Optimisez la gestion des compétences dans votre entreprise

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1 GUIDE PRATIQUE ENTRETIEN PROFESSIONNEL Optimisez la gestion des compétences dans votre entreprise 1 ER RÉSEAU D EXPERTS POUR LA FORMATION ET L EMPLOI

2 ENTRETIEN professionnel L article 1er de l accord national interprofessionnel du 20 septembre 2003, repris dans l accord général du 5 décembre 2003, prévoit que pour lui permettre d être acteur dans son évolution professionnelle, tout salarié ayant au moins deux années d activité dans une même entreprise bénéfi cie, au minimum tous les deux ans, d un entretien professionnel réalisé par l entreprise, conformément aux dispositions d un accord de branche ou d entreprise conclu en la matière ou, à défaut, dans les conditions définies par le chef d entreprise. L entretien professionnel présente un double intérêt : Pour l entreprise, c est un outil permettant : 3 la co-construction avec les salariés de projets de formation à court et moyen termes, 3 l élaboration du plan de formation et son articulation avec d autres dispositifs (DIF ). Pour le salarié, l entretien professionnel est l occasion de formuler des demandes de formation, de faire un point d étape sur son parcours professionnel. Action cofinancée par : AGEFOS PME Lorraine 3, rue de Berlange WOIPPY Tél Fax MINISTÈRE DU TRAVAIL, DES RELATIONS SOCIALES, DE LA FAMILLE ET DE LA SOLIDARITÉ Dans le cadre de l EDEC (Engagement Développement de l'emploi et des Compétences) signé par la CGPME Lorraine. MISE EN ŒUVRE Plusieurs actions sont conseillées : Organiser la fonction Identifi er la personne qui va mener l entretien (responsable hiérarchique direct, représentant du chef d entreprise, chef d entreprise lui-même ). Préparer la personne choisie à sa fonction : formation, remise de documents techniques ad hoc ( Guide de l entretien professionnel ). Programmer l entretien Organisé en septembre-octobre, l entretien contribue à la conception du plan de formation de l année suivante, mis en œuvre en novembre-décembre ; il permet de compléter le projet de plan de formation : le calendrier des entretiens professionnels doit tenir compte des besoins de l entreprise quant à la défi nition de son plan de formation. L entretien professionnel peut être articulé avec les autres types d entretiens pratiqués par l entreprise (entretien d évaluation ). Attention toutefois d assurer la traçabilité des éléments relevant de l entretien professionnel qui, à défaut, perdrait de son utilité. Préparer l entretien Avant la date prévue pour l entretien, un certain nombre d informations doivent être réunies : historique du salarié (formation, ancienneté, postes occupés voir grille Entretien/Entreprise page ci-contre), caractéristiques de son poste actuel, offre de formation Afin que l entretien soit constructif, il est essentiel que le salarié s y prépare également. La grille Entretien/Salarié (page cicontre) doit l y aider. A lui remettre donc avant l entretien. La grille remise au salarié doit lui permettre de formaliser son itinéraire professionnel, d envisager des perspectives. Il s agit d un outil de préparation de l entretien : libre au salarié de l utiliser. Dans tous les cas, la grille doit rester sa propriété. CONTENU DE L ENTRETIEN Au cours de l entretien, peuvent être abordés : les besoins de l entreprise par rapport au poste occupé, à l évolution de l emploi et aux compétences du salarié, les projets d évolution du salarié dans le cadre de l entreprise, les projets d évolution personnels (demandes de DIF, CIF, VAE ), le principe de la mise en œuvre d actions de formation en dehors du temps de travail, la possibilité de co-construire des parcours de formation qualifi ants, etc. les demandes du salarié de consolider son employabilité en développant des compétences transversales utiles à l entreprise et à la sécurisation de son parcours professionnel. SUIVI Retracer les conclusions de l entretien est indispensable dans la perspective de la mise en œuvre des préconisations qu elles contiennent et de la préparation de l entretien suivant. Toutefois, aucune règle particulière n est imposée. L entreprise peut donc s inspirer du modèle de grille de suivi proposé ci-après. A noter par ailleurs qu il peut être utile de consolider au plan collectif les informations tirées des entretiens professionnels (voir grille Entretiens/Consolidation page ci-après), afi n par exemple de : visualiser les demandes de CIF, de DIF et de périodes de professionnalisation actuelles et à venir, pour programmer les absences et les remplacements, recenser les possibilités d articulation entre plan de formation et demandes de DIF, connaître globalement le volume des demandes de DIF dans le temps et en évaluer le coût, recenser les accords donnés par les salariés sur le principe de formations hors temps de travail Si le salarié dispose d un passeport de formation, les propositions qui lui seraient faites en matière d actions de formation lors de l entretien professionnel peuvent être, avec son accord, mentionnées dans une annexe de son passeport.

3 Grille Entretien professionnel / Salarié Ce document vous a été remis pour vous aider à préparer l entretien professionnel prévu le avec (nom/fonction) Modèle type entretien professionnel (à remplir par le salarié) Cet entretien est l occasion privilégiée de faire le point sur votre parcours professionnel dans l entreprise et d envisager les éventuelles formations nécessaires en vue, par exemple, d une évolution ou d une mobilité dans l entreprise. La grille ci-dessous doit vous permettre de retracer votre itinéraire professionnel, de prendre conscience de ce que vous avez réalisé et de ce que vous savez faire. Vous remplissez cette grille pour vous-même : il ne vous sera pas demandé de la remettre à votre interlocuteur. mon histoire professionnelle Entreprise / service Emplois occupés (en commençant par le plus ancien) Savoir-faire utilisé Réalisations marquantes Formations suivies dans mon emploi actuel Evolutions constatées (tâches supprimées, ajoutées, Savoir-faire utilisé Réalisations marquantes Formations suivies nouveaux outils, responsabilités nouvelles ) Compétences complémentaires favorisant une continuité d emploi Savoir-faire complémentaires à la technique : savoir s organiser, s informer, etc. (voir exemples en annexe) Réalisations marquantes Comment j ai acquis ces savoir-faire (sur le tas, en participant à un projet, avec une formation, etc.) ma motivation, mes souhaits Ce que j aime faire Ce que j aimerais faire (mon projet professionnel) Les formations que je souhaiterais suivre

4 Modèle type entretien professionnel (à remplir par le chef d entreprise) Grille Entretien professionnel / Entreprise Les parties 1, 2, 3 et 4 de cette grille permettent de préparer l entretien professionnel. Elles doivent être renseignées et mises à jour avant chaque entretien. La partie 5 est réservée aux résultats des entretiens professionnels précédemment conduits. Elle doit être remplie en 2 temps : "à chaud", après chaque entretien, en ce qui concerne les préconisations et décisions prises à cette occasion. Ultérieurement, pour consigner les suites concrètes qui y ont été données (formations suivies ou programmées, changement de poste ). Cette partie doit servir de base à l entretien professionnel à venir. Nom Prénom Date de naissance Date d entrée dans l entreprise identification du salarié Poste occupé Classification (convention collective) Qualification Niveau de formation historique des emplois occupés dans l entreprise Objectifs Dénomination par rapport au poste ou aux missions des emplois Principales tâches effectuées Période (mois/année) Formations suivies (préciser les principales caractéristiques : intitulé, période, durée, diplôme obtenu ) compétences favorisant l adaptation et le changement Savoir-faire et attitudes complémentaires à la technique : entretenir sa curiosité professionnelle, accepter d être tuteur, etc. (voir exemples en annexe) Objectifs par rapport au poste ou aux missions Compétences à développer pour favoriser l adaptation et le changement Formations ou actions nécessaires évolution prévisible de l emploi actuel Modifications éventuelles prévisibles Objectifs par rapport au poste ou aux missions Ecarts avec les compétences actuelles Formations ou actions nécessaires (tutorat, formation, action de professionnalisation, etc.) entretiens professionnels Dates / responsables de l entretien Conclusions / préconisations / décisions de formation Objectifs par rapport au poste ou aux missions Suites données (ex. : formations suivies, changement d emploi, de classification ) / date

5 Modèle type entretien professionnel : grille d entretien professionnel / consolidation Salariés Salarié 1 Salarié 2 Poste actuel Date entretien TOTAL Projet plan de formation (1) BC/VAE (2) (à préciser) Période de Professionnalisation (3) (à préciser) DIF (4) (à préciser) Formations et actions nécessaires Autres actions favorisant l adaptation et le changement Observations (formulation par le salarié de projets pour les années à venir, par exemple utilisation du DIF dans 2 ans ) (1) Plan de formation : à préciser si hors temps de travail. (2) Bilan de Compétence / Valorisation des Acquis de l Expérience. (3) Période de professionnalisation : à préciser si hors temps de travail. (4) Droit Individuel à la Formation : à préciser si dépassement de l horaire de travail.

6 annexe à utiliser par le salarié et le chef d entreprise comme une aide à remplir la partie Compétences complémentaires favorisant une continuité d emploi et la partie Compétences favorisant l adaptation et le changement. Partie savoir-faire complémentaires à la technique Cette partie porte sur les savoir-faire, capacités, compétences du salarié qui complètent la partie technique et métier et qui favorisent l adaptation et le changement dans la vie professionnelle. C est à vous de définir les actions concrètes réalisées qui illustrent la maîtrise d un savoir-faire/capacité/compétence en vous inspirant des exemples donnés. 1 Compétences Transversales générales G.1 - assurer des responsabilités n Définir et faire observer des consignes de travail. n Rendre compte de son activité au supérieur hiérarchique. n Prendre des initiatives dans son domaine d activité. G.2 - organiser le travail n Etablir des priorités dans les actions à réaliser. n Préparer le travail ou les missions à réaliser. n Planifier les différentes opérations de production. G.3 - assurer une relation avec les clients n Présenter une bonne image de l entreprise aux clients. n Ecouter et prendre en charge les demandes des clients. n Enregistrer et traiter les réclamations clients. G.4 - Former des personnels n Former les nouveaux arrivants aux tâches techniques à réaliser. n Former des jeunes aux métiers de l entreprise. G.5 - développer, gérer et maîtriser l information professionnelle dans son activité n Rechercher l information utile à l entreprise. n Utiliser l informatique pour mettre en forme l information. n Utiliser l Internet pour la recherche d informations. G.6 - manager et animer un collectif de travail n Convaincre les autres en développant le dialogue. n Assurer la responsabilité d une équipe de travail. n Faire adhérer une équipe à un programme de travail. G.7 - Entretenir/développer des relations professionnelles internes/externes à l entreprise n Créer un climat de confiance avec le supérieur hiérarchique. n Assurer de bonnes relations de travail avec ses collègues. n Développer des relations professionnelles avec l extérieur. G.8 - mettre en place sa propre activité n Préparer le montage administratif de création d activité. n Gérer les finances, suivi budgétaire, trésorerie. n Se former à la gestion d activité. 2 Compétences Transversales d apprentissage A.1 - assurer son autoformation dans différentes situations d apprentissage n Interroger des collègues ou d anciens collègues. n Rechercher des informations professionnelles sur Internet. n Se former sur le tas en situation de travail. A.2 - Entretenir sa curiosité et sa motivation pour apprendre dans le champ professionnel n Lire les documents disponibles sur l activité de l entreprise. n Proposer de participer à de nouvelles activités. n Acquérir des compétences pour changer d activité. A.3 - accéder à une formation professionnelle complémentaire et/ou à un niveau supérieur n Rechercher l information sur les possibilités de formation. n Rechercher et obtenir un financement pour une formation. n Utiliser un CIF pour accéder à une formation supérieure. A.4 - utiliser des méthodes diversifiées pour acquérir de nouvelles compétences n Observer et poser des questions à l entourage professionnel. n Capitaliser des façons de faire en prenant des notes. n Etre à l écoute des autres, analyser, comprendre. A.5 - utiliser la formation continue en entreprise pour progresser dans son activité professionnelle n S informer des contenus du plan de formation de l entreprise. n Participer aux formations d adaptation de l entreprise. n Exprimer ses besoins de formation et de compétences. 3 Compétences Transversales de mobilité M.1 - Développer un réseau relationnel professionnel et général n Entretenir des contacts avec des professionnels de son secteur d activité. n Participer à des évènements sportifs et culturels. M.2 - mettre en valeur son professionnalisme n Faire reconnaitre la qualité de son travail dans l entreprise. n Ajouter à son CV les nouvelles compétences acquises. n Effectuer un bilan de compétences et le traduire dans son CV. M.3 - Rechercher et intégrer un emploi dans une nouvelle région n Intégrer la mobilité géographique pour trouver un emploi. n Changer de région pour trouver un emploi intéressant. n Se renseigner sur les aides au déménagement. M.4 - Se tenir informé sur son environnement économique, professionnel et social n S informer sur l actualité générale, économique, sociale, technique de sa région et de la périphérie. n Observer l évolution de son métier et de son activité. M.5 - anticiper sa recherche d emploi n Se rendre disponible pour des contacts professionnels. n Identifier les entreprises qui peuvent vous intéresser. n Se fixer des objectifs de progression professionnels. M.6 - assurer des missions nécessitant une mobilité géographique n Réaliser des missions extérieures au lieu de travail habituel à la demande du responsable. n Se rendre à des formations nécessitant des déplacements. Agefos PME Lorraine - 3, rue de Berlange WOIPPY - Tél Fax lorraine@agefos-pme.com -