Notice 4 Module Gestion Personnel. Version du 11/11/2014

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1 Notice 4 Module Gestion Personnel Version du 11/11/2014

2 La Gestion des Ressources Humaines Ce module permet de gérer les compétences du personnel, les autorités et les responsabilités. DRH Gestion des demandes d emploi et des demandes de stage Gestion des plans de formation Gestion des postes de travail Gestion des dossiers du personnel 2

3 Organisation des fichiers de la partie DRH Les 4 éléments de cette partie de la palette sont reliés les uns aux autres. DRH La candidature à un poste ou à un stage provoque la création d un dossier personnel. 2 Chaque agent possède un ou plusieurs postes dans consultables depuis le dossier personnel 3 Chaque agent va faire des suivre des formations continues consultables depuis le dossier personnel 3

4 Gestion du Dossier Personnel Dématérialisé Le dossier personnel de chaque agent est géré informatiquement, il regroupe tous les éléments concernant les personnes. Les fiches du personnel se présentent de la manière suivante: Personnels Genre de l agent Prénom de l agent Statut actuel de l agent de l agent Activités * supplémentaires Grade de l agent Activités supplémentaires Signataire COFRAC Correspondant Hygiène et Sécurité Correspondant qualité Secouriste Nom de l agent Statut de l agent Pourcentage de temps travaillé Catégorie de l agent Autorisation En dehors des responsables des ressources humaines autorisés, normalement, le personnel n a pas l autorisation de «voir» le fichier personnel - cf. ci-dessous Cependant, contrairement à tous les autres boutons de la palette, le bouton personnel est accessible, permettant l agent de consulter son dossier personnel et uniquement celui-ci. Chaque agent a donc la possibilité de consulter son propre dossier. 4

5 Gestion du Dossier Personnel Dématérialisé Le formulaire de saisie d un agent possède 10 onglets permettant de gérer le dossier personnel (certains onglets sont optionnels). Pour des raisons de confidentialité, la saisie des éléments constitutifs des dossiers est effectuée par un agent autorisé (cf. profil GRH). Personnels Remarques : Renseignements généraux sur l agent Formation I n i t i a l e - Diplômes P a r c o u r s professionnel avant l arrivée P o s t e s affectés à l agent L i s t e d e s formations effectuées par l agent A c t i o n s amélioration placées sous la responsabilité de l agent Engagement de confidentialité et r é g l a g e d e s a u t o r i s a t i o n s dans la base Option Fonction Publique - L i s t e d e s Eils que l agent a réalisés Lien sur un tableau de gestion des congés Pour accéder à la base de d o n n é e s, i l f a u t absolument qu un agent possède un dossier personnel. Saisir pour chaque onglet les renseignements sur le nouvel agent 5

6 Personnels S é l e c t i o n n e r l activité de l agent Dossier Personnel - Onglet 1 - Etat Civil Cet onglet permet de gérer les informations principales de l agent Si la personne à un matricule ou une référence interne propre à l organisme? C h o i s i r o u modifier le statut L accès au bouton est autoriser aux membres de l encadrement. Liste des enfants de l agent - ajouter ou modifier par double clic Pour localiser la photo d identité (format image) de l agent et la faire apparaître dans la fiche au moment du chargement de la fiche. 6

7 Dossier Personnel Formation Initiale Cet onglet permet de gérer les diplômes et les habilitations qualité, sécurité de l agent Personnels Remarques : L ensemble des agents habilités en auditeurs internes sont utilisés dans la gestion des audits. Cocher les éléments correspondants aux qualifications de l agent Liste des Diplômes de l agent - ajouter o u m o d i f i e r p a r double clic G e s t i o n d e s auditeurs internes - Date d habilitation et Niveau - Permet de gérer l a l i s t e d e s Correspondants Qualité 7 Permet de gérer la liste des signataires Cofrac Permet de définir la liste des r e s p o n s a b l e s ( c e u x susceptibles d avoir une responsabilité qcq dans la base) -

8 Dossier Personnel Antécédents Cet onglet permet de gérer les emplois occupés par l agent avant son arrivée dans l organisme - Ceci permet de justifier la compétence ou les responsabilités confiées Personnels Liste des Emplois occupés par l agent avant d arriver dans l organisme permettant de justifier un poste ou des responsabilités confiés - ajouter ou modifier par double clic 8

9 Dossier Personnel Affectations (postes de travail) Cet onglet permet de gérer le(s) poste(s) de travail confié(s) à l agent et des autorisations logistiques (permet de suivre l agent dans l organisme). Personnels Saisie d un nouveau poste L ajout ou la modification d un poste se fait directement de la fiche personnelle de l agent en double-cliquant sur une ligne disponible. Chaque fiche est en relation avec le fichier des postes de travail. 9

10 Dossier Personnel Formation continue Cet onglet permet de regrouper les formations réalisées par l agent après son arrivée dans l organisme - Personnels Remarque Pas de saisie possible d une formation, juste v i s u a l i s a t i o n d e s formations réalisées. Chaque fiche est en relation avec le fichier formations (c est dans ce fichier que sont enregistrées les fiches de formation). 10

11 Dossier Personnel Confidentialité Cet onglet permet de gérer l accès à la base de données et l engagement de confidentialité Code Utilisateur permettant l accès à la base Mot de Passe attribué par l administrateur et modifiable par l agent Fin d accès quand l agent quitte définitivement l organisme -> indiquer la date pour fermer le poste et interdire l accès. de l agent, permettant de recevoir des messages et des relances issus de la base Personnels Remarques : Pour accéder à la base de données, l agent doit posséder absolument un poste (code utilisateur +Mot de Passe). Si coché, permet à l agent, membre de l encadrement de consulter les comptes rendus confidentiels de réunions de direction..de localiser la photo du personnel..etc... Zone de texte 4D write - Possibilité d y lier un modèle de fiche de confidentialité 11

12 Dossier Personnel Actions Cet onglet permet de regrouper les actions (curatives, correctives, préventives) placées sous la responsabilité (respp. pprise en charge) de l agent (réalisées ou en cours) - Personnels Remarque Pas de saisie possible d une action, juste visualisation des actions prises en charge par l agent. Chaque fiche est en relation avec le fichier amélioration continue (cf. notice management qualité). 12

13 Dossier Personnel Carrière (fonction publique uniquement) Cet onglet permet de gérer très succinctement le grade d un agent Personnels Choisir le statut Choisir le Grade Choisir une classe Choisir une catégorie 13

14 Dossier Personnel Maintien Habilitation Cet onglet spécial laboratoire, permet d assurer la compétence de l agent à travers sa participation à des essais d intercomparaison. Personnels Remarque Pas de saisie possible d un Eila, juste une visualisation des différents Eila réalisés ou validés par l agent. Chaque fiche est en relation avec le fichier Eil de la base de données. 14

15 Dossier Personnel Absences Cet onglet permet de gérer très succinctement de faire le lien avec une fiche de gestion des absences et des congés - Localisation du chemin d accès à la fiche de congés accessible uniquement au gestionnaire GRH Personnels 15

16 Gestion des Postes de travail - (Affectations) - Les agents peuvent occuper un ou plusieurs poste(s) dans l organisme. Tous ces postes sont regroupés dans le fichier Postes, et se présentent de la façon suivante: Postes Numéro de fiche de poste généré automatiquement Intitulé du poste Date de prise de fonction Statut actuel du poste Profil utilisateur correspondant au poste Les postes sont consultables à partir du dossier personnel de l agent (icône Personnels) - La création se fait également au niveau de l (onglet 4 Affectations). Nom et prénom de l agent Unité, secteur, section d affectation Date de fermeture du poste Proportion du temps à ce poste Matrice de compétence associée au poste L ensemble des postes occupés par un agent sont regroupés dans son dossier personnel (cf. onglet affectation). 16

17 Création d un Poste de travail Un agent actif, doit posséder au moins un poste de travail ouvert, pour pouvoir accéder à la base. Choisir un Type de Poste - POSTES Choisir l entité administrative du poste auquel sera affecté l agent. Profil d utilisation de la base (autorisations accès) Permet de choisir un statut de poste Date à compléter quand le poste est ouvert. Permet de visualiser la matrice de compétences Date à compléter quand le poste est fermé définitivement. Permet de gérer les r e v u e s d e s compétences, lors d e s e n t r e t i e n s d évaluation. 17 Permet de visualiser la fiche de risque liée au poste de travail Temps affecté au poste en % Permet de visualiser la fiche de recrutement pour le poste de travail. Si coché, autorisation donné à l agent de consulter les champs historisation permettant de suivre les modifications des champs sensibles de chaque fiche de l a b a s e. L e c h a m p s d historisation est dans un onglet qui est masqué et n est accessible que par le bouton

18 Poste de travail - Onglet 1 - Entretien évaluation Revue des compétences Pour ajouter une nouvelle fiche de r e v u e d e s compétences L i s t e d e s r e v u e s effectuées. POSTES Accès aux détails de la fiche de r e v u e d e s compétences Traçabilité du responsable hiérarchique ayant conduit la revue des compétences Suggestion : Les revues des compétences peuvent être e f f e c t u é e s l o r s d e s e n t r e t i e n s a n n u e l s d évaluation. Avis sur le maintien avec choix dans une énumération Formalisation des objectifs de l année n+1 pour la personne évaluée Eléments de traçabilité ayant p e r m i s l établissement de l avis 18 Chemin d accès aux éléments données externes

19 Poste de travail - Onglet 1 - Matrices compétences Un agent actif, doit posséder au moins un poste de travail ouvert, pour pouvoir accéder à la base. Le chemin de localisation du fichier externe est automatiquement enregistré Enregistrement automatique des consultations de la fiche de poste Utilisation d un modèle de fiche de poste En cliquant sur le bouton on obtient la matrice désirée Choisir le chemin d accès à la matrice de compétences dans les répertoires 19 19

20 Poste de travail - Onglet 2 - Fiche de Risques - POSTES Permet de localiser sur le réseau la fiche de risques liés au poste. Choisir le chemin d accès à la matrice de compétences dans les répertoires En cliquant sur le bouton on obtient la fiche de risque Poste de travail - Onglet 3 - Fiche de Recrutement - Permet de localiser sur le réseau la fiche de poste ou de recrutement Choisir le chemin d accès à la fiche de poste dans les répertoires En cliquant sur le bouton on obtient la fiche de poste

21 Présentation Ce fichier permet de gérer de façon simple les formations demandées et suivies par les agents. Il se présente de la façon suivante : Formations Numéro de formation généré automatiquement Année de la formation Compétence ou connaissance Titre de la formation Organisateur de la formation Statut actuel de la formation Date évaluation Nom du candidat à la formation Type de formation Formation interne ou externe Date prévue de début de formation Formation terminée Evaluation effectuée Application de la formation Saisie d une nouvelle formation Pour entrer une nouvelle formation, cliquer sur la bouton création. dans la liste des formations et confirmer sa 21

22 Le Formulaire de saisie pour enregistrer toutes les données d une fiche de formation possède 4 onglets permettant de gérer la formation de l expression de la demande, jusqu à son évaluation. Onglet 1 - Gestion de la demande. Formations Remarques Pour enregistrer une formation identique pour plusieurs agents, il est possible de dupliquer la fiche de saisie en cliquant sur le bouton Ce bouton est utilisable à deux endroits différents: Résultats de la formation: peut donner lieu à une habilitation de l agent au niveau de la liste des fiches au niveau de la fiche de saisie de la formation Evaluation de la formation par le stagiaire et par l encadrement (efficacité de cette formation sur le travail effectué par la suite) Données sur la formation et l inscription de l agent Indication sur l objectif de la formation, la priorité et la décision de la direction sur cette demande 22

23 Fiche de Formation - Onglet 1 - Gestion de la demande. Formations Définir le type de formation à travers les énumérations proposées Remarques La formation peut être complètement gérée dans la base de données - Toutes les demandes peuvent être enregistrées et arbitrées directement sur la fiche - Commentaires et remarques libres Arbitrage de la Direction vis à vis de la demande formulée Justification de la réponse de la Direction Objectif de la formation - Pourquoi le demandeur souhaite cette formation 23

24 Fiche de Formation - Onglet 2 - Gestion de l inscription - Définir le type de formation à travers les énumérations proposées Si la formation est faite par un organisme externe ou si elle est réalisée directement en interne. Le chemin de localisation d un fichier externe concernant la formation est automatiquement enregistré (inscription, plan,...)p Formations Références à l organisme et au responsable de la formation Commentaires et remarques libres Gestion de l inscription et de l interface avec la DRH / Agent / 24

25 Fiche de Formation - Onglet 3 - Réalisation et Evaluation - Formations Au retour de formation enregistrer les dates de réalisation Evaluation de la formation à chaud par le stagiaire (par l intermédiaire de la fiche d évaluation ou directement) L o r s q u e l attestation de formation est délivrée, mettre à jour la boite à c o c h e r, éventuellement localiser le fichier, lorsqu elle est dématérilaisée C o m m e n t a i r e s libres du stagiaire Après un certain laps de temps (permettant sa mise en application) l efficacité de la formation est évaluée par les responsables. La formation peut faire l objet d un compte rendu (il peut être localisé et lié à la fiche) ou d une restitution auprès de collègues (elle peut être tracée. Evaluation globale de la mise en application 25

26 Fiche de Formation - Onglet 4 - Habilitation - Permet d éditer une fiche d habilitation Avis du responsable de la formation/habilitation Saisir la date de l habilitation Formations Remarques Pour enregistrer une formation identique pour plusieurs agents, il est possible de dupliquer la fiche de saisie en cliquant sur le bouton S a i s i r l a l i s t e d e s documents utilisés lors de la formation / habilitation Saisir la Liste des épreuves réalisées pour obtenir l habilitation Ce bouton est utilisable à deux endroits différents: au niveau de la liste des fiches au niveau de la fiche de saisie de la formation 26

27 Impression Fiche de Formation Habilitation Pour imprimer la fiche d habilitation (pour visa de la personne habilitée et du tuteur) procéder aux opérations suivantes Formations 1. Sélectionner la ou les fiches d habilitation à imprimer 2. Cliquer sur le bouton imprimer 3. Sélectionner l imprimé adéquat 4. Valider pour lancer l impression 5. Suivre ensuite les indications habituelles de votre gestionnaire d impression 27

28 Présentation Ce fichier permet de gérer de façon simple les demandes de stage ou d emploi reçues. Il se présente de la façon suivante: Emploi/stage Numéro d enregistrement de la demande Année de la demande Avis Cursus scolaire Formation initiale Date de fin de contrat/stage Durée de l emploi/stage Nom du demandeur Type de demande Date de la réponse Date de début de Contrat/stage Lieu d accueil Maître de stage Saisie d une nouvelle demande Pour entrer une nouvelle demande reçue au laboratoire, cliquer sur la bouton stage et confirmer sa création. dans la liste des Emploi/ 28

29 Fiche de Saisie - Onglet 1 - Gestion - Le Formulaire de saisie pour enregistrer toutes les données d une fiche d emploi/stage possède 3 onglets permettant de gérer le stage de la demande, jusqu à son évaluation. Emploi/stage Renseignements généraux sur le candidat Gestion: de la demande à la décision Gestion de la d e m a n d e a p r è s accord de la Direction Entité d'accueil 29

30 Fiche de Saisie - Onglet 2 - Courrier - Afin de simplifier les réponses aux demandes d emploi des modèles de courrier peuvent être utilisés. Emploi/stage Choix du modèle Zone de traitement de texte intégré (4DWrite) Remarques Pour répondre à une série de demandes en même temps, il est possible de réaliser un publipostage (mailing) avec un modèle de courrier unique (cf. Vidéo de réalisation) 30 M o d è l e d e c o u r r i e r permettant de fusionner les champs contenus dans l'onglet N 1

31 Fiche de Saisie - Onglet 3 - Evaluation - Les Stagiaires peuvent être évaluer par leur maître de stage - Un onglet permet de gérer cette évaluation et éventuellement de reconduire pour un emploi les stagaires. Emploi/stage Appréciation générale du maître de stage Commentaires d évaluation Avis de reconduction du maître de stage 31

32 Evolution de la Notice Version du 25 Août Modification fiche personnel qualification auditeur Version du 11/11/ Ajout de la gestion des revues de compétences Notice 4 Module Gestion Personnel