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1 PROCESSUS PROPOSÉ Le processus proposé, menant à l élaboration du plan stratégique, consisterait en huit grandes phases : 1- Phase préparatoire 2- Phase d identification des priorités institutionnelles 3- Phase de diffusion des résultats de la phase 2 4- Phase d élaboration et de validation du plan stratégique 5- Phase de bilan et de révision du document «Horizon 2012» en parallèle avec les phases 2 à 4 6- Phase de diffusion du plan stratégique et de la planification académique 7- Phase de mise en œuvre du plan stratégique 8- Phase de reddition de comptes Les phases 1 à 3 feront l objet de la première grande étape du processus qui se déroulera de janvier 2008 à juin Les phases 4 à 6 se dérouleront d août 2008 à avril Les phases 7 et 8 feront l objet de la dernière étape du processus et se dérouleront d avril 2009 à septembre 2014.

2 PHASE 1 PHASE PRÉPARATOIRE La phase préparatoire consiste à informer le Conseil d administration et la communauté universitaire, par l intermédiaire de sessions d information et d outils de communication, de la raison d être de l exercice de planification stratégique, du processus proposé ainsi que de leur contribution à la démarche globale et à l extrant final. Le Conseil d administration Le La Direction des communications et du recrutement Dans le cadre de cette phase, il y aura formation d un comité institutionnel constitué de 14 personnes, lesquelles, à l exception de la présidente, du recteur et du directeur du CEUL (campus Saint-Jérôme) qui y siégeront d office, seront désignées par leur instance respective suivant l invitation qui leur sera formellement transmise par le secrétaire général. Il n y aura pas de substitution possible pour tous les membres désignés. Ce comité, présidé par le recteur, sera chargé de superviser l élaboration de la planification stratégique de l UQO qui sera proposée au Conseil d administration. Composition recommandée pour ce comité : La présidente du Conseil d administration Le directeur du CEUL (campus Saint-Jérôme) Deux membres socio-économiques du Conseil d administration Deux membres du corps professoral Un représentant des chargés de cours Deux étudiants (sans égard au statut temps partiel/temps complet), l un au premier cycle et l autre aux cycles supérieurs Un cadre Un représentant du personnel professionnel Un représentant du personnel de soutien Un représentant du personnel administratif Le vice-recteur à l enseignement et à la recherche, la vice-rectrice à l administration et aux ressources, le secrétaire général et le directeur des communications et du recrutement participeront aux travaux du comité à titre de personnes-ressources.

3 Étapes de la phase 1 1. Présentation du processus aux membres du Conseil d administration le 28 janvier 2008 afin de lancer le processus d élaboration de la planification stratégique et de voter la composition du. 2. Session de travail avec les membres du servant à expliquer : a. la démarche globale d identification des priorités institutionnelles (phase 2); b. la finalité de l exercice la phase 2 représente la condition de réussite de base à l élaboration du plan stratégique de l UQO qui suivra dans un deuxième temps; c. le rôle des membres du qui travailleront de façon plus spécifique dans le cadre de la phase 2 du processus. 3. Mise sur pied d une stratégie de communication pour informer les membres de la communauté universitaire du processus entamé. Principaux extrants de la phase 1 Compréhension du processus Clarification de la contribution de tous les intervenants au bon déroulement de la démarche proposée Lancement des travaux de la phase 2

4 PHASE 2 IDENTIFICATION DES PRIORITÉS INSTITUTIONNELLES La phase 2 vise à mettre à contribution des acteurs internes et externes pour l identification des priorités institutionnelles (énoncés de vision, de mission et des valeurs organisationnelles) pour la période , à partir, notamment, du document «Énoncés d orientation », par l entremise de sessions de travail. Le Les partenaires externes (liste à élaborer par le ) La Commission des études Le Conseil d administration Principal porte-parole de la démarche Processus proposé Acteurs interpellés Moyens proposés Deux sessions de travail Extrants des deux rencontres Document d analyse de situation Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces Ébauche de priorités institutionnelles Planification des sessions de travail avec la communauté universitaire et les partenaires externes Communauté universitaire Consultation moyen à déterminer par le Extrants de la consultation Complément d information au document d analyse de situation Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces Mise à jour de l ébauche des priorités institutionnelles

5 Acteurs interpellés Moyens proposés Partenaires externes Une session de travail Extrants de la rencontre Complément d information au document d analyse de situation Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces Mise à jour de l ébauche des priorités institutionnelles Une session de travail Extrants de la rencontre Mise à jour du document d analyse de situation Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces Matière première servant à la rédaction d une première ébauche des priorités institutionnelles (énoncés de vision, de mission et des valeurs organisationnelles) Conseil d administration Présentation de la première ébauche au Conseil d administration pour rétroaction Une session de travail Extrants de la rencontre Version finale du document d analyse de situation Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces Version finale du document de priorités institutionnelles (énoncés de vision, de mission et des valeurs organisationnelles) Commission des études Avis de la Commission des études sur le document de priorités institutionnelles Conseil d administration Adoption du document de priorités institutionnelles

6 PHASE 3 DIFFUSION DES RÉSULTATS DE LA PHASE 2 Élaboration d une stratégie de communication interne et externe pour assurer la diffusion du document des priorités institutionnelles et informer la communauté interne et externe des énoncés de vision, de mission et des valeurs organisationnelles de l UQO jusqu en La Direction des communications et du recrutement Les partenaires externes Principal porte-parole de la démarche

7 PHASE 4 PHASE D ÉLABORATION ET DE VALIDATION DU PLAN STRATÉGIQUE Forte de l exercice qui lui aura permis de déterminer clairement ses priorités institutionnelles, l UQO sera en mesure d aller de l avant avec l élaboration d un plan stratégique. Le Les partenaires externes Le Conseil d administration Principal porte-parole de la démarche Processus proposé Acteurs interpellés Moyens proposés Plusieurs sessions de travail Extrants des sessions de travail Ébauche du plan stratégique (axes de développement et actions stratégiques) Identification d indicateurs clés Élaboration de la stratégie de consultation auprès de la communauté universitaire et des partenaires externes Version finale du plan stratégique suite aux consultations Commission des études Avis de la Commission des études sur le plan stratégique Conseil d administration Adoption du plan stratégique

8 PHASE 5 RÉVISION DU DOCUMENT «HORIZON 2012» En parallèle avec l élaboration du plan stratégique, l UQO entreprendra un bilan des réalisations des dernières années à partir du document «Horizon 2012» et invitera à nouveau la communauté universitaire à participer à un exercice de réflexion sur les orientations de l UQO jusqu en 2019 en matière de développement académique. Cette réflexion sera notamment alimentée par les commentaires reçus des partenaires externes dans le cadre du processus de consultation effectué auprès de ce groupe à la phase 2 et à la phase 4. Un bilan de mi-parcours sera présenté au Conseil d administration à l automne La Commission des études Le Conseil d administration Principaux porte-parole de la démarche Le vice-recteur à l enseignement et à la recherche Processus proposé Le plan de projet pour la phase 5 est produit par le vice-rectorat à l enseignement et à la recherche. Ce plan sera ultérieurement présenté au Conseil d administration.

9 PHASE 6 DIFFUSION DU PLAN STRATÉGIQUE ET DE LA PLANIFICATION ACADÉMIQUE Élaboration d une stratégie de communication interne et externe pour assurer la diffusion du plan stratégique adopté par le Conseil d administration ainsi que de la planification académique pour informer la communauté interne et externe. La Direction des communications et du recrutement Les partenaires externes Principaux porte-parole de la démarche Le vice-recteur à l enseignement et à la recherche PHASES 7 ET 8 - MISE EN OEUVRE DU PLAN STRATÉGIQUE ET REDDITION DE COMPTES Forte de l exercice qui lui aura permis de déterminer clairement ses priorités institutionnelles, son plan de développement académique et une série d indicateurs clés ainsi que d élaborer son plan stratégique, l UQO sera en mesure d aller de l avant avec la phase de mise en œuvre de son plan stratégique et la phase de reddition de comptes.

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