Politique sur les contrats d approvisionnement, de services, de travaux de construction, et sur l inventaire et la disposition des biens

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1 Politique sur les contrats d approvisionnement, de services, de travaux de construction, et sur l inventaire et la disposition des biens Instance : Conseil d administration DATE RÉSOLUTION Modification 7 décembre CA R6677 Adoption 11 et 18 avril CA R5882 Responsable Vice-recteur à l administration et aux finances

2 Table des matières PRÉAMBULE... 1 CADRE JURIDIQUE... 1 OBJET... 2 CHAMP D APPLICATION... 3 RÈGLEMENTS... 3 MANDATAIRES... 3 Vice-recteur à l administration et aux finances... 3 Service de l approvisionnement... 3 Service de l équipement... 4 CONSIDÉRATIONS PARTICULIÈRES... 4 Confidentialité... 4 Accès à l information... 4 Conflit d intérêts... 4 Collusion... 4 Engagement... 5 Manquement... 5 Annexe....

3 PRÉAMBULE La présente «Politique sur les contrats d approvisionnement, de services, de travaux de construction, et sur l inventaire et la disposition des biens» régie les gestes posés par l ensemble des membres de la communauté universitaire dans un cadre d acquisition de biens ou de services, de travaux de construction et en matière de gestion de l inventaire et de la disposition des biens propriétés de l Université. Les règles prévues dans la présente politique respectent celles édictées par la Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ, c. C-65.1 et les règlements en découlant, la Directive concernant la gestion des contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics (C.T du 13 juillet 2015) ainsi que le Règlement no 1 : Régie interne de l Université du Québec à Trois-Rivières et le Règlement général 7 : Affaires concernant l administration de l Université du Québec. Cette politique assure des prises de décisions respectant des règles de transparence, de saine administration des biens publics, d équité envers les fournisseurs de biens et services et de reddition de comptes. CADRE JURIDIQUE La présente politique a été élaborée dans le respect des lois et règlements suivants : Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ, c. C-65.1 (désigné LCOP) Règlement sur les contrats d approvisionnement [RLRQ, c. C-65.1, r.1] Règlement sur les contrats de service [RLRQ, c. C-65.1, r.2] Règlement sur les contrats de travaux de construction [RLRQ, c. C-65.1, r.3] Directive concernant la gestion des contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics (C.T du 13 juillet 2015) Règlement général 7 Affaires concernant l administration, de l Université du Québec Règlement no 1 : Régie interne de l Université du Québec à Trois-Rivières De plus, l Université du Québec à Trois-Rivières se conforme à la Loi sur les investissements universitaires, aux Accords de libération des marchés publics et à toutes les autres lois régissant les contrats des organismes publics auxquelles elle est assujettie. 1 de 5

4 OBJET La présente politique et les règlements qui en découlent ont pour objet de définir les normes et de mettre en place un cadre réglementaire de gestion relativement aux contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction, ainsi qu à l inventaire et la disposition des biens, tout en précisant le partage des responsabilités en ces matières. La présente politique vise à promouvoir les principes suivants, en accord avec les énoncés de l article 2 de la Loi sur les contrats des organismes publics : 1 la confiance du public dans les marchés publics en attestant l intégrité des concurrents; 2 la transparence dans les processus contractuels; 3 le traitement intègre et équitable des concurrents; 4 la possibilité pour les concurrents qualifiés de participer aux appels d offres de l Université; 5 la mise en place de procédures efficaces et efficientes, comportant notamment une évaluation préalable des besoins, adéquate et rigoureuse, qui tienne compte des orientations institutionnelles et gouvernementales en matière de développement durable et d environnement; 6 la mise en œuvre de systèmes d assurance de la qualité dont la portée couvre la fourniture de biens, la prestation de services ou les travaux de construction requis par l Université; 7 la reddition de comptes fondée sur l imputabilité des dirigeants et sur la bonne utilisation des fonds publics. Dans le respect de la Loi sur les contrats des organismes publics et de ses règlements, l Université du Québec à Trois-Rivières conserve une préoccupation régionale de recourir à l acquisition de biens et services, des travaux de construction, sans exclure l adhésion à des regroupements d achats. Elle peut, lorsqu elle juge que le nombre de soumissionnaires potentiels de la région est suffisant, poser des conditions d admissibilité à l égard de la situation géographique régionale. Dans ses principes de développement d un «campus durable», l Université peut, lorsqu elle le juge opportun, attribuer une marge préférentielle pour des critères de développement durable. 2 de 5

5 CHAMP D APPLICATION La présente politique et les règlements qui en découlent s appliquent à toutes les unités budgétaires de l Université du Québec à Trois-Rivières et à tous les membres de son personnel. Cette politique concerne aussi toutes les acquisitions de biens et de services, quel que soit le mode d acquisition (achat, louage, prêt, don, consignation ou autres), sans égard à la nature ni à la provenance des fonds permettant ces acquisitions. Le fractionnement d une demande d achat ou d un contrat qui aurait pour effet de se soustraire aux règles de la présente politique et de la Loi sur les contrats des organismes publics est interdit. Toute contravention à la présente politique engage la responsabilité personnelle de l employé ou des employés impliqués. L Université peut accepter des dons à condition que cette façon de faire ne crée pas de liens qui obligeraient l Université à effectuer des transactions à l encontre des principes selon lesquels elle acquiert normalement ses biens et services. Cette politique concerne également l inventaire et la disposition des biens. Tous les biens acquis par l Université demeurent sa propriété à moins qu il en soit prévu autrement dans les règlements de l organisme public subventionnaire. RÈGLEMENTS Afin d assurer le respect de cette politique et en définir le cadre réglementaire et les modes de gestion, deux règlements sont définis, en sus des règlements de régie interne déjà existants dont tout particulièrement l article 7 du Règlement no 1 Règlement de régie interne de l Université du Québec à Trois-Rivières, soit : 1. Le Règlement relatif à l approvisionnement, aux services et aux travaux de construction; 2. Le Règlement relatif à l inventaire et à la disposition des biens excédentaires. MANDATAIRES Vice-recteur à l administration et aux finances Le vice-recteur à l administration et aux finances est responsable de l application de cette politique ainsi que du Règlement relatif à l approvisionnement, aux services et aux travaux de construction et du Règlement relatif à l inventaire et à la disposition des biens excédentaires. Service de l approvisionnement Le directeur du Service de l approvisionnement est responsable de l application des éléments de cette politique qui le concernent ainsi que des règles concernant son Service contenues dans le 3 de 5

6 Règlement relatif à l approvisionnement, aux services et aux travaux de construction et le Règlement relatif à l inventaire et à la disposition des biens excédentaires. Le Service de l approvisionnement ne peut être mis à contribution que pour des biens ou services dont l Université devient propriétaire ou bénéficiaire. Il ne doit ni recevoir, ni expédier, de biens qui ne sont pas de cette nature. Service de l équipement Le directeur du Service de l équipement est responsable de l application des éléments de cette politique qui le concernent ainsi que des règles concernant son Service contenues dans le Règlement relatif à l approvisionnement, aux services et aux travaux de construction. CONSIDÉRATIONS PARTICULIÈRES Confidentialité Les informations touchant le processus, les soumissions et les soumissionnaires traitées au cours d un appel d offres demeurent confidentielles et aucune information ne peut être divulguée à ce sujet par les personnes impliquées dans le processus. Au terme du processus d appel d offres, l information est diffusée selon les règles prévues par la LCOP. Accès à l information Toute demande d information concernant un document relatif à un appel d offres doit être traitée par le Secrétariat général conformément à la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1). Conflit d intérêts L Université adhère aux valeurs et aux normes de comportement éthique et aux règles de conduite prônées par l Association canadienne de gestion des achats. Les employés ayant un lien ou un intérêt direct ou indirect avec un fournisseur, un prestataire de services ou un entrepreneur, attitré ou éventuel, doivent le signaler au Secrétariat général qui s assure que les démarches sont faites en conformité avec la Politique relative à l éthique des employés à l égard de l utilisation de fonds internes ou externes. Collusion Un employé ne doit pas avoir d accord collusif, ne peut conclure secrètement des ententes ni avoir une complicité avec un fournisseur, un prestataire de services ou un entrepreneur en vue de tromper ou de causer préjudice amenant à falsifier des données et des prix (situation où les 4 de 5

7 prix sont plus élevés que leur niveau concurrentiel ou le prix de catalogue régulier) afin, entre autres, de bénéficier d avantages ou d obtenir des escomptes plus élevés pour des demandes de subvention. Engagement Un employé impliqué dans un processus d appel d offres doit signer l engagement joint en annexe à la présente politique. Cet engagement doit être signé annuellement. Manquement Tout manquement d un employé de l Université en regard des règles édictées relatives à ces obligations de confidentialité, d accès à l information, de conflit d intérêt ou de collusion doit faire l objet d une dénonciation au Secrétaire général. Lorsque le Secrétariat général reçoit le signalement d un conflit d intérêts potentiel, celui-ci s assure que les démarches sont faites en conformité avec la Politique relative à l éthique des employés à l égard de l utilisation de fonds internes ou externes. 5 de 5

8 Annexe Engagement de confidentialité et déclaration de conflits d intérêts Je,, employé de l Université du Québec à Trois-Rivières, déclare avoir reçu une copie de la Politique relative à l éthique des employés à l égard de l utilisation de fonds internes ou externes. De plus, je m engage à respecter les obligations suivantes en matière de confidentialité et de conflits d intérêts : Confidentialité 1. Faire preuve de discrétion sur ce dont j ai connaissance dans l exercice de mes fonctions, notamment de ne pas communiquer une information confidentielle. Conflits d intérêts 2. Ne pas avoir un intérêt direct ou indirect dans une entreprise qui met en conflit mon intérêt personnel et les devoirs de mes fonctions; 3. Ne pas, directement ou indirectement, accorder, solliciter ou accepter, en ma qualité d employé de l Université, une faveur ou un avantage indu pour moi-même ou pour une autre personne; 4. Ne pas utiliser, directement ou indirectement, à mon profit, un bien de l Université ou une information obtenue en ma qualité d employé de l Université. De plus, je reconnais que les obligations visées aux paragraphes 1 et 4 se prolongent en cas de cessation d emploi. Employé Représentant de l Université Date