UESL Conseil de surveillance du 26 Juin 2014

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1 UESL Conseil de surveillance du 26 Juin 2014 Directive Règles minimales communes applicables aux GIE et associations de moyens Les CIL sont des associations régies par la loi du 1 er juillet 1901, soumises à une règlementation spécifique résultant en particulier des articles L et suivants et R et suivants du CCH, qui sont appelés à mettre en œuvre des synergies avec des organismes qui sont soit des partenaires (autres CIL ou autres associations «Loi 1901» par exemple) soit des filiales soumises à différents statuts juridiques et fiscaux (ESH, SA, SASU, SCI, SACICAP, sociétés coopératives HLM, SARL.cette liste n étant pas limitative dès lors que les filiales poursuivent un objet social conforme à celui des CIL). La mise en place des structures de coopération doit s inscrire dans un cadre sécurisé visant avant tout à renforcer l efficacité de l action des CIL et des filiales qui en sont membres. En outre, le choix du moyen ou de la structure ainsi que de son périmètre d intervention doit être effectué en prenant en compte les caractéristiques et contraintes de fonctionnement du groupe CIL ou de l organisme concerné, les avantages et inconvénients et les contraintes règlementaires de chaque type de structure ainsi que les objectifs recherchés. Doivent également être prises en compte les règles et contraintes découlant en particulier de l application du code de commerce, de l ordonnance du 6 juin 2005 ainsi que de la loi n du 28 juillet 2011 pour le développement de l'alternance et la sécurisation des parcours professionnels dite loi «Cherpion» relative aux modalités applicables à la mise à disposition de personnel entre entités économiques. La présente directive, adoptée par le Conseil de surveillance en application de l article L du CCH, fixe les règles minimales communes applicables aux structures de coopération que sont les GIE et associations de moyens. Elle ne traite pas des conventions susceptibles d être passées entre les organismes, sans création ou adhésion à une structure de coopération, qui doivent, elles aussi, respecter les règles fixées par l ordonnance du 6 juin 2005 et la loi du 28 juillet 2011 précitée. La directive a pour objet de préciser les conditions dans lesquelles un CIL ou une filiale de CIL peut constituer une structure de coopération de moyens ou adhérer à une telle structure. Elle définit son champ d application et ses modalités d entrée en vigueur ainsi que les règles minimales communes applicables aux GIE et associations de moyens, relatives à leur rôle, leur gouvernance et aux modalités de reporting à mettre en place au sein de ces structures. Champ d application et modalités d entrée en vigueur de la directive Champ d application La directive s applique aux GIE et associations de moyens ayant pour membres ou clients : - un ou plusieurs CIL, et/ou - une ou plusieurs filiales directes ou indirectes d un ou plusieurs CIL, et/ou - une société dans laquelle un ou plusieurs CIL ou une ou plusieurs filiales directes ou indirectes de CIL est (sont) majoritaire(s) au sein d un pacte d actionnaire. Par exception, elle ne s applique pas aux GIE et associations de moyens qui ne seraient constitués que de filiales HLM ou SACICAP, sans comporter par ailleurs parmi leurs membres un CIL ou une filiale non HLM directe ou indirecte.

2 Cas particulier des associations de moyens Sont considérées comme association de moyens au sens de la présente directive les associations ayant pour objectif de permettre la mutualisation, au travers de clés de répartition, d une partie des moyens de leurs membres. A compter de l adoption de la présente directive, la création ou l adhésion d un CIL ou d une filiale directe ou indirecte de CIL à ce type de structure ne pourra plus être envisagée, sauf dérogation accordée par l UESL après examen des éléments justifiant de l intérêt de cette création ou adhésion. En ce qui concerne les associations existantes à la date d entrée en vigueur de la directive, les CIL et/ou leurs filiales qui en sont membres devront s assurer que leur mode de fonctionnement et leur gouvernance respectent les principes détaillés dans la directive. Ils devront également s assurer que les statuts et la gouvernance de l association ne sont pas de nature à compromettre les intérêts de ses membres, notamment en cas de retrait de l association ou de dissolution de celle-ci. Modalités d entrée en vigueur de la directive Pour les GIE constitués postérieurement à l adoption de la directive, les règles précisées par la directive sont d application immédiate. En outre, toute création ou adhésion à une structure de coopération devra, à compter de la date d adoption de la directive, faire l objet d une information préalable de l UESL, à laquelle seront communiqués les objectifs de la constitution ou de l adhésion ainsi que les projets de statuts et de règlement intérieur. Pour les structures de coopération constituées antérieurement à l adoption de la directive, un délai courant jusqu au 1 er juillet 2015 sera laissé aux CIL et/ou filiales de CIL pour mettre les GIE et associations de moyens rentrant dans le champ d application défini ci-dessus en conformité avec la directive. A titre dérogatoire, notamment en cas de transfert de personnels, cette date pourra être prolongée jusqu au 1 er janvier 2016, sous réserve de l accord préalable de l UESL. Les CIL devront informer l UESL des démarches déployées pour la mise à jour des statuts et de règlements intérieurs des structures existantes et rentrant dans le champ d application de la directive. Ils communiqueront à l UESL au plus tard le 1 er juillet 2015 les statuts et règlement intérieurs modifiés de ces structures. Règles minimales communes applicables aux GIE et associations de moyens Rôle des GIE et associations de moyens L activité des GIE et associations de moyens doit se rattacher à l activité économique de ses membres et avoir pour objet de mettre en commun des moyens afin de faciliter ou développer leur activité économique, de l améliorer ou de l accroitre. Cette activité doit être conforme à l objet social des CIL et/ou des filiales de CIL qui en sont membres. Le GIE ou l association de moyens peut se voir confier de multiples activités participant à la réalisation des missions de ses membres, sous réserve du respect de cet objet, sans pouvoir toutefois se substituer à eux pour l exercice de l ensemble de leurs missions et regrouper l ensemble de leurs moyens. 2

3 Par conséquent, un GIE ou une association de moyens : - doit avoir pour objet une activité en rapport direct avec celles de ses membres ; - peut regrouper des activités différentes sans pouvoir regrouper l intégralité des fonctions et prérogatives de ses membres ; - ne doit pas exercer directement ou indirectement de pouvoir de direction ou de contrôle sur les activités de ses membres et, à ce titre, ne peut regrouper l intégralité des moyens patrimoniaux et/ou des ressources humaines de ses membres ; - ne peut se substituer aux organismes qui en sont membres et prendre des décisions en leur lieu et place. La structure de coopération n a pas de rôle dans la définition de la stratégie de ces membres, ces missions étant assurées en premier lieu par les instances du CIL et déclinées au sein du groupe par les filiales, chacune pour ce qui la concerne. En outre, chacun des membres du GIE ou de l association de moyens doit conserver une indépendance totale dans la conduite de son activité sauf dans les domaines où une action commune est nécessaire et doit pouvoir quitter la structure selon des modalités définies par les statuts ou le règlement intérieur, tout en préservant ses intérêts notamment patrimoniaux. Par ailleurs, les GIE et associations de moyens constitués ont pour vocation de favoriser des gains de productivité, de professionnalisme, d expertise et de coûts en mutualisant des fonctions et/ou missions opérationnelles ou fonctionnelles au sein des groupes CIL. Ils constituent des moyens de partager certaines fonctions au plus près de la réalité des coûts. Plus généralement, la création de GIE ou l adhésion à ce type d organisme doit permettre de mutualiser les moyens, sans complexifier le fonctionnement de ses membres et la lisibilité de l organisation des groupes CIL. En outre, les GIE et les associations de moyens ne peuvent constituer un moyen d échapper à la transparence dans la gestion financière et des ressources humaines des CIL ou à la transparence dans l application des procédures de gestion et de contrôle mises en place au sein de chaque groupe CIL. Par conséquent : - Un soin réel, justifiable et démontrable doit être apporté à la répartition des dépenses des GIE ou des associations de moyens en fonction de la réelle contribution de ce dernier à la réalisation des objectifs de chacun de ses membres et ce au regard des dispositions de l article 261 B du code général des impôts. - Des clés de répartition claires et objectives, respectant une répartition au coût réel des moyens doivent être établies, à l exclusion de toute répartition forfaitaire ; ces clés de répartition doivent être soumises à l approbation des membres du GIE ou de l association de moyens qui doivent par ailleurs avoir connaissance régulièrement de leurs modalités détaillées d application (règles de répartition, unités d œuvre, modalités de comptage de ces dernières). Le contrôleur de gestion du GIE doit s assurer du respect de l égalité de traitement des membres de l organisme notamment en ce qui concerne les clés de répartition. - Les GIE ou les associations de moyens ne doivent pas salarier l ensemble du personnel des groupes CIL ou des organismes membres. - Ne doivent être salariés des GIE ou des associations de moyens que les collaborateurs dont l activité est réellement multi-services ou relevant de fonctions transverses réellement mises en commun. Il en va de même des ressources matérielles et techniques. 3

4 Gouvernance des GIE et associations de moyens L organisation de la gouvernance des GIE ou des associations de moyens doit permettre de conforter le caractère auxiliaire de l activité de ceux-ci, la mutualisation de moyens ne devant pas priver les membres des organismes de leur capacité à définir leur stratégie au regard de leurs missions respectives et à en contrôler la mise en œuvre. Elle doit par ailleurs être adaptée à l objet et à l importance de l organisme. Par conséquent : - Les GIE ou associations de moyens étant définis comme des outils techniques et de gestion, les fonctions de direction des GIE peuvent être affectées à des salariés de CIL ou de leurs filiales. Dans l hypothèse où le Directeur général du CIL serait amené à assumer les fonctions de direction d un GIE ou d une association de moyens, en qualité de directeur ou d administrateur unique de cette structure, une gouvernance permettant une réelle représentation collégiale de ses membres devra être mise en place. Cette représentation collégiale sera matérialisée : - par le renforcement des prérogatives de l Assemblée générale qui devra alors approuver le budget de la structure et se réunir au moins deux fois par an, ou - par la création d un organe collégial au sein duquel seront représentés au moins la moitié des membres de la structure et qui devra approuver le budget de la structure et se réunir au moins deux fois par an. - Afin de garantir l égalité de traitement des différents membres de la structure de coopération, le Président du Conseil d administration ou de surveillance d un membre du GIE ne peut être désigné administrateur unique de l organisme. - Les fonctions liées à la direction et à l administration du GIE ou de l association de moyens font l objet, lorsqu elles sont exercées par un salarié d un membre, de refacturation par le membre concerné au GIE ou à l association de moyens. Cette refacturation est exclusive de tout versement par le GIE ou l association de moyens de salaires ou tout autre frais ou indemnités au salarié concerné. - Dans l hypothèse où un dirigeant d un des membres d un GIE ou d une association de moyens exerce également des fonctions de direction au sein du GIE ou de l association de moyens, la fixation de sa rémunération et de ses conditions de départ est exclue du champ de compétence du GIE ou de l association de moyens. Les conditions de rémunération et de départ des dirigeants du GIE sont en tout état de cause soumises à la directive relative à la rémunération des dirigeants adoptée par l UESL. Les statuts du GIE ou de l association de moyens ainsi qu éventuellement leur règlement intérieur doivent organiser la constitution et le fonctionnement de l Assemblée générale et de son organe de gestion collégial dans l hypothèse où l organisme est doté d un tel organe. Ils doivent également organiser la constitution et le fonctionnement des différents organes opérationnels et de contrôle et l articulation des prérogatives de ces derniers avec celles de l Assemblée générale et définir les informations fournies aux conseils d administration de chacun de ses membres. 4

5 En outre les statuts du GIE ou de l association de moyens doivent : - dans l hypothèse où l organisme est doté d un conseil d administration, prévoir un dispositif se référant aux conventions règlementées reprenant les dispositions des articles L à L du code de commerce, applicables aux CIL par le renvoi des articles L et L423-11, premier alinéa, du CCH ; - dans l hypothèse où l organisme n est pas doté d un conseil d administration, prévoir un dispositif qui s inspirera des dispositions applicables aux SAS, tel que visé aux trois premiers alinéas de l article L du code de commerce. En remplaçant le terme société par «GIE» ou «association de moyen» et associé par «membre». Reporting auprès des membres des GIE et associations de moyens Un processus de reporting adapté notamment à la taille et à l activité du GIE ou de l association de moyens devra en outre être prévu afin qu une information détaillée des conseils d administration ou de surveillance des membres du GIE ou de l association de moyens soit assurée. Ce reporting devra : - permettre aux conseils d administration ou de surveillance des membres de l organisme de valider, chacun en ce qui le concerne, les principaux éléments caractéristiques de l activité du GIE ; - comporter au minimum la communication du budget global du GIE ou de l association de moyens, des documents de gestion prévisionnelle et de la partie concernant chaque membre ainsi que le budget réalisé et les écarts par rapport au prévisionnel ; - comporter les modalités de répartition des charges entre les membres ainsi qu une information sur les décisions importantes concernant l activité de la structure de coopération. Enfin, les comités d audit des membres (CIL ou filiales de CIL) des GIE ou des associations de moyens devront être destinataires annuellement de toutes informations nécessaires pour émettre un avis motivé sur le fonctionnement du ou des GIE ou associations de moyens dont le CIL ou la filiale de CIL est membre. Un bilan semestriel portant sur l activité du GIE, les principaux évènements survenus et les services rendus à ses membres devra en particulier être transmis aux comités d audit. Devront également leur être communiqués au moins annuellement : - tout élément permettant d apprécier l intérêt du maintien du GIE ou de l association de moyens au regard des gains de coûts de gestion et de la rationalisation du fonctionnement du groupe CIL que l organisme permet de réaliser ; - les documents de gestion prévisionnelle, du budget prévisionnel et du budget réalisé du GIE ou de l association de moyens ; - la liste des contrats d un montant supérieur à HT conclus par le GIE ou l association de moyens ; - la liste des salariés du GIE ou de l association de moyens titulaires d autres contrats de travail au sein du réseau Action Logement. 5