Guide de la BEI pour la passation des marchés

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1 Guide pour la passation des marchés de services, de fournitures et de travaux par la Banque européenne d'investissement pour son propre compte 1 er janvier 2012 page 1 / 18

2 Introduction L objet du présent guide est d énoncer les procédures à suivre par la Banque européenne d investissement («la Banque») dans la passation de marchés de services, de fournitures et de travaux pour son propre compte. Ces procédures s appliquent également chaque fois que la Banque intervient dans la passation d un marché, qu elle acquitte ou non le prix des services, fournitures ou travaux concernés, à moins qu elle n ait vérifié elle-même que, dans la passation dudit marché, un niveau acceptable de concurrence équitable est garanti. En sa qualité d institution financière de l Union européenne, la Banque, dans ses transactions avec des fournisseurs extérieurs, s engage à respecter les principes fondamentaux de l UE relatifs à la passation des marchés publics, et notamment les principes d égalité de traitement, de non-discrimination et de transparence. La Banque estime qu'en règle générale, la meilleure façon d'appliquer ces principes est d'organiser la mise en concurrence de soumissionnaires qualifiés et de procéder à une sélection fondée sur des considérations de coût aussi bien que de qualité. En conséquence, en pleine conformité avec la mission et les tâches qui lui sont conférées par le Traité instituant la Communauté européenne, la Banque agit en principe dans le respect de la législation communautaire relative à la passation des marchés publics et, particulièrement, de la directive 2004/18/CE du Parlement européen et du Conseil du 31 mars 2004 portant coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services (ci-après, «la Directive»). Quoique la Directive ne s applique pas en tant que telle à la BEI, elle constitue une référence appropriée pour l établissement des procédures de la Banque. La Banque est au fait des possibilités accrues qu offre la Directive du point de vue des nouvelles techniques d achat et entend, dans toute la mesure du possible, promouvoir l utilisation de ces techniques. Néanmoins, avant que ces techniques puissent effectivement être appliquées à l attribution de marchés spécifiques de la Banque, certaines évolutions sont encore nécessaires, notamment dans le domaine de la passation électronique de marchés. Le présent guide a pour vocation de fournir des informations générales sur les procédures que doit suivre la Banque lorsqu elle passe des marchés pour son propre compte ; il ne traite pas des conditions et modalités spécifiques de tel ou tel marché particulier que la Banque pourrait conclure. Ce guide ne couvre pas la passation de marchés relevant de projets financés par la BEI. La politique de la Banque, le cadre juridique applicable et les dispositions à prendre par les promoteurs et les emprunteurs pour la passation des marchés de travaux, de fournitures et de services nécessaires à la réalisation des projets financés par la Banque sont exposés dans le «Guide pour la passation des marchés» de la BEI, disponible sur son site Internet ( 1 er janvier 2012 page 2 / 18

3 Table des matières Introduction 1. Généralités 1.1 Champ d application de ce guide 1.2 Définitions 2. Procédures applicables aux types de marchés couverts par la Directive 2.1 Champ d application 2.2 Types de procédures Procédure ouverte Procédure restreinte Dialogue compétitif Procédure négociée Procédure négociée avec publication préalable d un avis de marché Procédure négociée sans publication préalable d un avis de marché 2.3 Accords-cadres 2.4 Règles de publicité Publication des avis Délais Documents relatifs aux appels d offres Règles applicables aux communications 2.5 Déroulement de la procédure 1 er janvier 2012 page 3 / 18

4 Vérification de l aptitude et choix des participants, attribution des marchés Critères de sélection Critères d attribution du marché Contacts entre la Banque et les candidats et les soumissionnaires 3. Procédures applicables aux types de marchés non couverts par la Directive 3.1 Types de procédures 3.2 Règles de publicité 3.3 Déroulement de la procédure 1 er janvier 2012 page 4 / 18

5 1. Généralités 1.1 Champ d application de ce guide Le présent guide s applique aux marchés de services, de fournitures et de travaux attribués par la Banque pour son propre compte, qu ils soient ou non couverts par la Directive. Les marchés couverts par la Directive sont attribués par la Banque conformément aux procédures exposées à la section 2. Les marchés qui ne sont pas couverts par la Directive sont attribués par la Banque conformément aux procédures exposées à la section Définitions Dans ce guide, le sens des termes «marchés de services», «marchés de fournitures», «marchés de travaux», «accord-cadre», «entrepreneur», «fournisseur», «prestataire de services», «opérateur économique», «soumissionnaire», «candidat», «procédures ouvertes», «procédures restreintes», «dialogue compétitif», «procédures négociées», «concours», «écrit(e)» ou «par écrit», «moyen électronique» est celui qui leur est attribué à l article 1 de la Directive Procédures applicables aux types de marchés couverts par la Directive 2.1 Champ d application La Banque applique les procédures décrites dans la Directive lorsqu elle attribue des marchés qui ne sont pas exclus du champ d application de la Directive conformément à ses dispositions 2 et dont la valeur totale estimée hors taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est égale ou supérieure aux seuils suivants : (a) EUR 3 pour les marchés de services et de fournitures ; (b) EUR pour les marchés de travaux 4. Cependant, pour des raisons relevant du fonctionnement et du statut de la Banque en tant qu institution de financement de l Union européenne, l application des dispositions de la Directive peut ne pas être jugée appropriée dans le cas de certains types de marchés dont la valeur estimée égalerait ou dépasserait les seuils susmentionnés. Dans ces cas, la Banque peut décider d opter pour une autre procédure. Ce faisant, toutefois, et dans le souci dominant de garantir le meilleur rapport coûts-résultats, l attribution de tels marchés ne se fera qu après une analyse de marché appropriée et conformément aux principes fondamentaux exposés dans l introduction. Pour décider si elle dispose ou pas d autres solutions à des conditions acceptables, la Banque tient compte de ses besoins objectifs et de ses critères de résultats, eu égard à la portée et à la nature du marché à attribuer. 2.2 Types de procédures 1 À titre de référence, ces définitions sont jointes à la présente note, à l annexe I. 2 Ainsi, aux termes de l article 16 de la Directive, sont exclus certains types spécifiques de services, tels que les services d arbitrage et de conciliation et les services financiers relatifs à l émission, à l achat, à la vente ou au transfert de titres ou d autres instruments financiers, et en particulier les opérations d approvisionnement en argent ou en capital. 3 Ce seuil de EUR est fixé par la directive 2004/18/CE, pour une entrée en vigueur le 1 er janvier Toute nouvelle modification de ce seuil, introduite dans le cadre de ladite directive par la Commission européenne, s applique automatiquement au présent guide. 4 Bien que la Directive couvre les marchés de travaux dont la valeur estimée est de EUR, la Banque a décidé d appliquer un seuil inférieur. 1 er janvier 2012 page 5 / 18

6 Hormis lorsqu ils sont conclus à la suite d une analyse de marché appropriée conformément aux dispositions de la section 2.1 ci-dessus, les marchés couverts par la Directive sont attribués par appel d offres, au moyen de la «procédure ouverte», de la «procédure restreinte», du «dialogue compétitif», ou de la «procédure négociée» après publication d un avis de marché, ou encore de la procédure négociée sans publication préalable d un avis de marché Procédure ouverte Les marchés attribués selon la procédure ouverte sont publiés au Journal officiel de l Union européenne (JOUE). La Banque envoie à l opérateur économique qui en a fait la demande le cahier des charges définissant les modalités et conditions du marché, y compris les critères d attribution, et l invite à soumissionner sur cette base. Les sections 2.4 et 2.5 ci-dessous décrivent en détail les différents stades de cette procédure Procédure restreinte Les critères de sélection des soumissionnaires autorisés à participer à la procédure restreinte sont énoncés dans un avis de marché publié au JOUE (voir les sections 2.4 et 2.5 ci-dessous). Dans une procédure restreinte, le nombre minimum de candidats invités à soumettre une offre est de cinq, à condition qu un nombre suffisant de candidats appropriés soit disponible. En tout état de cause, la Banque s assure dans tous les cas que le nombre de candidats invités à soumissionner est suffisant pour assurer une concurrence réelle Dialogue compétitif Les critères de sélection des soumissionnaires autorisés à participer au dialogue compétitif sont énoncés dans un avis de marché publié au JOUE (voir les sections 2.4 et 2.5 ci-dessous). Lorsqu un marché est particulièrement complexe, la Banque peut recourir au dialogue compétitif, dans la mesure où elle estime que le recours à la procédure ouverte ou restreinte ne permettrait pas d attribuer le marché. Au cours du dialogue, la Banque assure l égalité de traitement de tous les soumissionnaires. En particulier, elle ne donne pas, de manière discriminatoire, d information susceptible d avantager certains soumissionnaires par rapport à d autres. La Banque poursuit le dialogue jusqu à identification de la solution propre à satisfaire ses besoins et exigences. Après avoir déclaré la conclusion du dialogue et en avoir informé les participants, la Banque invite ces derniers à remettre leur offre finale, qu elle évaluera en fonction des critères d attribution énoncés dans l avis de marché ou dans le document descriptif. Dans un dialogue compétitif, le nombre minimum de candidats invités à dialoguer est de trois, à condition qu un nombre suffisant de candidats appropriés soit disponible. En tout état de cause, la Banque s assure dans tous les cas que le nombre de candidats invités à soumissionner est suffisant pour assurer une concurrence réelle Procédure négociée La procédure négociée constituant une dérogation au principe général d appel d offres public, la Banque n y aura recours que dans les cas et conditions énoncés ci-dessous. 1 er janvier 2012 page 6 / 18

7 Procédure négociée avec publication préalable d un avis de marché La Banque peut passer ses marchés en recourant à une procédure négociée, après avoir publié un avis de marché, dans les cas suivants 5 : (a) en présence d offres irrégulières ou en cas de dépôt d offres inacceptables au regard des dispositions spécifiques de la Directive 6, soumises en réponse à une procédure ouverte ou restreinte ou à un dialogue compétitif, pour autant que les conditions initiales de l avis de marché ne soient pas substantiellement modifiées. La Banque peut s abstenir de publier un avis de marché si elle inclut dans la procédure négociée tous les soumissionnaires et les seuls soumissionnaires qui satisfont aux critères de sélection visés à la section et qui, lors de la procédure ouverte ou restreinte ou du dialogue compétitif antérieur, ont soumis des offres conformes aux exigences formelles de la procédure de passation de marchés ; (b) dans des cas exceptionnels, lorsqu il s agit de travaux, de fournitures ou de services dont la nature ou les aléas ne permettent pas une fixation préalable et globale des prix ; (c) dans le domaine des services, notamment des services financiers, et pour des prestations intellectuelles, telles que la conception d ouvrage, dans la mesure où la nature de la prestation à fournir est telle que les spécifications du marché ne peuvent être établies avec une précision suffisante pour permettre l attribution du marché par sélection de la meilleure offre conformément aux règles régissant la procédure ouverte ou la procédure restreinte ; (d) dans le cas des marchés de travaux, pour les travaux qui sont réalisés uniquement à des fins de recherche, d expérimentation ou de mise au point et non dans le but d assurer une rentabilité ou le recouvrement des coûts de recherche et de développement. Dans les procédures négociées avec publication d un avis de marché, la Banque invite, simultanément et par écrit, les candidats retenus à négocier. La Banque négocie avec les soumissionnaires les offres soumises par ceux-ci afin de les adapter aux exigences qu elle a indiquées dans l avis de marché, dans le cahier des charges et dans les documents complémentaires éventuels et afin de rechercher la meilleure offre. Au cours de la négociation, la Banque assure l égalité de traitement de tous les soumissionnaires. En particulier, elle ne donne pas, de manière discriminatoire, d information susceptible d avantager certains soumissionnaires par rapport à d autres. La Banque peut prévoir que la procédure négociée se déroule en phases successives de manière à réduire le nombre d offres à négocier en appliquant les critères d attribution indiqués dans l avis de marché ou dans le cahier des charges. La possibilité de recourir à cette faculté est indiquée dans l avis de marché ou dans le cahier des charges. Dans une procédure négociée avec publication d un avis de marché, le nombre minimum de candidats invités à négocier est de trois, à condition qu un nombre suffisant de candidats appropriés soit disponible. En tout état de cause, la Banque s assure que le nombre de candidats invités à soumissionner est suffisant pour assurer une concurrence réelle Procédure négociée sans publication préalable d un avis de marché 5 Article 30 de la directive 2004/18/CE. 6 Articles 4, 24, 25, 27 et chapitre VII de la directive 2004/18/CE. 1 er janvier 2012 page 7 / 18

8 La Banque peut passer ses marchés en recourant à une procédure négociée sans publication préalable d un avis de marché dans les cas suivants 7 : dans le cas des marchés de services, de fournitures et de travaux : (a) lorsqu aucune offre ou aucune offre appropriée ou aucune candidature n a été déposée en réponse à une procédure ouverte ou restreinte, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées ; (b) lorsque, pour des raisons techniques, artistiques ou tenant à la protection de droits d exclusivité, le marché ne peut être confié qu à un opérateur économique déterminé ; (c) dans la mesure strictement nécessaire, lorsque l urgence impérieuse, résultant d événements imprévisibles pour la Banque, n est pas compatible avec les délais exigés par les procédures ouvertes, restreintes ou négociées avec publication d un avis de marché ; dans le cas des marchés de fournitures : (a) lorsque les produits concernés sont fabriqués uniquement à des fins de recherche, d expérimentation, d étude ou de développement. Cette disposition ne comprend pas la production en quantités visant à établir la viabilité commerciale du produit ou à amortir les frais de recherche et de développement ; (b) pour les livraisons complémentaires effectuées par le fournisseur initial et destinées soit au renouvellement partiel de fournitures ou d installations d usage courant, soit à l extension de fournitures ou d installations existantes, lorsque le changement de fournisseur obligerait la Banque à acquérir un matériel de technique différente entraînant une incompatibilité ou des difficultés techniques d utilisation et d entretien disproportionnées ; la durée de ces marchés, ainsi que des marchés renouvelables, ne peut pas, en règle générale, dépasser trois ans ; (c) pour les fournitures cotées et achetées à une bourse de matières premières ; (d) pour l achat de fournitures à des conditions particulièrement avantageuses, soit auprès d un fournisseur cessant définitivement ses activités commerciales, soit auprès des curateurs ou liquidateurs d une faillite, d un concordat judiciaire ou d une procédure de même nature ; dans le cas des marchés de services, lorsque le marché considéré fait suite à un concours et doit, conformément aux règles applicables, être attribué au lauréat ou à un des lauréats du concours ; dans ce dernier cas, tous les lauréats du concours doivent être invités à participer aux négociations ; dans le cas des marchés de services et marchés de travaux : (a) pour les services ou travaux complémentaires qui ne figurent pas dans le projet initialement envisagé ni dans le contrat initial et qui, à la suite d une circonstance imprévue, sont devenus nécessaires à l exécution du service ou de l ouvrage tel qu il y est décrit, à condition que l attribution soit faite à l opérateur économique qui exécute ce service ou cet ouvrage : ou lorsque ces services ou travaux complémentaires ne peuvent être techniquement ou économiquement séparés du marché initial sans inconvénient majeur pour la Banque, lorsque ces travaux ou services, quoiqu ils soient séparables de l exécution du marché initial, sont strictement nécessaires à son perfectionnement. 7 Article 31 de la directive 2004/18/CE. 1 er janvier 2012 page 8 / 18

9 Toutefois, le montant cumulé des marchés passés pour les services ou travaux complémentaires ne doit pas dépasser 50 % du montant du marché initial ; (b) pour de nouveaux services ou travaux consistant dans la répétition de services ou de travaux similaires confiés à l opérateur économique adjudicataire du marché initial par la Banque, à condition que ces services ou ces travaux soient conformes à un projet de base, que ce projet ait fait l objet d un marché initial passé selon la procédure ouverte ou restreinte, et que la possibilité de recourir à cette procédure soit indiquée dès la mise en concurrence de la première opération. II ne peut être recouru à cette procédure que pendant une période de trois ans suivant la conclusion du marché initial. 2.3 Accords-cadres La Banque peut prévoir le recours à de tels accords 8 par exemple dans les cas où elle peut définir à l avance les principales caractéristiques des résultats demandés mais où elle ne connaît pas d emblée les délais de livraison exacts ou les besoins détaillées pour la mission à accomplir. Aux fins de la conclusion d un accord-cadre, la Banque suit les règles de procédure énoncées dans le présent guide dans toutes les phases jusqu à l attribution des différents marchés fondés sur cet accord-cadre. La durée d un accord-cadre conclu par la Banque ne peut pas dépasser quatre ans, sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés, notamment par l objet de l accord-cadre. Lorsqu un accord-cadre est conclu avec un seul opérateur économique, chacun des marchés fondés sur cet accord-cadre est attribué dans les limites des termes fixés dans l accord-cadre. Pour l attribution de ces marchés, la Banque peut consulter par écrit l opérateur partie à l accord-cadre, en lui demandant de compléter, si besoin est, son offre. Lorsqu un accord-cadre est conclu avec plusieurs opérateurs économiques, la Banque s assure que ceux-ci sont au moins au nombre de trois, dans la mesure où elle dispose d un nombre suffisant d opérateurs économiques satisfaisant aux critères de sélection énoncés à la section et/ou d offres recevables répondant aux critères d attribution énoncés à la section L attribution des marchés fondés sur les accords-cadres conclus avec plusieurs opérateurs économiques peut se faire : soit par application des termes fixés dans l accord-cadre, sans remise en concurrence, soit, lorsque tous les termes ne sont pas fixés dans l accord-cadre, après avoir remis en concurrence les parties sur la base des mêmes termes, si nécessaire en les précisant, et, le cas échéant, d autres termes indiqués dans le cahier des charges de l accord-cadre, selon la procédure suivante : (a) pour chaque marché à passer, la Banque consulte par écrit les opérateurs économiques qui sont capables de réaliser l objet du marché ; (b) la Banque fixe un délai suffisant pour présenter les offres relatives à chaque marché spécifique en tenant compte d éléments tels que la complexité de l objet du marché et le temps nécessaire pour la transmission des offres ; (c) les offres sont soumises par écrit et leur contenu doit rester confidentiel jusqu à l expiration du délai de réponse prévu ; 8 Article 32 de la directive 2004/18/CE. 1 er janvier 2012 page 9 / 18

10 (d) la Banque attribue chaque marché au soumissionnaire ayant présenté la meilleure offre sur la base des critères d attribution énoncés dans le cahier des charges de l accord-cadre. Lors de la passation des marchés fondés sur l accord-cadre, la Banque n acceptera pas d apporter des modifications substantielles aux termes fixés dans cet accord-cadre. 2.4 Règles de publicité Publication des avis Hormis lorsque les marchés sont attribués à la suite d une analyse de marché appropriée conformément aux dispositions de la section 2.1 du présent guide ou lorsque la procédure négociée est utilisée conformément à la section ci-dessus, la Banque attribue les marchés couverts par la Directive après publication d un avis de marché au JOUE. Les marchés qui ont pour objet des services figurant à l annexe II B 9 de la Directive peuvent être attribués sans publication d un avis de marché conformément aux procédures décrites à la section 3 du présent guide. Les marchés qui ont pour objet à la fois des services figurant à l annexe II A 10 et des services figurant à l annexe II B sont attribués après publication d un avis de marché lorsque la valeur des services figurant à l annexe II A dépasse celle des services figurant à l annexe II B. Dans les autres cas, le marché est passé conformément aux procédures énoncées à la section 3 du présent guide. La publication porte sur trois avis distincts : (a) l avis de préinformation, (b) l avis de marché et (c) et l avis sur les marchés passés. Ces avis sont rédigés selon les formulaires standards décrits dans les annexes à la Directive. a) L avis de préinformation est un avis non obligatoire par lequel la Banque fait connaître, à titre d indication générale, le montant total estimé des marchés, par catégorie de services ou groupe de produits, ainsi que les caractéristiques essentielles des marchés de travaux qu elle a l intention d attribuer au cours d un exercice budgétaire. b) L avis de marché est le moyen par lequel la Banque fait connaître son intention de lancer une procédure de passation de marché. Dans le cas d une procédure ouverte, l avis de marché précise, entre autres, la date, l heure et le lieu d ouverture des offres, à laquelle les soumissionnaires sont autorisés à assister. c) L avis sur les marchés passés annonce le résultat de la procédure de passation des marchés. Il est envoyé à l Office des publications officielles des Communautés européennes au plus tard 48 jours calendaires après clôture de la procédure, c est-à-dire, à compter de la date de signature du marché. Dans le cas d un accord-cadre, en règle générale, la Banque n émet pas d avis séparé pour chacun des marchés attribués sur la base de cet accord. Outre les modalités de publication ci-dessus, la Banque peut publier ses marchés par tout autre moyen de son choix, notamment sous forme électronique. Toute publication de ce type fera référence à l avis publié au JOUE, si cet avis a été publié, et ne pourra précéder la publication dudit avis, qui seul fait foi. 9 Il s agit, par exemple, des marchés relatifs à des services juridiques, à des services de placement et de fourniture de personnel ou à des services de formation professionnelle. 10 Il s agit, par exemple, des marchés portant sur des services d entretien, des services informatiques, des services d audit ou des services de conseil en gestion. 1 er janvier 2012 page 10 / 18

11 2.4.2 Délais 11 En fixant les délais de réception des offres et des demandes de participation, la Banque tient compte en particulier de la complexité du marché et du temps nécessaire pour préparer les offres, sans préjudice des délais minimaux fixés par la Directive 12. Dans les procédures ouvertes, le délai minimal de réception des offres est de 52 jours à compter de la date d envoi de l avis de marché. Dans les procédures restreintes et dans les procédures négociées avec publication d un avis de marché, ainsi que dans le dialogue compétitif : (a) le délai minimal de réception des demandes de participation est de 37 jours à compter de la date de l envoi de l avis de marché ; (b) dans les procédures restreintes, le délai minimal de réception des offres est de 40 jours à compter de la date d envoi de l invitation. Dans les cas où la Banque a publié un avis de préinformation aux termes de la section ci-dessus, le délai minimal pour la réception des offres peut être réduit, en règle générale, à 36 jours, mais, en aucun cas, à moins de 22 jours. Lorsque les avis sont préparés et envoyés par des moyens électroniques au format et selon les modalités de transmission indiqués dans la Directive, les délais de réception des offres, dans les procédures ouvertes, et le délai de réception des demandes de participation, dans les procédures restreintes et négociées et dans dialogue compétitif, peuvent être raccourcis de sept jours. La Banque peut décider d offrir, par moyen électronique et à compter de la publication de l avis, l accès libre et complet au cahier des charges et à tout document complémentaire, en indiquant dans le texte de l avis l adresse Internet à laquelle ces documents peuvent être consultés. Lorsque la Banque offre l accès par moyen électronique, les délais de réception des offres, dans les procédures ouvertes et restreintes, peuvent être réduits de cinq jours. Cette réduction est cumulable avec celle prévue au paragraphe précédent. Lorsque, pour quelque raison que ce soit, le cahier des charges et les documents ou renseignements complémentaires, bien que demandés en temps utile, n ont pas été fournis dans les délais fixés à la section ou lorsque les offres ne peuvent être faites qu à la suite d une visite des lieux ou après consultation sur place de documents annexés au cahier des charges, les délais de réception des offres sont prolongés de manière à ce que tous les opérateurs économiques concernés puissent prendre connaissance de toutes les informations nécessaires pour la formulation des offres. Dans les procédures restreintes et négociées avec publication d un avis de marché, lorsque l urgence rend impraticables les délais minimaux mentionnés ci-dessus, la Banque peut fixer : (a) un délai pour la réception des demandes de participation qui ne peut être inférieur à 15 jours à compter de la date d envoi de l avis de marché ou à 10 jours si l avis est envoyé par moyens électroniques, (b) et, dans le cas des procédures restreintes, un délai pour la réception des offres qui ne peut être inférieur à 10 jours à compter de la date d envoi de l invitation à soumissionner. 11 Tous les délais sont indiqués en jours calendaires. 12 Article 38 de la Directive. 1 er janvier 2012 page 11 / 18

12 2.4.3 Documents relatifs aux appels d offres 13 Dans les procédures ouvertes, lorsque la Banque n offre pas, par moyen électronique, l accès libre, direct et complet au cahier des charges et à tout document complémentaire, les cahiers des charges et les documents complémentaires sont envoyés aux opérateurs économiques dans les six jours suivant la réception de la demande de participation, pour autant que celle-ci ait été faite en temps utile avant la date de présentation des offres. Dans les procédures restreintes, le dialogue compétitif et les procédures négociées avec publication d un avis de marché au JOUE, la Banque invite simultanément et par écrit les candidats retenus à présenter leurs offres ou à négocier ou, dans le cas du dialogue compétitif, à participer au dialogue. La Banque communique les renseignements complémentaires sur les cahiers de charges, le document descriptif, ou les documents complémentaires six jours au plus tard avant la date limite fixée pour la réception des offres pour autant qu ils aient été demandés en temps utile. En cas de procédure restreinte ou négociée accélérée, ce délai est de quatre jours. Les conditions générales applicables aux marchés attribués par la Banque au titre d un appel d offres sont fixées dans l invitation à présenter une offre, à participer au dialogue ou à négocier. L invitation aux candidats comprend : soit un exemplaire du cahier des charges ou du document descriptif et de tout document complémentaire, soit la mention de l accès au cahier des charges et aux autres documents indiqués au premier tiret, lorsqu ils sont mis à disposition directe par des moyens électroniques. En outre, l invitation à présenter une offre, à participer au dialogue ou à négocier, comporte au moins : (a) une référence à l avis de marché publié ; (b) la date limite de réception des offres, l adresse à laquelle les offres doivent être transmises et la ou les langues dans lesquelles les offres doivent être rédigées ; (c) dans le cas du dialogue compétitif, la date fixée et l adresse pour le début de la phase de consultation, ainsi que la ou les langues utilisées ; (d) le projet de modèle de marché auquel sont annexées les conditions et modalités générales applicables ; (e) l indication des documents à joindre éventuellement par le candidat ; (f) la pondération relative des critères d attribution du marché ou, le cas échéant, l ordre décroissant d importance de ces critères, s ils ne figurent pas dans l avis de marché, dans le cahier des charges ou dans le document descriptif Règles applicables aux communications Toutes les communications ainsi que tous les échanges d informations visés dans le présent guide peuvent, au choix de la Banque, être faits par courrier, par télécopieur, par voie électronique, par téléphone dans certains cas et conditions (article 42, point 6 de la Directive), ou par une combinaison de ces moyens. La Banque s assurera que les moyens de communication choisis sont généralement disponibles et ne peuvent donc avoir pour effet de restreindre l accès des opérateurs économiques à la procédure d attribution. Les parties désireuses de participer aux 13 Articles 39 et 40 de la directive 2004/18/CE. 1 er janvier 2012 page 12 / 18

13 procédures exposées ici peuvent en faire la demande par téléphone, en envoyant une confirmation écrite avant l expiration du délai fixé pour la réception de la demande. Les communications, les échanges et le stockage d informations sont faits de manière à assurer que l intégrité des données et la confidentialité des offres et des demandes de participation soient préservées durant toute la procédure. En particulier, si la Banque décide d autoriser l utilisation de moyens électroniques pour la transmission et la réception des offres et des demandes de participation, elle prendra les mesures appropriées afin de garantir que les dispositifs utilisés à cette fin sont compatibles avec les exigences communautaires pertinentes en matière de transmission électronique de données. 2.5 Déroulement de la procédure Vérification de l aptitude et choix des participants, attribution des marchés L attribution des marchés de la Banque se fait sur la base des critères de sélection et d attribution énoncés dans l avis de marché ou dans le cahier des charges, après vérification de l éligibilité des opérateurs économiques à participer à la procédure Critères de sélection L objet de ces critères est de déterminer si un opérateur se trouve dans la situation économique et financière et présente les capacités techniques et professionnelles nécessaires pour exécuter le marché 15. En tout état de cause, la Banque veille à ce que les renseignements qu elle demande comme preuve des capacités financière, économique, technique et professionnelle du candidat ou du soumissionnaire n aillent pas au-delà de l objet du marché, et prennent en compte les intérêts légitimes des opérateurs économiques eu égard, en particulier, à la protection des secrets techniques et commerciaux. La Banque peut fixer des niveaux minimaux de capacité en deçà desquels les soumissionnaires ou les candidats seront exclus de la procédure. Ces seuils sont précisés dans l avis de marché. Dans les procédures restreintes, les procédures négociées avec publication d un avis de marché et dans le dialogue compétitif, la Banque peut limiter le nombre de candidats appropriés qu elle invitera à soumissionner, négocier ou à dialoguer, à condition qu un nombre suffisant de candidats appropriés soit disponible. Elle indique dans l avis de marché les critères objectifs et non discriminatoires qu elle prévoit d utiliser, le nombre minimal de candidats qu elle prévoit d inviter et, le cas échéant, le nombre maximal de ces derniers. Lorsque, dans une procédure restreinte, une procédure négociée avec publication d un avis de marché ou un dialogue compétitif, le nombre de candidats satisfaisant aux critères de sélection et aux niveaux minimaux de capacité est inférieur au nombre minimal fixé préalablement, la Banque 14 Cette évaluation est réalisée conformément aux articles 45 et 46 de la Directive. Les candidats ou les soumissionnaires seront exclus de la procédure s ils ont participé, au sens de l article 45 de la Directive, à une activité criminelle, y compris à des actes de corruption, de fraude ou de blanchiment de capitaux. Peut être exclu de la participation au marché tout opérateur économique qui i) est en état de faillite ou dans toute situation analogue affectant ou susceptible d affecter sa situation financière ; ii) a commis en matière professionnelle une faute constatée par les organes compétents ; iii) a été reconnu coupable, en matière professionnelle, d une faute grave constatée par tout moyen dont la Banque pourra justifier ; iv) n est pas en règle avec ses obligations relatives au paiement des impôts ou des cotisations sociales ; ou v) a été reconnu coupable de fausses déclarations graves en fournissant ou en omettant de fournir les renseignements exigibles par la Banque. Conformément à l article 46, les candidats et soumissionnaires peuvent également être exclus du marché s ils ne sont pas en mesure de produire les autorisations nécessaires ou les preuves de leur appartenance à une organisation spécifique leur permettant de mener leur activité professionnelle. 15 La Banque fixe ces critères conformément aux articles 47 et 48 de la Directive, en prenant en considération, le cas échéant, les dispositions des articles 49 et er janvier 2012 page 13 / 18

14 peut continuer la procédure en invitant le ou les candidats ayant les capacités requises. Dans le cadre de cette même procédure, la Banque ne peut pas inclure d autres opérateurs économiques n ayant pas demandé à participer ou des candidats n ayant pas les capacités requises Critères d attribution du marché L objet de ces critères est de permettre une sélection parmi les soumissionnaires qui n ont pas été exclus de la procédure aux termes du paragraphe ci-dessus et qui, par ailleurs, répondent aux critères de sélection énoncés dans l avis de marché ou dans le cahier des charges. Les critères sur lesquels la Banque se fonde pour attribuer les marchés sont : (a) soit, lorsque l attribution se fait à l offre économiquement la plus avantageuse (meilleur rapport qualité/prix) du point de vue de la Banque, divers critères liés à l objet du marché en question par exemple, la qualité, le prix, la valeur technique, le caractère esthétique et fonctionnel, les caractéristiques environnementales, le coût d utilisation, la rentabilité, le service après-vente et l assistance technique, la date de livraison et le délai de livraison ou d exécution ; (b) soit uniquement le prix le plus bas. Dans le cas prévu au paragraphe (a) ci-dessus, la Banque précise dans l avis de marché ou dans le cahier des charges ou, dans le cas du dialogue compétitif, dans le document descriptif, la pondération relative qu elle confère à chacun des critères choisis pour déterminer l offre économiquement la plus avantageuse. Cette pondération peut être exprimée en prévoyant une fourchette dont l écart maximal doit être approprié. Lorsque, d après l avis de la Banque, la pondération n est pas possible pour des raisons démontrables, la Banque indique dans l avis de marché ou le cahier des charges ou, dans le cas du dialogue compétitif, dans le document descriptif, l ordre décroissant d importance des critères Contacts entre la Banque et les candidats et les soumissionnaires Durant une procédure de passation de marché, la Banque n accepte aucune discussion avec les candidats ou les soumissionnaires qui serait susceptible de compromettre l objectivité de la procédure ou le principe du traitement équitable des opérateurs économiques. La Banque peut en revanche contacter les candidats ou les soumissionnaires par écrit afin d obtenir des éclaircissements sur des points précis de leur candidature ou de leur offre. De tels contacts ne sauraient toutefois être à l origine de modifications dans les conditions de la demande de participation ou de l offre. Au cas où la Banque découvrirait une faute, une imprécision, une omission ou tout autre type d erreur administrative dans le dossier relatif au marché, elle pourra en informer, par écrit, tous les opérateurs économiques concernés et compléter ou rectifier le dossier en conséquence. Les questions portant sur le cahier des charges ou sur les documents complémentaires doivent être adressées, par écrit exclusivement, au service compétent de la Banque qui est désigné dans le dossier du marché comme seul point de contact pour ce marché. La Banque informe dans les meilleurs délais toutes les parties concernées de la décision prise dans le cadre de la procédure de passation de marché. Sur demande de la partie concernée, la Banque communique, dans les 15 jours suivant la réception de la demande écrite : 1 er janvier 2012 page 14 / 18

15 à tout candidat ou soumissionnaire écarté les motifs du rejet de sa candidature ou de son offre, respectivement ; à tout soumissionnaire ayant fait une offre recevable, les caractéristiques et les avantages relatifs de l offre retenue ainsi que le nom de l adjudicataire ou des parties à l accord-cadre. Toutefois, la Banque peut décider de ne pas communiquer certains renseignements susceptibles de porter préjudice aux intérêts commerciaux légitimes d opérateurs économiques ou dont la divulgation ferait obstacle à l application des lois ou serait contraire à l intérêt public. 3. Procédures applicables aux types de marchés non couverts par la Directive 3.1 Types de procédures Pour la passation de ses marchés de services, de fournitures et de travaux qui ne sont pas couverts par la Directive, la Banque suit l une des procédures décrites ci-dessous. Les marchés dont la valeur totale estimée hors TVA est supérieure ou égale à EUR ( EUR pour les marchés de travaux) et inférieure à EUR 16 ( EUR pour les marchés de travaux) peuvent être attribués par procédure négociée sur la base d une liste restreinte d au moins cinq soumissionnaires sélectionnés dans quatre États membres de l Union européenne 17 ; les marchés qui ont pour objet des services figurant à l annexe II B de la Directive peuvent être attribués conformément à cette procédure, sans qu il soit tenu compte de la valeur maximale de ces marchés ; supérieure ou égale à EUR ( EUR pour les marchés de travaux) et inférieure à EUR peuvent être attribués par procédure négociée sur la base d une liste restreinte d au moins trois soumissionnaires sélectionnés dans deux États membres de l Union européenne 17 ; inférieure à EUR peuvent être attribués par procédure négociée menée avec un soumissionnaire. La procédure négociée peut être utilisée pour les marchés dont le montant total estimé est égal ou supérieur à EUR, dans les cas prévus, mutatis mutandis, pour les marchés couverts par la Directive. 3.2 Règles de publicité En vertu de l engagement de la Banque à respecter les principes fondamentaux de l UE relatifs à la passation des marchés publics sauf lorsqu il est possible de recourir à la procédure négociée conformément aux dispositions ci-dessus, les marchés de services, de fournitures et de travaux qui ne sont pas couverts par la Directive font néanmoins l objet d un avis publié par les moyens appropriés, cela afin de garantir la concurrence de l appel d offres et l impartialité de la procédure de passation des marchés. La Banque considère que ces exigences sont respectées lorsqu elle lance un appel d offres, sans publication d un avis au JOUE, dans lequel participent au moins le nombre de soumissionnaires précisé à la section 3.1 ci-dessus. 16 Ce seuil de EUR est fixé par la directive 2004/18/CE, pour une entrée en vigueur le 1 er janvier Toute nouvelle modification de ce seuil, introduite dans le cadre de ladite directive par la Commission européenne, s applique automatiquement au présent guide. 17 Pour des raisons relevant de la portée et de la nature spécifiques du marché (par exemple, si celui-ci porte sur des conseils relatifs à une législation nationale), dans certains cas, les dispositions relatives au nombre minimal de soumissionnaires de nationalité distincte peuvent ne pas s appliquer. 1 er janvier 2012 page 15 / 18

16 Les soumissionnaires admis à participer à la procédure sont généralement sélectionnés à la suite d une analyse de marché appropriée ou sur la base d autres informations mises à la disposition des services compétents de la Banque relativement à la capacité des opérateurs économiques d exécuter le marché. Chaque fois que cela se justifie dans l intérêt d une concurrence accrue, avant le lancement de la procédure, la Banque peut étudier les demandes de participation de fournisseurs intéressés qui se seront fait connaître et qui, de l avis de la Banque, possèdent les compétences et le savoir-faire minimum nécessaires pour participer à l appel d offres du marché en question. Aucun opérateur économique ne peut participer à la procédure de passation de marché s il n y a pas été officiellement invité par la Banque. Les invitations sont envoyées simultanément et par écrit à tous les soumissionnaires sélectionnés. En fixant les délais de réception des offres, la Banque tient compte de la complexité du marché et des délais nécessaires pour préparer les offres. En tout état de cause, la Banque veille à fixer un délai raisonnable qui permette aux soumissionnaires de préparer correctement leur offre. 3.3 Déroulement de la procédure Les principaux points décrits à la section 2 ci-dessus s appliquent, mutatis mutandis, à la passation, par la Banque, de marchés d une valeur inférieure non couverts par les dispositions de la Directive. Ainsi, par exemple, pour chaque marché à attribuer par voie de mise en concurrence, la Banque envoie aux soumissionnaires sélectionnés le cahier des charges et les documents complémentaires accompagnés d instructions pour la soumission des offres. L attribution des marchés se fait sur la base des critères d attribution énoncés dans le cahier des charges. Si le marché est attribué au soumissionnaire ayant remis l offre économiquement la plus avantageuse, la pondération relative de chaque critère d attribution est indiquée. 1 er janvier 2012 page 16 / 18

17 ANNEXE 1 DÉFINITIONS Les «marchés de services» sont des marchés autres que les marchés de travaux ou de fournitures portant sur la prestation de services visés à l annexe II de la Directive. Un marché ayant pour objet à la fois des produits et des services visés à l annexe II de la Directive est considéré comme un marché de services lorsque la valeur des services en question dépasse celle des produits incorporés dans le marché. Un marché ayant pour objet des services visés à l annexe II de la Directive et ne comportant des activités visées à l annexe I de cette même directive qu à titre accessoire par rapport à l objet principal du marché est considéré comme un marché de services. Les «marchés de fournitures» sont des marchés autres que ceux définis comme marchés de travaux ayant pour objet l achat, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d achat, de produits. Un marché ayant pour objet la fourniture de produits et, à titre accessoire, les travaux de pose et d installation est considéré comme un marché de fournitures. Les «marchés de travaux» sont des marchés ayant pour objet soit l exécution, soit conjointement la conception et l exécution, de travaux relatifs à une des activités mentionnées à l annexe I de la Directive ou d un ouvrage, soit la réalisation, par quelque moyen que ce soit, d un ouvrage répondant aux besoins précisés par le pouvoir adjudicateur. Un «ouvrage» est le résultat d un ensemble de travaux de bâtiment ou de génie civil destiné à remplir par lui-même une fonction économique ou technique. Un «accord-cadre» est un accord conclu entre la Banque et un ou plusieurs opérateurs économiques ayant pour objet d établir les termes régissant les marchés à passer au cours d une période donnée, notamment en ce qui concerne les prix et, le cas échéant, les quantités envisagées. Les termes «entrepreneur», «fournisseur» et «prestataire de services» désignent toute personne physique ou morale ou entité publique ou groupement de ces personnes et/ou organismes qui offre, respectivement, la réalisation de travaux et/ou d ouvrages, des produits ou des services sur le marché. Le terme «opérateur économique» couvre à la fois les notions d entrepreneur, fournisseur et prestataire de services. Il est utilisé uniquement dans un souci de simplification du texte. L opérateur économique qui a présenté une offre est désigné par le mot «soumissionnaire». Celui qui a sollicité une invitation à participer à une procédure restreinte ou négociée ou à un dialogue compétitif est désigné par le terme «candidat». Les «procédures ouvertes» sont les procédures dans lesquelles tout opérateur économique intéressé peut présenter une offre. Les «procédures restreintes» sont les procédures auxquelles tout opérateur économique peut demander à participer et dans lesquelles seuls les opérateurs économiques invités par la Banque peuvent présenter une offre. 1 er janvier 2012 page 17 / 18

18 Le «dialogue compétitif» est une procédure à laquelle tout opérateur économique peut demander à participer et dans laquelle la Banque conduit un dialogue avec les candidats admis à cette procédure, en vue de développer une ou plusieurs solutions aptes à répondre à ses besoins et sur la base de laquelle ou desquelles les candidats sélectionnés seront invités à remettre une offre. Les «procédures négociées» sont les procédures dans lesquelles la Banque consulte les opérateurs économiques de son choix et négocie les conditions du marché avec un ou plusieurs d entre eux. Les «concours» sont les procédures qui permettent à la Banque d acquérir, principalement dans le domaine de l aménagement du territoire, de l urbanisme, de l architecture et de l ingénierie ou des traitements de données, un plan ou un projet qui est choisi par un jury après mise en concurrence avec ou sans attribution de primes. Les termes «écrit(e)» ou «par écrit» désignent tout ensemble de mots ou de chiffres qui peut être lu, reproduit, puis communiqué. Cet ensemble peut inclure des informations transmises et stockées par des moyens électroniques. Un «moyen électronique» est un moyen utilisant des équipements électroniques de traitement et de stockage de données, et utilisant la diffusion, l acheminement et la réception par fils, par radio, par moyens optiques ou par d autres moyens électromagnétiques. 1 er janvier 2012 page 18 / 18