ORDRE DU JOUR / AGENDA

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1 Westmount ORDRE DU JOUR / AGENDA SÉANCE ORDINAIRE DU CONSEIL DE LA VILLE DE WESTMOUNT REGULAR COUNCIL MEETING OF THE CITY OF WESTMOUNT LE 10 SEPTEMBRE 2012 SEPTEMBER 10, h - 8:00 p.m. Ouverture de la séance / Opening of Meeting Maire/Mayor TRENT Rapport du maire et des conseillers / Mayor s & Councillors Reports Première période de questions/ First Question Period 1. Adoption de l ordre du jour / Adoption of Agenda 2. Approbation des procès-verbaux / Confirmation of Minutes Conseillère/Councillor DUNCAN Conseillère/Councillor DUNCAN 3. Rapports écrits au conseil / Written reports to Council Maire/Mayor TRENT 4. Orientation du conseil sur les sujets à l ordre du jour de la séance du conseil d agglomération de Montréal / Adoption of the Council s position on issues presented at the Montreal Agglomeration Council meeting 5. Prolongation d un contrat individuel de travail Service des finances/ Extension of an employment contract Finance Department 6. Mandat à l Union des municipalités du Québec (UMQ) appel d offres pour retenir les services d un consultant en assurances collectives / Mandate to the Union of Quebec Municipalities (UMQ) Public call for tenders to retain the services of a consultant in group insurance 7. Rejet des soumissions pour l intégration du site internet/ Rejection of the tenders for a Website Integration 8. Appel d offres Travaux publics/approvisionnement / Tenders Public Works/Purchasing 9. Appel d offres Hydro Westmount / Tenders Hydro Westmount 10. Approbation d achats Hydro Westmount / Approval of purchases Hydro Westmount Conseillère/Councillor DUNCAN Conseiller/Councillor DRURY Conseiller/Councillor DRURY Conseiller/Councillor DRURY Conseiller/Councillor MARTIN Conseiller/Councillor MARTIN Conseiller/Councillor MARTIN

2 Offre de services Travaux publics/approvisionnement / Offer of Services Public Works/Purchasing Conseiller/Councillor MARTIN 12. Liste des comptes / List of Accounts Conseiller/Councillor PRICE 13. Autorisation de recevoir des dons d actions (titres boursiers) Levée de fonds pour le Centre des loisirs de Westmount / Authorization to receive publicly traded shares in donations Westmount Recreation Centre Fundraising 14. Ratification de l interprétation de la directrice du Service de l'aménagement urbain sur le projet résidentiel «1250 avenue Greene / Ratification of the interpretation of the Director of Urban Planning Department regarding the 1250 Greene Avenue residential project 15. Approbation de plans d'implantation et d'intégration architecturale / Site Planning and Architectural Integration Programmes Approval 16. Comité consultatif d urbanisme - Nomination d un membre substitut/ Planning Advisory Committee Appointment of a substitute member 17. Règlement visant à modifier de nouveau le règlement 1303 concernant le zonage - zones C , C , C , C et C (usage commercial) adoption / By-law to further amend Zoning By-law Zones C , C , C , C and C (Commercial Use) Adoption 18. Règlement sur les ententes relatives à certains types de travaux municipaux avis de motion et adoption du projet de règlement / By-Law concerning certain types of municipal work agreements - Notice of motion and adoption of the draft By-Law 19. Règlement modifiant de nouveau le règlement sur la délégation de pouvoirs à certains fonctionnaires de la Ville de Westmount avis de motion/ By-law to further amend By-law on the delegation of powers to certain employees of the City of Westmount Notice of motion Conseiller/Councillor PRICE Conseillère/Councillor LULHAM Conseillère/Councillor LULHAM Conseiller/Councillor DRURY Conseillère/Councillor LULHAM Conseillère/Councillor LULHAM Conseiller/Councillor DRURY 20. Affaires nouvelles / New Business Deuxième Période de questions / Second Question Period Levée de la séance / Adjournment of Meeting

3 COUNCIL MEETING SEPTEMBER 10, 2012 OPENING OF THE MEETING The Mayor calls the meeting to order. MAYOR S AND COUNCILLORS REPORTS

4 COUNCIL MEETING SEPTEMBER 10, 2012 ITEM No. 1 ADOPTION OF THE AGENDA Councillor Duncan MOVER Councillor Duncan THAT the agenda of the regular Council meeting of September 10, 2012 be adopted. SECONDER CALL FOR THE VOTE Mayor Trent

5 COUNCIL MEETING SEPTEMBER 10, 2012 ITEM No. 2 CONFIRMATION OF MINUTES Councillor Duncan MOVER Councillor Duncan THAT the minutes of the regular Council meeting held on August 6, 2012 and of the special Council meeting held on August 20, 2012 be approved. SECONDER CALL FOR THE VOTE Mayor Trent

6 PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU CONSEIL MUNICIPAL DE LA VILLE DE WESTMOUNT TENUE DANS LA SALLE DU CONSEIL DE L'HÔTEL DE VILLE LE 6 AOÛT 2012 À 20 h À LAQUELLE ASSISTAIENT : Le maire / The Mayor : Les conseillers / Councillors: MINUTES OF A REGULAR MEETING OF THE MUNICIPAL COUNCIL OF THE CITY OF WESTMOUNT HELD IN THE COUNCIL CHAMBER OF CITY HALL ON AUGUST 6, 2012 AT 8:00 P.M., AT WHICH WERE PRESENT: P. F. Trent, président / Chairman K. W. Duncan N. Forbes G. Ikeman C. Lulham P. Martin T. Price Formant quorum. / Forming a quorum Également présents: D.E. Campbell, directeur général / Director General Also in attendance: M. Gerbeau, Greffier / City Clerk OUVERTURE DE LA SÉANCE Le maire déclare la séance ouverte. À moins d indication à l effet contraire dans le présent procès-verbal, le maire se prévaut toujours de son privilège prévu à l article 328 de la Loi sur les cités et villes (L.R.Q., chapitre C-19) en s abstenant de voter. OPENING OF MEETING The Mayor calls the meeting to order. Unless otherwise indicated to the contrary in these minutes, the Mayor always avails himself of his privilege provided for in article 328 of the Cities and Towns Act (R.S.Q., chapter C-19) by abstaining from voting. RAPPORTS DES CONSEILLERS Le conseiller Ikeman fournit quelques statistiques concernant l utilisation du Bixi au cours de la période s étendant d avril à juillet La conseillère Forbes informe l assistance des principaux événements communautaires qui ont lieux depuis le début de l été. La conseillère Duncan informe l assistance que le dépliant sur la programmation sera distribué à compter du 15 août. Elle COUNCILLORS REPORTS Councillor Ikeman gave some statistics about the use of Bixi in 2012 for the period of April to July. Councillor Forbes informed the audience of the main community events that have been taking place since the beginning of summer. Councillor Duncan announced that the Westmount programming booklet is going to be delivered as of August 15. She

7 - 2 mentionne que l inscription aux activités automnales s étendra, pour les résidents, du 27 août au 5 septembre. Les non-résidents pourront s inscrire à compter du 6 septembre. Enfin, elle fournit une information détaillée en ce qui a trait à la programmation. La conseillère Lulham informe l assistance qu une assemblée portant sur le secteur sudouest de la ville aura lieu le 3 octobre à 19 h à la salle de concert du Victoria Hall. On y traitera alors du rapport de la firme B.R.I.C. Elle fait mention de certaines problématiques qui feront l objet de discussions. Le conseiller Martin entretient l assistance des problèmes de drainage de la ville. 2012/08/06 mentioned that registration for fall activities will extend for residents from August 27 to September 5, and will be opened to nonresidents as of September 6. She also gave detailed information with regard to the programming. Councillor Lulham announced that a public meeting regarding the South-West sector of the city will be held on October 3 at 7:00 pm at the concert hall of Victoria Hall. Some information from the B.R.I.C. report will be discussed. She mentioned some issues that will be discussed. Councillor Martin talked about the drainage issues in Westmount. PREMIÈRE PÉRIODE DE QUESTIONS La première période de questions se tient de 20 h 23 à 21 h 21. FIRST QUESTION PERIOD The first question period took place from 8:23 p.m. to 9:21 p.m. 3. RAPPORTS AU CONSEIL 3. REPORTS TO COUNCIL A) CORRESPONDANCE A. CORRESPONDENCE B) COMITÉ PLÉNIER DU CONSEIL PROCÈS-VERBAL On dépose les procès-verbaux des réunions du comité plénier du conseil tenues les 4 et 18 juin B. GENERAL COMMITTEE OF COUNCIL MINUTES Minutes of the meetings of General Committee of Council held on June 4 and 18, 2012 are submitted herewith. C) OPÉRATIONS CADASTRALES C. CADASTRAL OPERATIONS On dépose la liste des opérations cadastrales approuvées du mois de janvier 2012 au mois de juin List of cadastral operations approved from January 2012 to June 2012 is submitted herewith

8 /08/06 D) RAPPORT D EMBAUCHES D. MANPOWER REPORT On dépose le rapport d embauche du mois de juin Manpower Report for the month of June 2012 is submitted herewith. 1. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR 1. ADOPTION OF THE AGENDA Il est proposé par la conseillère Duncan, It was moved by Councillor Duncan, appuyé par la conseillère Forbes seconded by Councillor Forbes QUE l ordre du jour de la séance ordinaire du conseil du 6 août 2012 soit adopté sous réserve de l ajout des points suivants à la rubrique «Affaires nouvelles» : - redécoupage circonscriptions électorales fédérales ; - prolongation du contrat de travail directeur général. Adopté à l unanimité 2. APPROBATION DES PROCÈS- VERBAUX THAT the agenda of the regular Council meeting of August 6, 2012 be adopted with the addition of the following items under New Business : - Redistribution Federal Electoral Districts; - Extension of the employment contract Director General. Carried unanimously 2. CONFIRMATION OF MINUTES Il est proposé par la conseillère Duncan, It was moved by Councillor Duncan, appuyé par la conseillère Forbes seconded by Councillor Forbes QUE le procès-verbal de la séance ordinaire du conseil tenue le 3 juillet 2012 soit approuvé sous réserve d'une correction; et QUE le procès-verbal de la séance extraordinaire du conseil tenue le 17 juillet 2012 soit approuvé tel que rédigé. Adopté à l unanimité THAT the minutes of the regular Council meeting held on July 3, 2012 be approved with corrections; and THAT the minutes of the special Council meeting held on July 17, 2012 be approved as drafted. Carried unanimously

9 4. ORIENTATION DU CONSEIL SUR LES SUJETS À L ORDRE DU JOUR DE LA SÉANCE DU CONSEIL D AGGLOMÉRATION DE MONTRÉAL /08/06 4. ADOPTION OF THE COUNCIL'S POSITION ON ISSUES PRESENTED AT THE MONTREAL AGGLOMERATION COUNCIL MEETING Il est proposé par la conseillère Duncan, It was moved by Councillor Duncan, appuyé par la conseillère Forbes seconded by Councillor Forbes QUE le maire soit autorisé à prendre toutes décisions qu il jugera opportunes à l égard des sujets inscrits à l ordre du jour de l'assemblée régulière du conseil d agglomération de Montréal devant se tenir le 23 août 2012, et ce, dans le meilleur intérêt de la ville et de ses citoyens. Adopté à l unanimité 5. MODIFICATION DU CALENDRIER DES SÉANCES ORDINAIRES ATTENDU QU en vertu de l article 319 de la Loi sur les cités et villes (L.R.Q., chapitre C-19), le conseil tient une séance ordinaire au moins une fois par mois et il établit, avant le début de chaque année civile, le calendrier de ses séances ordinaires pour cette année en fixant le jour et l'heure du début de chacune; ATTENDU QU en vertu de cette même disposition, le conseil peut cependant décider qu'une séance ordinaire débutera au jour et à l'heure qu'il précise plutôt que conformément au calendrier; ATTENDU QUE lors de la deuxième séance extraordinaire tenue le 19 décembre 2011, le conseil a, par l adoption de sa résolution nº , établi le calendrier de ses séances ordinaires pour l année 2012; THAT the Mayor be authorized to make any decisions he deems necessary and in the best interest of the City and its citizens regarding the items on the agenda of the urban agglomeration council of Montreal meeting to be held on August 23, Carried unanimously 5. MODIFICATION OF THE ANNUAL REGULAR SITTINGS SCHEDULE WHEREAS in accordance with section 319 of Cities and Towns Act (R.S.Q., chapter C- 19), Council shall hold regular sittings at least once a month, and it shall determine the schedule of its regular sittings, setting the date and time of each sitting, before the beginning of the calendar year; WHEREAS in accordance with the same section, Council may decide that a regular sitting is to begin on a date and at a time other than those specified in the schedule; WHEREAS Council determined the schedule of its regular sittings for the year 2012 at its second special regular held on December 19, 2011, as per its resolution No ;

10 /08/06 ATTENDU QUE ce calendrier prévoit que la séance ordinaire du mois de septembre aura lieu le mardi 4 septembre; ATTENDU QU en raison de la tenue des élections provinciales, il y a lieu de reporter cette séance au lundi suivant. WHEREAS this schedule provides that the regular sitting of September will be held on Tuesday, September 4; WHEREAS due to the holding of the provincial election on that date, it is appropriate to postpone this monthly sitting to the following Monday Il est proposé par la conseillère Duncan It was moved by Councillor Duncan, appuyé par la conseillère Lulham seconded by Councillor Lulham QUE le calendrier des séances ordinaires du conseil pour l année 2012 soit modifié afin de fixer la séance ordinaire du mois de septembre au lundi 10 septembre plutôt qu au mardi 4. Adopté à l unanimité 6. RECOMMANDATION AU CONSEIL D'AGGLOMÉRATION DE MONTRÉAL - NOMINATION D'UN MEMBRE AU SEIN DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU CLD LES 3 MONTS ATTENDU QU en vertu du sousparagraphe c) du paragraphe 11º de l article 19 de la Loi sur l exercice de certaines compétences municipales dans certaines agglomérations (L.R.Q., chapitre E ), les centres locaux de développement constituent une matière qui intéressent l'ensemble formé par les municipalités liées; ATTENDU QU en vertu de l article 16 de cette loi, la compétence municipale sur cette matière constitue une compétence d'agglomération; THAT the schedule of regular sittings of the Council for the year 2012 be modified in order to fix the regular sitting of September to Monday, September 10, 2012 instead of Tuesday, September 4. Carried unanimously 6. RECOMMENDATION TO THE URBAN AGGLOMERATION COUNCIL OF MONTRÉAL TO APPOINT A MEMBER OF THE BOARD OF DIRECTORS OF THE CLD LES 3 MONTS WHEREAS in accordance with subparagraph c) of paragraph 11 of section 19 of An Act respecting the exercise of certain municipal powers in certain urban agglomerations (R.S.Q., chapter E ), local development centres are a matter that concerns the related municipalities as a whole; WHEREAS pursuant to section 16 of this Act, municipal power over this matter is an urban agglomeration power;

11 /08/06 ATTENDU QU en vertu du deuxième alinéa de l article 94 de la Loi sur le ministère du Développement économique, de l Innovation et de l Exportation (L.R.Q., chapitre M-30.01), le conseil d'administration d'un centre local de développement comprend notamment des élus municipaux; ATTENDU QUE lors de sa séance ordinaire du 16 novembre 2009, le conseil a, par sa résolution nº , recommandé au conseil d agglomération de Montréal de nommer les conseillers Drury et Ikeman, à titre de membres du conseil d administration du Centre local de développement Les 3 monts; ATTENDU QUE le 3 juillet 2012, le conseiller Ikeman a remis sa démission à titre de membre du conseil d administration du Centre local de développement Les 3 monts; ATTENDU QU il y a maintenant lieu de recommander au conseil d agglomération de Montréal de nommer la conseillère Forbes à titre de membre du conseil d administration du Centre local de développement Les 3 monts en remplacement du conseiller Gary Ikeman. WHEREAS in accordance with the second paragraph of section 94 of An Act respecting the Ministère du Développement économique, de l'innovation et de l'exportation (R.S.Q., chapter M-30.01), the board of directors of a local development centre must especially include elected municipal officers; WHEREAS Council recommended to the Urban Agglomeration Council of Montréal to appoint Councillors Drury and Ikeman as members of the board of directors of the Centre local de développement Les 3 monts as per its resolution No adopted at its regular sitting held on November 16, 2009; WHEREAS on or about July 3, 2012, Councillor Ikeman resigned as member of the board of directors of the Centre local de développement Les 3 monts; WHEREAS it is justified in recommending to the Urban Agglomeration Council of Montréal to appoint Councillor Forbes as member of the board of directors of the Centre local de développement Les 3 monts as a replacement of Councillor Ikeman Il est proposé par la conseillère Duncan, It was moved by Councillor Duncan, appuyé par le conseiller Ikeman seconded by Councillor Ikeman QU il soit recommandé au conseil d agglomération de Montréal de nommer la conseillère Forbes à titre de membre du conseil d administration du Centre local de développement Les 3 monts en remplacement du conseiller Ikeman. Adopté à l unanimité THAT it be recommended to the Urban Agglomeration Council of Montréal to appoint Councillor Forbes as member of the board of directors of the Centre local de développement Les 3 monts as a replacement of Councillor Ikeman. Carried unanimously

12 /08/06 7. PROCLAMATION DES JOURNÉES DE LA CULTURE ATTENDU QUE la culture constitue un des principaux facteurs d identité de la ville de Westmount et de la qualité de vie de ses résidents; ATTENDU QUE la culture est un élément indissociable du développement des individus et de la société; ATTENDU QUE la culture naît et s épanouit d abord au sein des territoires locaux; ATTENDU QUE la ville de Westmount a déjà manifesté, dans le cadre de sa politique culturelle ou par ses interventions, sa volonté d appuyer concrètement les initiatives qui visent l affirmation de son identité culturelle et la participation active de ses résidents à la vie culturelle; ATTENDU QUE le milieu culturel s est concerté afin de mettre sur pied un évènement annuel, Les Journées nationales de la culture, visant à regrouper une multitude de manifestations culturelles sous un grand thème commun et dans l ensemble du territoire, en favorisant le plus grand accès aux arts, au patrimoine et à la culture; ATTENDU QUE l évènement se fonde sur une véritable préoccupation de démocratisation culturelle. 7. PROCLAMATION - JOURNÉES DE LA CULTURE WHEREAS culture constitutes one of the principal facets of the identity of the City of Westmount and a hallmark feature of the quality of life enjoyed by its citizens; WHEREAS culture is an intrinsic component of both individual and societal development; WHEREAS culture arises and flourishes first locally; WHEREAS the City of Westmount, through its policy on culture or its actions, has already shown its intention to provide concrete support to projects that strengthen its cultural identity and the active participation of its citizens in the cultural life of the municipality; WHEREAS the cultural community has created an annual national event, Culture Days, to consolidate a number of cultural events under a common theme across Canada, thereby promoting the widest possible access to the arts, heritage and culture; WHEREAS the event is based on a true concern for cultural democratization Il est proposé par la conseillère Forbes, It was moved by Councillor Forbes, appuyé par la conseillère Lulham seconded by Councillor Lulham QUE la ville de Westmount, à l instar de l Assemblée nationale du Québec, proclame Journées de la culture le dernier THAT the City of Westmount, like the National Assembly of Québec, does hereby declare that Culture Days will take place

13 vendredi de septembre et les deux jours suivants de chaque année dans le but de manifester de façon tangible l attachement qu elle porte à la culture. Adopté à l unanimité 8. AUTORISATION DE SIGNATURE - VUBIS SMART LIBRARY SYSTEM /08/06 annually on the last Friday of September and over the two days that follow in order to reflect in a concrete way its commitment to culture. Carried unanimously 8. RENEWAL OF AGREEMENTS - VUBIS LIBRARY SYSTEM Il est proposé par la conseillère Forbes, It was moved by Councillor Forbes, appuyé par la conseillère Lulham seconded by Councillor Lulham QUE l offre d Infor Global Solutions relative au renouvellement annuel du contrat de vente et de licences, du contrat d entretien du logiciel et du contrat de services du logiciel Vubis Smart Library System soit acceptée et que le contrat soit conclu au montant total de ,25 $, toutes taxes comprises; QU une dépense de ,18 $, incluant le crédit de taxe, soit imputée à la dépense départementale UBR , compte nº ; le tout conformément au certificat du trésorier nº CTW délivré le 23 juillet 2012; QUE Julie-Anne Cardella, directrice de la bibliothèque publique, soit autorisée à signer les ententes, pour et au nom de la ville et que des bons de commande soit émis, au besoin. 9. APPEL D OFFRES PUBLIC ACHAT DE CÂBLES ATTENDU QU une assemblée publique, présidée par le directeur général de la ville, Duncan E. Campbell, a eu lieu dans la salle du conseil le 18 juin 2012 quant à l'ouverture des soumissions pour l achat de THAT the offer of Infor Global Solutions be accepted for the annual renewal of the Sales and License Agreement, the Software Maintenance Agreement and the Software Services Agreement for the Vubis Smart Library System, and that the contract be entered into for a total amount of $20,189.25, all applicable taxes included; THAT expenditure in the amount of $19, (including tax credits) be made from Departmental Expense, UBR , Account No ; the whole as indicated on the Treasurer s Certificate No. CTW issued on July 23, 2012; THAT Julie-Anne Cardella, Director of the Public Library be authorized to sign the agreements on behalf of the City and that purchase orders be issued, if necessary. 9. CALL FOR PUBLIC TENDERS PURCHASE OF CABLES WHEREAS a public meeting was held in the Council Chamber on June 18, 2012 for the opening of tenders for the purchase of XLPE 1/0 cable 15KV and XLPE 500MCM cable 15KV (Tender No. PUP )

14 câble 15KV, XLPE 1/0 et de câble 15KV, XLPE, 500MCM (appel d offres nº PUR ), et que des rapports écrits, préparés par la greffière adjointe le 18 juin 2012 et par le responsable de l'approvisionnement le 26 juin 2012, sont déposés au cours de cette séance; ATTENDU QUE le 20 juin 2012, le plus bas soumissionnaire conforme, Lumen, Division de Sonepar Canada inc., a demandé à la ville de retirer sa soumission en raison d'une erreur de calcul de l'unité de mesure; ATTENDU QUE le conseil doit adjuger le contrat à la personne qui a fait la plus bas soumission conforme /08/06 chaired by Duncan E. Campbell, Director General, and that written reports, prepared by the Assistant City Clerk on June 18, 2012 and by the Unit Chief - Purchasing on June 26, 2012 were submitted to this meeting; WHEREAS on June 20, 2012, the person who made the lowest compliant tender, namely Lumen, Division de Sonepar Canada inc., requested the City to withdraw its tender due to a calculation error of the measuring unit; WHEREAS Council has to award the contract to the person who made the lowest compliant tender Il est proposé par le conseiller Martin, It was moved by Councillor Martin, appuyé par le conseiller Price seconded by Councillor Price QUE la demande du plus bas soumissionnaire conforme, Lumen, Division de Sonepar Canada inc. en date du 20 juin 2012, à l effet de retirer sa soumission en raison d'une erreur de calcul de l'unité de mesure, soit rejetée; QUE la soumission de Lumen, Division de Sonepar Canada inc. soit acceptée pour l achat de câble 15KV, XLPE 1/0 et de câble 15KV, XLPE, 500MCM (appel d offres nº PUR ) et que le contrat soit adjugé au montant total de ,11 $, toutes taxes comprises; THAT the request of the person who made the lowest compliant tender, namely Lumen, Division de Sonepar Canada inc., made to the City on June 20, 2012, to withdraw its tender due to a calculation error of the measuring unit, be rejected; THAT the tender of Lumen, Division de Sonepar Canada inc. be accepted for the the purchase of XLPE 1/0 cable 15KV and XLPE 500MCM cable 15KV (Tender No. PUP ) and that the contract be awarded for a total amount of $203,483.11, all applicable taxes included;

15 /08/06 QU une dépense de ,20 $, incluant le crédit de taxe, soit imputée à la dépense en capital, UBR P , compte nº ; le tout conformément au certificat modifié du trésorier nº CTW , délivré le 27 juillet 2012; QUE le maire et le greffier soit autorisés à signer le contrat, le cas échéant; QUE le directeur d'hydro Westmount soit autorisé à signer tout autre document nécessaire afin de donner plein effet à la présente résolution; QUE dans l éventualité où Lumen, Division de Sonepar Canada inc. refusait d exécuter le contrat, celui-ci soit adjugé à la personne qui a fait la deuxième plus basse soumission conforme, soit Anixter Canada inc., et que tout dommage que la ville pourrait alors encourir soit réclamé à Lumen, Division de Sonepar Canada inc. Adopté à l unanimité 10. APPELS D'OFFRES - TRAVAUX PUBLICS ATTENDU QU une assemblée publique, présidée par le directeur général de la ville, Duncan E. Campbell, a eu lieu dans la salle du conseil le 24 juillet 2012 pour l'ouverture des soumissions pour la RÉFECTION DES TROTTOIRS À DIVERS ENDROITS DANS LA VILLE DE WESTMOUNT (appel d offres nº PW ), et que des rapports écrits préparés par le greffier et par la directrice du Service des travaux publics le 24 juillet 2012 sont déposés lors de cette séance. THAT expenditure in the amount of $248, (including tax credit) be made from Capital Expense, UBR P , Account No ; the whole as indicated on the Treasurer s Certificate No. CTW issued on July 27, 2012; THAT the Mayor and the City Clerk be authorized to sign the contract, as the case may be; THAT the Director of Hydro Westmount be authorized to sign any other document required to give full effect to this resolution; THAT should Lumen, Division de Sonepar Canada inc. refuse to execute the contract, it be awarded to the person who made the second lowest compliant tender, namely Anixter Canada inc, and that any damages that the City may incur as a result be sought from Lumen, Division de Sonepar Canada inc. Carried unanimously 10. TENDERS - PUBLIC WORKS/PURCHASING WHEREAS a public meeting was held in the Council Chamber on July 24, 2012 for the opening of tenders for the RECONSTRUCTION OF SIDEWALKS AT VARIOUS LOCATIONS IN THE CITY OF WESTMOUNT (Tender No. PW ) chaired by Duncan E. Campbell, Director General, and that written reports prepared by the City Clerk and by the Director of Public Works on July 24, 2012 were submitted to this meeting.

16 /08/ Il est proposé par le conseiller Martin, It was moved by Councillor Martin, appuyé par le conseiller Ikeman seconded by Councilor Ikeman QUE la soumission de TGA Montréal inc. soit acceptée au montant de ,91 $ pour la réfection des trottoirs à divers endroits dans la Ville de Westmount (appel d offres nº PW ), que des dépenses accessoires de $ soient autorisées et que le contrat soit accordé au montant total de ,91 $, toutes taxes comprises; QU une dépense de ,82 $, incluant le crédit de taxe, soient imputée à la dépense départementale UBR , compte nº pour un montant de $; aux dépenses en capital, UBR P , compte nº pour un montant de ,51 $, UBR P , compte nº pour un montant de $, et au règlement d'emprunt nº 1424, UBR P12-LBL-05, compte nº pour un montant de ,31 $; le tout conformément au certificat du trésorier nº CTW délivré le 30 juillet 2012; QUE le maire et le greffier soit autorisés à signer le contrat, le cas échéant; QUE la directrice du Service des travaux publics soit autorisée à signer tout autre document nécessaire ou requis afin de donner plein effet à la présente résolution. Adopté à l unanimité THAT the tender of TGA Montréal inc. in the amount of $544, be accepted for the reconstruction of sidewalks at various locations in the City of Westmount (Tender No. PW ), that contingencies of $54,000 be authorized and that the contract be awarded for a total amount of $598,239.91, all applicable taxes included; THAT expenditure in the amount of $572, (including tax credit) be made from Departmental Expense UBR , Account no for an amount of $25,000; from Capital Expenses, UBR P , Account No for an amount of $148,289.51, UBR P , Account No for an amount of $30,000 and from Loan By-law No. 1424, UBR P12-LBL-05, Account No for an amount of $368,934.31; the whole as indicated on the Treasurer s Certificate No. CTW issued on July 30, 2012; THAT the Mayor and the City Clerk be authorized to sign the contract as the case may be; THAT the Director of Public Works Department be authorized to sign any and all other documents necessary and/or required to give effect to this resolution. Carried unanimously

17 /08/ APPELS D'OFFRES - TRAVAUX PUBLICS ATTENDU QU une assemblée publique, présidée par le directeur général de la ville, Duncan E. Campbell, a eu lieu dans la salle du conseil le 24 juillet 2012 pour l'ouverture des soumissions pour la RECONSTRUCTION DE TROTTOIRS AINSI QUE LA POSE DE REVÊTEMENT BITUMINEUX DE LA RUE PROSPECT DANS LA VILLE DE WESTMOUNT (appel d offres nº PW ), et que des rapports écrits préparés par le greffier et par la directrice du Service des travaux publics le 24 juillet 2012, sont déposés lors de cette séance. 10. TENDERS - PUBLIC WORKS/PURCHASING WHEREAS a public meeting was held in the Council Chamber on July 24, 2012 for the opening of tenders for the RECONS- TRUCTION OF SIDEWALKS AND ASPHALT RESURFACING OF PROSPECT STREET IN THE CITY OF WESTMOUNT (Tender No. PW ) chaired by Duncan E. Campbell, Director General, and that written reports prepared by the City Clerk and by the Director of Public Works on July 24, 2012 sere submitted to this meeting Il est proposé par le conseiller Martin, It was moved by Councillor Martin, appuyé par le conseiller Ikeman seconded by Councilor Ikeman QUE la soumission de Les entreprises Canbec construction inc. soit acceptée au montant de ,89 $ pour la reconstruction ainsi que la pose de revêtement bitumineux de la rue Prospect dans la ville de Westmount (appel d offres nº PW ), que des dépenses accessoires de $ soient autorisées et que le contrat soit accordé au montant total de ,89 $, toutes taxes comprises; QU une dépense de ,89 $, incluant le crédit de taxe, soient imputée au règlement d'emprunt nº 1424, UBR P12- LBL-05, compte nº pour un montant de $ et UBR P12-LBL-06, compte nº pour un montant de ,89 $; le tout conformément au certificat du trésorier nº CTW délivré le 30 juillet 2012; THAT the tender of Les entreprises Canbec construction inc. in the amount of $289, be accepted for the reconstruction of sidewalks and asphalt resurfacing of Prospect Street in the City of Westmount (Tender No. PW ), that contingencies of $15,000 be authorized and that the contract be awarded for a total amount of $304,002.89, all applicable taxes included; THAT expenditure in the amount of $290, (including tax credit) be made from Loan By-law no. 1424, UBR P12-LBL- 05, Account No for an amount of $190,025, and UBR P12-LBL-06, Account No for an amount of $100,756.89; the whole as indicated on the Treasurer s Certificate No. CTW issued on July 30, 2012;

18 QUE le maire et le greffier soit autorisés à signer le contrat, le cas échéant; QUE la directrice du Service des travaux publics soit autorisée à signer tout autre document nécessaire ou requis afin de donner plein effet à la présente résolution. Adopté à l unanimité 10. APPELS D'OFFRES - TRAVAUX PUBLICS ATTENDU QU une assemblée publique, présidée par le directeur général de la ville, Duncan E. Campbell, a eu lieu dans la salle du conseil le 3 juillet 2012 pour l'ouverture des soumissions pour l'achat DE CÂBLE 15KV, XLPE NIVEAU D'ISOLEMENT 100%, 3X1 CONDUCTEUR, 1/0 AWG EN CUIVRE POUR LA VILLE DE WESTMOUNT (appel d offres nº PUR ), et que des rapports écrits préparés par la greffière adjointe le 3 juillet 2012 et par le chef de section - approvisionnement le 9 juillet 2012, sont déposés lors de cette séance /08/06 THAT the Mayor and the City Clerk be authorized to sign the contract, as the case may be; THAT the Director of Public Works Department be authorized to sign any and all other documents necessary and/or required to give full effect to this resolution. Carried unanimously 10. TENDERS - PUBLIC WORKS/PURCHASING WHEREAS a public meeting was held in the Council Chamber on July 3rd, 2012 for the opening of tenders for the SUPPLY OF CABLE 15KV, XLPE, 100% ISOLATION LEVEL, 3 x 1 CONDUCTOR, 1/0 AWG IN COPPER FOR THE CITY OF WESTMOUNT (Tender No. PUR ) chaired by Duncan E. Campbell, Director General, and that written reports prepared by the Assistant City Clerk on July 3, 2012 and by the Unit Chief - Purchasing on July 9, 2012 were submitted to this meeting Il est proposé par le conseiller Martin, It was moved by Councillor Martin, appuyé par le conseiller Ikeman seconded by Councilor Ikeman QUE la soumission de Lumen, division de Sonepar Canada inc. soit acceptée pour la fourniture de mètres de câble électrique, XLPE, 15KV, 1/0, torsadé 3X1 conducteur pour l'inventaire du magasin et que le contrat soit accordé au montant total de ,92 $, toutes taxes comprises; QU une dépense de $, incluant le crédit de taxe, soient imputée à la dépense départementale UBR , compte THAT the tender of Lumen division de Sonepar Canada Inc. be accepted for the supply of 1,800 meters of electrical cable, XLPE, 15KV, 1/0, twisted 3x1 conductor for store inventory and that the contract be awarded for a total amount of $76,262.92, all applicable taxes included; THAT expenditure in the amount of $66,330 (including tax credit) be made from Departmental Expense UBR ,

19 nº ; le tout conformément au certificat du trésorier nº CTW délivré le 31 juillet 2012; QUE le maire et le greffier soit autorisés à signer le contrat, le cas échéant; QUE le chef de section approvisionnement soit autorisé à signer tout autre document nécessaire ou requis afin de donner plein effet à la présente résolution. Adopté à l unanimité 11. APPROBATION DE DÉPENSES - HYDRO WESTMOUNT /08/06 Account No ; the whole as indicated on the Treasurer s Certificate No. CTW issued on July 31, 2012; THAT the Mayor and the City Clerk be authorized to sign the contract, as the case may be; THAT the Unit Chief - Purchasing be authorized to sign any and all other documents necessary and/or required to give full effect to this resolution. Carried unanimously 11. APPROVAL OF PURCHASES - HYDRO WESTMOUNT Il est proposé par le conseiller Martin, It was moved by Councillor Martin, appuyé par la conseillère Duncan seconded by Councillor Duncan QUE la soumission de Les constructions d'alésio ltée soit acceptée pour la construction d'un mur de soutènement en béton armé au 3200 Trafalgar et que le contrat soit adjugé au montant total de ,63 $, toutes taxes comprises; le tout conformément au rapport du 19 juillet 2012 du chef de section - approvisionnement; QU une dépense de $, incluant le crédit de taxe, soit imputée à la dépense en capital, UBR P , compte nº ; le tout conformément au certificat du trésorier nº CTW délivré le 24 juillet 2012; QUE des bons de commande soient émis, au besoin, pour couvrir les dépenses susmentionnées et que le directeur d'hydro Westmount soit autorisé à les signer au nom de la ville. THAT the quotation of Les constructions d'alésio ltée be accepted for the construction of a retaining wall in reinforced concrete at 3200 Trafalgar, and that the contract be awarded for the total amount of $15,521.63, all applicable taxes included; the whole as indicated on the Unit Chief Purchasing s report dated July 19, 2012; THAT expenditure in the amount of $13,500 (including tax credits) be made from Capital Expense, UBR P , Account No ; the whole as indicated on Treasurer s Certificate No. CTW issued on July 24, 2012; THAT purchase orders, if necessary, be issued to cover the above-mentioned items and that the Director of Hydro Westmount be authorized to sign them on behalf of the City.

20 /08/06 Adopté à l unanimité Carried unanimously 12. APPROBATION D ACHATS - TRAVAUX PUBLICS/APPROVISIONNEMENT 12. APPROVAL OF PURCHASES - PUBLIC WORKS/PURCHASING Il est proposé par le conseiller Martin, It was moved by Councillor Martin, appuyé par la conseillère Forbes seconded by Councillor Forbes QUE la soumission de Desaulniers Construction inc. soit acceptée pour les travaux de modification de la porte d entrée principale de l hôtel de ville et que le contrat soit adjugé au montant total de ,89 $, toutes taxes comprises, conformément au rapport du 17 juillet 2012 du chef de section approvisionnement et que des dépenses accessoires de $, toutes taxes comprises, soient autorisées; QU une dépense de ,20 $, incluant le crédit de taxe, soit imputée à la dépense en capital UBR P , compte nº ; le tout conformément au certificat du trésorier nº CTW délivré le 30 juillet 2012; QUE des bons de commande soient émis, au besoin, pour couvrir les dépenses susmentionnées et que la directrice du Service des travaux publics soit autorisée à les signer au nom de la ville. Adopté à l unanimité THAT the quotation of Desaulniers Construction Inc. be accepted for the modifications to the existing front door at City Hall and the building façade, and that the contract be awarded for a total amount of $45,351.89, all applicable taxes included, the whole as indicated on the Unit chief Purchasing s report dated July 17, 2012 and that contingencies in the amount of $5,000, taxes included, be authorized; THAT the expenditure in the amount of $48, (including tax credits) be made from Capital Expense, UBR P , Account No ; the whole as indicated on the Treasurer s Certificate No. CTW issued on July 30, 2012; THAT purchase orders, if necessary, be issued to cover the above-mentioned items and that the Director of Public Works Department be authorized to sign them on behalf of the City. Carried unanimously 12. APPROBATION D'ACHATS - TRAVAUX PUBLICS/APPROVISIONNEMENT 12. APPROVAL OF PURCHASES - PUBLIC WORKS/PURCHASING Il est proposé par le conseiller Martin, It was moved by Councillor Martin, appuyé par la conseillère Lulham seconded by Councillor Lulham

21 /08/06 QUE la soumission de Québec inc., faisant affaires sous la dénomination sociale de Réparations de béton Duraseal soit acceptée pour les travaux de réparations et de renforcement de la structure des colonnes situées dans le garage du Service des incendies et du Service de la sécurité publique et que le contrat soit adjugé au montant total de ,58 $, toutes taxes comprises; le tout conformément au rapport du 26 juillet 2012 du chef de section approvisionnement; QU une dépense de ,58 $, incluant le crédit de taxe, soit imputée à la dépense en capital UBR P , compte nº ; le tout conformément au certificat du trésorier nº CTW délivré le 30 juillet 2012; QUE des bons de commande soient émis, au besoin, pour couvrir les dépenses susmentionnées et que la directrice du Service des travaux publics soit autorisée à les signer au nom de la ville. Adopté à l unanimité THAT the quotation of Québec Inc. carrying on a business under the corporate name of Réparations de béton Duraseal be accepted for the structural repairs to columns in the Fire Station and Public Security Garages, and that the contract be awarded for a total amount of $24,949.58, all applicable taxes included; the whole as indicated on the Unit chief Purchasing s report dated July 26, 2012; THAT the expenditure in the amount of $23, (including tax credits) be made from Capital Expense, UBR P , Account No ; the whole as indicated on the Treasurer s Certificate No. CTW issued on July 30, 2012; THAT purchase orders, if necessary, be issued to cover the above-mentioned items and that the Director of Public Works Department be authorized to sign them on behalf of the City. Carried unanimously 12. APPROBATION D'ACHATS - TRAVAUX PUBLICS/APPROVISIONNEMENT 12. APPROVAL OF PURCHASES - PUBLIC WORKS/PURCHASING Il est proposé par le conseiller Martin, It was moved by Councillor Martin, appuyé par le conseiller Price seconded by Councillor Price QUE la soumission de Signalisation Kalitec inc. soit acceptée pour la fourniture et la livraison de 357 enseignes de rue et que le contrat soit adjugé au montant total de ,72 $, toutes taxes comprises; le tout conformément au rapport du 13 juillet 2012 du chef de section approvisionnement; THAT the quotation of Signalisation Kalitec inc. be accepted for the supply and delivery of 357 street name signs, and that the contract be awarded for a total amount of $65,673.72, all applicable taxes included; the whole as indicated on the Unit chief Purchasing s report dated July 13,

22 /08/ ; QU une dépense de ,72 $, incluant le crédit de taxe, soit imputée à la dépense en capital UBR P , compte nº pour un montant de $ et UBR P , compte nº pour un montant de ,72 $; le tout conformément au certificat du trésorier nº CTW délivré le 30 juillet 2012; QUE des bons de commande soient émis, au besoin, pour couvrir les dépenses susmentionnées et que la directrice du Service des travaux publics soit autorisée à les signer au nom de la ville. Adopté à l unanimité 13. MODIFICATION DE LA RÉSOLUTION Nº PORTANT SUR L ADJUDICATION D UN CONTRAT D ACHAT DE 222 LICENCES D APPLICATION MICROSOFT 2010 ET LA MISE À NIVEAU DE L ENVIRONNEMENT WINDOWS 7 ATTENDU QUE lors de sa séance ordinaire du 6 juin 2011, le conseil a, par sa résolution nº , adjugé à l entreprise Insight Canada un contrat d approvisionnement ayant pour objet l achat de 222 licences d application Microsoft 2010 et la mise à niveau de l environnement Windows 7 au prix total de ,14 $, toutes taxes comprises; ATTENDU QUE la soumission d Insight Canada était en réalité pour un prix total de ,14 $, toutes taxes comprises; THAT the expenditure in the amount of $62, (including tax credits) be made from Capital Expenses, UBR P , Account in the amount of $30,000 and UBR P , Account in the amount of $32,817.72; the whole as indicated on the Treasurer s Certificate No. CTW issued on July 30, 2012; THAT purchase orders, if necessary, be issued to cover the above-mentioned items and that the Director of Public Works Department be authorized to sign them on behalf of the City. Carried unanimously 13. AMENDMENT OF RESOLUTION NO DEALING WITH THE AWARDING OF A PURCHASING CONTRACT OF 222 MICROSOFT APPLICATION LICENSES 2010 AND UPGRADE FOR THE WINDOWS 7 ENVIRONMENT WHEREAS a purchasing contract of 222 Microsoft application licenses 2010 and upgrade for the Windows 7 environment was awarded by Council to the firm Insight Canada for the extended cost of $240,108.14, taxes included, as per its resolution No adopted at its regular sitting held on June 6, 2011; WHEREAS Insight Canada s tender was in fact for an extended cost of $248,108.14, taxes included;

23 /08/06 ATTENDU QU il s agit là d une erreur d écriture qu il y a lieu de corriger; ATTENDU QU il y a lieu d adopter une résolution à cet effet. WHEREAS this situation is the result of a clerical error that should be corrected; WHEREAS it is justified in adopting a resolution to that effect Il est proposé par le conseiller Price, It was moved by Councillor Price, appuyé par la conseillère Duncan seconded by Councillor Duncan QUE la résolution nº , adoptée le 6 juin 2011, soit modifiée : 1º par le remplacement, dans le premier paragraphe, du montant « ,14 $» par « ,14 $»; 2º par le remplacement du deuxième paragraphe par le suivant : «QU une dépense de ,04 $, incluant le crédit de taxe, soit imputée en 3 versements annuels égaux de $ (taxes en sus), à la dépense départementale UBR P , compte nº ; le tout conformément au certificat du trésorier nº CTW délivré le 2 juin 2011.». Adopté à l unanimité THAT Resolution No , adopted on June 6, 2011, be amended: (1) by replacing the number $240, by $248, in the first paragraph; (2) by replacing the second paragraph by the following: THAT expenditure in the amount of $237, (including tax credit) be made from Departmental Expense UBR P , Account No , in 3 equal annual payments of $72,594, plus taxes; the whole as indicated on the Treasurer s Certificate No. CTW issued on June 2, Carried unanimously 14. LISTE DES COMPTES 14. LIST OF ACCOUNTS Il est proposé par le conseiller Price, It was moved by Councillor Price, appuyé par la conseillère Forbes seconded by Councillor Forbes QUE soit autorisé et confirmé le paiement des déboursés suivants effectués au cours de la période se terminant le 30 juin 2012 : THAT payment be authorized and confirmed of the following disbursements made during the period ending June 30, 2012:

24 /08/06 période se terminant period ending factures / invoices liste de paie & remises gouvernementales / payroll & government remittances 8 juin / June 08, ,71 $ ,06 $ ,77 $ 15 juin /June 15, ,94 $ ,99 $ ,93 $ 22 Juin / June 22, ,31 $ ,96 $ ,27 $ 30 juin / June 30, ,23 $ ,49 $ ,72 $ Total ,19 $ ,50 $ ,69 $ Adopté à l unanimité 15. SERVICES PROFESSIONNELS - ÉVALUATION DES BÂTIMENTS MUNICIPAUX ATTENDU QUE l'union des municipalités du Québec a recommandé de conclure un contrat avec une firme d'évaluateurs agréés afin d'obtenir l'évaluation du contenu des bâtiments municipaux de la ville. Carried unanimously 15. PROFESSIONAL SERVICES - EVALUATION OF MUNICIPAL BUILDINGS WHEREAS the Union des municipalités du Québec has recommended to enter into an agreement with a firm of Chartered Assessors in order to obtain a content evaluation of the City's municipal buildings Il est proposé par le conseiller Price, It was moved by Councillor Price, appuyé par la conseillère Forbes seconded by Councillor Forbes QUE l offre de services de L2G évaluation inc. soit acceptée au montant de ,63 $, toutes taxes comprises, pour les services professionnels relatifs à la préparation d'un rapport d'évaluation des bâtiments municipaux, incluant l'équipement, à des fins d'assurances; QUE la dépense de ,63 $, incluant le crédit de taxe, soit imputée à la dépense départementale, UBR , compte nº ; le tout conformément au certificat du trésorier nº CTW délivré le 30 juillet 2012; THAT the offer of services from L2G évaluation inc. be accepted in the amount of $20,120.63, all applicable taxes included for the professional services relating to the preparation of an evaluation report of the municipal buildings, including equipment, for insurance purposes; THAT the expenditure in the amount of $19, (including tax credits) be made from Departmental Expense, UBR , Account No ; the whole as indicated on Treasurer s Certificate No CTW issued on July 30, 2012;

25 /08/06 QUE le greffier soit autorisé à signer l offre de services et tous autres documents au nom de la ville. Adopté à l unanimité 16. APPROBATION D'UN SYTÈME DE PONDÉRATION ET D'ÉVALUATION DES OFFRES - MANDAT À UN CONSULTANT EN RESSOURCES HUMAINES ET RECRUTEMENT DE CADRES ATTENDU QUE, conformément à l'article de la Loi sur les cités et villes (L.R.Q., chapitre C-19), dans le cas de l'adjudication d'un contrat relatif à la fourniture de services professionnels, le conseil doit utiliser un système de pondération et d'évaluation des offres; THAT the City Clerk be authorized to sign the offer of service and any other documents on behalf of the City. Carried unanimously 16. APPROVAL OF A SYSTEM OF BID WEIGHTING AND EVALUATING MANDATE FOR HUMAN RESOURCES CONSULTING AND EXECUTIVE RECRUITING SERVICES WHEREAS, according to section of the Cities and Towns Act (R.S.Q., chapter C-19), where a contract for professional services is to be awarded, the Council must use a system of bid weighting and evaluating; ATTENDU QUE le directeur général doit désigner les membres du comité de sélection pour évaluer les offres Il est proposé par le conseiller Price, appuyé par la conseillère Lulham WHEREAS the Director General shall designate the members of the Selection Committee to evaluate the tenders. It was moved by Councillor Price, seconded by Councillor Lulham QUE le système de pondération et d'évaluation proposé dans le document préparé par le directeur du Service des ressources humaines soit approuvé dans le cadre d'un appel d'offres visant la sélection d'une firme spécialisée à titre de consultant en ressources humaines et en recrutement de cadres. Adopté à l unanimité THAT the bid weighting and evaluating proposed in the document prepared by the Director of Human Resources Department be approved within the framework of a call for tenders for the selection of a firm specializing in general human resources consulting and executive recruiting services. Carried unanimously