Initiation à l utilisation de la micro-informatique Microsoft Word 2007 (pour les utilisateurs des anciennes versions)

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1 Initiation à l utilisation de la micro-informatique Microsoft Word 2007 (pour les utilisateurs des anciennes versions) Yves Roger Cornil - 6 août Quelques mots sur le créateur de cette présentation: Yves Roger Cornil. Animateur micro à Fréjus vous Accueille de février 2002 à juin Président d honneur de Microcam06 (St Laurent du Var). Vice président de Microcam (Rennes). Ces 3 associations sont agrées Apple User Group et référencées Microsoft User Group. Coordinateur Apple User Group France ( Microsoft MVP Consumer Macintosh depuis le 1/1/2007 Membre du C.A. de l association Communautés Numériques. Présentation initialement créée avec Microsoft PowerPoint:2004 La présentation, ainsi que les dérivés (en particulier des films sonorisés) sont disponibles sur le site ainsi que sur les sites de Microcam06 ( et des Communautés Numériques (communautes-numeriques.net/).

2 Avertissement de l auteur Cette présentation est destinée, prioritairement, aux utilisateurs des versions antérieures de Microsoft Word (Word 97 à Word 2003) qui seraient un peu perdus dans la nouvelle version. Après une petite phase de réadaptation ils pourront porter un avis un peu plus éclairé de cette nouvelle version. Yves Roger Cornil 2

3 Plan Vue d ensemble Un nouveau format de fichier Polices, cadrage En-têtes et pieds de page Les sauts Colonnes, grammaire et orthographe Les images Lettrines et bordures de page Marge, orientation, zoom, aperçu avant impression Styles, casse PDF et XPS Tableaux Remplacer Table des matières et index Options et réglages 3

4 Lancement de Word 2007 Lancement sous Windows xp 4 Microsoft Word 2007 fonctionne sous Windows Vista, mais aussi sur Windows xp SP2.

5 Lancement de Word 2007 Lancement sous Windows Vista 5 Microsoft Word 2007 fonctionne sous Windows Vista, mais aussi sur Windows xp SP2.

6 REGARDONS DE PLUS PRÈS 6 Nous allons parcourir dans ce chapitre la nouvelle organisation ainsi que la nouvelle présentation, qui devrait séduire les nouveaux utilisateurs, mais, peut-être dérouter les «vieux» utilisateurs de Microsoft Word. Je ne ferais pas de comparatifs entre les anciennes versions de Word pour Windows, ni avec les versions pour le Macintosh.

7 Le bouton Office 7 Le bouton d Office est une nouvelle entrée dans Microsoft Office Word 2007.

8 Le bouton Office 8 Le bouton Office remplace le menu fichier. Le bouton Office vous donne accès aux fonctions de lectures et d enregistrements des fichiers.

9 Bouton Microsoft Office Barre d outils accès rapide Vue d ensemble Barre de titre Ruban Onglet Lanceur de boîte de dialogue Groupe Barre d outils affichage 9 Voici une vue d ensemble de Word 2007, dont la vedette est le ruban.

10 Le ruban Bouton Microsoft Office Ruban Barre d outils accès rapide Barre de titre Onglet Lanceur de boîte de dialogue Groupe 10 Un petit zoom sur le ruban.

11 LES ONGLETS 11 Comme dans les versions modernes des navigateurs Internet (Internet Explorer 7, Firefox 2 ) les onglets s imposent pour aider à la navigation parmi les différentes fonctions.

12 Onglet accueil L onglet accueil contient : le presse papier Les polices (nom, taille, gras, italique,souligné, barré, indice, exposant, surlignage, couleur) Le cadrage des paragraphes Les listes (numérotées, puces) Interlignage Tri dans des tableaux Afficher/masquer les marques de paragraphes Bordures des tableaux Les styles Modifications (recherche, remplacement, sélection de texte) 12 Et voici l onglet accueil qui regroupe: le presse papier Les polices (nom, taille, gras, italique,souligné, barré, indice, exposant, surlignage, couleur) Le cadrage des paragraphes Les listes(numérotées, puces) Interlignage Tri dans des tableaux Afficher/masquer les marques de paragraphes Bordures des tableaux Les styles Modifications (recherche, remplacement, sélection de texte).

13 Onglet insertion L onglet insertion contient: Pages (page de garde, page vierge, saut de page) Tableau Illustration (images, formes, SmartArt, graphique), liens (hypertexte, signet, renvoi), entête et pied de page (entête, pied de page, numéro de page), texte (QuickPart, WordArt, lettrine, date et heure, objet, ligne de signature), symboles. 13 L onglet insertion contient: Pages (page de garde, page vierge, saut de page) Tableau Illustration (images, formes, SmartArt, graphique), liens (hypertexte, signet, renvoi), entête et pied de page (entête, pied de page, numéro de page), texte (QuickPart, WordArt, lettrine, date et heure, objet, ligne de signature), symboles.

14 Onglet mise en page L onglet mise en page contient: Les thèmes (pour les versions nouveau format Word 2007) Mise en page (marges, orientation, taille, colonnes, sauts de pages, numéros de lignes, coupures des mots). Arrière-plan de page (filigrane, couleur de page, bordures de page) Paragraphe (retrait, espacement) 14 L onglet mise en page contient: Les thèmes (pour les versions nouveau format Word 2007) Mise en page (marges, orientation, taille, colonnes, sauts de pages, numéros de lignes, coupures des mots). Arrière-plan de page (filigrane, couleur de page, bordures de page) Paragraphe (retrait, espacement)

15 Onglet référence L onglet références contient : Table des matières Notes de bas de page Citations et bibliographie Légendes Index Table de références 15 L onglet références contient : Table des matières Notes de bas de page Citations et bibliographie Légendes Index Table de références

16 Onglet publipostage L onglet publipostage contient: Création d enveloppes et étiquettes Démarrage de la fusion et du publipostage Champs d écriture et insertion Aperçu des résultats Recherche d un destinataire Terminer et fusionner 16 L onglet publipostage contient: Création d enveloppes et étiquettes Démarrage de la fusion et du publipostage Champs d écriture et insertion Aperçu des résultats Recherche d un destinataire Terminer et fusionner

17 Onglet révision L onglet révision contient: Vérification du document (grammaire et orthographe), recherche, dictionnaire des synonymes, traduction Commentaires Révisions (suivi des modifications, bulles) Modifications Protection du document 17 L onglet révision contient: Vérification du document (grammaire et orthographe), recherche, dictionnaire des synonymes, traduction Commentaires Révisions (suivi des modifications, bulles) Modifications Protection du document

18 Onglet affichage L onglet affichage contient : Affichage du document (page, plein écran, web, plan brouillon) Afficher/masquer (règle, quadrillage, explorateur de document, miniature) Zoom Fenêtre Macros 18 L onglet affichage contient : Affichage du document (page, plein écran, web, plan brouillon) Afficher/masquer (règle, quadrillage, explorateur de document, miniature) Zoom Fenêtre Macros

19 Onglet affichage 19 L onglet affichage vous permet de visualiser votre document sur une page ou sur 2 pages ou en fonction du zoom que vous choisirez.

20 NOUVEAU FORMAT DE FICHIERS 20 Attention: la suite Microsoft Office 2007 introduit un nouveau format de fichier : le format Open xml (extented markup language). Les fichiers générés sont incompatibles avec les versions précédentes (sauf si ajout de programmes de conversions). L extension des fichiers est.docx.

21 Enregistrement fichier format Word 2007 (.docx) 21 Ici enregistrement du format par défaut, c-à-d. open xml (extension.docx).

22 Enregistrement fichier format Word 2007 (.docx) 22 Enregistrement du fichier en format Word NB: Pour simplifier l identification visuelle des fichiers en format Word 2007, j ai ajouté -w7.

23 Ouverture fichier format Word 2007 (.docx) 23 Ici lecture d un fichier récemment sauvegardé bravadew7; c est un fichier en format Word 2007 (.docx).

24 Enregistrement fichier compatible (.doc) Si vous envoyez le fichier à un correspondant, il n a peut-être pas Word 2007!!! 24 Pour assurer la compatibilité avec les anciennes versions de certains de mes correspondants, je sauvegarde dans le format compatible Word pour Windows (format Word 98 à Word 2004 pour le Macintosh).

25 Taille des fichiers.doc et.docx.doc 1,81 Mo.docx 0,799 Mo 25 A gauche le fichier ancien (extension.doc) pèse 1,81 Mo. A droite le nouveau format (extension.docx) pèse 0,8 Mo.

26 POLICES 26

27 Polices et tailles des caractères 27 Une grande nouveauté introduite dans : -l aperçu immédiat de la modification introduite. - Ainsi à chaque changement de la police dans le menu déroulant police vous voyez aussitôt la nouvelle apparence de votre texte. - Il en sera de même si vous changez la taille de la police.

28 Gras, italique, souligné, exposant 28 Les différents outils sur la graisse, italique sont accessibles de façon très classiques depuis des outils facilement identifiables: -gras, italique, souligné, -Barré, indice, exposant -Changement de casse (Aa) -Surlignage, couleur -Taille des caractères, soit depuis le menu déroulant, soit depuis l outil plus grand ou plus petit.

29 Sélectionner tout 29 L outil sélectionner tout est à l extrème droite de la barre d accueil.

30 Sélectionner tout 30

31 Cadrer le texte 31

32 Cadrer le texte Ici le texte est cadré à gauche (et on va le centrer ensuite). 32 Le cadrage d un paragraphe est fait par les outils bien connus des «anciens». Ici le texte est cadré à gauche et il va être centré.

33 Cadrer le texte Ici le texte est centré. 33 Le texte est ici centré.

34 Cadrer le texte Texte cadré à droite. 34 Le texte est cadré à droite.

35 Cadrer le texte Texte justifié 35 Le texte est ici justifié; le texte est aligné à droite et à gauche. Word ajoute des espaces entre les mots pour arriver au résultat de la justification.

36 Afficher/masquer les marques de paragraphes Pour afficher ou masquer les marques de paragraphes allez dans l onglet accueil 36 Pour vous aider à comprendre ce qui se passe dans votre texte utilisez l outil afficher les marques de paragraphes.

37 EN-TÊTES ET PIEDS DE PAGE 37

38 En-têtes et pieds de page Pour créer un pied de page allez dans l onglet insertion, groupe entête et pied de page et sélectionnez pied de page. Choisissez un modèle (ici alphabet). 38 Microsoft Word 2007 met à votre disposition de nombreux modèles pour créer vos en-têtes et pieds de pages. Ici j ai choisi le modèle Alphabet qui comporte, à gauche une zone pour taper un texte et à droite la numérotation automatique des pages commençant à 1.

39 Entêtes et pieds de page 39 Le texte de bas de page est introduction aux ordinateurs.

40 Entêtes et pieds de page 40 Vous pouvez choisir d avoir des en-têtes et pieds de pages différents pour: -la première page -Les pages paires et impaires

41 Entêtes et pieds de page Première page différente Pages paires et impaires différentes 41 En cliquant sur le lanceur de taches de mise en page vous avez à votre disposition des boites de dialogues pour effectuer les réglages de vos en-têtes et pieds de pages.

42 Supprimer un pied de page 42 Pour supprimer le pied de page cliquez sur le menu déroulant pied de page, supprimer le pied de page, dans l onglet insertion.

43 Entêtes et pieds de page - Numéro de page Nombre de page sur nombre total de pages. 43 Pour ajouter un numéro de page allez dans l onglet insertion, numéro de page, en haut de page ou en bas de page, et choisissez un modèle. Ici insertion d un numéro en bas de page, modèle X sur Y, numéro en gras 3.

44 Entêtes et pieds de page - Numéro de page Choisissez le format du numéro de page. 44 Vous pouvez choisir le format des numéros de page (chiffres romains, chiffres arabes ), puis suite de la numérotation de la section précédente ou numéro de début.

45 SAUTS 45

46 Saut de pages Saut de page. 46 Pour insérer un saut de page ou de colonne ou de section allez dans l onglet mise en page, saut de page et choisissez le type de saut. Ici saut de page.

47 Saut de colonne Saut de colonne. 47 Si vous avez du texte en colonnes, vous pouvez insérer un saut de colonne.

48 Sections Saut de section en continu. 48 Pour insérer un saut de section, allez dans l onglet mise en page, sauts de page, saut de section continu ou saut de section avec introduction d un saut de page (page suivante, page paire ou impaire).

49 Une ou plusieurs colonnes 49 Pour mettre votre texte sur plusieurs colonnes allez dans l onglet mise en page puis cliquez sur l outil colonnes et sélectionnez le nombre de colonnes (une, deux ou trois). Vous pouvez choisir 2 colonnes, avec une petite colonne à gauche ou à droite. Le nombre de colonnes s appliquera à tout votre texte ou à la section dans laquelle vous êtes positionné. Si vous sélectionnez un texte (comme ici), le texte sera mis sur le nombre de colonnes désiré, avec introduction de sections (une section avant le texte sélectionné, une section pour le texte sélectionné et une autre section pour le reste du texte de votre document.

50 Une ou plusieurs colonnes 50 Vous voyez ici les sauts de sections incorporés dans le texte.

51 Une ou plusieurs colonnes 51 Ici 2 colonnes dont une colonne moins large à gauche.

52 GRAMMAIRE ET ORTHOGRAPHE 52

53 Grammaire et orthographe Pour vérifier la grammaire et l orthographe, allez dans l onglet révision et cliquez sur l outil grammaire et orthographe. 53 Pour vérifier la grammaire et l orthographe, allez dans l onglet révision et cliquez sur l outil grammaire et orthographe.

54 Grammaire et orthographe 54 Si le mot n existe pas dans le dictionnaire, vous pouvez l ajouter à votre dictionnaire personnel. Les habitants de Fréjus sont des fréjusiens (mais on prononce fréjussiens) et les habitantes sont des fréjusiennes.

55 Coupure des mots 55 La coupure des mots se règle depuis l onglet mise en page, coupure de mots. Vous pourrez choisir les coupures automatiques et régler les coupures depuis le menu options de coupures.

56 LES IMAGES 56

57 Insertion d images 57 Pour insérer des images allez dans l onglet insertion et cliquez sur l outil image pour choisir une image depuis un de vos fichiers. Si vous voulez une image depuis la bibliothèque clipart, cliquez images clipart du groupe illustrations. Vous pouvez aussi ajouter des formes, des «smartart» ou des graphiques.

58 Insertion d images 58 Ici j ai inséré une image depuis le dossier photos-bravade du dossier documents. En cliquant sur l image vous faites apparaître outil image format.

59 Insérer une image clipart 59

60 Insérer une image clipart 60

61 Insérer une forme, un smartart ou un graphique 61

62 Habillage du texte 62 L outil habillage permet de cadrer le texte par rapport à l image.

63 Habillage du texte 63 Ici l habillage du texte est habillé au carré. Notez que l image peut être à cheval sur plusieurs colonnes.

64 Habillage du texte 64 Vous pouvez mettre l image derrière le texte (nécessaire pour les images en filigrane).

65 Image en filigrane 65 Mise de l image derrière le texte en filigrane.

66 Modifier les points d habillage 66 Pour donner certains effets, vous pouvez modifier les points d habillage. Ici je vais rapprocher le texte au plus près du clocher de la cathédrale de Fréjus.

67 Modifier les points d habillage 67 Les points d habillage sont des pointillés autour de l image. Vous pouvez déplacer les points d habillage. Ici les points d habillage ont été mis au plus près du clocher.

68 Modifier les points d habillage Ici on a éclairci l image qui est derrière le texte, en filigrane et avec les points d habillage de l image modifiés. 68 Vous pouvez aussi éclaicir l image dans le menu luminosité.

69 Rotation d une image 69 Vous pouvez effectuer une rotation de l image.

70 LETTRINES ET BORDURES DES PAGES 70

71 Lettrine 71 Pour insérer une lettrine, sélectionnez la première lettre d un paragraphe puis allez dans l onglet insertion et cliquez sur l outil lettrine.

72 Lettrine 72 Vous avez le choix entre plusieurs types de lettrines. Ici la lettrine est dans le texte (lettre D).

73 Bordures de pages 73 Pour ajouter une bordure à une page, allez dans l onglet mise en page et sélectionnez bordures de page dans le groupe arrière-plan de page. Choisissez ensuite le type de bordure dans la boite de dialogue bordure et trame.

74 Bordures de pages 74 Ici j ai choisi une bordure avec un motif que tout le monde a reconnu.

75 PRENEZ DE LA MARGE 75

76 Prenez de la marge 76 Vous pouvez modifier les marges depuis l onglet mise en page et en cliquant sur l outil marges.

77 Prenez de la marge 77 Plusieurs modèles de marges vous sont proposés. Vous pourrez personnaliser vos marges depuis marges personnalisées.

78 Prenez de la marge 78 Boite de dialogue de personnalisation des marges et de l orientation du document (ou de la section).

79 Prenez de la marge 79 Eventuellement vous aurez à rectifier, ou accepter les réglages demandés.

80 ORIENTATION 80

81 Orientation portrait 81 Le choix de l orientation peut se faire aussi depuis l outil orientation de l onglet mise en page. Ici orientation portrait.

82 Orientation paysage 82 Ici orientation paysage.

83 ZOOM 83

84 Onglet affichage zoom 84 Il y a 2 façons de «zoomer un texte»: -depuis l onglet affichage zoom -Depuis l outil zoom (en bas à droite de la fenêtre). -Ici zoom depuis l onglet affichage.

85 Zoom 85 Ici zoom du texte (en plus ou en moins) depuis le curseur de l outil zoom (en bas à droite de la fenêtre).

86 Zoom 86 Zoom à 60%.

87 APERÇU AVANT IMPRESSION 87

88 Aperçu avant impression 88 Pour avoir accès à l aperçu avant impression, cliquez sur le bouton Office; puis sur imprimer et aperçu avant impression.

89 Aperçu avant impression 89 Aperçu avant impression d une page.

90 Aperçu avant impression 90 Aperçu avant impression deux pages.

91 LES STYLES 91 Les styles représentent un ensemble de caractéristiques de mise en forme que vous pourrez appliquer au texte de vos documents.

92 Les styles 92 Pour choisir un style, allez dans l onglet accueil, groupe style et choisissez le style à appliquer à votre texte. Ici choix du style élégant.

93 Les styles 93 Là choix du style moderne.

94 Les styles pour une table des matières 94

95 CASSE 95 On distique le haut de casse (pour majuscules) et bas de casse (minuscules) en référence aux anciennes machines à imprimer qui utilisaient des caractères en plomb.

96 Changer la casse 96 Pour changer la casse, sélectionnez le texte puis cliquez sur l outil changement de casse (Aa) de l onglet accueil.

97 Changer la casse 97 Ici je vais mettre tout le texte sélectionné en majuscules.

98 Changer la casse 98 Ici je vais mettre le texte en minuscules, sauf le premier caractère d une phrase qui commencera par une majuscule.

99 ERRARE 99

100 Annuler 100 Si vous vous trompez, vous pouvez revenir en arrière en cliquant sur l outil situé à droite du bouton Office.

101 PDF 101 La version Word 2007 permet de créer des fichier PDF ou XPS. Il faut au préalable télécharger un additif sur le site Internet de Microsoft.

102 Publier en format PDF 102 Pour créer un fichier PDF ou XPS allez dans le bouton Office puis enregistrer sous. Une boite de dialogue permet de choisir les pages à convertir en format PDF ou XPS.

103 LES LISTES 103

104 Les listes Les listes à puces sont accessibles depuis l onglet accueil, groupe paragraphe, et 3 types de listes (puces, numérotées, imbriquées). 104

105 Listes Par un clic droit dans le paragraphe, vous avez un menu contextuel qui vous permet de créer des listes. 105

106 Listes 106

107 LES TABLEAUX 107

108 Insérer des tableaux 108 Pour insérer un tableau allez dans l onglet insertion puis cliquez sur l outil tableau. Vous disposez de plusieurs méthodes pour créer un tableau. Ici vous pouvez choisir le nombre de colonnes et de lignes en vous déplaçant en bas et à droite dans le tableu.

109 Insérer des tableaux 109 Vous pouvez aussi cliquer sur le menu insérer tableau. Une boite de dialogue vous permettra d indiquer le nombre de lignes et de colonnes. Vous pourrez aussi ajuster au contenu ou à la fenêtre.

110 Trier une colonne 110 Pour trier un tableau sélectionnez la colonne à trier et cliquez sur l outil tri. Choisissez les critères de tri et indiquez si la première ligne est une ligne de titre (prénom et nom composent la ligne titre).

111 Répéter lignes d entête 111 Si votre tableau est plus grand que la taille d une page vous pouvez répéter les lignes d en-têtes.

112 Bordures dans un tableau 112 Pour tracer les bordures du tableau, cliquez sur l outil bordures de l onglet accueil.

113 Bordures dans un tableau 113 Vous pouvez aussi choisir une trame pour votre tableau. Cliquez sur le menu déroulant bordures et trames de l onglet accueil.

114 Bordures dans un tableau 114 Vous pouvez aussi ajouter une bordure intérieure.

115 Style de tableaux 115 Vous pouvez choisir un style de tableau dans le groupe styles de tableau. Dans le groupe options de styles de tableau vous pouvez indiquer si le titre est sur la ligne d en-tête ou sur la première colonne.

116 REMPLACER 116 Pour remplacer du texte, allez dans l outil remplacer de l onglet d accueil.

117 Remplacer 117 Ici je remplace tous les m par des n.

118 TABLE DES MATIÈRES ET INDEX 118

119 Avant de créer une table des matières Avant de créer une table des matières, il faudra déterminer les têtes de chapitres à incorporer en leur donnant un style (titre1, titre2, titre3). 119

120 Créer une table des matières 120 Avant de créer une table de matières, il faudra désigner les titres des chapitres, sous-chapitres à prendre en compte. Pour créer une table des matières allez dans l onglet référence, cliquez sur l outil table des matières et choisissez un modèle de table des matières (ici c est la table automatique 1 qui a été sélectionnée).

121 Créer une table des matières 121 Et voici notre table des matières. Il y a 3 niveaux de titres.

122 Modifier une table des matières 122 Pour modifier la table des matières clic droit dans la table des matières et choisissez le type de modification dans le menu contextuel (ici mettre à jour les champs).

123 Créer un index Pour créer un index, allez dans l onglet références, sélectionnez le mot à indexer, cliquez sur le groupe index entrée. 123

124 Créer un index Choisissez si vous voulez indexer seulement le mot (ou l expression) sélectionné ou toutes les occurrences du mot trouvé dans le texte. 124

125 Créer un index Si l affichage des marques de paragraphes est activé, le champ XE sera affiché. 125

126 Créer un index 126 Choisissez un modèle d index.

127 Mettre à jour l index Pour mettre à jour l index, cliquez dans la zone où se trouve l index, clic droit et sélectionnez mettre à jour les champs. 127

128 Mettre à jour l index Choisissez la mise en page de l index (ici sur 2 colonnes). 128 Vous pouvez choisir une autre mise en page de l index.

129 Renvoi vers un autre mot 129 Vous pouvez renvoyer une entrée vers un autre mot.

130 OPTIONS ET RÉGLAGES 130 Dans ce chapitre nous verrons les écrans relatifs aux options et réglages.

131 Accès aux options de Word 2007 Bouton Office 131

132 Options standards 132

133 Options standards - Paramètres linguistiques 133

134 Options standards - Paramètres linguistiques Suppression de certaines langues 134

135 Affichage 135

136 Options - Vérification 136

137 Options de correction automatique 137

138 Options - Enregistrer 138

139 Options avancées - Edition 139

140 Options avancées - 140

141 Options avancées - Afficher 141

142 Options avancées - 142

143 Options avancées - 143

144 Options - Personnaliser 144

145 Options - Compléments 145

146 Options - Confidentialité 146

147 Options - Ressources 147

148 L informatique Grand Public c est sur:

149 Mac ou PC?

150 Mac et PC!!!

151 Merci de votre attention