ANNEXE : PROCEDURE DE SUIVI DES TEMPS VIA TEMPO

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2 ANNEXE : PROCEDURE DE SUIVI DES TEMPS VIA TEMPO ANNEXE : PROCEDURE DE SUIVI DES TEMPS I. Définition du périmètre du dispositif de suivi des temps A. Périmètre des activités suivies Les projets dont les coûts de personnel doivent être justifiés par feuilles de temps Les infrastructures engagées dans le suivi de leur coût complet B. Périmètre agents II. Mode opératoire A. Description du processus mensuel Rappel des règles d identification Rôles et délais a) Déclarant b) Valideur projet c) Groupe de valideurs hiérarchiques d) Accès à Tempo pour consultation e) Groupe de gestionnaires en délégation régionale B. Description du processus de reporting à l échéance C. Suivi effectué par le Groupe de gestionnaires en délégation régionale Le respect des délais a) Principe b) En cas de retard La cohérence et la pertinence des données enregistrées I. DEFINITION DU PERIMETRE DU DISPOSITIF DE SUIVI DES TEMPS A. PERIMETRE DES ACTIVITES SUIVIES La Délégation régionale, en lien avec le laboratoire, effectue la configuration des activités suivies et des utilisateurs de Tempo. 1. Les projets dont les coûts de personnel doivent être justifiés par feuilles de temps Sont concernés l ensemble des projets nécessitant un suivi des temps auditable. Ce périmètre couvre les contrats, signés avec des tiers dans lesquels une justification précise et auditable des temps du personnel est requise Les infrastructures engagées dans le suivi de leur coût complet Certaines infrastructures et plateformes sont également tenues de déterminer leurs coûts complets, notamment dans le cadre de subventions fournissant un accès transnational. 1 Cela concerne notamment : les subventions signées avec la Commission européenne (toutes Directions générales) ; celles relevant des programmes FEDER, INTERREG, NIH. Cette liste est non exhaustive : se reporter aux termes du contrat

3 B. PERIMETRE AGENTS Sont concernés par la tenue d une feuille de temps tous les agents CNRS, fonctionnaires et non titulaires, impliqués dans les activités ci-dessus. Néanmoins, si la délégation régionale constate que l agent ne réunit pas les conditions d utilisation de Tempo dans les deux cas suivants : un déclarant ne dispose pas durablement des droits d accès lui permettant de se connecter à la base (Cf. II.A.1) ; un déclarant n est pas en situation d obtenir l ensemble des validations prévues par le processus décrit ci-dessous ; elle peut demander à l agent de saisir ses temps via l outil Excel «Feuille de temps 2014 CNRS» 2. La procédure à suivre est alors celle de la note relative aux feuilles d activité du Secrétaire général du 26 septembre Le rôle de valideur projet ou membre d un groupe de valideurs hiérarchiques (Cf. II.A.2) peut en revanche être attribué à tout agent d une unité CNRS disposant des accès nécessaires. II. MODE OPERATOIRE A. DESCRIPTION DU PROCESSUS MENSUEL 1. Rappel des règles d identification Les déclarations et validations engagent chaque agent déclarant et chaque valideur. Elles s effectuent à l aide des identifiants et mots de passe JANUS strictement personnels. 2. Rôles et délais En cas de cumul de rôles par un agent (par exemple : situation d un directeur d unité impliqué dans un projet comme chercheur et responsable hiérarchique), sauf mention contraire explicite d un financeur (dans un document contractuel ou un guide relatif à la gestion de la subvention), un même agent peut agir avec les différents rôles qui lui ont été attribués. a) Déclarant Le déclarant saisit personnellement sa feuille de temps du mois M en fonction des activités effectivement réalisées. Entre la fin du mois M et le 7 du mois M+1, il confirme sa saisie via «Signer et envoyer en validation». Exception : En cas d impossibilité due à des congés pendant cette période, le déclarant peut envoyer en validation par anticipation, en cours du mois M, le dernier jour de présence avant ses congés, à condition que les jours suivants soient bien notés en absence. 2 Disponible sur demande - 3 -

4 En cas de rejet (par un valideur) ou détection d une anomalie (suite à une synchronisation avec AGATE), le déclarant doit corriger sa déclaration. Le délai imparti dans ce cas précis est précisé au point C.1.b). b) Valideur projet Chaque unité désigne un responsable scientifique par projet, qui a le rôle de «valideur projet» et valide les temps passés sur le projet par les agents concernés. Il s assure de la saisie par les déclarants et contrôle le contenu des déclarations. Il valide l intégralité des temps imputés au projet au plus tard le 15 du mois M+1. En cas d absence supérieure à un mois, le laboratoire et la délégation régionale conviennent de la désignation d un nouveau valideur projet pour assurer l interim. c) Groupe de valideurs hiérarchiques Le groupe des valideurs est constitué du Directeur d unité et, en fonction de l organisation du laboratoire, des responsables hiérarchiques qu il désignera pour assurer la validation hiérarchique des feuilles de temps (Adjoints, Chef d équipes, Responsables). Si le laboratoire est organisé en équipes, il est possible de constituer plusieurs groupes hiérarchiques, un par équipe. Chaque déclarant est rattaché à un (seul) groupe de valideurs hiérarchiques. La validation hiérarchique est régulière dès lors qu un seul membre du groupe de valideurs hiérarchiques a apposé sa validation (une seule validation suffit). Au moins un membre du groupe contrôle le contenu des feuilles de temps, et les valide au plus tard le dernier jour du mois M+1. d) Accès à Tempo pour consultation La Direction du laboratoire peut demander à la délégation régionale d attribuer un rôle à certains agents de l unité pour leur permettre d avoir accès à certaines feuilles de temps, ou écran de supervision, dans le cadre d un périmètre à définir en fonction du besoin. e) Groupe de gestionnaires en délégation régionale Le groupe de gestionnaires est constitué des agents de la DR en charge du suivi des temps des agents. Il supervise le bon déroulé du processus et la qualité des informations fournies. B. DESCRIPTION DU PROCESSUS DE REPORTING A L ECHEANCE Aux échéances prévues par le contrat 3, chaque activité suivie fait l objet d un rapport intermédiaire ou final. A cette fin, le laboratoire édite une feuille récapitulative papier par projet et par agent, qui doit être co-signée par le déclarant et son valideur projet 4. 3 Ces échéances sont le plus souvent inscrites au contrat. A défaut, la DR et le laboratoire conviennent de dates en fonction des besoins. 4 A priori par le responsable scientifique en charge du projet (à moduler en fonction d éventuelles dispositions contractuelles contraires)

5 La transmission à la délégation régionale de l édition papier co-signée doit être effectuée au cours du mois M+1 de la fin de la période concernée, en fonction de la date fixée par la DR et en fonction des règles du financeur ou partenaire destinataires des rapports. La DR effectue un contrôle global de conformité entre l édition reçue et les données de la base. Pour les agents quittant l unité avant une échéance de justification financière (par exemple CDD, mobilité, ), l édition est anticipée pour être réalisée avant le départ du déclarant. C. SUIVI EFFECTUE PAR LE GROUPE DE GESTIONNAIRES EN DELEGATION REGIONALE Le groupe de gestionnaires de la Délégation aide les laboratoires à prévenir les exceptions, anomalies ou retards dans la mesure du possible. Elle accompagne les agents dans la mise en œuvre du dispositif. 1. Le respect des délais a) Principe Le respect des délais permet d assurer le suivi régulier des projets et d en garantir la fiabilité. La DR veille donc à ce que les agents parviennent à mettre en œuvre le dispositif décrit ci-dessus. b) En cas de retard o Le délai maximal pour la validation par le déclarant est M+7j ; un dispositif d alertes par courriels aide les agents à respecter ce délai. Pour tout retard, une justification est demandée à l agent. Si la délégation constate des retards récurrents de mois en mois, la délégation prendra progressivement toute mesure proportionnée visant à assurer que ses recommandations seront suivies d effet (simple rappel de la réglementation ; recherche de preuves alternatives). Si nécessaire, les coûts afférents seront retirés du rapport. o Le délai maximal pour la validation «projet» est M+15j ; un dispositif d alertes par courriels aide les agents à respecter ce délai. Pour tout retard, une justification est demandée au valideur projet. Si la Délégation constate des retards récurrents de mois en mois, la délégation prendra progressivement toute mesure proportionnée visant à assurer que ses recommandations seront suivies d effet (rappel de la réglementation ; recherche de preuves alternatives). Si nécessaire, les coûts afférents seront retirés du rapport. o Si pour un mois donné, la validation hiérarchique est intervenue après le mois M+1, alors les règles suivantes sont appliquées : La DR établit une demande de justification. Si la situation est régularisée avant la fin de l établissement du rapport à échéance, les retards suivants seront acceptés : Absence de l agent pour une raison non-anticipable (maladie, congés exceptionnel pour motif non prévisible, ) ; absence du valideur projet ou du groupe de valideurs hiérarchiques pendant le mois M+1 (notamment en cas de fermeture de laboratoire) ; Absence de possibilité de connexion Internet ou difficulté liée aux droits d accès (codes Janus) pendant les périodes de validation ; En cas de corrections d anomalies, ou en cas de corrections d imputations qui ont bien été faites dans les temps, mais ont été rejetées par un valideur (besoin d échanges) ; - 5 -

6 Hormis ces cas, en fonction des règles du financeur : Les feuilles de temps validées en retard devront faire l objet de preuves alternatives probantes. o Si les preuves alternatives donnent les mêmes garanties que la feuille de temps, l intégralité des temps pourra être valorisée ; o Si les preuves alternatives ne couvrent qu une partie des temps imputés dans la feuille concernée (missions pour le projet, participation à un événement du projet, ) seuls les temps justifiés seront inclus au rapport ; A défaut de preuves alternatives, la DR n effectue pas de valorisation financière si les règles d éligibilité du financeur imposent un suivi auditable des temps chargés. Lors des échéances contractuelles (reporting), les délais applicables pour la validation du dernier mois sont communiqués par la délégation régionale en fonction des règles applicables ou des instructions éventuellement reçues des personnes compétentes dans le cadre du projet (coordinateur, instance d un consortium, représentant du financeur, ). 2. La cohérence et la pertinence des données enregistrées La Délégation régionale peut, au regard des règles du CNRS et de celles imposées par les financeurs, effectuer un contrôle des données enregistrées (cohérence avec d autres données enregistrées dans les systèmes d information du CNRS, pertinence des informations saisies en fonction des règles du financeur, etc.)