Rappel : dates limites. 04 octobre. 01 novembre. 18 novembre. 20 novembre. au novembre

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2 Rappel : dates limites 04 octobre Le texte de présentation de votre entreprise ainsi que de vos produits et services (maximum 150 mots) doit être envoyé à operation@milieuxdoc.ca Date limite pour fournir le contenu nécessaire pour le service de signalisation dynamique Date limite pour afficher les contenus des ateliers (titre, résumé, noms et fonctions des présentateurs) dans le programme officiel et le programme de poche Date limite pour l envoi du matériel publicitaire (format pdf) pour la publication dans le programme officiel et le programme de poche 01 novembre 01 novembre 2 6 au novembre 18 novembre Confirmation des besoins de votre stand (mobilier de base, accès à une prise électrique) Date limite pour l inscription du personnel exposant par courriel à operation@milieuxdoc.ca Envoi des sacs des congressistes, des insertions et des objets promotionnels Montage des stands de 10h à 16h30 18 au 20 novembre Congrès des milieux documentaires du Québec Démontage des stands de 15h30 à 17h30 20 novembre Photo: Setphan Poulin MANUEL DES EXPOSANTS 2

3 Coordonnées Location d espace Inscription des partenaires et des exposants Répertoire des partenaires et des exposants Offre de commandites DIRECTION DE L EXPOSITION Congrès des milieux documentaires du Québec Secrétariat- ASTED 2065, rue Parthenais, bureau 387 Montréal, Québec H2K 3T1 CONTACT : Clélia Dangué Coordonnatrice aux commandites et événements Tél : Télec. : operation@milieuxdoc.ca Nettoyage des stands Électricité Sécurité Services de télécommunications PALAIS DES CONGRÈS DE MONTRÉAL Livraison et camions : 163, rue Saint-Antoine Ouest Montréal, QC H2Z 1X8 Entrée principale des visiteurs : 201, avenue Viger Ouest Montréal, QC H2Z 1X7 Administration : 159, rue Saint-Antoine Ouest Montréal, QC H2Z 1X8 Stationnement : 1025, rue Chéneville (angle Viger) ou stationnement du Quartier international, 249, rue Saint-Antoine Ouest (entre De Bleury et Saint-Urbain) Tél : Sans frais : Télec. : infotechno@congresmtl.com MANUEL DES EXPOSANTS 3

4 Coordonnées Location d équipement audio-visuel incluant l éclairage et les services de techniciens Location d équipement informatique et des services de techniciens AUDIOVISUEL ET INFORMATIQUE FREEMAN AUDIOVISUEL 2056, 32e Avenue Montréal (Lachine), QC H8T 3H7 Personne ressource : Johnny Buteau johnny.buteau@freemanco.com Tél. : , poste 304 Téléc. : Courtage en douane COURTIER EN DOUANE Mendelssohn Event Logics 276, rue Saint-Jacques, bureau 818 Montréal, QC H2Y 2G4 Personne-ressource : Diane Labbé-Deegan dlabbe@mend.com Tél. : , poste 23 Sans frais : Téléc. : Décorateur officiel Manutention Location de mobilier Entreposage Main-d œuvre Enseignes Location de plantes et fleurs Livraison Expédition DÉCORATEUR ET TRANSPORTEUR OFFICIEL GES/Clarkson Conway 800, rue De La Gauchetière Ouest, bureau 1165 Montréal, QC H5A 1K6 Personne-ressource : Ghislain Boucher Tél. : , poste 19 Téléc. : gboucher@ges.com MANUEL DES EXPOSANTS 4

5 Procédures INSCRIPTION DU PERSONNEL EXPOSANT Les exposants doivent prévoir au minimum une personne au stand en tout temps à partir d au moins 15 minutes avant l ouverture de l exposition, et ce, jusqu à la fermeture. Les exposants ainsi que leur personnel doivent se présenter en personne au comptoir d inscription du personnel pour recevoir leur porte-nom (badge d identification). Ce dernier doit être porté en tout temps et donne accès à la salle d exposition. Pour inscrire votre personnel, veuillez envoyer un courriel, au plus tard le 1 er novembre 2015, à Mme Clélia Dangué : operation@milieuxdoc.ca. RÈGLEMENT SUR LA PRÉVENTION DES INCENDIES Les exposants doivent se conformer aux règlements de prévention des incendies du Palais des congrès. Le guide est disponible sur le portail des commandes sous la rubrique «mes documents à consulter» ments/10180/80396/3115/cb8172d0-2a05-4c5d e5c933 ENTREPOSAGE L entreposage de boîtes et de caissons à l intérieur des stands n est pas permis durant l exposition. GES/Clarkson Conway entreposera toutes les boîtes et les caissons vides pour la durée de l exposition et vous les retournera au moment du démontage. Des autocollants seront disponibles au comptoir de GES/Clarkson Conway. L entreposage de matériaux combustibles derrière et entre les stands est interdit. LIVRAISON Entreposage pour livraison avant l événement : La Direction de l exposition ainsi que le Palais des congrès de Montréal n accepteront pas de livraison avant le 18 novembre 2015 veuillez prendre les dispositions voulues avec Mendelssohn Event Logistics. Livraison de matériel au montage (le mercredi 18 novembre de 9 heures à 16h30 heures) : Les exposants qui ne requièrent pas les services du transporteur GES/ Clarkson Conwayofficiel doivent envoyer leur matériel à l adresse suivante : NOM DE L EXPOSANT Numéro du stand : # Congrès des milieux documentaires 2015 (18 au 20 novembre 2015) Palais des congrès de Montréal Quai de chargement Salle d exposition 517CD, niveau 5 163, rue Saint-Antoine Ouest, Montréal, QC, Canada H2Z 1X8 Les exposants doivent prévoir du personnel sur place, car la Direction de l exposition ne pourra être tenue responsable pour tout matériel volé ou endommagé. GES/Clarkson Conway est le seul manutentionnaire autorisé dans la salle d exposition. Son personnel recevra toutes les expéditions, qu elles soient livrées par courrier en douane et transporteur officiel ou envoyées directement à la salle d exposition. La manutention comprend la réception du matériel d exposition, la livraison à l espace désigné, le transport et l entreposage des caissons et des boîtes vides, le retour de ceux-ci au stand de l exposant à la fin de l événement et la livraison du matériel au quai de chargement aux fins de cueillette par l entreprise de transport engagée par l exposant. Veuillez utiliser le bon de commande disponible. Les exposants qui utilisent un camion ou un autre véhicule pour transporter leur matériel bénéficieront d un temps de stationnement limité (15 minutes) au quai de déchargement. Le Palais des congrès de Montréal se réserve le droit de faire remorquer les véhicules qui ne respecteront pas la période allouée. INSTALLATION ET MONTAGE Le montage de tous les stands doit être terminé à 16 h 30, le mercredi 18 novembre La Direction effectuera une inspection officielle à ce moment. Si l espace loué est toujours inoccupé au moment de l inspection officielle, la Direction de l exposition peut le louer ou l utiliser à sa discrétion, sans obligation envers l exposant ni remboursement. DÉSINTALLATION ET DÉMONTAGE Les exposants peuvent commencer à emballer leur matériel et leurs fournitures à la fermeture de l exposition le vendredi 20 novembre 2015 à 15 h 30. Il est strictement interdit de commencer le démontage avant ce moment. Aucun matériel sur chariot ou autre appareil de transport ne peut être sorti par les aires communes et publiques du Palais des congrès de Montréal. Seul le matériel transporté dans les bras peut être apporté par l exposant aux ascenseurs. Veuillez noter qu aucun chariot ne sera admis dans la salle avant 16 h 00. C est à cette heure que les caissons et les boîtes vides pourront être rapportés aux stands. Une fois le matériel de l exposant apporté au quai de déchargement, le transporteur pourra procéder au chargement en fonction de la place disponible. Le démontage devra se terminer au plus tard à 17 h 30 le vendredi 20 novembre À compter de ce moment, une pénalité de 500 $ l heure sera imposée, et la Direction pourra, de son propre chef, prendre les mesures nécessaires pour faire libérer l emplacement loué, et l exposant en assumera tous les coûts et les risques. MANUEL DES EXPOSANTS 5

6 Règlements SOLLICITATION ET ACTIVITÉS PROMOTIONNELLES La distribution d échantillons, de souvenirs et de matériel promotionnel ainsi que la sollicitation commerciale ne doit se faire qu à l intérieur des limites du stand de l exposant. POLITIQUE DE PAIEMENT versement d un acompte de 30% à la signature de l entente versement du solde (70%) dû au plus tard le 8 novembre 2015 pour toute entente signée après le 8 novembre 2015 versement de la totalité du paiement (100%) POLITIQUE D ANNULATION Les avis d annulation doivent être signifiés par écrit à operation@milieuxdoc.ca : en tout temps, 15% seront déduits du montant versé après le 8 novembre 2015 aucun remboursement ASSURANCE RESPONSABILLITÉ La Direction de l exposition, le Palais des congrès de Montréal, leurs employés ou représentants ou tout membre de l organisation du Congrès des milieux documentaires 2015 ne seront retenus responsables ni des accidents, ni des blessures aux personnes se trouvant dans l espace réservé à chaque exposant, ni des pertes, ni des dommages aux produits ou stands, attribuables au feu, au vol ou à toute autre cause. L exposant reconnaît les entités décrites ci-dessus comme étant non responsables et les exempte de toute réclamation résultant de quelque cause que ce soit. Ce faisant, l exposant s assure de posséder une couverture d assurance contre toute perte ou dommage aux biens, blessures personnelles et décès, de même que toute MANUEL DES EXPOSANTS 6