Mettre en page un rapport en 8 étapes

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1 Mettre en page un rapport en 8 étapes Le texte du rapport utilisé concerne l activité d une petite entreprise située au bord du Saint Laurent (Québec). Les explications sur la mise en page sont sur fond blanc, l exercice commenté est dans un encadré gris. P Notions de base L exercice suivant consiste à mettre en page un rapport de stage avec Word. Ce fichier pourra servir de modèle à d autres mises en page éventuellement réalisées avec d autres logiciels de mise en page : X Press, In Design, Publisher? Pages etc car les principes demeurent les mêmes. Une mise en page est un ensemble de blocs texte et de blocs image agencés de manière à rendre la page lisible et agréable. Pour créer la mise en page on agit sur les formats. Il y a trois types de formats: N Format du document La taille du document, les marges, les pieds de page : Menu > Format > Document N Format du paragraphe Les retraits et les espacements, les espaces avant le paragraphe, les espaces après le paragraphe, les alignements (droite centre, gauche, justifié) : Menu > Format > Paragraphe. Les styles de paragraphe sont un ensemble d attributs de paragraphes groupés et mis en mémoire. N Format du caractère Les polices de caractère, couleurs, espacement entre les lettres, taille etc : Menu > Format > Police Les styles de caractère sont un ensemble d attributs de caractère groupés et mis en mémoire. Première étape : réfléchir à la structure et donner un format au document Dans notre exemple on a choisi un format A4 orientation verticale. Le texte courant se situera dans la moitié gauche de la feuille tandis que les remarques et les illustrations se situeront dans la partie droite. PStructure du document N une page de garde N Une table des matières N Une page résumé N Un certain nombre de pages de rapport proprement dit N Une bibliographie Une marge de gauche importante est créée pour insérer des images et des résumés. cela permet de créer un niveau de lecture rapide. P En-têtes et pieds de page Dans le corps du rapport, nous avons inclus dans toutes les pages les mêmes éléments dans les marges supérieure et inférieure en les insérant dans un en-tête et un pied de page. L en-tête inclut le nom du document, «Rapport de stage Dreamwood» et une feuille d érable. Le pied de page contient une ligne placée sous le corps du texte, ainsi que le numéro de page. Pour créer un en-tête ou un pied de page, placez le point d insertion dans la section où il doit apparaître et cliquez sur Affichage > En-tête et pied de page. Dans la zone d en-tête ou de pied de page, tapez le texte ou insérez l image que vous souhaitez afficher en haut ou en bas de chaque page. Dans la barre d outils qui s affiche, cliquez sur les boutons permettant d utiliser une insertion automatique ou d insérer des informations mises à jour automatiquement par Word, telles que le numéro de page, la date ou l heure. EFAP - Cours d informatique - Mr Gortais 1

2 N Afficher les barres d outils Fichier > Nouveau Document et enregistrez le à votre nom Menu affichage > Barre d outils >Mise en Forme; Menu affichage >Barre d outils> Dessin; Menu affichage >Barre d outils >Standard N Choisir un format de marges et de pied de page Menu Format >Document > Marges Entrer les valeurs suivantes dans la boite de dialogue : Haut Bas Marge de gauche Marge droite Pied de page En tête Mise en page 3, 19 cm 3, 17 cm 8 cm 2,11 cm 1, 52 cm 1, 52 cm A4 Enregistrez tout de suite à votre nom et si possible sur votre clé USB En tête : il comporte une image de feuilles d érable, et une zone de texte. Création de la zone de texte : Menu >Affichage > En Tête et pied de page - Texte : «Rapport de stage : Dreamwood» - Police = Cooperplate gras, corps 14, couleur noire,ombré, souligné; faire : Menu Format> police N Insérer une image - placer le curseur juste avant «Rapport de stage» - choisir Insertion > Image > A partir d un fichier > leaf-1.jpg - Afficher la palette image : Menu affichage > Barre d outils image - Sélectionner l outil couleur transparente dans la palette image pour rendre le contour des feuilles transparent -double clic sur la feuille et choisir Format d image > Taille > 35% et Format d image> Disposition > Devant le texte Pied de page -Insérer le n de page : Menu insertion > Numéro de page - Format de police de caractère : Trébuchet Italique Ombré, centré, corps 14, bleu - Format de paragraphe : - Pour faire le filet ( la ligne horizontale ) : Format > Bordure et trame >filet de paragraphe supérieur, épaisseur 1/2 point, style continu et noir - Ajuster la position verticale du n de page: double clic sur le bloc du n de page > position verticale > 0,3 cm Deuxième étape : créer des styles de paragraphe pour mettre en valeur la hiérarchie du texte PStyles Dans ce document, nous avons utilisé des styles pour appliquer de façon cohérente et rapide des mises en forme au texte. Appliquer un style permet d appliquer un ensemble de mises en forme en une seule étape. Lorsque vous modifiez un style, toutes les parties du texte caractérisées par ce style reflètent automatiquement la modification. Pour connaître les noms des styles de paragraphe que nous avons utilisés et leurs caractéristiques, placez le point d insertion dans un paragraphe et consultez les informations dans la Palette de mise en forme, sous Styles. Pour les styles de titre, nous avons modifié les styles disponibles dans le modèle Normal. Nous avons créé des styles supplémentaires, tels que le style Instructions, pour ce rapport. Pour appliquer un style de paragraphe, cliquez dans le paragraphe. Sélectionnez le style dans la Palette de mise en forme, sous Styles. Pour créer un style, dans la Palette de mise en forme, sous Styles, cliquez sur Nouveau style. Nommez et définissez le style que vous voulez créer. Pour modifier un style, sélectionnez le texte, cliquez sur le style actuel dans la zone de style, sous Styles, dans la Palette de mise en forme, puis cliquez sur Modifier le style. 2 EFAP - Cours d informatique - Mr Gortais

3 1 - Importer le texte brut Ouvrir «texte brut.doc» et importez le texte dans votre document Retirer les styles importés par copier / coller en cliquant dans barre de mise en forme > liste des styles > effacer le format N Numérotez les lignes Menu Format >Document > Disposition > numérotation N Insérer des sauts de page Utilisez des sauts de section lorsque vous voulez changer la disposition d un document, pour modifier les marges des pages ou l orientation du papier, par exemple. Nous avons utilisé un saut de section pour séparer les pages préliminaires du corps du rapport. Lorsque Afficher/Masquer est sélectionné, les lignes indiquant l emplacement des sauts insérés dans le document sont visibles. Placer le curseur a la fin de la ligne 3 Menu.> Insertion > Saut de page Répétez la même opération ligne 30 N Créer une mise en page différente pour la page de titre Placez vous en haut de la deuxième page Menu Format >Document > Disposition > Premiere page différente 3 - Créer les styles Vous allez créer les styles suivants en les nommant et en leur donnant les caractéristiques qui sont spécifiées dans le tableau. Format >Style > nouveau Pour définir les espaces avant et après faire Format > Style > Nouveau > Format > Paragraphe (sauf 05 pied de page qui est un style de caractère) Titre du style Police Corps Style Justification Couleur avant après gche droit Interligne 01 Titre du document Trébuchet 24 Normal Droite Orange Tête de chapître Trébuchet 18 Normal gauche Orange , Sous tête de chapitre Trébuchet 12 Italique gauche Gris moyen , Texte courant Garamond 10 normal gauche noir Pied de page Trébuchet 14 Gras Ombré centré bleu En tête Cooperplate 16 gras gauche orange Légende Garamond 9 Italique Gauche Noir 4 Appliquer les styles AAfficher les styles utilisateurs Format > Style> liste > style utilisateur Appliquer les styles suivant les recommandations en italiques gras que vous trouverez dans le texte. Vous supprimerez les recommandations après avoir appliqué les styles. Sauvegardez fréquemment votre travail. 5 Lettrines Menu > Format > lettrine Vous choisirez les paragraphes principaux du rapport une lettrine sur 3 lignes dans le texte et de couleur orange P Listes numérotées Vous pouvez utiliser le bouton Numéroter de la barre d outils «Mise en forme» pour créer les étapes d une procédure, comme suit : Pour inclure un paragraphe sans numérotation dans une liste numérotée, cliquez sur le bouton Numéroter de la barre d outils «Mise en forme» pour supprimer la numérotation. Vous créerez 2 nouveaux styles basés sur 04 Texte courant N 41 Texte courant + puces N42 Texte courant + N Pour créer un retrait cliquez une ou deux fois sur Augmenter le retrait Pour continuer la liste numérotée, cliquez sur Numéroter. Cliquez sur Options de correction automatique, puis sur Continuer la numérotation. Si Word ne numérote pas l étape comme vous le souhaitez, dans la Palette de mise en forme, sous Puces et numéros, vous pouvez sélectionner un numéro sous Début. P Listes à puces On utilise des puces à la place des numéros pour présenter des éléments sans progression particulière. Pour utiliser le style par défaut du modèle Normal, cliquez sur Puces.dans la barre d outils Mise en forme EFAP - Cours d informatique - Mr Gortais 3

4 Pour changer le style de la barre d outils : cliquez sur Puces et numéros dans le menu Format. Sous l onglet Puces, cliquez sur le style de votre choix. Les puces utilisées après cela présenteront ce style. Pour utiliser un style de puce personnalisé : cliquez sur Puces et numéros dans le menu Format. Sous l onglet Puces, cliquez sur Personnaliser. Cliquez sur Police et/ou Puce pour créer la puce de votre choix. Une fois le style de puce créé, il apparaît dans la liste de puces. 1 Créer une liste a puce Voir l exemple dans rapport.pdf 1 - Placez-vous sur la page de résumé 2 - Sélectionner le texte après Tâches suivantes 3 - cliquer sur l icone des puces dans la barre de mise en forme Pour personnaliser la couleur et le style des numéros afin d améliorer l aspect visuel. faire Format > Puces et numéros 2 Créer une liste a numéros 1 - Placez-vous sur la page des Produits 2 - Sélectionner la liste des produits 3 - Cliquer sur l icone de numérotation dans la barre de mise en forme Pour personnaliser la couleur et le style des numéros afin d améliorer l aspect visuel.choisir : Format > Puces et numéros 3 Insérer une note de bas de page N Créer un style de notes Titre du style Police Corps Style Justification Couleur avant après gche droit Interligne 08 Notes de bas de page Trébuchet 8 Normal Gauche noir Placer le curseur après le premier élément de la liste des produits : Crayons 3 - Choisir Menu Insertion > Note > Automatique 4 - Ecrire «Conditionné en paquet de 100» en pied de page 5 - Appliquer le style Deuxième étape : Créer des zones de texte habillée ou non par du texte et des encadrés. Une zone de texte est un conteneur de texte qui peut être dimensionné et positionné dans une page. Une zone de texte permet de faire ressortir du texte à un emplacement spécifique dans la page. Vous pouvez lier des zones de texte pour que le texte soit réparti dans plusieurs zones. Le texte rédigé dans des zones peut être coupé, copié et collé comme le texte d un paragraphe normal. Une zone de texte peut être manipulée de la même manière qu une image ou un objet. PPour insérer une zone de texte : 1. Dans le menu Insertion, cliquez sur Zone de texte. Le point d insertion prend l apparence d un pointeur en croix. 2. Faites glisser le pointeur pour indiquer la taille et la position de la zone de texte dans la page. 3. Pour affiner la zone de texte, lorsque cette zone est sélectionnée, cliquez sur Zone de texte dans le menu Format, puis sélectionnez les options de votre choix. Par exemple, sous l onglet Disposition, sélectionnez un style d habillage. P Pour créer des encadrés N Sélectionner le texte. N Menu format > Bordure et trame > Cliquer sur les icônes représentant les bordures (haut, bas, gauche, droite) > Appliquer au paragraphe N Eventuellement appliquer un style particulier pour le titre de l encadré et pour le texte de l encadré P Pour créer un bloc de texte texte habillé par du texte N Placer le bloc de texte dans le paragraphe qui doit l habiller N Double clic sur les bords du bloc --> affichage Options de formes > avancée > Choisir un type d habillage 4 EFAP - Cours d informatique - Mr Gortais

5 Voir l exemple dans rapport.pdf N Créer les styles d encadré suivants 09 Titre encadré Trébuchet 12 Gras Gauche Noir 0,12 0,12 10 Texte encadré Trébuchet 9 Normal gauche 0 6 0,12 0,12 1,5 1 Création d un encadré ancré dans le texte N Sélectionner le texte de la page 5 concernant les faits saillants de la ville ne NEW York N Sélectionner la phrase «L art et la culture qu on retrouve à New York sont les principales raisons pour lesquelles les touristes visitent cette merveilleuse ville.» N Appliquer les styles d encadré 2 Création de résumé de paragraphe situé en marge du texte courant N Sélectionner le texte situé dans le paragraphe «Marché cible» : «Nos clients sont des gens de classe moyenne qui apprécient des objets originaux fait par un artisan» N Sélectionner l outil Bloc de texte N Créer un bloc, il se remplit automatiquement du texte sélectionné N Double clic sur le bord du bloc pour afficher la palette Format de zone de texte N Sélectionner l option Disposition > encadré et Disposition >Avancée >positionnement de l image entrer la valeur - 7,65 cm pour Positionnement absolu horizontal et 5,05 cm pour le Positionnement absolu vertical. Choisir l option ancré qui permet de lier le bloc au paragraphe 3 Ajoutez un encadré en marge résumant l introduction N Troisième étape : Insérer/habiller les images PImages Il est possible d insérer une image dans un document Word en tant que graphique associé ou dissocié. Un graphique est considéré «dissocié» lorsque son style d habillage n est pas configuré comme Inséré dans le texte. Vous pouvez placer un graphique dissocié à un emplacement quelconque dans la page. Un tel graphique est lié par une «ancre» à une marque de paragraphe, mais il n est pas nécessairement positionné en regard de cette marque. N Graphiques associés Un graphique «associé» se déplace comme un caractère textuel lorsque le document est modifié. Par défaut, les graphiques sont associés et leur style d habillage est configuré comme Inséré dans le texte. Vous pouvez vérifier le style d habillage d un graphique en sélectionnant l image et en vous reportant à la zone Habillage, dans la Palette de mise en forme. Pour insérer une image à partir d un fichier 1. Placez le point d insertion devant la marque de paragraphe où vous voulez positionner l image. 2. Dans le menu Insertion, pointez sur Image, puis cliquez sur À partir du fichier. Recherchez alors le fichier image à insérer. 3. Pour que les modifications apportées à l image d origine soient reflétées dans le document, sélectionnez Lier au fichier. Lier des images permet également de réduire la taille de fichier du document. 4. Cliquez sur Insérer pour insérer l image dans votre document. Pour la légende de l image, nous avons utilisé la fonctionnalité de numérotation automatique. 1. Sélectionnez l image. 2. Dans le menu Insertion, cliquez sur Légende. Le numéro de la figure est déjà spécifié pour la légende que vous insérez. 3. Tapez la légende de la figure. Vous pouvez également remplacer le nom «Figure» par un autre nom et modifier la mise en forme des numéros. N Graphique dissociés Une image dissociée, peut être positionnée à un emplacement quelconque de la fenêtre du document. Si vous cliquez sur le graphique pour le sélectionner, un symbole représentant une ancre s affiche en regard d un paragraphe (si Afficher/Masquer est sélectionné dans la barre d outils). Vous pouvez faire glisser l ancre pour la lier à une marque de paragraphe quelconque sans déplacer l image. Pour insérer l image, 1. dans le menu Insertion, pointez sur Image, puis cliquez sur À partir du fichier. Sélectionnez alors l image. Pour convertir une image associée en image dissociée, sélectionnez l image. Dans la Palette de mise en forme, sous Habillage, sélectionnez un style quelconque, à l exception de Inséré dans le texte. Lorsque le graphique est sélectionné, vous pouvez réaliser les opérations suivantes : Pour déplacer l image, pointez sur un endroit quelconque de ses délimiteurs et faites glisser l image. Pour dimensionner l image, pointez sur une poignée de sélection et faites-la glisser. EFAP - Cours d informatique - Mr Gortais 5

6 Pour sélectionner des fonctionnalités de mise en forme supplémentaires, reportez-vous à Image dans la Palette de mise en forme. Conseil : Pour garantir que l image reste à proximité du texte approprié lorsque vous modifiez le document, il est judicieux de déplacer l ancre pour la lier à une marque de paragraphe en haut de la page. Voir l exemple dans rapport.pdf 1 Insérez les images «Toupies.jpg» et «Bouchon.jpg» en regard du texte de la page 6 N Insertion > lmages > A partir du fichier N Faire un double clic sur le bloc image pour afficher la boite de dialogue «Format de l image» N Choisir taille de l image : largeur 5,71 cm, Disposition > Devant le texte N Cliquer sur l onglet avancée et choisir les options «ancrer» et «déplacer avec le texte» NPosition horizontale : faites en sorte que la première image soit alignée sur le haut du paragraphe l autre image et tous les éléments situés dans la marge seront alignés verticalement. N Insérer les légende «Bouchons en bois» pour la première image et «Toupies» pour la seconde : Sélectionner l image et faire insertion > Légende N Appliquez le style «Légende» que vous avez créé Quatrième étape : Mettre en forme les tableaux Voir l exemple dans rapport.pdf 1 Créer des styles pour le tableau Titre du style Police Corps Style Justification Couleur avant après gche droit Interligne 11 Titre tableau 1 Arial 12 orange 12 2,5 12 Titre tableau 2 Garamond 10 Gras Gauche Noir Texte tableau Garamond 10 Normal centré Noir Normal 1 Modifier le tableau brut et Appliquer les styles N - Sélectionner le tableau N - Affichage > Barre doutils > Tableaux et bordures N - Modifier le tableau brut selon limage ci-dessous N Centrez le texte de cellules verticalement Cinquième étape : Créer une table des matières Ce rapport inclut des pages préliminaires (la page de garde et la table des matières) et le corps du rapport. Nous avons inséré un saut de section après les pages préliminaires afin de pouvoir mettre en page différemment ces deux types de contenu. Les pages du corps du rapport incluent des en-têtes et des pieds de page, contrairement aux pages préliminaires. 6 EFAP - Cours d informatique - Mr Gortais

7 Sauts de page et sauts de section En général, lors de la création d un document, les utilisateurs laissent Word diviser le document en pages à leur place. Toutefois, vous pouvez insérer des sauts de page manuels où vous le souhaitez. Vous pouvez également ajuster les sauts de page manuellement une fois que vous avez terminé la modification d un document. Nous avons inclus un saut de page entre la page de garde et la table des matières. Utilisez des sauts de section lorsque vous voulez changer la disposition d un document, pour modifier les marges des pages ou l orientation du papier, par exemple. Nous avons utilisé un saut de section pour séparer les pages préliminaires du corps du rapport. Lorsque Afficher/Masquer est sélectionné, les lignes indiquant l emplacement des sauts insérés dans le document sont visibles. P Table des matières Une table des matières est généralement placée au début d un document. Elle répertorie les titres inclus dans le document et indique les numéros de page auxquels ils apparaissent. Vous pouvez sélectionner ou créer une mise en forme pour la table des matières et vous pouvez indiquer le nombre de niveaux de titre à inclure. Pour ce rapport, nous avons inclus le titre du chapitre et deux niveaux de titre. Les numéros de page sont justifiés à droite et sont précédés d une ligne pointillée comme caractères de suite. Pour créer une table des matières : 1. Placez le point d insertion à l emplacement où vous voulez insérer la table des matières. 2. Dans le menu Insertion, cliquez sur Tables et index, puis sur l onglet Table des matières. 3. Sélectionnez la mise en forme et d autres options. Pour modifier le contenu de la table des matières, cliquez sur Options. Pour modifier les styles de mise en forme, cliquez sur Modifier. Lorsque la mise en forme visible dans le volet de visualisation vous satisfait, cliquez sur OK. P Créer les styles de la table des matiere Titre du style Police Corps Style Justification Couleur avant après gche droit Interligne <TM1 >* CAP cooperplate 10 gras Gauche noir nomal <TM2 >* Didot 10 normal Gauche noir 3 0,2 0 normal * TM = Titre table des matières 1 - Placez le curseur a la fin du résumé 2 - Insérer un saut de page insertion > Saut > Page 3 - insertion > Table et index> Table des matières 4 - Dans la fenêtre de dialogue choisissez ( Format > Recherche ; niveaux > 3) Style soigné et caractère de suite Cliquez sur options, cocher la case style et les niveaux de lecture qui serviront à construire la table 02 Tête De chapitre ->1 03 Sous Tête de chapitre ->2 6 - Appliquez les styles <TM1> et <TM2> 7 - Créer un saut de page après la table des matières Insertion > Saut > Page sixieme étape : vérifier l orthographe Menu Outils > Grammaire et orthographe et vérifier l orthographe du texte Septieme étape : insérer des liens hypertexte N Insertion de liens Le lien hypertexte : l information apparaît en cliquant sur un objet sélectionné Insertion > Lien hypertexte -> choisir le lien EFAP - Cours d informatique - Mr Gortais 7

8 1 -Sélectionner le mot ALENA à peu près a la fin de l introduction 2 - Insertion > lien hypertexte 3 - Ecrivez le lien Huitieme étape : créer un modèle PModèle utilisé N Ce rapport est basé sur le modèle Normal, que nous avons modifié de la façon décrite dans ce rapport. Ce rapport a pour objectif d indiquer des fonctionnalités spécifiques, plutôt que de fournir un modèle pour vos propres rapports. Toutefois, si vous pensez que les styles et d autres éléments de ce rapport peuvent vous être utiles dans votre travail, enregistrez le fichier sous un autre nom et supprimez le contenu que vous ne voulez pas utiliser. Par exemple, vous pouvez remplacer le nom et le logo de la société dans la page de garde, supprimer le reste du document et enregistrer le fichier en tant que modèle pour l utiliser ultérieurement. N Pour créer un modèle à partir d un document, dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous. Attribuez un nom au modèle et dans la zone Format, sélectionnez Modèle de document. Les modèles Word ont l extension de fichier.dot. N Pour créer un rapport à partir du nouveau modèle enregistré, dans le menu Fichier, cliquez sur Nouveau document pour ouvrir votre modèle en tant que document. N Conseil : Enregistrez vos modèles dans le dossier Mes modèles du dossier Modèles. Ils s afficheront ainsi dans la catégorie Mes modèles sous l onglet Nouveau de la Bibliothèque de projets. Menu Fichier > Enregistrer sous > Dans l onglet Format, sélectionner Modèle de document et le dossier «Mes modèles» L extension du fichier sera.dot Appliquez ce modèle à un document que vous avez réalisé N Pour appliquer le modèle N Fichier> bibliothèque de projet > Mes modèles > VotreFichier.dot 8 EFAP - Cours d informatique - Mr Gortais