Comment sauvegarder, glisser et créer un raccourci de vos documents

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1 Comment sauvegarder, glisser et créer un raccourci de vos documents Il est important de sauvegarder vos documents d une part pour les garder dans la mémoire de l ordinateur, d autre part pour pouvoir les réutiliser à un autre moment, les modifier, les imprimer Trois manipulations seront expliquées dans ce document : tout d abord la sauvegarde d un fichier, puis comment glisser un fichier vers un document et finalement la création d un raccourci d un dossier vers le bureau. Quelques traductions de mots anglais: Save= sauvegarder (save as type= type) File = fichier (file name = nom du fichier) Shortcut = raccourci

2 A. Sauvegarder un fichier Etape 1 Fig. 1 : Tout d abord, cliquez sur le menu «File» en haut à gauche et choisissez l option «save as» si c est pour l enregistrer pour la première fois. Si possible, sauvez votre document dès sa création. Conseil : La différence entre save et save as Le bouton «Save as» est choisi quand vous enregistrez un document pour la première fois. Si on le choisit par la suite, «save as» fait une copie du document en laissant l ancienne version du document. Dès lors, vous devez donner un nouveau nom à toutes les copies du document. «Save» sauve les dernières modifications avec le même nom que vous avez choisi lors du 1 er enregistrement. Vous perdez alors vos anciennes versions pour ne garder que la dernière. Choisissez «save as» quand vous enregistrez le document pour la première fois, ou si vous faites une modification majeure dont vous n êtes pas certain et faites une gestion des versions (v.01, v.02 ) afin d avoir plusieurs versions enregistrées de votre document. Faire une gestion des versions demande plus de temps et d organisation, mais cela peut s avérer pratique pour garder une trace du travail dans le temps, surtout pour un long travail. Attention cependant à ne pas garder trop de versions inutiles. Sinon choisissez «save», tout en sachant que vous perdrez vos anciennes versions pour ne garder que la plus récente. Fig. 1

3 Etape 2 Fig.2 : Une fenêtre s affiche. Choisissez l endroit où vous voulez l enregistrer, par exemple «my documents» en cliquant sur la petite flèche bleue qui sert à dérouler le menu. Le dossier «My documents» est le plus facile à trouver et il est aisé d y stocker ses fichiers et dossiers. De plus, lorsque vous enregistrez le fichier, l ordinateur affiche directement la fenêtre comprenant le dossier «My Documents». Fig. 2 Si le nom du fichier ne vous convient pas, vous pouvez le changer à l endroit nommé «file name». Choisissez un nom court et clair, qui reflète le contenu de votre fichier. Vous pouvez mettre des dates, notamment pour ranger vos fichiers de photos de vacances, vos paiements En nommant un fichier, le but est de pouvoir dire ce qu il contient sans avoir à l ouvrir. Vous pouvez aussi changer le format en déroulant le menu de «save as type». Sachez cependant que si vous changez le format, vous risquez de perdre des informations, ce qui peut être assez ennuyeux.

4 Etape 3 Fig. 3 : Une fois que vous avez fait les différents choix possibles, cliquez sur «Save» et votre document s est enregistré. Fig. 3 Conseil En cours d écriture, n oubliez pas de sauver ou enregistrer votre document en utilisant le bouton «save» (fig. 4) ou sur le symbole de la disquette en haut à gauche (fig. 5) pour enregistrer vos changements, afin de ne pas perdre ce que vous avez fait en cas de problème avec l ordinateur. Si vous savez utiliser les touches «raccourci» du clavier, vous enfoncez la touche «ctrl» du clavier (en bas, tout à gauche du clavier) et «s» en même temps Fig. 4 Fig. 5

5 B. Glisser un fichier Si le fichier n est pas enregistré au bon endroit, il y a un moyen très simple de l insérer dans un dossier. Notez qu on peut aussi faire glisser un dossier dans un autre dossier en utilisant la même technique. Etape 1 Fig. 6 : Cliquez gentiment avec le boutons gauche de la souris sur le fichier qu on veut déplacer et maintenant le bouton de la souris enfoncé. Le fichier choisi (ici le PDF referentiel_matrice) devient bleu. Fig. 6

6 Etape 2 Fig. 7 : déplacer le fichier jusque sur le dossier en maintenant toujours le bouton de la souris enfoncé. Le dossier devient lui aussi bleu et les deux se confondent presque. Ici nous l avons déplacé vers le dossier nommé «My Pictures». Fig. 7 Etape 3 : Résultat Enlevez votre doigt du bouton de la souris. Le fichier referentiel_matrice se trouve maintenant inséré dans le dossier «My Pictures» (fig. 8) Fig. 8

7 Etape 4 : corriger son erreur Vous avez fait glisser par erreur votre fichier dans le mauvais dossier? Pas de souci, vous pouvez facilement corriger votre erreur. Cliquez sur «Edit» dans la barre en haut, puis glissez jusqu'à «undo move» (fig. 9) et cliquez. Votre fichier reviendra à son point de départ, c est-à-dire dans «My Documents» dans notre exemple. Fig. 9

8 C. Créer un raccourci Grâce au raccourci, le fichier ou le dossier se met directement sur le bureau. Ainsi vous ne perdez pas de temps à le chercher et il est visible dès que l ordinateur est allumé. Etape 1 Fig. 10 : Pour créer un raccourci d un dossier ou d un fichier que vous installerez sur votre bureau (c est l image qui apparaît quand vous allumez votre ordinateur), cliquez sur le dossier avec le bouton droit et faites glisser le curseur jusqu à «create shortcut». Cliquez. Fig. 10

9 Etape 2 Fig. 11 : Une copie de votre dossier se crée dans le même dossier que l original, c est pour cela qu il faudra le déplacer Pour ce faire, cliquez gentiment avec le bouton gauche de la souris sur la copie, et maintenez le bouton de la souris enfoncé. Fig. 11 Etape 3 Faites glisser la copie de la fenêtre vers le bureau en laissant votre doigt sur la souris. Votre dossier se trouve maintenant sur votre bureau (fig.12). vous pouvez «décliquer» Fig. 12