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1 Manuel Utilisateur fonctions d administration Web Référence Date de la dernière mise à jour Rédigé par Etat Objet GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc 05/01/2015 CNRS validé Manuel utilisateur des fonctions d administration de GESLAB Web

2 Table de mise à jour du document Version Date Objet de la mise à jour /11/2011 Version initiale /12/2011 Compléments CNRS /03/2012 Modification URL d accès application /05/2012 Mise à jour suite phase pilote /05/2012 MAJ sommaire + correction pbs de forme /07/2012 Compléments sur états web /09/2012 Modifications SILab en GESLAB /12/2012 Version produite à partir de la V3.0 livrée par le CNRS dans laquelle ont été introduites : - les modifications de la 2.2 (Prise en compte des mantis 22734, 21874, 21879, ; prise en compte du flux provisionning) - les modifications de la 2.3 (Ajout des fonctions : "Changer d'exercice", "Initialisation environnement N+1", "Demande de basculement d exercice") - la prise en compte des remarques de la FREL FREL_GESLAB_MUT_Admin_Web_v2.3.doc /01/2013 Mise à jour suite relecture CNRS /04/2013 Prise en compte des Mantis : /05/13 Compléments CNRS Habilitation modification et déverrouillage d un utilisateur Intégration des répartitions de report /10/2013 Prise en compte des Mantis : : Automatisation immobilisations dans BFC : FOURNISSEUR : Lien vers une appllication extérieure avec en paramètre le code pour l'organisme : FACTURE: Lien vers l'application extérieure dematfac : Modification code unité - KO sur le service fait : FDX - Spécification sur la mise en place de la nouvelle nomenclature achat (NACRES) : Connexion : choix du laboratoire : laboratoire/groupe de laboratoire - statut fermé : admin web, écrans de recherche - selection systématique : Consultation d'un utilisateur - Position des boutons d'impression /10/2013 Prise en compte des remarques de relecture de la DSI : FREL_GESLAB_MUT_Admin_Web_V /12/2013 Complément CNRS Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 2/110

3 Table de mise à jour du document /02/2014 Prise en compte des Mantis : /04/2014 Mise à jour des figures : DA Web avec AEL - réalisation de version V : Accès machine de COM pour ECCUs Histos et Installeur: Accès répertoire MCOM : Demande d'achat alimentation des listes à autocomplétion Prise en compte des évolutions : - Mantis Mantis (points 2, 3, 4 et 5) /04/2014 Mise à jour de figures suite à remarques de la DSI (figures 8, 97, 104, 112, 113, 139) Prise en compte mantis («plateforme» remplacé par «portail» ; figures 123, 124, 127, 132, 133, 134) /04/2014 Déplacement des fonctions suivantes vers le manuel utilisateur des fonctions de Gestion Web : - Editions - Gestion des UF/OT - Liens vers autres applications - Gestion des Immobilisations /10/2014 Prise en compte des évolutions 3.1 : - Mantis Mantis Mantis /01/205 Prise en compte de la FREL FREL_GESLAB_MUT_Admin_Web_3.12.xlsx Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 3/110

4 1 INTRODUCTION DESCRIPTION TERMINOLOGIE TABLES DES SYMBOLES UTILISES DANS LA DOCUMENTATION TABLES DES SYMBOLES UTILISES DANS L APPLICATION CONVENTIONS UTILISEES STRUCTURE D UNE PAGE DE GESLAB WEB BANDEAU HAUT MENU HORIZONTAL CŒUR DE LA PAGE BANDEAU BAS ACTIONS TRANSVERSES NAVIGATION DANS UN TABLEAU TRI DANS UN TABLEAU SELECTION DANS UN TABLEAU EXPORT AU FORMAT TEXTE EXPORT AU FORMAT EXCEL IMPRESSION 16 2 CONNEXION - DECONNEXION CONNEXION DECONNEXION 19 3 PAGE D ACCUEIL 20 4 MODULE : PARAMETRES DE CONNEXION PRESENTATION ECRAN ETAPES DE CONNEXION 22 5 MODULE : GESTION DES GROUPES DE LABORATOIRES DROITS SUR LES FONCTIONS RECHERCHE DES GROUPES DE LABORATOIRES PRESENTATION ECRAN ACTIONS CONSULTATION DES GROUPES DE LABORATOIRES PRESENTATION ECRAN ACTIONS CREATION D'UN NOUVEAU GROUPE DE LABORATOIRES PRESENTATION ECRAN ETAPES DE CREATION MODIFICATION D UN GROUPE DE LABORATOIRES 30 Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 4/110

5 5.5.1 PRESENTATION ECRAN ACTIONS CHANGEMENT D ETAT D UN GROUPE DE LABORATOIRES PRESENTATION ECRAN ETAPES DE SAISIE 34 6 MODULE : GESTION DES LABORATOIRES DROITS SUR LES FONCTIONS RECHERCHE DES LABORATOIRES PRESENTATION ECRAN ACTIONS CONSULTATION DES LABORATOIRES PRESENTATION ECRAN ACTIONS CREATION D'UN NOUVEAU LABORATOIRE PRESENTATION ECRAN ETAPES DE CREATION MODIFICATION D UN LABORATOIRE PRESENTATION ECRAN ACTIONS CHANGEMENT D ETAT D UN LABORATOIRE PRESENTATION ECRAN ETAPES DE SAISIE 47 7 MODULE : GESTION DES UTILISATEURS DROITS SUR LES FONCTIONS RECHERCHE DES UTILISATEURS PRESENTATION ECRAN ACTIONS CONSULTATION D UN UTILISATEUR PRESENTATION ECRAN ACTIONS MODIFICATION D UN UTILISATEUR PRESENTATION ECRAN ACTIONS CHANGEMENT DE ROLE D UN UTILISATEUR PRESENTATION ECRAN ETAPES DE SAISIE 57 8 MODULE : GESTION DES GROUPES D ACCES AUX DONNEES 58 Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 5/110

6 8.1 DROITS SUR LES FONCTIONS RECHERCHE DES GROUPES D ACCES AUX DONNEES PRESENTATION ECRAN ACTIONS CONSULTATION D UN GROUPE D ACCES AUX DONNEES PRESENTATION ECRAN ACTIONS MODIFICATION D UN GROUPE D ACCES AUX DONNEES PRESENTATION ECRAN ACTIONS 63 9 MODULE : GESTION DES TABLES DE REFERENCE DROITS SUR LES FONCTIONS RECHERCHE DES TABLES DE REFERENCE PRESENTATION ECRAN ACTIONS CONSULTATION D UNE TABLE DE REFERENCE PRESENTATION ECRAN ACTIONS AJOUT DANS UNE TABLE DE REFERENCE PRESENTATION ECRAN ETAPES DE CREATION MODIFICATION DANS UNE TABLE DE REFERENCE PRESENTATION ECRAN ACTIONS ACTIVATION/DESACTIVATION D UN ENREGISTREMENT DANS UNE TABLE DE REFERENCE PRESENTATION ECRAN ACTIONS MODULE : PURGE DES TABLES DE REFERENCE NATIONALES DROITS SUR LES FONCTIONS RECHERCHE DES ENREGISTREMENTS A PURGER DANS UNE TABLE DE REFERENCE NATIONALE PRESENTATION ECRAN ACTIONS SUPPRIMER DES ENREGISTREMENTS D UNE TABLE DE REFERENCE PRESENTATION ECRAN ACTIONS MODULE : GESTION DES REFERENTIELS 80 Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 6/110

7 11.1 DROITS SUR LES FONCTIONS SELECTION DES CRITERES PRESENTATION ECRAN ACTIONS CONSULTATION DE REFERENTIEL DU GROUPE DE LABORATOIRES SOURCE POUVANT ETRE IMPORTES DANS LA CIBLE PRESENTATION ECRAN ACTIONS CONSULTATION DE REFERENTIEL NE POUVANT PAS ETRE IMPORTES PRESENTATION ECRAN ACTIONS IMPORTATION D UN REFERENTIEL PRESENTATION ECRAN ACTIONS MODULE : PERSONNALISATION DES CODES FAMILLES DROITS SUR LES FONCTIONS RECHERCHE DES CODES FAMILLE PRESENTATION ECRAN ACTIONS PERSONNALISER LA LISTE DES CODES FAMILLES FAVORIS PRESENTATION ECRAN ETAPES DE MODIFICATION MODULE : GESTION DES ORGANISMES DROITS SUR LES FONCTIONS RECHERCHE DES ORGANISMES PRESENTATION ECRAN ACTIONS CREATION D'UN NOUVEL ORGANISME PRESENTATION ECRAN ETAPES DE CREATION MODIFICATION D UN ORGANISME PRESENTATION ECRAN ACTIONS SUPPRESSION D UN ORGANISME PRESENTATION SUPPRIMER UN ORGANISME MODULE : GESTION DES ETABLISSEMENTS 95 Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 7/110

8 14.1 DROITS SUR LES FONCTIONS RECHERCHE DES ETABLISSEMENTS PRESENTATION ECRAN ACTIONS CONSULTATION D UN ETABLISSEMENT PRESENTATION ECRAN ACTIONS CREATION D'UN NOUVEL ETABLISSEMENT PRESENTATION ECRAN ETAPES DE CREATION MODIFICATION D UN ETABLISSEMENT PRESENTATION ECRAN ACTIONS SUPPRESSION D UN ETABLISSEMENT PRESENTATION SUPPRIMER UN ETABLISSEMENT MODULE : FIN D EXERCICE DROITS SUR LES FONCTIONS DEMANDE DE BASCULEMENT D EXERCICE PRESENTATION ECRAN ACTIONS REPARTITIONS DE REPORT EN ATTENTE PRESENTATION ECRAN ACTIONS ANNEXES ANNEXE1 : REGLE DE GESTION DES TABLES DE REFERENCE LOCALES ANNEXE2 : REGLE DE GESTION DES TABLES DE REFERENCE NATIONALES 109 Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 8/110

9 Table des figures Figure 1 : Structure d une page WEB...13 Figure 2 : Tableaux - Gestionnaire de pagination...14 Figure 3 : Janus - Statut utilisateur...17 Figure 4 : Janus - Identifiants utilisateur...18 Figure 5 : Janus autorisations...18 Figure 6 : Message Confirmation déconnexion...19 Figure 7 : Message Déconnexion...19 Figure 8 : Page d'accueil...20 Figure 9 : Changer de profil Sélection par défaut...22 Figure 10 : Groupe de laboratoires - Recherche par défaut...24 Figure 11 : Groupe de laboratoires - Consultation d'un groupe de laboratoires...26 Figure 12 : Groupe de laboratoires - Création d'un groupe de laboratoires...27 Figure 13 : Groupe de laboratoires - Ajout d'utilisateurs...28 Figure 14 : Groupe de laboratoires - Ajout des tutelles...29 Figure 15 : Groupe de laboratoires - Modification d'un groupe de laboratoires...31 Figure 16 : Groupe de laboratoires - Confirmation de suppression d un utilisateur...32 Figure 17 : Groupe de laboratoires - Confirmation de suppression d une tutelle...32 Figure 18 : Groupe de laboratoires - Modification de l'état de groupes de laboratoires...33 Figure 19 : Groupe de laboratoires Confirmation de fermeture de groupes de laboratoires...34 Figure 20 : Laboratoires - Recherche par défaut...36 Figure 21 : Laboratoires - Consultation d'un laboratoire...37 Figure 22 : Laboratoires - Création d'un laboratoire...38 Figure 23 : Laboratoires - Ajout d'un paramétrage des échanges entre SI...40 Figure 24 : Laboratoires - Saisie des adresses...41 Figure 25 : Laboratoires - Modification d'un laboratoire...44 Figure 26 : Laboratoires - Confirmation de suppression d un paramétrage des échanges entre SI...45 Figure 27 : Laboratoire - Confirmation de suppression d une adresse...46 Figure 28 : Laboratoires - Modification de l'état de laboratoires...47 Figure 29 : Laboratoires Confirmation de fermeture d un laboratoire...48 Figure 30 : Utilisateurs - Recherche par défaut...50 Figure 31 : Utilisateurs - Consultation d'un utilisateur...52 Figure 32 : Utilisateurs - Modification d'un utilisateur...53 Figure 33 : Utilisateurs Etats habilitation d une fonction...54 Figure 34 : Utilisateurs Autorisation complète de la fonction «Commande»...55 Figure 35 : Utilisateurs Interdiction complète de la fonction «Commande de personnel»..55 Figure 36 : Utilisateurs Autorisation partielle de la fonction «Contact»...56 Figure 37 : Utilisateurs - Modification de rôle d administration...57 Figure 38: Groupes d accès aux données - Recherche par défaut...59 Figure 39 : Groupe accès aux données - Consultation d'un groupe d accès aux données...61 Figure 40 : Groupes d accès aux données - Modification d'un groupe d accès aux données 63 Figure 41 : Groupe d accès aux données Etats habilitation d une donnée...64 Figure 42 : Groupe d accès aux données Autorisation complète de la donnée «Avion»...65 Figure 43 : Groupe d accès aux données Interdiction complète de la donnée «DIVERS» 65 Figure 44 : Groupe d accès aux données Autorisation partielle de la donnée «CDS»...66 Figure 45 : Tables de référence - Recherche par défaut...68 Figure 46 : Tables de référence - Consultation de la table non modifiable «Compteurs»...70 Figure 47 : Tables de référence Consultation d une table modifiable «Devise»...70 Figure 48 : Table de référence Ajout d un enregistrement...71 Figure 49 : Table de référence Modification d un enregistrement...73 Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 9/110

10 Figure 50 : Table de référence Activation/désactivation d un enregistrement...74 Figure 51- Tables référence Demande confirmation pour activation d un enregistrement..74 Figure 52- Tables référence Demande confirmation pour désactivation d un enregistrement...75 Figure 53 : Tables de référence - Recherche par défaut...77 Figure 54 : Purge des tables de référence nationales...78 Figure 55 : Purge des tables de référence nationales Demande confirmation...79 Figure 56 : Référentiels Sélection des critères...81 Figure 57 : Référentiels Liste des fournisseurs pouvant être importés...82 Figure 58 : Référentiels - Consultation de la liste des fournisseurs ne pouvant pas être importés...84 Figure 59 : Référentiels Sélection des fournisseurs à importer...85 Figure 60 : Codes familles - Recherche par défaut...87 Figure 61 : Codes familles Modifier liste des favoris...88 Figure 62 : Organismes - Recherche par défaut...90 Figure 63 : Organisme - Création d'un organisme...91 Figure 64 : Organisme - Modification d'un organisme...93 Figure 65 : Organisme - Confirmation de suppression d un organisme...94 Figure 66 : Etablissements - Recherche par défaut...96 Figure 67 : Etablissement - Consultation d'un établissement...97 Figure 68 : Etablissement - Création d'un établissement...98 Figure 69 : Etablissement - Modification d'un établissement Figure 70 : Etablissement - Confirmation de suppression d un établissement Figure 71 : Fin d exercice - Demande de basculement d exercice Figure 72 : Fin d exercice Fenêtre de confirmation de demande de basculement Figure 73 : Fin d exercice Intégration des répartitions de report en attente Figure 74 : Fin d exercice Fenêtre de confirmation d intégration de répartitions de report 107 Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 10/110

11 1 INTRODUCTION 1.1 DESCRIPTION Ce manuel utilisateur décrit l utilisation des fonctionnalités de l administration de GESLAB Web. 1.2 TERMINOLOGIE Terme ADC ADL DR ETA GPL ORG RSI/SSI Description Administrateur central Administrateur local Délégation régionale Administrateur établissement Groupe de laboratoires Administrateur organisme Administrateurs régionaux 1.3 TABLES DES SYMBOLES UTILISÉS DANS LA DOCUMENTATION Symbole Signification Identifie la navigation (comment atteindre la fonctionnalité) Identifie les remarques utiles mais sans incidence sur le cours de la procédure exposée. Identifie les informations à lire et/ou à exécuter impérativement. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 11/110

12 1.4 TABLES DES SYMBOLES UTILISÉS DANS L APPLICATION Symbole Signification Les champs avec «*» sont les champs obligatoires Permet la suppression d un enregistrement dans une liste Permet d aller en création de mouvement Permet d aller en modification de mouvement Permet d exporter au format Excel Permet d exporter au format texte Message d erreur Message informatif 1.5 CONVENTIONS UTILISÉES Convention Signification Le texte des boutons est contenu entre des guillemets [ ] Le texte entre les crochets est le texte d une colonne d un tableau. L utilisateur, en fonction de ses droits, peut cliquer sur un des enregistrements de la colonne. # # Le texte entre # fait référence à un écran précédent ou définit dans un autre chapitre. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 12/110

13 1.6 STRUCTURE D UNE PAGE DE GESLAB WEB Conformément à la charte CNRS, les pages sont composées d'un bandeau haut, d'un menu horizontal, d'une zone centrale d'affichage et d un bandeau bas. Figure 1 : Structure d une page WEB BANDEAU HAUT Le bandeau haut contient les liens suivants : Documentation : vous permet d ouvrir une nouvelle page sur la documentation de l'application GESLAB Gestion Financière Contact : vous permet d ouvrir une nouvelle page contenant les différents contacts relatifs au projet Assistance : vous permet d accéder au formulaire d'assistance aux utilisateurs pour l application GESLAB, Changer de profil : vous permet de vous connecter avec un autre profil Déconnexion : vous permet de vous déconnecter de l application (pour plus de détails, voir Déconnexion), Site GESLAB : le lien ouvre une nouvelle page sur le site GESLAB : Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 13/110

14 1.6.2 MENU HORIZONTAL L'accès aux différentes fonctionnalités de l'application est accessible par le menu horizontal, via des onglets CŒUR DE LA PAGE La zone principale d'affichage constitue l espace de travail BANDEAU BAS Le bandeau bas contient le lien suivant : Crédits : permet de voir l éditeur (CNRS) 1.7 ACTIONS TRANSVERSES Certaines actions sont communes à plusieurs écrans. Elles concernent : La navigation sur les pages d un tableau Le tri dans un tableau La sélection dans un tableau L export au format texte d un tableau L export au format Excel d un tableau L impression d un tableau NAVIGATION DANS UN TABLEAU Les résultats dans un tableau sont, en général, limités à 500 (sauf pour l import des fournisseurs, produits et matières). Les résultats dans un tableau sont affichés par groupes de 10, sauf pour la demande d achat (groupes de 15 par défaut, modifiable). Il est donc possible de naviguer entre les groupes de résultats par l intermédiaire d un gestionnaire de pagination. Figure 2 : Tableaux - Gestionnaire de pagination Les actions possibles sont : : Aller à la première page ou «Page précédente» : Aller à la page précédente ou «Page suivante» : Aller à la page suivante Aller à la dernière page Les numéros correspondent aux pages intermédiaires Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 14/110

15 1.7.2 TRI DANS UN TABLEAU Les résultats dans un tableau peuvent être triés de façon ascendante ou descendante. Les actions possibles sont : Clic dans l entête d une colonne sans symbole «flèche» affiché : tri du tableau dans l ordre ascendant du contenu de la colonne Clic dans l entête d une colonne avec symbole «flèche : dans l ordre descendant du contenu de la colonne Clic dans l entête d une colonne avec symbole «flèche : dans l ordre ascendant du contenu de la colonne L ordre de tri implémenté est : 1. Espace 2. Numérique 3. Majuscule 4. Minuscule» affiché : tri du tableau» affiché : tri du tableau SELECTION DANS UN TABLEAU Il y a trois niveaux de sélection dans un tableau. Vous pouvez sélectionner/désélectionner : 1. Une ligne : en cochant/décochant la case à cocher en première colonne d un tableau, 2. La page courante : en cochant/décochant la case à cocher en entête de la première colonne d un tableau, 3. Toutes les pages de résultats en cochant la case «Sélectionner toutes les pages de résultats». Cette case à cocher n est présente que sur les pages permettant des traitements de masse comme «Gestion des groupes de laboratoires», «Gestion des laboratoires» EXPORT AU FORMAT TEXTE Cette fonction est accessible par clic sur l icône. Elle permet l export du contenu d un tableau au format TXT. Les fichiers générés sont ouverts dans une nouvelle fenêtre et ils contiennent l intégralité du contenu du tableau. Cette fonctionnalité est accessible sur les pages sur lesquelles l icône visible. est EXPORT AU FORMAT EXCEL Cette fonction est accessible par clic sur l icône. Elle permet l export du contenu d un tableau au format Excel. Les fichiers générés sont ouverts dans une nouvelle fenêtre et ils contiennent l intégralité du contenu du tableau. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 15/110

16 Cette fonctionnalité est accessible sur les pages sur lesquelles l icône visible. est Limitation liée à Seven et IE : Sous Seven, le clic sur l icone ci-après : affiche la pop-up de sécurité windows présentée Vous pouvez obtenir l ouverture du fichier Excel: 1. soit en enregistrant le fichier avant de l'ouvrir 2. soit en cliquant "Annuler" sur la pop-up IMPRESSION Cette fonction est accessible par clic sur le bouton «Imprimer». Elle permet l impression du contenu d un tableau au format PDF. Les fichiers générés sont ouverts dans une nouvelle fenêtre et ils contiennent l intégralité du contenu du tableau. Le fichier peut ensuite être sauvegardé ou imprimé. Cette fonctionnalité est accessible sur les pages sur lesquelles le bouton «Imprimer» est visible. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 16/110

17 2 CONNEXION - DECONNEXION 2.1 CONNEXION Lancez votre navigateur puis saisissez l url suivante : La page d authentification suivante apparaît : Figure 3 : Janus - Statut utilisateur Choisissez votre statut : «Personnel des unités CNRS» Cliquez sur le bouton «Sélection» Si vous êtes titulaire d un certificat : la page d accueil GESLAB s affiche directement. Si vous n êtes pas titulaire d un certificat : la page d authentification Janus s affiche. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 17/110

18 Figure 4 : Janus - Identifiants utilisateur Saisissez votre adresse et votre mot de passe puis cliquez sur le bouton «Se connecter». Si vous n avez qu un profil possible, vous êtes dirigé vers la page des paramètres de connexion avec votre profil. A la validation de votre profil, vous êtes directement dirigé vers la page d accueil de GESLAB Web. Si vous avez plusieurs profils, vous devez au préalable en sélectionner un parmi la liste proposée dans la page des paramètres de connexion avant d accéder à la page d accueil de l application : voir en paragraphe Module : Paramètres de connexion. Si vous n avez pas de compte Janus, ni de droits d accès à GESLAB alors le message suivant apparaît : Figure 5 : Janus autorisations Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 18/110

19 2.2 DÉCONNEXION Si vous désirez vous déconnecter de l application, cliquez sur le lien «Déconnexion» dans le bandeau haut. Un message de confirmation de déconnexion s affichera : Figure 6 : Message Confirmation déconnexion Si vous infirmez la déconnexion, vous resterez sur la fenêtre en cours. Si vous confirmez la déconnexion, une fenêtre vous invitant à fermer le navigateur s affichera : Figure 7 : Message Déconnexion Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 19/110

20 3 PAGE D ACCUEIL Quand un utilisateur se connecte à l application, la page d accueil s affiche. Cette fonction est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l onglet. Figure 8 : Page d'accueil Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 20/110

21 4 MODULE : PARAMETRES DE CONNEXION PRESENTATION Cette fonction vous permet de : 3. changer de profil. 4. changer de laboratoire 5. changer d exercice Cette fonction est accessible à partir du bandeau haut en cliquant sur le lien «Changer de profil» ou lors de la connexion à l application si vous possédez plusieurs profils Changer de profil : Un ADC n a qu un seul profil, le profil ADC. Il voit l ensemble des groupes de laboratoires de GESLAB pour l ensemble des fonctions pour lesquelles il est habilité Un RSI/SSI a un profil RSI/SSI plus tous ses profils éventuels ADL. Il voit l ensemble des groupes de laboratoires de sa Délégation Régionale pour l ensemble des fonctions pour lesquelles il est habilité Un ETA a un profil ETA plus tous ses profils éventuels ADL. Un ORG a un profil ORG plus tous ses profils éventuels ADL. Un ADL voit le groupe de laboratoires sur lequel il est habilité pour les fonctions Web. Un ADL a autant de profils qu il existe de groupes laboratoires pour lesquels il a des droits sur des fonctions Web Changer de laboratoire : La liste déroulante des laboratoires contient : Pour un profil RSI/SSI/ORG/MCO/ETA/ADC : liste vide Pour un profil ADL : les laboratoires à l état «Ouvert», «Blocage des échanges», «Lecture seule», «Fermé» du groupe laboratoire, par défaut le dernier laboratoire sur lequel l utilisateur s est connecté est sélectionné Changer d exercice : La liste déroulante des exercices contient : Pour un profil RSI/SSI/ORG/MCO/ETA/ADC : toutes les années d exercices antérieurs présents dans GESLAB, par défaut l exercice sélectionné est celui du système central ; Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 21/110

22 Pour un profil ADL : l année d exercice courant et les exercices antérieurs du groupe laboratoire, par défaut l exercice courant du groupe laboratoire est sélectionné. Un utilisateur ayant plusieurs profils n a qu un seul profil de connexion à un instant donné. Il peut en changer grâce au lien «Changer de profil» dans le bandeau haut ECRAN Figure 9 : Changer de profil Sélection par défaut ETAPES DE CONNEXION La connexion se déroule en 4 étapes : 1. Sélectionner un profil de la liste 2. Sélectionner un laboratoire dans la liste 3. Sélectionner un exercice dans la liste 4. Valider. La page d accueil de l application s affiche. Dans le menu horizontal, seuls les liens pour lesquels l utilisateur est habilité s affichent Valider la connexion Pour valider la connexion, cliquez sur le bouton «Valider». Le contrôle des différentes zones saisies peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 Aucun profil n est sélectionné Sélectionnez un profil de la liste 2 Veuillez sélectionner l'année d'exercice. Sélectionnez une année dans la liste 3 Connexion impossible, le groupe de laboratoires est bloqué Sélectionnez un groupe de laboratoires dont le statut n est pas Blocage complet Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 22/110

23 5 MODULE : GESTION DES GROUPES DE LABORATOIRES Les fonctionnalités abordées dans ce chapitre sont : Recherche des groupes de laboratoires Consultation des groupes de laboratoires Création d'un nouveau groupe de laboratoires Modification des caractéristiques d un groupe de laboratoires Changement d état d un groupe de laboratoires 5.1 DROITS SUR LES FONCTIONS Uniquement les ADC, RSI/SSI et ADL autorisés ont accès à cette fonctionnalité. Un ADC ne peut pas créer des nouveaux groupes de laboratoires. En revanche, il peut consulter, modifier et changer d état tous les groupes de laboratoires existants. Un RSI/SSI peut créer des nouveaux groupes de laboratoires, consulter, modifier et changer d état tous les groupes de laboratoires existants rattachés à son établissement. Un ADL ne peut pas créer, ni changer d état des groupes de laboratoires. En revanche, il peut consulter, modifier tous les groupes de laboratoires existants pour lesquels il est administrateur. 5.2 RECHERCHE DES GROUPES DE LABORATOIRES PRESENTATION Cette fonction vous permet de rechercher un ou plusieurs groupes de laboratoires. Pour filtrer les résultats, vous avez la possibilité de saisir un ou plusieurs critères. Les critères proposés sont groupés en quatre familles : 1. Critères sur les groupes de laboratoires (tels que identifiant, libellé long, libellé court ) 2. Critères sur les laboratoires (tels que code Labintel, code unité, nom unité ) 3. Critères sur les états des groupes de laboratoires (tels que Ouvert, Blocage complet, Blocage des échanges, Lecture seule, Fermé ) 4. Critères sur les tutelles (tels que organisme, établissement, ) Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l option «Gestion des groupes de laboratoires» de l onglet «Administration». Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 23/110

24 5.2.2 ECRAN Zone de recherche Zone d affichage des résultats Zone de changement d état Figure 10 : Groupe de laboratoires - Recherche par défaut Cet écran contient trois zones principales : 1. Une zone de recherche en haut 2. Une zone d affichage des résultats de la recherche au milieu 3. Une zone de changement d état des groupes de laboratoires en bas. Cette zone n est accessible qu aux utilisateurs autorisés (voir en paragraphe Droits sur les fonctions) ACTIONS Pour effectuer une recherche de groupes de laboratoires : 1. Saisissez les critères permettant de filtrer les résultats de la recherche 2. Cliquez sur le bouton «Rechercher» pour lancer la recherche 3. Les groupes de laboratoires répondant aux critères sont affichés dans la liste des résultats Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 24/110

25 Selon votre habilitation, vous avez la possibilité de : Créer un nouveau groupe de laboratoires : voir en paragraphe Création d'un nouveau groupe de laboratoires Consulter le groupe de laboratoires : voir en paragraphe Consultation des groupes de laboratoires Modifier un groupe de laboratoires : voir en paragraphe Modification d un groupe de laboratoire Changer d état un groupe de laboratoires : voir en paragraphe Changement d état d un groupe de laboratoires Imprimer la liste des groupes de laboratoires : voir en paragraphe Impression 5.3 CONSULTATION DES GROUPES DE LABORATOIRES PRESENTATION Cette fonction vous permet de consulter les informations relatives à un groupe de laboratoires. Cette fonction est accessible à partir des écrans : #Gestion des groupes de laboratoires# en cliquant sur l identifiant du groupe à consulter dans la colonne [Identifiant]. #Gestion des laboratoires# en cliquant sur l identifiant du groupe à consulter dans la colonne [Groupe de laboratoires]. #Gestion des utilisateurs# en cliquant sur l identifiant du groupe à consulter dans la colonne [Groupe de laboratoires]. #Gestion des groupes d accès aux données# en cliquant sur l identifiant du groupe à consulter dans la colonne [Groupe de laboratoires]. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 25/110

26 5.3.2 ECRAN Figure 11 : Groupe de laboratoires - Consultation d'un groupe de laboratoires ACTIONS A partir de la fenêtre de consultation, les actions possibles sont : Le retour à l écran précédent : #Gestion des groupes de laboratoires#, #Gestion des laboratoires#, #Gestion des utilisateurs# ou #Gestion des groupes d accès aux données# selon le cas En fonction des droits de l utilisateur connecté, la modification des informations du laboratoire en cliquant sur le lien #Modification du groupe de laboratoires# La consultation d un laboratoire par clic en colonne [Code unité] du tableau des laboratoires La consultation d un utilisateur par clic en colonne [Code utilisateur] du tableau des utilisateurs La consultation d un établissement par clic en colonne [Etablissement] du tableau des tutelles 5.4 CRÉATION D'UN NOUVEAU GROUPE DE LABORATOIRES PRESENTATION Cette fonction vous permet de créer un nouveau groupe de laboratoires. Cette fonction est accessible à partir de l écran #Gestion des groupes de laboratoires# en cliquant sur le lien #Création d un groupe de laboratoires# en haut à droite de l écran uniquement pour les RSI/SSI. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 26/110

27 Si l utilisateur n a pas les droits en création, le lien #Création d un groupe de laboratoires# n est pas accessible ECRAN Zone de saisie de paramètres Zone de saisie des utilisateurs Zone de saisie des tutelles Figure 12 : Groupe de laboratoires - Création d'un groupe de laboratoires L écran de création d un groupe de laboratoires présente : Une zone de saisie des paramètres du groupe de laboratoires. Une zone de saisie des utilisateurs en sélectionnant le bouton «Ajouter les utilisateurs sélectionnés» Une zone de saisie des tutelles en sélectionnant le bouton «Ajouter les tutelles sélectionnées» Un bouton «Valider» qui permet de valider la saisie effectuée et d enregistrer les données en base de données. Un bouton «Annuler» qui permet d arrêter la création et de revenir à la page précédente. En mode création, tous les champs de texte sont vides ETAPES DE CREATION La création d un groupe de laboratoires se déroule en 4 étapes : 1. Saisir les informations principales 2. Saisir les utilisateurs du groupe de laboratoires Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 27/110

28 3. Saisir les tutelles du groupe de laboratoires 4. Valider la création du groupe de laboratoires Saisir les informations principales du groupe de laboratoires Etape Champs Action Commentaire 1 Libellé court Saisissez un libellé court Obligatoire et unique 2 Libellé long Saisissez un libellé long Obligatoire 3 Matières obligatoires Cochez la case (décochée par défaut) pour rendre obligatoire la saisie des matières dans GESLAB 4 Type Modifiez le type (sélectionné par défaut à «Unité de recherche») si besoin Saisir les utilisateurs du groupe de laboratoires Cette étape n est pas obligatoire : un groupe de laboratoires peut être créé sans aucun utilisateur affecté. Figure 13 : Groupe de laboratoires - Ajout d'utilisateurs Etape Champs Action Commentaire 1 Critère de recherche Saisissez un critère de recherche Optionnel. Un utilisateur sera dans le résultat de la recherche si le critère saisi est «contenu dans» au moins un des attributs suivants : Nom Prénom Courriel Structure Etablissement Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 28/110

29 Etape Champs Action Commentaire 2 Bouton «Rechercher» Cliquez sur «Rechercher» Par défaut, la liste des utilisateurs affichée est vide. 3 Liste des utilisateurs Sélectionnez en cochant un ou plusieurs utilisateurs de la liste 4 Bouton «Ajouter les utilisateurs sélectionnés» résultat de la recherche. Cliquez sur «Ajouter les utilisateurs sélectionnés» Saisir les tutelles du groupe de laboratoires Cette étape n est pas obligatoire ; un groupe de laboratoires peut être créé sans aucune tutelle affectée. Par défaut, la tutelle CNRS de la DR sera automatiquement ajoutée lors de la validation. Figure 14 : Groupe de laboratoires - Ajout des tutelles Etape Colonne Action Commentaire 1 Critère de recherche Saisissez un critère de Optionnel. recherche Une tutelle sera dans le résultat de la recherche si le critère saisi est «contenu dans» au moins un des attributs suivants : Etablissement Organisme 2 Bouton «Rechercher» Cliquez sur «Rechercher» 3 Liste des tutelles Sélectionnez en cochant une ou plusieurs tutelles de la liste résultat de la recherche. 4 Bouton «Ajouter les Cliquez sur «Ajouter les tutelles tutelles sélectionnées» sélectionnées» Type organisme Par défaut, la liste des tutelles affichée est vide. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 29/110

30 Valider la création du groupe de laboratoires Pour valider la création d un groupe de laboratoires, cliquez sur le bouton «Valider». Le contrôle des différentes zones saisies peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur Paramètres du groupe de laboratoires 1 Le champ Libellé court est obligatoire Saisissez un libellé court 2 Le champ Libellé long est obligatoire Saisissez libellé long 3 La valeur saisie dans le champ 'Libellé court' existe déjà en base. Modifiez le libellé court à une valeur non encore existante Si la saisie est correcte, l écran de consultation des groupes de laboratoires est affiché. Par défaut, l état du groupe de laboratoires créé est à «Blocage des échanges» 5.5 MODIFICATION D UN GROUPE DE LABORATOIRES PRESENTATION Cette fonction vous permet de modifier les données d un groupe de laboratoires. Tous les champs et tableaux sont pré-remplis avec les informations relatives au groupe de laboratoires. Cette fonction est accessible, si l utilisateur a les droits nécessaires : à partir de l écran #Gestion des groupes de laboratoires# en cliquant sur l icône de la colonne [Modifier] du groupe à modifier. à partir de l écran #Consultation d un groupe de laboratoires# en cliquant sur le lien #Modification du groupe de laboratoires# en haut à droite de l écran. Si l utilisateur n a pas les droits en modification (administrateur local non autorisé), la colonne [Modifier] n est pas accessible. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 30/110

31 5.5.2 ECRAN Figure 15 : Groupe de laboratoires - Modification d'un groupe de laboratoires ACTIONS Toutes les données sont modifiables sauf l état. Vous pouvez : 6. Modifier les informations principales sauf l état : voir paragraphe Saisir les informations principales du groupe de laboratoires 7. Affecter des nouveaux utilisateurs au groupe : voir paragraphe Saisir les utilisateurs du groupe de laboratoires 8. Supprimer un utilisateur déjà affecté au groupe : voir paragraphe Supprimer des utilisateurs affectés au groupe de laboratoires 9. Affecter des nouvelles tutelles au groupe : voir paragraphe Saisir les tutelles du groupe de laboratoires 10. Supprimer une tutelle déjà affectée au groupe : voir paragraphe Supprimer des tutelles affectées au groupe de laboratoires. Cliquez sur le bouton «Valider» pour enregistrer vos modifications. Les contrôles sont les mêmes que lors de la création (voir paragraphe Création d'un nouveau groupe de laboratoires) Cliquez sur «Annuler» pour arrêter les modifications. Aucune mise à jour ne sera effectuée et l utilisateur sera redirigé vers la page précédente Supprimer des utilisateurs affectés au groupe de laboratoires Pour supprimer des utilisateurs d un groupe de laboratoires, cliquez sur l icône «colonne [Supprimer].» de la Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 31/110

32 Selon que l utilisateur est référencé ou pas dans des mouvements, une des demandes de confirmation suivantes s affichera : Figure 16 : Groupe de laboratoires - Confirmation de suppression d un utilisateur Si vous répondez «Oui», l utilisateur sera supprimé de la liste. Mais la suppression ne sera réellement effective qu à la validation de la page. Si vous répondez «Non», le message de confirmation disparaitra. Il n y aura aucune suppression. La suppression des utilisateurs référencés dans des mouvements est possible après confirmation de l utilisateur Supprimer des tutelles affectées au groupe de laboratoires Pour supprimer les tutelles d un groupe de laboratoires, cliquez sur l icône «colonne [Supprimer].» de la Un message de confirmation s affichera : Figure 17 : Groupe de laboratoires - Confirmation de suppression d une tutelle Si vous répondez «Oui», la tutelle sera supprimée de la liste. Mais la suppression ne sera réellement effective qu à la validation de la page. Si vous répondez «Non», le message de confirmation disparaitra. Il n y aura aucune suppression. Il doit rester au moins une tutelle «CNRS» Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 32/110

33 5.6 CHANGEMENT D ÉTAT D UN GROUPE DE LABORATOIRES PRESENTATION Cette fonction permet de changer l état du ou des groupes de laboratoires sélectionnés pour lesquels l utilisateur est administrateur. Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l option «Gestion des groupes de laboratoires» de l onglet «Administration». Un groupe de laboratoires au statut «Fermé» ne peut pas changer d état. Un laboratoire au statut «Fermé» reste au statut "Fermé" lorsque ce groupe de laboratoires change d état ECRAN Figure 18 : Groupe de laboratoires - Modification de l'état de groupes de laboratoires Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 33/110

34 État Ouvert Blocage complet Blocage des échanges Lecture seule Fermé Description L accès aux données et les échanges sont actifs. Blocage des échanges, des traitements automatiques et de l'accès à toutes les données de tous les laboratoires du groupe Blocage des échanges avec les systèmes externes (BFC, SIFAC, etc.). L accès aux données est toujours actif. Lecture seule sur les données, blocage des échanges, des traitements automatiques Lecture seule sur les données, blocage des échanges, des traitements automatiques ETAPES DE SAISIE Le changement de statut d une liste de groupes de laboratoires se déroule en 3 étapes : 1. Sélectionnez les groupes de laboratoires en activant la coche dans la colonne de sélection de la liste des résultats. Il est aussi possible de sélectionner tous les groupes de laboratoires retournés par la recherche en sélectionnant le bouton «Sélectionner toutes les pages de résultat». 2. Choisissez l état cible 3. Validez La fermeture d un groupe de laboratoires étant une opération irréversible, une confirmation vous sera demandée lors du passage à l état fermé. Figure 19 : Groupe de laboratoires Confirmation de fermeture de groupes de laboratoires Si vous répondez «Oui», le groupe de laboratoires ainsi que tous ses laboratoires seront fermés. Si vous répondez «Non», le message de confirmation disparaitra. Le groupe de laboratoires ainsi que ses laboratoires ne seront pas fermés. Le contrôle des différentes zones saisies peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 Aucun état sélectionné. Merci d en Sélectionnez un état sélectionner un 2 Le changement d état ne s applique pas aux Groupes de laboratoires et laboratoires FERME Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 34/110

35 6 MODULE : GESTION DES LABORATOIRES Les fonctionnalités abordées dans ce chapitre sont : Recherche des laboratoires Consultation des laboratoires Création d'un nouveau laboratoire Modification des caractéristiques d un laboratoire Changement d état d un laboratoire 6.1 DROITS SUR LES FONCTIONS Uniquement les ADC, RSI/SSI et ADL autorisés ont accès à cette fonctionnalité. Un ADC peut créer de nouveaux laboratoires, consulter, modifier et changer d état tous les laboratoires existants. Un RSI/SSI peut créer de nouveaux laboratoires, consulter, modifier et changer d état tous les laboratoires existants rattachés à son établissement. Un ADL peut créer de nouveaux laboratoires, consulter, modifier tous les laboratoires existants pour lesquels il est administrateur. En revanche, il ne peut pas changer d état un laboratoire. 6.2 RECHERCHE DES LABORATOIRES PRESENTATION Cette fonction vous permet de rechercher un ou plusieurs laboratoires. Pour filtrer les résultats, vous avez la possibilité de saisir un ou plusieurs critères. Les critères proposés sont groupés en trois familles : 1. Critères sur les propriétés des laboratoires (tels que code Labintel, code unité, nom de l unité, code pour l organisme ) 2. Critères sur les groupes de laboratoires 3. Critères sur l état des laboratoires Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l option «Gestion des laboratoires» de l onglet «Administration». Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 35/110

36 6.2.2 ECRAN Zone de recherche Zone d affichage des résultats Zone de changement d état 20 : Laboratoires - Recherche par défaut Cet écran contient trois zones principales : 1. Une zone de recherche en haut 2. Une zone d affichage des résultats de la recherche au milieu 3. Une zone de changement d état des laboratoires en bas. Cette zone n est accessible qu aux utilisateurs autorisés (voir paragraphe Droits sur les fonctions) ACTIONS Pour effectuer une recherche de laboratoire : 1. Saisissez les critères permettant de filtrer les résultats de la recherche 2. Cliquez sur le bouton «Rechercher» pour lancer la recherche. Les laboratoires répondant aux critères sont affichés dans la liste des résultats Selon votre habilitation, vous avez la possibilité de : Créer un nouveau laboratoire : voir en paragraphe Création d'un nouveau laboratoire Consulter le laboratoire : voir en paragraphe Consultation des laboratoires Modifier un laboratoire : voir en paragraphe Modification d un laboratoire Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 36/110

37 Changer d état un laboratoire : voir en paragraphe Changement d état d un laboratoire Imprimer la liste des laboratoires : voir en paragraphe Impression 6.3 CONSULTATION DES LABORATOIRES PRESENTATION Cette fonction vous permet de consulter les informations relatives à un laboratoire. Cette fonction est accessible à partir de l écran 11. #Gestion des laboratoires# en cliquant sur le code du laboratoire à consulter dans la colonne [Code unité] 12. #Consultation d un groupe de laboratoire# en cliquant sur le code du laboratoire en colonne [Code unité] de la liste des laboratoires ECRAN Figure 21 : Laboratoires - Consultation d'un laboratoire ACTIONS A partir de la fenêtre de consultation, les actions possibles sont : Le retour à l écran #Gestion des laboratoires# En fonction des droits de l utilisateur connecté, la modification des informations du laboratoire en cliquant sur le lien #Modification du laboratoire# Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 37/110

38 6.4 CRÉATION D'UN NOUVEAU LABORATOIRE PRESENTATION Cette fonction vous permet de créer un nouveau laboratoire. Cette fonction est accessible à partir de l écran #Gestion des laboratoires# en cliquant sur le lien #Création d un laboratoire# en haut à droite de l écran Si l utilisateur n a pas les droits en création, le lien #Création d un laboratoire# n est pas accessible ECRAN Zone de saisie des paramètres Zone de saisie des paramétrages des échanges entre SI Zone de saisie des adresses Figure 22 : Laboratoires - Création d'un laboratoire L écran de création d un laboratoire présente : Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 38/110

39 Une zone de saisie des paramètres du laboratoire. Une zone de saisie des paramétrages des échanges entre SI en sélectionnant le bouton «Ajouter un paramétrage» Une zone de saisie des adresses en sélectionnant le bouton «Ajouter une adresse» Un bouton «Valider» qui permet de valider la saisie effectuée et d enregistrer les données. Un bouton «Annuler» qui permet d arrêter la création et de revenir à la page précédente. En mode création, tous les champs de texte sont vides. Au choix du code Labintel, les champs «Nom de l unité», «Libellé long» et «Nom du responsable» sont automatiquement renseignés avec les données reçues de Labintel si elles existent. Ils peuvent néanmoins être modifiés. Le champ «Code unité» qui correspond à une donnée technique, n est plus saisissable. Il est attribué automatiquement à la validation du laboratoire ETAPES DE CREATION La création d un laboratoire se déroule en 4 étapes : 1. Saisissez les informations principales 2. Saisissez les paramétrages des échanges entre SI du laboratoire 3. Saisissez les adresses du laboratoire 4. Validez la création du laboratoire Saisir les informations principales du laboratoire Etape Champs Action Commentaire 1 Groupe de Choisissez dans la liste déroulante, le groupe de Obligatoire laboratoires laboratoires dans lequel sera créé le laboratoire 2 Code Labintel Choisissez dans la liste déroulante le code Obligatoire Labintel du laboratoire 3 Nom de Saisissez le libellé du laboratoire Obligatoire l unité 4 Libellé long Saisissez le libellé complet de l unité Obligatoire 5 Nom du Saisissez le nom de la personne responsable du Obligatoire responsable laboratoire. 6 Téléphone saisissez le numéro de téléphone du laboratoire 7 Fax saisissez le numéro de télécopie du laboratoire 8 Courriel Saisissez l adresse électronique d une personne de l équipe de gestion du laboratoire. Ceci permettra à la DSI, en cas de besoin, de prendre facilement contact avec le laboratoire. 9 Délégation signature Cochez la case si le laboratoire possède la délégation de signature pour les ordres de Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 39/110

40 Etape Champs Action Commentaire mission. Dans ce cas les ordres de mission seront imprimés dans l unité Saisir les paramétrages des échanges entre SI du laboratoire La saisie des paramétrages des échanges entre SI dépend du groupe de laboratoires choisi. Il faut donc obligatoirement choisir un groupe de laboratoires pour pouvoir continuer. Au choix du groupe de laboratoires, le paramétrage des échanges entre SI de l établissement principal (CNRS) du groupe de laboratoires sera automatiquement proposé. Figure 23 : Laboratoires - Ajout d'un paramétrage des échanges entre SI Etape Champs Action Commentaire 1 Etablissement Choisissez dans la liste déroulante Obligatoire l établissement du paramétrage des échanges entre SI ou déduit de l organisme 2 Organisme Choisissez dans la liste déroulante Obligatoire l organisme du paramétrage des échanges entre SI ou déduit de l établissement. 3 Code pour Choisissez dans la liste déroulante Obligatoire l organisme le code pour l organisme du Unique paramétrage des échanges entre SI Numérique(4) = code division de BFC Le code pour l organisme est automatiquement vidé si le code labintel est modifié avec une valeur incompatible. Si aucun code pour l organisme n est disponible, le message «Il n'y a pas de code pour l'organisme disponible.» s affiche à la validation du laboratoire. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 40/110

41 Saisir les adresses du laboratoire Pour ajouter une adresse pour un laboratoire, cliquez sur «Ajouter une adresse». Les adresses du laboratoire à saisir sont : Les adresses de laboratoire Les adresses de facturation Les adresses de livraison Une adresse de facturation doit être saisie pour chaque tutelle du groupe de laboratoires, mêmes si elles ne sont pas déclarées au niveau du laboratoire Figure 24 : Laboratoires - Saisie des adresses Etape Colonne Action Commentaire 1 Défaut Dans le cas où il y a plusieurs adresses de même type (Facturation/Livraison/Laboratoire) vous pouvez sélectionner l adresse par défaut à utiliser en sélectionnant le radio bouton [Défaut] 2 Type Choisissez dans la liste déroulante le type d adresse à saisir. Il faut saisir au moins une adresse pour chacun des types. 3 Destinataire Double cliquez dans la cellule. [Destinataire] pour saisir le nom du destinataire 4 Adresse Double cliquez dans la cellule. [Adresse] pour saisir l adresse 5 CP Double cliquez dans la cellule. [CP] pour saisir le code postal 6 Ville Double cliquez dans la cellule. [Ville] pour saisir la ville 7 Pays Choisissez le pays dans la liste déroulante 8 Etablissement Choisissez l établissement facturé Facturé dans la liste Une seule adresse «défaut» par type d adresse. Obligatoire Alphanumérique(32) Alphanumérique(64) Obligatoire Alphanumérique(5) Obligatoire Alphanumérique(26) Obligatoire Obligatoire Visible uniquement pour les adresses de facturation Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 41/110

42 Valider la création du laboratoire Pour valider la création d un laboratoire, cliquez sur le bouton «Valider». Le contrôle des différentes zones saisies peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur Paramètres du laboratoire 1 Le groupe de laboratoires est obligatoire Sélectionnez un groupe d laboratoire 2 Le code Labintel est obligatoire Sélectionnez un code Labintel 3 Le nom de l unité est obligatoire Saisissez un nom d unité 4 Le libellé long est obligatoire Saisissez un libellé long 5 Le nom du responsable est obligatoire Saisissez le nom du responsable de l unité Paramétrage des échanges entre SI 6 Le code pour l'organisme est obligatoire Saisissez un code pour l organisme pour chaque paramétrage des échanges entre SI 7 Il ne peut y avoir qu'un seul paramétrage des échanges entre SI par établissement. Adresses 8 Le laboratoire n'a pas d'adresse de type LABORATOIRE par défaut 9 Le laboratoire n'a pas d'adresse de type LIVRAISON par défaut 10 Il reste des établissements pour lesquels vous n'avez pas saisi d'adresse de facturation par défaut 11 Les champs Destinataire, CP et Ville sont obligatoires pour chaque adresse Ne conservez qu un seul paramétrage des échanges entre SI par établissement. Saisissez une adresse de type laboratoire. La première adresse de ce type saisie sera automatiquement considérée comme étant celle par défaut. Dans le cas où vous en saisissez plusieurs, vous avez la possibilité d en choisir une et une seule par défaut. Saisissez au moins une adresse de type livraison. La première adresse de ce type saisie sera automatiquement considérée comme étant celle par défaut. Dans le cas où vous en saisissez plusieurs, vous avez la possibilité d en choisir une et une seule par défaut. Saisissez au moins une adresse de type facturation pour chaque établissement du groupe de laboratoires. La première adresse de ce type saisie sera automatiquement considérée comme étant celle par défaut. Dans le cas où vous en saisissez plusieurs, vous avez la possibilité d en choisir une et une seule par défaut. Saisissez les champs Destinataire, CP et Ville pour chaque adresse. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 42/110

43 6.5 MODIFICATION D UN LABORATOIRE PRESENTATION Cette fonction vous permet de modifier les données d un laboratoire. Tous les champs et tableaux sont pré-remplis avec les informations relatives au laboratoire. Cette fonction est accessible, si l utilisateur a les droits nécessaires : à partir de l écran #Gestion des laboratoires# en cliquant sur l icône de la colonne [Modifier] du laboratoire à modifier. à partir de l écran #Consultation d un laboratoire# en cliquant sur le lien #Modification du laboratoire# en haut à droite de l écran. Si l utilisateur n a pas les droits en modification (administrateur local non autorisé), la colonne [Modifier] n est pas accessible. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 43/110

44 6.5.2 ECRAN Figure 25 : Laboratoires - Modification d'un laboratoire ACTIONS A la modification du laboratoire, certaines données peuvent avoir été automatiquement mises à jour avec les données reçues de Labintel (code labintel, nom unité, libellé long, nom du responsable). Si c est le cas, et selon les informations modifiées, les messages suivants s affichent en haut de votre écran : «Il y a eu un changement de code Labintel pour ce laboratoire, merci de valider pour confirmer.» «Il y a eu un changement de données pour ce laboratoire, merci de valider pour confirmer.» Ces changements ne seront pris en compte dans le laboratoire que si vous validez la modification. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 44/110

45 Vous pouvez : 13. Modifier les informations principales sauf l état, le code unité et le code labintel : voir paragraphe Saisir les informations principales du laboratoire 14. Paramétrer de nouveaux échanges entre SI : voir paragraphe Saisir les paramétrages des échanges entre SI du laboratoire 15. Modifier des paramétrages des échanges entre SI du laboratoire : voir paragraphe : Modifier des paramétrages des échanges entre SI du laboratoire 16. Supprimer un paramétrage des échanges entre SI du laboratoire : voir paragraphe Supprimer des paramétrages des échanges entres SI du laboratoire 17. Affecter des nouvelles adresses au laboratoire : voir paragraphe Saisir les adresses du laboratoire 18. Supprimer des adresses déjà affectées au groupe : voir paragraphe Supprimer des adresses affectées au groupe de laboratoires Cliquez sur le bouton «Valider» pour enregistrer vos modifications. Les contrôles sont les mêmes que lors de la création (voir paragraphe Valider la création du laboratoire) Cliquez sur «Annuler» pour arrêter les modifications. Aucune mise à jour ne sera effectuée et l utilisateur sera redirigé vers la page précédente Supprimer des paramétrages des échanges entre SI du laboratoire Pour supprimer un paramétrage des échanges entre SI d un laboratoire, cliquez sur l icône de la colonne [Supprimer]. La suppression d un paramétrage des échanges entre SI n est plus possible lorsque des mouvements ont été échangés sur l exercice en cours. Le message «Vous ne pouvez pas détruire ce paramétrage car des mouvements ont été échangés pour l exercice en cours» s affiche si vous tentez de le supprimer. Si la suppression est possible, un message de confirmation s affichera : Figure 26 : Laboratoires - Confirmation de suppression d un paramétrage des échanges entre SI Si vous répondez «Oui», le paramétrage des échanges entre SI sera supprimé de la liste. Mais la suppression ne sera réellement effective qu à la validation de la page. Si vous répondez «Non», le message de confirmation disparaitra. Il n y aura aucune suppression Modifier des paramétrages des échanges entre SI du laboratoire La modification d un paramétrage des échanges entre SI n est plus possible lorsque des mouvements ont été échangés sur l exercice en cours. Le message «Vous ne pouvez pas modifier ce paramétrage car des mouvements Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 45/110

46 ont été échangés pour l'exercice en cours.» s affiche à la validation et les modifications ne sont pas enregistrées Supprimer des adresses affectées au laboratoire Pour supprimer des adresses d un laboratoire, cliquez sur l icône «[Supprimer].» de la colonne Selon que l adresse est référencée ou pas dans des mouvements, une des demandes de confirmation suivantes s affichera : Figure 27 : Laboratoire - Confirmation de suppression d une adresse Si vous répondez «Oui», l adresse sera supprimée de la liste. Mais la suppression ne sera réellement effective qu à la validation de la page. Si vous répondez «Non», le message de confirmation disparaitra. Il n y aura aucune suppression. La suppression des adresses par défaut n est pas possible. 6.6 CHANGEMENT D ÉTAT D UN LABORATOIRE PRESENTATION Cette fonction n est accessible que pour les ADC et RSI/SSI. Elle permet de changer l état du ou des laboratoires sélectionnés. Cette fonction est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l option «Gestion des laboratoires» de l onglet «Administration» Un laboratoire au statut «Fermé» ne peut pas changer d état. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 46/110

47 6.6.2 ECRAN Figure 28 : Laboratoires - Modification de l'état de laboratoires État Ouvert Blocage complet Blocage des échanges Lecture seule Fermé Description L accès aux données et les échanges sont actives. Blocage des échanges, des traitements automatiques et de l'accès à toutes les données du laboratoire Blocage des échanges avec les systèmes externes (BFC, SIFAC, etc.). L accès aux données est toujours actif. Lecture seule sur les données, blocage des échanges, des traitements automatiques Blocage des échanges, des traitements automatiques et de l'accès à toutes les données du laboratoire ETAPES DE SAISIE Le changement de statut d une liste de laboratoire se déroule en 3 étapes : 1. Sélectionnez les laboratoires en activant la coche dans la colonne de sélection. Il est aussi possible de sélectionner tous les laboratoires retournés par la recherche en sélectionnant le bouton «Sélectionner toutes les pages de résultats» 2. Choisissez l état cible. 3. Validez. La fermeture d un laboratoire étant une opération irréversible, une confirmation vous sera demandée lors du passage à l état fermé. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 47/110

48 Figure 29 : Laboratoires Confirmation de fermeture d un laboratoire Si vous répondez «Oui», le laboratoire sera fermé. Si vous répondez «Non», le message de confirmation disparaitra. Le laboratoire ne sera pas fermé. Le contrôle des différentes zones saisies peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 Aucun état sélectionné. Merci d en Sélectionnez un état sélectionner un 2 Le changement d état ne s applique pas aux laboratoires FERME Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 48/110

49 7 MODULE : GESTION DES UTILISATEURS Les fonctionnalités abordées dans ce chapitre sont : Recherche des utilisateurs Consultation des utilisateurs Modification des caractéristiques d un utilisateur Changement de rôle d un utilisateur 7.1 DROITS SUR LES FONCTIONS Uniquement les ADC, RSI/SSI et ADL autorisés ont accès à cette fonctionnalité. Un ADC peut consulter, modifier et changer le rôle d administration de tous les utilisateurs existants. Un RSI peut consulter, modifier et changer le rôle d administration de tous les utilisateurs rattachés à son établissement. Un SSI peut consulter et modifier tous les utilisateurs rattachés à son établissement. Il ne peut pas changer le rôle d administration d un utilisateur. Un ADL peut consulter et modifier tous les utilisateurs rattachés à un groupe laboratoires pour lesquels il est administrateur. Il ne peut pas changer le rôle d administration d un utilisateur. 7.2 RECHERCHE DES UTILISATEURS PRESENTATION Cette fonction vous permet de rechercher un ou plusieurs utilisateurs. Pour filtrer les résultats, vous avez la possibilité de saisir un ou plusieurs critères. Les critères proposés sont groupés en quatre familles : Critères sur les propriétés des utilisateurs (tels que code utilisateur, recherche multicritères sur le nom, le prénom et l adresse mail de l utilisateur ) Critères sur les groupes de laboratoires Critères sur les habilitations (tels que modèles d accès aux fonctions, groupes d accès aux données, rôles d administration ) Critères sur les tutelles (tels que organisme, établissement ) Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l option «Gestion des utilisateurs» de l onglet «Administration». Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 49/110

50 7.2.2 ECRAN Zone de recherche Zone d afficha ge des résultats Zone de changement de rôle d administration Figure 30 : Utilisateurs - Recherche par défaut Cet écran contient trois zones principales : 1. Une zone de recherche en haut 2. Une zone d affichage des résultats de la recherche au milieu 3. Une zone de changement de rôle d administration en bas. Cette fonctionnalité est accessible uniquement aux RSI et à l administrateur central ACTIONS Pour effectuer une recherche d utilisateur : 1. Saisissez les critères permettant de filtrer les résultats de la recherche Il est à noter que : la valeur «Aucun» dans le groupe de laboratoires permet un filtrage sur les utilisateurs n ayant pas encore d affectation à un groupe de laboratoires la valeur «Tous» dans le groupe de laboratoires permet un filtrage sur les utilisateurs ayant au moins une affectation à un groupe de laboratoires 2. Cliquez sur le bouton «Rechercher» pour lancer la recherche 3. Les utilisateurs répondant aux critères sont affichés dans la liste des résultats Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 50/110

51 Selon votre habilitation, vous avez la possibilité de : Consulter un utilisateur : voir en paragraphe Consultation d un utilisateur Modifier un utilisateur : voir en paragraphe Modification d un utilisateur Changer le rôle d administration d un utilisateur : voir en paragraphe Changement de rôle d un utilisateur Consulter un groupe d accès aux données par clic en colonne «Groupe d accès aux données» du tableau de résultats : voir en paragraphe Consultation d un groupe d accès aux données Consulter un groupe de laboratoires par clic en colonne «Groupe de laboratoires» du tableau de résultats : voir en paragraphe Consultation des groupes de laboratoires Imprimer la liste des utilisateurs par clic sur le bouton «Imprimer» : voir paragraphe Impression Exporter la liste des utilisateurs au format texte par clic sur l icône : voir en paragraphe Export au format texte Exporter la liste des utilisateurs au format Excel par clic sur l icône : voir en paragraphe Export au format Excel 7.3 CONSULTATION D UN UTILISATEUR PRESENTATION Cette fonction vous permet de consulter les informations relatives à un utilisateur. Cette fonction est accessible à partir des écrans : #Gestion des utilisateurs# en cliquant sur le code de l utilisateur à consulter dans la colonne [Code utilisateur] #Consultation d un groupe d accès aux données# en cliquant sur le code de l utilisateur à consulter dans la colonne [Code utilisateur] #Modification d un groupe d accès aux données# en cliquant sur le code de l utilisateur à consulter dans la colonne [Code utilisateur] #Consultation d un groupe de laboratoires# en cliquant sur le code de l utilisateur à consulter dans la colonne [Code utilisateur] L information «Utilisateur verrouillé le :» n est visible que si l utilisateur est verrouillé. L information «A partir du rôle de :» n est pas visible en consultation d un utilisateur. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 51/110

52 7.3.2 ECRAN Figure 31 : Utilisateurs - Consultation d'un utilisateur ACTIONS A partir de la fenêtre de consultation, les actions possibles sont : Le retour à l écran précédent #Gestion des utilisateurs# ou #Consultation des groupes d accès aux données# ou #Modification d un groupe d accès aux données# ou #Consultation d un groupe de laboratoires# En fonction des droits de l utilisateur connecté, la modification des informations de l utilisateur en cliquant sur le lien #Modification de l utilisateur# Consultation du groupe d accès aux données par clic sur le groupe courant dans le cadre «accès aux données» L impression de la liste des fonctions autorisées/non autorisées pour l utilisateur par clic sur le bouton «Imprimer»: voir paragraphe Impression L export au format texte de la liste des fonctions autorisées/non autorisées pour l utilisateur par clic sur l icône : voir paragraphe Export au format texte L export au format Excel de la liste des fonctions autorisées/non autorisées pour l utilisateur par clic sur l icône : voir paragraphe Export au format Excel Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 52/110

53 7.4 MODIFICATION D UN UTILISATEUR PRESENTATION Cette fonction vous permet de modifier les données d un utilisateur. Tous les champs et tableaux sont pré-remplis avec les informations relatives à l utilisateur. Cette fonction est accessible, si l utilisateur a les droits nécessaires : à partir de l écran #Gestion des utilisateurs# en cliquant sur l icône de la colonne [Modifier] de l utilisateur à modifier. à partir de l écran #Consultation d un utilisateur# en cliquant sur le lien #Modification de l utilisateur# en haut à droite de l écran. Si l utilisateur n a pas les droits en modification, la colonne [Modifier] ne sera pas accessible. L information «Utilisateur verrouillé le :» n est visible que si l utilisateur est verrouillé ECRAN Figure 32 : Utilisateurs - Modification d'un utilisateur Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 53/110

54 7.4.3 ACTIONS Uniquement les champs «Qualité», «Téléphone», «Complément» et «Utilisateur verrouillé le :» sont modifiables dans les paramètres de l utilisateur. Les habilitations «Accès aux fonctions» et «Accès aux données» sont modifiables. Pour déverrouiller l utilisateur, décochez la case du champ «Utilisateur verrouillé le :» Pour modifier les habilitations aux fonctions de l utilisateur : voir paragraphe Modifier les habilitations aux fonctions d un utilisateur. Cliquez sur le bouton «Valider» pour enregistrer vos modifications : voir paragraphe Valider la modification d un utilisateur Cliquez sur «Annuler» pour arrêter les modifications. Aucune mise à jour ne sera effectuée et vous serez redirigés vers la page précédente Modifier les habilitations aux fonctions d un utilisateur Une fonction peut être dans trois états distincts : 1. Autorisée : tous ses descendants sont autorisés ; la case à cocher correspondante apparait cochée 2. Autorisée partiellement : certains de ses descendants sont autorisés, d autres pas ; la case à cocher correspondante apparait cochée mais opacifiée 3. Interdite : tous ses descendants sont interdits ; la case à cocher correspondante apparait décochée Dans l exemple suivant : «Commande» est autorisée «Commande de personnel» n est pas autorisée «Contacts» est autorisée partiellement Figure 33 : Utilisateurs Etats habilitation d une fonction Pour autoriser une fonction, vous pouvez : Soit cocher la case relative à la fonction («Commande» dans l exemple ci-dessous). Cette action aura pour effet de cocher tous les descendants. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 54/110

55 Soit cocher une à une toutes les sous-fonctions (actions) de la fonction. Dans le cas d une fonction ayant plusieurs actions, le fait de cocher une première action aura pour effet de cocher la fonction mère avec l aspect opacifié (pour signifier une autorisation partielle) ; le fait de cocher la dernière action non cochée aura pour effet de cocher la fonction mère (pour signifier une autorisation totale). Figure 34 : Utilisateurs Autorisation complète de la fonction «Commande» Pour interdire une fonction, vous pouvez : Soit décocher la case relative à la fonction («Commande de personnel» dans l exemple ci-dessous). Cette action aura pour effet de décocher tous les descendants. Soit décocher une à une toutes les actions de la fonction. Dans le cas d une fonction ayant plusieurs actions toutes cochées, le fait de décocher une première action aura pour effet d opacifier la coche de la fonction mère (pour signifier une autorisation partielle) ; le fait de décocher la dernière action cochée aura pour effet de décocher la fonction mère (pour signifier une interdiction totale). Figure 35 : Utilisateurs Interdiction complète de la fonction «Commande de personnel» Pour autoriser partiellement une fonction, vous devez : Déplier le nœud de la fonction («Contacts» dans l exemple ci-dessous). Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 55/110

56 Cocher/décocher une à une les actions à autoriser/interdire. La case à cocher de la mère apparaitra opacifiée pour signifier une autorisation partielle à la fonction. Figure 36 : Utilisateurs Autorisation partielle de la fonction «Contact» Vous pouvez sélectionner le rôle d un utilisateur à partir de deux listes pré-renseignées : 19. La liste des utilisateurs du même groupe de laboratoires 20. La liste des modèles existants La liste ainsi affichée peut être modifiée en cochant/décochant des fonctions Valider la modification d un utilisateur Pour valider la modification d un utilisateur, cliquez sur le bouton «Valider». Le contrôle des différentes zones saisies peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Action correctrice Paramètres de l utilisateur 1 La qualité est obligatoire Saisissez une qualité 7.5 CHANGEMENT DE ROLE D UN UTILISATEUR PRESENTATION Cette fonction n est accessible que pour les RSI et ADC, elle permet de changer le rôle d un ou plusieurs utilisateurs sélectionnés. L ADL voit dans la liste les options suivantes: Aucun Administrateur central Etablissement Maintenance web Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 56/110

57 Organisme RSI SSI Le RSI voit dans la liste les options suivantes : Aucun Etablissement Maintenance web RSI SSI Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l option «Gestion des utilisateurs» de l onglet «Administration» ECRAN Figure 37 : Utilisateurs - Modification de rôle d administration ETAPES DE SAISIE Le changement de rôle d une liste d utilisateurs se déroule en 4 étapes : 1. Sélectionnez les utilisateurs en activant la coche dans la colonne de sélection. Il est aussi possible de sélectionner tous les utilisateurs de la page courante en cochant la case contenue dans l entête de la colonne. 2. Choisissez le rôle d administration voulu. 3. Cliquez le bouton «Valider» 4. Confirmez le changement de rôle en répondant à la question «Confirmez-vous l affectation du rôle d administration? Oui/Non» En cas de réponse «Oui», le changement de rôle est pris en compte, en cas de réponse «Non», aucune mise à jour n est effectuée. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 57/110

58 8 MODULE : GESTION DES GROUPES D ACCES AUX DONNEES Les fonctionnalités abordées dans ce chapitre sont : Recherche des groupes d accès aux données Consultation d un groupe d accès aux données Modification des caractéristiques d un groupe d accès aux données 8.1 DROITS SUR LES FONCTIONS Uniquement les ADC, RSI/SSI et ADL autorisés ont accès à cette fonctionnalité. Un ADC peut créer, consulter et modifier tous les groupes d accès aux données existants. Un RSI/SSI peut créer, consulter et modifier tous les groupes d accès aux données liés à un groupe de laboratoires rattaché à son établissement. Un ADL peut créer, consulter et modifier tous les groupes d accès aux données liés à un groupe de laboratoires pour lesquels il est administrateur. 8.2 RECHERCHE DES GROUPES D ACCES AUX DONNEES PRESENTATION Cette fonction vous permet de rechercher un ou plusieurs groupes d accès aux données. Pour filtrer les résultats, vous avez la possibilité de saisir un ou plusieurs critères. Les critères proposés sont groupés en trois familles : 1. critères sur les propriétés des groupes d accès aux données (tels que code, libellé, ) 2. critères sur les groupes de laboratoires 3. critères sur les utilisateurs (tels que code utilisateur, recherche multicritères sur le nom, le prénom et l adresse mail de l utilisateur ) Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l option «Gestion des groupes d accès aux données» de l onglet «Administration». Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 58/110

59 8.2.2 ECRAN Zone de recherche Zone d affichage des résultats Figure 38: Groupes d accès aux données - Recherche par défaut Cet écran contient deux zones principales : 1. Une zone de recherche en haut 2. Une zone d affichage des résultats de la recherche en bas ACTIONS Pour effectuer une recherche de groupes d accès aux données : 1. Saisissez les critères permettant de filtrer les résultats de la recherche 2. Cliquez sur le bouton «Rechercher» pour lancer la recherche. Les groupes d accès aux données répondant aux critères sont affichés dans la liste des résultats Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 59/110

60 Selon votre habilitation, vous avez la possibilité de : Consulter un groupe d accès aux données : voir en paragraphe Consultation d un groupe d accès aux données Modifier un groupe d accès aux données : voir en paragraphe Modification d un groupe d accès aux données Consulter un groupe de laboratoires par clic en colonne «Groupe de laboratoires» du tableau de résultats : voir en paragraphe Consultation des groupes de laboratoires Imprimer la liste des utilisateurs par clic sur le bouton «Imprimer» : voir en paragraphe Impression 8.3 CONSULTATION D UN GROUPE D ACCES AUX DONNEES PRESENTATION Cette fonction vous permet de consulter les informations relatives à un groupe d accès aux données. Cette fonction est accessible à partir de l écran : #Gestion des groupes d accès aux données# en cliquant sur le code groupe à consulter dans la colonne [Code groupe]. #Gestion des utilisateurs# en cliquant sur le code groupe à consulter dans la colonne [Groupe d accès aux données]. #Consultation d un utilisateur# en cliquant sur le code groupe à consulter dans le cadre [Accès aux données]. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 60/110

61 8.3.2 ECRAN Figure 39 : Groupe accès aux données - Consultation d'un groupe d accès aux données Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 61/110

62 8.3.3 ACTIONS A partir de la fenêtre de consultation, les actions possibles sont : Le retour à l écran précédent #Gestion des groupes d accès aux données# ou #Gestion des utilisateurs# ou #Consultation d un utilisateur# En fonction des droits de l utilisateur connecté, la modification des informations du groupe d accès aux données en cliquant sur le lien #Modification du groupe d accès aux données# La consultation d un utilisateur par clic en colonne «Code utilisateur» de la liste des utilisateurs affectés au groupe : voir paragraphe Consultation d un utilisateur L impression de la liste des utilisateurs affectés au groupe par clic sur le bouton «Imprimer»: voir paragraphe Impression L export au format texte de la liste des utilisateurs affectés au groupe par clic sur l icône : voir paragraphe Export au format texte L export au format Excel de la liste des utilisateurs affectés au groupe par clic sur l icône : voir paragraphe Export au format Excel 8.4 MODIFICATION D UN GROUPE D ACCES AUX DONNEES PRESENTATION Cette fonction vous permet de modifier les données d un groupe d accès aux données. Tous les champs et tableaux sont pré-remplis avec les informations relatives au groupe. Cette fonction est accessible, si l utilisateur a les droits nécessaires, à partir de l écran : #Gestion des groupe d accès aux données# en cliquant sur l icône de la colonne [Modifier] du groupe à modifier. #Consultation d un groupe d accès aux données# en cliquant sur le lien #Modification du groupe d accès aux données# en haut à droite de l écran. Si l utilisateur n a pas les droits en modification, la colonne [Modifier] ne sera pas accessible. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 62/110

63 8.4.2 ECRAN Figure 40 : Groupes d accès aux données - Modification d'un groupe d accès aux données ACTIONS Le champ «Libellé groupe», la liste des origines de crédits et la liste des entités dépensières sont modifiables dans les paramètres du groupe d accès aux données. Pour modifier les habilitations aux données du groupe : voir paragraphe Modifier les habilitations aux données du groupe Cliquez sur le bouton «Valider» pour enregistrer vos modifications. Cliquez sur «Annuler» pour arrêter les modifications. Aucune mise à jour ne sera effectuée et vous serez redirigés vers la page précédente. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 63/110

64 Modifier les habilitations aux données du groupe Cette opération consiste à modifier la liste des origines de crédits et/ou des entités dépensières autorisées dans le groupe d accès aux données. Dans la suite, le terme «donnée» correspond indifféremment à une origine de crédit ou à une entité dépensière. Une donnée peut être dans trois états distincts : 1. Autorisée : tous ses descendants sont autorisés ; la case à cocher correspondante apparait cochée 2. Autorisée partiellement : certains de ses descendants sont autorisés, d autres pas ; la case à cocher correspondante apparait cochée mais opacifiée 3. Interdite : tous ses descendants sont interdits ; la case à cocher correspondante apparait décochée Dans l exemple suivant : «AVION» est autorisée «DIVERS» est interdite «CDS» est autorisée partiellement Figure 41 : Groupe d accès aux données Etats habilitation d une donnée Pour autoriser une donnée, vous pouvez : Soit cocher la case relative à la donnée («AVION» dans l exemple ci-dessous). Cette action aura pour effet de cocher tous les descendants. Soit cocher une à une toutes les données filles de la donnée. Dans le cas d une donnée ayant plusieurs filles, le fait de cocher une première fille aura pour effet de cocher la donnée mère avec l aspect opacifié (pour signifier une autorisation partielle) ; le fait de cocher la dernière fille non cochée aura pour effet de cocher la donnée mère (pour signifier une autorisation totale). Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 64/110

65 Figure 42 : Groupe d accès aux données Autorisation complète de la donnée «Avion» Pour interdire une donnée, vous pouvez : Soit décocher la case relative à la donnée («DIVERS» dans l exemple ci-dessous). Cette action aura pour effet de décocher tous les descendants. Soit décocher une à une toutes les filles de la donnée. Dans le cas d une donnée ayant plusieurs filles toutes cochées, le fait de décocher une première fille aura pour effet d opacifier la coche de la donnée mère (pour signifier une autorisation partielle) ; le fait de décocher la dernière fille cochée aura pour effet de décocher la donnée mère (pour signifier une interdiction totale). Figure 43 : Groupe d accès aux données Interdiction complète de la donnée «DIVERS» Pour autoriser partiellement une donnée, vous devez : Déplier le nœud de la donnée («CDS» dans l exemple ci-dessous). Cocher/décocher une à une les filles à autoriser/interdire. La case à cocher de la mère apparaitra opacifiée pour signifier une autorisation partielle à la donnée. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 65/110

66 Figure 44 : Groupe d accès aux données Autorisation partielle de la donnée «CDS» Valider la modification d un groupe d accès aux données Pour valider la modification d un groupe d accès aux données, cliquez sur le bouton «Valider». Le contrôle des différentes zones saisies peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Action correctrice Paramètres de l utilisateur 1 Le champ Libellé groupe est obligatoire Saisissez un libellé pour le groupe d accès aux données Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 66/110

67 9 MODULE : GESTION DES TABLES DE REFERENCE Les fonctionnalités abordées dans ce chapitre sont : Recherche des tables de référence Consultation des tables de référence Ajout d un enregistrement dans une table de référence Modification d un enregistrement dans une table de référence Activation/désactivation d un enregistrement dans une table de référence 9.1 DROITS SUR LES FONCTIONS Tous les utilisateurs sont autorisés à consulter les tables nationales et locales. Les tables de référence sont toutes les tables de constantes utilisées par GESLAB dans les différents mouvements. Elles peuvent être alimentées : 21. pour les tables nationales, automatiquement par les échanges avec BFC ou par l administrateur central 22. pour les tables locales par le laboratoire. Les tables de paramétrage initial sont toutes les tables de constantes utilisées par GESLAB pour initialiser un nouveau groupe de laboratoire à sa création. Les ADC, ORG et ETA sont autorisés à consulter les tables de paramétrage initial. Uniquement les ADC sont habilités à gérer (ajouter, modifier et désactiver des enregistrements) les tables nationales et les tables de paramétrage initial. Uniquement les ADL autorisés sont habilités à gérer (ajouter, modifier et désactiver des enregistrements) les tables locales. Les habilitations sur la fonction «tables» données à ADL concernent uniquement les tables locales. En ce qui concerne ses droits sur les tables nationales, ils sont déduits de la façon suivante : 23. Un ADL ne peut consulter les tables nationales que si, et seulement si, il a le droit de consulter les tables locales, 24. Un ADL n est pas autorisé à gérer les tables nationales, cela quel que soient ses droits sur les tables locales. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 67/110

68 9.2 RECHERCHE DES TABLES DE REFERENCE PRESENTATION Cette fonction vous permet de rechercher une ou plusieurs tables de référence. Pour filtrer les résultats, vous avez la possibilité de saisir un ou plusieurs critères. Les critères proposés sont groupés en trois familles : 1. Critères sur le type des tables (Locale, Nationale) 2. Critères sur le nom des tables 3. Critères sur le groupe de laboratoires Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l option «Gestion des tables de référence» de l onglet «Référentiels»/ ECRAN Zone de recherche Zone d affichage des résultats Figure 45 : Tables de référence - Recherche par défaut Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 68/110

69 Cet écran contient deux zones principales : 1. Une zone de recherche en haut 2. Une zone d affichage des résultats de la recherche en bas ACTIONS Pour effectuer une recherche de tables de référence : 1. Saisissez les critères permettant de filtrer les résultats de la recherche 2. Cliquez sur le bouton «Rechercher» pour lancer la recherche. Les tables de référence répondant aux critères sont affichées dans la liste des résultats Selon votre habilitation et vos droits sur les tables, vous avez la possibilité de : Consulter les tables de référence : voir en paragraphe Consultation d une table de référence Ajouter un enregistrement dans une table de référence : voir en paragraphe Ajout dans une table de référence Modifier un enregistrement dans une table de référence : voir en paragraphe Modification dans une table de référence Activer/désactiver un enregistrement dans une table de référence : voir en paragraphe Activation/désactivation d un enregistrement dans une table de référence Imprimer le contenu d une table de référence : voir en paragraphe Impression 9.3 CONSULTATION D UNE TABLE DE REFERENCE PRESENTATION Cette fonction vous permet de consulter les enregistrements existants dans une table de référence. Cette fonction est accessible à partir de l écran #Gestion des tables de référence# en cliquant sur le nom de la table à consulter dans la colonne [Table de référence] du tableau de résultats. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 69/110

70 9.3.2 ECRAN Figure 46 : Tables de référence - Consultation de la table non modifiable «Compteurs» Figure 47 : Tables de référence Consultation d une table modifiable «Devise» ACTIONS A partir de la fenêtre de consultation, les actions possibles sont : Le retour à l écran précédent #Gestion des tables de référence# en cliquant sur le bouton «Retour» (pour les tables non modifiables) ou «Annuler» (pour les tables modifiables) En fonction des droits de l utilisateur connecté, l ajout d enregistrements dans la table en cliquant sur le bouton «Ajouter <nom table>», En fonction des droits de l utilisateur connecté, la modification des enregistrements de la table en double-cliquant sur les champs éditables, En fonction des droits de l utilisateur connecté, l activation/désactivation des enregistrements de la table en cochant/décochant la case à cocher de la colonne [Code de validité], L impression du contenu de la table en cliquant sur le bouton «Imprimer». Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 70/110

71 9.4 AJOUT DANS UNE TABLE DE REFERENCE PRESENTATION Cette fonction vous permet d ajouter des enregistrements dans les tables de référence. Cette fonction est accessible à partir de l écran #Consultation d une table de référence# en cliquant sur le bouton «Ajouter <nom table>». Une nouvelle ligne est alors ajoutée directement dans la table, en mode édition, dans laquelle l utilisateur doit saisir les données. Cette fonction n est accessible que : pour les utilisateurs autorisés (voir paragraphe Droits sur les fonctions) pour les tables sur lesquelles l ajout dans la table est autorisé (voir Annexe1 : Règle de gestion des tables de référence : les tables ayant OUI en colonne «Ajout») Si les conditions précédentes ne sont pas remplies, le bouton «Ajouter <nom table>» n est pas accessible ECRAN Figure 48 : Table de référence Ajout d un enregistrement La zone d ajout d un enregistrement se trouve directement dans la table : Une nouvelle ligne constitue la zone de saisie de l enregistrement. Un bouton «Valider» permet de valider la saisie effectuée et d enregistrer les données en base de données. Un bouton «Annuler» permet d arrêter la création et de revenir à la page précédente. En mode création, le code de validité est coché par défaut. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 71/110

72 9.4.3 ETAPES DE CREATION L ajout d un enregistrement se déroule en 3 étapes : 1. Cliquer sur le bouton «Ajouter <nom table>» 2. Saisir les informations éditables selon la table 3. Valider l ajout des enregistrements La création de plusieurs enregistrements peut être validée en une seule fois. Pour cela, répétez autant de fois que nécessaire les étapes 1 et 2, puis validez Valider l ajout d un enregistrement Pour valider l ajout d un enregistrement, cliquez sur le bouton «Valider». Le contrôle des différentes zones saisies peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 Le <nom du champ concerné> est Saisissez une valeur pour le champ obligatoire concerné 2 Le <nom du champ concerné> existe déjà dans la table. Saisissez une valeur n existant pas déjà pour le champ concerné 9.5 MODIFICATION DANS UNE TABLE DE REFERENCE PRESENTATION Cette fonction vous permet de modifier des enregistrements dans les tables de référence. Cette fonction est accessible à partir de l écran #Consultation d une table de référence# en double-cliquant sur une donnée modifiable de l enregistrement afin de rendre la zone éditable. Cette fonction n est accessible que : pour les utilisateurs autorisés (voir paragraphe Droits sur les fonctions) pour les tables sur lesquelles la modification dans la table est autorisée (voir Annexe1 : Règle de gestion des tables de référence : les tables ayant OUI en colonne «Modification») Si les conditions précédentes ne sont pas remplies, le double-clic sur les colonnes n aura aucun effet; les zones ne seront pas éditables. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 72/110

73 9.5.2 ECRAN Figure 49 : Table de référence Modification d un enregistrement ACTIONS Double-cliquez sur les zones éditables de l enregistrement pour les modifier. Cliquez sur le bouton «Valider» pour enregistrer vos modifications. Les contrôles sont les mêmes que lors de la création (voir paragraphe Ajout dans une table de référence) Cliquez sur «Annuler» pour arrêter les modifications. Aucune mise à jour ne sera effectuée. La modification de plusieurs enregistrements peut être validée en une seule fois. Pour cela, modifiez tous les enregistrements souhaités puis validez. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 73/110

74 9.6 ACTIVATION/DESACTIVATION D UN ENREGISTREMENT DANS UNE TABLE DE REFERENCE PRESENTATION Cette fonction vous permet d activer/désactiver des enregistrements dans les tables de référence. Cette fonction est accessible à partir de l écran #Consultation d une table de référence# en cochant/décochant la case de la colonne [Code de validité] de l enregistrement. Cette fonction n est accessible que : pour les utilisateurs autorisés (voir paragraphe Droits sur les fonctions) pour les tables sur lesquelles l activation/désactivation dans la table est autorisée (voir Annexe1 : Règle de gestion des tables de référence : les tables ayant «OUI» ou «TOUT» en colonne «Désactivation») Si les conditions précédentes ne sont pas remplies, le clic sur la colonne [Code de validité] n aura aucun effet et la zone ne sera pas éditable ECRAN Figure 50 : Table de référence Activation/désactivation d un enregistrement ACTIONS Activer un enregistrement désactivé Cochez la case en colonne [Code de validité] d un enregistrement à activer. La demande de confirmation suivante s affichera : Figure 51- Tables référence Demande confirmation pour activation d un enregistrement Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 74/110

75 Si vous répondez «Non», le message de confirmation disparaitra. Il n y aura aucun changement. La case à cocher restera décochée. Si vous répondez «Oui», la case sera cochée. L activation d un enregistrement ne sera effective qu après validation (voir paragraphe Valider l activation/désactivation d enregistrements) Désactiver un enregistrement activé Décochez la case en colonne [Code de validité] d un enregistrement à désactiver. La demande de confirmation suivante s affichera : Figure 52- Tables référence Demande confirmation pour désactivation d un enregistrement Si vous répondez «Non», le message de confirmation disparaitra. Il n y aura aucun changement. La case à cocher restera cochée. Si vous répondez «Oui», la case sera décochée. La désactivation d un enregistrement ne sera effective qu après validation (voir paragraphe Valider l activation/désactivation d enregistrements). Dans certaines tables, il n est pas possible de désactiver le dernier enregistrement ayant un code de validité coché (voir Annexe1 : Règle de gestion des tables de référence : les tables ayant «OUI» en colonne «Désactivation»). Si vous essayez de le faire, un message d erreur «Vous ne pouvez pas détruire le dernier élément de cette table» s affichera Valider l activation/désactivation d enregistrements Cliquez sur le bouton «Valider» pour enregistrer vos modifications. Cliquez sur «Annuler» pour arrêter les modifications. Aucune mise à jour ne sera effectuée. La modification de plusieurs enregistrements peut être validée en une seule fois. Pour cela, modifiez le code de validité de tous les enregistrements souhaités puis valider. La désactivation d un enregistrement n est pas une suppression effective de l enregistrement mais marque son code de validité comme étant «invalide». La suppression des enregistrements est décrite dans le paragraphe Supprimer des enregistrements d une table de référence). Seuls les enregistrements «invalides» pourront être candidats pour une suppression effective. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 75/110

76 10 MODULE : PURGE DES TABLES DE REFERENCE NATIONALES Les fonctionnalités abordées dans ce chapitre sont : Recherche des enregistrements à purger Purge d une table de référence nationale 10.1 DROITS SUR LES FONCTIONS Uniquement les ADC sont habilités à purger des enregistrements dans les tables nationales RECHERCHE DES ENREGISTREMENTS A PURGER DANS UNE TABLE DE REFERENCE NATIONALE PRESENTATION Cette fonction vous permet de rechercher les enregistrements à purger pour une table de référence. Pour cela, vous devez sélectionner un nom de table nationale. Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l option «Purge des tables de référence nationales» de l onglet «Référentiels». Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 76/110

77 ECRAN Zone de recherche Zone d affichage des résultats Figure 53 : Tables de référence - Recherche par défaut Cet écran contient deux zones principales : 1. Une zone de recherche en haut 2. Une zone d affichage des résultats de la recherche en bas ACTIONS Pour effectuer une recherche d enregistrements à supprimer : 1. Saisissez un nom de table dans le critère permettant de filtrer les résultats de la recherche 2. Cliquez sur le bouton «Rechercher» pour lancer la recherche. Les enregistrements à purger de la table sélectionnée sont affichés dans la liste des résultats. Seuls les enregistrements désactivés et non utilisés dans des mouvements (voir paragraphe Activation/désactivation d un enregistrement dans une table de référence) peuvent être supprimé. Selon votre habilitation, vous avez la possibilité de : Supprimer des enregistrements des tables de référence : voir en paragraphe Supprimer des enregistrements d une table de référence Imprimer la liste des enregistrements à supprimer : voir en paragraphe Impression Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 77/110

78 10.3 SUPPRIMER DES ENREGISTREMENTS D UNE TABLE DE REFERENCE PRESENTATION Cette fonction vous permet de supprimer des enregistrements invalides d une table de référence et non utilisés dans des mouvements. Cette fonction est accessible à partir de l écran #Purge des tables de référence nationales# en cliquant sur le bouton «Supprimer» ECRAN Figure 54 : Purge des tables de référence nationales ACTIONS Les cases à cocher présentes en première colonne du tableau de résultats permettent de sélectionner les enregistrements à supprimer de trois façons différentes : 1. Sélectionnez/désélectionnez une ligne en cochant/décochant la case à cocher en première colonne du tableau de résultats pour la ligne courante 2. Sélectionnez/désélectionnez une page de résultats en cochant/décochant la case à cocher en entête de la première colonne du tableau de résultats pour la page courante 3. Sélectionnez/désélectionnez l ensemble des pages de résultat en cochant/décochant la case à cocher se trouvant sous le tableau des résultats Une fois la sélection faite : Cliquez sur le bouton «Supprimer» pour lancer la suppression effective. Cliquez sur «Annuler» pour annuler la suppression. Aucune mise à jour ne sera effectuée Valider la suppression de la sélection Pour valider la suppression des résultats sélectionnés, cliquez sur le bouton «Supprimer». Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 78/110

79 La demande de confirmation suivante s affichera : Figure 55 : Purge des tables de référence nationales Demande confirmation Si vous répondez «Non», le message de confirmation disparaitra. Il n y aura aucune suppression. Si vous répondez «Oui», la suppression sera effective en base. Le contrôle des différentes zones saisies peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Action correctrice Paramètres de l utilisateur 1 Aucune donnée sélectionnée. Merci d'en sélectionner au moins une. Sélectionnez au moins une ligne de résultat avant de cliquer sur le bouton «Supprimer» Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 79/110

80 11 MODULE : GESTION DES REFERENTIELS Les fonctionnalités abordées dans ce chapitre sont : Recherche de la liste de fournisseurs, matières ou produits d un groupe de laboratoires source pouvant être importés dans un groupe de laboratoires cible Recherche de la liste de fournisseurs, matières ou produits d un groupe de laboratoires source ne pouvant pas être importés dans un groupe de laboratoires cible Importation en base cible d une liste de fournisseurs, matières ou produits préalablement sélectionnés par l utilisateur 11.1 DROITS SUR LES FONCTIONS Seuls les RSI/SSI et ADC ont accès à cette fonctionnalité. Un ADC peut sélectionner tous les groupes de laboratoires existants en source et en cible. Un RSI/SSI peut sélectionner uniquement les groupes de laboratoires existants rattachés à son établissement SELECTION DES CRITERES PRESENTATION Cette fonction vous permet de sélectionner les critères de gestion du référentiel : Un groupe de laboratoires source Un groupe de laboratoires cible Le type de référentiel à prendre en compte Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l option «Gestion des référentiels» de l onglet «Référentiels». Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 80/110

81 ECRAN Zone de sélection des GPL cible et source Zone sélection référentiel de du Figure 56 : Référentiels Sélection des critères Cet écran contient deux zones principales : 1. Une zone de sélection des groupes de laboratoires source et cible 2. Une zone de sélection du référentiel ACTIONS Pour générer les listes de référentiels pouvant ou ne pouvant pas être importés : 1. Sélectionnez un groupe de laboratoires source 2. Sélectionnez un groupe de laboratoires cible 3. Sélectionnez le référentiel «Fournisseurs», «Matières» ou «Produits» 4. Cliquez sur le bouton «Valider» pour appliquer la sélection Valider la sélection des critères Pour valider la sélection des critères, cliquez sur le bouton «Valider». Le contrôle des différentes zones saisies peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Action correctrice Paramètres de l utilisateur 1 Vous devez sélectionner un groupe de Sélectionnez un groupe de laboratoires source laboratoires source 2 Vous devez sélectionner un groupe de Sélectionnez un groupe de laboratoires cible laboratoires cible Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 81/110

82 N Libellé du message Action correctrice 3 Les groupes de laboratoires source et Sélectionnez des groupes de cible doivent être différents laboratoires source et cible différents 11.3 CONSULTATION DE REFERENTIEL DU GROUPE DE LABORATOIRES SOURCE POUVANT ETRE IMPORTES DANS LA CIBLE PRESENTATION Cette fonction vous permet d afficher la liste des fournisseurs, matière ou produits du groupe de laboratoires source pouvant être importés dans la cible. Cette fonctionnalité est accessible à partir de l écran #Sélection des critères # par clic sur «Valider» après avoir correctement saisi les différents critères ECRAN Figure 57 : Référentiels Liste des fournisseurs pouvant être importés Cet écran contient : Une zone rappelant la sélection des groupes de laboratoires source et cible Une zone listant les résultats pouvant être importés avec une colonne permettant de les sélectionner ou de les désélectionner pour importation Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 82/110

83 Un lien «Voir la liste des fournisseurs/matières/produits ne pouvant pas être importés» Un bouton «Valider» qui permet de valider la sélection effectuée et d importer les données en base pour le groupe de laboratoires cible. Un bouton «Annuler» qui permet d annuler l importation et de revenir à la page précédente ACTIONS Les actions possibles sont : Afficher la liste des fournisseurs, matières ou produits ne pouvant pas être importés (voir paragraphe Consultation de la liste des fournisseurs/matières/produits ne pouvant pas être importés) Sélectionner une liste de fournisseurs, matières ou produits à importer (voir paragraphe Importation d un référentiel) Cliquer sur le bouton «Valider» pour importer en base cible la sélection Cliquer sur «Annuler» pour annuler l importation. Aucune mise à jour ne sera effectuée et l utilisateur sera redirigé vers la page précédente CONSULTATION DE REFERENTIEL NE POUVANT PAS ETRE IMPORTES PRESENTATION Cette fonction vous permet de consulter au format PDF dans une nouvelle fenêtre la liste des fournisseurs, matières ou produits du groupe de laboratoire source ne pouvant pas être importés dans le groupe de laboratoire cible Cette fonction est accessible à partir de l écran #Liste des fournisseurs/matières/produits pouvant être importés# en cliquant sur le bouton «Voir la liste des fournisseurs/matières/produits ne pouvant pas être importés». Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 83/110

84 ECRAN Figure 58 : Référentiels - Consultation de la liste des fournisseurs ne pouvant pas être importés ACTIONS Vous pouvez sauvegarder ou imprimer le fichier PDF ouvert dans une nouvelle fenêtre IMPORTATION D UN REFERENTIEL PRESENTATION Cette fonction vous permet d importer vers le groupe de laboratoires cible une liste sélectionnée de résultats (fournisseurs, matières ou produits). Cette fonction est accessible, si l utilisateur a les droits nécessaires à partir de l écran #Liste des fournisseurs/matières/produits pouvant être importés# en cliquant sur le bouton «Valider». Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 84/110

85 ECRAN Figure 59 : Référentiels Sélection des fournisseurs à importer ACTIONS Les cases à cocher présentes sur la page permettent de sélectionner des fournisseurs, matières ou produits» à importer: 1. Sélection d une ligne : Cochez ou décochez la case de première la colonne du tableau de résultats pour la ligne désirée. 2. Sélection d une page de résultats : Cochez ou décochez la case en entête de la de la première colonne du tableau de résultats. 3. Sélection de l ensemble des plages de résultats cochez ou décochez la case se trouvant sous le tableau des résultats Valider l importation de la sélection Pour valider l importation des résultats sélectionnés, cliquez sur le bouton «Valider». Le contrôle des différentes zones saisies peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Action correctrice Paramètres de l utilisateur 1 Vous devez sélectionner au moins un résultat Saisissez au moins une ligne de résultat avant de lancer l importation Annuler l importation de la sélection Cliquez sur «Annuler» pour annuler l importation. Aucune mise à jour ne sera effectuée et l utilisateur sera redirigé vers la page précédente. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 85/110

86 12 MODULE : PERSONNALISATION DES CODES FAMILLES Les fonctionnalités abordées dans ce chapitre sont : Recherche des codes familles Personnalisation de la liste des codes familles favoris DROITS SUR LES FONCTIONS Les ADC, RSI/SSI, ETA, ORG sont autorisés en consultation seule sur les codes familles. Les ADL peuvent être autorisés à modifier la liste des codes famille favoris en fonction de leur habilitation RECHERCHE DES CODES FAMILLE PRESENTATION Cette fonction vous permet de rechercher un ou plusieurs codes famille. Pour filtrer les résultats, vous avez la possibilité de saisir un ou plusieurs critères. Les critères proposés sont groupés en cinq familles : 1. Critères par code de validité (valide, non valide) 2. Critères sur les codes famille (tels que code, libellé ) 3. Critères sur les groupes de laboratoires, 4. Critères par favoris (oui, non) Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l option «Personnalisation des codes familles» de l onglet «Référentiels». Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 86/110

87 ECRAN Zone de recherche Zone d affichage des résultats Figure 60 : Codes familles - Recherche par défaut Cet écran contient deux zones principales : 1. Une zone de recherche en haut 2. Une zone d affichage des résultats de la recherche en bas ACTIONS Pour effectuer une recherche de codes familles : 1. Saisissez les critères permettant de filtrer les résultats de la recherche Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 87/110

88 2. Cliquez sur le bouton «Rechercher» pour lancer la recherche. Les codes familles répondant aux critères sont affichés dans la liste des résultats Selon votre habilitation, vous avez la possibilité de : Modifier la liste des codes familles favoris: voir en paragraphe Personnaliser la liste des codes familles favoris 12.3 PERSONNALISER LA LISTE DES CODES FAMILLES FAVORIS PRESENTATION Cette fonction vous permet de personnaliser la liste des codes familles favoris. Lors de la saisie de commande, la liste des codes familles «favoris» sera proposée, il ne sera pas possible d utiliser un code famille qui n est pas «favoris». Cette fonction est accessible à partir de l écran #Personnalisation des codes familles# en cochant/décochant la case à cocher en colonne [Favoris] pour les lignes contenant les codes familles à ajouter/enlever de la liste des favoris. Si l utilisateur n a pas les droits en modification, la colonne [Favoris] n est pas accessible ECRAN Figure 61 : Codes familles Modifier liste des favoris Un bouton «Valider» permet de valider la saisie effectuée et d enregistrer les données en base de données. Un bouton «Annuler» permet d arrêter la modification ETAPES DE MODIFICATION La modification de la liste des codes familles favoris se déroule en 2 étapes : 1. Cocher/décocher les codes familles en fonction du besoin ; la colonne [Favoris] est la seule donnée modifiable sur l écran, 2. Valider Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 88/110

89 13 MODULE : GESTION DES ORGANISMES Les fonctionnalités abordées dans ce chapitre sont : Recherche des organismes Création d'un organisme Modification des informations d un organisme Suppression d un organisme 13.1 DROITS SUR LES FONCTIONS Les ADC sont autorisés à créer, modifier ou supprimer un organisme. Les RSI/SSI, ETA, ORG et ADL sont autorisés en consultation seule sur les organismes RECHERCHE DES ORGANISMES PRESENTATION Cette fonction vous permet de rechercher un ou plusieurs organismes. Pour filtrer les résultats, vous avez la possibilité de saisir un ou plusieurs critères. Les critères proposés sont groupés en deux familles : 1. Critères sur les types d organismes 2. Critères sur les organismes (tels que libellé court, nom ) Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l option «Gestion des organismes» de l onglet «Référentiels». Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 89/110

90 ECRAN Zone de recherche Zone d affichage des résultats Figure 62 : Organismes - Recherche par défaut Cet écran contient deux zones principales : 1. Une zone de recherche en haut 2. Une zone d affichage des résultats de la recherche en bas ACTIONS Pour effectuer une recherche d organismes : 1. Saisissez les critères permettant de filtrer les résultats de la recherche 2. Cliquez sur le bouton «Rechercher» pour lancer la recherche. Les organismes répondant aux critères sont affichés dans la liste des résultats Selon votre habilitation, vous avez la possibilité de : Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 90/110

91 Ajouter un nouvel organisme: voir en paragraphe Création d'un nouvel organisme Modifier un organisme : voir en paragraphe Modification d un organisme Supprimer un organisme : voir en paragraphe Suppression d un organisme 13.3 CRÉATION D'UN NOUVEL ORGANISME PRESENTATION Cette fonction vous permet de créer un nouvel organisme. Cette fonction est accessible à partir de l écran #Gestion des organismes# en cliquant sur le bouton «Ajouter Organisme» sous la liste des résultats uniquement pour les ADC. Une nouvelle ligne est alors ajoutée directement dans le tableau de résultats de la page en mode édition dans laquelle l utilisateur doit saisir les données.. Si l utilisateur n a pas les droits en création, le lien «Ajouter organisme» n est pas accessible ECRAN Figure 63 : Organisme - Création d'un organisme La zone de création d un organisme se trouve directement dans le tableau de résultats de la page de gestion des organismes: Une nouvelle ligne constitue la zone de saisie des données de l organisme. Un bouton «Valider» permet de valider la saisie effectuée et d enregistrer les données en base de données. Un bouton «Annuler» permet d arrêter la création et de revenir à la page précédente. En mode création, le type d organisme est initialisé par défaut à la première valeur de la liste (AUTRE) ; les autres champs de texte sont vides. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 91/110

92 ETAPES DE CREATION La création d un organisme se déroule en 3 étapes : 1. Cliquer sur le bouton «Ajouter organisme» 2. Saisir les informations principales : libellé court, type et nom 3. Valider la création de l organisme La création de plusieurs organismes peut être validée en une seule fois. Pour cela, répéter autant de fois que nécessaire les étapes 1 et 2, puis valider Saisir les informations principales de l organisme Etape Champs Action Commentaire 1 Libellé court organisme Saisissez un libellé court Obligatoire et unique 2 Type de A choisir dans une liste déroulante Obligatoire l organisme 3 Nom de l organisme Saisissez un nom de l organisme Obligatoire et unique Valider la création d un organisme Pour valider la création d un organisme, cliquez sur le bouton «Valider». Le contrôle des différentes zones saisies peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 Le champ Libellé court de l organisme est obligatoire! Saisissez un libellé court de l organisme 2 Le champ Nom de l organisme de gestion Saisissez un nom d organisme est obligatoire! 3 Le libellé court de l organisme existe déjà : <libellé court> Saisissez un libellé court de l organisme non encore existant 4 Le nom de l organisme de gestion existe déjà : <nom> Saisissez un nom d organisme non encore existant Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 92/110

93 13.4 MODIFICATION D UN ORGANISME PRESENTATION Cette fonction vous permet de modifier les données d un organisme. Tous les champs sont pré-remplis avec les informations relatives à l organisme. Cette fonction est accessible, si l utilisateur a les droits nécessaires : à partir de l écran #Gestion des organismes# en double-cliquant sur la valeur à modifier directement dans le tableau des résultats de la page #Gestion des organismes#. Si l utilisateur n a pas les droits en modification, la colonne [Nom de l organisme de gestion] ne sera pas éditable ECRAN Figure 64 : Organisme - Modification d'un organisme ACTIONS La colonne [Nom de l organisme de gestion] est la seule donnée modifiable d un organisme. Cliquez sur le bouton «Valider» pour enregistrer vos modifications. Les contrôles sont les mêmes que lors de la création (voir paragraphe Création d'un nouvel organisme) Cliquez sur «Annuler» pour arrêter les modifications. Aucune mise à jour ne sera effectuée SUPPRESSION D UN ORGANISME PRESENTATION Cette fonction permet de supprimer un organisme. Cette fonction est accessible, si l utilisateur a les droits nécessaires à partir de l écran #Gestion des organismes # en cliquant sur l icône «[Supprimer]» de la colonne Si l utilisateur n a pas les droits en suppression, la colonne [Supprimer] n est pas accessible sur l écran #Gestion des organismes#. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 93/110

94 SUPPRIMER UN ORGANISME Pour supprimer un organisme, cliquez sur l icône «l organisme à supprimer. La demande de confirmation suivante s affichera :» de la colonne [Supprimer] de Figure 65 : Organisme - Confirmation de suppression d un organisme Si vous répondez «Non», le message de confirmation disparaitra. Il n y aura aucune suppression. Si vous répondez «Oui», l organisme sera supprimé mais seulement s il n est rattaché à aucun établissement. Dans le cas contraire, il apparaîtra le message suivant : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 Suppression impossible : il y a au moins un établissement rattaché à cet organisme de gestion Au préalable, si le besoin de suppression est confirmé, il faut supprimer le ou les établissements rattachés à cet organisme de gestion. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 94/110

95 14 MODULE : GESTION DES ETABLISSEMENTS Les fonctionnalités abordées dans ce chapitre sont : Recherche des établissements Consultation des établissements Création d'un établissement Modification des caractéristiques d un établissement Suppression d un établissement 14.1 DROITS SUR LES FONCTIONS Les ADC sont autorisés à créer, modifier ou supprimer un établissement. Les RSI/SSI, ETA, ORG et ADL sont autorisés en consultation seule sur les établissements RECHERCHE DES ETABLISSEMENTS PRESENTATION Cette fonction vous permet de rechercher un ou plusieurs établissements. Pour filtrer les résultats, vous avez la possibilité de saisir un ou plusieurs critères. Les critères proposés sont groupés en deux familles : 1. Critères sur les organismes (tels que type, libellé court, ) 2. Critères sur les établissements (tels que code, nom, ) Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l option «Gestion des établissements» de l onglet «Référentiels». Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 95/110

96 ECRAN Zone de recherche Zone d affichage des résultats Figure 66 : Etablissements - Recherche par défaut Cet écran contient deux zones principales : 1. Une zone de recherche en haut 2. Une zone d affichage des résultats de la recherche au milieu ACTIONS Pour effectuer une recherche d établissements : 1. Saisissez les critères permettant de filtrer les résultats de la recherche 2. Cliquez sur le bouton «Rechercher» pour lancer la recherche. Les établissements répondant aux critères sont affichés dans la liste des résultats Selon votre habilitation, vous avez la possibilité de : Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 96/110

97 Ajouter un nouvel établissement: voir en paragraphe Création d'un nouvel établissement Consulter un établissement : voir en paragraphe Consultation d un établissement Modifier un établissement : voir en paragraphe Modification d un établissement Supprimer un établissement : voir en paragraphe Suppression d un établissement 14.3 CONSULTATION D UN ETABLISSEMENT PRESENTATION Cette fonction vous permet de consulter les informations relatives à un établissement. Cette fonction est accessible à partir des écrans : #Consultation d un groupe de laboratoires# en cliquant sur le nom de l établissement en colonne [Etablissement] du tableau des tutelles #Gestion des établissements# en cliquant sur l identifiant de l établissement à consulter dans la colonne [Code établissement] ECRAN Figure 67 : Etablissement - Consultation d'un établissement ACTIONS A partir de la fenêtre de consultation, les actions possibles sont : Le retour à l écran précédent : #Consultation d un groupe de laboratoires#, #Gestion des établissements# selon le cas, Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 97/110

98 La modification des informations de l établissement en cliquant sur le bouton «Modifier» si l utilisateur y est autorisé, La suppression de l établissement en cliquant sur le bouton «Supprimer» si l utilisateur y est autorisé, 14.4 CRÉATION D'UN NOUVEL ETABLISSEMENT PRESENTATION Cette fonction vous permet de créer un nouvel établissement. Cette fonction est accessible à partir de l écran #Gestion des établissements# en cliquant sur le lien «Ajouter établissement» en haut à droite de l écran uniquement pour les ADC.. Si l utilisateur n a pas les droits en création, le lien «Ajouter établissement» n est pas accessible ECRAN Figure 68 : Etablissement - Création d'un établissement L écran de création d un groupe de laboratoires présente : Une zone de saisie des paramètres de l établissement. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 98/110

99 Un bouton «Valider» qui permet de valider la saisie effectuée et d enregistrer les données en base de données. Un bouton «Annuler» qui permet d arrêter la création et de revenir à la page précédente. En mode création, tous les champs de texte sont vides ETAPES DE CREATION La création d un établissement se déroule en 2 étapes : 1. Saisir les informations principales 2. Valider la création de l établissement Saisir les informations principales de l établissement Etape Champs Action Commentaire 1 Code établissement Saisissez un code établissement Obligatoire et unique 2 Nom de l établissement Saisissez un nom de l établissement Obligatoire et unique 3 Sigle de l établissement Saisissez le sigle de l établissement Obligatoire et unique 4 SIRET de l établissement Saisissez le SIRET de l établissement Obligatoire, 14 positions 5 Nom de l organisme de gestion Saisissez le nom de l organisme de gestion numériques Obligatoire 6 Adresse Saisissez l adresse Obligatoire 7 Code Postal Saisissez le code postal Obligatoire 8 Ville Saisissez la ville Obligatoire 9 Pays Saisissez le pays 10 Téléphone Saisissez le numéro de téléphone 11 Fax Saisissez le numéro de fax 12 Secteur Saisissez le secteur 13 Responsable Saisissez le responsable 14 Ordonnateur Saisissez l ordonnateur 15 Comptable Saisissez le comptable 16 Code Interne Saisissez le code interne 17 Code RIO Saisissez le code RIO Valider la création d un établissement Pour valider la création d un établissement, cliquez sur le bouton «Valider». Le contrôle des différentes zones saisies peut faire apparaître les messages suivants : Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 99/110

100 N Libellé du message Résolution de l erreur Paramètres de l établissement 1 Le champ «Code établissement» est Saisissez un code établissement obligatoire 2 Le champ «Nom de l établissement» est Saisissez un nom de l établissement obligatoire 3 Le champ «Sigle de l établissement» est Saisissez un sigle de l établissement obligatoire 4 Le champ «SIRET de l établissement» est Saisissez un SIRET de l établissement obligatoire 5 Le champ «Nom de l organisme de gestion» est obligatoire Saisissez un nom de l organisme de gestion 6 Le champ «Adresse» est obligatoire Saisissez une adresse 7 Le champ «Code Postal» est obligatoire Saisissez un code postal 8 Le champ «Ville» est obligatoire Saisissez une ville 9 Le code de l établissement existe déjà. Modifier le code de l établissement à une valeur non encore existante 10 Le nom de l établissement existe déjà Modifier le nom de l établissement à une valeur non encore existante 11 Le sigle de l établissement existe déjà Modifier le sigle de l établissement à une valeur non encore existante 12 Le numéro de SIRET de l établissement doit comporter 14 positions numériques Modifier le SIRET de l établissement à une valeur comportant 14 positions numériques 14.5 MODIFICATION D UN ETABLISSEMENT PRESENTATION Cette fonction vous permet de modifier les données d un établissement. Tous les champs sont pré-remplis avec les informations relatives à l établissement. Cette fonction est accessible, si l utilisateur a les droits nécessaires : à partir de l écran #Gestion des établissements# en cliquant sur l icône de la colonne [Modifier] de l établissement à modifier. à partir de l écran #Consultation d un établissement# en cliquant sur le bouton «Modifier». Si l utilisateur n a pas les droits en modification, la colonne [Modifier] n est pas accessible. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 100/110

101 ECRAN Figure 69 : Etablissement - Modification d'un établissement ACTIONS Toutes les données sont modifiables sauf le code de l établissement, le nom de l organisme de gestion et la date de dernière mise à jour. Vous pouvez modifier les informations principales : voir paragraphe Saisir les informations principales de l établissement Cliquez sur le bouton «Valider» pour enregistrer vos modifications. Les contrôles sont les mêmes que lors de la création (voir paragraphe Création d'un nouvel établissement) Cliquez sur «Annuler» pour arrêter les modifications. Aucune mise à jour ne sera effectuée et l utilisateur sera redirigé vers la page précédente SUPPRESSION D UN ETABLISSEMENT PRESENTATION Cette fonction permet de supprimer un établissement. Cette fonction est accessible, si l utilisateur a les droits nécessaires à partir de l écran #Consultation d un établissement# en cliquant sur le bouton «Supprimer». remarque : un clic sur l icône de la colonne [Supprimer] de l établissement à supprimer en page #Gestion des établissements# conduit à l écran #Consultation d un établissement# (voir paragraphe Présentation) Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 101/110

102 Si l utilisateur n a pas les droits en suppression : la colonne [Supprimer] n est pas accessible sur l écran #gestion des établissements#. le bouton [Supprimer] n est pas accessible sur l écran #Consultation d un établissement# SUPPRIMER UN ETABLISSEMENT Pour supprimer l établissement en cours de consultation, cliquez sur le bouton «Supprimer». La demande de confirmation suivante s affichera : Figure 70 : Etablissement - Confirmation de suppression d un établissement Si vous répondez «Non», le message de confirmation disparaitra. Il n y aura aucune suppression. Si vous répondez «Oui», l établissement sera supprimé mais seulement s il n est rattaché à aucun groupe de laboratoires. Dans le cas contraire, il apparaîtra le message suivant : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 Suppression impossible : il y a au moins un groupe de laboratoires rattaché à cet établissement Au préalable, si le besoin de suppression est confirmé, il faut supprimer les tutelles correspondant à cet établissement dans tous les groupes laboratoires rattachés. Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 102/110

103 15 MODULE : FIN D EXERCICE Les fonctionnalités abordées dans ce chapitre sont : la demande de basculement d exercice l intégration des répartitions de report en attente 15.1 DROITS SUR LES FONCTIONS Seuls les utilisateurs ayant les droits sur le module Fin d exercice peuvent demander un basculement et/ou intégrer les répartitions de report en attente DEMANDE DE BASCULEMENT D EXERCICE PRESENTATION Cette fonction a pour but d enregistrer une demande de basculement du groupe de laboratoire pour l année cible. Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l option «Demande de basculement d exercice» de l onglet «Fin d exercice» ECRAN Figure 71 : Fin d exercice - Demande de basculement d exercice Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 103/110

104 Cet écran présente : Une zone de sélection du type de basculement Un bouton «Valider» qui permet d enregistrer la demande de basculement Un bouton «Annuler» qui permet d annuler la demande de basculement et de revenir à la page précédente. La date de report des factures client «Réglées» est initialisée au 31/12 de l année courante N. Ce champ est modifiable ACTIONS Pour enregistrer une demande de basculement d exercice, sélectionnez le type de basculement (case à cocher et boutons radios) et cliquez sur le bouton «Valider». Une fenêtre de confirmation s ouvre. Figure 72 : Fin d exercice Fenêtre de confirmation de demande de basculement Si vous répondez «Oui», votre demande de basculement sera enregistrée et donc prise en compte. Si vous répondez «Non», le message de confirmation disparaitra. Votre demande de basculement ne sera pas prise en compte et vous retournerez sur la page de demande de basculement. Le contrôle des données peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 Vous devez saisir une date au format JJ/MM/AAAA Saisissez une date au format JJ/MM/AAAA 2 Une demande de basculement a été effectuée Aucune le <date demande bascule> par <utilisateur>. (utilisateur = prénom nom et date = JJ/MM/YYYY). 3 Vous ne pouvez pas demander la bascule de votre groupe de laboratoires car le nouvel Attendez que le nouvel exercice soit initialisé exercice ANNEE_EXERCICE_CIBLE n a pas été initialisé. 4 «Vous ne pouvez pas demander la bascule Contactez votre Administrateur de votre groupe de laboratoires car l exercice du groupe de laboratoires «XXXX» est différent de YYYY» Avec XXXX = code groupe de laboratoires libellé du groupe de laboratoires YYYY = ANNEE_EXERCICE_CIBLE -1 5 Vous ne pouvez pas demander la bascule de Contactez votre Administrateur Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 104/110

105 N Libellé du message Résolution de l erreur votre groupe de laboratoires car GESLAB et Recette n ont pas le même exercice courant 6 La date de clôture de l'exercice pour l'établissement <libellé organisme> n'est pas dépassée. Vous ne pouvez pas lancer de basculement de fin d'exercice. 7 La fin d'exercice ne peut être exécutée que lorsque plus personne ne travaille sur GESLAB 8 Une vérification de cohérence doit être effectuée avant le basculement de fin d'exercice. 9 Votre base comporte des anomalies. Une vérification de cohérence avec mise à jour doit être effectuée avant le basculement de fin d'exercice. 10 ATTENTION : il reste des mouvements dans les boîtes à lettres intégration (commande, facture, marché, notification) et rejet (commande, facture, mission). 11 Un des répertoires d échanges de votre groupe laboratoire n est pas accessible sur la machine centrale, veuillez contacter votre Administrateur. 12 Vous ne pouvez pas demander la bascule de votre groupe de laboratoires car GESLAB n a pas reçu tous les flux d initialisation de vos laboratoires. 13 Le fichier témoin n est pas correct. Veuillez contacter votre Administrateur. 14 Vous ne pouvez pas demander la bascule de votre groupe de laboratoires : il n est pas au statut «Blocage des échanges», veuillez contacter votre Administrateur. 15 Vous avez des mouvements en cours de transfert pour votre groupe laboratoire, vous ne pouvez donc pas demander le basculement de votre groupe laboratoire. 16 Vous ne pouvez pas demander la bascule de votre groupe de laboratoires car l arborescence des pièces jointes pour demandes d achat existe déjà pour l année cible. Veuillez contacter votre Administrateur Attendez que la date de clôture de l organisme soit dépassée Demandez à tous les autres utilisateurs de se déconnecter de GESLAB Lancez une vérification de cohérence Lancez une vérification de cohérence avec mise à jour Intégrez ou refusez tous les mouvements en boîtes à lettres Contactez votre Administrateur Contactez votre Administrateur Contactez votre Administrateur Contactez votre Administrateur Attendez la fin du transfert des mouvements de votre groupe laboratoire Contactez votre Administrateur Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 105/110

106 15.3 REPARTITIONS DE REPORT EN ATTENTE PRESENTATION Cette fonction vous permet d intégrer les répartitions de report créées lors du basculement d exercice. Pour filtrer les résultats, vous avez la possibilité de saisir un ou plusieurs critères. Les critères proposés sont regroupés en une famille : Critères sur les origines/entités (tels que le laboratoire, l origine de crédit, l entité dépensière, le montant) Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l option «Intégration des répartitions de report en attente» de l onglet «Fin d exercice». Seuls les laboratoires au statut «Ouvert», «Blocage des échanges» et «Lecture seule» sont proposés dans la liste des laboratoires. La sélection d un laboratoire est obligatoire pour afficher la liste des origines de crédit de niveau fin et des entités dépensières de niveau fin et pour lesquelles des répartitions de report existent ECRAN Zone de recherche Zone affichage des résultats Figure 73 : Fin d exercice Intégration des répartitions de report en attente Cet écran contient deux zones principales : Une zone de recherche en haut Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 106/110

107 Une zone d affichage des résultats de la recherche en bas ACTIONS Pour effectuer une recherche de répartitions de report en attente : 1. Saisissez les critères permettant de filtrer les résultats de la recherche 2. Cliquez sur le bouton «Rechercher» pour lancer la recherche. Les répartitions de report en attente répondant aux critères sont affichées dans la liste des résultats. A partir de cette fenêtre, les actions possibles sont : L intégration des répartitions de report par clic sur le bouton «Intégrer» : voir en paragraphe Intégrer les répartitions de report en attente Intégrer les répartitions de report en attente Pour intégrer les répartitions, vous devez sélectionner une ou plusieurs répartitions de report puis cliquer sur le bouton «Intégrer». La demande de confirmation suivante s affichera : Figure 74 : Fin d exercice Fenêtre de confirmation d intégration de répartitions de report Si vous répondez «Non», aucune répartition de report ne sera intégrée. Si vous répondez «Oui», la ou les répartitions sélectionnées seront intégrées. Le contrôle à l intégration peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 Le total réparti sur exercice pour l entité dépensière <code entité> ne peut être négatif Pour chaque entité la somme des répartitions à intégrer et du total réparti ne peut être négatif, vérifiez votre 2 Le total réparti sur exercice pour l origine de crédit <code origine> ne peut être négatif sélection Pour chaque origine la somme des répartitions à intégrer et du total réparti Référence : GESLAB_MUT_Admin_Web_3.13.doc Page : 107/110

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