Mode d emploi My-Accloud. Client

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1 Mode d emploi My-Accloud Client Table des matières 1 Mode d emploi My-Accloud Comment me connecter à mon compte? Comment configurer mon compte pour qu il corresponde à celui de mon entreprise? Comment changer les Coordonnées de mon entreprise? Comment configurer les informations de paiement? Comment insérer un fichier PDF de conditions générales de vente? Comment insérer le logo de mon entreprise? Comment personnaliser la couleur du tableau des devis, factures, notes de crédit et rappel? Comment personnaliser le nombre de décimales pour les quantités? Comment insérer/ modifier le texte figurant dans le bas de tous les documents commerciaux (devis, factures et notes de crédit)? Comment insérer/ modifier le texte figurant sur les rappels de paiement (3 niveaux)? Comment insérer/ modifier un texte par défaut lorsque vous envoyer les documents par mail Exemples de devis, facture, note de crédit et rappel créés avec vos paramètres depuis l application Comment gérer les différents utilisateurs de l application? Comment modifier mon mot de passe et/ou mon adresse mail? Comment prévenir mon gestionnaire qu il peut exporter mon dossier comptable? Ma page d accueil et l accès rapide à la création de documents? Comment gérer les clients de l application? Commencer par compléter les coordonnées du clients : Compléter ensuite les informations de contacts, informations diverses Demander à votre fiduciaire votre référence Client dans Winbooks Comment gérer les devis? Créer un nouveau devis Modifier, générer un PDF, dupliquer passer en facture, supprimer ou envoyer un devis Comment gérer les factures? Créer une nouvelle facture Comment modifier, générer un PDF, dupliquer, passer en note de crédit, supprimer ou envoyer une facture par mail? Comment créer une remise sur une facture Comment gérer les notes de crédit? Créer une nouvelle note de crédit Comment modifier, générer un PDF, dupliquer, supprimer ou envoyer une note de crédit par mail? Comment créer des rappels? Comment générer des statistiques?

2 1. Comment me connecter à mon compte? Soit vous vous rendez à l adresse My-accloud de votre fiduciaire (exemple : mafiduciaire.my-accloud.be) Soit vous accédez à l application depuis le site de votre fiduciaire (exemple : Entrer vos informations de connexion envoyées par votre fiduciaire : Entrer votre ID utilisateur (adresse ) Entrer votre mot de passe Cliquer sur le bouton «Connexion» FAQ My-Accloud pour Client / 2

3 2. Comment configurer mon compte pour qu il corresponde à celui de mon entreprise? Allez dans l onglet «configuration» en cliquant sur les «engrenages» 2.1. Comment changer les Coordonnées de mon entreprise? Changez les coordonnées de votre entreprise La forme juridique, l assujettissement à la TVA et le Pays ne peut être changé par vos soins mais par votre fiduciaire. «Enregistrer les modifications» FAQ My-Accloud pour Client / 3

4 2.2. Comment configurer les informations de paiement? Insérez le nom de la banque, numéro de compte IBAN, code BIC, Echéance de paiement par défaut (exprimé en jour), la validité des devis (exprimés en jours), Si vous voulez ou non une communication structurée sur vos factures (oui-non) «Enregistrez les modifications» 2.3. Comment éditer les numéros de mes factures et devis? «Enregistrer les modifications» FAQ My-Accloud pour Client / 4

5 2.4. Comment insérer un fichier PDF de conditions générales de vente? Vous pouvez uploader les conditions générales de ventes (fichier PDF uniquement) Vous pouvez visualiser le document uploadé Vous pouvez supprimer le document uploadé Pour uploader le fichier, cliquez sur le bouton «Choisir le fichier» et parcourez votre disque dur jusqu à votre fichier PDF contenant vos conditions générales de vente et cliquez sur ouvrir. Une fenêtre apparaît afin de valider le chargement Cliquez sur OK pour valider l envoi du fichier ATTENTION, la version du PDF ne peut pas être supérieure à 1.4. Le plus simple est de regénérer son PDF avec un utilitaire de type PDF Creator qui est un logiciel gratuit téléchargeable à l adresse suivante : FAQ My-Accloud pour Client / 5

6 2.5. Comment insérer le logo de mon entreprise? Cliquez sur «Choisir le fichier» Choisissez le logo que vous voulez insérer et cliquez sur ouvrir. Votre logo sera redimensionné automatiquement Une fenêtre apparaît afin de valider le chargement Votre logo apparaît alors dans l application FAQ My-Accloud pour Client / 6

7 2.6. Comment personnaliser la couleur du tableau des devis, factures, notes de crédit et rappel? 2.7. Comment personnaliser le nombre de décimales pour les quantités? Choisissez la couleur de fond et la couleur de la police de vos documents (Devis, Facture, Note de crédit et rappel) Un échantillon de la couleur de fond et de la police apparaît alors à droite du choix des couleurs Choisissez le nombre de décimales avec lequel vous voulez travailler (Maximum 6 décimales) N oubliez pas d «Enregistrer les modifications» 2.8. Comment insérer/ modifier le texte figurant dans le bas de tous les documents commerciaux (devis, factures et notes de crédit)? Dans la partie «Texte figurant au bas des document commerciaux», vous avez la possibilité d écrire un texte dans 3 langues Pour les Devis FAQ My-Accloud pour Client / 7

8 Pour les Factures Pour les Notes de crédit ATTENTION, ne pas oublier d «Enregistrer les modifications» Voici une légende des différentes options de mises en page mises à votre disposition Coller du texte Coller su texte sans mise en forme Coller du texte depuis le logiciel Microsoft Word Mettre le texte sélectionné en Gras Mettre le texte sélectionné en Italic Souligné le texte sélectionné Supprimer la mise en forme d un texte Insérer/Supprimer une liste numérotée Insérez/Supprimer une liste à puce Aligner le texte à gauche Centrer le texte FAQ My-Accloud pour Client / 8

9 Modifier la taille de la police Modifier la couleur de la police Agrandir la fenêtre de mise en forme du texte FAQ My-Accloud pour Client / 9

10 2.9. Comment insérer/ modifier le texte figurant sur les rappels de paiement (3 niveaux)? Rappel de premier niveau Rappel de second niveau Rappel de troisième niveau ATTENTION, ne pas oublier d «Enregistrer les modifications» Les textes des rappels sont par défaut, vous avez la possibilité de les modifier FAQ My-Accloud pour Client / 10

11 2.10. Comment insérer/ modifier un texte par défaut lorsque vous envoyer les documents par mail Pour les Devis Pour les factures et notes de crédit FAQ My-Accloud pour Client / 11

12 Pour les rappels ATTENTION, ne pas oublier d «Enregistrer les modifications» FAQ My-Accloud pour Client / 12

13 2.11. Exemples de devis, facture, note de crédit et rappel créés avec vos paramètres depuis l application FAQ My-Accloud pour Client / 13

14 FAQ My-Accloud pour Client / 14

15 FAQ My-Accloud pour Client / 15

16 3. Comment gérer les différents utilisateurs de l application? Allez dans l onglet «Utilisateurs» via les «engrenages» ; vous trouverez les différents utilisateurs du site. Vous avez la possibilité d ajouter un utilisateur en cliquant sur «Nouvel utilisateur» FAQ My-Accloud pour Client / 16

17 Remplissez les champs Nom, Prénom et Adresse Attribuer au nouvel utilisateur les différents droits d accès aux différentes pages de l application. Enregistrez le nouvel utilisateur en cliquant sur le bouton «valider» Le nouvel utilisateur recevra automatiquement ses codes d accès à l adresse Mail référencée. FAQ My-Accloud pour Client / 17

18 Vous avez la possibilité en cliquant sur le nom de l utilisateur de Modifier, Supprimer, Activer, Désactiver ou réinitialiser le mot de passe de l utilisateur comme ci-dessous : Au cas où l utilisateur aurait perdu son mot de passe, vous pouvez lui en générer un nouveau en cliquant sur la clé. Son ancien mot de passe sera automatiquement remplacé par un nouveau mot de passe qui lui sera aussitôt envoyé par . FAQ My-Accloud pour Client / 18

19 4. Comment modifier mon mot de passe et/ou mon adresse mail? Cliquez sur les «engrenages» et puis sur «Mon profil» Remplissez ensuite les champs Nouvelle Adresse (2x) et Nouveau mot de passe (2x) «Enregistrer les modifications» FAQ My-Accloud pour Client / 19

20 5. Comment prévenir mon gestionnaire qu il peut exporter mon dossier comptable? Via les «engrenages», cliquez sur l onglet «Exportation» Une demande de validation de l exportation vous sera faite. Attention, vous ne pourrez plus ni modifier, ni supprimer vos factures et notes de crédit à partir de ce moment. Un petit cadenas rappeler. apparaîtra à côté de vos factures et notes de crédit pour vous le FAQ My-Accloud pour Client / 20

21 6. Ma page d accueil et l accès rapide à la création de documents? Vous avez la possibilité d accéder à la création de nouveaux documents soit via la page d «Accueil», soit en cliquant sur les 3 barres horizontales en haut à droite de l application. Vous pourrez créer un nouveau devis, une nouvelle facture, une nouvelle note de crédit. Vous pouvez aussi accéder à la page des rappels. FAQ My-Accloud pour Client / 21

22 7. Comment gérer les clients de l application? Allez dans l onglet «Clients» ; vous trouverez les différents clients du site. Vous avez la possibilité de rechercher un client soit via le nom de l entreprise, soit via son numéro BCE. Validez votre recherche avec la touche «Enter» ou via le bouton «Trouver» Vous avez la possibilité de trier les clients par nom ou par numéro BCE Pour créer un nouveau client, cliquer sur le lien «Créer un nouveau client» FAQ My-Accloud pour Client / 22

23 7.1.Commencer par compléter les coordonnées du clients : La langue des documents (FR/NL/EN) Le type de Client (Particulier ou Entreprise) Sa Forme juridique s il s agit d une Entreprise Le nom de l entreprise (Ajouter la forme juridique si vous voulez qu elle apparaisse sur les documents) Le N d entreprise BCE, ATTENTION à bien repsecter le format suivant : Renseigner si il est assujetti à la TVA Si non, il n a pas de numéro de TVA Si oui, entrez son numéro de TVA dans le champ N de TVA intracomunautaire (attention au format Mettez «En attente», si vous ne connaissez pas son numéroe de TVA. ATTENTION : Il se peut que le programme vous refuse la création du client car il n a pas réussi à valider le Numéro de TVA auprès de l organisme Européen. Mettez-le alors «En attente» et réassayez plus tard. FAQ My-Accloud pour Client / 23

24 7.1. Compléter ensuite les informations de contacts, informations diverses 7.2. Demander à votre fiduciaire votre référence Client dans Winbooks L adresse des informations de contact est l adresse avec laquelle vous allez joindre votre client. N oubliez pas de cliquer sur «valider» pour terminer l enregistrement du nouveau client. FAQ My-Accloud pour Client / 24

25 7.3. Recherche rapide, Modifier, supprimer, activer, désactiver un client Vous avez la possibilité de Modifier, gérer les contacts, supprimer, activer ou désactiver un client en cliquant sur le nom du client pour faire apparaître les symboles. FAQ My-Accloud pour Client / 25

26 7.4. Gestion des contacts de vos clients Vous y accéder en cliquant sur le symbole suivant : Vous pouvez modifier, supprimer, activer ou désactiver les contacts du client en cliquant sur le nom du contact pour faire apparaître les symboles Exemple, si vous voulez contacter Madame X (service compatibilité) de la société Y Vous pouvez ajouter un nouveau contact pour ce client en cliquant sur «ajouter un contact» Complétez les champs et n oubliez pas de «valider» l ajout du contact FAQ My-Accloud pour Client / 26

27 8. Comment gérer les devis? Cliquez sur l onglet «Devis» 8.1. Créer un nouveau devis Vous avez la possibilité de faire une recherche rapide pour trouver un devis. Ce petit symbole vous permet de réduire la fenêtre de recherche rapide Pour créer un nouveau devis, cliquez sur «créer un nouveau devis» FAQ My-Accloud pour Client / 27

28 Choisissez le client auquel ce devis va s adresser. Choisissez la personne de contact (s il y en a une) Choisissez le type de facturation HTVA ou TTC Choisissez le taux de TVA par défaut des différentes lignes que vous allez ajouter Changer ou non les dates de création et de validité du Devis Pour créer une nouvelle ligne, il vous suffit de cliquer sur le. FAQ My-Accloud pour Client / 28

29 Pour chaque ligne de votre devis vous avez la possibilité de choisir le taux de TVA, le type (Marchandise, Prestation ou immobilisé), la quantité et le prix unitaire Encoder alors le texte que vous désirez mettre dans votre devis via le petit éditeur et cliquez sur «Valider» Ajouter autant de lignes que vous le désirez FAQ My-Accloud pour Client / 29

30 Pour modifier une ligne de votre devis, cliquez sur la ligne et faites apparaître les symboles Vous avez la possibilité de modifier, supprimer, créer un sous-total, ajouter une nouvelle ligne et ajouter un saut de page. Lorsque vous avez fini d encoder toutes les lignes, cliquez sur «Enregistrer» FAQ My-Accloud pour Client / 30

31 8.2. Modifier, générer un PDF, dupliquer passer en facture, supprimer ou envoyer un devis Cliquer sur la référence du devis pour faire apparaître le liste des symboles Via ce petit menu, vous avez la possibilité de : Modifier le devis Générer un PDF du devis Dupliquer le devis Passer le devis en Facture Supprimer le devis Envoyer le devis par mail à la personne de contact renseignée plus haut Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs devis et générer UN fichier PDF en une seule fois, il suffit de sélectionner les devis voulus et de cliquer sur le petit symbole pdf FAQ My-Accloud pour Client / 31

32 Vous pouvez aussi générer plusieurs documents PDF en une seule opération Il vous suffit de rentrer les références des devis (Du document xxx Au document yyy) De «Générer PDF» FAQ My-Accloud pour Client / 32

33 9. Comment gérer les factures? 9.1. Créer une nouvelle facture Cliquez sur l onglet «Factures» Vous avez la possibilité de faire une recherche rapide pour trouver une facture. Ce petit symbole vous permet de réduire la fenêtre de recherche rapide Pour créer une nouvelle facture, cliquez sur «créer une nouvelle facture» FAQ My-Accloud pour Client / 33

34 Choisissez le client auquel cette facture va s adresser. Choisissez la personne de contact (s il y en a une) Choisissez le type de facturation HTVA ou TTC Choisissez le taux de TVA par défaut des différentes lignes que vous allez ajouter Changer ou non les dates de création et de validité de la facture Pour créer une nouvelle ligne, il vous suffit de cliquer sur le. FAQ My-Accloud pour Client / 34

35 Pour chaque ligne de votre facture vous avez la possibilité de choisir le taux de TVA, le type (Marchandise ou Prestation), la quantité et le prix unitaire Encoder alors la description que vous désirez mettre dans votre facture via le petit éditeur et cliquez sur «Valider» Ajouter autant de lignes que vous le désirez FAQ My-Accloud pour Client / 35

36 Pour modifier une ligne de votre facture, cliquez sur la description et faites apparaître les symboles Vous avez la possibilité de modifier, supprimer, créer un sous-total, ajouter une nouvelle ligne et ajouter un saut de page. Lorsque vous avez fini d encoder toutes les lignes, cliquez sur «Enregistrer» FAQ My-Accloud pour Client / 36

37 9.2. Comment modifier, générer un PDF, dupliquer, passer en note de crédit, supprimer ou envoyer une facture par mail? Cliquer sur la référence de la facture pour faire apparaître le liste des symboles Via ce petit menu, vous avez la possibilité de : Modifier la facture Générer un PDF de la facture Dupliquer la facture Passer la facture en Note de crédit Supprimer la facture Envoyer la facture par mail à la personne de contact renseignée plus haut. FAQ My-Accloud pour Client / 37

38 Gérer le paiement des factures, en encodant la date du paiement, le montant (total ou non), le moyen et un commentaire Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs factures et générer UN fichier PDF en une seule fois, il suffit de sélectionner les factures voulues et de cliquer sur le petit symbole pdf Vous pouvez aussi générer plusieurs documents PDF en une seule opération Il vous suffit de rentrer les références des factures (Du document xxx Au document yyy) De «Générer PDF» FAQ My-Accloud pour Client / 38

39 9.3. Comment créer une remise sur une facture Vous avez la possibilité de faire une remise sur une facture, pour cela il vous suffit de rentrer un montant négatif dans le champ du «Montant unitaire». 10. Comment gérer les notes de crédit? Créer une nouvelle note de crédit Soit via l onglet «Factures», vous passer votre facture en note de crédit (Voir section précédente) Soit via l onglet «Notes de crédit» Vous avez la possibilité de faire une recherche rapide pour trouver une note de crédit. Ce petit symbole vous permet de réduire la fenêtre de recherche rapide Pour créer une nouvelle note de crédit, cliquez sur «créer une nouvelle note de crédit» FAQ My-Accloud pour Client / 39

40 Choisissez le client auquel cette note de crédit va s adresser. Choisissez la personne de contact (s il y en a une) Choisissez le type de facturation HTVA ou TTC Choisissez le taux de TVA par défaut des différentes lignes que vous allez ajouter Changer ou non les dates de création et de validité de la facture Pour créer une nouvelle ligne, il vous suffit de cliquer sur le. FAQ My-Accloud pour Client / 40

41 Pour chaque ligne de votre note de crédit vous avez la possibilité de choisir le taux de TVA, le type (Marchandise ou Prestation), la quantité et le prix unitaire Encoder alors la description que vous désirez mettre dans votre facture via le petit éditeur et cliquez sur «Valider» Ajouter autant de lignes que vous le désirez FAQ My-Accloud pour Client / 41

42 Pour modifier une ligne de votre note de crédit, cliquez sur la description et faites apparaître les symboles Vous avez la possibilité de modifier, supprimer, créer un sous-total, ajouter une nouvelle ligne et ajouter un saut de page. Lorsque vous avez fini d encoder toutes les lignes, cliquez sur «Enregistrer» FAQ My-Accloud pour Client / 42

43 10.2. Comment modifier, générer un PDF, dupliquer, supprimer ou envoyer une note de crédit par mail? Cliquer sur la référence de la note de crédit pour faire apparaître le liste des symboles Via ce petit menu, vous avez la possibilité de : Modifier la note de crédit Générer un PDF de la note de crédit Dupliquer la note de crédit Supprimer la note de crédit Envoyer la note de crédit par mail à la personne de contact renseignée plus haut. FAQ My-Accloud pour Client / 43

44 Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs notes de crédits et générer UN fichier PDF en une seule fois, il suffit de sélectionner les notes de crédit voulues et de cliquer sur le petit symbole pdf Vous pouvez aussi générer plusieurs documents PDF en une seule opération Il vous suffit de rentrer les références des notes de crédits (Du document xxx Au document yyy) De «Générer PDF» FAQ My-Accloud pour Client / 44

45 11. Comment créer des rappels? Cliquez sur l onglet «Rappel» Sélectionnez un client Cliquez sur le bouton «Filtrer» Choisissez alors le niveau de rappel (1-2-3) Une fois le rapport de rappel générer, vous verrez apparaître à droite du nom du client, le niveau de rappel qu il a déjà reçu! FAQ My-Accloud pour Client / 45

46 12. Comment générer des statistiques? Cliquez sur l onglet «Statistiques» Vous avez la possibilité de choisir plusieurs critères pour créer vos propres statistiques : o Par client o Par type de documents o Par statut o Par période o Période Début et Fin o Filtrer l affichage des résultats (HTVA ou TTC) FAQ My-Accloud pour Client / 46

47 Voici le type de statistiques que vous allez alors générer FAQ My-Accloud pour Client / 47