GUIDE DE COVOITURAGE DESTINÉ À L EMPLOYEUR

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1 GUIDE DE COVOITURAGE DESTINÉ À L EMPLOYEUR Le covoiturage est une façon différente, économique et peu compliquée de se rendre au travail surtout dans les secteurs peu desservis par le transport en commun. Le covoiturage permet à plus d'un collègue de travail de voyager ensemble dans le même véhicule. Ce guide pratique est destiné à l'employeur et au responsable nommé par votre entreprise pour piloter ce service.

2 LES AVANTAGES POUR L EMPLOYEUR o Maximisation de l'espace attribué au stationnement: un nombre moindre d'espaces de stationnement est requis pour satisfaire à la demande, ce qui permet d économiser sur les coûts d'infrastructures. o Utilisation diversifiée de tout le terrain. La réduction de l'espace de stationnement permet la récupération du reste du terrain à d'autres fins (agrandissement, bâtiment complémentaire, aire de pause pour le personnel, etc.). o Meilleure image de l'entreprise. La conscience sociale de l'entreprise par des gestes concrets pour la préservation de l'environnement. o Favorise la ponctualité des employés au travail. o Bassin d'emploi élargi. Les futurs employés sont prêts à parcourir une plus grande distance pour se rendre au travail s'ils n'ont pas à conduire quotidiennement. o Amélioration des conditions de travail. Les employés voient le covoiturage comme un avantage additionnel à ceux déjà offerts. 2

3 LES AVANTAGES POUR L EMPLOYÉ o Option sympathique pour se rendre au travail. o Renforcement des liens entre collègues. Le covoiturage favorise les échanges en dehors du lieu de travail. o Meilleure disposition au travail. Les employés qui se laissent conduire arrivent au travail plus détendus, moins stressés. o Importantes économies pour les covoitureurs et durée de conservation de leurs propres véhicules prolongée, ce qui peut éviter l'achat d'un deuxième véhicule. o Sentiment de sécurité accru sur la route. 3

4 MÉTHODES À EMPLOYER POUR COVOITURER Il existe deux façons de covoiturer : 1. Partage du véhicule 2. Partage des coûts d'utilisation DANS LES DEUX CAS, IL FAUT ÉTABLIR DES RÈGLES! 1. Partage du véhicule Les covoitureurs utilisent à tour de rôle leur véhicule respectif. Ils établissent un calendrier où le temps d'utilisation de chacun est inscrit. Cette méthode est sans frais pour tous. 2. Partage des coûts d'utilisation Ici, un covoitureur conduit en permanence et les autres sont passagers. Cette méthode convient mieux aux travailleurs sans voiture. Le conducteur demande alors un tarif couvrant ses frais et se calculant comme suit : Kilométrage aller-retour x coût estimé par kilomètre selon le CAA + frais de stationnement journalier nombre de passagers = tarif quotidien par passager 4

5 BIEN SE PRÉPARER PRENDRE LE TEMPS DE BIEN SE PRÉPARER, UN GAGE DE SUCCÈS! o Informer les employés de l'intention d'instaurer un service de covoiturage. o Obtenir l'autorisation des employés de divulguer leurs coordonnées à leurs collègues à des fins de jumelage. o À l'aide de la liste des employés, regrouper ceux qui demeurent dans un même secteur. o Regrouper ensuite les employés ayant des horaires de travail semblables. o Fournir la liste aux employés visés et les inviter à communiquer entre eux afin qu ils puissent convenir de se déplacer ensemble pour aller et revenir du travail. o Au besoin, établir des points de rencontre appropriés sur le trajet à prendre pour se rendre au travail. o Il n'est pas nécessaire d'être sans véhicule pour covoiturer. Motiver les troupes en insistant sur le style de vie, les horaires de travail, la facilité, l'intérêt de ne pas voyager seul, les obligations familiales (le conjoint se sert du véhicule familial), les économies qui en découlent, le souci environnemental, etc. 5

6 o Le confort du véhicule et la flexibilité des horaires influencent le choix du mode de transport. Les horaires de travail ne sont pas un problème puisque le covoiturage est fait en tenant compte des employés ayant un horaire de travail similaire. Le covoiturage peut avoir lieu 24h/24h, ce qui n'est pas le cas du transport en commun. 6

7 RETOUR GARANTI PRÉVOIR UN RETOUR GARANTI EN CAS D'URGENCE OU D'IMPRÉVU: on peut facilement dissiper les craintes des employés en leur offrant, en cas d'imprévu, un retour garanti à domicile. À cette occasion, l'employeur peut couvrir une partie ou la totalité des coûts et offrir divers moyens de transport pour le retour : o Course en taxi o Voiture de la flotte de véhicules de l'entreprise o Assignation d'un employé avec voiture pour accompagner le covoitureur o Transport en commun, lorsque disponible, s'il permet un déplacement rapide à destination Les modalités du service de retour garanti devront être fixées au préalable: o Dans quelles proportions le partage des coûts? o Combien de retours garantis par employé, par année? o Quels sont les motifs justifiant un retour garanti? o Quel est le moyen de transport utilisé? o Dans le cas où vous entendez offrir le retour garanti par taxi, il est suggéré de conclure une entente avec une compagnie de taxi pour en déterminer les conditions. 7

8 LES ASPECTS LÉGAUX: PERMIS ET ASSURANCES Seul le permis de conduire est requis pour pratiquer le covoiturage. La Loi sur les transports, L.R.Q., c. T-12, prévoit à l'article 36 ce qui suit: Art Permis obligatoire Nonobstant toute disposition inconciliable d'une loi générale ou spéciale, nul ne peut agir comme transporteur ou fournir des services à l'aide d'un moyen ou d'un système de transport contre une rémunération directe ou indirecte s'il ne détient le permis prescrit à cette fin par règlement. Exception. -- Le premier alinéa ne s'applique pas à une personne qui, lorsqu'elle se rend à son lieu de travail ou d'études ou en revient, transporte d'autres personnes pour leur permettre de se rendre à leur lieu de travail ou d'études ou d'en revenir, à la condition que la rémunération requise de celles-ci ne constitue qu'une contribution aux frais d'utilisation du véhicule. ATTENTION! Le covoiturage n'a pas d'incidence sur le régime d'assurance public mais peut toutefois avoir des conséquences sur les régimes d'assurance privés. En effet, certaines compagnies peuvent exiger une surprime. 8

9 RETRAIT L'employeur devra prévoir également les modalités de retrait d'un employé covoitureur au service de covoiturage : délai d'avis, obligation d'en informer les collègues covoitureurs, remplacement du covoitureur sortant si possible, modalité d'acquittement des frais en conformité aux tarifs établis. 9

10 EN RÉSUMÉ MARCHE À SUIVRE 1. Élaborez un document d'information : informez, séduisez et recrutez. 2. Déterminez un responsable: personne auprès de qui tant l'employeur que les covoitureurs auront recours. 3. Fournissez un carnet de bord aux covoitureurs: formation des équipes, établissement des règles et modalités de fonctionnement, assurance d'un suivi. 4. Comptabilisez et supervisez: tenez des statistiques d'utilisation du service, combien d'équipes, combien d'employés, enregistrez les départs du travail (mises à pieds), tenez à jour les coordonnées personnelles des covoitureurs (requises aux fins du formulaire d'inscription), mettez à jour les équipes de covoiturage, etc. 5. Maximisez les opportunités de covoiturage: un bassin de covoitureurs plus grand offre plus d'opportunités. 6. Soyez à l'écoute : considérez les suggestions et commentaires des covoitureurs dans l'amélioration du service. 10

11 FORMULAIRE D'INSCRIPTION N D'EMPLOYÉ: SERVICE: COURRIEL AU TRAVAIL: TÉLÉPHONE: NOM: ADRESSE: N CIVIQUE: RUE: TÉLÉPHONE RÉSIDENCE: CELLULAIRE: COURRIEL PERSONNEL: PERSONNE À REJOINDRE EN CAS D'URGENCE: TÉLÉPHONE: CELLULAIRE: COURRIEL - URGENCE: HORAIRE DE TRAVAIL: DÉBUT: FIN: PRINCIPALES ARTÈRES EMPRUNTÉES POUR SE RENDRE AU TRAVAIL: 11

12 DANS LE PROCESSUS DE MISE EN PLACE D'UN SERVICE DE COVOITURAGE, L'EMPLOYEUR DEVRA PRÉVOIR FOURNIR À L'EMPLOYÉ/COVOITUREUR, UN "CARNET DU COVOITUREUR". CE CARNET CONTIENT, ENTRE AUTRES, CE QUI SUIT: CARNET DU COVOITUREUR o Règles et modalités de fonctionnement o Coordonnateur responsable: nom et coordonnées pour le rejoindre en tout temps o Tarifs d'utilisation o Formation des équipes o Nomination des conducteurs et calendrier de rotation o Horaires et trajets des services o URGENCE: retour garanti, modalités et règles à suivre o Permis et assurances o Commentaires et suggestions : processus de transmission des commentaires et suggestions au coordonnateur o Modalités de retrait du service 12