Tutoriel Réservation des courts par Internet Balles jaunes BAC Tennis - septembre 2013 v2.0

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1 Tutoriel Réservation des courts par Internet Balles jaunes BAC Tennis - septembre 2013 v2.0 Le Bondoufle Amical Club section tennis a décidé d utiliser pour la réservation des courts, un système de réservation par internet à partir de la saison 2013/2014 ; il sera officiellement mis en œuvre le dimanche 8/9/13. Nous souhaitons rendre notre club de tennis accueillant et moderne. Nous avons choisi, d une part un partenariat avec le logiciel BalleJaune.fr et d autre part une borne tactile XL TOUCH de la société TOUCH Innovation pour répondre à nos besoins, en mettant la modernité au service de la convivialité. Balle jaune permet aux adhérents un accès aux courts de tennis plus simple, grâce à une réservation plus rapide. Vous pouvez effectuer une réservation à partir de votre domicile, de votre tablette / Smartphone ou d une borne tactile située au club. La borne tactile XL TOUCH est totalement anti-vandalisme et répond aux environnements les plus exigeants. Ce tutoriel a pour but d'expliquer aux néophytes et aux plus avertis, le fonctionnement du nouveau système de réservation balle jaune. Il détaille, de façon la plus exhaustive possible, les usages courants et la description des fonctions mises à disposition pour la version de démarrage. Il ne couvre peut être pas l ensemble des cas de figure qui peuvent se présenter à vous. En conséquence contactez-nous par mail à l adresse @fft.fr pour tout problème d utilisation que vous auriez rencontré. Posez éventuellement vos questions, à d autres adhérents, ils auront peut-être la solution Par ailleurs, tout commentaire et/ou toute demande concernant le système balle jaune sont les bienvenues. Si vous en avez, nous vous remercions de nous les communiquer par mail à l adresse @fft.fr

2 PLAN DU TUTORIEL 0) Introduction à la réservation 1) Connexion à Balle Jaune 2) Utilisation de l espace de réservation 3) Effectuer une réservation 4) Annulation d une réservation en cours (non encore consommée) 5) Modification d une réservation 6) Les options de la barre de menu 7) Configuration de votre compte et de vos informations personnelles 8) Questions Fréquentes 0) Introduction à la réservation Prérequis obligatoires : Etre à jour de votre cotisation pour la période du 1er Octobre de l année N au 30 Septembre de l année N+1 (les accès à l outil de réservation n ont pas été activées pour les personnes non à jour de leur cotisation. Les accès à la réservation par Internet sont valides du 1er Octobre de l année N au 30 Septembre de l année N+1. Les accès à la réservation par Internet sont automatiquement désactivés si l adhésion n est pas renouvelée au 30 Septembre. Règles standards de la réservation et limite de réservation (quota) : - 2 noms sont obligatoires ou un invité extérieur (non-adhérent) - La validation de la réservation génère un mail automatiquement à votre partenaire - Chaque membre a droit à 1 réservation sur une période de 7 jours glissants. - Quand vous faîtes votre réservation un message vous indique que vous avez atteint votre limite. Dès ce moment vous n avez plus de possibilité de réserver une heure jusqu à ce que vous ayez joué ou supprimé l heure que vous aviez réservée. - Dès la fin de l heure réservée il est possible d effectuer une nouvelle réservation

3 1) Connexion à Balle Jaune Trois méthodes s offrent à vous : - Par la page d accueil du Bondoufle Amical Club Section Tennis ( et cliquez sur l icône Balle Jaune dans la rubrique «nos liens» - Depuis votre navigateur internet avec PC ou Smartphone (Firefox, Internet Explorer, Chrome, Safari...), saisissez l'adresse suivante : - Depuis la borne tactile située dans le sas d entrée du club de Tennis à Bondoufle, en appuyant sur le lien (ou icone) balle jaune

4 Lors de votre première connexion ou quand vous êtes sur la page d accueil du site ballejaune.fr vous devez vous identifier pour accéder au système de réservation proprement dit. Vous devez obtenir une fenêtre «pop-up» comme dans l'exemple suivant afin de vous identifier et saisir votre identifiant et votre mot de passe : Chaque membre du club a un identifiant et un mot de passe qui lui est propre : NOM Prenom (Sans accent : ex SAINT REMI Jean Rene) Sous IDENTIFIANT : votre nom et votre prénom (en minuscule), séparés par un espace Sous MOT DE PASSE : entrez le mot de passe initial par défaut à la 1 ère connexion = Puis cliquez sur le bouton Entrer pour valider votre saisie. Vous serez contraint de le changer la première fois que vous vous connectez. Saisissez votre nouveau mot de passe, confirmez la saisie en retapant le nouveau mot de passe à l'identique dans la seconde zone de saisie. Enregistrez la modification en cliquant sur le bouton Valider le nouveau mot de passe. Vous pouvez le modifier par la suite si besoin en utilisant la méthode décrite dans le paragraphe consacré au changement de vos informations.

5 2) Utilisation de l espace de réservation Une fois vos identifiants correctement rentrés, vous accédez donc à votre espace personnel. Vous arrivez sur la page de réservation ou sur la page qui affiche un message du club. Lors de votre connexion, si vous avez déjà utilisé le créneau de réservation qui vous est attribué, un message vous indique qu'il vous est impossible de poser une nouvelle réservation. Vous devez alors attendre d'avoir joué pendant le créneau qui vous est attribué ou annuler la réservation en cours. Lors de votre connexion, si le club a un message spécifique à communiquer, une page s'affiche pour vous permettre de prendre connaissance de celui-ci. Cliquez alors sur le bouton «Continuer» pour aller vers les plannings pour accéder directement à la page des réservations. Il y a d'autres rubriques qui sont accessibles en haut à droite de la page (voir image ci-dessous) permettant notamment de configurer son compte Pour accéder à une rubrique, il suffit de cliquer sur son icône correspondant (cf. image). Icone des différentes rubriques

6 3) Effectuer une réservation La réservation peut se faire par court ou par jour. Tous les terrains sont réservables en heures pleines. Pour effectuer une réservation, rendez-vous dans la rubrique «Réservation» (si vous n'y êtes pas déjà) en cliquant sur l'icône : en haut de la page. Apparaît alors une grille montrant les réservations de la journée pour chaque court de tennis. Vous constatez qu'à coté de chaque créneau d'horaires il y a un emplacement. Si dans cet emplacement le mot «libre» est inscrit vous pouvez réserver. Pour cela cliquez sur ce même mot «libre» dans l'emplacement correspondant à l'heure à laquelle vous souhaitez réserver (voir image ci-dessous). Si vous souhaitez effectuer une réservation pour un autre jour, cliquez sur le menu déroulant en haut de votre page et sélectionner votre date (voir image ci-dessous) comprise dans la plage de réservation ouverte (7 prochains jours) en déroulant la liste des dates disponibles et en choisissant la date de votre choix afin de visualiser immédiatement les disponibilités des courts. En cliquant sur la petite loupe à côté des noms de chaque court, vous visualisez les réservations «par courts» et non plus «par jour». Vous pouvez ainsi visualiser immédiatement les disponibilités du court sur la période de réservation possible. Sélection d autre s dates Cliquer sur la loupe pour visualiser les réservation par courts Cliquer sur «libre pour effectuer une réservation

7 Si vous avez déjà une réservation en cours, vous ne voyez pas le mot libre sur les créneaux disponibles. Notez la présence de l'ascenseur horizontal pour visualiser les jours masqués sur la droite de l'écran. La réservation pour un créneau horaire donné n est possible que jusqu à 15 minutes avant l heure de début de ce créneau. Vous ne pouvez effectuer qu'une seule réservation à la fois. Pour réserver un autre créneau horaire, il faut attendre que votre réservation soit terminée, c'est-à-dire que vous ayez passé l'heure de fin de votre 1ère réservation. Une fenêtre de confirmation de la réservation s'affiche. Vous avez la possibilité de réserver avec un membre du club. C est l option par défaut (cf. écran suivant) a) Un membre du club déterminé dans ce cas se positionner sur le nom et prénom du partenaire avec qui l on veut réserver en utilisant Soit l ascenseur, Soit si l on veut aller plus vite : en positionnant le curseur dans le rectangle affichant la liste des adhérents, et en renseignant tout ou partie du nom et prénoms du partenaire choisi Remarque : Si vous ne trouvez pas le partenaire que vous recherchez dans la liste c est que celui-ci a déjà une réservation en cours. b) Un invité dans ce cas cliquez dans la case correspondante. Un rectangle s affiche alors Vous rappelant que l invitation est à régler avant de jouer. Attention, avec votre abonnement vous disposez de 5 invitations gratuites. Audelà vous devrez racheter 5 nouvelles invitations AVANT de réserver la 6ème. Il faut répondre Valider à ce message pour pouvoir valider la réservation

8 Important : Avant de confirmer votre réservation en cliquant sur le bouton «valider» (en dessous de la liste des adhérents), pensez à vérifier le court et la date de votre réservation que vous vous apprêtez à effectuer en regardant ceux-ci dans le cadre en haut de page. Une fois le partenaire (membre du club, ou invité choisi), VALIDEZ VOTRE RESERVATION EN UTILISANT LE RECTANGLE VALIDER. ATTENTION : En cas d omission de cette action VOUS N AUREZ RIEN RESERVE DU TOUT La réservation est alors effective et vous constatez immédiatement l'enregistrement de celle-ci dans le planning qui s'affiche à l'écran. Si votre profil (Reportez-vous au chapitre consacré à ce point) est paramétré pour recevoir un de confirmation, vous recevrez dans quelques instants un de confirmation de la réservation. Si le profil de votre partenaire est aussi ainsi paramétré pour recevoir une confirmation par , il va recevoir un message indiquant votre réservation en son nom. Certains fournisseurs d'accès internet considèrent à tort l' adressé par balle jaune comme du spam (courrier non désiré). Vérifiez si besoin votre configuration d'anti-spam et consultez si besoin le service d'assistance de votre fournisseur d'accès internet. Vous devez disposer d'une adresse dans votre profil pour recevoir un de confirmation. Vous venez d'effectuer votre première réservation via Internet. Vous pouvez le constater en regardant la grille des réservations. Votre nom et celui de votre partenaire apparaissent dans l'emplacement du créneau horaire de votre réservation. De plus, le mot «libre» n'apparaît plus dans les autres emplacements. Après avoir terminé l'opération de réservation, vous pouvez vous déconnecter en cliquant sur l'icône de déconnexion en haut à gauche de l'écran : 4) Annulation d une réservation en cours (non encore consommée) Lorsque vous savez que vous et votre partenaire n utiliserez pas un créneau horaire que vous avez réservé et pour éviter d en priver d autres adhérents nous vous remercions de procéder à l annulation de la réservation. L annulation peut être effectuée par l un ou l autre des joueurs concernés par la réservation en cliquant sur le créneau horaire de cette réservation. Une fenêtre de confirmation de la d annulation s'affiche. (cf. écran suivant)

9 Il suffit de cliquer sur le message «Annuler cette réservation» pour l annuler. La réservation est annulée pour les 2 participants et le créneau est libéré. Vous et / ou votre partenaire recevrez un de confirmation d'annulation si une adresse est fournie dans le profil des joueurs dont le créneau est annulé et si leur profil indique de recevoir un de confirmation pour toute annulation. Vous êtes alors repositionné sur le planning et tous les créneaux horaires (du jour ou du lendemain non réservés) contiennent le mot «libre» 5) Modification d une réservation La modification peut être effectuée par l un ou l autre des joueurs concernés par la réservation Procédez d abord à l annulation de la réservation comme indiqué au paragraphe 5. Puis effectuez une nouvelle réservation comme indiqué au paragraphe ) Les options de la barre de menu Au sommet de l écran vous avez plusieurs possibilités à choix : Site WEB du club : lien vers notre site web du BAC Tennis Club House : vous retournez sur la page où vous avez dû entrer votre mot de passe Réservation : page qui vous permet de gérer vos réservations et vous présente le planning de tous les courts pour les prochains 8 jours. Messagerie : Permet d envoyer un message, sans connaitre son adresse mail, à un membre du club, le club ou l administrateur Mon Compte : cette option vous permet de compléter et de changer vos données personnelles (mot de passe /adresse ) et gérer les alertes. Elle permet de sortir du programme de réservation (à faire une fois que vous avez réservé) Annonces : Vous y trouverez les petites annonces du club et aussi la liste des partenaires et leurs ccordonnées. Vous pouvez décider de ne pas apparaître dans cette liste en cliquant «je ne souhaite pas apparaître dans cette liste» en haut de l écran. 7 7) Configuration de votre compte et de vos informations personnelles Certains réglages concernant le site et certaines informations vous concernant sont parfois bien utiles. Pour modifier ceux-ci cliquez votre nom «Mon Compte» afin d'accéder à votre espace personnel.

10 Les données les plus importantes sont : Mon compte : Vous pouvez mettre à jour vos données personnelles (adresse mail, téléphone, classement, adresse ) mais aussi modifier votre mot de passe. Ces données peuvent être importantes pour le club ou pour l'un de vos partenaires. Mes notifications : Vous avez la possibilité de gérer vos alertes, telles que recevoir un quand un autre adhérent réserve avec vous ou quand un partenaire annule. Ce système ne fonctionne que si dans votre fiche de membre (Renseignements administratifs) vous avez introduit une adresse . Mes réservations : Impression d un justificatif de votre réservation en cours pour prouver celle-ci lorsque vous serez sur le court et consulter l'historique de vos réservations Passer une annonce : Passer une annonce de recherche de partenaire. 8) Questions Fréquentes Mon partenaire n apparaît pas dans la liste? Soit votre partenaire a déjà une réservation en cours, soit il est suspendu. Après m être connecté le mot «Libre» n apparaît pas dans le planning? Vous ou votre partenaire avez déjà une réservation en cours ; il vous faut la supprimer pour pouvoir réserver à nouveau. Comment savoir quand j ai réservé? Après vous être connecté, allez dans le menu «Mon Compte Infos» puis dans «Mes réservations». Vous obtenez la liste de vos réservations. Comment changer mon mot de passe? Après vous être connecté, allez dans le menu «Mon Compte» puis dans «Mot de passe Modifier Pour votre sécurité, votre mot de passe doit contenir des lettres en minuscule et majuscule et au moins un chiffre. Aussi, évitez les mots de passe trop court, nous recommandons un mot de passe de 8 caractères minimum.. J ai perdu mon mot de passe?

11 Si vous avez oublié votre mot de passe et si vous aviez renseigné votre adresse dans votre profil, vous pouvez cliquer sur le lien «Mot de passe oublié» sur la page d identification de balle jaune pour le recevoir par . Si vous n avez pas au préalable renseigné votre mail ou si vous souhaitez le réinitialiser, envoyer un mail à @fft.fr Indiquez vos «Nom et Prénom» et votre numéro de téléphone Après vérification des informations fournies, on réinitialisera votre mot de passe. Vous devrez ensuite le modifier lorsque vous vous connecterez à Balle Jaune. Remarque : en même temps que la demande de réinitialisation de votre mot de passe, il sera possible si vous le souhaiter d effectuer une réservation pour vous et un partenaire. Comment changer mon Identifiant? Seul l administrateur peut changer votre identifiant. Ce tutorial est terminé. Nous espérons avoir été le plus complet et le plus clair possible. Il a été rédigé par Arnaud GEORGER pour vous faciliter la tâche. Bon tennis! Version 2.0 septembre 2013