Partie 1. Présentation du SGBD Access. Présentation BD. Introduction et lancement d Access. I.1. Qu est ce qu Access? I.2. Lancement d Access

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1 Présentation BD Présentation du SGBD Access Partie 1 Sandra Michelet Département Informatique Pédagogique Université Stendhal, Grenoble III Introduction et lancement d Access 1 2 I.1. Qu est ce qu Access? I.2. Lancement d Access Access est un SGBD Relationnel (appelé aussi SGBDR). 2 méthodes: Double-cliquer sur l icône de Microsoft Access sur le bureau Les données sont réparties en plusieurs tables autonomes et cohérentes et des relations sont établies entre ces tables. Dans la barre des tâches, lancer Access en cliquant par le menu Démarrer/Programmes/Microsoft Office/Access 3 4

2 I.3. Interface d Access I.3. Interface d Access Barre de titre Barre de menu Barres d outils 4 La fenêtre de base de données Les menus donnent accès à toutes les commandes d'access Située en haut de l'écran et généralement de couleur bleue, elle indique le nom du logiciel que vous utilisez (en l'occurrence Microsoft Access), et éventuellement le titre de votre base de données). Elles regroupent des icônes, qui sont des raccourcis pour exécuter une action sans passer par les menus. Dans la suite, les icônes seront expliquées par thème. C'est cette fenêtre qui contient tous les objets importants (tables, requêtes, formulaires, états, pages macros, modules) regroupés par onglets. 6 Partie 2 7 objets de base d Access II.1. Les tables II.1.1. Définition (1/2) Les tables sont l'objet de base d'access. Avec Access, vous aurez un fichier de base de données.mdb qui contiendra plusieurs tables. Les tables permettent de stocker des informations dans une base de données, au fur et à mesure de leur saisie. 7 8

3 II.1. Les tables II.1.1. Définition (2/2) Les données sont représentées dans la table par un tableau comportant des enregistrements (lignes) et des champs (colonnes). II.1. Les tables II.1.2. Exemple : Table «Fournisseurs» Nom GSI Adresse Grenoble Tel Fax Contact Mr Duc Un champ correspond à une catégorie d'informations. Un enregistrement correspond à l'ensemble des données d'une entité de la table. Remarque : Tous les enregistrements d'une table sont construits selon la structure de la table (liste des champs et leurs propriétés). BOTANIC Seyssins Liste des champs : Nom, Adresse, Tel, Fax, Contact Exemple d enregistrement : <GSI, Grenoble, , , Mr Duc> 9 10 II.2. Les requêtes Une requête est une question posée au logiciel pour sélectionner des données répondant à certains critères dans la BD. Elle sert à exploiter les données contenues dans les tables. Exemple : Avoir la liste de tous les clients qui ont acheté un produit provenant de BOTANIC. La feuille de réponses est l'ensemble des enregistrements répondant à la requête. Les requêtes permettent, entre autres : de trier des données d'extraire des données par critères de produire des calculs II.3. Les formulaires et états Formulaire : On crée des formulaires lorsque l on souhaite personnaliser l'affichage des données et faciliter la saisie et les modifications d'un enregistrement. Un formulaire est un écran de saisie, qui permet d'entrer des informations dans une table. État : Un état permet de personnaliser l'impression d'une liste d'enregistrements. Il est proche du formulaire, mais comporte des techniques spécifiques à l'impression

4 II.4. Les pages, macros et les modules Page Les pages permettent l accès de la BD à différents utilisateurs Macro Une macro-commande permet l'automatisation de certains traitements (ouvrir un formulaire, une table, fermer un formulaire...). Pour simplifier, ce sont des petits programmes qui vont réaliser une tâche ponctuelle Module Un module est un ensemble de programmes qui va permettre de personnaliser la gestion de la BD. Partie 3 La base de données III.1. Principe III.2. Créer une base de données Dans Access, une base de données est l'ensemble de tous les éléments permettant de gérer des fichiers généralement liés (Clients, Fournisseurs, etc.) Sur le disque dur, une base de données représente un seul document, un seul fichier se terminant par MDB (Microsoft DataBase) Exemple : Gestion clients.mdb 1- Cliquez sur le menu Fichier, puis sur l'option Nouvelle base de données. 2- Cliquez sur l'icône "Base de données vide" (sauf si vous souhaitez vous inspirer de modèles livrés avec Access, qu'il faut chercher dans l'onglet Bases de données). 3- Tapez le nom de votre base de données. 4- Cliquez sur le bouton Créer. La fenêtre de base de données permet, grâce à 7 onglets, d'accéder à chaque type d'élément d'access. La fenêtre de base de données, qui est le noyau de votre application, apparaît alors

5 III.3. Ouvrir une base de données existante 1- Cliquez sur le menu Fichier, puis sur l'option Ouvrir une base de données... Partie 4 2- Dans la liste, cliquez sur le nom de votre base de données (ex. : Gestion Clients.mdb). 3- Cliquez sur le bouton Ouvrir. Opérations sur les tables IV.1. Créer une table (1/2) IV.1. Créer une table (2/2) 1- Cliquer sur l onglet Table 2- Vous pouvez : a- soit choisir comment vous désirez créer votre table : mode Création (le plus souvent), en s aidant de l Assistant (qui va vous guider pas à pas) ou Créer une table en entrant les données (cf. Figure 1) b- soit cliquez sur l onglet Nouveau et choisir l option que vous souhaitez dans al boite de dialogue (cf. figure 2) et cliquez sur Ok Figure 1 Figure 2 3- L'écran de définition de table devrait apparaître : 19 20

6 IV.2. Modifier une table existante IV.3. Renommer une table 1- Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données 2- Cliquez sur l'onglet Table 3- Cliquez sur la table à modifier 4- Cliquez sur le bouton Modifier 5- Ajouter, supprimez ou modifiez des champs dans la table 6- Enregistrez le tout ATTENTION : La modification ou la suppression d'un champ peut provoquer des problèmes, si des requêtes, des formulaires ou des états sont basés sur la table. 1- Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données 2- Cliquez sur l'onglet Table 3- Cliquez sur la table à renommer 4- Appuyez sur la touche [F2] du clavier. 5- Tapez le nouveau nom de la table. ATTENTION : Le changement de nom d'une table peut provoquer des problèmes, si des requêtes, des formulaires ou des états sont basés sur cette table. Donnez plutôt un nom définitif à votre table, dès que vous la créez IV.4. Supprimer une table 1- Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données 2- Cliquez sur l'onglet Table 3- Cliquez sur la table à supprimer 4- Appuyez sur la touche [Suppr] du clavier. 5- Confirmez en cliquant sur le bouton Oui. Partie 5 ATTENTION : La suppression d'une table peut provoquer des problèmes, si des requêtes, des formulaires ou des états sont basés sur cette table. D'autre part, vous perdrez bien sûr toutes les informations qui y étaient stockées. Renseigner une table 23 24

7 V.1. Passer en mode Feuille de données (1/2) V.1. Passer en mode Feuille de données (2/2) Le mode Feuille de données permet de visualiser le contenu d'une table ou d'une requête (par exemple : la liste des clients, la liste des factures). Les données apparaissent alors sous forme de tableau (comme dans Excel). Ce mode permet également la saisie de nouvelles fiches. Cependant, il est préférable de concevoir la saisie à partir des formulaires. Pour saisir des données directement dans une table : Si vous êtes déjà en mode Création de table ou de requête : Cliquez sur l'icône Inversement, vous repasserez au mode Création en cliquant sur Si seulement la fenêtre de base de données est à l'écran : 1- Cliquez sur l'onglet Table ou Requête. 2- Cliquez sur la table ou la requête qui vous intéresse. 3- Cliquez sur le bouton Ouvrir V.2. Saisir des données (1/2) V.2. Saisir des données (2/2) La saisie des données se fait simplement, comme dans un tableau Excel. Certains éléments seront cependant vérifiés par Access : Le champ servant de clé primaire doit toujours être renseigné, et être unique Les champs de type Date/Heure doivent contenir une date ou une heure correcte Si vous souhaitez annuler une saisie, appuyez une ou deux fois sur la touche [Echap] (la 1ère fois annule le champ en cours de saisie, la 2ème fois annule toute la ligne). Quelques icônes, sur le pavé gris à gauche de chaque ligne servent de repère : Ligne sur laquelle vous travaillez actuellement. Cette ligne n'est pas en cours de modification. Vous avez commencé une saisie ou une modification sur la ligne actuelle. Celle-ci n'a pas encore été validée. Cette ligne (toujours en fin de tableau) représente la prochaine ligne de saisie (pour un nouveau client par exemple)

8 V.2. Saisir des données La saisie des données se fait simplement, comme dans un tableau Excel. Certains éléments seront cependant vérifiés par Access : Le champ servant de clef primairedoit toujours être renseigné, et être unique Les champs de type Date/Heuredoivent contenir une date ou une heure correcte Si vous souhaitez annuler une saisie, appuyez une ou deux fois sur la touche [Echap] (la 1ère fois annule le champ en cours de saisie, la 2ème fois annule toute la ligne). Quelques icônes, sur le pavé gris à gauche de chaque ligne servent de rep ère : Ligne sur laquelle vous travaillez actuellement. Cette ligne n'est pas en cours de modification.vous avez commencé une saisie ou une modification sur la ligne actuelle. Celle-ci n'a pas encore été validée.cetteligne (toujours en fin de tableau) représente la prochaine ligne de saisie (pour un nouveau client par exemple)