ORGANISATEUR PROFESSIONNEL DE CONGRES. Département Congrès de Terres Basques

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1 ORGANISATEUR PROFESSIONNEL DE CONGRES Département Congrès de Terres Basques

2 ILS NOUS FONT CONFIANCE Au nom du Conseil d administration d Unimev et de l ensemble de ses membres, je vous remercie très sincèrement pour votre soutien, en tant que partenaire, dans l organisation, la tenue et l animation du Congrès des Métiers de l Evénement Biarritz Ce congrès fut non seulement un véritable succès dont témoignent d ores et déjà de nos retours extrêmement positifs des congressistes. Nous vous sommes particulièrement redevables de cette réussite et espérons continuer ensemble pour donner toujours plus d ampleur à cet événement qui regroupe maintenant tous les métiers de la filière. Thierry HESSE Président de l UNIMEV (Congrès Biarritz, 350 pax, juillet 2015) Quel congrès! C était super! Je dois vous avouer que j ai plus observé les coulisses que le devant de la scène et je suis admirative de votre calme dans toutes les situations Vous formez une très belle équipe, ça se sent et ça se voit! Encore toutes mes félicitations et merci. Mme SCHMITT FBTP64 (Congrès FFB Biarritz, 600 pax juin 2014) De retour de Bordeaux, je souhaite de nouveau vous remercier pour nous avoir accompagnés durant ces 3 jours. Vous remercier pour votre professionnalisme, votre disponibilité sans faille et votre patience. Pascal MAGINOT Secrétaire Général de la MASFIP (Congres MASFIP BORDEAUX 700 pax, sept. 2013)

3 TERRES DE CONGRÈS: UNE ÉQUIPE DE PROFESSIONNELS Un congrès, une assemblée, une convention, c est la réussite d un travail de collaboration entre de nombreux interlocuteurs qui ont chacun leur vision et leurs impératifs. En réponse, Terres de Congrès vous apporte une organisation et une méthodologie adaptées. Département spécialisé de l agence de tourisme d affaires Terres Basques, Terres de Congrès a été créé en 2000 et depuis de nombreuses sociétés, associations, fédérations nous ont fait confiance pour l organisation de leur manifestation. NOTRE OBJECTIF EST LA RÉUSSITE DE VOTRE PROJET Terres de Congrès se positionne ainsi en partenaire de confiance capable de répondre à chaque type de demande dans une approche sur mesure.

4 COMMUNICATION et RELATIONS PRESSE NOTRE SAVOIR-FAIRE n Création et déclinaison de l identité visuelle de votre événement n Création du site internet du Congrès application intégrée pour recueil des abstracts (scientifique) n Edition des programmes, CD ROM, clé USB, menus GESTION DES INSCRIPTIONS (congrès et rendez-vous BtoB) ET GESTION DE L HÉBERGEMENT n Création d une plateforme en ligne pour l inscription des participants et les réservations hôtelières n Gestion de rendez-vous d affaires COORDINATION GÉNÉRALE - SECRÉTARIAT DE CONGRÈS n Mise en place des rétro-plannings n Préparation et participation aux réunions : rédaction de l ordre du jour des réunions, des compte-rendus, des budgets, des cahiers des charges n Gestion, coordination et contrôle des fournisseurs et prestataires de services n Mise en place du bilan financier n Préparation des analyses statistiques et du débriefing de l événement n Gestion des orateurs et conférenciers n Envoi des factures, relance, confirmation de paiement n Sélection d hôtels selon les catégories souhaitées n Négociation tarifaire et gestion des allotements GESTION DES ABSTRACTS n Gestion sur notre outil myabstract.com n Soumission des communications scientifiques formatées, routées vers le comité scientifique sur la plateforme

5 EXPOSITION - PARTENARIAT n Création du dossier exposant de vente et technique À VOTRE SERVICE n Mise en place du plan d exposition n Organisation du montage et démontage des stands n Location des prestations complémentaires (mobilier, plantes ) n Suivi financier des exposants n Recherche de partenaires à partir de vos fichiers et de notre réseau de contacts n Réalisation et impression d un dossier de partenariat n Prospection téléphonique LIEUX DE REUNION n Recherche des sites les plus adaptés, étude des propositions n Réservation des palais des congrès, coordination technique ACCUEIL LOGISTIQUE - TRANSFERTS n Création des badges, mise en place du desk d accueil et gestion du vestiaire n Service d information et assistance pendant la durée du congrès n Création, coordination et mise en place de la signalétique n Tickets repas et attestation de présence SOIRÉE DE GALA n Création d ambiances (décoration, technique, animations ) n Réservation et coordination avec les différents prestataires (transferts, traiteurs, lieux, technique ) PROGRAMME SOCIAL n Mise en place d excursions pour les accompagnants : ½ journée ou journée avec déjeuner, activités à la carte et visites techniques adaptées

6 NOS OUTILS DE GESTION PLATEFORME DE GESTION EN LIGNE : Inscriptions, Rendez-vous BtoB, Hébergement Le + Terres de Congrès: Plateforme aux couleurs de votre événement et paramétrable selon votre cahier des charges Accès administrateur inclus PLATEFORME DE GESTION DES ABSTRATCS : Myabstract.com Le + Terres de Congrès: Outil adaptable et personnalisable par notre webmaster à partir de 100 participants.

7 BORDEAUX Elue Best European Destination en 2015, Bordeaux est LA Destination Affaires en plein développement. Sa métamorphose urbaine (patrimoine de l Unesco, nouvelle cité du Vin) combinée au dynamisme des professionnels en fait un lieu unique pour vos événements. La ville est aussi tournée vers le fleuve qui vous amène à découvrir une nature riche et une gastronomie réputée dans le monde entier, le tout accompagné des meilleurs crus! Les accès sont facilités avec le TGV en moins de 2h de Paris en 2017 et le tramway qui relie la gare au Centre des Congrès en passant par le centre ville. n 4 centres de congrès n 5 auditoriums n Espace exposition jusqu à 3000 m² n Plus de 4000 chambres d hôtels n Et de nombreux châteaux pour vos réceptions DESTINATION BORDEAUX ARCACHON ARCACHON Un Palais des Congrès les pieds dans l eau donnant sur le célèbre bassin d Arcachon à 2 pas de la plus haute Dune de Sable d Europe. Un décor idyllique et paisible pour vos événements. n 1 auditorium n 1 Espace de réception de 550 m² n 8 salles de sous-commissions n 450 m² d exposition n Près de 900 chambres référencées par le Palais des Congrès n Et des kilomètres de plages pour vos soirées ou activités

8 DESTINATION BIARRITZ Pays Basque Photo Laurent Garcia Biarritz, une unité de lieu en centre ville Ville marquée par les styles Belle Epoque et Art Déco, au bord de l Océan et au pied des Pyrénées, Biarritz vous accueille dans un cadre exceptionnel. Organisez un événement actif mêlant identité basque, sport, culture et convivialité côté Terres ou côté Océan. Des soirées inoubliables dans des lieux insolites ou emblématiques de la ville : les Halles, l Aquarium, la Cité de l Océan, le Casino, un trinquet. Ou à la campagne dans un village typique, recréez l esprit de la fête basque en rouge et blanc. n 3 centres de congrès en ville dont le Bellevue et le Casino Municipal donnant sur la Grande Plage n 4 auditoriums jusqu à 1400 personnes n 5 salles d exposition ou de réception jusqu à 1200 m² n 15 salles de sous-commissions n Un parc d exposition : la Halle d Iraty avec 8000 m² modulables à proximité de la Gare et de l aéroport n 2500 chambres en centre ville du 2 H au 5 H Palace

9 DESTINATION Pays Basque ESPAGNOL BILBAO Ville futuriste et avant-gardiste, Bilbao possède des lieux de réunions uniques et originaux qui sauront vous surprendre. L architecture à l honneur : parcourez les rues de la ville où se mêlent constructions futuristes et vieille ville marquée par l Histoire ou profitez d une soirée d exception au Musée Guggenheim ou encore dans un des restaurants étoilés de la ville. Entre terre et mer : découvrez le charme du village côtier de Getxo ou encore admirez le paysage de la Réserve d Urdabai. Que ce soit dans un château ou dans une ferme, passez une soirée unique en Espagne. n 1 centre de convention accueillant 2000 personnes n 1 auditorium de 2160 places n 16 salles de sous-commissions n m² d espaces d exposition à votre disposition n Et plus de chambres dans une gamme d hôtels 2 H à 5 H à proximité des centres de congrès SAINT-SÉBASTIEN Capitale Européenne de la Cuture en 2016, Saint-Sébastien revèle tous ses atouts. Découvrez l architecture de cette ville de bord de mer ainsi que ses musées : Chillida, San Telmo, Balenciaga. Entre soirée tapas y pintxos et dîner chez un chef étoilé, vous goûterez à l incroyable gastronomie de cette ville. Profitez d une soirée de prestige au Palais Royal ou dans l ancienne Eglise San Telmo. n 2 centres de congrès accueillant jusqu à 2500 personnes n 3 auditoriums jusqu à 1800 places n 33 salles de sous-commissions n 3 zones d expositions jusqu à m² n Et près de chambres du 2 H au 5 H à proximité des centres de congrès

10 DESTINATION CONGRES Sud-Ouest AGEN TOULOUSE PAU Au cœur du Sud-Ouest entre Bordeaux et Toulouse, Agen vous accueille dans son récent Palais des Congrès. Découvrez une belle qualité de vie, une gastronomie généreuse, un patrimoine reconnu et un climat doux et ensoleillé. n Un parc expo de m² modulables n Un centre de congrès comprenant : n 1 auditorium de 578 à 2000 places n 10 salles de sous-commissions de 50 à 300 personnes n 1 hall de 2000 m² A la fois moderne et fière des legs de son passé, ouverte et rayonnante, la ville rose saura vous séduire par son incomparable art de vivre et la richesse de son héritage historique. Toulouse est aujourd hui une technopole européenne qui regroupe de nombreuses industries de pointe en matière d aéronautique, d informatique et de spatial, ainsi que de nombreux instituts de recherche. n 2 sites en centre ville situés à 10mn l un de l autre en voiture n Une capacité d accueil de 50 à 1200 places au Centre de Congrès (avec 1500 chambres à proximité immédiate) et de 1200 à 4000 places au Parc des Expositions. Le Palais Beaumont est le 1 er Palais de France à intégrer la prestigieuse organisation HCCE, Historic Conference Centres of Europe (label international des sites historiques centenaires), reconnaissance suprême de la qualité de ses services et infrastructures. Idéalement situé face au panorama magique de la chaîne des Pyrénées. n Auditorium jusqu à 540 places n 20 salles de réunions de 500 à 800 personnes n 3 salles d exposition et de réception de 900, 750 et 400m² n Restauration jusqu à 900 personnes en cocktail n Plus de 2000 chambres en ville

11 AUTRES DESTINATIONS FRANCE EUROPE AVIGNON LA BAULE SAINT-MALO SAINT-ETIENNE STRASBOURG MARSEILLE NANTES DEAUVILLE ILES CANARIES CROATIE BERLIN BRUXELLES SEVILLE BARCELONE LISBONNE FLORENCE

12 Département Congrès de Terres Basques Membre de BIARRITZ TOURISME et BORDEAUX CONVENTION BUREAU Siège Social : 4 avenue Paillet, BIARRITZ n Agence de Bordeaux : 12 bis rue du Petit Goave, BORDEAUX Tél n Mail : cneumann@terresdecongres.com n