«Quelle solution collaborative pour piloter la politique patrimoniale dans les collectivités locales?», Juin 2014 avec la participation de :

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1 «Quelle solution collaborative pour piloter la politique patrimoniale dans les collectivités locales?», Juin 2014 avec la participation de : Pour écouter le webinaire : - Choisissez le mode Téléphone ou Microphone et hautparleurs dans la fenêtre Audio - Pour une connexion par téléphone, composez le numéro indiqué et suivez les instructions Si vous rencontrez des difficultés, contactez nous au

2 Introduction Qui fait quoi sur le patrimoine? Comment structurer la Le patrimoine, opportunité ou contrainte? stratégie immobilière de votre collectivité locale? Quel lien entre pilotage patrimonial et budget de l année? Comment conjuguer les différentes dimensions de la gestion patrimoniale de votre collectivité (technique, administrative, juridique, etc.)?? 18/06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 2

3 Sommaire Déroulement du séminaire : 1) Présentation des intervenants 2) Pourquoi piloter le patrimoine local? 3) Quelles perspectives pour piloter le patrimoine local? 4) Quelle démarche pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial? 5) Quel outil pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial? 6) Une démonstration par l exemple 18/06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 3

4 1) Présentation de la société NQI Une gestion de projet efficace ne peut-être uniquement l affaire d experts. Avec NQI Orchestra, fédérez et animez la communauté des acteurs projet autour d'une culture et d'objectifs partagés! Première solution de gestion de projets référencée au catalogue de l UGAP Editeur français Présent dans 10 pays Bureaux à Paris, Londres, Madrid et Bruxelles 200 clients et + de utilisateurs Club utilisateurs pour échanger bonnes pratiques et expériences 18/06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 4

5 1) Plus de 200 organisations font confiance aux solutions NQI de pilotage 1 outil. 3 solutions dédiées aux organisations publiques Gestion du portefeuille de projets informatiques Gestion des opérations en maîtrise d ouvrage Pilotage stratégique des organisations publiques 18/06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 5

6 1) Présentation UPPA PILOTE OPTIMA CREG (Centre de Recherches et d études en Gestion) au sein de l UPPA Ville Management puis PILOTE (PILotage des politiques et des Organisations TErritoriales) au sein de l AIRMAP (Association Internationale de Management Public) Chaire OPTIMA (Observatoire du PiloTage et de l Innovation Managériale des Administrations locales) 18/06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 6

7 Sommaire Déroulement du séminaire : 1) Présentation des intervenants 2) Pourquoi piloter le patrimoine local? 3) Quelles perspectives pour piloter le patrimoine local? 4) Quelle démarche pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial? 5) Quel outil pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial? 6) Une démonstration par l exemple 18/06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 7

8 2) Les raisons de la mise en œuvre d un pilotage patrimonial local des enjeux en terme de connaissance et de maîtrise de ses ressources immobilières (investissement et fonctionnement) des enjeux de cession et de valorisation du patrimoine des enjeux d optimisation de l occupation (services municipaux, associations, équipements) des enjeux liés à l engagement de la responsabilité de la collectivité, la gestion juridique, les assurances, le recouvrement homogène et contrôlé des enjeux en terme de maintenance et de gestion énergétique 18/06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 8

9 2) Les raisons de la mise en œuvre d un pilotage patrimonial local Une réponse aux insuffisances des outils actuels (Carassus et Queyroi, 2012) Etat des pratiques locales Connaissance Une connaissance lacunaire et non mise à jour du patrimoine Des progrès importants vers la centralisation de la connaissance Présence d outils Temporalité Manque d instruments de gestion et d indicateurs Manque d outils englobants Des instruments focalisés sur une logique annuelle Faiblesse des dimensions temporelles de long terme et de court terme Niveau d action Finalité Des actions relevant d un niveau administratif et opérationnel Mise à l écart des acteurs politiques Assez bonne prise en charge des activités d exploitation du parc et d administration des biens Défaillance des outils sur la gestion stratégique immobilière 18/06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 9

10 2) Les raisons de la mise en œuvre d un pilotage patrimonial local Une réponse aux insuffisances des modes d organisation actuels (Carassus et Queyroi, 2012) Etat des pratiques locales Système organisationnel Des responsabilités et missions liées au patrimoine éparpillées au sein des organisations Un grand nombre d acteurs répartis dans plusieurs directions et pôles directement concernés par les questions de gestion patrimoniale Approche organisationnelle D importantes difficultés dans la réalisation de toutes les sous-fonctions et les activités de la gestion patrimoniale (Asset, Property, Facility) Maîtrise relative du rôle de tous les acteurs associés à la gestion de patrimoine Une fonction patrimoniale ne répondant à aucune logique d ensemble dans son système organisationnel Les activités de l exploitation du parc essentiellement régies par une approche mécaniste (existence de procédures, fonctionnement rigide) Une approche organique de la gestion stratégique (peu de procédures, peu de règles, des relations informelles) Une fonction d administration des biens à tendance organique 18/06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 10

11 Sommaire Déroulement du séminaire : 1) Présentation des intervenants 2) Pourquoi piloter le patrimoine local? 3) Quelles perspectives pour piloter le patrimoine local? 4) Quelle démarche pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial? 5) Quel outil pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial? 6) Une démonstration par l exemple 18/06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 11

12 3) Les perspectives de la mise en œuvre d un pilotage patrimonial local Synthèse du diagnostic outil Axes d évolution envisagés Des outils courts et moyens termistes, à portée opérationnelle et à finalité administrative Les outils semblent être en grande majorité annuels et infra-annuels, tandis que trop peu sont destinés à une vision à long terme L instrumentation de gestion est principalement présente au niveau opérationnel. La collectivité est largement sous dotée en outils à portée stratégique Les outils présents couvrent majoritairement le Property Management, un peu moins le Facility Management et pratiquement pas l Asset Management. Les axes de développement des outils patrimoniaux L extension de la temporalité des outils de gestion et de pilotage du patrimoine : inventaire et suivi du patrimoine, PPT, PPI, PPT Le redéploiement du niveau d utilisation et de la portée des outils vers tous les niveaux (opérationnel, administratif, politique) : guide utilisateur des bâtiments Une couverture plus importante et mieux maîtrisée des finalités managériales des instruments (Asset, Property, Facility Management) : schémas directeurs, méthode atouts/attraits 18/06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 12

13 3) Les perspectives de la mise en œuvre d un pilotage patrimonial local Synthèse du diagnostic orga Axes d évolution envisagés Une fonction patrimoniale quasi inexistante, aux modalités d organisation fragmentées Eparpillement de la fonction patrimoine au sein de l organisation Des activités de la gestion patrimoniale que partiellement assurées par l organisation. Des difficultés à délimiter le périmètre d intervention des services Une professionnalisation de la gestion patrimoniale qui doit être poursuivie Les axes de développement de la fonction patrimoniale Un équilibre du système organisationnel entre central et local : Identification de la fonction patrimoniale entre les différentes directions, mise en place d une instance de débats stratégique sur le patrimoine, Renforcement du dialogue de gestion interne autour des ressources patrimoniales, mise en place d un réseau de référents patrimoine Défaillance des ressources patrimoniales en tant que support des fonctions métiers Problèmes de transparence quant aux processus informationnels et décisionnels Une approche cumulant des modalités mécanistes et organiques : Professionnalisation de la gestion patrimoniale autour des 3 fonctions, mise en place de procédures partagées sur la gestion du patrimoine 18/06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 13

14 Sommaire Déroulement du séminaire : 1) Présentation des intervenants 2) Pourquoi piloter le patrimoine local? 3) Quelles perspectives pour piloter le patrimoine local? 4) Quelle démarche pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial? 5) Quel outil pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial? 6) Une démonstration par l exemple 18/06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 14

15 4) La démarche de mise en œuvre d un pilotage patrimonial Définition d une planification/stratégie patrimoniale détermination des ambitions de la politique patrimoniale détermination d une segmentation stratégique patrimoniale en missions, actions/activités avec leurs objectifs stratégiques et opérationnels détermination des calendriers pour les actions à engager Détermination d une responsabilisation patrimoniale détermination de la structure pilote des missions, actions/activités détermination des structures de mise en œuvre des actions/activités détermination des moyens financiers par actions/activités détermination des moyens humains par actions/activités Mise en œuvre d une évaluation patrimoniale détermination des indicateurs de performance multidimensionnels détermination des tableaux de bord décisionnels 18/06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 15

16 4) La démarche de mise en œuvre d un pilotage patrimonial Formation Implication globale des acteurs Evaluation Responsabilisation Planification/s tratégie + DGA/Direc teurs + Référents + agents Elus/DGS / Dir Pat. L outil accompagne et appuie la diffusion de la démarche 18/06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 16

17 Sommaire Déroulement du séminaire : 1) Présentation des intervenants 2) Pourquoi piloter le patrimoine local? 3) Quelles perspectives pour piloter le patrimoine local? 4) Quelle démarche pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial? 5) Quel outil pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial? 6) Une démonstration par l exemple 18/06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 17

18 5) L outil de mise en œuvre d un pilotage patrimonial - MAESTRIA La mise en place d une solution de pilotage a pour objectif de : 1. Structurer le projet de la collectivité 2. Fédérer autour du projet de la collectivité 3. Gérer le projet de la collectivité 4. Communiquer sur le projet de la collectivité 5. Evaluer le projet de la collectivité 18/06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 18

19 5) L outil de mise en œuvre d un pilotage patrimonial - MAESTRIA Une solution web de pilotage collaboratif ouverte à tous les acteurs du projet de la collectivité Rattachement à trois référentiels (politique, structure, territoire) pour donner une lecture complète Formalisation des objectifs Organisation et responsabilité des équipes Définition des moyens mobilisés Pilotage en temps réel de l exécution Evaluation du résultat et de l impact des actions 18/06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 19

20 Sommaire Déroulement du séminaire : 1) Présentation des intervenants 2) Pourquoi piloter le patrimoine local? 3) Quelles perspectives pour piloter le patrimoine local? 4) Quelle démarche pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial? 5) Quel outil pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial? 6) Une démonstration par l exemple 18/06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 20

21 Contactez-nous pour lancer votre démarche de pilotage Merci de votre attention Pour continuer nos échanges et obtenir plus d informations sur la solution Maestria, n hésitez pas à nous contacter : Grégory Sabathé gregory.sabathe@nqicorp.com Tél. : David Carassus david.carassus@univ-pau.fr Tél. : /06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 21

22 Annexe Facility Management (exploitation de parc) Fonction qui assure l allocation des ressources immobilières afin de garantir l adéquation entre les conditions immobilières et les activités qui s y déroulent. Facility Management Gestion de l usage Gestion de la maintenance Exploitation Services associés Property Management (administration de biens) Activité qui concerne la gestion administrative, financière, fiscale et juridique liée au patrimoine, ainsi que les opérations d investissements, de gros travaux. Administration Sécurité Property Management Investissements et gros travaux Asset Management (gestion d actifs immobiliers) Activité de gestion stratégique et financière des actifs immobiliers. Opérations s inscrivant dans une perspective stratégique, en lien direct avec la stratégie globale de l institution. Activités transversales de la gestion patrimoniale La gestion patrimoniale repose elle-même sur des activités supports à son fonctionnement. Regroupées dans cette fonction transverse, elles sont communes au trois domaines exposés précédemment (Asset, Property, Facility). Asset Management Politique immobilière Stratégie immobilière Fonction transverse Gestion des moyens Gestion de l information Gestion comptable et économique 18/06/2014 NQI Présentation NQI Corp :: Confidentiel 22