JOURNEE D'ETUDE DES PRESTATAIRES INFORMATIQUES DES ORGANISMES PUBLICS LOCAUX. Paris le 16 mars 2015

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1 JOURNEE D'ETUDE DES PRESTATAIRES INFORMATIQUES DES ORGANISMES PUBLICS LOCAUX Paris le 16 mars 2015

2 Ordre du jour Introduction de la journée par Vincent MAZAURIC, directeur général adjoint des finances publiques L'actualité de la dématérialisation à la DGFIP Présentation des développements informatiques de la DGFIP La dématérialisation des pièces justificatives L'actualité de la dématérialisation à la Direction Générale des Collectivités Locales, Ministère de l'intérieur L'actualité de la monétique (TIP SEPA) Le projet de dématérialisation des factures dans le secteur public Clôture de la journée 2

3 Introduction de la journée par Vincent MAZAURIC, directeur général adjoint des finances publiques

4 L'actualité de la dématérialisation à la DGFIP par Nathalie BIQUARD, chef du service des collectivités locales, Direction Générale des Finances Publiques

5 L'actualité de la dématérialisation à la DGFIP 1. Etat d avancement du déploiement 2. Actions conduites en Perspectives 5

6 1. Etat d avancement du déploiement La situation des budgets actifs au 6 mars

7 1. Etat d avancement du déploiement Tableau d avancement des travaux de passage au PES V2, en budgets collectivités, depuis le 30 juin 2014 : de à budgets actifs 7

8 1. Etat d avancement du déploiement Répartition des budgets actifs par strate (2 mars 2015) 8

9 1. Etat d avancement du déploiement L'usage de la signature électronique et de la dématérialisation des pièces justificatives format PES par strate Vision nationale (9 mars 2015) 9

10 1. Etat d avancement du déploiement Appréciations qualitatives - La progression des passages au PES, de l'ordre 800 budgets collectivités en moyenne par semaine sur le premier semestre 2014, est passée à budgets entre septembre et décembre ; - Le taux d'utilisation de la signature électronique des budgets passés en production PESv2, en recul sur l'année 2014, de 50 % en janvier à 30 % en décembre, amorce une légère hausse (31,4 % début mars 2015) ; - De même, la proportion des collectivités ayant commencé à dématérialiser leurs PJ avec le PES augmente de 64 % en décembre 2014 à 68,5 % au 9 mars 2015 ; 10

11 L'actualité de la dématérialisation à la DGFIP 1. Etat d avancement du déploiement 2. Actions conduites en Perspectives 11

12 2. Actions conduites en 2014 Dispositif SEPA ORMC Une forte mobilisation a permis de franchir l'étape de mise en œuvre du SEPA ORMC : accompagnement des éditeurs facturiers des collectivités locales, réalisation de tests, opérations de déploiement conduites par les départements et accompagnées par les pilotes d'accompagnement du changement. Secteur des EPS Le décret n du 31 décembre 2014 a notamment organisé la transmission dématérialisée des factures émises par les établissements aux caisses de paiement. - La validation des éditeurs des EPS, engagés plus tardivement que ceux des autres domaines, est quasiment achevée. Les principaux éditeurs sont maintenant validés. 12

13 2. Actions conduites en 2014 Réorganisation du dispositif d assistance Mise en place d'une assistance technique ordonnateurs, afin de résoudre les incidents rencontrés sur le Portail Internet Gestion Publique (PIGP), ou lors de l'utilisation de Xémélios ( outil d'exploitation des pièces justificatives au format XML) ou PESOS (application test de la bascule au PESV2) ; Un numéro de contact unique pour les ordonnateurs : Accompagnement métier des ordonnateurs Réunions de la structure nationale partenariale (SNP) et de ses groupes de travail ; Rencontres avec des responsables finances et SI de diverses catégories d'opl (CG, CR, EPS..) ; Réunions et rencontres avec les éditeurs des organismes publics locaux. Action de communication Publication d une série d articles dans la Gazette des communes ; Réalisation d'un film de promotion de la dématérialisation totale dans le SPL. 13

14 2. Actions conduites en 2014 Evolution des outils Planification des travaux informatiques dans le cadre des plans annuels d activité en vue de compléter l offre de service de la DGFIP et de moderniser les outils de la dématérialisation. Développements dans l'application Hélios : PES Retour dépenses (version de novembre 2014) ; Développements dans l'application XEMELIOS : Lecture du PES Retour dépenses (janvier 2015). 14

15 2. Actions conduites en 2014 Décisions issues de la structure nationale partenariale (DGFIP, DGCL, Cour des Comptes, associations d'élus locaux ) : les points suivants sont validés ou en cours de discussion Possibilité de dématérialiser les pièces justificatives par direction et service (déploiement par «appartement») afin de faciliter le déploiement de la dématérialisation dans les collectivités locales les plus importantes ; cette possibilité ne concerne pas le passage au PES V2 ; Extension de la préfiguration du dispositif d'édition des Avis de Sommes à Payer (ASAP) ; 15

16 Plan de présentation 1. Etat d avancement du déploiement 2. Actions conduites en Perspectives 16

17 3. Perspectives Gestion de l'échéance du 1 er janvier 2015 pour le passage au PESv2 L'ensemble des acteurs reste mobilisé pour finaliser le déploiement du PES ; L'objectif est de terminer le chantier, au cours des six prochains mois, pour les OPL ne rencontrant pas de difficulté particulière ; un suivi rapproché des autres OPL sera effectué ; Le passage au PESv2 constitue une première étape vers la dématérialisation totale des échanges. Dans ce contexte, travailler sur la qualité et le contenu des flux est essentiel ; le passage à la full démat est la cible (pièces justificatives des dépenses et recettes). 17

18 3. Perspectives Facturation électronique Le cadre : l'ordonnance n du 26 juin 2014 : institution d'une obligation de transmission dématérialisée des factures dès le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises et toutes les autorités publiques. Son application pousse à la dématérialisation native des PJ dans la chaîne comptable et financière Cette obligation s'appuiera sur la mise à disposition par l'etat d'une plateforme d'échange de ces factures dématérialisées adossée au portail «Chorus Factures», dont l'accès sera étendu aux collectivités locales, EPS et OPH, afin de mutualiser les coûts de développement informatique Les spécifications seront publiées au 1 er trimestre pour les éditeurs ; la liste des sites expérimentateurs sera également définie à cette échéance. Le nombre des candidatures montre l'intérêt des acteurs pour le sujet Une présentation du dispositif sera assurée par l'aife cet après-midi. 18

19 3. Perspectives Projet de loi portant sur la nouvelle organisation territoriale de la République Généralisation de la full démat La loi de modernisation de l'action publique territoriale et d'affirmation des métropoles du 27 janvier 2014 prévoit que " dans un délai de trois ans suivant la publication de la présente loi, les métropoles transmettent aux comptables publics, sous forme dématérialisée, les pièces nécessaires à l'exécution de leurs dépenses et de leurs recettes dans le respect des modalités fixées par décret». La DGFiP souhaite étendre le périmètre de cette obligation sur la «full démate» aux plus grands organismes publics locaux à l'occasion de l'examen du prochain projet de loi «Nouvelle organisation territoriale de la République» (NOTRé) ; Un amendement parlementaire a été déposé dans le cadre de ce projet de loi afin d'étendre l'obligation de dématérialisation des PC et PJ aux régions, départements et au bloc communal (plus de habitants), ainsi qu'aux EPS et OPH dont le budget de fonctionnement sur l'exercice 2014 est supérieur à 20M. Un amendement du 16 janvier 2015 vise à porter ce délai à cinq ans pour certaines catégories de collectivités, dont les régions ayant fait l'objet d'un regroupement. 19

20 Présentation des développements informatiques de la DGFIP par Étienne ERASIMUS, chef du bureau de la maîtrise d'ouvrage du secteur public local, Direction Générale des Finances Publiques

21 Présentation des développements informatiques de la DGFIP 1. Information sur le plan annuel d'activité 2015 Hélios 2. Focus sur le PES retour 3. Points d'attention 21

22 1. Information sur le plan annuel d'activité 2015 Hélios Évolutions réglementaires : adaptation du TIP aux normes SEPA (présentation spécifique du Bureau CL1C) Évolutions liées au déploiement de la dématérialisation totale dans le SPL : gestion des flux : sécurisation de la signature électronique ne plus accepter les flux signés en PRIS V1, obsolètes depuis 18 mai 2013 (Cf arrêté du 15/06/2012 sur la signature électronique des marchés publics) ; Encryptage SHA2 : le guichet XML pourra lire des signatures encryptées en 256 bits (en réponse à l'exigence RGS2*). mise en place d'un contrôle bloquant si des flux d'un protocole historique sont transmis alors que la collectivité est paramétrée en PESv2. 22

23 1. Information sur le plan annuel d'activité 2015 Hélios Complément du nommage des fichiers d'acquits pour une exploitation plus rapide Mise en production des acks V2 au 31/03/2015 Pas de «tuilage», changement de V1 à V2 en «bing-bang» ; Caractéristiques AckV1 : seule la première anomalie rencontrée est recensée AckV2 : toutes les anomalies métier d'un bordereau ou d'un flux seront listées dans l'acquittement ; Nommage des fichiers ack état OK ou KO porté directement dans le nom du fichier : version juillet

24 1. Information sur le plan annuel d'activité 2015 Hélios Évolutions liées au déploiement de la dématérialisation totale dans le SPL : lecture et gestion des PJ : icônes signalant la transmission et la disponibilité d'une PJ en bannette et sur les écrans ; lecture des PJ au format XML. 24

25 Présentation des développements informatiques de la DGFIP 1. Information sur le plan annuel d'activité 2015 Hélios 2. Focus sur le PES retour 3. Points d'attention 25

26 2- Focus sur le PES retour Expérimentation du PES retour dépense première mise à disposition de flux pour le centre social d'argonne en semaine 10 ; résultats en cours d'analyse ; chaque éditeur pourra amorcer des tests avec une collectivité pour finaliser ses développements ; Le flux PES retour porte les événements comptables et extra comptables (rejets, mises en instance, dépenses sans mandatement préalable). Développement du PES retour recettes Calendrier des développements programmés : 2015 / 2016 : Début des développements du PES retour recettes, et de l'accusé de réception des flux PES Retour en 2015, et livraison prévue pour juillet

27 Présentation des développements informatiques de la DGFIP 1. Information sur le plan annuel d'activité 2015 Hélios 2. Focus sur le PES retour 3. Points d'attention 27

28 3. Points d'attention Politique de signature électronique de la DGFIP Evolution de Xémélios pour signature simultanée de plusieurs flux à la fois (septembre 2015) ; Evolution du guichet XML pour gestion de la date de signature du flux PESv2 ; compatibilité avec la norme Xadès et (politiques de signature). Rappel sur le mandat à zéro sur marché Objectif ouvrir la possibilité à toutes les collectivités de générer un mandat à zéro A autoriser pour les natures «marchés» ; Solution privilégiée pour l'envoi des dernières pièces justificatives des marchés. 28

29 3. Points d'attention Homologation des tiers de télétransmission (TDT) Renouvellement d'homologation : Les TDT dont l'homologation est antérieure à 2010 doivent procéder à une nouvelle homologation. L'arrêté du 27 juin 2007 modifié par l'arrêté du 7 mai 2013 portant application de l'article D du code général des collectivités territoriales relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique en son article 17, stipule que «L'homologation est délivrée pour une période de cinq ans. Toute prolongation au-delà de cette période nécessite une nouvelle évaluation du dispositif». Nécessite de procéder au renouvellement de l'homologation des solutions par un Centre d'évaluation de la Sécurité des Technologies de l'information (CESTI) de votre choix. (Cf Contacter la MDD bureau.cl2c-demat-pes@dgfip.finances.gouv.fr pour recevoir la documentation nécessaire. 29

30 3. Points d'attention Le suivi mensuel des statistiques de rejets en production La Mission dématérialisation envoie périodiquement aux éditeurs comptables et financiers la liste et la typologie des anomalies relevées en production ; Un nombre croissant d'anomalies est relevé, liées à la domiciliation bancaire, la signature et les paramétrages chez l'ordonnateur et le comptable ; Une part importante porte sur l'ormc. Objectif de qualité des flux : points de vigilance Travailler conjointement à l'amélioration des contrôles à implanter ; Prise en compte des derniers schémas de données diffusés sur le site « ; Le typage des données et la bonne gestion de la base tiers sont des éléments à signaler dans le cadre des formations des utilisateurs ; Appeler l'attention des collectivités sur la nécessité d'installer les mises à jour des logiciels pour bénéficier des derniers contrôles et correctifs. 30

31 La dématérialisation des pièces justificatives par Sylvie BRENNER, chef de la Mission de Déploiement de la Dématérialisation, Direction Générale des Finances Publiques

32 La dématérialisation des pièces justificatives 1. La gestion des pièces justificatives 2. La validation des éditeurs «métier» 3. Evolution des outils de gestion des pièces justificatives 4. L'ASAP 32

33 1. La gestion des pièces justificatives L'environnement de la dématérialisation de la chaîne comptable et financière des situations diversifiées suivant les caractéristiques de l'organisme public local le logiciel financier peut être en relation avec des logiciels «métier» (RH, inventaire, gestion des stocks, facturation..) quelles prises en compte? Interface / interopérabilité? > Conduire une démarche globale pour optimiser les chaînes de traitement > La gestion des PJ est au cœur du processus de dématérialisation. Logiciels interfacés : facturation, paye, inventaire HELIOS TDT Logiciel de Gestion Financière de la Collectivité Flux PESV2 e-signature ou Portail GP DGFIP ACK / NACK Guichet XML ATLAS Dématérialisation des PJ 33

34 1. La gestion des pièces justificatives La dématérialisation des pièces repose sur le binôme ordonnateur/comptable. La convention cadre nationale distingue deux grandes catégories de dématérialisation des PJ : 1/ Formats orientés «Données» = fichiers xml Etats de paye Frais de déplacement Factures de recette Etats de versement (aide sociale, apprentissage) Quittancement (loyer) Relevés opération carte achat Documents budgétaires... Exploitation des PJ (visualisation, tri, recherche) sous Xémelios outil gratuit de la DGFiP Format XML privilégié pour des raisons de volumétries et de stockage. Possibilité de rassembler des pièces de formats différents (XML et pdf) dans des archives électroniques pour constituer des groupes cohérents de pièces répétitives (pièces de marchés publics...). Les schémas pj xml sont disponibles sur le site xémélios.org. 34

35 1. La gestion des pièces justificatives 2/ Formats orientés «Documents» RTF (word), ODT (openoffice), TXT, TIFF-PNG-JPG pour les plans, ZIP-TAR-GTAR pour les «container» ou «archives» ensemble de documents - Délibérations et décisions, - Actes d engagement et autres pièces de passation de marchés publics, - Contrats, etc.. Émission et signature électroniques par les parties document électronique de bout en bout ; Document signé de façon manuscrite numérisation. Le format image n est pas la solution préférentielle car ne permettant pas la recherche de texte dans le document. 35

36 1. La gestion des pièces justificatives Transmission des PJ dématérialisées PJ PESV2 Etat justificatif de paye aide sociale PJ d exécution de marché PJ de passation de marché Délibérations et décisions... Bordereaux (Signature électronique du flux PES) Titres Mandats Le protocole d échange standard V2 permet de véhiculer les pièces justificatives. Les PJ sont encapsulées dans un flux PESv2 appelé PES PJ. 36

37 1. La gestion des pièces justificatives Le référentiel PJ La convention cadre nationale constitue le document de référence, accessible dans sa version à jour sur le site «collectivités.locales.gouv.fr» : - elle fixe les modalités de dématérialisation des pièces échangées entre les acteurs de la chaîne comptable et financière, - elle indique les formats de fichiers et de signature référencés. Un référentiel de dénomination des PJ (nom métier de la PJ) propre à chaque organisme public local est à définir pour permettre à l'ensemble des utilisateurs de connaître le contenu d'une PJ avant même de l'ouvrir et de faciliter l'archivage. Ce nommage est à distinguer de l'identifiant unique (identifiant technique) qui lie le mandat et la pièce. 37

38 1. La gestion des pièces justificatives Zoom sur l'envoi des pièces justificatives en environnement PESv2 Les PJ peuvent être transmises de manière simultanée avec les pièces comptables ou dans un flux PES PJ autonome. Le lien entre la pièce comptable et la PJ est constitué par «l identifiant unique». Il est possible de joindre : - une ou plusieurs PJ à l appui d un mandat ou d un titre - un dossier compressé à l appui d un mandat ou d un titre Il est possible - de faire référence à une PJ déjà transmise ou à l appui d un autre mandat ou titre sans la transporter à nouveau en rappelant l'identifiant unique - de transmettre une PJ autonome afin qu elle se raccroche à un mandat ou à un titre en instance de prise en charge, en rappelant le numéro du mandat ou du titre. Le logiciel métier doit permettre le fonctionnement des différents schémas. 38

39 La dématérialisation des pièces justificatives 1. La gestion des pièces justificatives 2. La validation des éditeurs «métier» 3. Evolution des outils de gestion des pièces justificatives 4. L'ASAP 39

40 2. La validation des éditeurs «métier» La dématérialisation des pièces justificatives sous forme de fichier XML est réalisée par l'ordonnateur en liaison avec son éditeur métier, qui doit être au préalable validé par la MDD. La procédure de validation de l'éditeur se décline en deux phases, en s'appuyant sur une collectivité pilote 1ère phase : validation du fichier XML par la MDD L'éditeur transmet par à la MDD (bureau.cl2c-demat-pj-cdg@dgfip.finances.gouv.fr) un fichier XML (limite mail fixée à 5Mo) La MDD procède à une vérification de conformité du schéma technique. Le fichier doit contenir des données métier cohérentes et servies sous la forme attendue En cas de corrections nécessaires, les échanges se font par L'accord de la MDD est donné par . 2e étape : Validation métier par le comptable (avec appui du correspondant dématérialisation des finances publiques DDFIP ou DRFIP) de la collectivité pilote du fichier XML La collectivité pilote transmet par au comptable un fichier XML dont les caractéristiques techniques auront été vérifiées lors de l'étape 1 Le comptable procède à la vérification du contenu de ce fichier au regard des contrôles métier qu'il est chargé d'effectuer. A l'issue de cette validation, la solution peut être mise en œuvre par toutes les collectivités clientes qui devront produire une pièce exploitable par le comptable et le juge des comptes. 40

41 La dématérialisation des pièces justificatives 1. La gestion des pièces justificatives 2. La validation des éditeurs «métier» 3. Evolution des outils de gestion des pièces justificatives 4. L'ASAP 41

42 3. Evolution des outils de gestion des pièces justificatives Rappel : XéMéLios, outil développé et mis à disposition par la DGFiP, permet de visualiser et d'exploiter les différentes PJ au format XML. L'application embarque des outils compagnons de : signature électronique des bordereaux avec les certificats référencés ou le certificat de la DGFiP générateur de flux PES PJ autonomes analyseur de flux PES (mêmes fonctionnalités que PESOS). 42

43 3. Evolution des outils de gestion des pièces justificatives Application XEMELIOS affichage des coordonnées bancaires au format SEPA des PJ XML ; suppression des certificats de signature obsolètes Pris V1 ; possibilité de création de PES-PJ pour des flux typés ASAP avec l'outil compagnon «générateur PES PJ» ; travaux en vue de développer une version web de l'application ; lecture des acquits générés par le guichet XML (septembre 2015) dans l'optique d'une exploitation des motifs de rejet (fichiers KO). Application PESOS > L application PESOS (PES Outil de Suivi) a pour objectif de faciliter le déploiement du PES V2 auprès des collectivités locales gérées dans Hélios et d en suivre l avancement. Elle permet pour chacune des nomenclatures comptables concernées, de procéder à des tests d échanges de flux en effectuant des contrôles automatiques des flux transmis et en restituant des comptes-rendus des contrôles mise à niveau avec les contrôles XEMELIOS pour les flux de test (2015). 43

44 3. Evolution des outils de gestion des pièces justificatives Extension de l'offre de service de la DGFIP Base d'archivage ATLAS, en 2016 Étude de l'offre d'archivage électronique des pièces comptables et justificatives par la DGFIP au profit des collectivités : travaux menés avec l'appui du Service Interministériel des Archives de France ; Développement de l'outil de recherche et de consultation (ORC) pour les juridictions financières et collectivités territoriales ; En parallèle, création d'extractions dans Hélios pour alimenter l'outil. 44

45 3. Evolution des outils de gestion des PJ Zoom sur les schémas de dématérialisation, référencés dans la convention cadre nationale : Schéma de la paye, qui permet de référencer des pièces justificatives à une fiche de paye sur la base d'un identifiant unique (décisions RH au format document / PDF) permettant de constituer une archive regroupant le flux XHL de la paye et les décisions gérer des trains de paye, utilisable également pour les fichiers volumineux. Schéma de frais de déplacement portant les éléments liquidatifs et les données de l'ordre de mission pour les collectivités disposant d'un logiciel dédié, par dérogation, pour les OPL ayant une faible volumétrie, la numérisation des états est autorisée. Des schémas sont également disponibles pour le quittancement (OPH), les états de versement (aide sociale, aide aux employeurs d'apprentis, bourses) et les documents budgétaires. Les différents schémas connaissent des évolutions pour permettre une meilleure gestion. 45

46 La dématérialisation des pièces justificatives 1. La gestion des pièces justificatives 2. La validation des éditeurs «métier» 3. Evolution des outils de gestion des pièces justificatives 4. L'ASAP 46

47 4- L'ASAP L'avis des sommes à payer dématérialisé, pourquoi Plus de 100M d'asap, un enjeu majeur de dématérialisation sur lequel la mobilisation de la DGFiP est entière À ce stade des développements, première étape franchie : ASAP concernant les recettes budgétaires des collectivités locales ; L'ASAP concernant les recettes budgétaires des établissements publics hospitaliers est à l'étude pour une proposition au plan annuel d'activité de 2016 ; Facturation intra sphère publique à intervenir dans le cadre de Chorus Portail Pro au 1er janvier 2017 (ordonnance du 26 juin 2014) impose des ajustements du PES facture de type ASAP et des développements au titre du PAA 2016 d'hélios (livraison prévue palier juillet 2016) ; La facture d'ormc est également à l'étude pour une proposition au plan annuel d'activité de

48 4- L'ASAP L'avis des sommes à payer dématérialisé, comment Réception par le comptable d'un flux dématérialisé ASAP» en provenance de la collectivité ; Traitement de manière centralisée et automatisée de l'impression, la mise sous plis et l'affranchissement des ASAP par la filière éditique de la DGFIP ; Préfiguration par le département de l'aube en 2013 ; Décision en structure nationale partenariale d'une extension de la préfiguration de l'asap. 48

49 4- L'ASAP L'avis des sommes à payer dématérialisé, la technique Schéma reposant sur le PES PJ Facture, avec un typage ASAP ; Associé à un flux PESV2 titres ; Cahier des charges mis à disposition sur collectivités.locales.gouv. 49

50 L'actualité de la dématérialisation à la Direction Générale des Collectivités Locales, par Sophie COUTOR et Thierry JOHNSON, Ministère de l'intérieur

51 L'actualité de la monétique (TIP SEPA) par Stéphanie PRUDENT, chef du bureau trésorerie, moyens de paiement et activités bancaires, Direction Générale des Finances Publiques

52 Le projet de dématérialisation des factures dans le secteur public par Emmanuel SPINAT, Directeur du Programme "Facturation Électronique 2017", Agence pour l'informatique financière de l'état (AIFE)

53 Clôture de la journée par Adèle LIEBER, sous-directrice CL2C, Direction Générale des Finances Publiques

54 Merci de votre attention