PROTOCOLE DE SAISIE GENEREL NIMEGUE EXCEL

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Salomé Lafond
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CERCLE GENEALOGIQUE de VAUCLUSE et terres adjacentes Siège social : Ecole sixte-isnard 31 ter, Avenue de la Trillade 84000 AVIGNON Site: www.cgvaucluse.

1 CERCLE GENEALOGIQUE de VAUCLUSE et terres adjacentes Siège social : Ecole sixte-isnard 31 ter, Avenue de la Trillade AVIGNON Site: PROTOCOLE DE SAISIE GENEREL NIMEGUE EXCEL Le CGV entreprend avec le concours d un certain nombre de bénévoles volontaires, le traitement collectif du dépouillement puis de la saisie informatique des données contenues dans la série des microfilms ou des registres de B.M.S. ou de l Etat Civil ainsi que des CD-Rom des communes du Vaucluse. Ce travail collectif est placé sous la coordination de M. Claude NOAILLES en liaison avec Mmes Jeannette SERRA et Suzanne PAWLAS Les résultats de ces travaux de dépouillement seront, comme à l ordinaire, la seule propriété du CGV, qui en fera librement et exclusivement toute exploitation jugée utile. Les conditions de réalisation de la présente opération et le respect des diverses consignes données sont librement acceptées par chacun des bénévoles qui participeront, partiellement ou en totalité, à cette œuvre collective. CONSIGNES POUR LE DEPOUILLEMENT Liste non exhaustive, les cas particuliers qui peuvent se révéler devront être soumis au fur et à mesure aux coordinateurs. Pour chaque acte, c est la transcription textuelle des noms et prénoms ainsi que des lieux qui doit être retenu, avec mise en français, si cela est possible, pour ceux qui sont en latin. Pour faciliter les opérations de saisie, il faut enregistrer dans l ordre : la date de l acte, le nom à écrire en MAJUSCULE, les prénoms et enfin, éventuellement, la date de l événement si elle est différente (naissance ou décès), puis les autres informations. Pour les noms et prénoms absents ou incomplets ou douteux, voir la note donnée sur les consignes pour la saisie. En pratique, il est vivement conseillé de commencer par les années les plus récentes et de remonter dans le temps. Lorsque les actes des B.M.S. sont mélangés les relever au fur et à mesure de l ordre d inscription, ceci est la seule méthode pour éviter d en oublier. Lorsque le baptême d un nouveau-né (ou l ondoiement) est suivi du décès, le mentionner dans l acte de naissance et faire un enregistrement en tant que décès. (Important pour les études démographiques ultérieures). Les abjurations seront enregistrées en Baptêmes avec mention en notes dans la case commentaire. Toutes les informations utiles figurant dans les actes doivent être relevées : âges, lieux, métiers, parrain, marraine, témoins (s il y a lien de parenté ou informations importantes sur les dits témoins) et notes particulières. Si des évènements autres figurent en dehors des actes de BMS ou NMD, les relever à part (par exemple en fichier Word...) en indiquant si possible la date et leur localisation, le n de registre et foliotage. (Des photos peuvent être prises sans flash). Association déclarée en Préfecture le 26/05/1982 sous le N J.O. du 08/06/1982 Page 1

2 CONSIGNES POUR LA SAISIE INFORMATIQUE La saisie des données après dépouillement sera réalisé sur logiciel NIMEGUE 3 (gratuit à télécharger sur internet) ou EXCEL/NIMEGUE (Vous pouvez également les demander aux responsables des relevés). GENEREL conservé pour finir les saisies déjà commencées. Voir procédure pour les relevés des communes. Les résultats seront remis sous la forme de disquettes (pour Générel), clé USB, CD ou par mail pour Nimègue et Excel/Nimègue aux responsables des relevés qui en assureront les travaux lors des diverses étapes de tirage papier pour correction ou édition ceci afin de veiller à l uniformisation du travail final. Lors de la saisie, les noms et prénoms manquants ou illisibles pour la personne concernée par l acte (en le précisant dans la rubrique observations) seront remplacés par le signe conventionnel : N. Exemples : N. Anne ; MARTIN N. Pour le noms et prénoms manquants des parents, des témoins ou parrains, ne rien indiquer d autre que ce qui est dans l acte. Pour les noms ou prénoms douteux, mettre? Après l élément incertain, séparé d un espace. Les surnoms doivent être mis après le prénom, séparés d un espace. Les titres sont mis dans la case commentaire, ou profession. Ne jamais mettre de guillemets ou de point virgule, incompatibles avec la base de données. Pour les particules les placer à la suite du Nom et entre parenthèses séparés d un espace. Exemple : MARTIN (DE). Pour les relevés où les actes catholiques et protestants sont mélangés, indiquer protestant dans la case commentaire général Saisir le sexe, F ou M (ou? dans Nimègue) Lieu d origine, le noter si différent de la commune saisie (natif ou originaire de). Si rien n est précisé le noter en lieu de résidence en observation de la personne. Pour les naissances: Mettre la date de l acte et la date de naissance indiquée dans l acte dans la case commentaire suivante. Saisir l âge s'il est indiqué. Lorsqu il s agit de jumeau le mentionner dans le commentaire général. Si le père est décédé mettre une croix après son prénom, si la date et le lieu sont précisés les mettre dans la case complémentaire du père. Mentions marginales, les mettre dans la case commentaire général. * voir exemple page3 Pour les mariages: Ne pas mentionner les mariages et divorces de moins de 75 ans. Pour les époux ne pas oublier de mentionner s ils sont veufs ou divorcés. Les témoins : ne les mentionner que s ils ont un lien de parenté ou une information importante qui pourrait aider les chercheurs et le mentionner. Pour les contrats de mariage noter la date, le nom du Notaire et le lieu de la signature du contrat. * voir exemple page4 Pour les décès: Si le conjoint est vivant et mentionné, l indiquer. Si celui-ci est décédé, l indiquer par une croix après le prénom. S il est seulement indiqué Veuf ou Marié mettre cette mention dans la case commentaire. Noter aussi la date du décès, et l'âge indiqué dans l acte, dans la case commentaire. * voir exemple page5 Association déclarée en Préfecture le 26/05/1982 sous le N J.O. du 08/06/1982 Page 2

Exemple fiche Naissance/Baptême 1. Mettre la date en entier même si celle n'est pas complète (ex:../02/1700 mettre 01/02/1700 et indiquer en 21 : jour manquant dans l'acte) 2.

3 Exemple fiche Naissance/Baptême 1. Mettre la date en entier même si celle n'est pas complète (ex:../02/1700 mettre 01/02/1700 et indiquer en 21 : jour manquant dans l'acte) 2. Mettre le N du registre, et le folio (GG actes religieux, E actes d état-civil) 3. Nom du nouveau-né 4. Prénoms 5. Sexe 6. Indiquer ici la date de naissance, l'âge Nom du père (cliquer sur la croix X l affiche automatiquement) 8. Prénoms du père, mettre un + après le prénom si celui-ci est décédé 9. Profession ou titre du père (Sire, Sieur, Noble...) 10. Commentaire: lieu d'origine du père ou lieu de décès Nom de la mère 12. Prénoms de la mère 13. Profession ou titre de la mère (Demoiselle, Dame...) 14. Commentaire: comme celui du père 15. Nom du parrain ou témoin 16. Prénoms 17. Commentaire (Lien de parenté, âge, profession, lieu...) 18. Nom de la marraine ou témoin 19. Prénoms 20. Commentaire (Lien de parenté, âge, profession, lieu...) 21. Note générale dans l'exemple le nouveau né a un frère jumeau... Association déclarée en Préfecture le 26/05/1982 sous le N J.O. du 08/06/1982 Page 3

Exemple fiche Mariage / Union 1. Mettre la date en entier même si celle n'est pas complète (ex:../02/1700 mettre 01/02/1700 et indiquer en 18 : jour manquant dans l'acte) 2.

4 Exemple fiche Mariage / Union 1. Mettre la date en entier même si celle n'est pas complète (ex:../02/1700 mettre 01/02/1700 et indiquer en 18 : jour manquant dans l'acte) 2. Mettre le N du registre, et le folio (GG actes religieux, E actes d état-civil) 3. Mettre la date du Cm et le nom du Notaire ou simplement référence : (Ex: 3E25 f 25 ou Notaire Jehan APPY de Lacoste.) 4. Nom de l'epoux 5. Prénoms de l'epoux 6. Age de l'epoux 7. Date de Naissance de l'epoux 8. Lieu d'origine de l'epoux. 9. Profession de l'epoux 10. Commentaire de l'epoux (Ex: lieu de résidence, s'il et veuf, si pas mention de l'ex-conjoint...) 11. Nom de l'ex-conjoint 12. Prénoms de l'ex-conjoint, mettre la croix après le prénom si décédé 13. Commentaire sur l'ex-conjoint tel que profession, lieu du décès Nom du père de l'epoux 15. Prénoms du père de l'epoux, mettre une croix si décédé 16. Profession du père de l'epoux 17. Commentaire sur le père de l'epoux tel que profession, lieu du décès Note générale 19. Pour la mère reprendre les mêmes indications que le père du N 14 à 17 Association déclarée en Préfecture le 26/05/1982 sous le N J.O. du 08/06/1982 Page 4

Exemple fiche Mariage / Union suite 20. Onglet qui mène sur la fiche de l'epoux, puis de l'epouse (suivre les mêmes indications que pour l Epoux du N 4 à 17) et enfin aux Témoins 21. Nom du Témoin 22.

5 Exemple fiche Mariage / Union suite 20. Onglet qui mène sur la fiche de l'epoux, puis de l'epouse (suivre les mêmes indications que pour l Epoux du N 4 à 17) et enfin aux Témoins 21. Nom du Témoin 22. Prénoms du Témoin 23. Commentaires du Témoin (comme dans l'exemple indiqué lien de parenté, âge, profession et lieu de résidence ou d'origine) 24. Reprendre ainsi de suite pour chaque Témoin. S il y en a plus de 4, noter les autres dans le commentaire général. Association déclarée en Préfecture le 26/05/1982 sous le N J.O. du 08/06/1982 Page 5

6 Exemple fiche Décès / Sépultures La fiche des décès ou sépultures se remplit de la même façon que celle des baptêmes. Pour plus d'information générale sur Nimègue voir les vidéos sur le lien ci-dessous Claude NOAILLES Responsable des Relevés Association déclarée en Préfecture le 26/05/1982 sous le N J.O. du 08/06/1982 Page 6

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