Prise en main du traitement de texte : écrire une lettre

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1 22 janvier 2013 p 1 Prise en main du traitement de texte : écrire une lettre Pour permettre au plus grand nombre de réaliser cet exercice, nous utiliserons le logiciel libre Libre Office. Vous pouvez le télécharger gratuitement sur la page https: //fr.libreoffice.org/telecharger/. Le logiciel Libre Office est divisé en plusieurs modules permettant de réaliser des documents très différents. Le module de traitement de texte s appelle Writer. 1. Démarrer Libre Office Pour lancer le programme, sous Microsoft Windows, il faut double cliquer sur l icône. À l ouverture, Libre Office vous présente un panneau permettant de choisir l un de ses modules. Nous choisirons donc ici le module Texte (cf Figure 1). Figure 1 Choisir le module Texte (Writer) de Libre Office En ce qui concerne la rédaction de votre courrier, vous pourrez trouver des exemples sur Ce site annonce 200 lettres types à consulter gratuitement.

2 22 janvier 2013 p 2 Attention : j ai trouvé quelques fautes d orthographe. Il existe sans doute d autres sites du même genre. Je vous laisse le soin de trouver votre préféré... J ai choisi un exemple de demande de copie d acte de mariage parce qu il apportait une difficulté supplémentaire avec la présence d une énumération. 2. Dactylographiez votre document «au kilomètre» Pour cela, tapez votre texte en utilisant uniquement les retours à la ligne (touche Entrée ). Il est toujours plus simple de s attaquer à la présentation de son document à la fin, une fois que tout le texte est écrit et qu on sait de quel espace libre on dispose Quelques règles simples de typographie En matière d espace à laisser autour des symboles de ponctuation, voici la règle : Lorsque le signe est à «graphisme simple» (comme le point et la virgule), on ne met pas d espace avant le symbole, mais on en met un après. Lorsque le signe est à «graphisme double» (comme le point virgule, le point d interrogation, les deux points), on met un espace avant le signe et un après le signe Remarque Lorsque vous avez tapé votre adresse de courrier électronique, elle s est, en principe, automatiquement mise en forme en caractères bleus, soulignés. Il s agit là de la création automatique d un lien hypertexte 1. Ce qui ne servira à rien dans le cadre d un courrier qui doit être imprimé. Nous verrons comment retirer cette mise en forme. 3. Avez-vous pensé à sauvegarder votre document? C est plus que jamais le moment de le faire. Car nul n est à l abri d une coupure de courant, pas même les utilisateurs d ordinateur portable, ou de tout autre problème technique. Donc, si ça n est déjà fait, rendez vous dans Fichier Enregistrer. Donnez un nom à votre document, après avoir vérifié, dans la colonne de gauche, dans quel dossier il sera enregistré. 4. Mise en forme du document Reprenons à présent notre texte pour le mettre en forme. Afin d avoir un bel entête, on peut modifier la mise en forme des caractères à son goût. Il est impératif de sélectionner ce que vous voulez modifier. Sinon, la modification ne sera pas prise en compte. 1. qui, dans ce cas, permettrait de saisir automatiquement votre adresse dans un courriel

3 22 janvier 2013 p Sélectionner du texte Plusieurs méthodes sont possibles : 1. Cliquez à une extrémité du texte que vous voulez modifier, restez cliqué puis glissez jusqu à l autre extrémité. 2. Cliquez à une extrémité du texte à modifier, maintenez la touche majuscule enfoncée et cliquez sur l autre extrémité. Cette méthode est plus efficace pour ceux qui ne sont pas très à l aise avec la souris. 3. Cliquez à une extrémité, maintenez la touche majuscule enfoncée et avancez jusqu à l autre extrémité en utilisant la flèche de déplacement dans le sens opposé ( ou ). Cette méthode est pratique si vous avez des problèmes de souris Modifier le format des caractères Pour modifier la police, c est-à-dire le style d écriture, et la taille des caractères, vous pouvez utiliser les icônes présentes dans la barre de raccourcis (cf Figure 2). Figure 2 Les icônes de changement de police de caractères Pour accéder à la totalité du menu de mise en forme des caractères, rendez-vous dans Format Caractère. L essentiel de ce dont vous pouvez avoir besoin se trouve dans les onglets Police et Effets de caractères. C est aussi là que vous irez pour éventuellement retirer la mise en forme effectuée automatiquement sur votre adresse mail. Il faudra modifier la couleur de la police (remettre automatique) et ôter le soulignage (choisir sans). Pour effectuer ces modifications, cliquez sur les champs pour obtenir les différents choix possibles (cf Figure 3). Rendez-vous ensuite dans l onglet Hyperlien et supprimez tout ce qui se trouve dans la case URL. N oubliez pas de cliquer sur OK pour valider vos modifications Mettre en place des taquets de tabulation Les taquets de tabulation sont des points d ancrage du texte sur des points horizontaux fixes. Ils vont nous permettre de positionner l adresse du destinataire à droite de

4 22 janvier 2013 p 4 Figure 3 Le menu des effets de caractère notre feuille. La signature sera alignée à l aplomb de cette adresse. Sans formation préalable, pour obtenir ce résultat, on appuie sur la barre d espace jusqu à l endroit désiré. Pas question de faire ça ici! C est le meilleur moyen pour qu une fois imprimé votre document soit tout «biscornu». On peut utiliser les taquets par défaut, qui sont placés tous les 1,25cm. Il suffirait qu on appuie un certain nombre de fois sur la touche Mais, là encore, pas sûr que ça reste bien aligné au moment de l impression. Nous allons donc placer un taquet de tabulation aligné à gauche à 9cm du début de notre texte. Voici comment procéder : Sélectionnez tout le texte allant de «Mairie» jusqu à «2013» (la fin de la date du jour). Cliquez dans la règle graduée, sur le 9. Un petit signe vient se placer dessus (cf Figure 4). Figure 4 Placer un taquet de tabulation dans la règle

5 22 janvier 2013 p 5 Cliquez à présent devant le mot «Mairie» et appuyez sur la touche «tabulation» : le texte vient se placer à l aplomb du 9, c est-à-dire à 9 centimètres de la marge de la feuille (et non pas du bord de la feuille). Répétez l opération pour les deux autres lignes de l adresse ainsi que pour la date Mise en forme de l objet du courrier Il est possible de mettre en avant l objet du courrier en jouant sur la mise en forme. Plusieurs moyens s offrent à vous : mettre en gras, souligner, mettre en italique, augmenter la taille de la police ou sa couleur,... Personnellement, j aime bien les petites capitales. Testez les différentes possibilités qui s offrent à vous en explorant le menu Format Caractère Créer une énumération Rien de plus simple. Comme précédemment, il faut sélectionner les lignes concernées par l énumération, c est-à-dire, dans notre exemple, les 3 lignes situées sous «Voici les informations...». Il vous suffit ensuite simplement de cliquer sur l icône d insertion de puces 2 pour voir votre énumération se mettre en place. Tous les paramètres des énumérations se trouvent dans le menu Format Puces et numérotation. qui se situe généra- Si vous préférez une numérotation, choisissez plutôt l icône lement à côté de la précédente Compléments sur les tabulations Il nous reste à aligner la signature sur l adresse du destinataire. Pour cela, après avoir cliqué dans la ligne où se trouvent vos nom et prénom, et donc positionné le curseur (la petite barre verticale clignotante) à cet endroit, cliquez à nouveau sur le 9, dans la règle. Un taquet vient s y placer. Il vous reste à appuyer sur la touche tabulation, en prenant bien soin d être au début de la ligne. Sinon... Je vous laisse le soin de découvrir ce qui se passe... Par défaut, lorsqu on clique dans la règle pour placer un taquet, on obtient un taquet aligné à gauche. Comment le savoir? Tout simplement en regardant dans l angle gauche 2. On appelle «puces» les symboles qui se placent au début de chacune des lignes d une énumération.

6 22 janvier 2013 p 6 de la règle : l icône qui y est représentée correspond à l alignement du taquet que vous placerez (cf Figure 4). Il existe d autres types de tabulation (cliquez sur l icône d angle pour changer le type). Le texte s aligne à l aplomb du taquet : alignement au centre alignement à droite alignement numérique (tous les nombres sont alignés sur la virgule) Vous retrouverez les différents paramétrages des tabulations dans le menu Format Paragraphe Onglet Tabulation. 5. Vérifier le rendu de notre document avant de l imprimer Pour cela, usez et abusez de l aperçu avant impression (icône ou menu Fichier Aperçu avant impression ). Cela vous permet de juger de l effet et d éventuellement revenir à votre document pour ajouter quelques lignes blanches, décaler un peu vos taquets de tabulation,... Pour sortir de l aperçu, cliquez sur Fermer l aperçu ou pressez la touche Échap. Eh bien voilà! Lorsque vous êtes satisfait, vous n avez plus qu à imprimer votre courrier en cliquant sur (ou Fichier Imprimer ) et à l envoyer à son destinataire! 6. Pour aller plus loin 6.1. Exporter au format pdf Le format pdf (Portable Document Format) est très pratique car il «fige» votre document dans un instantané. Ce qui a deux avantages : 1. votre document ne peut pas être modifié par la personne qui le reçoit, 2. imprimé par votre destinataire, le document sera toujours tel que vous l avez décidé, et aussi beau qu imprimé chez vous. Pour exporter au format pdf, rien de plus simple : cliquez sur l icône. Le menu correspondant est Fichier Exporter au format PDF. Une nouvelle fenêtre s ouvre qui vous permet de choisir le nom et l emplacement du fichier. Une fois que tout est en ordre, cliquez sur Enregistrer pour valider. Le nouveau document, qui aura l extension.pdf sera lu par le logiciel Adobe Reader, ou un équivalent.

7 22 janvier 2013 p Insérer un champ date Dans le traitement de texte, le champ date permettra à la date de se mettre à jour automatiquement, à chaque ouverture du courrier. Ce qui peut être utile si vous voulez vous servir du document comme base pour d autres, ou si vous avez peur d oublier de modifier la date manuellement, en cas de nouvelle demande. Nous allons insérer un champ à la place de la date du jour, derrière le nom de notre commune. Pour cela, rendez-vous dans le menu Insertion Champs Date. La date du jour apparaît, sur fond grisé. Si la présentation de la date ne vous convient pas, double cliquez sur le champ, pour faire apparaître le menu d édition du champ, sélectionnez Date (et non «Date (fixe)») dans le champ Sélectionner et choisissez la forme qui vous convient dans la colonne Format. Cliquez sur OK pour valider. Je vous laisse le soin d expérimenter...