LES CONGES PAYES DES AGENTS EN CONTRAT DE DROIT PRIVE. Période/année de référence : Les jours ouvrables : Les jours ouvrés :
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- Eveline Cousineau
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1 LES CONGES PAYES 1/14/CD Direction Expertise statutaire et ressources humaines Pôle Recrutement et Conseil RH DES AGENTS EN CONTRAT DE DROIT PRIVE Les agents non titulaires de droit privé des collectivités (contrats aidés, apprentis) ont droit à un congé annuel rémunéré (Code du travail - Article L3141-1), s'appliquent alors les dispositions du code du travail. I. La détermination du nombre de jours de congés payés : a. La durée des congés annuels : Le salarié qui au cours de l'année ou période de référence justifie avoir été occupé chez le même employeur a droit à un congé payé de deux jours et demi ouvrables par mois de travail effectif (soit 30 jours ouvrables par année complète) sans que la durée totale du congé exigible puisse excéder trente jours ouvrables soit 5 semaines pour une année complète de travail (Article L3141-3). Période/année de référence : Période d'activité sur laquelle est décompté le temps de travail effectif. Dans la pratique, elle s'étend du 1 er juin au 31 mai. Par exemple pour l'année 2014, la période de référence s'étendra du 1 er juin 2013 au 31 mai Les jours ouvrables : Ce sont tous les jours de la semaine (y compris le samedi), à l'exception du jour de repos hebdomadaire (en général le dimanche) et des jours fériés légaux non travaillés. Par exemple, lorsque l'agent travaille 5 jours par semaine, le 6 ème jour non travaillé demeure ouvrable pour la détermination des congés. Ainsi quelque soit le temps de travail de l'agent, il devra par exemple poser 6 jours ouvrables pour poser 1 semaine de congés. Les jours ouvrés : Ce sont tous les jours normalement travaillés dans l'entreprise. 1
2 Il appartient à l'employeur de prendre les mesures propres à garantir au salarié la possibilité d'exercer son droit à congé. En cas de contestation, il devra justifier avoir accompli les diligences qui lui incombent (Cour de Cassation du 13/06/2012 n ) La durée du congé s'obtient en multipliant le nombre de mois de travail par 2.5. Un agent à temps partiel a droit à un congé dont la durée est égale à celle d'un congé d'un agent à temps complet. La loi prévoit des équivalences au mois de travail effectif générant 2.5 jours de congés payés. Un mois est assimilé à : 24 jours lorsque l'horaire hebdomadaire est réparti sur 6 jours, 20 jours lorsque l'horaire hebdomadaire est réparti sur 5 jours ou 4 semaines. Ce système permet d'assimiler à un mois de travail effectif des périodes de travail incomplètes en raison d'une embauche en cours de mois, ou des absences non assimilées à du travail effectif (voir tableau en annexe). Selon la Cour de Cassation, il convient d'appliquer le jeu des équivalences de la façon la plus favorable au salarié. Voici le tableau permettant le calcul des congés payés : CALCUL DES CONGÉS AVEC ÉQUIVALENCES Mois de travail Équivalence Équivalence Congés acquis Arrondi (1) effectif en semaines en jours ouvrables en jours ouvrables , , , , , , Année complète ( dimanches) (1) Lorsque le nombre de jours ouvrables calculé conformément aux articles L et L du Code du Travail n'est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre entier immédiatement supérieur (Article L du Code du Travail). 2
3 b. Le fractionnement des congés annuels : Les congés payés doivent être pris en deux temps : - un congé principal de vingt-quatre jours ouvrables (maximum de jours de congés pouvant être pris en continu) soit 4 semaines (Article L ) qui peut être fractionné, avec un minimum de 12 jours ouvrables de congés en continu (Article L ) au cours de la période légale (Article L ), soit la période du 1 er mai au 31 octobre au minimum (Article L ). - une cinquième semaine, qui en principe ne doit pas être accolée aux quatre autres. La réglementation ne précise pas si elle doit être prise en continu ou si elle peut être fractionnée. Toutefois, une dérogation est possible pour les salariés qui justifient de contraintes géographiques particulières, tels que les salariés étrangers ou ressortissants des Dom-Tom (Article L ). Les jours restant dus peuvent être accordés en une ou plusieurs fois en dehors de cette période. Il est attribué des congés supplémentaires en cas de fractionnement du congé principal (Article L ) : 1 jour supplémentaire, si 3 à 5 jours ont été pris hors de la période légale du 1 er mai au 31 octobre 2 jours supplémentaires, si 6 à 10 jours ont été pris hors de la période légale du 1 er mai au 31 octobre Les jours de congé principal dus en plus de vingt-quatre jours ouvrables (cinquième semaine) ne sont pas pris en compte pour l'ouverture du droit à ce supplément. Particularité : lorsque le congé s'accompagne de la fermeture de l'établissement, le fractionnement peut être réalisé par l'employeur sur avis conforme des délégués du personnel ou, à défaut de délégués, avec l'agrément des salariés (Article L ). c. Cas particuliers : (Code du travail - Articles L et L3141-9) Les femmes salariées de moins de vingt et un ans au 30 avril de l'année précédente ayant des enfants à charge (enfant qui vit au foyer et âgé de moins de quinze ans au 30 avril de l'année en cours) bénéficient de deux jours de congé supplémentaire par enfant à charge. Ce congé est réduit à un jour si le congé légal n'excède pas six jours. 3
4 Les femmes salariées de plus de vingt et un ans à la date précitée ayant des enfants à charge bénéficient également de deux jours de congé supplémentaire par enfant à charge, sans que le cumul du nombre des jours de congé supplémentaire et de congé annuel ne puisse excéder la durée maximale du congé annuel, soit 30 jours ouvrables. Les jeunes travailleurs mineurs de moins de vingt et un ans au 30 avril de l'année précédente, ont droit, s'ils le demandent, à un congé de trente jours ouvrables (même s'ils ne justifient pas d'une année complète de service). Toutefois, la période qui excède leur droit à congés dû au titre des services accomplis n'est pas rémunérée. II. Le calendrier des congés payés : a) L'ordre de départ : (Code du travail - Article L ) Pour fixer l'ordre des départs, l'employeur tient compte après avis, le cas échéant, des délégués du personnel : - de la situation de famille des bénéficiaires, notamment des possibilités de congé dans le secteur privé ou la fonction publique du conjoint ou du partenaire lié par un pacte civil de solidarité, - de la durée de leurs services chez l'employeur, - le cas échéant, de leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs. Pour autant, il n'existe pas de priorité entre ces critères. Les conjoints et les partenaires liés par un pacte civil de solidarité travaillant dans une même entreprise ont droit à un congé simultané (Article L ). L'ordre de départ doit être affiché dans les locaux accessibles aux agents et communiqué de façon individuelle 1 mois avant le départ du salarié. Sauf en cas de circonstances exceptionnelles, l'ordre et les dates de départ fixés par l'employeur ne peuvent être modifiés dans le délai d'un mois avant la date prévue de départ (Article L ). 4
5 b) Le report des congés : Les congés doivent être pris en principe pendant la période légale des congés, sous peine d'être perdus. Des cas de report sont néanmoins prévus ; ils doivent être organisés par le règlement intérieur de la collectivité ou par une note de service. Selon la jurisprudence européenne, il est possible de limiter ces reports dans le temps. Une période de 15 mois a ainsi été admise dans le cadre d'une extinction du droit au congé annuel payé non pris pour cause de maladie à l'expiration du délai prévu par la réglementation nationale (CJUE 22/11/2011 aff C-214/10). La Cour de Cassation ne s'est pas encore prononcée. L'Article L du code du travail prévoit le report des congés jusqu'au 31 décembre de l'année suivant celle pendant laquelle la période de prise de ces congés a débuté, si la durée du travail est décomptée à l'année. Dans ce cas, une convention ou un accord doit organiser les modalités du report. Il est également possible de reporter la prise de la 5 ième semaine de congés dans les cas suivants : Salariés souhaitant bénéficier d'un congé pour création d'entreprise et d'un congé sabbatique (Article L ) Salariés souhaitant placer les jours acquis sur un compte épargne-temps (Articles L à ). Le cumul de ces congés payés porte au maximum sur 6 années. Les congés non pris en raison : d'une absence pour congé de maternité, congé d'adoption ; d'une absence pour accident du travail ou maladie professionnelle ; d'une absence pour maladie, doivent être reportés, même si la période de prise des congés est expirée. 5
6 c) L'anticipation des congés : Les congés payés ne peuvent pas, en principe, être pris par anticipation avant leur acquisition par un travail effectif. Mais une fois les congés acquis, ils peuvent être pris et ce, même avant l'ouverture de la période normale de prise de congés, avec l'accord de l'employeur. En effet, le code du travail prévoit qu'ils peuvent être pris dès l'ouverture des droits (Article L ). Par exemple, pour un salarié ayant commencé son contrat le 1 er janvier 2014, au 30 juin 2014 : Il a acquis 15 jours de congés payés du 01/01 au 30/ Mais seulement 12,5 arrondis à 13 jours de congés payés du 01/01 au 31/05/2014 pour la période de référence. Il pourra prendre ses 13 jours de congés avant la fin de la période de référence, qui se situe au 31 mai Il pourra prendre 13 jours de congés avant la fin de la période de référence (soit le 31/05/2014) Par contre, l'employeur ne peut pas imposer au salarié de prendre les congés de façon anticipée. L'accord du salarié est toujours nécessaire (Arrêt de la Chambre sociale de la Cour de Cassation du 19 juin 1996 n ). Schéma pour l'année /06/2013 Période de référence 31/05/ /05/2014 Période légale 31/10/2014 Juin 2013 Août Oct Déc Fév Avr Juin Aout Oct Déc 2014 Juil Sept Nov Janv 2014 Mars Mai Juil Sept Possibilité de prendre au minimum 12 jours ouvrables consécutifs de congés Nov Possibilité de prendre les congés en fractionnement et pouvant donner droit à des jours supplémentaires 6
7 III. Le décompte des congés pris : a) Le décompte des jours ouvrés/ouvrables : Le choix du mode de décompte revient à l'employeur. Les salariés ne peuvent s'y opposer que s'il leur est défavorable (Cass soc. 20/04/2005 n ). Cela peut donc être calculé : en jours ouvrables (c'est-à-dire tous les jours de la semaine y compris le samedi qu'il soit travaillé ou non à l'exception du jour de repos hebdomadaire généralement le dimanche et des jours fériés), ou en jours ouvrés (correspondant aux jours habituellement travaillés dans l'entreprise). Par principe, 25 jours ouvrés = 30 jours ouvrables pour un horaire de travail réparti du lundi au vendredi. b) L'incidence des jours fériés : Si le jour férié est habituellement chômé dans l'entreprise, il n'est pas compté comme jour de congé (Cass. Soc. Du 26/01/2011 n et du 29/10/2003 n ). c) Le temps partiel : Le code du travail ne fait pas de distinction entre salariés à temps partiel ou à temps complet. Ils acquièrent les mêmes droits à congés payés mais des modes de décompte alternatifs peuvent être mis en œuvre : 1ère méthode Le décompte se fait en jours ouvrables, comme pour les salariés à temps complet 2de méthode 3ème méthode L'employeur peut opter pour le décompte en jours ouvrés Un autre mode de calcul adapté à la situation des agents à temps partiel peut être envisagé, le décompte en "jours ouvrés personnalisés" qui ne prend en compte que les jours effectivement travaillés 7
8 Ces deux dernières méthodes de calcul ne peuvent être envisagées que si elles ne défavorisent pas le salarié : il conviendra donc d'effectuer également le calcul selon la première méthode et de comparer avec le résultat de la méthode alternative envisagée. Exemple d'un agent à temps partiel en CAE (CDD 1 an du 01/01/2014 au 31/12/2014) travaillant 20 heures/semaine sur 2.5 jours (lundi, mardi et vendredi matin) Voici le calendrier permettant de comptabiliser le nombre de jours travaillés en 2014 : Plusieurs éléments sont à prendre en compte : Pas de prise de congés avant le 1er juin 2014 puisque la période de référence sur laquelle est décompté le temps de travail effectif s étend du 1er juin au 31 mai. DECOMPTE EN JOURS OUVRABLES : du 1er janvier au 31 mai, l agent a travaillé 21,5 semaines. A l aide du tableau des équivalences (voir page 2), on obtient un total de 13,4 jours ouvrables arrondis à 14 jours ouvrables. Lors de la prise de congés, tous les jours ouvrables seront décomptés, qu ils soient ou non 8
9 travaillés. Cela représente donc 2 semaines + 2 jours de congés ouvrables à poser pour l agent. DECOMPTE EN JOURS OUVRES PERSONNALISES : du 1er janvier au 31 mai, l agent a travaillé 63 jours ouvrés. En utilisant le tableau des équivalences ci-dessous, on obtient un total de 6,6 jours ouvrés arrondis à 7 jours ouvrés. Lors de la prise de congés, seuls les jours effectivement travaillés seront décomptés en entier. Cela représente donc 2 semaines + 1 jour de congé travaillé à poser pour l agent. Le décompte en jours ouvrables sera retenu car il est plus favorable. IV. L'indemnisation des congés payés : L'indemnité de congés payés repose sur un principe de non-cumul, pour une même période, avec la rémunération du travail. Il est important de faire figurer sur la fiche de paie du salarié les dates de congés payés ainsi que le montant de l'indemnité correspondante quand une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée. a) L'indemnité de congés payés : L'employeur est tenu de verser au salarié une indemnité de congés payés calculée soit : par la règle du dixième : Addition de la rémunération totale* brute perçue au cours de la période de référence (du 1 er juin au 31 mai) Le montant est ensuite multiplié par 10% soit par la règle du maintien de salaire : Calcul de la rémunération théorique que le salarié aurait perçue s'il avait continué à travailler Pour cela, il faut prendre en compte la rémunération brute de la période précédant la prise de congés et l'horaire de travail** effectué dans la collectivité (y compris les heures supplémentaires) pendant la période de congés (*) Voir l'article L du Code du Travail pour la détermination de la rémunération brute totale. 9
10 (**) Exemple concernant l'horaire de travail, si le salarié effectue 7 heures par jour sur un mois de 22 jours ouvrés, l'horaire réel du mois est de 154 heures. Ces deux calculs doivent être effectués et le plus favorable doit être retenu par l'employeur sous peine de sanctions (C. Trav. Article L et suivants). Elle est versée pendant la période où le salarié exerce son droit à congés payés, le salarié ne touchant aucun salaire au cours de cette période. Elle est destinée à compenser une perte. De ce fait, elle ne doit pas être confondue avec l'indemnité compensatrice de congés payés pouvant être octroyée à la fin du contrat de travail. b) L'indemnité compensatrice : Soumise aux mêmes cotisations que la rémunération de l'agent et à l'impôt sur le Revenu, elle est versée lorsque le contrat est résilié ou arrivé au terme avant que le salarié ait pu bénéficier de la totalité du congé auquel il avait droit. Précisions : pour les contrats aidés l'indemnité compensatrice de congés payés ne fait l'objet d'aucune prise en charge par l'etat. L'organisme employeur à intérêt à octroyer au salarié la totalité de ses congés avant le terme du contrat (Circ. DGEFP n , 21 mars 2005), celle-ci n'est pas due au salarié en cas de faute lourde
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