FORMATION « SOUS LIBRE OFFICE TRAITEMENT DE TEXTE TYPES ET MODÈLES. Le 30 Janvier 2015

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1 FORMATION «COURRIERS TRAITEMENT DE TEXTE» TYPES ET MODÈLES SOUS LIBRE OFFICE Le 30 Janvier 2015

2 DROITS D'AUTEURS Licence Ce document est sous licence GNU Free documentation 1.3, hormis les dessins, ceci n'étant pas la production de Nâga. L'objet de cette Licence est de rendre tout manuel, livre ou autre document écrit «libre» au sens de la liberté d'utilisation, à savoir : assurer à chacun la liberté effective de le copier ou de le redistribuer, avec ou sans modifications, commercialement ou non. En outre, cette Licence garantit à l'auteur et à l'éditeur la reconnaissance de leur travail, sans qu'ils soient pour autant considérés comme responsables des modifications réalisées par des tiers. Cette démarche est effectuée dans un souci de transparence, de réutilisations et modifications de données pouvant être sujettes à débat. Dessins Les dessins utilisés dans ce rapport sont réalisés par Clémence BOURDAUD. Il sont sous Licences Creative Commons BY NC ND. CREATIVE COMMONS BY NC ND Vous êtes libres : de reproduire, distribuer et communiquer cette création au public. Selon les conditions suivantes : Paternité Vous devez citer le nom de l'auteur original de la manière indiquée par l'auteur de l'œuvre ou le titulaire des droits qui vous confère cette autorisation (mais pas d'une manière qui suggérerait qu'ils vous soutiennent ou approuvent votre utilisation de l'œuvre). Pas d'utilisation Commerciale Vous n'avez pas le droit d'utiliser cette création à des fins commerciales. Pas de Modification Vous n'avez pas le droit de modifier, de transformer ou d'adapter cette création.

3 SOMMAIRE L'association Nâga...4 Qu'est ce que c'est?... 4 Nous contacter... 4 Quelles sont les activités?... 4 Où sont les activités?... 4 Traitement de texte...5 Présentation... 5 Gestion des pages... 5 Mise en page... 6 Numérotation de pages... 8 Le sommaire... 9 Sommaire... 9 Saut de page Mise à jour du sommaire Contenu Liste à puce / Liste numérotée Insertion d'images En-tête Pied de page Insérer un tableau Gérer et imprimer les documents Supports pédagogiques...21 Tutoriaux Forum Remerciements...22 Documentation Open Office... 22

4 L'ASSOCIATION NÂGA Qu'est ce que c'est? Le projet Nâga est une association loi 1901 basée sur Nantes Métropole, portant sur la prévention et la revalorisation des déchets informatiques, s'inscrivant ainsi dans une démarche propre au développement durable (solidarité, autonomie, diminution de l'impact carbone...). Le siège social est situé à la Bonneterie, 17 chemin Fontaine Launay, REZÉ. Nous contacter Par téléphone : Courriel : contact@naga44.org À travers le site : Quelles sont les activités? L'activité est concentrée sur la récupération d'ordinateurs, leur reconditionnement sous Linux et le don aux adhérents. L adhésion se fait en fonction des revenus : Personnes allocataires de minimas sociaux (RSA, ASS, AAH...) : 40 euros Personnes ayant des revenus compris entre les minimas et le SMIC inclus : 80 euros Personnes ayant des revenus supérieurs au SMIC / associations : 120 euros En parallèle des ateliers sur l'utilisation de logiciels seront proposés tout au long de l'année. De plus, l'association assure des prestations sous forme de formations et de conceptions de sites internet. Où sont les activités? Nos activités se dérouleront à la Bonneterie (17 chemin Fontaine LAUNAY, Rezé).

5 TRAITEMENT DE TEXTE Présentation LibreOffice Writer est le logiciel de traitement de texte utilisé lors de la formation. Le traitement de texte permet de produire différents types de documents textes : courrier, rapport, Curriculum Vitae, lettre, étiquette... Il permet la rédaction, la mise en page, l'enregistrement, l'impression et l'export en pdf. Certaines fonctionnalités supplémentaires pour des usages spécifiques ont vu le jour, telles que le publipostage ou l'automatisation de saisie. Téléchargement de Libre Office Writer Le logiciel Libre Office Writer est téléchargeable gratuitement à l'adresse suivante : Il a l'avantage d'être gratuit, sous licence libre et disponible sous Macintosh, Windows et sous Linux. Gestion des pages La gestion des pages est un élément essentiel pour la création d'un rapport. En effet, certaines pages n'ont pas les mêmes propriétés que les autres. La première page d'un rapport n'a pas de numéro et bien souvent n'a pas les mêmes propriétés que les autres. Par défaut, le style de page définit s'appelle style par défaut. Afin de ne commencer la numérotation qu'à partir d'une certaine page, il faut définir les premières pages avec un nouveau style. Pour cela, nous allons dans «Format / Page de titre» et nous définissons les paramètres comme montré ici.

6 Mise en page La page peut être modifiée par de nombreux paramètres. Ces paramètres se trouvent dans «Format / page». Onglet «page» Dans l'onglet «page», il est possible de définir le format de la page. En France, le format le plus utilisé est le format A4 (21 cm par 29,7cm). Les marge par défaut sont de 2 cm. Ceci correspond déjà à la taille du courrier, nous ne changeons donc pas ces paramètres.

7 Onglet «Arrière plan» L'onglet arrière plan permet de changer la couleur du document ou de mettre une image. Si l'ajout d'une couleur n'est pas très utile dans notre cas, une image très claire, peut ajouter un élément graphique intéressant, propre à l'identité d'une structure. Une couleur très claire ou une transparence prononcée permettent de ne pas nuire à la lecture du texte.

8 Par choix esthétique, nous allons choisir «Type / position» et centrer l'image. Aperçu du rendu Numérotation de pages À présent, nous allons insérer les numéro des pages, mais seulement sur le style par défaut, qui fait suite à la première page. Dans un premier temps, Nous allons dans «insertion / Pied de page / style par défaut». Le curseur de la souris se place dans le pied de page, bien qu'il reste vide. Puis nous insérons le numéro de page en allant dans «insertion / Champs / Numéro de page». Le numéro de page apparaît alors sur la page «style par défaut», mais pas sur la page ayant le style «première page». Style du numéro de page Par défaut, le style du numéro de page est appelé «Pied de page». Pour changer son style (Couleur, police, taille ) On fait un clic droit sur le texte et on sélectionne «Éditer le style de paragraphe». Ainsi, tous les numéros de pages auront le même style.

9 Le sommaire Nous avons actuellement un modèle similaire à ceci. 1 Première page Style par défaut (avec numéro) Sommaire Sur la page numérotée 1, nous allons insérer le sommaire en faisant «Insertion / Index et tables / Index et tables». 1 2 Note 1-Nous pouvons renommer l'index (en «Sommaire» par exemple). Note 2-Nous pouvons définir les niveaux de titres qui seront présents. Par exemple, si l'on a des titres de types : 1-Introduction (il s'agit du niveau 1) 1-1-Les acteurs (il s'agit du niveau 2) Le lieu (il s'agit du niveau 3)

10 Pour l'instant, le sommaire est vide, étant donné qu'il n'y a pas de contenu. Nous avons actuellement un modèle similaire à ceci. Sommaire 1 Première page Style par défaut (avec numéro) Saut de page À présent, nous allons sauter une page, afin de commencer la rédaction du rapport. Afin d'être assurés d'avoir le titre toujours en haut de page, nous allons dans «Insertion / Saut manuel / Saut de page». Nous tapons le premier titre au clavier «Introduction» sur la page 2. Nous avons actuellement un modèle similaire à ceci. Sommaire 2 1 Première page Introduction Style par défaut (avec numéro) Style par défaut (avec numéro)

11 Il faut déclarer au logiciel qu'il s'agit d'un titre de niveau 1. Pour ceci, nous sélectionnons le mot Introduction et lui appliquons le style «titre 1» comme montré ci-dessous. Pour changer son style (couleur, police, taille ) On fait un clic droit sur le texte et on sélectionne «Éditer le style de paragraphe». Ainsi, tous les titres 1 auront le même style. Nous utiliserons la même méthode pour tous les styles (titres 2, 3, corps de texte ) Par défaut, le style qui suit titre 1 est corps de texte.

12 Nous avons actuellement un modèle similaire à ceci. Sommaire 2 1 Première page Introduction Style par défaut (avec numéro) Style par défaut (avec numéro) Mise à jour du sommaire Bien que nous ayons créé un titre 1, celui-ci n'apparaît pas dans le sommaire. En retournant sur la page où se trouve le sommaire, nous faisons un clic droit sur sommaire et sélectionnons «actualiser l'index» À présent «introduction» et son numéro de page apparaissent dans le sommaire. Contenu À la suite de l'introduction, nous pouvons rédiger des paragraphes. Pour changer son style (couleur, police, taille ) On fait un clic droit sur le texte et on sélectionne «Éditer le style de paragraphe». Ainsi, tous les paragraphes auront le même style. Liste à puce / Liste numérotée Lorsque l'on souhaite numéroter une liste ou faire des puces, on sélectionne le contenu sur lequel on souhaite appliquer la liste et on utilise un des deux boutons prévus à cet effet. Liste numérotée Liste à puce

13 On désactive une puce ou un numéro en re-cliquant sur le bouton de puce. On peut sélectionner le style de puce en faisant un clic droit sur le texte et en choisissant «puces et numérotation». Insertion d'images Pour insérer une image, nous passons par «Insertion / Image / À partir d'un fichier». Changer la taille Cependant l'image peut avoir des dimensions qui ne conviennent pas. Pour changer cela, on fait un clic droit sur l'image en question, on choisit «image» et dans l'onglet «type» nous changeons les dimensions en faisant attention à choisir «conserver le ratio», pour ne pas déformer l 'image. Alléger le poids d'une image Un document contenant de nombreuses images peut devenir très lourd! En faisant un clic droit dessus, on peut choisir «compresser image» pour en alléger le poids.

14 Positionner une image Un clic droit sur une image permet de choisir sa disposition, son alignement, son adaptation au texte et de l'ancrer.

15 L'adaptation peut être peaufinée en choisissant une marge entre le texte et l'image. Pour changer cela, en faisant un clic droit sur l'image, on choisit «image» et dans l'onglet «adapter» nous changeons l 'espacement. En-tête L insertion d'un en-tête peut s'avérer utile. Elle s'effectue en passant par «Insertion / En-tête / Le nom du style de page». Dans notre cas, le nom de style de page est «style par défaut». Style de l'en-tête Par défaut, le style de l'en-tête est appelé «en-tête». Pour changer son style (couleur, police, taille ) on fait un clic droit sur le texte inséré (Ici : «document interne») et on sélectionne «Éditer

16 le style de paragraphe». Aperçu du rendu Pied de page L insertion du pied de page est assez similaire à l'en-tête. Elle s'effectue en passant par «Insertion / Pied de page / Le nom du style de page».

17 Style du pied de page Par défaut, le style du pied de page est appelé «pied de page». En procédant de la même manière que l'en-tête, nous changeons son style (un clic droit sur le texte inséré et on sélectionne «Éditer le style de paragraphe»). Aperçu du rendu

18 Insérer un tableau L insertion d'un tableau se fait comme suit. On choisit le nombre de colonnes et de lignes. Un style préformaté peut être choisit dans «autoformat».

19 Un clic droit sur un tableau permet la sélection d'option (couleur de fond, taille, ajout de lignes et de colonnes...) Gérer et imprimer les documents Enregistrer sous Pour enregistrer un document à un endroit spécifique, nous allons dans «Fichier / Enregistrer sous» et nous déterminons l'endroit où on enregistrera la sauvegarde. À noter que des sauvegardes automatiques ont lieu toutes les 15 minutes. Il est possible de réduire cet intervalle en allant dans «Outils/ Options / Menu «Chargement, enregistrement / Général». Si on ne se rappelle pas où l'on a enregistré le document, il est possible de retrouver les derniers documents enregistrés dans «Fichier / Derniers documents utilisés». Enregistrer en.doc Pour enregistrer un document en.doc (format propriétaire Windows ), nous allons dans «Fichier / Enregistrer sous» et nous ajoutons.doc à la fin du nom du fichier à enregistrer. Enregistrer en.pdf

20 Pour enregistrer un document en.pdf (format propriétaire Adobe, qui permet de créer une version non modifiable d'un document), nous cliquons sur l'icône pdf. (4 sur l'image ci-dessous) 4 Impression En allant dans «Fichier / Imprimer», nous pouvons imprimer les documents. À noter qu'en fonction des imprimantes, différentes options peuvent être disponibles (impression en niveaux de gris, format, impression recto-verso...) Pour éviter les erreurs d'impression, il est possible d'avoir un aperçu du document imprimé en allant dans «Fichier / Aperçu»

21 SUPPORTS PÉDAGOGIQUES Tutoriaux Des tutoriaux vidéos sur Libre Office sont disponibles à l'adresse suivante : Forum Si des points ne sont pas abordés dans les vidéos, vous pourrez poser des questions sur le forum de Nâga : Vous pouvez également poser des questions sur des points qui n'auraient pas été abordés pendant la formation.

22 REMERCIEMENTS Documentation Open Office Remerciements à la communauté Open Office et aux diverses documentations trouvées sur