15AN0029 DP7 - DP8. Paris, le 6 février Le Recteur de l académie de Paris, Chancelier des universités

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1 MINISTÈRE DE L ÉDUCATION NATIONALE, DE L ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR ET DE LA RECHERCHE DP7 - DP8 Affaire suivie par : DP7 SAENES : Stéphane NICOLAS Attachés d administration : Marjorie NICOLAS Médico-sociaux : Christine BATAILLE DP8 ADJAENES : Mélanie BARBIER ATEC: Julienne THRASIBULE AN0029 Paris, le 6 février 2015 Le Recteur de l académie de Paris, Chancelier des universités A Mesdames et messieurs les chefs des établissements du second degré public Madame la DASEN du 2nd degré Mesdames et messieurs les directeurs de CIO Mesdames et messieurs les présidents et directeurs des établissements du supérieur Monsieur le directeur du CROUS Monsieur le Directeur du SIEC Mesdames et Messieurs les Chefs d établissements de l INSEP, de la DDCS et DRJSCS Mesdames et messieurs les chefs de division et de service du Rectorat Monsieur le Vice-recteur de Wallis et Futuna Monsieur le Président de l université de la Nouvelle- Calédonie Objet : Gestion des personnels administratifs, techniques, sociaux et de santé - année 2015 RECTORAT DE L ACADEMIE DE PARIS CHANCELLERIE DES UNIVERSITES : En Sorbonne 47, rue des Ecoles Paris cedex 05 Tél : Fax : ENSEIGNEMENT SCOLAIRE : 94 Avenue Gambetta Paris cedex 20 Tél : Fax : SITE INTERNET : MEL : Textes de référence : - Loi n du 2 février 2007 de modernisation de la fonction publique - Décret n du 17 septembre 2007 modifié par les décrets n du 28 juillet 2010 et n du 29 décembre Arrêté du 18 mars 2013 relatif aux modalités d application à certains fonctionnaires relevant des ministres chargés de l éducation nationale et de l enseignement supérieur du décret n du 28 juillet 2010 relatif aux conditions générales de l appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de l Etat - Circulaire ministérielle n du 26 avril Note de service ministérielle n du 23 octobre 2014 La présente circulaire a pour objet de vous préciser le calendrier et les modalités relatives aux différentes opérations de gestion pour les corps ATSS (AAE, SAENES, ADJAENES, médecins, CTSSAE, INFENES, assistants de service social, ATEC) : - campagne d entretiens professionnels, - réductions et majorations d ancienneté pour l avancement d échelon, - tableaux d avancement de grade, - promotions par liste d aptitude. 1

2 Les personnels ATEC en fonction en EPLE en position de détachement de longue durée auprès des collectivités territoriales ne sont pas concernés par les dispositions de la présente circulaire. Seuls les ATEC exerçant à l université de Nouvelle-Calédonie, à Wallis et Futuna ou dans les établissements tels que le Rectorat, l INSEP, le lycée d Etat Jean Zay, le SIEC, les universités ou les «grands établissements» feront l objet d un entretien et/ou d un avancement. I ENTRETIEN PROFESSIONNEL 1. Champ d application du dispositif Sont concernés tous les fonctionnaires titulaires en activité. La période de référence pour procéder à l'entretien professionnel porte sur l'année scolaire 2014/ Modalités et contenu de l entretien professionnel Je vous rappelle que cet entretien présente un caractère obligatoire. L absence d entretien professionnel devra être justifiée et bloquera l éventuelle attribution d une réduction d ancienneté. Il est conduit par le supérieur hiérarchique direct (N+1) et permet : - de faire le bilan de l activité de l année et de définir les objectifs de la période à venir, - d évoquer les perspectives de carrière de l intéressé (avancement de grade, promotion de corps, mobilité ), - de cibler les besoins de formation, qu ils relèvent ou non du DIF (droit individuel à la formation). La réalisation préalable d une fiche de poste contribue à améliorer les conditions de l entretien professionnel et à guider les échanges. 3. Compte rendu de l entretien professionnel Afin d éviter tout contentieux, il convient d apporter un soin particulier à la rédaction du compte rendu d entretien professionnel et il est impératif d utiliser l imprimé que vous trouverez en annexe (annexe 1-A) pour l ensemble des personnels affectés dans l enseignement scolaire et dans l enseignement supérieur (administratifs, infirmiers, assistants de service social, techniques, conseillers techniques de service social et les médecins de l éducation nationale). Le compte rendu de l'entretien professionnel est établi et signé par le supérieur hiérarchique direct (N+1) du fonctionnaire. Il comporte une appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de ce dernier. Il est communiqué au fonctionnaire qui le complète, le cas échéant, de ses observations. Il est alors visé par l'autorité hiérarchique qui peut formuler ses propres observations. A condition de n'avoir pas elle-même conduit l'entretien, l'autorité hiérarchique compétente qui est différente par définition du supérieur hiérarchique (N+1) signe le compte rendu. Est désignée autorité hiérarchique compétente, par principe, selon l'affectation de l'agent : a. le Recteur b. le Président de l'université c. le Directeur de l'établissement public ou les fonctionnaires délégataires pouvant notamment être, (à la condition de n'avoir pas eux-mêmes conduit l'entretien) : - le Secrétaire général d'académie, le Secrétaire général d'académie adjoint (directeur des ressources humaines), - le Directeur général des services et l'adjoint (directeur des ressources humaines), - le Chef de l'établissement public local d'enseignement. 2

3 Une fois signé par l'autorité hiérarchique compétente, le compte rendu d'entretien est notifié au fonctionnaire qui le signe pour attester qu'il en a pris connaissance. Le compte rendu d'entretien est ensuite retourné au rectorat qui le verse au dossier de l'intéressé. Pour les personnels infirmiers en fonctions dans les EPLE, compte tenu de la spécificité de leur profession, l appréciation par le chef d établissement ne doit porter que sur la manière de servir de l agent et ses capacités d adaptation à l environnement scolaire, à partir des critères objectifs définis par l arrêté du 18 mars Fiche de formation Cette fiche annexée au compte rendu d entretien, porte sur le bilan des formations et des besoins de formation. Il conviendra de la transmettre au service formation dont relève l agent (Rectorat pour les agents affectés dans l enseignement scolaire, au service ressources humaines de l établissement pour tous les autres). J attire votre attention sur le sérieux avec lequel le bilan des formations doit être rédigé. Il doit être rempli rigoureusement avec des sigles explicites, des phrases et non des notions générales comme par exemple "ressources humaines". Je vous rappelle que le bilan des formations est recensé et traité par la DAFOR afin que les formations demandées soient insérées dans le plan académique de formation (PAF). Le droit individuel à la formation (DIF) s inscrit dans cette fiche formation et vous trouverez ci-dessous quelques éléments qui vous aideront à la remplir. La réforme de la formation professionnelle tout au long de la vie des agents publics introduit dans la fonction publique le DIF (droit individuel à la formation). Chaque agent acquiert un crédit de 20 heures de formation (soit environ 3 jours) par année civile de service. Les personnels exerçant à temps partiel de droit acquièrent également 20 heures par an. Le temps partiel de droit est accordé à la suite de la naissance ou de l adoption d un enfant ; pour donner des soins à un conjoint, à un enfant ou à un ascendant; dans le cas d un handicap. Les personnels bénéficiant d un temps partiel sur autorisation acquièrent un crédit de DIF proportionnel à leur temps de travail. Au 1er janvier 2008, chaque agent en fonction (quelle que soit son affectation) à la date du 1er juillet 2007 a disposé d un crédit de 10 heures au titre de l année Le droit annuel s ajoute par année civile, sous réserve d un plafond de 120 heures. L utilisation du DIF est à l initiative de l agent, et doit donner lieu à un accord de son supérieur hiérarchique. L utilisation du DIF ne peut porter que sur des actions qui doivent être inscrites au plan de formation et qui concernent : - l'adaptation à l évolution prévisible des métiers - le développement des qualifications ou l acquisition de nouvelles qualifications. C est donc en fonction du poste de travail de chaque agent, et de son projet professionnel, que peut être envisagée la mobilisation du DIF sur une action de formation donnée. Un échange avec le supérieur hiérarchique est donc nécessaire pour savoir comment utiliser le DIF. Le DIF peut également être mobilisé en complément des congés prévus pour : - la préparation à des examens et concours - la réalisation de bilans de compétences - la validation des acquis d'expérience (VAE) - les actions de formation prévues dans les périodes de professionnalisation. On ne peut donc en aucun cas mobiliser le DIF pour : - des actions de formation statutaire - des actions d adaptation immédiate au poste de travail (ces deux catégories relevant de l initiative exclusive de l administration) - le congé de formation professionnelle. 3

4 5. Recours Il est rappelé que le compte rendu est un acte administratif, juridiquement opposable et susceptible de recours. L'agent peut saisir l'autorité hiérarchique compétente d'une demande de révision du compte rendu de l'entretien professionnel. Ce recours hiérarchique est exercé dans un délai de quinze jours francs suivant la notification à l'agent du compte rendu de l'entretien. Toute contestation relative au compte-rendu d entretien professionnel doit être transmise au rectorat par la voie hiérarchique. L'autorité hiérarchique notifie sa réponse dans un délai de quinze jours après la demande de révision du compte rendu de l'entretien professionnel. Par suite, l'agent peut alors former un recours auprès de la commission administrative paritaire compétente dans le délai d'un mois suivant la réponse formulée par l'autorité hiérarchique. Dans ce cas, communication doit être faite à la commission de tous éléments utiles d'information. 6. Modulation de la part R de la PFR En ce qui concerne la PFR servie aux AAE et SAENES, la modulation de la part R, suite à l entretien professionnel, pourra faire l objet d un versement exceptionnel. En fin d année, au vu de l'entretien professionnel et de l'atteinte des objectifs, le chef d'établissement, de division ou de service peut proposer de réviser le montant de la part R, dans le respect de l enveloppe globale qui lui est attribuée. II. REDUCTIONS /MAJORATIONS D ANCIENNETE POUR L AVANCEMENT D ECHELON Le dispositif de réduction d ancienneté consiste à répartir, entre les fonctionnaires titulaires d un même corps, un nombre de mois de réductions d ancienneté égal à 90% de l effectif des agents ayant bénéficié de l entretien professionnel. Sauf avis contraire de votre part, tout agent est réputé faire l objet d une proposition de réduction. Il vous appartient dans l éventualité où vous souhaiteriez vous opposer à l attribution d une réduction d ancienneté d échelon d un agent, de me le faire savoir en complétant la fiche relative à l avancement d échelon du compte rendu d entretien professionnel (Annexe 1-B). Pour les corps interministériels (CTSS, ASSAE, AAE) et par dérogation au décret du 28 juillet 2010 susvisé, des réductions d ancienneté d une durée d un mois sont accordées, chaque année, aux agents de ces corps, à l exception de ceux ayant atteint l échelon sommital de leur grade. Ces réductions d ancienneté ne sont pas soumises à l avis de la commission administrative paritaire. Le compte rendu d entretien professionnel sert de fondement à l attribution d une réduction ou d une majoration d ancienneté. J insiste sur le fait qu aucune réduction d ancienneté ou de majoration d ancienneté ne pourra être attribuée à l agent si le compte rendu l entretien professionnel n a pas été reçu par les services du rectorat. Plusieurs types de relances seront opérés : dans un premier temps auprès de l ensemble des établissements retardataires, dans un second temps auprès des autorités hiérarchiques concernées, puis, si l absence de retour du compte rendu persiste, une relance sera directement réalisée auprès de l agent concerné. Selon les cas de figure, il appartiendra au supérieur hiérarchique ou à l agent de se manifester par écrit auprès des services pour expliquer les raisons de l absence d entretien (refus de réaliser ou de se soumettre à l entretien, entretien réalisé et envoyé mais non parvenu jusqu au Rectorat, etc.). 4

5 III AVANCEMENT DE GRADE ET DE CORPS Conformément à la loi de modernisation de la fonction publique du 2 février 2007 qui, notamment, instaure la reconnaissance des acquis de l expérience professionnelle (RAEP), les tableaux d avancement et les listes d aptitude sont établis, après avis des commissions administratives paritaires académiques (CAPA) compétentes, par appréciation de la valeur professionnelle, et de la reconnaissance des acquis de l expérience professionnelle (densité et richesse du parcours) des agents sans pour autant, naturellement, que cette notion d acquis se confonde avec la simple ancienneté. L appréciation de ces deux critères relève de l autorité administrative dont dépendent les agents remplissant les conditions statutaires. La liste des agents concernés, placé sous votre autorité, vous sera adressée en temps utile. Je vous rappelle que les agents ayant fait l objet d une réintégration après C.L.D., disponibilité etc., et ayant exercé au moins 6 mois durant l année scolaire en cours ne devront pas être écartés des propositions d avancement. 1) Tableau d avancement de grade des SAENES, ADJAENES, ATEC, assistants de service social L inscription au tableau d avancement n implique pas une candidature de l agent, et toutes les fiches devront m être transmises impérativement, quelle que ce soit l avis formulé. Les propositions devront être formulées en tenant compte des articles 12 et 13 du décret n du 28 juillet 2010 relatif aux conditions générales de l'appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de l'etat : «Le tableau d'avancement prévu à l'article 58 de la loi du 11 janvier 1984 susvisée est préparé, chaque année, par l'administration en tenant compte notamment : 1 Des comptes rendus d'entretiens professionnels ou des notations pour les agents soumis au régime de la notation ; 2 Des propositions motivées formulées par les chefs de service, notamment au regard des acquis de l'expérience professionnelle des agents au cours de leur carrière [ ].» «Les fonctionnaires sont inscrits au tableau par ordre de mérite. Les candidats dont le mérite est jugé égal sont départagés par l'ancienneté dans le grade». Il sera donc tenu compte de l appréciation formulée par le supérieur de l agent sur sa manière de servir (avis motivé, cohérence avec les comptes rendus d entretien professionnel, ) pour classer les agents. A mérite égal, les candidats seront départagés selon le barème académique. Il appartient au supérieur hiérarchique direct de remplir pour chacun des agents remplissant les conditions statutaires (et non pas uniquement ceux qui en font la demande) et placés sous son autorité une fiche de proposition, dont le modèle est joint en annexe 2-A, où il consignera son avis en cochant la case correspondante et ses appréciations motivées. Il conviendra de veiller à la nécessaire concordance de l avis consigné avec le compte rendu d entretien professionnel. Après signature de l autorité hiérarchique, la fiche de proposition devra être communiquée à l agent concerné, qui devra en prendre connaissance, la dater et la signer. Il est inutile d effectuer un classement des propositions au sein de chaque structure. 2) Tableau d avancement de grade des infirmiers Dans la mesure où il s'agit d'un tableau d'avancement, la valeur professionnelle est prise en compte. Puis, afin de tenir compte des recommandations ministérielles, les agents sont classé par ordre d'échelon, puis d'ancienneté d'échelon, de telle sorte que les agents ayant l'échelon le plus fort et l'ancienneté la plus importante dans l'échelon et ayant recueilli un avis très favorable ou favorable soient prioritairement promus. 5

6 Le supérieur hiérarchique devra compléter une fiche de proposition, dont le modèle est joint en annexe 2-A, où il consignera son avis en cochant la case correspondante et ses appréciations motivées. Dans tous les cas les avis et appréciations devront être portés à la connaissance de l intéressé et le document daté et signé par ce dernier. 3) Liste d aptitude aux corps de SAENES, d AAE et tableau d avancement au grade d APAE, au grade d attaché hors classe (AAHC) et à l échelon spécial du grade d attaché hors classe. Le décret n du 30 septembre 2013 relatif à l intégration de 16 corps ministériels dans le corps interministériel des attachés d administration de l Etat et modifiant le décret n du 17 octobre 2011, prévoit 3 nouveaux grades : attaché, attaché principal et attaché hors classe. A ces derniers, s ajoute également le grade de directeur de service (anciennement CASU). L inscription au tableau d avancement d attaché hors classe se fait au choix par le biais d une fiche individuelle de candidature (annexe 2 C). Les agents doivent remplir les conditions de grade, et d échelon et les conditions d exercice sur emploi fonctionnel ou d exercice sur fonctions à haute responsabilité (avec cumul éventuel de période sur emploi fonctionnel) cf. annexe 4. Pour ce qui concerne le tableau d avancement à l échelon spécial du grade d attaché hors classe une annexe spécifique sera prochainement transmise aux services académiques par le Ministère, avec la liste des promouvables. L'inscription sur une liste d'aptitude est une modalité de recrutement au même titre qu'un concours. Je vous rappelle que la liste d'aptitude doit permettre de promouvoir les personnels qui sont les plus aptes à exercer des fonctions de niveau supérieur. C'est une modalité particulière de recrutement, où l'agent qui se porte candidat doit prendre l'engagement d'occuper le poste vacant qui lui sera proposé. En effet, les personnels promus par liste d'aptitude sont titularisés immédiatement dans le nouveau corps et ne bénéficient pas, contrairement aux lauréats du concours, d'une année de stage pour faire la preuve de leurs compétences. Outre le barème indicatif obtenu par le candidat, la sélection s effectuera sur des critères qualitatifs, en tenant compte pour les établissements d enseignement supérieur, des avis donnés par les Commissions Paritaires d Etablissements (CPE), fonctionnant en pré-cap. Il est rappelé, compte tenu des sujétions particulières liées aux fonctions d attaché, que la qualité du parcours professionnel et les compétences décelables du candidat seront prépondérantes sur le barème. J insiste sur le soin que le chef d établissement ou de service devra apporter à la constitution du dossier (annexe 2-B, 3- A ou 3-B). Celui-ci devra en effet, me permettre d évaluer les compétences et le poids des responsabilités de l agent proposé, ainsi que sa capacité à s adapter à un nouvel environnement fonctionnel ou géographique. L avis porté sur le dossier devra être en conformité avec le compte rendu d entretien professionnel et s appuyer sur les mêmes critères d évaluation, définis par l arrêté du 18 mars 2013 : Les compétences professionnelles et la technicité : maîtrise technique ou expertise du domaine d activité, implication dans l actualisation de ses connaissances professionnelles, volonté de s informer et de se former, connaissance de l environnement professionnel et capacité à s y situer, capacité à appréhender les enjeux des dossiers et des affaires traités, capacité d anticipation et d innovation, capacité d analyse, de synthèse et de résolution des problèmes, qualités d expressions écrite et orale ; La contribution à l activité du service : aptitude à exercer des responsabilités particulières ou à faire face à des sujétions spécifiques au poste occupé, capacité à partager l information, à transférer les connaissances et à rendre compte, dynamisme et capacité à réagir, sens des responsabilités, capacité de travail, à s investir dans des projets, sens du service public et conscience professionnelle, capacité à respecter l organisation collective du travail, rigueur et efficacité (fiabilité et qualité du travail effectué, respect des délais, des normes et des procédures, sens de l organisation, sens de la méthode, attention portée à la qualité du service rendu), contribution au respect des règles d hygiène et de sécurité ; Les capacités professionnelles et relationnelles : autonomie, discernement et sens des initiatives dans l exercice de ses attributions, capacité d adaptation, à travailler en équipe, aptitudes relationnelles (avec le public et dans l environnement professionnel), notamment maîtrise de soi. Le cas échéant, l aptitude à l encadrement et/ou à la conduite de projets : capacité à animer une équipe ou un réseau, 6

7 à identifier, mobiliser et valoriser les compétences individuelles et collectives, capacité d organisation et de pilotage, aptitude à la conduite de projets, capacité à déléguer, à former, aptitude au dialogue, à la communication et à la négociation, aptitude à prévenir, arbitrer et gérer les conflits, aptitude à faire des propositions, à prendre des décisions et à les faire appliquer ; Mobilités fonctionnelles et géographiques. En tout état de cause, il convient de ne proposer que des agents ayant fait preuve de qualités professionnelles avérées, manifestant leur aptitude à exercer des fonctions de niveau supérieur. Dans tous les cas, vos appréciations devront être portées à la connaissance des intéressés et le document dûment rempli, motivé et signé par ces derniers. Par ailleurs, si un des agents se déclare non candidat pour quelque raison que ce soit, le document sera retourné avec mention claire du refus et signature. 4) Tableau d avancement des médecins et liste d aptitude aux fonctions de CTSSAE Le candidat à la liste d aptitude aux fonctions de CTSSAE, doit compléter une fiche de proposition (annexe C2a). Cette dernière, visée par le supérieur hiérarchique et accompagnée du rapport d aptitude professionnelle (annexe C2c), est transmise au rectorat pour remontée après visa au ministère. Un rapport d activité est également demandé aux agents (annexe C2e). J attire l attention des candidats sur le fait que cette promotion induira une mobilité fonctionnelle et géographique, les nominations dans ce corps s effectuant au niveau national. La procédure est similaire pour le tableau d avancement des médecins. Un rapport d aptitude professionnelle (annexe C2c) est établi et le candidat doit transmettre une fiche de proposition (annexe C2b) ainsi qu un curriculum vitae. VI DISPOSITIONS COMMUNES Le candidat à une liste d aptitude ou à un tableau d avancement qui souhaiterait obtenir une bonification particulière, selon le barème académique, doit transmettre chaque année, aux services du rectorat, l ensemble des pièces justificatives (ex : relevés de note examen professionnel). Il est rappelé que, dans les établissements publics d enseignement supérieur, les commissions paritaires d établissement (CPE), au titre de leur rôle de préparation des travaux des CAP, émettent un avis sur les demandes de révision de comptes rendus qui seront soumises à la CAP compétente ainsi que les propositions d avancement de grade sans les classer et de promotion par liste d aptitude, en les classant. Le procès verbal de la CPE devra comporter des éléments précis de nature à renseigner les membres de la CAPA. VII CALENDRIER L ensemble des documents (comptes rendus de l entretien, fiches de propositions d avancement de grade, les dossiers de candidature pour la liste d aptitude, PV de CPE) devra être adressé au rectorat, DP7 ou DP8 au plus tard le (DELAI DE RIGUEUR) : 3 avril 2015 pour les AAE 17 avril 2015 pour les SAENES, ADJAENES, ASSAE et INF 10 avril 2015 pour les médecins et les CTSSAE 7

8 Je vous demande de bien vouloir veiller à ce que l entretien professionnel de chaque agent soit effectivement assuré et que les comptes rendus d entretien établis sur l imprimé réglementaire - me soient systématiquement adressés dans la mesure où l entretien professionnel constitue un élément déterminant dans l évolution de carrière de chaque agent. Je vous remercie de l attention que vous voudrez bien porter aux présentes instructions et au respect impératif du calendrier. Pour le Recteur et par délégation, Le Secrétaire Général de la Chancellerie des universités de Paris, par intérim signé Alexandre BOSCH Pour le Recteur de l Académie de Paris Pour le Directeur de l Académie de Paris et par délégation La Secrétaire générale de l enseignement scolaire signé Sandrine DEPOYANT-DUVAUT Liste des annexes : - Annexe 1-A : maquette compte rendu d entretien professionnel des AAE, SAENES, ADJAENES, ATEC, ASSAE, INFENES, CTSS et MEDECINS année Annexe 1-B : maquette fiche de non proposition réduction d ancienneté - Annexe 2-A : Fiche proposition tableau d avancement de grade 2015 (SAENES, ADJAENES, ATEC, ASSAE, INF) - Annexe 2-B : Fiche candidature tableau d avancement attaché principal (APAE) Annexe 2-C : Rapport d aptitude tableau d avancement attaché d administration hors classe (AAHC) Annexe 2-D : Rapport d aptitude tableau d avancement à l échelon spécial d attaché d administration hors classe Annexe 3-A : dossier de candidature pour la liste d aptitude au corps des AAE Annexe 3-B : dossier de candidature pour la liste d aptitude au corps des SAENES Annexe C2a : Fiche de proposition pour la liste d aptitude aux fonctions de CTSSAE Annexe C2b : Fiche de proposition pour le tableau d avancement de grade médecins Annexe C2c : Rapport d aptitude professionnelle LA-TA CTSSAE et MEDECINS Annexe C2e: Rapport d activité LA CTSS Annexe 4 : conditions réglementaires Annexe 5 : barèmes avancement

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