Remarque : en vert apparaissent les nouvelles instructions par rapport aux circulaires précédentes.

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1 Lausanne, le 18 mars 2015 N/réf. SMI/LSR/NSN Affaire traitée par L. Sutter et N. Saillen Circulaire 15/03 destinée aux Contrôles des habitants du canton Directives fédérales sur la détermination et l orthographe des noms des ressortissants étrangers du 1 er janvier 2012 Nouvelles instructions du SEM et nouveau formulaire SPOP Mesdames, Messieurs les Préposé-e-s, 1. Historique / Introduction Remarque : en vert apparaissent les nouvelles instructions par rapport aux circulaires précédentes. Le 1 er janvier 2012, l Office fédéral des migrations (ODM devenu le Secrétariat au migrations SEM) a publié des directives sur la détermination et l orthographe des noms de ressortissants étrangers (qui a fait l objet d une circulaire d application cantonale (12/04) en date du 26 avril 2012) qui découlent de la mise en œuvre des Accords Schengen-Dublin auxquels la Suisse est signataire. En vertu des Accords de Schengen, les indications figurant sur le titre de séjour doivent correspondre à celles figurant dans le passeport. Cela étant, ces nouvelles directives ont suscité de nombreuses interrogations de mise en œuvre, notamment au regard de la pratique quotidienne tant des Contrôles des habitants que du SPOP. Par ailleurs, les accords Schengen-Dublin et la mise en oeuvre de la loi sur l'harmonisation des registres ont également entraîné leur lot d interrogations. Forts de ces constats, l AVDCH et le SPOP ont établi de concert une liste de questions qui ont été transmises à l ODM, en vue de définir de la manière la plus précise qu il soit possible, l enregistrement des noms des ressortissants étrangers. Suite aux réponses apportées par l ODM, des représentants du SPOP et de l AVDCH se sont rencontrés pour établir différents documents et tableaux afin d illustrer et faciliter la mise en pratique de ces directives parfois complexes. Ces différents documents ont fait ensuite l objet de la circulaire 12/04 bis du 15 novembre 2012, laquelle est largement reprise ci-après.

2 2 Le 20 juin 2013 l ODM a publié une lettre d information concernant les directives sur la détermination et l orthographe des noms de ressortissants étrangers dans les domaines des étrangers et de l asile. En date du 5 mars 2015 le SEM a édicté une nouvelle lettre afin d uniformiser autant que faire se peut la saisie des noms de ressortissants étrangers dans SYMIC, en remplacement de celle du 20 juin Dès lors, les directives fédérales du 1 er janvier 2012 pour l établissement du nom des ressortissants étrangers demeurent inchangées à l exception du point 4 ci-après. La procédure demeure la même mais nous avons jugé opportun de créer un formulaire de demande de changement de nom dans le cadre du renouvellement du titre de séjour exclusivement que vous trouverez en annexe et sur Geststar-com. Celui-ci doit être remis à toute personne désirant entamer la procédure de changement de nom. Par ailleurs, le formulaire intitulé «Détermination du nom» demeure en vigueur et a été mis à jour. Nous rappelons aux communes qu il est de leur responsabilité de bien vérifier si la personne a eu un enregistrement dans un registre d état civil suisse pour demander à ce que ce nom enregistré figure au verso du livret ou de la carte pour étrangers. Enfin, il convient de noter que le principe défini par les directives fédérales sur la détermination et l orthographe des noms des ressortissants étrangers du , selon lequel c est l identité selon le passeport ou la carte d identité qui est imprimée au recto du livret, demeure en vigueur sans aucune exception. Ces directives et leurs annexes figurent ci-après. 2. Définitions Afin d avoir dorénavant des dénominations communes et conformes aux différents registres fédéraux (Symic) et cantonaux (RCPers notamment) tout en étant compatibles aux flux LHR, nous recommandons vivement aux communes d enregistrer leurs habitants dans leur registre informatique communal (Registre des habitants «RdH») selon les désignations suivantes : Nom Passeport : Il s agit du nom qui doit être obligatoirement saisi dans la rubrique appropriée de votre RdH selon le document de national du ressortissant étranger. Le passeport en cours de validité et/ou la carte d identité pour les ressortissants UE/AELE sont déterminants pour l enregistrement du nom, tandis que pour les ressortissants étrangers Etats tiers, seul le passeport est déterminant. Nom Officiel : Il s agit également du nom qui doit être obligatoirement saisi dans la rubrique appropriée de votre RdH. C est le nom inscrit dans un registre de l état civil pour chaque citoyen suisse mais également des ressortissants étrangers ayant eu un événement d état civil en Suisse (mariage, naissance, naturalisation d un enfant, etc.). 3. Procédure (nouveau formulaire) Le préposé doit déterminer le nom du ressortissant étranger selon les directives fédérales précitées et notamment les instructions et l Annexe 1 «Définitions», jointes en annexe à la présente circulaire. Lors d une primo arrivée dans le canton, le Préposé transmet le rapport (jaune) ou l annonce (bleue) d arrivée, avec la copie du passeport ou de la carte d identité, ainsi qu une copie d un éventuel document d état civil suisse. Les communes qui utilisent leur propre fiche de transmission peuvent continuer à l adresser.

3 3 Lors du renouvellement d une autorisation, d un changement d adresse (arrivée d une commune vaudoise) ou toute autre modification, pour éviter toute erreur de transcription du nom sur le permis, le Préposé a également la possibilité d utiliser le formulaire cantonal «Détermination du nom» (ou la fiche de transmission communale) accompagné d une copie du passeport ou de la carte d identité en cours de validité. Dans tous les cas, c est l identité selon le passeport ou la carte d identité qui est imprimée au recto du livret conformément aux directives fédérales. Lorsque la personne étrangère n a qu une seule identité, le nom établi selon le document d identité (Nom passeport) doit être enregistré dans la rubrique «Nom officiel» du RdH et peut être également saisi dans la rubrique «Nom passeport», facultatif sauf en cas de procédure de changement de nom (voir ci-après). Si la personne a eu un événement d état civil en Suisse et qu elle est enregistrée dans Infostar ou dans un registre de l état civil, alors c est ce nom (conformément au document d état civil ou à la communication de l état civil) qui doit être saisi comme «Nom Officiel» dans votre RdH. Si, lors d un renouvellement ou d un changement de commune, le Préposé constate que le nom figurant sur l autorisation présentée sera modifié par l application des nouvelles directives fédérales, notamment lorsqu un nom d usage figure sur l ancienne autorisation, il avise l intéressé en lui indiquant les informations suivantes : Si la personne a eu un événement d état civil en Suisse, il convient de lui demander de produire un document d état civil suisse afin de remplir la rubrique «Nom officiel» du RdH. Le Préposé transmet ensuite au SPOP le formulaire cantonal «Détermination du nom» ou la fiche de transmission communale. Si la personne n a eu aucun événement d état civil en Suisse et souhaite officialiser l ancien nom d usage qui figurait sur le permis échu, il conviendra de l orienter, comme jusqu à présent, auprès de la direction de l état civil pour une procédure de changement de nom soumise à un émolument de CHF Pour ce faire il convient de lui remettre le formulaire intitulé «Requête de changement de nom lors d un renouvellement d un titre de séjour». Lors du renouvellement d une autorisation, d un changement d adresse ou toute autre modification nécessitant l établissement d un nouveau permis, si l étranger opte simultanément pour un changement de nom, afin de conserver le nom connu jusqu alors, les émoluments usuels sont encaissés à l avance. La demande de renouvellement est ensuite transmise au SPOP avec le formulaire cantonal «Détermination du nom», en cochant la case relative au changement de nom et en indiquant la date formelle de la demande de renouvellement du permis. Cette information permettra d éviter des mesures d instruction complémentaires par le SPOP dans l hypothèse où le titre de séjour aurait été automatiquement désactivé dans Symic 6 mois après l échéance du permis, en raison d une longue procédure de changement de nom (ex. recherche de documents d état civil à l étranger). Le permis renouvelé ne sera imprimé et délivré qu'une fois que la direction de l'état civil aura statué sur la demande de changement de nom. La Division Etrangers en sera informée par l'envoi d'une copie de la décision de changement de nom par la direction de l état civil. Dans l intervalle, et pour des justes motifs uniquement, si la personne a impérativement besoin d un titre de séjour intermédiaire durant la procédure de changement de nom, le Préposé l indique sous «remarques / observations» du formulaire cantonal «Détermination du nom». Le SPOP délivrera un titre de séjour intermédiaire selon le Nom Passeport. Informé

4 4 directement par la de l état civil de la décision de changement de nom, la Division Etrangers du SPOP établira ensuite le titre de séjour définitif avec l inscription du Nom Officiel au verso. La 2 ème autorisation sera facturée avec un émolument réduit à CHF 10.- pour le livret UE/AELE et CHF 32.- pour la carte biométrique (Etats tiers), le canton et la commune renonçant à percevoir un émolument pour cette seconde émission. Il convient de préciser que cet émolument doit aussi être encaissé à l avance par le Préposé. 4. Modifications introduites par la lettre du 5 mars 2015 du SEM Orthographe des noms et prénoms sur la base de la MRZ Il faut saisir dans SYMIC et le registre des habitants les noms et prénoms qui sont inscrits dans la zone de lecture optique du passeport (MRZ), mais en tenant compte des caractères spéciaux qui figurent dans les rubriques lisibles Noms et Prénoms de ce même passeport ainsi que du tableau de translittération. Vu que les caractères spéciaux disparaissent lors de la création de la zone de lecture optique du titre de séjour, il est garanti que ce dernier et le passeport concordent lors de l examen électronique des documents au moment du passage de la frontière. Par ailleurs, désormais, seuls les noms/prénoms figurant dans la ligne MRZ doivent être repris. Uniquement le nom/prénom abrégé dans la ligne MRZ doit être complété au moyen de la lecture de la rubrique Noms et Prénoms. En revanche il ne faut plus saisir dans Symic et le registre des habitant le ou les prénoms inscrits dans la partie lisible de la rubrique Noms et Prénoms du passeport ou de la carte d identité qui ne figurent pas du tout dans la ligne MRZ. 5. Entrée en vigueur La présente circulaire qui entre en vigueur immédiatement, annule et remplace la circulaire 13/04. Tout en vous remerciant de votre précieuse collaboration, nous vous prions de croire, Mesdames, Messieurs les Préposé-e-s, à l expression de nos sentiments distingués. Annexe - Formulaire «Requête de changement de nom lors d un renouvellement d un titre de séjour» - Formulaire cantonal «Détermination du nom» (mise à jour) - Instructions pour l enregistrement du nom des ressortissants étrangers (mise à jour). - Lettre SEM d information du 5 mars 2015 concernant les directives sur la détermination et l orthographe des noms de ressortissants étrangers dans les domaines des étrangers et de l asile

5 5 Pour information : Préfectures ACI CMTPT CDAP Archives cantonales BRES SeCRI Police cantonale du commerce UCV AdCV

6 Lausanne, mars 2015 Instructions pour l enregistrement des noms des ressortissants étrangers Conformément à l accord de Schengen, pour les ressortissants d Etats non-parties, les indications figurant sur le titre de séjour doivent correspondre à celles figurant dans le passeport. Pour cette raison, le(s) nom(s) et le(s) prénom(s) sont repris tels qu ils figurent dans la zone lisible par machine (Machine Readable Zone, MRZ) du passeport. La MRZ du passeport contient, sous forme codée, des informations importantes sur l identité du titulaire. Ces indications doivent correspondre à celle figurant sur le titre de séjour. L identité est établie grâce aux informations figurant dans la MRZ (voir annexe 2 des directives fédérales du ). Pour consulter plus d informations, d exemples et le tableau de translittération, veuillez vous référer à la circulaire 15/ Champ d application des directives : Les directives s'appliquent à tous les étrangers résidant en Suisse ou qui désirent y séjourner, aussi bien aux ressortissants d'états tiers qu'aux citoyens de l'ue/aele. Les directives s appliquent non seulement lors de l enregistrement du ressortissant étranger dans la commune, mais aussi à chaque fois qu il est constaté une divergence entre l identité précédemment enregistrée et celle qui doit l être en référence aux présentes directives. En effet, la gestion de l identité d un habitant doit être la plus rigoureuse possible et actualisée à tout moment. Par contre, les autorisations de séjour rectifiées ne seront délivrées que lors d une prolongation ordinaire ou d un événement justifiant l émission d un nouveau permis. 2. Documents : Le passeport en cours de validité et/ou la carte d identité pour les ressortissants UE/AELE sont déterminants pour l enregistrement du nom. 3. Principes 3.1 Préambule : Les registres des habitants (RdH) enregistrent obligatoirement le nom passeport du ressortissant étranger (qui est son nom officiel à l étranger) et le nom officiel de l habitant si ce dernier est enregistré dans les registres d état civil suisses. En cas de divergence entre le nom passeport et le nom officiel, ce dernier sera automatiquement imprimé au verso de la nouvelle carte ou du nouveau livret. 3.2 Principes de saisie : Le nom passeport d un ressortissant étranger est, en principe, repris in extenso, et sans modification aucune, tel qu il figure dans les papiers de légitimation. La ligne MRZ est déterminante. 3.3 Particularités : Les éléments de noms qui, selon le droit étranger déterminant, ne font pas partie du nom officiel étranger, comme le nom d alliance, les indications sur la filiation, le nom d'usage, etc., ne sont pas repris. Ne font pas partie du nom officiel étranger : les noms ou éléments de noms qui répondent à un usage mais ne font pas partie du nom officiel selon le droit étranger déterminant (en France p. ex. la mention «épouse de...», ou le nom d alliance qui relève du droit coutumier);

7 2 les adjonctions qui n ont pas fonction de nom selon le droit étranger déterminant et qui, dans le pays d origine, peuvent être inscrites ou, au contraire, omises au gré de l intéressé, p. ex. «y» (Espagne), «in» (Italie) ou «ben» (pays arabes); en Suisse, les qualifications et les titres nobiliaires ne font pas partie du nom officiel même si le droit étranger le prévoit. Le nom des parents et le lieu de naissance doivent être repris tels qu ils figurent sur le document présenté. A défaut, indiquer «non déterminé» dans les rubriques correspondantes. Pour le lieu de naissance, il faut veiller à indiquer une notion correspondante respectant les normes LHR (voir catalogue officiel des caractères). Les caractères spéciaux sont transcrits conformément au tableau de translittération. Dès lors que certains caractères sont reconnus dans la colonne «Infostar» mais pas dans la colonne «Symic», il y a lieu, en matière de contrôle des habitants, de privilégier la colonne «Infostar». Conformément à l accord de Schengen, pour les ressortissants d Etats non-parties, les indications figurant sur le titre de séjour doivent correspondre à celles figurant dans le passeport. Pour cette raison, le(s) nom(s) et le(s) prénom(s) sont repris tels qu ils figurent dans la zone lisible par machine (Machine Readable Zone, MRZ) du passeport. La MRZ du passeport contient, sous forme codée, des informations importantes sur l identité du titulaire. Ces indications doivent correspondre à celle figurant sur le titre de séjour. L identité est établie grâce aux informations figurant dans la MRZ (voir annexe 2 des directives fédérales du ) Lorsque la MRZ contient des noms ou prénoms abrégés, on s efforce de les saisir intégralement conformément à la zone lisible de la pièce de légitimation (ces principes s appliquent également par analogie aux titres de séjour pour les ressortissants de l UE/AELE). Au besoin, l on peut se référer à un éventuel document d état civil fourni. En revanche les noms et/ou prénoms qui sont inscrits dans la zone lisible de la pièce de légitimation (rubrique «Prénoms» et «Nom» mais ne figurent pas dans la ligne MRZ ne doivent pas être saisis. Lorsque le passeport ne contient qu une seule rubrique «nom» (chaîne de noms sans distinction entre le(s) prénom(s) et le nom), on s efforce d attribuer au mieux les divers éléments de la chaîne aux champs «nom» et «prénom». En cas de doute, l ordre de la MRZ prime sur celui de la zone visuellement lisible pour l attribution des noms et prénoms. Au besoin, l on peut aussi se référer à un éventuel document d état civil fourni. Il peut arriver que la MRZ s écarte des directives de l ICAO ou que le contenu de la MRZ repose sur des données manifestement fausses. Dans de tels cas, les indications figurant dans les rubriques des noms du passeport doivent être prises en compte. La saisie dans SYMIC doit respecter l ordre suivant : 1. enregistrement sur la base de la MRZ du passeport ; 2. enregistrement sur la base de la MRZ de la carte d identité ; 3. si le passeport et la carte d identité ne disposent pas encore de MRZ (anciens documents), il convient de se fier aux rubriques des noms du document ; 4. si l étranger ne possède ni passeport ni carte d identité (ne concerne quasiment que le domaine de l asile), il y a lieu de se référer à d autres documents (acte de naissance, diplôme scolaire, etc.) ou aux indications fournies par l intéressé. La transcription des caractères spéciaux et les notices explicatives sur les pays (annexes 2 et 3 des directives) n entrent en ligne de compte dans le domaine des étrangers que lorsque la saisie est effectuée sur la base des indications fournies par la personne concernée (voir point 4 ci-dessus) ou que l orthographe dans le document de est manifestement erronée (concernant les MRZ contenant des données erronées, voir le point 2 de l annexe 1 des directives).

8 3 La MRZ des passeports et des cartes d identité ne comportant que des lettres majuscules, les accents (é, è, à, ì, ñ, etc.) n y apparaissent pas. Ceux-ci doivent cependant être réintroduits lors de la saisie dans SYMIC. Lorsque le passeport ne distingue pas le nom du prénom, et que même avec la comparaison des deux zones de passeport, on n arrive pas à attribuer au mieux les différents éléments de la chaîne, alors on saisit deux fois toute la chaîne de noms (même indication sous nom et prénom selon l ordre de la MRZ), à moins que la notice sur le pays, publiée sur le site de l ODM, ne propose une autre solution. 4. Enregistrement des étrangers binationaux (non-suisses) dans les registres communaux : En principe, il convient de retenir la nationalité la plus favorable au niveau juridique (par exemple entre Etat tiers et UE/AELE). Si une personne est titulaire de deux nationalités de pays membres de l'ue, alors, il importe de demander à l usager à laquelle des deux nationalités il s'identifie le plus ou quel pays il souhaite voir figurer sur ses documents. 5. Nom d usage des épouses européennes dont le mariage a été célébré à l étranger : Selon une pratique ancienne et une directive interne du SPOP du 5 octobre 2006, l émission d un livret pour étranger avec le nom d usage ou d alliance était autorisée, sur demande, pour les ressortissantes étrangères dont le nom officiel étranger reste après le mariage le nom de jeune fille (selon le droit étranger déterminant). Or, le nom d'usage ou nom d alliance ne fait pas partie du nom officiel étranger. En conséquence, cette pratique étant abrogée, les renouvellements de titre de séjour sont effectués conformément au nom officiel indiqué dans le passeport et/ou la carte d identité étrangère sans aucune exception. Toutefois, une demande de changement de nom pour officialiser le nom d usage en Suisse est possible à certaines conditions et si la personne établit : - qu elle est connue en Suisse sous son nom d usage depuis plus de 5 ans (preuves par courrier, compte bancaire ou postal, etc.) ; - qu elle peut faire valoir des motifs légitimes de changement de nom (art. 30 al. 1 CC). Il est cependant important d attirer l attention des administrées sur le fait que le changement de nom n est pas automatique. De plus, il existera un risque de confusion d identité car le nom officiel figurant sur le document d identité national étranger ne sera pas identique à celui inscrit dans le registre d état civil Infostar en Suisse. Il conviendrait de leur préciser que le changement de nom prononcé en Suisse devra faire l objet, le cas échéant, d une transcription dans l Etat d origine de la personne étrangère, de manière à ce que le nom officiel étranger corresponde dorénavant au nom modifié et enregistré à l état civil en Suisse. A titre complémentaire, il faut ajouter que le changement de nom prononcé en Suisse n est pas d office reconnu dans l Etat d origine, chaque Etat national disposant de règles propres de reconnaissance d une décision étrangère. En outre, la divergence d identité entre celle de l Etat d origine et la nouvelle identité suisse pourrait causer à une ressortissante étrangère ayant changé de nom en Suisse de sérieux préjudices ou des difficultés importantes lors d un à l étranger, par exemple. Si la personne étrangère peut justifier de motifs légitimes à changer de nom et souhaite véritablement présenter une demande de changement de nom, celle-ci doit être adressée par le formulaire intitulé «Requête de changement de nom lors d un renouvellement d un titre de séjour» directement par la requérante auprès du: de l état civil Rue Caroline 2

9 4 La demande de changement de nom à l état civil est sujette à un émolument de CHF 200 francs. Lorsque l'administré dépose une demande de changement de nom auprès de la direction de l'état civil, le CH transmet obligatoirement de le formulaire "détermination du nom" à la division Etrangers du SPOP en indiquant sur le formulaire la date de demande du renouvellement du permis. Le permis renouvelé ne sera imprimé et délivré qu'une fois que la direction de l'état civil aura statué sur la demande de changement de nom. La Division Etrangers en sera informée par l'envoi d'une copie de la décision de changement de nom par la direction de l'ec. Dans l'intervalle, et pour des justes motifs uniquement, si la personne a besoin d un titre de séjour intermédiaire durant la procédure de changement de nom, le Préposé l indique alors sous «remarques / observations» du formulaire cantonal «Détermination du nom». Le SPOP délivrera un titre de séjour intermédiaire selon le Nom Passeport. Informé directement par la de l état civil de la décision de changement de nom, la Division Etrangers du SPOP établira ensuite le titre de séjour définitif avec l inscription du Nom Officiel au verso. La 2 ème autorisation, si elle a été demandée, sera facturée avec un émolument réduit à CHF 10.- pour le livret UE/AELE et CHF 32.- pour la carte biométrique (Etats tiers), le canton et la commune renonçant à percevoir un émolument pour cette seconde émission. Il convient de préciser que cet émolument doit aussi être encaissé à l avance par le Préposé.

10 Département fédéral de justice et police DFJP Secrétariat d'etat aux migrations SEM Domaine de direction Planification et ressources Lieu, date : Berne-Wabern, le 2 mars 2015 Destinataires : Utilisateurs SYMIC des autorités cantonales compétentes en matière de migration Collaborateurs du SEM Lettre d information concernant les directives sur la détermination et l orthographe des noms de ressortissants étrangers dans les domaines des étrangers et de l asile (remplace la lettre d information du 20 juin 2013) Madame, Monsieur, Une première lettre d information relative aux directives du DFJP du 1 er janvier 2012 sur la détermination et l orthographe des noms de ressortissants étrangers vous a été adressée le 20 juin 2013 en vue d éliminer des incertitudes concernant la saisie dans SYMIC de noms de ressortissants étrangers. Les explications sur la saisie des noms dans SYMIC basée sur la zone de lecture optique (machine readable zone ; MRZ) laissaient manifestement suffisamment de marge d interprétation pour que des pratiques différentes s instaurent dans certains cantons. Ces différences se sont encore renforcées suite de la mise à jour de SYMIC du 8 novembre 2014 (release 8.0). Les caractères spéciaux disponibles dans SYMIC depuis lors ne sont pas toujours utilisés. Afin d uniformiser autant que faire se peut la saisie des noms de ressortissants étrangers dans SYMIC, nous vous faisons parvenir une version revue de la lettre d information en remplacement de celle du 20 juin Orthographe des noms sur la base de la MRZ S agissant du domaine des étrangers, le point 6 des directives (Saisie dans SYMIC de personnes munies d un passeport délivré par l Etat d origine) revêt une importance particulière. En effet, il faut saisir dans SYMIC les noms et prénoms qui sont inscrits dans la zone de lecture optique du passeport, mais en tenant compte des caractères spéciaux qui figurent dans les rubriques «Noms» et «Prénoms» de ce même passeport (voir les exemples ci-dessous). Vu que les caractères spéciaux disparaissent lors de la création de la zone de lecture optique du titre de séjour, il est garanti que ce dernier et le passeport concordent lors de l examen électronique des documents au moment du passage de la frontière. Secrétariat d'etat aux migrations SEM Quellenweg 6, 3003 Berne-Wabern Tél , fax

11 Exemples de saisies dans SYMIC: Exemple 1 Exemple 2 MRZ du passeport DJOKOVIC<<HUN<DONG MUNOZ<<ANGELIQUE Rubriques «Nom», et Nom : Đjoković Muñoz «Prénoms» du passeport Prénoms : Hǔn Donǥ Angélique Maria Saisie dans SYMIC Nom : Đjoković Muñoz Prénoms : Hǔn Donǥ Angélique MRZ du titre pour étrangers DJOKOVIC<<HUN<DONG MUNOZ<<ANGELIQUE --> Le prénom «Maria» n est pas saisi dans SYMIC parce qu il ne figure pas dans la MRZ du passeport. --> Les caractères spéciaux figurant dans les rubriques «Nom» et «Prénoms» du passeport sont repris dans SYMIC. Il peut arriver que la MRZ s écarte des directives de l ICAO 1 ou que le contenu de la MRZ soit manifestement incorrect. Dans un tel cas, les indications figurant dans les rubriques «Nom» et «Prénoms» du passeport sont déterminantes. Voir annexe 1 de la directive: La saisie dans SYMIC doit respecter l ordre suivant : 1. enregistrement sur la base de la MRZ du passeport (caractères spéciaux selon rubriques «Nom» et «Prénoms») ; 2. enregistrement sur la base de la MRZ de la carte d identité (caractères spéciaux selon rubriques «Nom» et «Prénoms») ; 3. si le passeport et la carte d identité ne disposent pas encore de MRZ (anciens documents), il faut se référer aux rubriques «Nom» et «Prénoms» du document ; 4. si l étranger ne possède ni passeport ni carte d identité (concerne surtout le domaine de l asile), il y a lieu de se référer à d autres documents (acte de naissance, diplôme scolaire, etc.) ou aux indications fournies par l intéressé. Le tableau de transcription des caractères spéciaux et les notices explicatives sur les pays (annexes 2 et 3 des directives) n entrent en ligne de compte dans le domaine des étrangers que lorsque la saisie est effectuée sur la base des indications fournies par la personne concernée (voir point 4 ci-dessus) ou que l orthographe dans le document de est manifestement erronée (MRZ contenant des données erronées, voir le point 2 de l annexe 1 des directives). Le nom selon le registre de l état civil Dans la plupart des cas, la seule orthographe connue du nom de l étranger est celle figurant dans le passeport. Dans ce cas de figure, il s agit de l identité principale dans SYMIC ; il n existe alors pas d identité secondaire. L identité principale a valeur de nom officiel. Toutefois, dès qu un fait d état civil (mariage, divorce, etc.) se produit en Suisse et qu une identité certifiée par l état civil est dès lors connue, cette dernière identité est considérée comme nom officiel de l intéressé et donc saisie dans SYMIC en tant qu identité principale. 1 International Civil Aviation Organisation 2/4

12 Le nom figurant dans le passeport devient alors l identité secondaire. Le nom selon le registre de l état civil doit être repris dans SYMIC tel qu il figure dans le document délivré par l état civil ou selon l inscription Infostar (art. 9 du code civil suisse : les registres publics font foi). Rubrique principale/secondaire du titre pour étrangers Depuis la mise à jour de SYMIC du 19 novembre 2012, ce point concerne tous les titres pour étrangers (livrets pour étrangers et titres pour étrangers au format carte de crédit AA10 délivrés aux ressortissants d Etats tiers). SYMIC imprime automatiquement dans la rubrique principale du titre pour étrangers le nom qui figure dans le document de. S il existe un nom enregistré selon registre d'état civil, ce nom est automatiquement imprimé dans la rubrique secondaire, et ce même lorsque les identités ont été mal saisies dans SYMIC (nom selon le document de comme identité principale et nom selon l état civil comme identité secondaire). Le tableau ci-dessous montre comment le titre de séjour est établi en fonction de l identité saisie dans SYMIC : Identité principale Selon information Document de Registre d'état civil Registre d état civil Registre d état civil Document de Document de Identité secondaire 1 Document de Identité secondaire 2 Impression (selon) RP : information RS : néant RP : document de RS : néant RP : registre d'état civil RS : néant RP : document de RS : registre d'état civil Selon information Selon information RP : registre d'état civil RS : néant Selon information Selon information RP : document de RS : néant Registre d'état civil RP : document de RS : registre d'état civil Remarques Saisie correcte dans SYMIC de l identité principale et de l identité secondaire Titre correct, mais données à corriger RP : rubrique principale RS : rubrique secondaire Il arrive que les identités aient été mal saisies dans SYMIC. Dans un tel cas, nous vous saurions gré de bien vouloir corriger les données dans SYMIC avant d établir le titre de séjour. 3/4

13 Le tableau suivant présente des combinaisons dues à des saisies erronées : Identité principale Identité secondaire 1 Identité secondaire 2 Selon information Selon information Document de Registre d'état civil Selon information Selon information Registre d'état civil Selon information Selon information Document de La combinaison identité principale «Selon information» et identité secondaire selon «document de» ou «registre d état civil» ne peut/doit pas exister étant donné que l identité principale doit obligatoirement correspondre au nom officiel. Le cas échéant, nous vous prions de bien vouloir corriger les données de sorte qu elles correspondent aux faits. Pour ce faire, il convient de muter le type d identité (selon information, selon document de, selon registre d état civil) et de créer éventuellement une nouvelle identité secondaire ou une nouvelle identité principale. Interlocuteur Le Service Support du SEM se tient à votre disposition pour toute question en rapport avec l orthographe des noms dans SYMIC : Service Support Téléphone : Courriel : support@sem.admin.ch Le Service Support saura résoudre directement la plupart de vos problèmes. Si nécessaire, il fera appel à d autres spécialistes du SEM. Meilleures salutations Alexander Zwahlen, préposé à la qualité des données SEM 4/4

14 A compléter lisiblement DETERMINATION DU NOM Détermination du nom du ressortissant étranger conformément à la circulaire SPOP 15/03 du 5 mars Nom passeport (imprimé au recto du titre de séjour) A déterminer selon document de en cours de validité (passeport pour Etat tiers, passeport et/ou carte d identité pour UE/AELE + joindre copie du document) A compléter très lisiblement par la commune NOM : PRENOM : Nom officiel en Suisse (imprimé au verso du titre de séjour) Nom enregistré à l état civil suisse (selon document produit au contrôle de l habitant) A compléter très lisiblement par la commune NOM : PRENOM :.... Remarque concernant le nom d usage qui figurait sur le titre de séjour échu : Toute personne souhaitant faire enregistrer ce nom à l état civil suisse doit formuler par écrit une demande de changement de nom auprès de la de l état civil, rue Caroline 2, si elle peut faire valoir des motifs légitimes de changement de nom (art. 30 al. 1 CC) et qu elle est connue en Suisse sous le nom d usage depuis plus de 5 ans. Procédure soumise à un émolument de CHF Veuillez cocher cette case si l intéressé-e a déposé ou souhaite déposer une demande de changement de nom auprès de la de l état civil (formulaire «Requête de changement de nom lors d un renouvellement d un titre de séjour» remis) et indiquer la date du dépôt de la demande de renouvellement du titre de séjour auprès de la commune Date : Numéro VD : Remarques / observations : Date : Timbre et signature de la commune :

15 de l Etat Civil SPOP de l Etat Civil Centre de numérisation Case postale Concerne : Requête de «changement de nom» lors d un renouvellement d un titre de séjour Depuis le 1 er janvier 2012, les directives fédérales imposent que les renouvellements de titre de séjour soient effectués selon le nom officiel indiqué dans le passeport et/ou la carte d identité (conformément aux Accords de Schengen). Si vous vous êtes marié e à l étranger et souhaitez maintenir votre nom sous lequel vous étiez connu e en Suisse, vous avez la possibilité de remplir le présent formulaire de changement de nom. Cette démarche vous permettra de faire figurer votre nom «d usage» au verso de votre permis (au recto sera inscrit le nom de votre passeport et/ou carte d identité). Ce «changement de nom» est soumis à émolument de CHF Nous vous remercions de compléter les informations ci dessous, puis de nous retourner le formulaire à l adresse mentionnée, accompagné : + d une copie du passeport et/ou d une carte d identité valables + d une copie du permis échu Je soussigné e : Nom (souhaité)... Prénom... Date de naissance... Nationalité... Domicile et adresse... certifie vouloir faire reconnaitre le nom sous lequel je suis connu e en Suisse depuis plus de cinq ans. Date : Signature :