoir plus d'informations. Installation Pourquoi je ne suis pas capable d'installer XLGL? Vous devez avoir les droits administrateurs Windows pour installer et activer XLGL. Ouvrir une session en tant qu'administrateur; Réessayer à nouveau. Qu'est-ce que.net framework 4? Le.NET framework 4 est un ensemble de composantes Windows nécessaire au fonctionnement de XLGL. Télécharger.NET framework 4 Pour quelle raison je n'arrive pas à installer la version d'essai de 30 jours de XLGL? Vous n'avez plus accès à l'option d'installation de la version d'essai de 30 jours lorsque XLGL a déjà été installé sur votre ordinateur. Afin de pouvoir réutiliser XLGL, vous devez acheter une licence valide. Achetez une licence Enregistrement Comment ajouter le menu XLGL dans la barre d'outils Excel? Vous devez enregistrer XLGL dans Microsoft Excel afin de voir le menu XLGL dans la barre d'outils de Excel. Utiliser un des liens ci-dessous afin de connaître les procédures d'enregistrement adéquates en fonction de vos paramètres Microsoft: Microsoft Excel 2003 ou antérieur; Microsoft Excel 2007 ou supérieur; Microsoft Excel 64 bit. Comment enregistrer XLGL dans une version de Microsoft Excel 2003 ou antérieure? Procédez aux étapes suivantes afin d'intégrer l'outil XLGL dans Microsoft Excel version 2003 ou antérieure. Ouvrir Excel; Aller au menu Outils;

123 Sélectionner Macros complémentaires. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Lorsque XLGL n'est pas dans la liste: Cliquer sur Parcourir; Naviguer jusqu'au dossier d'installation de XLGL. Par défaut, son emplacement est: C:\Users\ NOM DE L'USAGER \AppData\Roaming\Logicim Inc\XLGL\adxloader.Logicim.XLGL.dll. Vous pouvez maintenant accéder à XLGL directement dans votre barre de menu de Excel. Lorsque XLGL est dans la liste: Cocher la case de XLGL; Cliquer sur OK. Vous pouvez maintenant accéder à XLGL directement dans votre barre de menu de Excel. Comment enregistrer XLGL dans une version de Microsoft Excel 2007 ou supérieure? Procédez aux étapes suivantes afin d'intégrer l'outil XLGL dans Microsoft Excel version 2007 ou supérieure. Fermer toutes les applications Excel; Ouvrir une nouvelle feuille de calcul Excel. Si le ruban XLGL est toujours absent: Cliquer sur le Bouton Office; Sélectionner Options Excel; Sélectionner Compléments; Choisir Compléments Excel dans le menu déroulant; Cliquer sur Atteindre. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Lorsque XLGL n'est pas dans la liste: Cliquer sur Parcourir; Naviguer jusqu'au dossier d'installation de XLGL. Par défaut, son emplacement est: C:\Users\ NOM DE L'USAGER \AppData\Roaming\Logicim Inc\XLGL\adxloader.Logicim.XLGL.dll. Note - Sélectionner le dossier d'installation adxloader64.logicim.xlgl.dll lorsque vous utilisez Excel 64-bit. Vous pouvez maintenant accéder à XLGL directement dans votre barre de menu de Excel. Lorsque XLGL est dans la liste: Cocher la case de XLGL; Cliquer sur OK

124 Vous pouvez maintenant accéder à XLGL directement dans votre barre de menu de Excel. Consulter la question Comment insérer le ruban XLGL 4.0 si il est toujours absent. Comment enregistrer XLGL dans une version de Microsoft Excel 64-bit? Procédez aux étapes suivantes afin d'intégrer l'outil XLGL à Excel 64-bit: Fermer toutes les applications Excel; Ouvrir une nouvelle feuille de calcul Excel. Si le ruban XLGL est toujours absent: Cliquer sur le Bouton Office; Sélectionner Options Excel; Sélectionner Compléments; Choisir Compléments Excel dans le menu déroulant; Cliquer sur Atteindre. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Lorsque XLGL n'est pas dans la liste: Cliquer sur Parcourir; Naviguer jusqu'au dossier d'installation de XLGL. Par défaut, son emplacement est: C:\Users\ NOM DE L'USAGER \AppData\Roaming\Logicim Inc\XLGL\adxloader64.Logicim.XLGL.dll. Note - Sélectionner le dossier d'installation adxloader.logicim.xlgl.dll lorsque vous utilisez Excel 32-bit. Vous pouvez maintenant accéder à XLGL directement dans votre barre de menu de Excel. Lorsque XLGL est dans la liste: Cocher la case de XLGL; Cliquer sur OK. Vous pouvez maintenant accéder à XLGL directement dans votre barre de menu de Excel. Consulter la question Comment insérer le ruban XLGL 4.0 si il est toujours absent. Comment ajouter le ruban XLGL dans Excel 2007 ou supérieur? Procédez aux étapes suivantes afin d'intégrer le ruban XLGL dans Microsoft Excel version 2007 ou supérieure. Fermer toutes les applications Excel; Ouvrir une nouvelle feuille de calcul Excel. Si le ruban XLGL est toujours absent: Cliquer sur le Bouton Office; Sélectionner Options Excel;

125 Sélectionner Compléments; Choisir Compléments COM dans le menu déroulant; Cliquer sur Atteindre. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Lorsque XLGL Ribbon Extension n'est pas dans la liste: Cliquer sur Ajouter; Naviguer jusqu'au dossier d'installation de XLGL. Par défaut, son emplacement est: C:\Users\ NOM DE L'USAGER \AppData\Roaming\Logicim Inc\XLGL\adxloader.Logicim.xlgl.dll. Note - Sélectionner le dossier d'installation adxloader64.logicim.xlgl.dll lorsque vous utilisez Excel 64-bit. Vous pouvez maintenant accéder au Ruban de XLGL. Lorsque XLGL est dans la liste: Cocher la case de XLGL Ribbon Extension; Cliquer sur OK. Vous pouvez maintenant accéder au Ruban de XLGL. Si l'onglet XLGL est toujours absents: Cliquer sur le Bouton Office; Sélectionner Options Excel; Sélectionner Compléments; Choisir Éléments désactivés dans le menu déroulant; Cliquer sur Atteindre; Sélectionner XLGL; Appuyer sur Activer. Un nouveau Ruban est disponible sous l'onglet XLGL de votre barre d'outils Excel. Comment donner accès à XLGL pour un autre compte Windows de mon ordinateur? Les autres comptes Windows ont tous accès à XLGL, car vous utilisez tous le même ordinateur. Ouvrir une session dans le compte Windows que vous désirez utiliser; Double-cliquer sur l'icône XLGL sur le bureau ou accédez à XLGL via le menu Démarrer (Démarrer -> Programmes -> XLGL -> Démarrer XLGL). Une nouvelle feuille de calcul s'ouvre et vous pouvez utiliser XLGL. Il est possible que vous deviez entrer à nouveau le numéro de série. Réutilisez toujours la même licence XLGL dans tous comptes Windows de cet ordinateur. Est-il possible de ne pas charger XLGL à chaque fois que j'ouvre Excel?

126 Oui. Lorsque vous préférez ne pas charger XLGL à chaque ouverture de Excel, suivez ces étapes: Ouvrir Excel; Aller au menu Outils; Sélectionner Macros complémentaires; Décocher la case XLGL dans la liste; Cliquer sur OK.. Maintenant, pour utiliser XLGL, vous devez cliquer sur l'entrée du programme XLGL qui se retrouve dans le menu Démarrer de Windows. Démarrer -> Programmes -> XLGL -> Démarrer XLGL. XLGL sera chargé seulement pour cette session. Connexion à un fichier de comptabilité Comment me connecter à un fichier de comptabilité? Afin de pouvoir accéder aux données de votre fichier de comptabilité, Excel doit établir une connexion avec ce fichier. Pour procéder à cette opération veuillez suivre ces étapes: Cliquer sur le menu XLGL dans la barre d'outils Excel; Sélectionner Connecter; Cliquer Parcourir...; Identifier l'emplacement de votre fichier portant l'extension SDB ou SAI; Entrer votre nom d'usager (le même que vous utilisez pour ouvrir le fichier dans le logiciel comptable); Entrer votre mot de passe, lorsque vous n'utilisez pas de mot de passe, laissez ce champ vide; Cliquer OK. La connexion à votre fichier est maintenant établie. Pour plus d'information, veuillez consulter la liste d'explications d'erreurs de connexion. Pourquoi je ne suis pas capable de me connecter à un fichier comptable? Voici une liste d'explications qui pourraient vous aidez à vous brancher à votre fichier de comptabilité: Le nom d'usager et le mot de passe sont sensibles à la casse. Assurez-vous d'entrer correctement les lettres majuscules et minuscules de ceux-ci. Simple Comptable, n autorise que sept (7) caractères pour le mot de passe; si vous avez choisi un mot de passe contenant plus que sept (7) caractères, Simple Comptable bloque automatiquement les caractères supplémentaires. Cependant, Excel ne le fait pas! Alors assurez-vous de ne taper que sept (7) caractères pour votre mot de passe avec XLGL. Votre nom usager et mot de passe ne possède pas les accès aux produits tiers dans Simple Comptable. Vous devez modifier vos droits. Consultez la documentation de Simple Comptable pour plus d'information. Le fichier est ouvert en mode mono-utilisateur dans Simple Comptable. Passez au mode multiutilisateur ou fermez Simple Comptable et essayez de nouveau. Pour les versions de Simple Comptable 2008 ou plus récentes. Lorsque le logiciel de comptabilité n est pas installé sur l'ordinateur, il faut s assurer que l utilisateur a les permissions pour atteindre le chemin d accès aux données et qu aucun pare-feu ne bloque les ports et

127 Général Quelle est la date de renouvellement de mon abonnement aux mises-à-jour et au soutien technique? Afin de connaître la date de renouvellement de votre abonnement aux mises-à-jour et au soutien technique, vous devez: Cliquer sur le menu XLGL; Sélectionner À propos. La fenêtre À propos de XLGL s'ouvre. Vous retrouverez dans cette fenêtre le numéro de la version, votre numéro de série et la date de fin de votre renouvellement. Comment installer les mises-à-jour? Des mises-à-jour du logiciel vous sont offertes à l'occasion afin d'ajouter de nouvelles fonctionnalités ou d'optimiser certaines caractéristiques. Assurez-vous que vous possédez la dernier version de XLGL. Cliquer sur le menu XLGL; Sélectionner le menu déroulant de Aide; Cliquer sur Mises-à-jour. La fenêtre Mises-à-jour automatiques s'ouvre. Cliquer sur Chercher des mises-à-jour; Télécharger et installer la mises-à-jour lorsque cette fenêtre vous informes que XLGL n'est pas à jour. Note - Vous pouvez également cocher la case: Vérifier pour des mises-à-jour au démarrage, afin d'être informé automatiquement lorsqu'une mises-à-jour est disponible. Pourquoi activer et désactiver XLGL? Vous devez activer XLGL afin de pouvoir avoir accès aux soutien technique. Lorsque vous changer d'ordinateur vous devez préalablement désactiver XLGL de l'ordinateur que vous n'utiliserez plus. Pour ce faire vous devez: Cliquer sur le menu XLGL; Sélectionner À propos; Cliquer sur Désactiver. Vous pouvez activer XLGL sur le nombre d'ordinateur correspondant au nombre de license que vous possédez. Pourquoi le nom des champs et des fonctions sont en anglais? L'interface Excel ne permet pas la traduction de certains termes. Étant donné que XLGL est bilingue le choix de

128 l'anglais a été fait pour la langue des zones impossible à traduire. Nous nous excusons pour cet inconvénient. Dès qu'une solution permet d'introduire ces champs en français les traductions seront introduites dans le logiciel. Modèles Comment ouvrir un modèle de rapport? XLGL offre une grande variété de rapports déjà prêts à être utilisés. Pour ouvrir un de ses modèles, il suffit de: Cliquer sur le menu XLGL; Cliquer sur Rapports; Sélectionner le rapport que vous désirez tel que: Bilan; Cliquer sur OK. Le rapport s'ouvre dans une nouvelle feuille de calcul Excel et vos résultats sont automatiquement affichés. Comment changer les dates d'un modèle de rapport? Les dates de presque tous les modèles peuvent être changées. Vous n'avez qu'à: Cliquer dans la cellule contenant la date; Entrer la date de votre choix en respectant le format de date qui était affiché; Appuyer sur la touche Retour. Observer les montants du rapport changer. Vous pouvez changer aussi souvent que vous le souhaitez la date des rapports afin d'analyser les différents montants à chaque date. Note - La date du Tableau de bord correspond à la date de session de Simple Comptable. Pouvons-nous modifier la mise en page des modèles? Oui. Tous les rapports et presque tous les modèles XLGL peuvent être ajustés afin de correspondre à vos préférences. Ajouter du Gras; Centrer les titres; Utiliser les formules de bases d'excel tel que les sommes. Avez-vous un Tableau de Bord? Oui. Le tableau de bord offert par XLGL vous permet d'observer rapidement les résultats de votre entreprise. Pour accéder à ce résumé: Cliquer sur Rapports; Sélectionner Tableau de Bord et analyses->tableau de bord; Cliquer sur OK

129 Le Tableau de bord s'ouvre dans une nouvelle feuille de calcul Excel et vos résultats sont automatiquement affichés. Fonctions Pourquoi j'obtiens une erreur #valeur, #nom ou #null lorsque j'utilise une fonction XLGL? Voici quelques pistes de solution à ce problème: Assurez-vous que XLGL est chargé. Vérifiez que le menu XLGL est bien là. S'il est là, allez à XLGL > À Propos... Si la fenêtre À Propos de XLGL ne s'ouvre pas, alors XLGL n'est pas chargé correctement. Redémarrez Excel. Vous pouvez aussi voir la section sur l'enregistrement sur cette page. Sélectionnez la cellule contenant la formule et appuyez sur SHIFT+F3 pour ouvrir l'assistant de fonctions. Assurez-vous que vous avez bien inscrit une valeur pour tous les paramètres obligatoires. Les paramètres optionnels sont montrés entre des crochets ([ ]). Vérifiez si l'assistant de fonctions comprend bien tous les paramètres. Une erreur sera présentée en rouge à la fin de la ligne d'un paramètre incorrect. Vérifiez si vos références pointent vers des valeurs correctes. Si vous utilisez des valeurs directes pour des paramètres de textes ou de dates, placez-les entre guillemets ("). Si vous référez une cellule contenant du texte, précédez le texte d'une apostrophe (') dans la cellule. De cette façon, vous êtes certains que Excel interprétera le texte comme du texte (et non comme une date, par exemple). Effacez toutes les valeurs des paramètres optionnels et ajoutez- les ensuite un à un pour voir lequel provoque une erreur. Dans la fenêtre de l'assistant, cliquez sur le lien Aide sur cette fonction, et assurez-vous d'utiliser tous les paramètres correctement. Si vous ne trouvez pas l'information dont vous avez besoin dans cette page, n'hésitez pas à contacter le support XLGL

130 Trouver de l'information Référez-vous à un des outils suivants afin de trouver les réponses à vos questions. Aide en ligne L'aide en ligne de XLGL est téléchargée sur votre ordinateur en même temps que l'application. Manuel en ligne - Accéder rapidement au Manuel XLGL en cliquant sur XLGL->Aide. Tables des matières - Naviguer à travers ce manuel en utilisant la table des matières. Index - Consulter la liste des thèmes traités à l'aide l'index. Rechercher - Procéder à une recherche personnalisée avec l'outil de Recherche afin d'identifier toutes les pages du manuel qui contiennent le mot de votre choix. Liste de liens - Retrouver dans le bas de chaque page du manuel, une liste de liens pratiques ainsi que nos coordonnées. Guide de démarrage Sélectionner XLGL->Aide->Guide de démarrage pour ouvrir le Guide. Vous apprendrez dans cette formation en ligne à générer vos premiers rapports à l'aide des modèles. Vous obtiendrez rapidement votre bilan et votre état des résultats. Vous apprendrez également à: Consulter les transactions des montants en utilisant le Zoom avant; Faire parvenir vos rapports à vos collègues à l'aide de la fonction Figer; Rafraîchir les données de vos rapports à l'aide de la fonction Recalculer; Ajouter des listes de projets ou de divisions à vos rapports. Nous recommandons à tous les utilisateurs de XLGL de compléter ce Guide de démarrage tout en réalisant les exercices avec leurs propres données comptables. Guide de démarrage Vidéos Plusieurs vidéos permettent de visualiser l'utilisation de certaines fonctions de XLGL. Ils se retrouvent sur le site web de XLGL et dans l'aide en ligne. Vidéos XLGL à partir du site web de Logicim D'autres vidéos sont en circulation sur YouTube: Logicim on YouTube Voici la liste des vidéos disponibles:

131 Connexion à une compagnie Simple Comptable avec XLGL 4.0 Rapports de XLGL 4.0 pour Simple Comptable Mettre à jour un rapport XLGL 4.0 pour Simple Comptable Préparer un rapport Simple Comptable statique avec XLGL 4.0 Zoom avant sur les rapports Simple Comptable de XLGL Cacher les zéros avec XLGL 4.0 pour Simple Comptable Utiliser la Boîte à outils XLGL pour disposer vos rapports Simple Comptable Fichiers PDF Manuel XLGL -Imprimer et consulter le manuel afin de consulter sur papier l'aide de XLGL tout en travaillant simultanément. Manuel XLGL en format PDF Guide de Démarrage - Imprimer et consulter le Guide de Démarrage afin de le conserver comme outil de référence. Guide de démarrage en format PDF Courrier électronique N'hésitez pas à écrire un courrier électronique à un membre de l'équipe de Logicim pour recevoir des réponses personnalisées à vos questions. Soutien Technique - Un courrier électronique préadressé au service technique s'ouvre lorsque vous sélectionnez: XLGL ->Soutien Technique.Il contient des détails sur votre système qui sert à aider notre équipe à répondre à vos questions dans un délai de 24 à 48 heures (jours ouvrables). [email protected] Information - Un courrier électronique préadressé à notre équipe s'ouvre lorsque vous sélectionnez:xlgl->faites une suggestion. N'hésitez pas à nous faire parvenir vos commentaires afin que nous puissions continuer à améliorer nos produits. [email protected]. Site web Logicim - À partir du site de Logicim vous pouvez obtenir de la documentation, des vidéos, les téléchargements et faire des achats. Consulter-le pour en apprendre d'avantage sur notre entreprise et nos produits. XLGL - Télécharger les mises-à-jour, consulter les vidéos, télécharger des exemples,

132 Autres outils sur le web Blogue - Obtenez une série d'articles qui répondent aux plus récentes questions des utilisateurs ainsi que toutes les nouvelles fonctionnalités du logiciel en consultant le Blogue de XLGL. Le Blogue de XLGL Twitter - Devenez membre et vous recevrez automatiquement un avis par courrier électronique ou par SMS sur toutes les nouveautés de XLGL. XLGL sur Twitter Facebook - Devenez membre du fanclub de XLGL et participer au réseau de contacts entre les utilisateurs de XLGL. XLGL sur Facebook

133 Contactez-Nous N'hésitez pas à contacter le support XLGL pour toute question ou commentaire. Nous nous ferons un plaisir de vous aider. Logicim Inc. Site internet: Soutien technique: Information générale: