I Généralités : Elle fait suite à la commande

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1 Page 1/6 Elle fait suite à la commande I Généralités : Papier à en-tête du fournisseur devant comporter : - la raison sociale + adresse - le numéro SIREN ou SIRET ou registre du commerce ou répertoire des métiers - le compte bancaire ou postal (à défaut joindre un RIB ou RIP) La facture doit impérativement être établie à l ordre du CNRS + intitulé du laboratoire La facture doit être datée (déchéance quadriennale) Indication du bon de commande, du contrat de service ou du marché public Désignation claire et détaillée des fournitures ou services : quantité, prix unitaire, nombre d heure, taux horaire Indication des prix publics, taux de remises et prix remisés prévus aux marchés. S il y a une remise complémentaire, elle doit être distincte de la remise marché. Comme pour la commande : 1 facture par marché et s il y a des produits hors marché, une facture hors marché distincte de la facture avec marché. Indication des montants HT - TVA TTC Les rectifications, surcharges et ratures doivent être approuvées par le fournisseur Veiller à ne pas endommager la facture par des procédés de type «blanco» ou des surcharges de cachets Les factures manuscrites doivent être arrêtées en toutes lettres et signées du fournisseur Les factures PROFORMA sont acceptées lorsque le fournisseur est domicilié à l étranger Les «copies certifiées conformes à l original» doivent être exceptionnelles

2 Page 2/6 II Mentions supplémentaires : FACTURES ETRANGERES : Toute facture étrangère doit indiquer : - la devise précise dans laquelle le paiement doit être effectué - les coordonnées bancaires précises du fournisseur (nom et adresse de la banque et N de compte) FACTURE D UN PAYS DE L UNION EUROPEENNE : Chaque facture doit comporter également : - le numéro de TVA intracommunautaire CNRS : FR ET - le numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur (ex : GB.., DE, etc) TVA : Si la facture n est pas assujettie à la TVA, elle doit avoir la mention «EXONEREE de TVA» III Le rôle du laboratoire: S assurer que la facture est bien produite en ORIGINAL et au nom du C.N.R.S. Apposer la date d arrivée de la facture dans l Unité (voir modèle de tampon en annexe 2) Certifier le service fait : Le «service fait» correspond à la réalisation de la prestation (exemple : livraison du produit, réparation d un matériel) par le fournisseur conformément à la commande. Certifier le service fait consiste à le dater et à le signer par la personne habilitée : délégataire de signature. (voir modèle de tampon en annexe 2) Vérifier la facture. Exemples : - vérification des quantités et prix facturés (avec le devis,.) - vérification de la bonne application des marchés par le fournisseur (tarifs, taux de remise, numéro de marché, ) - Indiquer le numéro d inventaire s il s agit d un équipement (valeur Unitaire >= 800,00 H.T.) Suivant la nature et la spécificité de la dépense, joindre les pièces justificatives nécessaires au paiement (détail annexe I) L adresser dans les plus brefs délais au service financier de la délégation accompagné du bon de commande et des autres pièces justificatives, le tout en double exemplaire.

3 Page 3/6!" " " # " IMPORTANT

4 Page 4/6 ANNEXE 1 Dans le cadre des marchés à l article 76 bis : 1 copie du bon de commande 2 affichage RTM :! 3 la RECA : bordereau de remise en compétition signé ET toutes les offres des fournisseurs ayant répondu à la demande. ou 4 CA de dérogation à la RECA si absence de remise en compétition Dans le cadre des marchés à l article : 1 copie du bon de commande 2 affichage RTM 3 devis du fournisseur le cas échéant Dans le cadre d un achat hors marché : CA d achat hors marché : dans le cas où le produit ou le service est couvert par un marché. Facture d équipement : Est considéré comme équipement, tout matériel dont le coût unitaire est >= 800,00 H.T. et non consommable. 1- joindre la copie du bon de commande 2- joindre le devis du fournisseur 3- indiquer le N d inventaire du laboratoire sur la facture Frais de réception ou de bouche : - Attestation de frais de réception (cf modèle) - La T.V.A. doit être dégagée sur la facture pour récupération de T.V.A. Facture d une association : - joindre une copie des statuts de l association - si l objet de la facture est l adhésion à l association : joindre un certificat justifiant le(s) motif(s) (liés à la recherche) de cette adhésion. Facture non détaillée : Fournir un devis ou un bon d intervention.

5 Page 5/6 Entretien ou réparation exceptionnel(le ) d un matériel : 1 - Matériel acquis par le CNRS : indiquer le numéro d inventaire du matériel sur la facture 2 - Matériel acquis par un autre organisme : établir une attestation certifiant l utilisation du matériel par les agents du C.N.R.S Facture de transport (Havas Voyages), inscription, hôtel : Joindre les copies des ordres de missions correspondants. Ils doivent établir le lien avec la facture (prise en charge) Facture d impression et/ou de reproduction (exemples : cartes de visite, papier à en-tête, brochures du laboratoire, ) : Joindre un exemplaire de la reproduction Facture de dédouanement : Joindre la copie de la facture d achat du matériel dédouané. Dépenses régulières et répétitives (exemples : locations, maintenances, surveillances, garanties, entretiens périodiques de matériels, ) Contacter la délégation : un contrat de service doit être établi sur proposition du fournisseur. Téléphonie mobile : Nous envoyer le contrat pour signature Demande de remboursement à l agent : Un agent du laboratoire peut exceptionnellement faire un achat direct pour le laboratoire et en demander le remboursement par le CNRS. Pour cela : 1 - saisir une commande au nom de l agent dans XLAB 2 - remplir la demande de remboursement et la signer par l agent (cf modèle) 3 - la partie «Certificat administratif» est à remplir et à signer par la personne du laboratoire qui a délégation de signature 4 - joindre la facture acquittée ou le reçu de la dépense 5 - selon le type de dépense, joindre les pièces précédemment citées 6 - joindre le RIB de l agent 7 - saisir la facture (au nom de l agent) normalement dans XLAB pour transmission à la délégation

6 Page 6/6 ANNEXE 2 Réception de facture ou de document : "# $%&%''% ""56-- $%&%''% /7 28"9:$$ Attestation du «Service Fait» : ( ) * +, -#... /# #... Signature du directeur ayant délégation de signature Indiquer la date de livraison du matériel et/ou du service fait - rayer les mentions inutiles et/ou - préciser le N d inventaire du matériel s il s agit d un matériel >= à 800,00 U.H.T. Certificat d achat hors marché Dérogation à la RECA Attestation de frais de réception Ci-joints Demande de remboursement à l agent