Instructions Inserts, FR

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1 Applicable à compter du 1er septembre 2011 Instructions Inserts, FR Instructions pour la fabrication des encarts 1

2 Sommaire 1. Impératifs fondamentaux pour les encarts livrés directement à Stralfors par le client ou son fournisseur Définition des produits utilisés : les encarts Encarts fournis à Stralfors et préparés par le client/fournisseur Tirages Stockage et mise au rebut des encarts en surnombre Approbation des encarts produits par le client Numéros de référence et supports pour encarts approuvés Contact avec le Service Clients Stralfors Descriptif du matériel graphique imprimé : encarts Instructions concernant l encre d impression Utilisation de vernis Choix du papier Grammages Format minimal et maximal des pièces jointes à mettre sous enveloppe Finitions Livraison et marquage de la marchandise destinée à Stralfors Considérations générales sur le chargement des marchandises destinées à Stralfors Encarts pour Stralfors Remarques à caractère général concernant le marquage des marchandises livrées à Stralfors Horaires et adresses de livraison des marchandises Marchandises non conformes Questions au sujet de ces instructions

3 Ce document décrit les critères imposés aux clients par les services Print & Enclosing de Stralfors ainsi qu à leurs éventuels fournisseurs d encarts pouvant être livrées directement aux sites de fabrication de Stralfors. Ce document est actualisé régulièrement et il incombe au client de se procurer une version à jour. La dernière version peut toujours être téléchargée sous forme d un document PDF «Instructions for Inserts» sur le site Internet de Stralfors à l adresse suivante: Ces instructions visent à permettre à Stralfors d atteindre la meilleure efficacité et la meilleure qualité dans sa propre production et vis-à-vis des clients. Une condition nécessaire pour atteindre cet objectif est une collaboration fiable des fournisseurs sélectionnés par le client avec Stralfors. Cela implique une coopération qui, grâce au respect le plus strict de ce cahier des charges, assure à la fois aux clients et aux sites de production de Stralfors des flux de fabrication optimaux, se traduisant par le respect des objectifs de qualité, et par des livraisons dans les délais. Le client ou son fournisseur peuvent se trouver dans l obligation de payer les surcoûts occasionnés par les heures de travail supplémentaires dues aux encarts non conformes aux critères définis dans ce document. Cela peut aussi avoir pour conséquence la non-utilisation des encarts. 1. Impératifs fondamentaux pour les encarts livrés directement à Stralfors par le client ou son fournisseur Un cahier des charges présenté ci-dessous couvre les impératifs fondamentaux concernant les encarts livrées à Stralfors par les fournisseurs sélectionnés par le client. Les informations et impératifs concernent les matériaux utilisés, les marchandises et la livraison. Si des informations ou des descriptions plus détaillées sont nécessaires, veuillez vous adresser au Service Client de Stralfors. 1.2 Définition des produits utilisés : les encarts Les encarts sont des produits graphiques sur papier, tels que des tracts, des feuilles d informations, des dépliants, des plaquettes, etc., destinés à être joints par Stralfors à un envoi postal. 1.3 Encarts fournis à Stralfors et préparés par le client/fournisseur Pour ce qui est des encarts que le client a choisi de produire lui-même et qui sont fournis à Stralfors prêts à l emploi, le client supporte l entière responsabilité de la compatibilité du produit avec la fabrication de Stralfors, c est-à-dire que le client est personnellement responsable de s assurer de la disponibilité en nombre/version, en date et en qualité (conformément aux recommandations de Stralfors) afin que Stralfors soit à même de respecter ses engagements envers son client et dans les délais convenus. Il incombe au client de Stralfors de s assurer que le fournisseur retenu par le client reçoit et prend connaissance de toutes les informations/descriptifs techniques recommandés par Stralfors dans ce cahier des charges. Tous les encarts produits graphiquement par le client doivent toujours être approuvés par Stralfors avant acceptation de la livraison. 1.4 Tirages Les encarts que le client a choisi de produire lui-même graphiquement et qui sont fournis à Stralfors prêts à l emploi doivent être livrés dans une édition surnuméraire (excédant le volume à mettre sous enveloppe afin de couvrir les pertes éventuelles provoquées par les réglages, etc.) conformément à ce qui suit : Procédure tirage inférieur à exemplaires +10% tirage compris entre et exemplaires + 5% tirage compris entre et exemplaires + 3% tirage supérieur à exemplaires + 2% NOTE Si le client approvisionne lui-même de forts volumes d encarts à utiliser sur une longue période (dépassant 1 mois), Stralfors n acceptera pas la livraison de l intégralité du volume en une seule fois. La livraison devra être échelonnée selon des cadences communiquées par Stralfors. 3

4 1.5 Stockage et mise au rebut des encarts en surnombre Sauf information contraire du client au Service Client de Stralfors, Stralfors sera dans le droit de mettre au rebut les encarts du client en surnombre au plus tôt une semaine après la fabrication de la dernière série. Concernant les encarts utilisés sur une longue période, un accord pourra être passé avec le Service Client de Stralfors pour un stockage payant. 1.6 Approbation des encarts produits par le client Une épreuve de l encart que le client a choisi de produire lui-même doit toujours être envoyée au Service Client de Stralfors avant la première série afin de recevoir l approbation d utilisation dans les installations de fabrication Stralfors. Dans l éventualité où le Service Client de Stralfors ne considère pas l épreuve comme suffisante pour déterminer si les encarts fonctionneront correctement dans le post-traitement à haute vitesse, un tirage d au moins 300 épreuves devra être envoyé à Stralfors. Des exemplaires réalisés avec la qualité et le grammage de papier corrects, plié/agrafé/collé conformément à la fabrication du tirage définitif seront acceptés comme épreuves. Dans le cas d un encart présentant les mêmes caractéristiques techniques que celles déjà approuvées, il ne sera pas demandé d envoyer une nouvelle épreuve au Service Client de Stralfors à chaque occasion Les épreuves demandées par Stralfors devront être envoyées à: Production node STRALFORS SAS Z.I. de la Queue d Hirondelle Avenue de l Europe DROUE sur DROUETTE Marquage des marchandises : Encarts pour aval de la qualité Stralfors se réserve le droit de retourner directement tout encart livré à Stralfors sans accord préalable. 1.7 Numéros de référence et supports pour encarts approuvés Chaque encart utilisé dans les chaînes de fabrication de Stralfors possède son propre «Numéro de référence Stralfors». Après acceptation d un encart, le client de Stralfors en est informé par un courriel de son contact au Service Client de Stralfors. L acceptation est envoyée sous forme d un fichier PDF qui doit être imprimé et fixé sur le petit côté de chaque carton palette EUR avant livraison à Stralfors. Stralfors exige que le marquage des marchandises reçues par le Service Client soit utilisé pour la notification des marchandises et la manutention du fret pour la livraison des encarts produits par un client à Stralfors. Il incombe au client de Stralfors d informer son fournisseur de ce marquage des marchandises. NOTE : Si l encart n est pas conforme aux exigences de Stralfors, Stralfors n acceptera pas la marchandise, qui sera renvoyée à l expéditeur, lequel devra régler les frais de transport. Si le temps disponible ne suffit pas à renvoyer une marchandise non conforme, tout le temps supplémentaire passé à l administration, au re-marquage et tout autre temps additionnel sera facturé au taux de 120 Euros/ heure. 1.8 Contact avec le Service Client de Stralfors Service Client Strålfors Information Logistics PUTEAUX service.client@stralfors.fr 4

5 2. Descriptif du matériel graphique imprimé : encarts Les dates et prix de fabrication proposés par Stralfors à ses clients pour l exécution de services de production graphique reposent sur une chaîne de fabrication optimisée et fonctionnant correctement. Pour cette raison, les indications suivantes doivent être suivies à la lettre. 2.1 Instructions concernant l encre d impression Stralfors souhaite utiliser de l encre UV pour la production d imprimés destinés à être mis sous enveloppe comme encarts. Cependant, l utilisation d encre d impression traditionnelle impose le respect d une durée de séchage suffisante de l encre et du papier, faute de quoi il y a un risque important d absorption de l encre d impression par les dispositifs de transport des machines de mise sous enveloppe, créant des dépôts qui sont une source de problèmes supplémentaires. Les imprimés fournis à Stralfors pour reprise d impression, par exemple des adresses, doivent être imprimés avec une encre résistante à la chaleur en prévision de la réimpression. Pour ce type de reprise, utiliser des encres UV ou laser capable de résister à la chaleur d une imprimante laser xérographique. Dans l éventualité du non-respect des critères ci-dessus, Stralfors ne peut garantir de fabrication sans problème. Dans ce cas, les frais supplémentaires seront intégralement facturés au client/fournisseurs qui a livré les épreuves de qualité insuffisante 2.2 Utilisation de vernis Les seules qualités de vernis autorisé sur les encarts destinés à être mis sous enveloppe sont les vernis dits machine ou laqués. Ce type de vernis extrêmement fin est généralement utilisé uniquement pour accélérer le processus de séchage après impression, accélérant ainsi le passage au brochage des imprimés. 2.3 Choix du papier Les encarts insérés dans les machines de mise sous enveloppe haute vitesse de Stralfors doivent être produits sur une qualité non couché ou mat. Du papier couché non mat peut convenir, mais le résultat est incertain, car la surface glacée du papier a tendance à causer des problèmes d adhérence/fonctionnement des machines à haute vitesse. Le papier couché glacé est catégoriquement refusé pour les encarts. Stralfors se réserve le droit de ne pas accepter les encarts imprimées sur papier couché non mat si le produit présente une forte proportion d encrage sur les pages extérieures. Dans ce cas en effet, la surface est très lisse et similaire à un papier couché glacé, inapte à une utilisation dans les machines de mise sous enveloppe à haute vitesse. Stralfors recommande les qualités de papier suivantes pour obtenir des encarts compatibles à la mise sous enveloppe mécanique : Non couché Fournisseur Couché Medium Fournisseur Amber Graphic Arctic Paper Arctic Volume Arctic Paper Munken Polar Arctic Paper G-Print Arctic Paper Edixion MAP Antalis UPM Fine Malmenayde Scandia 2000 MAP Antalis Couché mat Fournisseur Couché demi-mat Fournisseur Magno Matt Malmenayde Magno Silk Malmenayde G-print Matt Arctic Paper G-print Silk Arctic Paper Royal Roto Matt Malmenayde Royal Roto Silk Malmenayde Claro Silk MAP Antalis En cas de doute, ne pas hésiter à consulter le Service Client de Stralfors. 5

6 2.4 Grammages Stralfors ne recommande pas l utilisation de papier dont le grammage est inférieur à 115 g (A4 simple) pour assurer aux encarts un fonctionnement stable pendant la mise sous enveloppe. Pour la production d encarts légèrement plus gros, dépassant 8 pages, il est recommandé d utiliser un papier de grammage inférieur, de préférence n excédant pas les 150 g au format A4, ou 130 g pour le format A5. Les faibles grammages réduisent le risque de surépaisseurs pouvant provoquer des arrêts de fabrication. L épaisseur d un produit ne doit pas dépasser 1,7 mm pour fonctionner correctement dans les machines de mise sous enveloppe haute vitesse de Stralfors. Si une épaisseur supérieure est envisagée, veuillez en informer Stralfors pour obtenir un aval préalable. Les grammages d encarts suivants sont recommandés par Stralfors pour obtenir le meilleur fonctionnement de la mise sous enveloppe d encarts : Format Produit Pages Grammage A6 / S-E65 Feuille/Tract g A6 / S-E65 Dépliant g A6 / S-E65 Plaquette g A5 Feuille/Tract 2 Couché g, Non couché g A5 Dépliant g A5 Plaquette g A4 Feuille g A4 Dépliant g A4 Plaquette g Si toutefois il était nécessaire d utiliser du papier d un grammage inférieur aux recommandations ci-dessus, cela doit recevoir l aval du Service Client/Responsable de production chez Stralfors. 2.5 Format minimal et maximal des encarts à mettre sous enveloppe Enveloppes C5 Les dimensions des encarts ne doivent pas dépasser 210 mm x 150 mm ni être inférieures à 146 mm x 75 mm. Tout autre format doit être testé préalablement. Enveloppes C6/C5 (C65) Les dimensions des encarts ne doivent pas dépasser 210 mm x 148 mm ni être inférieures à 210 mm x 100 mm. Tout autre format doit être testé préalablement. 2.6 Finitions Mise au format final Le respect du format des encarts à mettre sous enveloppe est de la plus haute importance. Les lames du massicot ou de la plieuse doivent être bien affûtées afin de ne laisser aucune bavure. Cela peut causer des problèmes avec les griffes d avance des enveloppes, ce qui à son tour réduit la vitesse de la mise sous enveloppe. Pliage au format final Le pli d un dépliant doit être simple ou roulé mais pas en forme de Z pour fonctionner correctement dans les machines de mise sous enveloppe à haute vitesse de Stralfors. Les dépliants ou les plaquettes doivent être pliés correctement, présentant une arête rectiligne, les pages extérieures formant un angle régulier. Dans le cas contraire, les griffes risquent de glisser, et les dispositifs d avance des enveloppes peuvent alors se mettre de travers, provoquant des arrêts de production. Les imprimés à plier en papier dont le grammage excède 170 gr doivent toujours être rainurés avant pliage. 6

7 Brochage Pour obtenir le meilleur fonctionnement, un encart doit de préférence être fixée par un adhésif, car cela évite les agrafes métalliques qui risquent d accrocher pendant la mise sous enveloppe. Si des agrafes sont utilisées à la place d adhésif, le fil métallique doit être fin (0,45 mm maxi) et posé avec une tête d agrafage de petites dimensions appliquant une force suffisante contre le papier. 3. Livraison et marquage de la marchandise destinée à Stralfors 3.1 Considérations générales sur le chargement des marchandises destinées à Stralfors Stralfors reçoit chaque jour de grandes quantités de marchandises et, pour garantir la qualité, nous imposons nos critères concernant le marquage, l emballage et la livraison des marchandises. Un emballage non conforme, un marquage imprécis ou défectueux peuvent avoir de lourdes conséquences en entraînant une erreur dans la chaîne des obligations de Stralfors vis-à-vis de ses clients. Pour cette raison, il importe que les fabricants d encarts se conforment scrupuleusement aux méthodes et aux règles énoncées ci-dessous : De manière générale, toute la marchandise livrée à Stralfors doit être chargée comme suit : Sur palette EUR homologuée, format 1200 x 800 mm Hauteur maximale de la palette : 145 cm, palette comprise Poids maximal par palette : 700 kg La marchandise doit être emballée/empilée de manière à ne pas dépasser les dimensions de la palette (1200 x 800 mm) Photo de marchandise correctement chargée : Encarts en rames de 5 10 cm, avec intercalaires de préférence en Masonite (plus léger), ou en aggloméré, célébrant du plastique ou emballé dans des conteneurs en carton ondulé sur palette EUR. 3.2 Encarts pour Stralfors Encarts d un tirage de moins de exemplaires : Les tirages emballés dans seulement 1 2 cartons peuvent être livrés à Stralfors par messagerie NOTE : une seule référence par carton Les tirages occupant trois cartons et davantage doivent être emballés dans des cartons livrés sur des palettes EUR filmées. NOTE : une seule référence par palette. Les encarts doivent être emballés de manière à stabiliser la charge, c est-à-dire en quinconce. Encarts dont le tirage excède exemplaires : Doivent être emballés sur plusieurs couches dans des palettes EUR, emballés par rames de 5 10 cm dans un conteneur en carton ondulé, sur des intercalaires en Masonite (ou autre matière équivalente). NOTE : une seule référence par palette. Les encarts empilés sur plusieurs couches dans des palettes doivent être emballés de manière à stabiliser la charge, c est à dire en quinconce. Les encarts doivent être groupés par paquets à l aide d un cache/bande de papier, mais les élastiques sont à déconseiller. 7

8 Paquet d encarts conforme avec cache/bande Paquet d encarts non conforme avec élastique Exemple d empaquetage d encarts conforme et non conforme pour cause d épaisseur inégale (dans ce cas due à des feuilles qui dépassent sur un côté) : CONFORME NON CONFORME Exemples d encarts empilés et emballés incorrectement 1. Empilés négligemment et incorrectement, avec des colonnes d air qui provoquent le pliage et le gondolage des imprimés. 2. Intercalaires en feuilles de carton minces ne pouvant apporter un soutien suffisant pour maintenir les imprimés à plat. 3. Conséquence de cet emballage non conforme : les imprimés ne peuvent être utilisés dans les machines de mise sous enveloppe à haute vitesse modernes.

9 Exemple de marquage de marchandises reçues du Service Client Stralfors pour une commande : À l attention de Stralfors Print & Enclosing (Impression & Mise sous enveloppe). 9

10 3.3 Remarques à caractère général concernant le marquage des marchandises livrées à Stralfors Chaque carton et palette EUR envoyé à Stralfors doit être marqué clairement avec une étiquette d identification de la marchandise apposée sur l emballage et reçue sous forme de fichiers PDF (à imprimer) du Service Client Stralfors simultanément avec l acceptation d un encart à mettre sous enveloppe. 3.4 Horaires et adresses de livraison des marchandises La marchandise doit se trouver sur le site, sur le lieu de production, pas moins de trois jours avant le début de la fabrication. Noter que les heures de livraison varient selon le lieu et le mode de livraison. Seuls les cas exceptionnels, tels qu une livraison express, permettent une livraison à une autre heure du jour. Si la livraison est requise comme marchandise express, ceci doit être indiqué à Stralfors aussi tôt que possible. Utiliser les adresses de livraison et numéros de téléphone suivants : EPERNON STRALFORS SAS Z.I. de la Queue d Hirondelle Avenue de l Europe DROUE sur DROUETTE Téléphone: Livraisons : Lundi - mardi entre 06h00 et 20h00 Vendredis, seulement en cas d urgence entre 06h00 et 11h Marchandises non conformes Si de la marchandise parvient à Stralfors incorrectement chargée ou marquée, elle sera retournée à l expéditeur, qui devra payer les frais de port. 10

11 4. Questions concernant ces instructions Les réponses aux questions concernant ces instructions, leur contenu et leur signification seront fournies par Philippe Cagnoli Directeur des achats Stralfors/Informations Logistic

12 Instructions Inserts Instructions pour la fabrication des encarts FR Denmark Finland Norway united kingdom Poland France contact@stralfors.fr Sweden info@stralfors.se