TP1 Access 2007: Créer et paramétrer une base de données

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1 TP1 Access 2007: Créer et paramétrer une base de données Objectif du TP: L objectif de ce TP est de créer et paramétrer une Base sous Microsoft Access Access 1.1. Présentation du Access Access est un SGBDR, ce sigle signifie : Système informatique de Gestion de Bases de Données Relationnel. Il s agit d un système relationnel : les données sont en effet organisées en ensembles structurés reliés entre eux. Ces liaisons permettent de gérer les données d un ensemble à l autre, et d obtenir les informations souhaitées en interrogeant la base de données. Lancé en 1992, Access est le SGBDR le plus utilisé actuellement. Il existe d autres SGBDR plus puissants, parmi lesquels Oracle et SQL Server. Les fichiers créés sous Access 2007 ont également l extension ".accdb", tandis que ceux créés sous Access 2003 ont l extension ".mdb". Ce sigle signifie microsoft database, c est-à-dire base de données Microsoft. Par exemple, le fichier "bibliotheque.mdb" a été créé sous Access Il existe deux autres extensions, spécifiques à certains fichiers d Access 2007 ou 2010 : Les fichiers uniquement exécutables, qui ne sont pas modifiables, ont l extension".accde" (e comme execute). Les fichiers qui sont des modèles de bases de données portent l extension ".accdt" (t comme template, qui signifie modèle) Les objets au sein de Access Sous Access, on utilise souvent le terme «objet» pour désigner un type d élément. Une base de données est un objet, pouvant lui-même contenir d autres types d objets. Les principaux objets d une base sont : 1. Les tables: Les tables constituent les éléments essentiels. Elles sont la charpente de la base. Chaque table représente un ensemble homogène de données. Par exemple, la base de données concernant la facturation des clients d une entreprise pourra contenir les tables Client, Produit, Facture et Commande. 2. Les requêtes: Dans Access, faire une requête consiste à demander quelque chose. Dans une base de données, on réalise principalement des requêtes pour interroger la base afin de sélectionner et d obtenir les informations souhaitées (requêtes de sélection). Par exemple, dans la base de données de facturation d une entreprise, on peut effectuer une requête afin d obtenir la liste des clients ayant passé une commande dans l année en cours. On peut également créer une requête pour agir sur les valeurs ou sur les tables de la base (requête d action). 3. Les formulaires: S il affiche des données de la base, la fonction principale d un formulaire consiste à faciliter la saisie des données. 4. Les états: Un état sert de document récapitulatif de données. Il peut contenir également des résultats, tels que totaux ou moyennes. L utilisateur d une base, qui n en est pas le concepteur, ne connaît de la base que les formulaires et les états. Il ne voit ni les tables, ni les requêtes. 1/16

2 5. Macros et modules: On effectue une macro pour automatiser simplement une ou plusieurs actions basiques. Par exemple, réalisation d une macro permettant, par un clic sur un bouton, d afficher un formulaire. Un module est un programme écrit en VBA (Visual Basic for Applications). Son étude ressort du domaine de la programmation. 2. Créer, fermer, et ouvrir une base de données 2.1. Lancer Access Pour lancer Microsoft Access 2007 il faut: 1. Cliquez sur le bouton démarrer visible dans la barre des tâches puis cliquez sur l option Tous les programmes. 2. Cliquez sur le dossier Microsoft Office puis sur l option Microsoft Office Access L application Microsoft Access s ouvre à l écran dans laquelle vous visualisez la fenêtre Prise en main de Microsoft Office Access. Access vous propose, par l intermédiaire de la fenêtre Prise en main de Microsoft Office Access, de créer une nouvelle base de données vide, de créer une base de données à partir d un modèle installé sur votre ordinateur ou d un modèle que vous téléchargerez à partir du site Microsoft Office Online ou encore, d ouvrir une base de données existante Créer une nouvelle base de données Il s agit ici de créer une base de données sans utiliser de modèle particulier. La nouvelle base de données ne contiendra aucun objet. 1. Si l application Access n est pas ouverte, lancez la. 2/16

3 Si l application Access est ouverte, fermez, si besoin, la base de données active : bouton Office, option Fermer la base de données. Quelle que soit la méthode utilisée, la fenêtre Prise en main de Microsoft Office Access s affiche à l écran. 2. Cliquez sur le bouton Base de données vide de la zone Nouvelle base de données vide visible dans la partie centrale de la fenêtre Prise en main de Microsoft Office Access. La partie droite de la fenêtre affiche désormais les options permettant de créer une base de données vide. Le bouton Annuler permet d annuler la création d une nouvelle base de données et ainsi de revenir au contenu de la fenêtre avant la sélection du bouton Base de données vide. 3. Modifiez éventuellement le nom de votre nouvelle base de données par "Bd_entreprise.accdb" dans la zone Nom de fichier; il n est pas nécessaire de saisir l extension du fichier (.accdb) car Access l ajoute pour vous automatiquement. 4. L emplacement du dossier dans lequel la nouvelle base de données "Bd_entreprise.accdb" va être stockée est visible sous la zone Nom de fichier. Si cet emplacement ne vous convient pas, cliquez sur le bouton, sélectionnez le dossier "Bureau\BD" (il faut créer dans le "Bureau" un dossier appelé "BD") dans lequel la nouvelle base de données doit être stockée puis cliquez sur le bouton OK. 5. Cliquez sur le bouton Créer. Access crée une nouvelle base de données. Celle ci contient une table vide nommée Table1 qui est ouverte en mode Feuille de données. 3/16

4 6. Vous devez ensuite créer chacun des objets qui vont composer la base de données et définir les relations entre les tables. Pour créer une nouvelle base de données vide, vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Office, puis sur l option Nouveau Fermer une base de données Afin de fermer une base de données on a plusieurs méthodes: Pour fermer la base de donnés seulement (sans quitter Access): cliquez sur le bouton Office, option Fermer la base de données. Pour fermer la base (seule ouverte) et quitter Access: cliquez sur la croix, en haut à droite de l écran. Pour fermer une ou plusieurs bases et quitter Access : cliquez sur le bouton Office, option Quitter. Fermer la base de données "Bd_entreprise.accdb" en utilisant la première méthode. Après, ouvrir la base et fermer avec la deuxième méthode. Ainsi, refaire la même démarche pour la troisième méthode Ouvrir une base de données 1. Si l application Access n est pas ouverte, lancez la. Si l application Access est ouverte, fermez, si besoin, la base de données active: bouton Office option Fermer la base de données. Quelle que soit la méthode utilisée, la fenêtre Prise en main de Microsoft Office Access s affiche à l écran. Dans la partie droite de celle ci, vous visualisez les noms des dernières bases de données utilisées. 4/16

5 2. Si le nom de la base de données à ouvrir est visible dans la zone Ouvrir une base de données récente, cliquez sur le lien correspondant. La base de données s ouvre dans la fenêtre de l application Access. Si la base de données à ouvrir n est pas visible dans la liste Ouvrir une base de données récente, cliquez sur le lien Autres situé en haut de la zone. La boîte de dialogue Ouvrir s affiche à l écran permettant ainsi de sélectionner la base de données à utiliser. 3. Pour sélectionner le dossier d emplacement contenant la base de données à ouvrir, cliquez sur le lien du dossier "Bureau" visible dans le volet gauche. Après parcourez le dossier "BD" qui contient la base de données à ouvrir. 4. Pour ouvrir la base de données, faites un double clic sur "Bd_entreprise.accdb" ou cliquez sur le bouton Ouvrir après l avoir sélectionnée. 5/16

6 La liste associée au bouton Ouvrir permet aussi d ouvrir une base de données en lecture seule (les modifications apportées à la base de données ne pourront pas être enregistrées) et/ou en exclusif (empêche les autres utilisateurs de l ouvrir). La base de données s ouvre dans la fenêtre de l application Access. Par défaut, la barre des messages est visible sous le ruban et permet d afficher des alertes de sécurité lorsque la base de données que vous ouvrez contient des contenus potentiellement dangereux (par exemple, une macro non signée ou dont la signature n est pas valide). 5. Si malgré l avertissement de la barre des messages, vous souhaitez tout de même activer le contenu bloqué que vous considérez comme fiable, cliquez sur le bouton Options de la barre des messages. La boîte de dialogue Options de sécurité de Microsoft Office s affiche à l écran. 6. Activez l option Activer ce contenu puis cliquez sur le bouton OK. La barre des messages n est désormais plus visible à l écran. 6/16

7 3. Structure d'une table Nous allons créer les table de notre base de données "Bd_entreprise" représentée par le schéma relationnel suivant: Salariés(Matricule, Civilité, Nom, Prénom, Rue, CP, Ville, Téléphone, Fonction, Sexe, Num- SS, Date-Naissance, Lieu-Naissance, Salaire) Société(Num-Ets, Raison-social, Contact, Fonction, Adresse, CP-Ets, Ville-Ets, Tél-Ets, #Matricule) Visites(Num-visite, #Num-Ets, Date-contact, Résultat-contact) 3.1. Créer une table en mode Feuille de données Il s agit ici de créer une table vide à laquelle vous allez ajouter des champs en mode Feuille de données. On suit la démarche suivante pour créer la table "Salariés" avec le champ "Matricule". 1. Dans l onglet Créer, cliquez sur le bouton Table visible dans le groupe du même nom. Une nouvelle table contenant uniquement le champ N s ouvre en mode Feuille de données. La colonne Ajouter un nouveau champ est sélectionnée. 2. Ajoutez le champ "Matricule" à la table puis spécifiez le type de données pour chaque champ (On va voir ça dans le paragraphe au dessous); les différents types de données (Texte, Mémo, Numérique...) sont expliqués par la suite. 3. Enregistrez la table : cliquez sur le bouton Office, puis sur l option Enregistrer ou cliquez sur l outil Enregistrer de la barre d outils Accès rapide ou encore, utilisez le raccourci clavier Ctrl+S. Saisissez ensuite le Nom de la table "Salariés" dans la zone correspondante de la fenêtre qui s affiche puis cliquez sur le bouton OK. 4. Saisissez éventuellement les enregistrements de cette table (on va faire par la suite), puis fermez la en cliquant sur le bouton Créer une table en mode Création Il s agit ici de créer une table vide à laquelle vous allez ajouter des champs en mode Création. On suit la démarche suivante pour créer la table "Société" avec les champs "Num-Ets", "Raisonsocial" et "Contact". 1. Dans l onglet Créer, cliquez sur le bouton Création de table visible dans le groupe Tables. La fenêtre de création d une table s affiche à l écran. Vous pouvez remarquer l apparition de l onglet contextuel Création qui est sélectionné. 2. Pour chaque champ à insérer dans la table : 7/16

8 a. cliquez dans la première cellule vide de la colonne Nom du champ et tapez le nom du champ : de 1 à 64 caractères maximum à l exception du point (.), du point d exclamation (!), de l apostrophe inverse (`) et des crochets ([ ]). b. sélectionnez le Type de données que vous souhaitez affecter à ce champ : cliquez dans la cellule correspondante de la colonne Type de données, ouvrez la liste déroulante puis cliquez sur le type souhaité. Le tableau suivant décrit les différents type de données dans l'access. Type de données Description Texte caractères alphanumériques (lettres et/ou chiffres) ; la longueur d un champ texte est limitée à 255 caractères. Mémo caractères alphanumériques avec possibilité d une mise en forme de texte enrichi ; la longueur d un champ Mémo est limitée à caractères. Numérique nombres avec ou sans décimales. Date/Heure dates ou heures (Access contrôle la validité des dates ou heures saisies). Monétaire valeurs présentées au format monétaire (ex. : 1 500$). NuméroAuto valeur numérique incrémentée automatiquement lors de la saisie de chaque nouvel enregistrement. Oui/Non seules deux données sont autorisées pour ce type de champ : Oui ou Non. Exemple : un champ appelé Réglé permet de saisir si oui ou non une facture a été réglée. Objet OLE ce type de champ est utilisé pour insérer dans une table des objets issus d autres applications de Windows. Lien hypertexte ce type de champ contient du texte utilisé comme adresse de lien hypertexte. Pièce jointe ce type de champ permet de stocker des images, des graphismes, des fichiers Office ou n importe quel type de fichier provenant d une toute autre application. lance un Assistant afin de créer un champ qui permet de sélectionner la valeur à Assistant Liste de appliquer au champ à partir des données d un champ d une autre table ou de données choix saisies par vous. Tapez, si besoin est, la Description du contenu de ce champ dans la colonne correspondante ; ce texte s affichera sur la barre d état lorsque vous ajouterez ou modifierez des données dans le champ. Dans le cas de la table "société", on a les types de données représentés dans le schéma suivant: Société(Num-Ets: Numérique, Raison-social: Texte, Contact: Texte, Fonction-Ets: Texte, Adresse: Texte, CP-Ets: Texte, Ville-Ets: Texte, Tél-Ets: Texte, #Matricule: Numérique). Donc, on profite de ce schéma pour créer les trois champs "Num-Ets", "Raison-social" et "Contact". 8/16

9 3. Pour définir les propriétés de chaque champ, cliquez sur la ligne correspondant au champ puis remplissez la partie inférieure de la fenêtre. Nous verrons plus en détail, comment modifier les propriétés des champs. 4. Précisez, si besoin est, quel champ doit être utilisé comme clé primaire : cliquez sur la ligne correspondante au champ "Num-Ets" puis sur le bouton Clé primaire du groupe Outils (onglet Création). 5. Enregistrez la table: cliquez sur le bouton Office, puis sur l option Enregistrer ou cliquez sur l outil Enregistrer de la barre d outils Accès rapide ou encore, utilisez le raccourci clavier Ctrl+S. Saisissez ensuite le Nom de la table "Société" dans la zone correspondante de la fenêtre qui s affiche puis cliquez sur le bouton OK. 6. Fermez la en cliquant sur le bouton. Si vous ne modifiez pas le type de données associé au champ, celui-ci est de type Texte par défaut. Un nom de table peut comporter 64 caractères, au maximum Modifier la structure d une table en mode Création On suit la démarche suivante pour compléter la création de nos tables "Salariés" et "Société", en profitant du schéma relationnel suivant: Salariés(Matricule: Numérique, Civilité: Texte, Nom: Texte, Prénom: Texte, Rue: Texte, CP: Texte, Ville: Texte, Téléphone: Texte, Fonction: Texte, Sexe: Texte, Num-SS: Texte, Date-Naissance: Date/Heure, Lieu-Naissance: Texte, Salaire: Monétaire) Société(Num-Ets: Numérique, Raison-social: Texte, Contact: Texte, Fonction-Ets: Texte, Adresse: Texte, CP-Ets: Texte, Ville-Ets: Texte, Tél-Ets: Texte, #Matricule: Numérique) Visites(Num-visite: Numérique, #Num-Ets: Numérique, Date-contact: Date/Heure, Résultat-contact: Mémo) On commence par la table "Salariés": 1. Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur la table pour laquelle vous souhaitez modifier la structure, dans notre cas c'est la table "Salariés", puis cliquez sur l option Mode création. Vous pouvez aussi faire un double clic sur la table "Salariés" pour l ouvrir puis cliquez sur le bouton Affichage de l onglet Accueil ou sur le bouton Mode Création visible à droite de la barre d état. Vous pouvez remarquer que l onglet Création est actif. 9/16

10 2. Pour sélectionner la ligne d un champ, cliquez sur le sélecteur de ligne situé à gauche du nom du champ ; si plusieurs lignes doivent être sélectionnées, cliquez sur le sélecteur de ligne du première champ à sélectionner puis faites glisser la souris sur les sélecteurs de lignes des autres champs à sélectionner. 3. Pour insérer le champ "Civilité", sélectionnez la ligne située en dessous du champ "Matricule", appuyez sur la touche Inser ou cliquez sur le bouton Insérer des lignes du groupe Outils. Précisez ensuite les caractéristiques du champ. 4. Pour supprimer un champ, sélectionnez la ligne correspondante puis appuyez sur la touche Suppr ou sur le bouton Supprimer les lignes du groupe Outils. 5. Pour renommer un champ, sélectionnez le dans la cellule correspondante de la colonne Nom du champ, appuyez sur la touche Suppr puis saisissez le nouveau nom. 6. Pour déplacer un champ, cliquez sur le sélecteur de champ correspondant, cliquez de nouveau sur le sélecteur de champ puis faites glisser le champ vers sa nouvelle position. 7. Pour modifier le Type de données autorisées pour un champ, sélectionnez le nouveau type dans la liste déroulante correspondante.il faut que la conversion des données soit possible; les conversions les plus courantes sont : de Numérique, Monétaire, Date/Heure à Texte (et inversement mais il faut alors que les données texte aient été saisies avec un format compatible avec les types Numérique, Monétaire ou Date/Heure), de Numérique à Monétaire (et inversement), de Texte à Mémo ; l inverse est possible mais si les valeurs du champ Mémo dépassent 255 caractères, elles seront tronquées. Il n est pas possible de convertir un champ au type NuméroAuto. On refait les mêmes étapes pour ajouter les autres champs de la tables "Salariés". 8. Indiquer la clé primaire en cliquant sur le champ qui servira de clé primaire "Matricule", puis cliquer sur l outil "Clé primaire". Si vous définissez pas la clé primaire, Access va créer automatiquement un nouveau champ de type NuméroAuto qui joue le rôle de la clé primaire. 9. Enregistrer les modifications apportées à la structure de la table "Salariés". Après, vous pouvez fermer la table. 10. Passer à la table "Société", afin de terminer l'ajout de ses champs. Ensuite, enregistrer les modifications apportées à la structure de la table "Société". Après, vous pouvez fermer la table Modifier les propriétés des champs Chaque champ possède des valeurs de propriétés qui sont des caractéristiques permettant de définir le champ. Les propriétés disponibles peuvent changer en fonction du type du champ sélectionné (Texte, Numérique, NuméroAuto, Date/Heure...). 1. Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur la table contenant les champs pour lesquels les propriétés doivent être modifiées puis cliquez sur l option Mode création. 2. Cliquez sur le champ pour lequel vous souhaitez modifier les propriétés. Les propriétés du champ sélectionné apparaissent dans la partie inférieure de la fenêtre. Dans l exemple ci après, vous visualisez les propriétés du champ Nom dont le type de données est Texte. 10/16

11 3. Cliquez dans la zone de la propriété concernée puis effectuez vos modifications. Le tableau suivant décrit les différentes propriétés des champs. Propriété Taille du champ Format Décimales Masque de saisie Légende Valeur par défaut Description pour un champ de type Texte, saisissez le nombre de caractères qui peuvent y être saisis (jusqu à 255). Pour un champ de type Numérique ou NuméroAuto, ouvrez la liste déroulante puis sélectionnez la taille souhaitée pour le champ. pour un champ de type Numérique, Monétaire, Date/Heure ou Oui/non, ouvrez la liste déroulante puis sélectionnez un des formats prédéfinis. Vous pouvez aussi taper un format personnalisé si aucun des formats prédéfinis proposés dans la liste ne vous convient. Pour un champ de type Texte ou Mémo, créez un format personnalisé en utilisant des symboles spéciaux (exemple : le symbole ">" force tous les caractères à être en majuscules et le symbole "<" force tous les caractères à être en minuscules). pour un champ de type Numérique ou Monétaire, ouvrez la liste déroulante puis sélectionnez le nombre de décimales souhaité pour le champ sélectionné. pour un champ de type Texte, Numérique, Monétaire et Date/Heure, cette propriété permet, par le biais de caractères spécifiques, de contrôler la saisie des données. Le masque de saisie peut être défini par vous même ou avec l aide d un. Par exemple, vous pouvez créer un masque de saisie pour un champ Code client qui vous oblige à saisir 3 lettres suivies de 3 chiffres (LLL000 : L est une entrée de lettre obligatoire et 0 est une entrée de chiffre obligatoire). Vous trouverez la liste des caractères permettant de créer un masque, en cliquant dans la propriété Masque de saisie puis en appuyant sur la touche F1. Lorsque les propriétés Masque de saisie et Format ont été définies pour le même champ, c est la propriété Format qui prévaut lors de l affichage des données (le masque de saisie est ignoré). pour tous les types de champ, saisissez un texte qui remplacera le nom du champ lorsqu il sera affiché dans une feuille de données, un formulaire ou un état. pour tous les types de champ sauf les types Objet OLE, Pièce jointe et NuméroAuto, spécifiez la valeur qui doit automatiquement être entrée pour ce champ lors de la création d un nouvel enregistrement; l utilisateur pourra accepter cette valeur ou en saisir une autre. 11/16

12 Nouvelles valeurs Valide si Message si erreur Null interdit Chaîne vide autorisée Indexé Compression Unicode Balises actives Format du texte Aligner le texte pour un champ de type NuméroAuto, ouvrez la liste déroulante puis sélectionnez une des deux options proposées en fonction de l incrémentation que vous souhaitez pour ce champ lors de l ajout de nouveaux enregistrements dans la table : Incrément ou Aléatoire. pour tous les types de champ sauf les types Objet OLE, Pièce jointe et NuméroAuto, entrez une expression permettant de limiter les valeurs qui peuvent être entrées dans le champ. Par exemple, vous pouvez créer une expression pour un champ Titre qui vous oblige à saisir une valeur égale à M. ou Mme ou Mlle : dans la propriété Valide si, cette expression peut apparaître sous la forme M. ou Mme ou Mlle. pour tous les types de champ, sauf les types Objet OLE, Pièce jointe et NuméroAuto, saisissez un texte qui apparaîtra sous forme de message lorsque les données saisies pour ce champ ne répondent pas à la règle de validation définie dans la propriété Valide si. Si vous définissez la propriété Valide si sans définir la propriété Message si erreur, Microsoft Access affiche un message d erreur standard qui apparaît lorsque les données saisies ne répondent pas à la règle de validation. pour tous les types de champ, sauf pour les types NuméroAuto et Oui/Non, ouvrez la liste déroulante puis sélectionnez l option Oui si vous souhaitez que, lors de la saisie d un nouvel enregistrement, la saisie d une valeur pour ce champ soit obligatoire. L option Non est sélectionnée par défaut. pour un champ de type Texte, Mémo et Lien hypertexte, ouvrez la liste déroulante puis sélectionnez l option Oui si une chaîne vide (" ") est autorisée pour ce champ. L option Non est sélectionnée par défaut. pour tous les types de champ sauf Pièce jointe et Objet OLE, ouvrez la liste déroulante puis sélectionnez l option Oui Avec doublons ou l option Oui Sans doublons si vous souhaitez qu Access retrouve rapidement les enregistrements lors d une recherche de données ou lors de l exécution d une requête ou, si vous souhaitez aussi qu il accélère l opération de tri. En effet, lorsque vous indexez une table sur un champ, Microsoft Access stocke "à part" les valeurs de ce champ en établissant une liaison avec les enregistrements de la table; lorsque vous effectuez une recherche sur ce champ, Microsoft Access se reporte non pas à la table (qui contient les valeurs de tous les champs) mais uniquement à la liste des valeurs de l index : la recherche est donc plus rapide. Grâce à la liaison établie entre l index et la table, il peut retrouver rapidement l enregistrement correspondant à la valeur du champ trouvé. La clé primaire d une table est automatiquement indexée sans doublons par Microsoft Access. pour un champ de type Texte, Mémo ou Lien hypertexte, ouvrez la liste déroulante puis sélectionnez l option Oui si vous souhaitez compresser lors de son stockage et décompresser lors de sa récupération, tout caractère dont le premier octet est 0 (caractère de langue européenne occidentale telle que le français, l anglais ou l espagnol). En effet, Microsoft Access utilise le système de codage de caractères Unicode et, dans ce système, chaque caractère est représenté par 2 octets, ce qui signifie que les données d un champ Texte, Mémo ou Lien hypertexte nécessitent un espace de stockage plus important : la compression Unicode va permettre de réduire cet espace de stockage. pour tous les types de champ sauf Oui/Non, Pièce jointe et Objet OLE, cliquez sur le bouton puis cochez, parmi les balises actives disponibles, celle(s) que vous souhaitez associer au champ. Ces balises actives permettront d effectuer plus rapidement des actions particulières (envoyer un message ou encore ouvrir un contact) à partir de la feuille de données de la table ou, d une requête ou d un formulaire utilisant cette table. pour un champ de type Mémo, ouvrez la liste déroulante puis sélectionnez l option Texte enrichi ou l option Texte brut selon que vous souhaitez ou non avoir la possibilité de stocker du texte au format HTML et de le mettre en forme. pour tous les types de champ sauf Pièce jointe, ouvrez la liste déroulante puis spécifiez l alignement du texte dans le contrôle : Général: le texte s aligne à gauche ; les chiffres et les dates à droite. 12/16

13 Afficher le sélecteur de dates Gauche: le texte, les nombres et les dates s alignent à gauche. Centre: le texte, les nombres et les dates sont centrés. Droite: le texte, les nombres et les dates s alignent à droite. Distribuer: le texte, les nombres et les dates sont répartis uniformément dans la largeur du contrôle. pour un champ de type Date/Heure, ouvrez la liste déroulante puis spécifiez si vous souhaitez associer un contrôle permettant de sélectionner la date (À certaines dates) ou, à l inverse, si vous ne souhaitez pas de sélecteur de dates (Jamais). Si vous avez choisi d afficher le sélecteur de dates pour un champ, le contrôle s affiche lors de la saisie : un clic sur ce bouton permet de sélectionner la date souhaitée. 4. Appuyez sur la touche Entrée pour valider la nouvelle propriété du champ. 5. Enregistrer les modifications apportées aux propriétés de la table. Après, vous pouvez fermer la table. On va spécifier certaines propriétés dans la table "Salariés" La propriété taille du champ: Ajuster la taille des champs texte en fonction des contenus qu'ils sont susceptibles de recevoir. Par exemple: Civilité : 15 c, Nom, Prénom, Ville, Fonction : 30 c, Rue : 100 c, Sexe : 10 c. Cliquer chaque champ de type texte puis cliquer dans la zone Taille du champ au bas de la fenêtre et saisir la taille du champ indiqué ci-dessus La propriété masque de saisie: Paramétrer les masques de saisie prédéfinis pour les champs suivants. "Num-SS": Sauvegarder la table Cliquer le champ à traiter "Num-SS" Cliquer la zone Masque de saisie au bas de la fenêtre Cliquer le bouton de l'assistant à droite de la ligne Sélectionner le masque prédéfini N Sécurité sociale Cliquer le bouton Suivant Sélectionner le caractère de substitution à afficher à la place des caractères à saisir Cliquer le bouton Terminer. "CP": Sauvegarder la table Cliquer le champ à traiter "CP" Cliquer la zone Masque de saisie au bas de la fenêtre Cliquer le bouton de l'assistant à droite de la ligne Sélectionner le masque prédéfini Code postal Cliquer le bouton Suivant Sélectionner le caractère de substitution à afficher à la place des caractères à saisir Cliquer le bouton Terminer. "Téléphone": Sauvegarder la table Cliquer le champ à traiter "Téléphone" Cliquer la zone Masque de saisie au bas de la fenêtre Cliquer le bouton de l'assistant à droite de la ligne Sélectionner le masque prédéfini Numéro de téléphone 13/16

14 Cliquer le bouton Suivant Sélectionner le caractère de substitution à afficher à la place des caractères à saisir Cliquer le bouton Terminer Créer une liste de choix Une liste de choix permet de sélectionner les valeurs au lieu de les taper. Les valeurs du champ peuvent être définies lors de la création du champ ou peuvent provenir d une table ou d une requête existante Créer une liste de données fixe Pour créer une liste de données fixe. Vous devrez taper les valeurs proposées dans la liste associée à ce champ. Les champs "Civilité" (Mlle, Mme ou Monsieur) et "Sexe" (Masculin ou Féminin) de la table "Salariés" représentent des liste de choix. Alors pour avoir ces listes, il faut suivre la démarche suivante: 1. Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur la table "Salariés" contenant le champ pour lequel vous souhaitez créer une liste de choix, puis cliquez sur l option Mode création pour afficher sa structure. 2. Tapez le Nom du champ dans la colonne correspondante ou cliquez sur sa ligne s il existe déjà. Donc cliquer sur la ligne du champ "Civilité". 3. Cliquez dans la colonne Type de données du champ "Civilité", ouvrez la liste déroulante puis sélectionnez l option Assistant Liste de choix. La fenêtre Assistant Liste de choix s affiche à l écran. 4. Activez l option Je taperai les valeurs souhaitées puis cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l étape suivante. 5. Précisez le Nombre de colonnes souhaitées pour la liste dans la zone de saisie correspondante (souvent 1) puis cliquez dans la première cellule vide de la colonne Col1. 6. Saisissez les valeurs de la liste comme dans une feuille de données : la touche Tab permet d accéder à la cellule suivante. Saisir la valeur Mlle puis appuyez la touche Tab et saisir Mme ensuite appuyez la touche Tab et saisir Mr. 7. Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l étape suivante. 8. Sélectionnez, si besoin est, le nom de la colonne contenant la valeur que vous souhaitez stocker ou utiliser dans votre base de données. 14/16

15 9. Saisissez le texte de l étiquette du champ "Civilité" dans la zone de saisie correspondante. 10. Si vous souhaitez avoir la possibilité de stocker plusieurs valeurs dans la liste de choix, cochez l option Autoriser plusieurs valeurs. Ainsi, lors de la saisie ou de la modification d un enregistrement, vous pourrez choisir plusieurs éléments dans cette liste en cochant les valeurs correspondantes. 11. Cliquez sur le bouton Terminer. 12. Si vous avez choisi de stocker plusieurs valeurs dans la liste de choix, si besoin, cliquez sur le bouton Oui du message vous informant que vous ne pourrez pas annuler cette modification. Ce message apparaît uniquement si le champ pour lequel vous avez créé une liste de choix, contient des valeurs. 13. Pour visualiser les propriétés de la liste de choix, cliquez sur l onglet Liste de choix situé dans la partie inférieure de la fenêtre : la propriété Origine source affiche Liste valeurs; les valeurs de la liste apparaissent sur la ligne Contenu séparées par un point virgule: "Mlle"; "Mme"; "Mr" ; le nombre de colonnes se retrouve dans la propriété Nbre colonnes: Cliquer sur la ligne du champ "Sexe", afin de créer sa liste déroulante. 15. Enregistrer les modifications apportées à la table. Après, vous pouvez fermer la table Créer une liste contenant des données issues d une autre table Paramétrer une liste de choix pour le champ "Matricule" de la table "Société" qui affiche le matricule le nom et le prénom des salariés de la table "Salariés". Cliquer le champ "Matricule" en mode création Sélectionner le type Liste de choix Sélectionner l'option En provenance d'une autre table Cliquer le bouton Suivant Sélectionner la table "Salariés" Cliquer le bouton Suivant Sélectionner les champs "Matricule" et "Nom" Cliquer le bouton Suivant Conserver l'option "Clé caché" Cliquer le bouton Suivant Saisir pour étiquette "Matricule" Cliquer le bouton Terminer Définir une clé primaire Chaque table d une base de données doit inclure un champ ou un ensemble de champs permettant d identifier chaque enregistrement de façon unique: il s agit de la clé primaire. En utilisant les étapes on définit "Matricule" comme une clé primaire de la table "Salariés". 1. Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur la table "Salariés" pour laquelle vous souhaitez définir une clé primaire puis cliquez sur l option Mode création. Vous devez impérativement accéder à la structure de la table (mode création) pour définir une clé primaire. 2. La clé primaire utilise un seul champ dans la table "Salariés", sélectionnez la ligne correspondante au champ "Matricule". Si la clé primaire utilise plusieurs champs, sélectionnez les lignes correspondant aux différents champs ; utilisez la touche Ctrl si les lignes ne sont pas contiguës. 3. Cliquez sur le bouton Clé primaire du groupe Outils. Une clé apparaît sur la ligne sélectionnée. 4. Enregistrer les modifications apportées sur la structure de la table. Après, vous pouvez fermer la table. 15/16

16 Créer la table "Visites" et ses champs, en utilisant le schéma suivant. Visites(Num-visite: Numérique, #Num-Ets: Numérique, Date-contact: Date/Heure, Résultatcontact: Mémo) De telle manière que le champ "Num-visite" représente la clé primaire et le champ "Num-Ets" corresponds au numéro de la société de la table "Société" Définir une clé étrangère Fermer la ou les tables à relier Cliquer l onglet Outils de base de données Cliquer l outil Relation. Une fenêtre affiche les tables de la base de données liées grâce à la création de deux listes de choix, une pour le champ "Matricule" de la table "Société" qui affiche le matricule, le nom et le prénom des salariés de la table "Salariés" et une autre pour le champ "Num- Ets" de la table "Visites" qui affiche le numéro de la société de la table "Société". Si les tables de la base de données ne sont pas affichées, alors on peut les afficher de la manière suivante: - Cliquer le bouton Afficher la table - Cliquer la 1re table "Salariés" puis cliquer le bouton Ajouter - Cliquer la 2e table "Société" puis cliquer le bouton Ajouter - Cliquer la 3e table "Visites" puis cliquer le bouton Ajouter - Cliquer le bouton Fermer Dans la table "Société", le champ "Matricule" est une clé étrangère associée à la table "Salariés". Pour définir ce lien on suit une des deux méthodes suivante: Première méthode: Cliquer-glisser le champ "Matricule" de la table Salariés sur le champ "Matricule" de la table "Société" Cliquer la case Appliquer l'intégrité référentielle Cliquer la case Mettre à jour en cascade... (Pour mettre à jour les enregistrements filles lors de la mise à jour d un enregistrement mère) Cliquer la case Effacer en cascade... (Pour supprimer les enregistrements filles lors de la suppression d un enregistrement mère) Cliquer le bouton Créer Enregistrer les modifications apportées sur la base de données. Deuxième méthode: Cliquer deux fois sur le champ "Matricule" de la table "Société" Choisir les deux tables "Salariés" et "Société" de la fenêtre affichée, puis choisir les champ "Matricule" dans les deux tables Cliquer la case Appliquer l'intégrité référentielle Cliquer la case Mettre à jour en cascade... (Pour mettre à jour les enregistrements filles lors de la mise à jour d un enregistrement mère) Cliquer la case Effacer en cascade... (Pour supprimer les enregistrements filles lors de la suppression d un enregistrement mère) Cliquer le bouton Ok Enregistrer les modifications apportées sur la base de données. Dans la table "Visites", le champ "Num-Ets" est une clé étrangère associée à la table "Société". Pour définir ce lien on suit les étapes suivante: Première méthode: 16/16

17 Cliquer-glisser le champ "Num-Ets" de la table "Sociétés" sur le champ "Num-Ets" de la table "Visites" Cliquer la case Appliquer l'intégrité référentielle Cliquer la case Mettre à jour en cascade... (Pour mettre à jour les enregistrements filles lors de la mise à jour d un enregistrement mère) Cliquer la case Effacer en cascade... (Pour supprimer les enregistrements filles lors de la suppression d un enregistrement mère) Cliquer le bouton Créer Enregistrer les modifications apportées sur la base de données. Deuxième méthode: Cliquer deux fois sur le champ "Num-Ets" de la table "Visites" Choisir les deux tables "Société" et "Visites" de la fenêtre affichée, puis choisir les champ "Num-Ets" dans les deux tables Cliquer la case Appliquer l'intégrité référentielle Cliquer la case Mettre à jour en cascade... (Pour mettre à jour les enregistrements filles lors de la mise à jour d un enregistrement mère) Cliquer la case Effacer en cascade... (Pour supprimer les enregistrements filles lors de la suppression d un enregistrement mère) Cliquer le bouton Ok Enregistrer les modifications apportées sur la base de données. A la fin de la définition de tous les clés étrangères de la base de données, cliquer l outil Fermer de la fenêtre relation. 17/16