Remise obligatoire du fichier des écritures comptables au 1 er janvier Anticipez le contrôle fiscal

Transcription

1 Remise obligatoire du fichier des écritures comptables au 1 er janvier 2014 Anticipez le contrôle fiscal Pascal Bourdarias Jean-François Defudes

2 La remise du fichier des écritures comptables Contexte De quoi s agit il? D une option offerte aux contribuables dans le cadre des contrôles fiscaux «classiques» pour les avis de vérifications adressés avant le 31 décembre D une obligation pour les contribuables dans le cadre des contrôles fiscaux «classiques», pour les avis de vérifications adressés à compter du 1 er janvier 2014 (article L47A du LPF, Loi de finances rectificative pour 2012). 2

3 La remise du fichier des écritures comptables Contexte Point de départ L article 54 du CGI Obligations du contribuable vérifié : Présentation des documents comptables à toute réquisition de l administration afin que cette dernière puisse s assurer de la concordance entre ces derniers et les déclarations fiscales. Les documents comptables obligatoires: Le grand Livre, le livre journal, et le livre d inventaire; Les pièces justificatives de ces écritures comptables: factures, bons de livraison, etc. 3

4 La remise du fichier des écritures comptables Contexte Distinction Obligatoire Optionnel jusqu au 31/12/2013 Format des documents comptables présentés Format papier Format dématérialisé de type image PDF- (si créés par une application) informatique) Remise de la copie des FEC sous format dématérialisé (article L47A I du LPF) Option jusqu au 31 décembre / Obligation à compter du 1 er janvier 2014 «Fichiers statiques» «Données élémentaires» 4

5 La remise du fichier des enregistrements comptables Contexte Mise en œuvre L article L47A I du LPF Article L 47 A I du LPF (Version en vigueur jusqu au 31/12/2013) I - Lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contribuable peut satisfaire à l'obligation de représentation des documents comptables mentionnés au premier alinéa de l'article 54 du code général des impôts en remettant, sous forme dématérialisée répondant à des normes fixées par arrêté du ministre chargé du budget, une copie des fichiers des écritures comptables définies aux articles et suivants du plan comptable général. 5

6 La remise du fichier des enregistrements comptables Contexte Mise en œuvre L article L47A I du LPF Article L 47 A I du LPF (Version en vigueur à compter de 2014) I.- Lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contribuable satisfait à l'obligation de représentation des documents comptables mentionnés au premier alinéa de l article 54 du CGI en remettant au début des opérations de contrôle, sous forme dématérialisée répondant à des normes fixées par arrêté du ministre chargé du budget, une copie des fichiers des écritures comptables définies aux articles et suivants du plan comptable général. 6

7 La remise du fichier des écritures comptables Contexte Entrée en vigueur de la nouvelle obligation Vérification de comptabilité pour lesquelles un avis de vérification est adressé après les 1 er janvier 2014 CONSEQUENCE : Application rétroactive aux exercices 2011, 2012 et

8 La remise du fichier des écritures comptables Contexte Textes en vigueur Article L 47 A-I du CGI (modifié à compter de 2014) Article A 47 A-I du CGI (modifié depuis la publication de l arrêté) Notice commentant cet arrêté Projet d instruction (attendue en nov 2013) Instruction commentant le nouveau régime obligatoire 8

9 La remise du fichier des écritures comptables Contexte Une nouvelle obligation? Pas véritablement au regard des obligations de conservation pré existantes Article L 13 du Livre des Procédures fiscales ; Article L 102B du Livre des Procédures fiscales. Oui en ce qui concerne le format et le contenu du fichier attendu. 9

10 1. LA REGLEMENTATION APPLICABLE 10

11 1. La règlementation Quelles sont les entreprises concernées? Le régime optionnel (Jusqu au 31/12/2013) Les entreprises industrielles et commerciales Relevant d un régime réel d imposition Le régime obligatoire (A compter de 2014) Toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen d un système informatisé Quel que soit leur régime d imposition 11

12 1. La règlementation Quand doit on communiquer les données? Principe existant Obligation de remise des fichiers dès le début des opérations de contrôle Précisions apportées par la notice 12

13 1. La règlementation Comment sont transmises les données concernées? Elles sont généralement obtenues en procédant à une exportation depuis le logiciel comptable ; Elles doivent être communiquées sur un CD-Rom ou éventuellement sur un support appartenant à l Administration (ex. clé USB, disque dur externe). La remise est formalisée par un écrit sur un document remis par le contrôleur et signé par le contribuable 13

14 1. La règlementation Quelles sont les données concernées? Les données concernées sont les écritures informatiques de la comptabilité générale Un fichier reprenant l ensemble des écritures retracées dans les journaux, numérotées par ordre chronologique de saisie (fichier permanent des écritures comptables). Le fichier doit obligatoirement comprendre : Le code journal ; Le numéro d opération comptable (N d écriture) ; La date de comptabilisation ; Le N de compte ; Le libellé d écriture ; Le montant débit / crédit Etc. 14

15 1. La règlementation Quelles sont les données concernées? A noter : Les fichiers informatiques contenant les pièces justificatives (facturation, recettes, etc.) ne sont pas concernées par cette mesure. Il faut donc veiller à ne communiquer que les données concernant la comptabilité générale 15

16 1. La règlementation Quelles sont les données concernées? Précisions apportées par l arrêté publié le 29 juillet 2013 et la notice du 23 août 2013 Pour chaque ligne d écriture, le fichier devra contenir l ensemble des données comptables figurant dans le système informatisé comptable de l entreprise 18 champs pour les contribuables imposables à l IS ou à l IR dans la catégorie des BIC ou des BNC 21 champs pour les contribuables imposables à l IR dans la catégorie des BA 16

17 1. La règlementation Sous quel format sont transmises les données concernées? Principe Les fichiers doivent répondre aux normes/formats fixés par l article A 47 A I du LPF Article A 47 A I du LPF I. Les copies mentionnées au I et aux b et c du II de l'article L 47 A présentent des fichiers à plat, à organisation séquentielle et structure zonée remplissant les critères suivants : 1 Les enregistrements sont séparés par le caractère de contrôle Retour chariot et/ou Fin de ligne ; 2 Ils peuvent être de type mono ou multi structures ; 3 La longueur des enregistrements peut être fixe ou variable, avec ou sans séparateur de zone ; 4 Le caractère séparateur de zone éventuellement utilisé est unique et non équivoque dans chaque fichier. /.../ 17

18 1. La règlementation Sous quel format sont transmises les données concernées? Réforme de l article A 47 A I du LPF Offre d une alternative sur le format Fichier à plat, à organisation séquentielle et structure zonée remplissant certains caractères ; Fichiers structurés codés en XML (respectant la norme XSD) Principe d un «fichier unique» Une définition du contenu 18

19 1. La règlementation Que peut faire l administration fiscale? Analyses autorisées L'administration fiscale peut réaliser des opérations simples sans formalisme et sans recourir au dispositif prévu au II de l'article L 47 A du LPF Exemple : l'administration peut réaliser des tris, des classements ainsi que des calculs simples (somme, multiplication, ) Ces travaux visent à vérifier la concordance des documents comptables avec les déclarations déposées 19

20 1. La règlementation Comment sont restitués les fichiers transmis? Jusqu au 31 décembre 2013: l administration fiscale a l obligation de restituer au contribuable les copies des fichiers avant la mise en recouvrement et n en conserver aucun double Cette restitution doit être formalisée ; lorsque les fichiers ont été transmis sur une clé USB appartenant à l Administration, la restitution est réalisée au moyen d un cédérom A compter du 1 er janvier 2014: l administration fiscale aura l obligation de détruire les fichiers avant la mise en recouvrement. 20

21 1. La règlementation Quelles sont les sanctions en cas de défaut de présentation? (a compter de 2014) Création d une sanction spécifique en cas de défaut de présentation de la comptabilité informatisée sous forme dématérialisée Amende fixée forfaitairement à 5 du chiffre d'affaires déclaré ou rehaussé (selon le cas) par exercice ou année soumis à contrôle, sans pouvoir être inférieur à (nouvel article 1729 D, CGI). Aucune modulation en fonction de la gravité des manquements n a été prévue. Autres sanctions Opposition à contrôle fiscal Application d une procédure d imposition d office 21

22 1. La règlementation Sanction en cas de non conformité : risque de rejet de comptabilité L Administration a déjà procédé à des rejets de comptabilité, dont les motifs principaux sont Absence de séquentialité ; Date de comptabilisation ne respectant pas les règles comptables (prise en compte d écritures hors période comptable) ; Comptabilité en norme étrangère. 22

23 2. Le nouvel article A 47 A I du LPF 23

24 2. Le nouvel article A 47 A I du LPF L arrêté précise les conditions d'application des nouvelles normes de l'article A 47 A 1 dans le temps. A compter des exercices clos en 2013 : les normes qui s'appliquent sont celles des VI à XIV de l'article A 47 A -1 ; Pour les exercices antérieurs à l'exercice 2013 : les normes qui s'appliquent peuvent être celles des VI à XIV. Si telle n'est pas la volonté des entreprises, ce sont les normes prévues aux I à V qui s'appliquent ; en d'autres termes, pour les exercices antérieurs à l'exercice clos en 2013, les entreprises peuvent, au choix, continuer d'appliquer les normes actuelles ou appliquer les nouvelles normes. NB: Le nouvel article A 47 A II reprend les normes de l'actuel article A 47 A I, qui demeurent inchangées dans le cadre de l'application des b et c de l'article L 47 A II. 24

25 2. Le nouvel article A 47 A I du LPF Le nouvel article 4 47 A I du LPF définit à la fois le format et le contenu du fichier Format : fichier à plat structuré ou XML (norme XSD) / des précisions techniques sont apportées / le fichier doit contenir les en-têtes de colonnes Contenu : 18 ou 21 champs obligatoirement dans l ordre précisé par l arrêté Le fichier est obligatoirement accompagné d une description précisant La nom et la nature de chaque zone ; La signification des codes utilisés comme valeurs de zone ; Toutes les informations techniques nécessaires. La fichier doit être remis sur support optique non réinscriptible et clôturé (ou d autres supports en accord avec le vérificateur) 25

26 2. Le nouvel article A 47 A I du LPF Le fichier remis doit être UNIQUE et contenir l ensemble des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d un exercice Comptabilité générale et comptabilité auxiliaire (les écritures de centralisation sont à proscrire) Exception : s agissant des contribuables réalisant un chiffre d affaires excédant 152,4 M (Ventes) ou 76,2 M (PS), possibilité de remettre dans un premier temps un fichier constitué des écritures centralisées puis des écritures détaillées correspondante A LA DEMANDE DU VERIFICATEUR En cas de volumétrie importante, possibilité de découper le fichier par période (ex. fichiers mensuels / trimestriels / etc.) 26

27 2. Le nouvel article A 47 A I du LPF Le fichier doit contenir l ensemble des écritures comptables par ordre chronologique de validation : Y compris les écritures d enregistrement du bilan d ouverture ; Après opérations d inventaires (amortissements / cession d immobilisations / dépréciations / stocks / provisions / régularisations) ; Hors écritures de centralisation ; Hors écritures de solde des comptes de charges et de produits 27

28 2. Le nouvel article A 47 A I du LPF Le code journal de l écriture comptable Nom du champ : JournalCode Type de champ : Alphanumérique Commentaires : codification des différents journaux Le libellé du journal de l écriture comptable Nom du champ : JournalLib Type de champ : Alphanumérique Commentaires : Libellé des différents journaux Le numéro sur une séquence continue de l écriture comptable Nom du champ : EcritureNum Type de champ : Alphanumérique Commentaires : Numéro croissant dans le temps / sans rupture / Numérotation unique ou propre à chaque journal 28

29 2. Le nouvel article A 47 A I du LPF La date de comptabilisation de l écriture comptable Nom du champ : EcritureDate Type de champ : Date (AAAAMMJJ) Commentaires : date à laquelle l enregistrement comptable est porté au débit ou au crédit du compte Le numéro de compte Nom du champ : CompteNum Type de champ : Alphanumérique Commentaires : Selon les normes fixées par le règlement CRC n A noter, les plans de comptes sectoriels sont acceptés (établissements financiers / secteur de l assurance) Le libellé du compte Nom du champ : CompteLib Type de champ : Alphanumérique Commentaires : tel que défini dans la nomenclature du plan comptable français / le libellé utilisé par l entreprise doit être conservé 29

30 2. Le nouvel article A 47 A I du LPF Le numéro du compte auxiliaire Nom du champ : CompteAuxNum Type de champ : Alphanumérique Commentaires : codification des comptes de tiers Le libellé du compte auxiliaire Nom du champ : CompteAuxLib Type de champ : Alphanumérique Commentaires : désignation littérale du tiers La référence de la pièce justificative Nom du champ : PieceRef Type de champ : Alphanumérique Commentaires : numérotation séquentielle des pièces comptables dans le système OU référence figurant sur la pièce justificative 30

31 2. Le nouvel article A 47 A I du LPF La date de la pièce justificative Nom du champ : PieceDate Type de champ : Date (AAAAMMJJ) Commentaires : date à laquelle le justificatif est enregistré en comptabilité ou date figurant sur les pièces justificatives Le libellé de l écriture comptable Nom du champ : EcritureLib Type de champ : Alphanumérique Commentaires : identification littérale du motif de l écriture comptable Le montant au débit Nom du champ : Débit Type de champ : Numérique Le montant au crédit Nom du champ : Crédit Type de champ : Numérique Possibilité de créer des champs «Montant» et «sens» 31

32 La remise du FEC 2. Le nouvel article A 47 A I du LPF Le lettrage de l écriture comptable Nom du champ : EcritureLet Type de champ : Alphanumérique Commentaires : Repère utilisé pour apparier deux écritures La date de lettrage de l écriture comptable Nom du champ : DateLet Type de champ : Date (AAAAMMJJ) Commentaires : Date à laquelle l opération de lettrage a été réalisée La date de validation de l écriture comptable Nom du champ : ValidDate Type de champ : Date (AAAAMMJJ) Commentaires : date de validation de l écriture Le montant en devise Nom du champ : MontantDevise Type de champ : Numérique L identifiant de la devise Nom du champ : Idevise Type de champ : Alphanumérique 32

33 3. Les difficultés d application 33

34 3. Les difficultés d application La date de génération des FEC Les ruptures de séquence Les systèmes d information utilisant un traducteur comptable ayant pour effet d agréger des données Les comptabilités tenues en normes étrangères Table de transcription Libellés Les modalités d application des pénalités 34

35 4. Exemples de fichier 35

36 Contacts Jean-François DEFUDES Directeur de mission Département Droit Fiscal Pascal BOURDARIAS Avocat Directeur Associé Département Droit Fiscal 3, Place Verrazzano Mail : jean-francois.defudes@fidal.fr BP 9172 Tel : +33 (0) Lyon Cedex 09 Portable : + 33 (0) Chemin de Pré Carré Mail : pascal.bourdarias@fidal.fr BP 127 Tel : +33 (0) Meylan Cedex Ligne directe : + 33 (0)