AFFAIRES INDIENNES ET DU NORD CANADA PROGRAMME DE DÉVELOPPEMENT PROFESSIONNEL ET INSTITUTIONNEL

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1 AFFAIRES INDIENNES ET DU NORD CANADA PROGRAMME DE DÉVELOPPEMENT PROFESSIONNEL ET INSTITUTIONNEL LIGNES DIRECTRICES DU PROGRAMME

2 INTRODUCTION... 1 OBJECTIF DU PROGRAMME... 2 RESSOURCES EXISTANTES EN MATIÈRE DE GOUVERNANCE...2 CADRE DE CONTRÔLE DE GESTION... 3 PHASE DES PROPOSITIONS...3 Présentation des propositions...3 Bénéficiaires admissibles...3 Destinataires admissibles...3 Exigences des propositions...3 PHASE D APPROBATION...4 Restrictions relatives aux approbations...4 Activités admissibles...5 Dépenses admissibles...7 Somme Maximale Payable...7 PHASE D ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS...8 Rapport annuel...8 Responsabilités en matière de production de rapports...8 ANNEXE A : PROGRAMME DPI LISTE DE CONTROLE D'APPROBATION DE PROJET INTRODUCTION Les présentes lignes directrices du Programme de développement professionnel et institutionnel (Programme DPI) d Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) visent, par le truchement d initiatives locales, régionales et nationales, à aider les communautés inuit et des Premières nations à accroître leurs capacités en matière de gouvernance. En , le Programme DPI a remplacé Rassembler nos forces Développement professionnel et le Programme de formation des gestionnaires indiens et inuit. Le Programme DPI est un programme fondé sur des propositions qui financent des projets de renforcement de la capacité de gouvernance. Chacune des régions d AINC a un budget indépendant pour le Programme DPI, dont elle se sert pour financer des projets qui amélioreront la capacité de gouvernance des communautés inuit et des Premières nations se trouvant dans cette région. Un comité du Programme DPI évaluera chacune des propositions de financement à l aide des présentes lignes directrices. La structure et la composition de ces comités seront décidées par les gestionnaires du Programme DPI à l Administration centrale et dans les régions. 1

3 OBJECTIF DU PROGRAMME Financer des projets de gouvernance à l'échelle communautaire et institutionnelle afin d'améliorer la capacité des collectivités inuites et des Premières nations d'exécuter les fonctions essentielles d un gouvernement. Les propositions de financement doivent concerner des projets qui reposent sur l une ou l autre des mesures suivantes, ou les deux : Mesures visant à appuyer l élaboration de cadres décisionnels et de mécanismes de gouvernance communautaire afin d améliorer les processus liés aux principales fonctions de gouvernance, et à appuyer le renforcement des capacités et la mise sur pied de mécanismes de reddition de comptes pour les gouvernements autochtones. Mesures visant à renforcer la capacité institutionnelle et de gestion de la fonction publique des collectivités inuites et des Premières nations, qui se traduisent par une augmentation de la stabilité et de la compétence de la fonction publique des Premières nations et des Inuits, laquelle est responsable de la manière dont elle s'acquitte de ses responsabilités en matière d exécution de programmes et de prestation de services. La bonne gouvernance communautaire sera appuyée au moyen de projets qui renforcent la capacité de gouvernance dans l une ou l autre des dix fonctions essentielles suivantes: A) leadership B) appartenance C) compétence législative D) participation communautaire E) relations externes F) planification et gestion du risque G) gestion financière H) gestion des ressources humaines I) gestion de l information / technologie de l information J) administration de base RESSOURCES EXISTANTES EN MATIÈRE DE GOUVERNANCE Le Centre d'excellence de la gouvernance d AINC, à l'administration centrale, a réuni des exemples des nombreux produits et gabarits généralement créés grâce aux fonds du Programme DPI. Ils sont accessibles au public sur le site Web du Centre d excellence, à l adresse Lorsqu il existe des ressources similaires à une activité proposée dans le cadre d un projet, le Programme DPI ne finance pas la totalité du coût de l élaboration d un nouveau produit. Dans les cas de ce genre, le Programme DPI pourra financer les coûts associés à la planification, à la participation, à l adaptation de 2

4 produits existants aux besoins particuliers du bénéficiaire, à la ratification et à la mise en œuvre. CADRE DE CONTRÔLE DE GESTION PHASE DES PROPOSITIONS Présentation des propositions Les propositions doivent venir de la personne ou de l organisation qui gérera la contribution si la proposition est approuvée. Les bureaux régionaux fixent la date limite à laquelle les propositions doivent avoir été reçues et peuvent imposer des restrictions régionales ou des gabarits que les propositions devront respecter; ces derniers devront satisfaire aux exigences énoncées dans les présentes lignes directrices du Programme. Bénéficiaires admissibles Pour être admissibles, les propositions doivent améliorer la capacité de gouvernance d au moins un des suivants : Premières nations, et/ou conseils tribaux, et/ou communautés inuit Les propositions visant à renforcer la capacité d administration ou d exécution de programmes d autres organismes qui gèrent les programmes de subventions et de contributions d AINC, comme les autorités compétentes en matière d éducation ou les organismes de services à l enfance et à la famille, sont irrecevables. De plus, les propositions ciblant la capacité de gouvernance d organisations provinciales/territoriales ne sont pas admissibles au financement du Programme de développement professionnel et institutionnel. Destinataires admissibles Toute personne ou organisation dont une proposition admissible a été approuvée par un comité du Programme DPI peut recevoir une contribution du Programme DPI. Exigences des propositions Toutes les propositions doivent : soit : o 1) déclarer que le demandeur est le seul bénéficiaire, ou o 2) montrer que des bénéficiaires ont chargé le demandeur de gérer les activités proposées en leur nom; 3

5 montrer que le demandeur a, et peut continuer d avoir, les pratiques et les contrôles de gestion financière nécessaires pour la gestion des activités proposées; décrire les objectifs, les activités, les produits et les résultats attendus du projet, entre autres, les critères de mesure de réussite; fournir une proposition budgétaire indiquant les activités et les coûts du projet, accompagnée d'une prévision de trésorerie fondée sur cette proposition budgétaire; déclarer toutes les sources de financement éventuelles, comme les contributions d autres ministères ou organismes gouvernementaux, ou les fonds que le destinataire du financement ou les bénéficiaires du projet affecteront aux activités proposées; en cas d exécution par une tierce partie, comme lorsque le demandeur a l intention d embaucher un autre organisme qui exécutera certaines des activités proposées, fournir une description de l entente indiquant les responsabilités et les rôles de chacune des parties à l entente. PHASE D APPROBATION Processus d approbation : Les comités du Programme de développement professionnel et institutionnel évaluent les propositions en se fondant sur les critères des présentes lignes directrices du Programme. Ces évaluations sont effectuées à l aide de la Liste de contrôle d'approbation de projet (voir l annexe A). L auteur d une proposition est informé des activités qui peuvent être financées, et pour quel montant. Le demandeur et le Ministère pourront ensuite conclure une entente de financement, ou convenir de modifier une entente existante. Restrictions relatives aux approbations Propositions pluriannuelles : Les comités du Programme DPI peuvent examiner des propositions qui font partie de plans à long terme, mais le Programme ne peut financer que des activités qui seront terminées au 31 mars de l exercice et pour lesquelles la proposition est approuvée. Les destinataires et bénéficiaires ne doivent pas considérer le financement consenti par le Programme DPI pour les activités de l année en cours comme une garantie qu AINC financera les activités connexes prévues pour les exercices suivants. Répétition de projets : Le Programme DPI ne peut pas financer de projets identiques ayant le même bénéficiaire d une année à l autre. Un projet peut être repris si les bénéficiaires sont différents, comme lorsqu une organisation répète un projet de formation pour des nouveaux bénéficiaires qui n ont pas encore suivi cette formation. Le Programme DPI ne peut être utilisé pour fournir du financement opérationnel ou de base aux organisations. Les destinataires doivent savoir qu ils ne doivent 4

6 pas compter sur le financement du Programme DPI comme source de revenu stable. Destinataires faisant l objet d une intervention : Les fonds du Programme de développement professionnel et institutionnel ne peuvent servir à régler le coût de la cogestion ou de la gestion d un séquestre-administrateur. Double emploi : Le Programme de développement professionnel et institutionnel est conçu de manière à être mis en œuvre avec souplesse, mais il est aussi conçu de telle façon que ses activités ne fassent pas double emploi avec celles que financent d autres programmes et qu il ne complète pas le financement dans d autres domaines de programme. Les activités qui fournissent de la formation, des ressources ou des services à un programme d AINC ne sont pas admissibles au financement. Les activités qui ont indirectement des incidences sur plusieurs programmes ou sur la totalité des programmes, parce qu elles renforcent la capacité de gouvernance essentielle du bénéficiaire en ce qui concerne l une au moins des dix fonctions du gouvernement, sont admissibles. Exemples de projets admissibles : Achat de logiciels ou de matériel qui sera utilisé pour l'administration financière générale de la Première nation Un examen complet de la gouvernance, portant sur plusieurs programmes ou sur la totalité des programmes et produisant un plan stratégique à court ou à long terme pour une Première nation De la formation en gestion financière ou en gestion des ressources humaines pour le conseil, le chef et les gestionnaires de bande, ou pour le personnel du bureau de la bande Exemples de projets non admissibles : Achat de matériel ou de logiciels nécessaires à l administration d un seul programme (ex. : logiciel de programme social) Examen d un programme produisant un document qui servira à la gestion de ce programme (ex. : un plan de logement ou un code de gestion des terres) De la formation pour le personnel sur des logiciels portant essentiellement sur les activités d un programme (ex. : de la formation pour le personnel des services à l enfance et à la famille sur de nouveaux logiciels de SEF) Activités admissibles Les activités proposées peuvent recevoir du financement si elles améliorent la capacité d exercer les pouvoirs relatifs à au moins une des fonctions du gouvernement. 5

7 Fonction du gouvernement Leadership Exemples d activités admissibles* pour améliorer la capacité de gouvernance Codes de sélection des dirigeants, code électoral coutumier, orientation des chefs et des conseillers, politiques sur les rôles et les responsabilités des élus/personnes nommées Exemples d'activités non admissibles Coûts d une élection, réunions régulières du chef et du conseil, coûts des résolutions du conseil de bande Appartenance Codes d appartenance Salaire du commis aux effectifs Compétence Politiques sur les règlements Coûts des litiges législative Participation communautaire Codes de consultation de la collectivité, codes pour les appels et la résolution Réunions pour les affaires ordinaires de Relations externes Planification et gestion du risque Gestion financière Gestion des ressources humaines Gestion de l information / technologie de l information Administration de base des différends Politiques ou codes sur la façon de faire affaire avec d autres gouvernements ou avec le secteur privé Formation en planification stratégique Codes financiers, formation et mise à niveau relatives aux systèmes financiers Codes de ressources humaines, élaboration d échelles salariales et de descriptions de travail normalisées, politiques et formation en Relations de travail Politiques relatives à la sécurité de l information, mise à niveau de la technologie de l information du bureau de la bande Formation pour le personnel de bureau, codes administratifs la collectivité Frais de déplacement pour les réunions régulières avec d autres gouvernements Plans de logement, plans d utilisation des terres Préparation d un budget, coûts d une vérification Coûts du recrutement et salaires des nouveaux employés Coût des services Internet Frais d exploitation qui existeraient même sans le financement du projet *Les activités admissibles énumérées pour chacune des fonctions sont des exemples; d autres types de projet peuvent être approuvés et l approbation du financement de projets similaires n est pas garantie. La priorité sera donnée aux activités qui serviront à augmenter la capacité de gouvernance. Par exemple, une proposition de formation pour l utilisation d un nouveau système financier pour le personnel d une bande. 6

8 Les propositions qui comprennent les activités de renforcement des capacités et l exécution des fonctions elles-mêmes sont admissibles aux conditions suivantes : le comité s attend à ce que le renforcement de la capacité d exécuter cette fonction entraîne des avantages durables; le bénéficiaire ne peut pas exécuter l activité sans le financement du Programme DPI. Exemple : une proposition d adjudication à un cabinet de comptables d un contrat d une durée de trois mois visant à aider les employés à utiliser un nouveau système financier tout en suivant de la formation en cours d emploi sur l utilisation et l entretien de ce système. Les propositions d activités qui ne concernent que l exécution des fonctions, sans potentiel de renforcement des capacités, sont irrecevables. Exemple : une proposition pour l embauche d un comptable qui gérera un nouveau système financier, sans aucune disposition relative à la formation ou au transfert de compétences. Dépenses admissibles Les types de dépenses ci-dessous ne sont valables que s'ils appuient un projet recevable : Frais de scolarité et de formation Services professionnels Salaires et traitements Initiatives d'information Voyages, transport et communautaire hébergement Conception, mise en œuvre et Télécommunications entretien de systèmes Autres communications Matériel et logiciels Loyer de bureau et frais généraux nécessaires pour favoriser la Fournitures de bureau et cueillette, l analyse et la impression communication des données Les demandes de fonds supplémentaires pour les frais d'«administration» générale d un projet (10 % du coût du projet, par exemple) ne sont pas valides. Le coût de l administration des projets du Programme DPI devrait être intégré aux dépenses proposées plutôt que de s y ajouter. Le Programme DPI peut seulement servir au remboursement des frais qui étaient soumis dans une proposition avant que les dépenses soient engagées. Somme Maximale Payable Aucun organisme ne peut recevoir plus de $ du Programme de développement professionnel et institutionnel en , peu importe le nombre de projets ou le nombre de bénéficiaires pour lesquels il gère des projets. 7

9 PHASE D ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS Rapport annuel Les destinataires doivent préparer et présenter un «rapport annuel du Programme DPI» résumant les activités, les résultats et les éléments financiers. Les produits à livrer et les documents supplémentaires doivent accompagner ce rapport. Rapports en retard : Les destinataires ne peuvent pas recevoir de financement supplémentaire du Programme DPI lorsque leur rapport annuel est en retard. Si un rapport complet n est pas présenté dans un délai raisonnable, les fonds versés au destinataire font l objet d un recouvrement pouvant aller jusqu à la pleine valeur de la contribution. Il incombe au destinataire de veiller à ce que le rapport soit complet. Documents : Le texte de l entente de financement énumère les documents qui doivent accompagner le rapport. Il peut s agir, entre autres, de preuves d achat, de factures et de certificats de formation. Produits à livrer : Dans de nombreux cas, les projets financent la création de produits concrets, comme des codes, des politiques, des plans comptables, des gabarits, des cadres, des constitutions, des documents de formation et des plans. Ces produits doivent être livrés avec le rapport. Pour que les produits à livrer deviennent une ressource commune, les ententes de financement renferment des dispositions standard permettant au Ministère de diffuser publiquement ces documents. Les conditions relatives aux droits d auteur et à la propriété intellectuelle visent à permettre la réalisation d économies d échelle en rendant tous les produits à livrer accessibles aux futurs demandeurs. Il s agit de fournir aux bénéficiaires, qui pourront les examiner et les adapter à leurs propres besoins, une base de connaissances toujours d actualité sur les ressources en renforcement de la capacité de gouvernance. Responsabilités en matière de production de rapports Destinataires du financement Les destinataires présentent les «rapports annuels du Programme DPI», et y joignent tous les documents et produits à livrer mentionnés dans l entente de financement. Régions d AINC Pour chacun des projets approuvés, le comité du Programme de développement professionnel et institutionnel remplit une liste de contrôle d'approbation de projet (annexe A) avant que la touche finale ne soit 8

10 apportée à l entente. Les régions envoient une copie des listes de vérification signées à l Administration centrale d AINC. Les régions reçoivent les rapports annuels du Programme DPI et les téléchargent dans le système Paiements de transfert aux Premières nations et aux Inuit (PTPNI), en y joignant tous les produits à livrer. Administration centrale d AINC Les listes de vérification et les rapports annuels sont utilisés pour l examen de la conformité et l amélioration constante du Programme DPI. 9

11 ANNEXE A : Programme DPI Liste de contrôle d'approbation de projet (À remplir par le comité du Programme DPI d AINC) Nom du demandeur : Numéro de destinataires: Région : Titre/description de la proposition : Bénéficiaires proposés : Le demandeur est-il bénéficiaire? Coût de la proposition : $ Partie A : Conditions du Programme Déterminer si la proposition répond aux exigences minimales du Programme, sans tenir compte de la valeur des activités proposées. Exigences des propositions O = Obligatoire. Les propositions qui ne satisfont pas à toutes les conditions obligatoires ne pourront recevoir de financement. 1) Des bénéficiaires ont chargé le demandeur de gérer les activités proposées en leur nom; 2) Le demandeur est le seul bénéficiaire. Montre que le demandeur a, et peut continuer d avoir, les pratiques et les contrôles de gestion financière nécessaires pour la gestion des activités proposées. Décrit les objectifs, les activités, les produits et les résultats attendus du projet, entre autres, les critères de mesure de réussite. Fournit une proposition budgétaire indiquant les activités et les coûts du projet, accompagnée d'une prévision de trésorerie fondée sur cette proposition budgétaire. Déclare toutes les sources de financement éventuelles, comme les contributions d autres ministères ou organismes gouvernementaux, ou les fonds que le destinataire du financement ou les bénéficiaires du projet affecteront aux activités proposées. En cas d exécution par une tierce partie, fournit une description de l entente indiquant les responsabilités et les rôles de chacune des parties à l entente. Oui, non ou S.O. O O O O O 10

12 Admissibilité des bénéficiaires Oui, non ou S.O. A) La proposition mentionne-t-elle qui bénéficiera du projet? O B) Les bénéficiaires de la proposition sont-ils une Première nation, un conseil tribal ou une collectivité inuit? Si la réponse à B) est «non», rejetez toutes les activités de la proposition qui ne ciblent que des bénéficiaires non admissibles. S il ne reste aucune activité, la proposition doit être refusée et l examen doit se terminer à ce moment-ci. Dépenses admissibles Proposées Approuvées (conformément à la partie D) Frais de scolarité et de formation $ $ Salaires et traitements $ $ Voyages, transport et hébergement $ $ Télécommunications $ $ Autres communications $ $ Loyer de bureau et frais généraux $ $ Fournitures de bureau et impression $ $ Services professionnels $ $ Initiatives d'information communautaire $ $ Conception, mise en œuvre et entretien de systèmes Matériel et logiciels nécessaires pour favoriser la cueillette, l analyse et la communication des données $ $ $ $ Dépenses totales admissibles $ $ Dépenses proposées qui n entrent pas dans les catégories admissibles (ex. : avantages sociaux des employés, frais d administration) $ 11

13 Partie B : Admissibilité des activités proposées Déterminer quelles activités parmi celles qui sont proposées renforceront la capacité de la gouvernance. Activités proposées Fonctions du gouvernement 1. Ventiler les propositions en une liste d activités. Il n est pas nécessaire d inscrire les activités proposées qui ont été rejetées à la partie A. 2. Faire un X pour chacune des fonctions du gouvernement dont la capacité d exercice sera renforcée par une activité. Ne pas inscrire de X si une activité ne consiste qu à exécuter une fonction, sans augmenter la capacité de la gouvernance. 3. Les activités qui renforcent au moins une fonction sont admissibles. Leadership Appartenance Compétence législative Participation communautaire Relations externes Planification et gestion du risque Gestion financière Gestion des ressources humaines Gestion de l information / technologie de l information Administration de base Activité admissible 12

14 Partie C : Recommandation du comité du Programme de développement professionnel et institutionnel Compte tenu de la capacité du destinataire proposé, des fonds disponibles et de la valeur des activités proposées, recommander le financement des activités admissibles et en établir l ordre de priorité. Évaluation des risques Le destinataires n est peut-être pas en mesure d exécuter les activités admissibles proposées Probabilité que le destinataires n effectuerait pas les activités Complexité des activités admissibles admissibles Dans l ensemble, les activités admissibles sont PEU COMPLEXES : si on se fie aux dépenses quantifiables prévisibles; elles mèneront directement aux résultats attendus. DE COMPLEXITÉ MOYENNE : si on se fie à certaines dépenses variables éventuelles, ou les activités sont soumises à certaines influences de l extérieur qui pourraient empêcher d obtenir les résultats attendus. TRÈS COMPLEXES : si on se fie surtout aux dépenses variables qui sont difficiles à prévoir, ou les activités sont soumises à de fortes influences de l extérieur en raison desquelles il pourrait être difficile d obtenir les résultats attendus de manière prévisible. Selon le dossier récent du destinataire, l inexécution de l entente est PEU PROBABLE : aucun manquement récent à ses obligations aux termes d ententes de financement. POSSIBLE : au moins un manquement récent à ses obligations aux termes d ententes de financement pour des raisons sans lien avec les activités admissibles proposées. À PRÉVOIR : au moins un manquement à ses obligations aux termes d ententes de financement pour des raisons associées aux activités admissibles proposées. Très complexe Complexité moyenne Peu complexe Peu probable Possible À prévoir Décision à Risque Risque prendre inacceptable inacceptable Risque Décision à Risque acceptable prendre inacceptable Risque Risque Décision à acceptable acceptable prendre Risque acceptable : Le comité devrait évaluer cette proposition en se fondant sur la valeur des activités admissibles proposées. Décision à prendre : Le comité devrait évaluer cette proposition en se fondant sur la valeur des activités admissibles proposées, en fonction du risque possible inhérent à l'utilisation de fonds publics. Il faudrait envisager d utiliser certaines stratégies d atténuation des risques, par exemple : accorder la priorité aux activités dont les dépenses sont les plus prévisibles; 13

15 ne libérer les fonds que lorsque chacune des étapes du projet est terminée; limiter l utilisation du financement par paiements de transfert souples. Risque inacceptable : Le comité devrait évaluer cette proposition en ne se fondant que sur la valeur d'un ensemble réduit d'activités admissibles. Pour diminuer les risques, il faut, par exemple : rejeter les activités auxquelles la complexité élevée du projet ou la forte probabilité d inexécution de l entente sont directement imputables; réduire l échelle des travaux afin que le montant des fonds publics à risque soit raisonnable; ne libérer les fonds que lorsque chacune des étapes du projet est terminée; ne pas utiliser le financement par paiements de transfert souples. Recommandation du comité en ce qui concerne le financement Activité Priorité admissible Financement admissible demandé Recommandation quant au financement Contribution ou PTS (le PTS exige une justification) Financement total recommandé : $ Commentaires du comité du Programme DPI : 14

16 Partie D : Décision de financement - Financement approuvé Fonds d'autres sources (préciser) : $ de $ de $ de - Refusé, parce que pas de bénéficiaires admissibles pas d activités admissibles autre Activités approuvées Cette information sera incluse dans l entente de financement. A) Résumé des activités spécifiques à financer (ex. : élaboration d un code des ressources humaines, tenue d ateliers sur la gouvernance avec des PN membres du conseil tribal les 5 et 6 août, achat d un nouveau logiciel de comptabilité et de deux ordinateurs) B) Documents devant accompagner le rapport annuel du Programme DPI (ex. : reçus et factures, listes de participants, procès-verbal de réunions, certificats) C) Produits livrables devant accompagner le rapport annuel du Programme DPI (ex. : codes, politiques, documents de formation, plans, rapports) Approbation du financement : Conformément à la délégation du pouvoir de signer des documents financiers d AINC. Les ententes de financement existantes ont été vérifiées afin que le bénéficiaire ne reçoive pas plus de $ de fonds au total en en vertu de l autorisation du Conseil du Trésor 306 Le GCR doit signer la présente liste de vérification avant que la touche finale puisse être apportée à une entente de financement. N o Nom Signature Date GCR $ Décrit en détail à la colonne «Approuvées» de la partie A «Dépenses admissibles». 15