Le PREMIER logiciel de gestion de cabinets d'avocats certifié par Microsoft en Europe*

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1 10-11 Le PREMIER logiciel de gestion de cabinets d'avocats certifié par Microsoft en Europe* Vous êtes convaincu qu au-delà de votre talent et de votre professionnalisme, la productivité de votre cabinet passe par un outil de gestion approprié? Vous appréhendez l émergence des nouvelles technologies dans votre travail journalier? Quelles que soient la taille et la forme juridique de votre cabinet (personne physique ou société), DLex est fait pour vous! DLex intègre l ensemble des fonctionnalités indispensables pour une gestion intelligente et proactive de votre activité. Pilier de l activité de Pyramiq, DLex est le fruit de plus de 20 années d expérience dans la conception d applications de gestion pour cabinets d avocats. Pyramiq : partenaire des Bureaux d Aide Juridique partenaire informatique de l ensemble des barreaux francophones et germanophone et de l O.B.F.G. Sommaire Vous trouverez dans cette brochure une description générique des fonctionnalités de DLex, les actuelles et celles de demain. L équipe de Pyramiq reste toutefois à votre disposition pour vous proposer une démonstration et répondre à vos questions. p.2 Ergonomie p.4 Gestion des dossiers p.6 Gestion des contacts p.7 Liaison avec l environnement bureautique p.8 GED (Gestion Electronique des Documents) et Content Management p.12 Gestion du temps p.16 Revalorisation des prestations p.17 Gestion de la comptabilité p.18 Gestion des calculs p.19 Utilitaires p.20 Customer Web Access p.21 Software DLex demain p.22 Services DLex en plus p.23 Strad@ : contenu juridique dans DLex p.24 DLex, c est également * Données Microsoft/Veritest Product-ID: Py Zone EMEA - 20/12/2007 w w w. p y r a m i q. b e BE-FR0210

2 Ergonomie Interface ergonomique de type Outlook ("look Outlook 2007") : une convivialité sans comparaison Vision d ensemble et accès à l information contenue dans vos dossiers à tout moment en quelques clics Moteur de recherche simplifié avec saisie semi-automatique Moteur de recherche avancé par sélection multicritère permettant d affiner au mieux chaque recherche et de générer des résultats plus précis et exploitables Possibilité de recherche sur des périodes déterminées via des filtres prédéfinis Fenêtres adaptables selon la résolution de chaque écran 2

3 Larges possibilités de personnalisation du programme pour chaque utilisateur Sauvegarde des critères préférentiels sous forme de favoris Choix de l affichage et du contenu des listes Exemple d affichage de l utilisateur 1 Exemple d affichage de l utilisateur 2 Choix du positionnement des colonnes Exemple de tri sur base alphabétique Exemple de tri sur base de la date d ouverture du dossier Standardisation des commandes utilisées par DLex Barre de menus Barre d'outils Espace de personnalisation Volet de contenu Vues et actions Volet de navigation 3

4 Gestion des dossiers Navigation intuitive et conviviale au sein des dossiers Manipulation réalisée avec une barre de commandes simplifiée L ensemble des intervenants de chaque dossier repris sur un seul écran (parties et conseils) En un clic, accès immédiat vers : Détails du client : affichage de la fiche "contact" du client avec l ensemble de ses coordonnées Mémo mail : création d un projet d dans Outlook avec mention automatique du dossier en objet Dossiers liés : pour retrouver tous les dossiers liés au(x) client(s) d'un dossier 4

5 Moteur de recherche multicritère Soit recherche accélérée sur la référence ou le nom d'un dossier Soit recherche sur des listes de dossiers Accès immédiat au dernier dossier consulté Accès aux 20 derniers dossiers consultés Recherche via favoris (nombre illimité) Favoris par défaut en gras : liste affichée à l'ouverture de DLex Recherche via tous les critères de recherche avancée proposés par DLex Recherche des dossiers dormants sur base de différents critères : - tous les dossiers sans évènement futur ni à l agenda, ni à l'échéancier - tous les dossiers ouverts mais "vides" (ni document, ni échéance, ni prestation, ni point d agenda) - tous les dossiers sans prestation depuis une certaine date 5

6 Gestion des contacts Présentation personnalisable et standardisée avec multiples possibilités de recherche Recherche rapide Recherche par favoris Recherche alphabétique Affichage paramétrable Fiche signalétique complète et par contact Notion de contact principal et de contacts secondaires 3 adresses par contact avec possibilité d en définir une par défaut Exemple : le contact principal "Assurauto", une compagnie d'assurance, et le(s) contact(s) secondaire(s) "Bernadette Verval", une gestionnaire de dossier Accès direct aux dossiers liés à un contact et premier niveau de gestion de conflits d intérêts Partage et synchronisation personnalisables de vos contacts avec MS Outlook (versions 2003 et supérieures) (voir également page 7 : liaison avec l environnement bureautique) 6

7 Liaison avec l environnement bureautique Une des grandes forces de DLex est d être développé dans des environnements technologiquement "up to date". De ce fait, la compatibilité avec la bureautique est garantie. La compatibilité avec la suite bureautique MS Office 2003 (et ses versions supérieures) est de ce fait également garantie pour les futurs développements. Le processus de synchronisation entre DLex et les périphériques mobiles (PDA/Pocket PC/Smartphone) concerne l agenda et les contacts. Le tout transite par Outlook. Un tableau de bord permet de sélectionner les éléments à synchroniser Export direct des documents d un dossier vers un support externe (clé USB ) avec réimportation semi-automatisée lors de la reconnexion à DLex L export d un document et sa réintégration en quelques clics 1) Sélectionnez les fichiers à exporter par un clic droit 2) Choisissez la fonction "export de documents" 3) Sélectionnez la destination d exportation (ex : clé USB) 4) A l ouverture suivante de DLex, un rappel automatique vous signalera qu un document a été exporté et il vous proposera de le réintégrer dans son dossier d origine Clé USB (F) Clé USB (F) 7

8 GED (Gestion Electronique des Documents) et Content Management Par définition, la GED propose l'acquisition, le classement et le stockage des documents. C'est un processus qui découle du cycle de vie du document. La GED entraîne un gain de temps et d'argent important pour les organisations. Elle permet, entre autres fonctionnalités, l'indexation de vos documents et, associée aux nombreuses possibilités d'accès distant disponibles aujourd'hui, vous garantit l'accès à l'ensemble des pièces de vos dossiers en tous lieux. Gestion de vos documents dans une structure personnalisée par type de dossier et/ou par dossier DLex permet de créer une arborescence de classement par fardes et sous-fardes en adéquation avec votre classement papier De plus, le classement électronique est paramétrable par matière. Il vous est possible par exemple de créer une arborescence spécifique pour tous les dossiers de roulage, une autre pour tous les dossiers de divorce... Une arborescence spécifique peut également être définie comme arborescence par défaut (pour les dossiers "sans" matière déterminée) Dans tous les cas, les paramètres d arborescence définis sont modifiables à tout moment, dossier par dossier Par dossier, classement automatique ou semi-automatique des pièces entrantes et sortantes : courriers générés, pièces scannées, fax numérisés, s Cette fonctionnalité favorise un classement simple et rapide par une seule action de "glisser-déposer" (drag & drop) Prise en charge des flux de dictée numérique dans DLex Ce module permet de gérer le transfert des fichiers de dictée numérique vers DLex. De nombreuses fonctionnalités facilitent également le traitement et la gestion des fichiers pour une parfaite intégration dans votre Workflow. Module DPM Link de DLex - Optionnel Côté Avocat 2 méthodes 1. Mode rapide Sans rien changer à vos habitudes de travail, vos dictées numériques sont intégrée dans votre DLex 2. Mode collaboratif Traitement par lot des dictées (un lot = une pile de dossiers) pour lesquelles on défini une série d instructions telles que: Le dossier lié Le niveau de priorité OU le délai (deadline) La personne en charge de la transcription La prise en charge par un prestataire externe (moyennant activation du module de services externes, voir page 22) >> Voice Command : Possibilité d assigner une dictée à un dossier par simple commande vocale 8

9 Les dictées contenues dans un lot transféré sont regroupées sur une page de garde, permettant aux transcripteurs de retrouver facilement à quel dossier physique correspond quelle dictée. Côté secrétaire Dans son environnement de travail DLex, la secrétaire peut retrouver aisément les dictées à traiter. Différents filtres de recherche peuvent être configurés de manière personnalisable: personnes en charge, type de dossier, avocats concernés A partir de la liste de résultat, elle accède à une dictée par un simple clic et la transcription peut démarrer : Création d un document (Word) de courrier à partir d un modèle selon le processus habituel de DLex Blocage d accès aux fichiers en traitement A partir de cette même liste, avocats et secrétaires pourront suivre l état d avancement des différents travaux et réorganiser les priorités si nécessaire. Pilotage de la dictée à partir d un Player qui s affiche au dessus du fichier Word de travail correspondant Possibilité de reprise d une transcription en cours avec mémorisation du statut (état d'avancement de la dictée et du fichier Word un travail mis en suspend peut être poursuivi par une autre secrétaire) 9

10 Création des courriers sortants Module de courrier intégré avec librairie de documents types proposée sous forme d une arborescence claire et paramétrable Possibilité de créer des scénarios préformatés et automatisant le mode d édition du courrier Exemples de scénarios configurables : - rédaction d un courrier Word à envoyer par fax - rédaction d un courriel avec pièce(s) jointe(s) -... Création d s avec pièce(s) jointe(s) en liaison avec MS Outlook Sauvegarde de projets avant envoi : le contenu des courriels peut être sauvegardé sans être envoyé directement. Les mails s assimilent de la sorte à des documents de travail de type Word Prestation(s) et mise à l échéancier automatique après courrier Sécurité sur les documents (droits d accès et verrouillage des documents en cours d utilisation) tout en laissant la possibilité d un accès en lecture seule Prise en charge du multilinguisme Possibilité d exportation des documents DLex vers tous types de supports extérieurs (clé USB ) Création d un courrier en quelques secondes 1) Faites le choix du scénario souhaité : courrier Word? ? Fax? Rem. : l permet de joindre un document au courrier 2) Faites le choix du (des) destinataire(s) 3) Créez automatiquement un document dans le format choisi 4) Après la sauvegarde du document, encodez automatiquement vos prestations et/ou une échéance à votre échéancier. Ceci est paramétrable sur base de vos desiderata Pyramiq intègre l utilisation de certificats reconnus pour la signature électronique de document 10

11 Gestion des documents entrants avec le Doc manager Outil d importation simple et convivial de documents et courriels par "glisser-déposer" (drag & drop) Possibilité d intégrer tous types de fichiers : mails reçus, scans, photos, pièces jointes Classement immédiat ou différé dans les dossiers MS OUTLOOK 1. Au départ d'outlook, sélectionnez le(s) mail(s) que vous souhaitez importer dans DLex 2. Déposez-le(s) sur l'icône Doc manager EXPLORATEUR WINDOWS 1. Au départ de l'explorateur Windows, sélectionnez le(s) fichier(s) que vous souhaitez importer dans DLex 2. Déposez-les sur l'icône Doc manager 3. Affectez le(s) document(s) transféré(s) à un dossier DLex. Un commentaire peut être inséré à ce stade 4. Accédez aux documents importés directement dans le dossier concerné Intégration dans Outlook d un dossier partagé avec votre DLex DOC Manager PRO - Optionnel Synchronisation d un dossier de travail partagé (structure identique et synchronisation par DLex) Possibilité d avoir des Inbox différentes par utilisateurs Injection automatique d un document scanné dans un dossier client (par un simple encodage du numéro de dossier sur le copieur) 11

12 Gestion du temps Agenda 4 fonctionnalités majeures : gestion de l agenda, gestion des tâches, gestion des événements critiques, gestion des timesheets Gestion des agendas partagés avec présentation fonctionnelle Pour chaque rendez-vous : - possibilité de lien ou non avec un dossier existant - possibilité de rappel automatique - possibilité d assigner un degré de priorité - possibilité d encoder directement une prestation à partir d un rendez-vous - possibilité d attribuer un code couleur à chaque type de rendez-vous - possibilité de déterminer des plages horaires inaccessibles pour des rendez-vous à titre privé Synchronisation personnalisable de l agenda avec MS Outlook (versions 2003 et supérieures) (voir également page 7 : liaison avec l environnement bureautique) Consultation d un agenda par dossier permettant de visualiser, en un seul écran, les différents événements du dossier et de partager des informations utiles pour les membres d un même cabinet Affichage simultané de plusieurs agendas en vue de gérer des emplois du temps communs (exemple : organisation de rendez-vous partagés) 12

13 Gestion du temps Tâches Gestionnaire de tâches partagées : suivi, statut, rappel Moteur de recherche rapide directement accessible sur base des critères les plus courants : 1 Par utilisateur 2 Par dossier 3 Par type d échéance (747, échéance après courrier, ) 4 Par période prédéfinie en un seul clic 5 Entre deux dates déterminées 6 Recherche avancée via tous les critères proposés par DLex 7 Gestion et recherche des échéances importantes et/ou répétitives sous forme de favoris (un seul clic nécessaire) 8 Possibilité de masquer temporairement les tâches réalisées, par souci de clarté Visualisation aisée des échéances en retard et/ou avec un degré de priorité élevé à l aide de codes couleurs spécifiques Pour chaque tâche (ou échéance) : - possibilité de lien avec un dossier existant - possibilité de rappel automatique - possibilité d assigner un degré de priorité - possibilité de visualiser un état d avancement de la tâche à effectuer 13

14 Gestion du temps Evénements critiques "Mon DLex aujourd hui" Consolidation des entrées agenda et des échéances du jour en un seul écran Possibilité de tri par : - degré de priorité - utilisateur - jour - combinaison de plusieurs de ces critères Exemple d'affichage de mes évènements critiques du jour Par extension, possibilité de gestion simultanée de l agenda et des tâches au-delà des événements critiques pour plusieurs collaborateurs à la fois ou pour un seul collaborateur sur une période déterminée Exemple d'affichage de la liste de mes tâches pour la semaine 49 14

15 Gestion du temps Timesheets Gestion des prestations (timesheets) Gestion aisée des prestations avec création personnalisable de séquences de prestations automatiques Exemples : Audience frais de déplacement Courrier frais de courrier frais de photocopie honoraire courrier Multiples possibilités d impressions personnalisées de vos listes de prestations Exportation de toutes les listes de prestations vers MS Excel Génération des états de prestations en PDF Recherche aisée sur tous types de critères : - prestataire - type de prestation - dossier - client - date et/ou période - combinaison entre différents critères Création illimitée de tarifs selon les critères pertinents désignés par le cabinet (hiérarchie, type de dossier, type de client ) avec taux internes et externes Chronomètre à double entrée avec création semi-automatisée de prestations (voir également page 19 : utilitaires) Dissociation entre l espace d encodage des prestations (selon les unités et taux prévus par le cabinet) et l espace de valorisation des prestations A chaque type de prestation correspond une valeur par défaut paramétrable par dossier, par client, par prestataire ou par tout autre critère de valorisation prédéfini en administration. Les valeurs correspondantes sont consignées en arrière-plan et ne seront accessibles que par les prestataires disposant des droits nécessaires. Un prestataire ne disposant pas des droits ne peut dès lors pas accéder aux montants correspondant aux prestations engagées dans le dossier. Table des taux personnalisable Encodage d'une prestation En résumé, les timesheets vous placent face à la réalité de votre activité; elles gardent la mémoire de l ensemble de ce qui a été presté quelles que soient les décisions prises au moment de la facturation 15

16 Revalorisation des prestations La revalorisation des prestations : Module intermédiaire entre l encodage des prestations et la facturation, cet espace permet de réaliser des simulations sur les prestations en attente de facturation. Un tel outil vous permet d'adapter les prestations facturées au résultat du dossier, à la nature de la relation avec le client Ce module vous permet, en d autres mots, "d arrondir les angles" selon les enjeux et les spécificités du dossier. Mécanisme de revalorisation des prestations avant facturation sur base des divers critères présentés ci-dessous Possibilité de sauvegarde d un projet de revalorisation et transfert automatique vers une facture après approbation finale (note d honoraires) Critères multiples de sélection des prestations à revaloriser : - catégorie de prestations (frais ou honoraires) - dossier - client comptable - utilisateur DLex - type de prestation (pour les honoraires par exemple : rendez-vous client, rédaction de conclusions ) - unité de prestation (minute, page ) - taux tarifaire - type de taux : interne ou externe - modification sur une prestation particulière (changement de la durée de la prestation, par exemple) - combinaison de plusieurs de ces critères Possibilité de revalorisation globale sur un montant total Un exemple concret : 1) Sélectionnez les prestations d une période afin de préparer la future note d honoraires 2) Basculez dans le module de valorisation en un clic 3) Revalorisez les prestations d un dossier spécifique (dans notre exemple par le choix d'un taux préférentiel AXA) 4) Sauvegardez le projet de revalorisation afin d en parler avec votre associé 5) Une fois le projet approuvé, convertissez-le directement en un projet de note d honoraires (facture) AXA Montant initial Cette séquence d actions n altère en aucun cas l encodage initial des prestations; le volume de travail effectivement presté reste donc toujours accessible. Montant revalorisé Sécurité et droits d accès Ce module est accessible aux seuls utilisateurs disposant des droits requis. Il intègre un double mécanisme de verrouillage : - verrouillage des prestations valorisées pour éviter les erreurs d encodages tardifs - verrouillage de l encodage des prestations échues 16

17 Gestion de la comptabilité DLex permet de gérer plusieurs comptabilités et de répondre aux exigences spécifiques des personnes physiques d une part (comptabilité individuelle) et des sociétés d autre part (comptabilité de société en option). Dans DLex, chaque dossier fait l objet d une fiche comptable (relevé des entrées et des sorties relatives au dossier). L ensemble des mouvements permet très simplement de finaliser le livre journal requis dans le cadre d une comptabilité individuelle. Pour la comptabilité des sociétés, DLex propose un plan comptable standardisé, avec possibilité de personnalisation. DLex édite les balances, les journaux et les historiques comptables. En termes de facilités, les fonctionnalités comptables de DLex permettent : Une compatibilité avec tous les logiciels bancaires permettant l importation de fichiers de paiements Un transfert automatisé de vos virements vers les logiciels bancaires qui le permettent Une retranscription directe des virements encodés en écritures comptables. La gestion des extraits de compte est dès lors optimalisée par le "matching" automatique des montants et des communications aux dossiers de référence les concernant. L imputation directe des mouvements entraîne la mise à jour des fiches comptables associées aux dossiers. DLex permet également l importation de vos extraits au format électronique (fichiers "CODA" et "CIRI") Une facturation automatisée avec possibilité de revalorisation avant facturation finale. Ce module permet de réaliser les factures et fonctionne selon un principe de fusion entre les données extraites de DLex et des modèles de mise en page Word (voir revalorisation des prestations). Il garde tout l historique des prestations qui motivent les factures. En d autres termes, vous élaborez une facturation sur mesure intégrant à la source tous les paramètres spécifiques de la facturation d un dossier (ex : taux particulier) et permettant de faire ultérieurement des ajustements de revalorisation, si nécessaire, sans porter atteinte aux données des Timesheets d'origine Un système de rappel automatisé sur base de vos desiderata 17

18 Gestion des calculs Gestion aisée des décomptes complexes (sur base d un nombre non limité de montants à payer ou de paiements) avec possibilité de mise en demeure et plans de remboursement automatisés Calculs d intérêts "simples" d un montant sur base du taux d intérêt légal (civil ou commercial) ou conventionnel, exportables vers courrier imprimable Calculs de préavis sur base de la grille Claeys la plus récente avec sauvegarde et fusion vers courrier paramétrable Calcul d index (indice santé ou indice des prix à la consommation) avec choix de la base et de l indexation adéquate. Possibilité de sauvegarde et d export vers courrier ou impression Compteur du nombre de jours entre deux dates Calculatrice traditionnelle 18

19 Utilitaires Gestion des impressions : multiples possibilités d impression personnalisée, aperçu avant impression, exportation en PDF Export possible de toutes les listes de DLex vers MS Excel en vue d y subir divers traitements en dehors de DLex Mises à jour automatiques de DLex (Live update) lors de la connexion à DLex ou par téléchargement direct sur Internet selon les souhaits des clients (système activé ou débrayage possible). De plus, au sein du réseau même, les postes utilisateurs reçoivent automatiquement la dernière version disponible sur le serveur (Automatic update) Gestionnaire des présences/absences du bureau avec possibilité de message personnel Exemple : Vous êtes connecté de l extérieur sans être présent physiquement au bureau. Grâce au message personnel "télétravail" que vous avez encodé, vos collaborateurs et votre secrétaire peuvent correctement renseigner les personnes qui voudraient vous contacter. DLex intègre une gestion des droits élaborée en fonction de votre appartenance à un département (gestion verticale des droits) ou en fonction de votre niveau dans la hiérarchie (gestion horizontale des droits) Interface d administration simple et claire avec utilisation d icônes. DLex est un logiciel standard paramétrable. Par ailleurs, l accès à l interface d administration est réservé à l administrateur du logiciel désigné Chronomètre à double entrée avec création semi-automatisée de prestations prédéfinies 19

20 Customer Web Access (Extranet Client) Le CWA est un module de DLex qui permet à vos clients d'accéder aux dossiers qu'ils vous confient, et ce via Internet. Accès sécurisé pour les clients Le cabinet décide par client et par dossier de qui peut accéder à quoi. Le cabinet génère des paramètres d'accès (Login/Password) qu'il communique à son propre client. Les éléments suivants sont accessibles par le CWA, de manière configurable, client par client et dossier par dossier : - liste de ses dossiers - signalétique simplifiée des dossiers - fiche comptable - prestations - parties/conseils - agenda avec ligne du temps graphique - tâches du dossier - documents du dossier (avec restriction possible par document "faux dossier") Interface personnalisable par cabinet (gamme de couleurs et logo du cabinet) Mise en place d un canal de communication direct entre le client et le responsable en charge du dossier au sein du cabinet 20

21 Software DLex demain Avec DLex, Pyramiq réoriente son offre de solutions et de services de manière modulable pour répondre à la diversité de vos attentes. Les principaux développements de DLex dès Module de communication interne de type MSN Messenger Complémentairement au gestionnaire des absences et présences DLex, cet outil autorisera une communication instantanée entre les membres d un même cabinet. Les messages pourront être soit convertis en tâches ou en prestations, soit être supprimés une fois lus. 2. Intégration du contrôle d anti-blanchiment d argent La législation impose aux avocats de vérifier l identité de leurs clients et de collecter certains documents selon la nature de la personne assistée (personne morale ou personne physique). DLex assure la prise en charge des différents contrôles vous permettant de valider un intervenant. 3. Intégration du module Curatel Gestion des dossiers de faillite : Intégration de la comptabilité des sociétés en faillite Édition de modèles utiles tels que les déclarations de créances Répartition automatique des entrées entre les créanciers tenant compte du niveau de priorité 4. Intégration du module Créance Traitement par lot des dossiers de récupération de créances : Définition d un scénario de recouvrement fixant les différentes étapes (actions et résultats attendus : mise en demeure, saisie ) Traçabilité des évènements et du statut en fonction des actions et des résultats obtenus 5. Développement de nouveaux modules pour La gestion des administrations provisoires La médiation de dettes 6. GED Pro, module avancé de gestion électronique des documents recherche "full DLex" : lancez directement des recherches sur le contenu de vos documents et dans l'ensemble de la base de donnée le versionning : possibilité de conserver provisoirement ou définitivement toutes les versions d un document afin d en tracer les modifications apportées en mode collaboratif tout en gérant ses droits d accès. Il est également un outil d aide pour l archivage intelligent de vos documents. Exemple : vous souhaitez retrouver le premier projet d un courrier qui a été modifié plusieurs fois jusqu à sa version définitive, la seule envoyée et sauvegardée dans DLex. 21

22 Services DLex en plus L avenir des applications informatiques passe par le service. Les termes "S+S" et "SaaS" remplacent les appellations précédentes telles que "ASP" (Application Service Provider) ou en encore "On Demand". "Software and Services" et "Software as a Service" représentent tout simplement l avenir du modèle informatique. Pyramiq s est volontairement inscrite dans cette tendance. Parallèlement à ses évolutions propres, DLex s est enrichi en 2008 de 4 services destinés à faciliter la vie des avocats : Dactylographie de fichiers de dictée numériques Traduction de tous types de documents Envois électroniques sécurisés et tracés Archivage intelligent à valeur probante (*) Pratiquement, nous avons sélectionné pour vous un réseau de partenaires selon des critères stricts de qualité et de fiabilité. La dactylographie et les traductions, principe de fonctionnement Votre équipe est surchargée. Le temps consacré à la dactylographie des documents et/ou à leur traduction est devenu trop important Pyramiq vous décharge! Comment? Les textes enregistrés au moyen d appareils de dictée numériques sont automatiquement transférés vers DLex. Vous avez alors le choix de dactylographier ce travail en interne ou de le confier à un service externe. Dans cette seconde option, choisissez le scénario qui automatisera la séquence suivante : choix du modèle, fusion des données avec ce modèle et adressage automatique du job. Pyramiq se charge du reste dans les délais convenus, en ce compris la réintégration des documents dans DLex. Dans le cadre d une traduction, le principe de fonctionnement est identique. En option, la traduction peut être réalisée par un traducteur juré et toute demande de traduction non usuelle peut faire l objet d un devis préalable. Pyramiq assume le cryptage indispensable à la confidentialité des échanges de vos documents. Les envois sécurisés et l archivage intelligent à valeur probante (*), principe de fonctionnement Vous souhaitez transmettre des conclusions, des mises en demeure ou tout autre document sensible de manière sécurisée, en garantissant l intégrité du document transmis, tout en suivant les actions effectuées sur le contenu de votre envoi? Vos dossiers clôturés s empilent de plus en plus dans des lieux variés et peu sécurisés, y accéder relève du parcours du combattant. Dans ces conditions, il vous est impossible de garantir ce volet de votre activité à vos clients Pyramiq vous décharge! Dactylographie A Serveur Web Traduction Web Services Web Services Envoi sécurisé Technologie intelligente qui automatise l'ensemble des tâches entre les différents éléments du processus et assure la sécurisation des données échangées Archivage intelligent... 22

23 Comment? Les fonctionnalités DLex greffées à celles d une technologie performante vous procurent des solutions. Un échange sécurisé depuis DLex, c est avant tout la garantie de la traçabilité à valeur probante (*), de l horodatage, de l inviolabilité et de l intégrité de vos documents. Le processus d archivage électronique intelligent proposé au départ de DLex vous assure à la fois l accès à vos dossiers archivés et à leurs pièces pendant toute la durée légale de conservation, ainsi que la pérennité de vos données quelle que soit l évolution des formats informatiques. A terme, le service d archivage électronique s étoffera de fonctionnalités additionnelles. Une des plus intéressantes porte sur l automatisation de la durée légale d archivage du dossier selon les évolutions associées aux matières concernées. La plateforme en place pourra également répondre à d autres usages tels que les exigences comptables. Pourquoi envisager des services en plus? - Parce qu ils optimalisent votre capacité à respecter les délais - Parce qu ils vous permettent d absorber une charge de travail fluctuante - Parce qu ils vous garantissent plus de confidentialité sur les informations communiquées - Parce qu ils vous font gagner de l espace, du temps et de l énergie Parce que vous ne voulez payer que ce que vous consommez! (*) A défaut d une législation en la matière, nous utilisons l appellation "valeur probante" dans la perspective de pouvoir ensuite utiliser l appellation "valeur légale". Strad@ : intégration de contenu juridique dans DLex L accès le plus direct à l information juridique de Strad@ via DLex Pyramiq a établi un partenariat solide avec les éditions Larcier pour vous proposer un accès direct à la base de données juridique Strad@ au travers de DLex. Le processus de consultation s'intègrera parfaitement à votre interface de travail. Au départ d un dossier DLex, vous accéderez par un simple clic à Strad@. Le résultat de votre recherche sera automatiquement consigné dans une farde «documentations juridiques» liée au dossier actif de DLex et vos critères de recherche seront également mémorisés sous forme d historique pour une utilisation ultérieure. Les sources de documentation étant particulièrement étendues et riches, vous pourrez également collationner une série de documents émanant de différentes sources sur Strad@ (Codes Larcier, RAJBi, revues, sources publiques ) dans une zone de stockage temporaire (panier). Après vérification de la pertinence des informations trouvées, vous pourrez rapatrier sous forme de "lot" et en une seule opération l ensemble des documents validés dans votre dossier DLex. Au-delà des fonctions de recherche, vous pourrez également recevoir de façon proactive et automatique l ensemble des nouveaux documents ajoutés sur une matière préférentielle que vous aurez préalablement notifiée dans l application. En pratique cette intégration vous donnera accès à : Plus de 90 sources de documentations mises à jour quotidiennement un moteur de recherche rapide et efficace des hyperliens utiles d'un document vers un autre des recherches transversales des sources documentaires clairement identifiées 23