REGLEMENT INTERIEUR DE L ASSOCIATION A.P.E.S.S.A. ET DE SES ANTENNES

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1 REGLEMENT INTERIEUR DE L ASSOCIATION A.P.E.S.S.A. ET DE SES ANTENNES Table des matières I. Règlement Intérieur... 3 ARTICLE 1 - Préambule... 3 ARTICLE 2 - Modification du règlement intérieur... 3 ARTICLE 3 - Site internet... 3 ARTICLE 4 - Protection de la vie privée des adhérents... 3 II. Antennes... 4 ARTICLE 5 - Création de nouvelles antennes... 4 ARTICLE 6 - Constitution et droit... 4 ARTICLE 7 - Le bureau... 4 ARTICLE 8 - Administration... 5 ARTICLE 9 - Budget... 5 ARTICLE 10 - Ressources... 5 ARTICLE 11 - Litiges, dissolution... 6 III. Droits et obligations des adhérents... 7 I. Règles de vie... 7 ARTICLE 12 - Obligations des adhérents... 7 ARTICLE 13 - Cotisation... 7 Page 1 12

2 ARTICLE 14 - Radiation... 8 ARTICLE 15 - Démission... 8 IV. Administration de l Association... 8 ARTICLE 16 - Organe dirigeant et attributions... 8 ARTICLE 17 - Fonction opérationnelle... 9 ARTICLE 18 - Fonction financière... 9 ARTICLE 19 - Fonction administrative ARTICLE 20 - Rôle vis-à-vis des antennes ARTICLE 21 - Mandats et comptes bancaires V. Mission ARTICLE 22 - Ordre de mission ARTICLE 23 - Frais de mission VI. Agents rétribués ARTICLE 24 - Recrutement, licenciement ARTICLE 25 - Droits au sein de l Association Page 2 12

3 I. REGLEMENT INTERIEUR ARTICLE 1 - Préambule Ce règlement intérieur complète et précise les statuts de «l Association Pour l Education, la Sexualité et la Santé en Afrique». Il s applique obligatoirement à l ensemble des membres ainsi qu à chaque nouvel adhérent. Les dispositions du présent règlement doivent être interprétées à la lumière des statuts. En cas d ambiguïté ou de contradiction, les statuts s appliquent par priorité sur le règlement intérieur. Le présent règlement précise le fonctionnement interne et externe de l Association. ARTICLE 2 - Modification du règlement intérieur Le règlement intérieur est établi par le Conseil d'administration conformément à l'article 20 des statuts de l'association. Il peut être modifié à tout moment par le Conseil d'administration. Les membres de l Association devront alors être avertis par sous un délai de un mois suivant la date de modification pour application. ARTICLE 3 - Site internet L Association met à disposition de ses membres un site internet « Ce site internet est accessible à toute personne, qu elle soit adhérente ou non. Une section réservée à l Association permettra aux visiteurs d avoir une présentation de l Association, d accéder au bulletin d adhésion, de consulter les documents de l Association. ARTICLE 4 - Protection de la vie privée des adhérents Les adhérents sont informés que l Association met en œuvre un traitement automatisé des informations nominatives les concernant. Ce fichier est à l usage exclusif de l Association et des sous-traitants auxquels l Association A.P.E.S.S.A. pourrait faire appel. Il présente un caractère obligatoire. L Association s engage à ne pas publier ces données nominatives sur Internet sans autorisation préalable de l adhérent. Les informations recueillies sont nécessaires pour l adhésion. Elles font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l Association. Elles peuvent donner lieu à l'exercice du droit d'accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier Pour exercer ce Page 3 12

4 droit et obtenir communication des informations le concernant, l adhérent s adressera au siège de l Association. II. ANTENNES ARTICLE 5 - Création de nouvelles antennes Conformément à l article 21 des statuts, le Conseil d Administration peut décider de la création d une antenne régionale regroupant des membres appartenant à une même région administrative. La création d une antenne est ratifiée par la plus prochaine Assemblée Générale. ARTICLE 6 - Constitution et droit L antenne doit être une Association de droit local. Elle doit être constituée d au moins cinq membres les membres de l antenne ne pouvant être que des membres de l Association. Chaque pays ne peut comporter qu une antenne. Les statuts des antennes et le règlement intérieur doivent être homogènes avec ceux de l Association mère. La création de l antenne doit comporter sa dénomination sociale, composée du nom de l Association mère suivi du secteur géographique administratif «exemple : A.P.E.S.S.A. (Bénin)», son adresse, la composition du bureau et le procès-verbal de la réunion constitutive. ARTICLE 7 - Le bureau Chaque antenne locale est administrée par son bureau, sous l autorité du Conseil d Administration de l Association. Les membres du bureau sont élus pour deux ans par les membres de l antenne locale réunis à cet effet. L élection ne devient définitive qu après approbation du Conseil d Administration. Le bureau de l antenne se compose de : Un(e) vice-président(e). Un(e) secrétaire. Un(e) secrétaire adjoint(e). Un(e) trésorier(e). Un(e) trésorier adjoint(e). Le président de l antenne étant le président de l Association. Page 4 12

5 ARTICLE 8 - Administration L antenne régionale sera régie par son règlement intérieur, qui doit être soumis à l agrément du Conseil d Administration. Après l'obtention de cet agrément, les antennes sont habilitées à ouvrir un compte bancaire et percevoir une cotisation propre fixée par l Assemblée générale de l Association sur proposition du bureau de l antenne. Chaque antenne a une autonomie de fonctionnement et doit rendre compte de son activité par l intermédiaire de son représentant à chaque Assemblée Générale de l Association ou au Conseil d Administration lorsqu il le demande soit par courrier, par ou par vidéo conférence. Le vice-président d antenne anime la vie de l antenne, la représente localement, et convoque ses réunions. Le secrétaire d antenne tient à jour la liste des membres de l antenne et en particulier s assure de leur statut de membre auprès de l Association. Le trésorier d antenne tient les comptes et rend compte de l exécution du budget de l antenne auprès du trésorier de l Association. La convocation à la réunion annuelle d élection du bureau doit parvenir avec l ordre du jour aux adhérents au plus tard quinze jours avant la réunion. Seuls les membres présents votent. La convocation, l ordre du jour, les différents rapports, les procès-verbaux des élections sont transmis dans les deux mois au plus tard qui suivent au secrétaire de l Association. ARTICLE 9 - Budget Chaque antenne doit tenir une comptabilité distincte qui forme un chapitre spécial de la comptabilité d ensemble de l Association. Chaque antenne gère son budget par l intermédiaire d un compte ouvert à cet effet par le Président de l Association, qui donne procuration au vice-président et au trésorier de l antenne. Afin de permettre au Conseil d Administration de présenter la comptabilité générale de l Association à l examen des commissaires aux comptes avant l Assemblée Générale, les antennes locales adressent au siège central, pour le 31 janvier de chaque année, leur comptabilité annuelle arrêtée au 31 décembre de l année précédente. ARTICLE 10 - Ressources Les ressources de l antenne sont : une provision initiale déterminée par le Conseil d Administration; Page 5 12

6 les cotisations, pénalités et souscriptions de ses membres; les subventions obtenues par l antenne pour la réalisation de ses projets locaux; les dons ; les recettes provenant de la vente de produits ; les services ou les prestations fournies par l'association ; toutes les ressources autorisées par les lois et règlements en vigueur. des avances accordées par le Bureau de l Association pour le financement de projets pour lesquels elle aura présenté un budget prévisionnel. Le bénéfice de l exercice annuel est reversé à l Association mère à l exception d une somme forfaitaire minimale déterminée par le Conseil d Administration. Le budget est géré sous la double signature du vice-président de l antenne et du trésorier de l antenne. Toute dépense supérieure à 1500 ne peut être engagée sans l accord du Conseil d Administration de l Association sur proposition du trésorier de l antenne. La comptabilité doit être tenue en faisant apparaître les recettes et les dépenses détaillées dont le trésorier d antenne détiendra les justificatifs. ARTICLE 11 - Litiges, dissolution En cas de litige, le Conseil d Administration statue après avoir rencontré les membres de l antenne et évalué l objet du litige. Le Président de l Association en informe le bureau de l antenne qui est chargé d appliquer les décisions du Conseil d Administration. Lorsque le fonctionnement normal d une antenne locale se trouve compromis, le Conseil d Administration de l Association prononce la dissolution du bureau, nomme un ou deux correspondants chargés provisoirement de l administration, convoque une réunion générale de l antenne en vue de l élection d un nouveau bureau. En cas de constat de l arrêt du fonctionnement de l antenne, celle-ci est dissoute par le Conseil d Administration. L actif, s il y a lieu, est dévolu à l Association mère. Page 6 12

7 III. DROITS ET OBLIGATIONS DES ADHERENTS I. Règles de vie La courtoisie et le respect sont de rigueur dans les échanges entre membres, que ces échanges aient lieu sur le site de l'association, ou au travers des différentes manifestations que l'association organise. ARTICLE 12 - Obligations des adhérents L adhésion à l Association à quel titre que ce soit, entraîne pleine et entière acceptation des statuts et du présent règlement intérieur. ARTICLE 13 - Cotisation Les membres adhérents doivent s'acquitter lors de leur adhésion ou du renouvellement de leur adhésion, d'une cotisation annuelle obligatoire. Cette cotisation donnera droit à une adhésion valable pour l exercice en cours (1er janvier au 31 décembre). Le montant de la cotisation est fixé chaque année par Conseil d'administration. Les adhésions reçues en Novembre et Décembre seront valables pour l année suivante. Après examen de chaque candidature, le Conseil d Administration pourra prendre une décision de refus comme l autorise les statuts de l Association. Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d'année en cas de démission, d'exclusion ou de décès d'un adhérent. Le renouvellement d'une cotisation sera notifiée par envoi d'un à l'adresse fourni par le membre lors de son inscription (ou celle fournie par l'adhérent suite à une mise à jour), un mois avant la date de fin de validité de son adhésion. En cas de non-paiement de la cotisation avant la date de fin de validité de son adhésion, un de rappel sera de nouveau envoyé au membre, lui accordant un délai de quinze jours supplémentaires pour régler sa cotisation. Au-delà, il sera considéré comme démissionnaire. Il devra alors renouveler la procédure d adhésion pour pouvoir à nouveau intégrer l Association. Les adhérents de l Association à jour de cotisation peuvent faire valoir leur qualité d adhérent en toute occasion. Les bénévoles sont dispensés de toute cotisation. La cotisation annuelle est : Page 7 12

8 de 100,00 pour les membres fondateurs de 200,00 pour les membres bienfaiteurs de 50,00 pour les membres adhérents ou actifs Les membres d'honneur ne sont pas tenus de payer une cotisation annuelle mais peuvent le faire s ils le souhaitent en qualité de membre bienfaiteur. ARTICLE 14 - Radiation Conformément à l'article 9 des statuts de l Association, un membre peut être exclu pour les motifs graves suivants : Non-respect des statuts et du règlement intérieur. Fausses informations délivrées sur le bulletin d adhésion. Comportement non conforme à l'éthique de l'association. Propos désobligeants envers les autres membres. Détérioration volontaire du matériel mis à disposition par l Association. Accumulation de plusieurs incidents mineurs ayant entraîné à chaque fois un rappel à l ordre Licenciement. ARTICLE 15 - Démission Conformément à l'article 9 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre ou sa démission au Président de l Association ou au Vice-Président s il dépend d une antenne. Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une quelconque indemnité. IV. ADMINISTRATION DE L ASSOCIATION ARTICLE 16 - Organe dirigeant et attributions L organe dirigeant de l Association A.P.E.S.S.A. est le Conseil d Administration. Ils assurent : la fonction opérationnelle la fonction financière la fonction administrative Page 8 12

9 Le Conseil d Administration se compose de : Un(e) Président(e) Un(e) Vice-président(e) Un(e) Secrétaire Un(e) Secrétaire adjoint(e) Un(e) Trésorier(e) Un(e) Trésorier(e) adjoint(e) ARTICLE 17 - Fonction opérationnelle Les membres du Conseil d Administration assurent la direction opérationnelle de l Association. Il dispose à cet effet de tout pouvoir pour notamment : Diriger l administration (signature des contrats, représentation de l Association pour tous les actes engageant l Association à l égard d un tiers). organiser la pratique des activités, en mobilisant les ressources de l Association, sécuriser les conditions d exercice (notamment en interrompant les activités dès lors que les conditions de sécurité ne seraient pas réunies). Organiser l engagement des bénévoles et des salariés. Les membres du Conseil d Administration représentent l Association tant à l égard des pouvoirs publics qu auprès des partenaires privés. Les membres du Conseil d Administration négocient et concluent tous les engagements de l Association et d une manière générale, agissent au nom de l organisme en toutes circonstances, sous réserve du respect des statuts et des décisions souveraines de l Assemblée Générale. ARTICLE 18 - Fonction financière Les membres du Conseil d Administration veillent au respect des grands équilibres financiers de l Association, en maîtrisant les dépenses, assurant un flux de recettes internes et externes suffisant et en fixant des tarifs équilibrés. Ils assurent ou font assurer par les ressources bénévoles, salariées ou externes de l Association, les tâches suivantes : Le suivi des dépenses et des comptes bancaires ; La préparation et le suivi du budget ; Les remboursements de frais et les paiements aux fournisseurs ; La transparence du fonctionnement financier envers l Assemblée Générale ; Page 9 12

10 Les demandes de subventions ; L établissement de la comptabilité. Les membres du Conseil d Administration peuvent librement effectuer seuls pour le compte de l Association toutes les dépenses utiles à la réalisation de l objet statutaire. Toutefois pour les engagements dont le montant excède 1500, un document écrit devra attester l opération. Il sera visé par le président et par le Trésorier. L Association se veut accessible au plus grand nombre, notamment aux adolescents et aux jeunes. À cet effet, elle pratique une politique tarifaire adaptée. Pour les membres utilisateurs impécunieux dont la situation l exige, le bureau peut décider d accorder des réductions sur le prix des produits et services. ARTICLE 19 - Fonction administrative Les membres du Conseil d Administration veillent au respect de la réglementation tant interne qu externe. Ils assurent ou font assurer par les ressources bénévoles, salariées ou externes de l Association, les tâches suivantes: La convocation et le bon déroulement de l AG (convocation, comptes rendus) ; La bonne circulation des informations à destination des adhérents ; L archivage de tous les documents juridiques et comptables de l Association ; Les déclarations en préfecture ; Les publications au Journal Officiel ; La tenue du registre spécial; Le dépôt des comptes de résultat, bilan, rapport d activité et conventions en préfecture dès lors que le financement par les autorités administratives dépasse (L. du 12 avril 2000, D. du 6 juin 2001) ; Dans les communes de plus de habitants, le dépôt en mairie d un bilan certifié conforme si l Association reçoit de la commune une subvention supérieure à ou représentant plus de 50 % de son budget. ARTICLE 20 - Rôle vis-à-vis des antennes Le Conseil d Administration a une mission de conseil et d assistance auprès des antennes sur la partie comptable de leur activité. Il veille, lors du premier trimestre de chaque année civile, à la collecte des documents comptables de chaque antenne, comprenant au minimum un compte de résultat et dans la mesure du possible un budget prévisionnel. Page 10 12

11 Il échange, autant que de besoin, avec les antennes et par tout moyen approprié sur les éventuels problèmes de fond et de forme pouvant être constatés, selon les usages et la réglementation en vigueur pour une Association. ARTICLE 21 - Mandats et comptes bancaires Le trésorier et le président ont seul le pouvoir de signer des dépenses entrant dans le cadre de fonctionnement de l Association. V. MISSION ARTICLE 22 - Ordre de mission Les personnes missionnées par l Association ne peuvent partir sans un Ordre de Mission signé par le Président. ARTICLE 23 - Frais de mission L Association réserve les billets et prend en charge les frais de transport. Les personnes missionnées sont remboursées des frais engagés localement sur présentation des justificatifs. Seuls les frais en rapport direct avec l objet spécifié dans l ordre de mission sont remboursés. Les personnes missionnées s engagent moralement à avoir un train de vie en proportion avec les conditions de vie locale. Sur avis du Trésorier, le Conseil d Administration peut refuser le remboursement de frais qu il jugerait déplacés ou excessifs. L intéressé en est informé par écrit. VI. AGENTS RETRIBUES ARTICLE 24 - Recrutement, licenciement Sur décision du Conseil d Administration, il peut être procédé au recrutement d agents rétribués dont les compétences seraient nécessaires au bon fonctionnement de l Association. C est le Conseil d Administration qui statue sur la décision finale d embauche, le salaire, et le licenciement éventuel. ARTICLE 25 - Droits au sein de l Association Les agents rétribués peuvent être ou non membres de l Association à titre personnel. S ils sont membres, ils bénéficient de tous les droits des autres membres, sauf celui d être membres du Conseil Page 11 12

12 d Administration. S ils ne sont pas membres de l Association, conformément aux statuts, ils ne participent pas à l Assemblée Générale ou au Conseil d Administration, sauf s ils y ont été invités par le Président en raison de leur rôle particulier dans l Association, et dans ce cas ils ont voix consultative. Le président Le trésorier Le secrétaire Page 12 12