Gérer un site SharePoint

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1 Gérer un site SharePoint C est quoi? Les sites SharePoint sont utiles pour diffuser des informations et des documents à de nombreuses personnes qui forment un groupe sans vraiment en être un au sens collaboratif du terme. Pour les groupes de collaboration, l outil Groupe Office est plus approprié. Pour répondre aux besoins internes de diffusion (intranet), ce sont les sites SharePoint qui combleront les besoins de partage de fichiers et d informations (annonces). Création d un site Vous ne pouvez pas créer un site SharePoint. Vous devez plutôt demander la création d un tel site au STIOS en utilisant ce formulaire Web. Afin de vous préparer, sachez que vous devrez déterminer : Le nom que vous désirez donner à votre site Les noms des personnes qui pourront modifier tous les contenus du site avec vous Est-ce que les élèves doivent être systématiquement bloqués Les noms des groupes de gens (classe d emploi) qui doivent avoir accès en lecture aux contenus offerts o Pour la majorité des sites, nous prévoyons que ça sera l ensemble des employés qui auront accès et nous désirons bloquer les élèves. Il est possible de restreindre l accès en lecture, mais il faut que ça soit basé sur les groupes de notre annuaire (classe d emploi) afin que ça soit automatisé. L image qui sera utilisée à titre de logo de votre site o Vous devez sélectionner une image qui se trouve sur le Web dont vous obtiendrez l adresse en effectuant un clic droit sur celle-ci et en sélectionnant copier l adresse de l image. Accès au site La tuile Sites est la porte d entrée de l ensemble des sites SharePoint de la CSVDC. Bientôt, une structure de liens qui pointeront vers des sites et des soussites vous permettra de naviguer et de trouver les sites recherchés. En attendant, je vous propose d utiliser le moteur de recherche des sites qui se trouve dans le coin supérieur gauche. Si vous connaissez le nom du site en question, ça va plus vite de toute façon. À titre d exemple, en inscrivant RECIT-CSVDC (nom d un site SharePoint), j obtiens le résultat suivant qui me permet d accéder rapidement au site en cliquant sur son nom.

2 La fenêtre du site SharePoint donne accès aux Annonces du site (section du haut) et aux Documents (section du bas). Le logo du site qui se trouve dans le coin supérieur gauche vous permettra de revenir à la page d accueil du site en question. Les annonces Un peu comme les courriels qui pouvaient être envoyés dans les conférences FirstClass, les Annonces permettent d informer les gens. Les administrateurs du site peuvent publier des annonces assez facilement, mais il faut absolument passer par l environnement Web du site afin d y publier des annonces. Les courriels n entrent pas dans cette section. Voici la procédure à suivre pour publier une annonce : La zone Documents Elle est très similaire à la zone Fichiers des groupes Office. Elle peut héberger des fichiers et des répertoires (dossiers). Tous les types de fichiers sont acceptés même ceux ne peuvent pas être ouverts directement dans l environnement d office 365 (fichiers de Microsoft). Pour créer un répertoire (dossier) ou un fichier Cliquez sur Nouveau et ensuite, sur Nouveau dossier ou sur un type de fichier

3 Pour téléverser un ou plusieurs fichiers Le simple glisser-déposer dans la zone Documents fonctionne bien avec la majorité des navigateurs pour ce qui est du transfert de fichiers (un ou plusieurs). Pour téléverser un répertoire (dossier) Pour les répertoires, le glisser-déposer ne fonctionne pas en ce moment. Vous devez absolument a. utiliser le navigateur Web Internet Explorer sous Windows, car dge (nouveau navigateur sous Windows 10), Firefox ou Chrome ne fonctionneront pas pour cette tâche b. appuyer sur le lien Télécharger c. appuyer à deux reprises sur d. attendre quelques secondes qu une fenêtre s ouvre affichant les répertoires et fichiers de la section Documents de votre site e. ouvrir une fenêtre qui affiche les fichiers qui se trouvent sur votre ordinateur et que vous désirez téléverser dans votre site f. utiliser le bon vieux glisser-déposer pour copier les répertoires et fichiers d une fenêtre à l autre g. attendre que la barre de défilement soit terminée

4 h. fermer vos trois fenêtres (celle des répertoires sur votre poste, celle et des répertoires sur votre site et cette qui offre les options pour ajouter un document) i. si votre navigateur ne vous montre pas les nouveaux répertoires dans votre site à ce moment, rafraîchissez votre page et ça sera visible. Problématiques de noms de fichiers incompatibles Les noms de vos fichiers ne devraient jamais contenir des espaces vides, des accents ou des caractères spéciaux Seuls les caractères et _ sont généralement acceptés en plus des lettres non accentuées et des chiffres. Office 365 pardonne les espaces vides et plusieurs lettres accentuées, mais pas les caractères spéciaux. Ces fichiers ne pourront pas être téléversés dans votre site SharePoint à moins d être renommés. Les alertes Vous et les visiteurs de votre site SharePoint pouvez activer des alertes afin d être informés de toute modification ou ajout dans les Annonces ou dans les Documents. C est intéressant pour vous si vous êtes plusieurs à pouvoir y déposer de nouveaux contenus, mais c est surtout pertinent pour les visiteurs qui voudront être informés des nouveautés partagées à cet endroit. C est une démarche que chacun peut effectuer personnellement. La voici : a. Cliquez sur le menu Éléments, sur M avertir et sur Gérer mes alertes b. Cliquez sur Ajouter une alerte

5 c. Cliquez sur Annonces et sur Suivant d. Au bas de la page suivante, appuyez simplement sur OK si les choix par défaut vous conviennent. Notez que dans le 2 e champ nommé Utilisateurs, vous pouvez ajouter des noms de personnes ou de groupes qui ont accès à votre site afin qu ils reçoivent des alertes eux aussi sans qu ils aient à effectuer cette configuration.. e. Vous pouvez en profiter pour vous créer une deuxième alerte en lien avec la section Documents au besoin. Ce sont les mêmes étapes pour a, b, et d, mais à l étape c, sélectionnez Documents. Les permissions d accès au site Lors de la demande de création de votre site SharePoint, vous avez précisé qui devait y avoir accès et cette configuration relativement technique a été effectuée pour vous. Si vos besoins changent en cours de route au sujet des accès en lecture, vous devez faire une requête informatique. Si vous désirez donner des droits similaires aux vôtres dans le site (possible de modifier tout contenu), vous pouvez le faire vous-même en suivant ces étapes. a. Cliquez sur Partager dans le coin supérieur droit d une page de votre site b. Cilquez sur Afficher les options dans le bas de la fenêtre qui s ouvrira

6 c. Inscrivez les noms des personnes qui doivent avoir des accès similaires aux vôtres d. Si vous laissez ce crochet qui est activé par défaut, la ou les personnes vont recevoir un courriel qui contiendra un lien vers le site en question en plus d obtenir les permissions configurées e. Vous ne pourrez pas sélectionner le niveau de permission à leur attribuer, car vous n aurez pas accès à ce menu déroulant. Il est donc important de savoir que les modifications que vous allez apporter vont systématiquement offrir des droits de modification sur tous les contenus du site. f. Cliquez sur Partager pour enregistrer ces modifications au besoin Dominic Gagné C.P.-T.I.C.-C.S.V.D.C. Service local du RÉCIT à la CSVDC