Formation Microsoft Office Word 2010 dans le cadre de la plateforme e-conseil des Ministres

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1 Formation Microsoft Office Word 2010 dans le cadre de la plateforme e-conseil des Ministres Support de cours Word 2010 SOFTNET-BURKINA

2 Contenu Chapitre 1. Prise en main de PowerPoint Présentation de Microsoft Office PowerPoint L interface Office Fluent Ouvrir PowerPoint Les éléments de la nouvelle interface PowerPoint Interface utilisateur Ruban Toujours laisser le Ruban réduit Conserver le Ruban réduit pendant un court instant Restaurer le Ruban La barre d outils d'accès rapide Le bouton Microsoft Fichier La barre d état Naviguer entre plusieurs fenêtres PowerPoint Les onglets intuitifs [contextuels] (images, tableaux, graphiques, ), Le lanceur de boite de dialogue Les onglets intuitifs Le lanceur de boite de dialogue Les modes d affichage (Page, Lecture plein écran, web, plan) Réglage du zoom Sélectionner un facteur de zoom spécifique Créer, enregistrer, modifier et gérer ses documents Créer un nouveau document Télécharger un modèle Ouvrir un nouveau document Pour enregistrer une copie d'un fichier Pour enregistrer un fichier dans un autre format Enregistrer automatiquement les informations de récupération automatique Fermer PowerPoint Chapitre 2. Travailler avec les objets de présentation Insérer des zones de textes, des images Page 2 sur 43

3 Insérer du texte Ajouter une zone de texte Ajouter le corps du texte ou le texte du titre dans un espace réservé Ajouter du texte dans une zone de texte Insérer une image clipart Créer, modifier des tableaux, des graphiques et des diagrammes Les tableaux Ajouter un tableau Appliquer ou modifier un style de tableau Créer un graphique SmartArt Créer, modifier, mettre en forme et disposer une forme automatique Ajouter un style rapide à une forme Déformer une forme automatique Intégrer dans une forme du texte ou des images Ajouter du texte dans une forme Intégrer du texte à une forme Aligner, répartir, faire pivoter les formes Aligner Repartir Pivoter Modifier puces, alignements, interlignes des cadres texte Exporter ou importer du texte depuis ou vers Word Chapitre 3. Uniformiser la présentation Créer, modifier des masques et des modèles de présentation Créer un masque Ajouter un masque de diapositive Créer un modèle Définir les en-têtes et pieds de page Ajouter un pied de page à une diapositive Ajouter un en-tête, un pied de page ou les deux Modifier l'arrière-plan des pages Utiliser une image en tant qu'arrière-plan de diapositive Page 3 sur 43

4 Chapitre 4. Utiliser les affichages Utiliser la trieuse Mode Trieuse de diapositives Accéder rapidement à une diapositive éloignée Onglet Plan Onglet Diapositives Volet Diapositive Chapitre 5. Intégration avec SharePoint Ouvrir un document depuis SharePoint Enregistrer un document dans une bibliothèque Les métadonnées d un fichier Page 4 sur 43

5 Chapitre 1.. Prise en main de PowerPoint Présentation de Microsoft Office PowerPoint 2010 PowerPoint est un logiciel qui permet de créer des présentations dynamiques et riches. On peut ainsi créer toutes sortes de contenus multimédia : des images, des vidéos, des musiques, des graphiques, des Word Art, avec un peu de maîtrise de l'application, la présentation devient très esthétique et intéresse beaucoup le public qui la regarde L interface Office Fluent Office PowerPoint 2010 possède une nouvelle apparence : une nouvelle interface utilisateur remplace les menus, les barres d'outils et la plupart des volets Office des versions antérieures de PowerPoint par un mécanisme simple et facile à découvrir. La nouvelle interface utilisateur est conçue pour vous permettre d'être plus productif dans PowerPoint, de trouver plus facilement les fonctionnalités appropriées pour les différentes tâches, de découvrir de nouvelles fonctionnalités et de gagner en efficacité Ouvrir PowerPoint 2010 Tout comme Word 2010, PowerPoint se lance de la même manière et cela à partir du groupe de programme Microsoft Office. Page 5 sur 43

6 Fig. Lancement de Microsoft Office PowerPoint 2010 Page 6 sur 43

7 1.2.2 Les éléments de la nouvelle interface PowerPoint Fig. L environnement Microsoft Office Interface utilisateur Ruban Le Ruban a été conçu pour accélérer la recherche des commandes dont vous avez besoin pour effectuer une tâche. Les commandes sont classées en groupes logiques, lesquels sont regroupés dans des onglets. Chaque onglet a trait à un type d'activité (comme l'écriture ou la mise en forme d'une page). Pour éviter l'encombrement, certains onglets ne s'affichent que lorsqu'ils sont nécessaires. Par exemple, l'onglet Outils Image apparaît uniquement lorsqu'une image est sélectionnée. Page 7 sur 43

8 Fig. Les éléments du ruban a) Les onglets se trouvent dans la partie supérieure du ruban. Chaque onglet représente les tâches principales que vous effectuez dans un programme donné. b) Les groupes, affichés sous les onglets, sont des ensembles de commandes connexes. Ils rassemblent toutes les commandes dont vous risquez d'avoir besoin pour un type de tâche donné. Comme ils sont toujours affichés et facilement accessibles, ils vous sont d'une très grande aide. c) Les commandes sont organisées en groupes. Une commande peut être un bouton, un menu ou une zone dans laquelle entrer des informations Toujours laisser le Ruban réduit a) Cliquez sur Personnaliser la barre d'outils Accès rapide b) Dans la liste, cliquez sur Réduire le Ruban. c) Pour utiliser le Ruban lorsqu'il est réduit, cliquez sur l'onglet que vous voulez utiliser, puis sur l'option ou la commande voulue Conserver le Ruban réduit pendant un court instant Pour réduire rapidement le Ruban, double-cliquez sur le nom de l'onglet actif. Pour restaurer le Ruban, double-cliquez de nouveau sur un onglet. Page 8 sur 43

9 1.2.6 Restaurer le Ruban a) Cliquez sur Personnaliser la barre d'outils Accès rapide. b) Dans la liste, cliquez sur Réduire le Ruban La barre d outils d'accès rapide La barre d'outils Accès rapide est une barre personnalisable contenant une série de commandes indépendantes de l'onglet actuellement affiché. Vous pouvez y ajouter des boutons représentant des commandes ou la déplacer à partir d'un des deux emplacements possibles. Fig. Barre d outils Accès rapide 1.3. Le Menu Microsoft Fichier Outre les onglets, les groupes et les commandes, Office PowerPoint 2010 utilise d'autres éléments qui permettent eux aussi d'effectuer des tâches. Menu Fichier Ce bouton se trouve dans le coin supérieur gauche de la fenêtre PowerPoint. Il permet d'afficher le menu présenté ci-dessous. Page 9 sur 43

10 Fig. Menu Fichier Le menu Fichier comporte les mêmes commandes de base que les versions précédentes de Microsoft Office, à savoir celles permettant d'ouvrir, d'enregistrer et d'imprimer votre fichier. Toutefois, dans Office version 2010, davantage de commandes sont disponibles, telles que les commandes Publier les diapositives et Diffuser le diaporama (dans la section Enregistrer et Envoyer). Par exemple, dans Word, Excel et PowerPoint, si vous pointez sur Informations, puis cliquez sur Vérifier la présence de problèmes, vous pouvez vérifier si un fichier contient des métadonnées cachées ou des informations personnelles. Page 10 sur 43

11 1.4. La barre d état La barre d'état affichée en bas des programmes Microsoft Office indique si les options telles que le nombre de mots, les signatures, les autorisations, le suivi des modifications et les macros sont activées ou non. Les options de zoom sont également disponibles dans cette barre. Pour ajouter des éléments à la barre d outils a) Cliquez avec le bouton droit sur la barre d'état. b) Cliquez sur les options souhaitées Naviguer entre plusieurs fenêtres PowerPoint Contrairement aux versions précédentes de Microsoft Office PowerPoint, chaque document que vous ouvrez occupe une fenêtre indépendante. Pour activer la fenêtre d un document, cliquez sur son nom dans la barre des tâches Les onglets intuitifs [contextuels] (images, tableaux, graphiques, ), Le lanceur de boite de dialogue Les onglets intuitifs Lorsque vous insérez une image dans PowerPoint, les Outils Image et l'onglet Format, qui contient toutes les commandes nécessaires pour travailler sur l'image, apparaissent. Une fois que vous avez terminé d'utiliser l'image, les Outils Image disparaissent. Si vous souhaitez retravailler sur l'image, cliquez dessus pour afficher de nouveau l'onglet avec toutes les commandes nécessaires. PowerPoint suit les opérations que vous effectuez et vous fournit les outils dont vous avez besoin. Le ruban répond à vos actions. Page 11 sur 43

12 Fig. Les outils Image Le lanceur de boite de dialogue Lorsqu'une petite flèche est affichée dans le coin inférieur droit d'un groupe, cela signifie que d'autres commandes sont disponibles pour le groupe. Cliquez sur la flèche (appelée Lanceur de boîte de dialogue) pour ouvrir une boîte de dialogue ou un volet Office avec d'autres commandes. Page 12 sur 43

13 Fig. Boîte de dialogue Police Cliquez sur la flèche dans la partie inférieure d'un groupe pour obtenir d'autres options, le cas échéant. 1. Cliquez sur la flèche dans le groupe Police. 2. La boîte de dialogue Police s'ouvre. L onglet Affichage 1.7. Les modes d affichage (Page, Lecture plein écran, web, plan) Page 13 sur 43

14 Fig. Onglet Affichage PowerPoint 2010 permet d'afficher un même document selon différents modes. Ces modes sont au nombre de quatre : les modes Normal, Trieuse de diapositive, Mode lecture et Diaporama. Ceux-ci sont accessibles à partir du menu. Vous pouvez passer rapidement d'un mode d'affichage à un autre en utilisant les touches de raccourcis situées à gauche de la barre de défilement horizontale Affichage: ou dans l onglet Fig. Modes d affichage sur la barre d état 1.8. Réglage du zoom Vous pouvez faire un «zoom avant» pour obtenir un gros plan de votre document, ou un «zoom arrière» pour en avoir une vue plus générale dans une taille réduite. Vous pouvez aussi enregistrer un facteur de zoom spécifique avec un document ou un modèle. Modifier rapidement le facteur de zoom d'un document a) Dans la barre d'état, cliquez sur le curseur Zoom. b) Réglez le curseur sur le facteur de zoom souhaité. Page 14 sur 43

15 1.8.1 Sélectionner un facteur de zoom spécifique Vous pouvez choisir la portion du document à afficher à l'écran. Effectuez l'une des opérations suivantes : Sous l'onglet Affichage, dans le groupe Zoom, cliquez sur Zoom 100%. Fig. - Zoom Procédez comme suit : 1.9. Créer, enregistrer, modifier et gérer ses documents Créer un nouveau document a) Cliquez sur le menu Fichier, puis sur Nouveau. b) Sous Modèles, s'affichent les options disponibles pour créer : un document vierge ; un document à partir d'un modèle ; un nouveau document à partir d'un fichier existant. c) Si vous êtes connecté à Internet, les modèles disponibles à partir de Microsoft Office Online s'affichent également. d) Cliquer sur Créer Télécharger un modèle La première fois que vous téléchargez un modèle, une boîte de dialogue s'affiche indiquant que cette fonctionnalité est réservée aux personnes disposant d'une version originale de Page 15 sur 43

16 Microsoft Office. Après vérification de la légitimité de vos logiciels et de leur entière prise en charge par Microsoft, le modèle est téléchargé et ce type de message ne s'affiche plus. Vos téléchargements de modèles ultérieurs s'effectuent directement Ouvrir un nouveau document Lorsque vous ouvrez un fichier dans Microsoft Office, plusieurs options vous sont proposées. Vous pouvez ouvrir le fichier d'origine pour le modifier, ouvrir une copie ou ouvrir le fichier en lecture seule, ce qui vous empêche de l'enregistrer, sauf si vous l'enregistrez sous un autre nom. Procédez comme suit: a) Cliquez sur le menu Fichier, puis sur Ouvrir. Raccourci clavier Pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir, appuyez sur CTRL+O. b) Dans la liste Regarder dans, cliquez sur le dossier, le lecteur ou l'emplacement Internet qui contient le fichier à ouvrir. Page 16 sur 43

17 Fig. Boîte de dialogue Ouvrir c) Dans la liste des dossiers, localisez et ouvrez le dossier contenant le fichier. Remarque : Par défaut, les fichiers affichés dans la boîte de dialogue Ouvrir sont ceux qui ont été créés par le programme que vous utilisez. Par exemple, si vous utilisez Microsoft Office Excel, les fichiers créés à l'aide de Microsoft Office PowerPoint ne sont pas affichés, excepté si vous sélectionnez Tous les fichiers dans la zone Type de fichiers. d) Cliquez sur le fichier, puis sur Ouvrir. Page 17 sur 43

18 1.9.4 Enregistrement d un document Enregistrer un fichier Cliquez sur le menu Fichier, puis cliquez sur Enregistrer. Raccourci clavier Pour enregistrer le fichier, appuyez sur CTRL+S. Remarque Si vous enregistrez le fichier pour la première fois, vous êtes invité à lui donner un nom. Fig. - Boîte de dialogue Enregistrer Page 18 sur 43

19 Pour enregistrer une copie d'un fichier Procédez comme suit: Conseil Pour enregistrer la copie dans un dossier différent, cliquez sur un lecteur différent dans la liste Enregistrer dans ou sur un dossier différent dans la liste des dossiers. Pour enregistrer la copie dans un nouveau dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier. c) Dans la zone Nom de fichier, entrez le nouveau nom du fichier. d) Cliquez sur Enregistrer. Procédez comme suit: Pour enregistrer un fichier dans un autre format a) Cliquez sur le menu Fichier, puis sur Enregistrer sous. b) Dans la zone Nom de fichier, entrez le nouveau nom du fichier. c) Dans la liste Type de fichier, cliquez sur le format de fichier souhaité pour l'enregistrement. d) Cliquez sur Enregistrer Enregistrer automatiquement les informations de récupération automatique La récupération automatique ne remplace pas des enregistrements réguliers de vos fichiers. Si vous choisissez de ne pas enregistrer le fichier de récupération après l'avoir ouvert, le fichier est supprimé et les modifications non enregistrées sont perdues. Si vous enregistrez le fichier de récupération, il remplace le fichier d'origine (sauf si vous indiquez un nouveau nom de fichier). Plus vous enregistrez fréquemment les fichiers, plus les informations récupérées sont nombreuses en cas de panne de courant ou autre problème lorsque le fichier est ouvert. a) Cliquez sur le menu Fichier, puis sur Options. b) Cliquez sur Enregistrer. Page 19 sur 43

20 c) Activez la case à cocher Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les. d) Dans la zone minutes, entrez l'intervalle souhaité entre chaque enregistrement des fichiers Fermer PowerPoint 2010 Pour Fermer PowerPoint 2010 procéder l une des manières : a) Cliquez sur le Menu Fichier, Puis sur Quitter Ou Cliquez sur la croie dans le coin supérieur droit de la fenêtre b) Éventuellement la boîte de dialogue ci-dessous s affiche. c) Cliquez sur Oui, pour enregistrer les modifications avant de fermer ; Non, pour ignorer les modifications avant de fermer ; Annuler, Pour abandonner la fermeture de PowerPoint Remarque La boîte de dialogue ne s affiche que lorsqu il existe des modifications non prisent en compte. Page 20 sur 43

21 Chapitre 2. Travailler avec les objets de présentation 2.1. Insérer des zones de textes, des images Insérer du texte Vous pouvez ajouter du texte aux différentes zones suivantes d'une diapositive : Espace réservé Zone de texte Ajouter une zone de texte Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Texte, cliquez sur Zone de texte. Remarque : Si vous utilisez une langue d'asie orientale, dans le menu déroulant Zone de texte, cliquez sur Horizontal ou Vertical. Cliquez sur la diapositive, puis faites glisser le pointeur pour tracer la zone de texte Ajouter le corps du texte ou le texte du titre dans un espace réservé Les mises en page de diapositives contiennent diverses combinaisons d'espaces réservés pour du texte et des objets. Vous pouvez taper des titres, des sous-titres et le corps du texte dans les espaces réservés à du texte et des objets. Page 21 sur 43

22 La bordure en pointillé représente l'espace réservé qui contient le texte du titre de la diapositive. Pour ajouter le corps du texte ou le texte du titre dans un espace réservé d'une diapositive, procédez comme suit : Cliquez à l'intérieur d'un espace réservé à du texte, puis tapez ou collez le texte. Remarque : Si votre texte dépasse la taille de l'espace réservé, PowerPoint réduit la taille de la police et l'interligne de façon incrémentielle à mesure que vous tapez, de manière à ajuster la taille du texte Ajouter du texte dans une zone de texte Les zones de texte permettent de placer du texte n'importe où dans une diapositive, par exemple, hors d'un espace réservé à du texte. Ainsi, vous pouvez ajouter une légende à une image en créant une zone de texte et en la plaçant à proximité de l'image. De même, une zone de texte peut s'avérer utile si vous souhaitez ajouter du texte à une forme sans l'y attacher. Vous pouvez ajouter une bordure, un remplissage, une ombre ou un effet à trois dimensions au texte d'une zone de texte. Pour ajouter du texte à une zone de texte, cliquez à l'intérieur de la zone de texte, puis tapez ou collez le texte Insérer une image clipart Conseil : Pour insérer une image clipart dans les pages de commentaires de votre présentation Office PowerPoint 2010, passez en affichage Commentaires, puis effectuez les actions suivantes. 1. Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Illustrations, cliquez sur Images clipart. Page 22 sur 43

23 2. Dans le volet Office Images clipart, dans la zone de texte Rechercher, tapez le terme ou l'expression qui décrit l'image clipart souhaitée ou tapez tout ou partie du nom du fichier de l'image clipart. 3. Pour affiner votre recherche, effectuez l'une ou les deux actions suivantes : Pour limiter les résultats de la recherche à une collection spécifique d'images clipart, dans la liste Rechercher dans, activez la case à cocher en regard de chaque collection dans laquelle effectuer la recherche. 4. Pour limiter la recherche aux images clipart, dans la liste Les résultats devraient être, activez la case à cocher Illustrations. Vous pouvez également activer les cases à cocher Photographies, Vidéos et Audio pour élargir la recherche à ces types de fichiers. Par défaut la case Tous types de clips multimédias est caché. 5. Cliquez sur OK. 6. Dans la liste des résultats, cliquez sur l'image clipart pour l'insérer Créer, modifier des tableaux, des graphiques et des diagrammes Les tableaux Dans Microsoft Office system 2010, la fonction de tableau a été considérablement enrichie. Il est maintenant beaucoup plus facile de réutiliser des tableaux de Microsoft Office Word 2010 ou Microsoft Office Excel 2010 dans une présentation Microsoft Office PowerPoint Une fois que vous avez créé et mis en forme un tableau dans Office Word 2010 ou Office Excel 2010, vous pouvez le coller dans une présentation Office PowerPoint 2010 sans avoir à rectifier son apparence ou sa mise en forme. Une fois que vous avez ajouté le tableau à la Page 23 sur 43

24 présentation, vous pouvez utiliser les nouvelles fonctions de tableau d'office PowerPoint 2010 pour modifier rapidement le style du tableau ou ajouter un effet Ajouter un tableau 1. Sélectionnez la diapositive à laquelle vous souhaitez ajouter un tableau. 2. Dans le groupe Tableau de l'onglet Insertion, cliquez sur Tableau. 3. Effectuez une des opérations suivantes : * Déplacez le pointeur pour sélectionner le nombre de lignes et de colonnes souhaité, puis cliquez. * Cliquez sur Insérer un tableau puis entrez un nombre dans les listes Nombre de colonnes et Nombre de lignes. 4. Pour ajouter du texte dans les cellules du tableau, cliquez dans une cellule, puis entrez le texte. Une fois le texte entré, cliquez en dehors du tableau Appliquer ou modifier un style de tableau Un style de tableau est une combinaison de différentes options de mise en forme, dont des combinaisons de couleurs dérivées des couleurs du thème de la présentation. Tout tableau que vous ajoutez possède un style, qui lui est appliqué automatiquement. Des miniatures des styles de tableau sont présentées dans la galerie Styles de tableau. Lorsque vous amenez le pointeur de la souris sur la miniature d'un style de tableau, vous pouvez voir en quoi il affecte votre tableau. 1. Cliquez sur le tableau auquel vous souhaitez appliquer un style nouveau ou différent. 2. Sous Outils de tableau, dans le groupe Styles de tableau de l'onglet Création, cliquez sur le style de tableau qui vous intéresse. Pour afficher davantage de styles, cliquez sur le bouton Autres. Lorsque vous amenez le pointeur de la souris sur la miniature d'un style de tableau, vous pouvez voir en quoi il affecte votre tableau. Page 24 sur 43

25 2.2.4 Créer un graphique SmartArt 1. Sous l'onglet Insertion, cliquez sur SmartArt dans le groupe Illustrations. 2. Dans la boîte de dialogue Choisir un graphique SmartArt, cliquez sur le type et la disposition désirés. 3. Entrez du texte en procédant comme suit : - Cliquez dans une forme du graphique SmartArt, puis tapez votre texte. - Dans le volet Texte, cliquez sur [Texte], puis tapez ou collez votre texte. - Copiez du texte à partir d'un autre programme, cliquez sur [Texte], puis collez le texte dans le volet Texte Créer, modifier, mettre en forme et disposer une forme automatique Pour Office PowerPoint 2010, dans l'onglet Accueil, dans le groupe Dessin, cliquez sur Formes. Page 25 sur 43

26 Cliquez sur la forme souhaitée puis n'importe où dans le document et faites ensuite glisser le pointeur pour délimiter la forme. Pour créer un carré ou un cercle parfait (ou contraindre les dimensions des autres formes), maintenez la touche MAJ enfoncée tout en faisant glisser la souris. Conseil : Vous pouvez ajouter des formes individuelles à un graphique ou ajouter des formes sur un graphique SmartArt pour les personnaliser Ajouter un style rapide à une forme Important : Les styles rapides ne sont disponibles que dans ces programmes Office version 2010 : Excel, Outlook, Word et PowerPoint. Les styles rapides sont des combinaisons de différentes options de mise en forme ; ils sont affichés sous la forme de miniatures dans la galerie de styles rapides, dans le groupe Styles de formes. Lorsque vous placez le pointeur sur la miniature d'un style rapide, vous pouvez voir le résultat de son application (celle du style de forme) sur la forme sélectionnée. 1. Cliquez sur la forme à laquelle vous voulez appliquer un style rapide, nouveau ou différent. 2. Dans Outils de dessin, dans le groupe Styles de formes de l'onglet Format, cliquez sur le style rapide qui vous intéresse. Pour afficher davantage de styles rapides, cliquez sur le bouton Autres. Supprimer une forme de votre document Page 26 sur 43

27 Cliquez sur la forme à supprimer, puis appuyez sur SUPPR Déformer une forme automatique Lorsqu'aucune forme intégrée ne répond à vos besoins et que l'outil de remodelage ne fournit pas une flexibilité suffisante, vous pouvez dorénavant convertir n'importe quelle forme intégrée (autre que des connecteurs) en objets de forme libre, puis utiliser Modifier les points (traité dans la section suivante) pour créer absolument tout ce que vous voulez. Pour cela, sélectionnez une ou plusieurs formes à convertir et, sous Outils de dessin, sous l'onglet Format, dans le groupe Insérer des formes, cliquez sur Modifier la forme, puis sur Convertir en forme libre. Bien, vous avez donc converti votre forme en forme libre. Que se passe-t-il ensuite? Lorsque vous activez Modifier les points, vous pouvez littéralement modifier indépendamment chaque point de la forme. Regardez, par exemple, le rectangle dans l'image suivante. Il s'agit de l'apparence d'une forme sélectionnée avec Modifier les points activé. Chaque carré noir est un point que vous pouvez manipuler. Après quelques clics, ce rectangle s'apparente à l'image qui suit. Page 27 sur 43

28 L'apprentissage de l'utilisation de l'option Modifier les points est très simple, mais si vous l'avez utilisée dans le passé, le comportement a quelque peu changé. Ci-dessous figurent des points clés qui vous aident à maîtriser cette fonctionnalité et même de vous amuser avec. Pour activer Modifier les points, cliquez avec le bouton droit sur n'importe quel dessin de forme libre, puis cliquez sur Modifier les points. Sinon, sous Outils de dessin, sous l'onglet Format, dans le groupe Insérer des formes, cliquez sur Modifier la forme, puis sur Modifier les points. Si vous cliquez n'importe où sur la diapositive en dehors de la forme en cours d'édition, l'option Modifier les points est automatiquement désactivée Intégrer dans une forme du texte ou des images Ajouter du texte dans une forme Les formes, telles que les carrés, les cercles, les bulles de légende et les flèches pleines, peuvent contenir du texte. Lorsque vous tapez du texte dans une forme, le texte se lie à la forme, se déplace et pivote avec elle. Vous pouvez également superposer du texte indépendant de la forme et qui ne se déplacera pas lorsque vous déplacerez la forme Intégrer du texte à une forme Pour intégrer du texte à une forme, sélectionnez la forme, puis tapez ou collez le texte à l'intérieur Aligner, répartir, faire pivoter les formes Aligner Sélectionnez les images, formes, zone de texte ou éléments WordArt à aligner. Si les options Aligner ne sont pas disponibles, il se peut que vous deviez sélectionner un objet supplémentaire. Page 28 sur 43

29 Pour sélectionner plusieurs objets, cliquez sur le premier objet, cliquez sur les autres objets tout en maintenant la touche CTRL enfoncée. Procédez de l'une des manières suivantes : Pour aligner une image, sous Outils Image, sélectionnez l'onglet Format. Pour aligner une forme, une zone de texte ou un élément WordArt, sous Outils de dessin (ou sous Outils de zone de texte si vous alignez une zone de texte dans Microsoft Office Word 2010), sélectionnez l'onglet Format. Dans le groupe Organiser, cliquez sur Aligner, puis effectuez l'une des actions suivantes : Pour aligner les bords des objets à gauche, cliquez sur Aligner à gauche. Pour aligner les objets verticalement en leur centre, cliquez sur Centrer. Pour aligner les bords des objets à droite, cliquez sur Aligner à droite. Pour aligner les bords supérieurs des objets, cliquez sur Aligner en haut. Pour aligner les objets horizontalement en leur milieu, cliquez sur Aligner au milieu. Pour aligner les bords inférieurs des objets, cliquez sur Aligner en bas. Page 29 sur 43

30 2.6.2 Repartir 1. Sélectionnez au moins trois objets à disposer à égale distance les uns des autres. Pour sélectionner plusieurs objets, cliquez sur le premier objet, cliquez sur les autres objets tout en maintenant la touche CTRL enfoncée. Pour sélectionner des objets masqués, empilés ou situés derrière du texte, procédez de l'une des façons suivantes : Dans Office PowerPoint 2010, sous l'onglet Accueil, dans le groupe Modification, cliquez sur Sélectionner, puis sur Sélectionner les objets et dessinez une zone sur les objets. 2. Procédez de l'une des manières suivantes : o Pour répartir les images de manière égale, sous Outils Image, sélectionnez l'onglet Format. o Pour répartir de manière égale un groupe composé de formes, de zones de texte ou d'éléments WordArt, sous Outils de dessin, sélectionnez l'onglet Format. Page 30 sur 43

31 3. Dans le groupe Organiser, cliquez sur Aligner, puis effectuez l'une des actions suivantes : o Pour centrer les objets horizontalement, cliquez sur Distribuer horizontalement. o Pour centrer les objets verticalement, cliquez sur Distribuer verticalement Pivoter Cliquez sur l'image, la forme, la zone de texte ou l'élément WordArt que vous voulez faire pivoter. Remarque Dans Microsoft Office Word 2010, vous ne pouvez pas faire pivoter les zones de texte. Procédez de l'une des manières suivantes : Faites glisser la poignée de recopie dans le sens de rotation que vous voulez appliquer à la forme. Cliquez sur la poignée de rotation située en haut de l'objet, puis faites-la glisser dans la direction voulue. Remarque Pour contraindre une rotation à un angle de 15 degrés, maintenez la touche MAJ. enfoncée pendant que vous faites glisser la poignée de rotation Modifier puces, alignements, interlignes des cadres texte Les commandes puce, interlignes et alignement du groupe Paragraphe de l onglet Accueil permettent respectivement de modifier les puces, modifier l interligne et modifier l alignement du bloc de texte sélectionné. Page 31 sur 43

32 Exporter ou importer du texte depuis ou vers Word L importation et l exportation de texte depuis et vers Word s effectue par simple copiercoller. Page 32 sur 43

33 Chapitre 3. Uniformiser la présentation 3.1. Créer, modifier des masques et des modèles de présentation Créer un masque Un masque de diapositive est la partie d'un modèle où sont stockées des informations sur, notamment, le positionnement du texte et les objets d'une diapositive, la taille des espaces réservés au texte et aux objets, les styles du texte, les arrière-plans, les thèmes de couleur, les effets et les animations. Lorsque vous enregistrez un ou plusieurs masques de diapositive sous forme de fichier modèle (.potx), vous pouvez utiliser ce dernier pour créer des présentations. Chaque masque de diapositive contient un ou plusieurs ensembles de mises en page personnalisés. L'illustration ci-dessous représente un masque de diapositive simple, contenant trois mises en page Ajouter un masque de diapositive 1. Sous l'onglet Vue, dans le groupe Affichages des présentations, cliquez sur Masque des diapositives. 2. Sous l'onglet Masque des diapositives, dans le groupe Modifier la forme de base, cliquez sur Insérer le masque des diapositives. 3. Effectuez l'une des opérations suivantes ou les deux : Si vous souhaitez supprimer un espace réservé par défaut dont vous n'avez pas besoin, cliquez sur la bordure de l'espace réservé et appuyez sur la touche Suppr. Page 33 sur 43

34 Si vous souhaitez ajouter un espace réservé, procédez comme suit : 1. Cliquez sur une miniature de mise en page de diapositive sous le masque de diapositive que vous avez ajouté. 2. Sous l'onglet Masque des diapositives, dans le groupe Mise en page du masque, cliquez sur la flèche située en regard de Insérer un espace réservé, puis sélectionnez un espace réservé. 3. Cliquez dans le masque de diapositive à l'emplacement souhaité, puis faites glisser la souris pour tracer l'espace réservé. Conseil Pour redimensionner un espace réservé, faites glisser l'une de ses bordures de coin. 4. Cliquez sur le menu Fichier, puis sur Enregistrer sous. 5. Dans le champ Nom de fichier, entrez un nom de fichier ou n'intervenez pas si vous acceptez le nom de fichier suggéré. 6. Dans la liste Type de fichier, cliquez sur Modèle PowerPoint, puis sur Enregistrer Créer un modèle Lorsque vous créez un modèle, vous créez un fichier (.potx) qui capture les personnalisations apportées à un masque des diapositives, une disposition et un thème. Les modèles servent de base pour créer des présentations similaires. Ils stockent des informations de conception que vous pouvez appliquer à une présentation pour mettre uniformément en forme le contenu de toutes les diapositives. L'exemple suivant illustre un modèle : Ce modèle contient dans les espaces réservés du contenu, tel que «Nom de l'étudiant», «Page 34 sur 43

35 Nom de l'école», etc. Il contient également des attributs de mise en forme, de couleur, d'arrière-plan et de disposition qui en font un diplôme. Chaque modèle contient un masque des diapositives, qui doit comporter une disposition (ou plusieurs) à utiliser dans une présentation. Le modèle précédent était créé par un graphiste, mais rien ne vous empêche de créer un modèle en créant un ou plusieurs masques, en ajoutant des dispositions et en appliquant un thème. Pour créer un modèle, procédez comme suit : 1. Ajouter un masque des diapositives. 2. Cliquez sur le menu Fichier, puis cliquez sur Enregistrer sous. 3. Dans la zone Nom de fichier, entrez un nom de fichier ou acceptez le nom de fichier suggéré. 4. Dans la liste Type de fichier, cliquez sur Modèle PowerPoint, puis sur Enregistrer Définir les en-têtes et pieds de page Par défaut, les diapositives ne possèdent pas d'en-tête. Vous pouvez toutefois déplacer un espace réservé de pied de page en guise d'en-tête. Dans l'onglet Insertion, dans le groupe Texte, cliquez sur En-tête et pied de page. Page 35 sur 43

36 3.2.1 Ajouter un pied de page à une diapositive Dans la boîte de dialogue En-tête et pied de page, dans l'onglet Insertion, activez la case à cocher Pied de page puis tapez le texte que vous voulez voir figurer centré dans la partie inférieure de la diapositive. Sélectionnez toutes les autres options désirées, puis effectuez l'une des opérations suivantes : Pour que le pied de page ne figure que sur la diapositive sélectionnée, cliquez sur Appliquer. Pour que le pied de page figure sur toutes les diapositives de la présentation, cliquez sur Appliquer partout. Page 36 sur 43

37 3.2.2 Ajouter un en-tête, un pied de page ou les deux 3.3. Modifier l'arrière-plan des pages Utiliser une image en tant qu'arrière-plan de diapositive 1. Dans Office PowerPoint 2010, cliquez sur la diapositive à laquelle vous souhaitez ajouter une image d'arrière-plan. Pour sélectionner plusieurs diapositives, cliquez sur la première diapositive, appuyez sur la touche CTRL et maintenez-la enfoncée tout en cliquant sur d'autres diapositives. 2. Sous l'onglet Création, dans le groupe Arrière-plan, cliquez sur Styles d'arrière-plan, puis Mise en forme de l'arrière-plan. 3. Cliquez sur Remplissage, puis sur Remplissage avec image ou texture. 4. Procédez de l'une des manières suivantes : o Pour insérer une image à partir d'un fichier, cliquez sur Fichier, puis recherchez l'image voulue et double-cliquez dessus pour l'insérer. o Pour coller une image que vous avez copiée, cliquez sur Presse-papiers. o Pour utiliser une image clipart en tant qu'image d'arrière-plan, cliquez sur ClipArt, puis dans la zone Rechercher le texte, tapez un mot ou une expression qui décrit l'image clipart souhaitée ou tapez le nom de fichier clipart ou une partie de celui-ci. Pour inclure dans votre recherche une image clipart disponible sur Microsoft Office Online, activez la case à cocher Inclure le contenu d'office Online, cliquez sur OK, puis sur le clip pour l'insérer. Page 37 sur 43

38 Chapitre 4. Utiliser les affichages 4.1. Utiliser la trieuse Mode Trieuse de diapositives Le mode Trieuse de diapositives affiche les diapositives sous forme de miniatures Accéder rapidement à une diapositive éloignée Le mode Normal est le mode de modification principal, utilisé pour l'écriture et la conception de votre présentation. Ce mode possède quatre zones de travail : Page 38 sur 43

39 1. Onglet Plan C'est l'emplacement approprié pour commencer à écrire le contenu pour capturer vos idées, planifier leur présentation et déplacez du texte et des diapositives tout autour. L'onglet Plan affiche le texte des diapositives sous forme de plan. 2. Onglet Diapositives C'est l'emplacement approprié pour visualiser les diapositives de la présentation sous forme de miniatures pendant que vous les modifiez. Les miniatures facilitent la navigation dans la présentation et la visualisation des effets en cas de modification de la conception. Vous pouvez également réorganiser, ajouter ou supprimer facilement des diapositives dans ce mode. 3. Volet Diapositive Dans la partie supérieure droite de la fenêtre PowerPoint, le volet Diapositive affiche une grande vue de la diapositive active. Dans cette diapositive affichée, vous pouvez ajouter du texte et insérer des images, des tableaux, des graphiques SmartArt, des graphiques, des objets de dessin, des zones de texte, des films, des sons, des liens hypertextes et des animations. Intégrations avec SharePoint 4. Volet commentaire Dans le volet Commentaires sous le volet Diapositive, vous pouvez saisir des commentaires concernant la diapositive active. Ensuite, vous pouvez imprimer les commentaires et vous y reporter lorsque vous effectuez votre présentation. Vous pouvez également imprimer les commentaires afin de les remettre aux personnes présentes ou inclure les commentaires dans une présentation envoyée aux personnes présentes ou diffusée sur une page Web. Vous pouvez basculer entre les onglets Diapositives et Plan. Les onglets Diapositives et Plan affichent des symboles si le volet est trop étroit. Pour modifier l'affichage de l'onglet Plan ou Diapositives, reportez-vous à la section Afficher/Masquer l'onglet Plan ou Diapositives. Page 39 sur 43

40 Chapitre 5. Intégration avec SharePoint 5.1. Ouvrir un document depuis SharePoint Il est possible d ouvrir des fichiers du SharePoint directement dans PowerPoint Il suffit juste de cliquer sur Fichier puis Ouvrir. Dans le champ encadré en rouge, saisir l adresse URL de la bibliothèque qui contient le fichier à ouvrir, puis choisir le fichier et cliquer enfin sur Ouvrir. Le fichier est alors téléchargé depuis SharePoint ; cette ouverture de fichier n est possible que si l utilisateur en cours a les droits nécessaires à l ouverture du fichier. S il s avère que ce n est pas le cas, un compte d utilisateur et un mot de passe lui seront demandés. Il est aussi possible d ouvrir un document depuis la bibliothèque désirée dans SharePoint. Il suffit de cliquer sur la petite flèche à côté du nom de fichier. Ensuite il faut choisir l option Modifier dans PowerPoint.

41 5.2. Enregistrer un document dans une bibliothèque Depuis l interface de Microsoft PowerPoint 2010, il est possible d enregistrer directement ces documents dans SharePoint. Pour cela, il suffit, après avoir édité le document de cliquer sur Fichier puis Enregistrer et Envoyer et choisir Enregistrer dans SharePoint. Page 41 sur 43

42 Lors du tout premier enregistrement il va falloir spécifier un emplacement. Pour ce faire, on dispose de l option Rechercher un emplacement. Spécifier alors l adresse URL de la bibliothèque dans laquelle on veut enregistrer le document dans le champ nom de fichier. Un exemple d adresse est : Si l adresse saisie est valide, PowerPoint 2010 nous demande alors de spécifier un nom pour le fichier que l on veut enregistrer. On spécifie alors le nom dans le champ Nom de fichier et on clique sur Enregistrer. Le fichier est alors enregistré dans la bibliothèque choisie à condition que l utilisateur en cours ait les autorisations nécessaires. Page 42 sur 43

43 5.3. Les métadonnées d un fichier Une métadonnée est une donnée servant à définir ou décrire une autre donnée quel que soit son support (papier ou électronique). Dans notre cas précis, les métadonnées seront utilisées pour indexer les fichiers et ainsi faciliter la recherche. C est pourquoi, lorsque nous allons enregistrer un fichier, il est possible de lui fournir des mots-clés. Ces mots-clés permettront d accélérer la recherche. Dans la boite de dialogue enregistrer sous on à la zone suivante ou vous pourrez ajouter les informations comme le titre, le nom de l auteur, l objet et les mots clés identifiant le contenu du document. Par défaut, les bibliothèques qui contiennent les documents sont associées à des mots-clés, ce qui facilitera grandement la tâche aux rédacteurs. Page 43 sur 43