Nestlé Suisse S.A. Vevey, le 26 février Cher fournisseur,

Transcription

1 Cher fournisseur, Vevey, le 26 février 2014 Nestlé Suisse SA et Nestlé Waters (Suisse) SA souhaitent progressivement éliminer les factures papiers et les remplacer par un format électronique à travers la plateforme proposée par Tungsten. Nous vous écrivons afin de vous informer que Nestlé a implémenté avec succès le système de facturation électronique qui vous permettra de nous faire parvenir vos factures de manière dématérialisée. Afin de vous proposer cette solution, nous avons analysé le nombre de factures que vous nous avez envoyées l an passé. Notre stratégie est de pouvoir recevoir vos premières factures électroniques d ici le 30 mai Dans le but de faciliter votre transfert d un mode de facturation «papier» à celui «électronique», Nestlé a signé un partenariat global avec Tungsten, un prestataire externe de services spécialisés Facturation Electronique. Tungsten vous offre des solutions flexibles et adaptées à votre taille, vos systèmes informatiques et vos besoins pour nous soumettre vos factures. Cette plateforme de facturation électronique va nous permettre d augmenter notre capacité à vous payer dans les temps. Améliorer les paiements à temps de nos fournisseurs est un objectif clé pour Nestlé. En souscrivant aux solutions proposées par Tungsten, vous nous aiderez à atteindre cet objectif et pourrez en bénéficierez également. De plus, avec ce nouveau système, la possibilité de voir vos factures perdues ou envoyées au mauvais service entraînant pour vous des retards de paiement appartiendra au passé. Nous vous prions de prendre note qu il y aura un coût associé à ce mode de facturation électronique (voir détails) à supporter à la fois à votre charge et à celle de Nestlé. Cependant, nous nous assurons que ces coûts soient compensés par les avantages suivant : Un meilleur partenariat avec Nestlé Une solution plus respectueuse de l environnement économies de papier, d impressions et de transports Sécuriser et garantir la transmission de vos factures dans les heures suivant leur émission Vous recevrez une notification de la part d Tungsten en cas de problèmes avant que la facture ne nous soit parvenue ce qui vous permettra de résoudre rapidement le problème Un contenu de meilleur qualité - avec toutes les informations nécessaires ce qui évitera des retards de paiements Des factures conformes à la TVA, indépendamment du lieu où les factures sont envoyées ou reçues La possibilité d'envoyer des factures électroniques à d'autres clients sur le réseau Tungsten Quelle est la suite des événements? Tungsten va vous contacter dans les prochains 5-10 jours pour vous expliquer les options disponibles et vous assister dans la transition vers la facturation électronique. Pendant ce temps, vous pouvez obtenir de plus amples informations à travers les documents ci-joints ainsi qu en visitant Nous souhaiterions que vous ayez choisi votre option d utilisation Solution Intégrée ou Formulaire en Ligne d ici le 11 avril Si vous souhaitez directement contacter Tungsten, vous pouvez le faire au +41 (0) ou à [email protected]. Si vous souhaitez contacter Nestlé concernant cette solution, merci d utiliser l adresse suivante [email protected]. Dans l attente de votre réponse, nous vous remercions sincèrement pour votre collaboration à ce nouveau mode de facturation et nous nous réjouissons de recevoir vos premières factures électroniques prochainement. Nous vous prions d agréer, Cher fournisseur, nos meilleures salutations. Vincent Bretagne Head of Nestlé Business Services Switzerland Antje Shaw Head of Procurement Switzerland

2 Questions fréquemment posées Pourquoi devrais-je utiliser Tungsten pour envoyer mes factures? La facturation électronique permet d'augmenter notre capacité à vous payer à temps. Améliorer le paiement à temps est un objectif clé pour Nestlé et en adhérent à Tungsten vous nous aiderez à atteindre ce dernier. Ceci soignera notre collaboration. Aurai-je besoin d'utiliser ce service si mon compte est actuellement payé sans retards? Oui. Votre utilisation du service Tungsten vous assurera de continuer à être payé sans retards. Néanmoins, vous devez attendre la livraison ou fin de prestation sur nos sites avant de soumettre vos factures via Tungsten. Si votre facture arrive avant la livraison ou fin de prestation, la facture sera bloquée en attente de validation. La facturation électronique sera-t-elle une exigence pour les nouvelles soumissions et les nouveaux fournisseurs? Oui. La facturation électronique via Tungsten sera incluse dans le processus d'évaluation pour les nouveaux fournisseurs et appels d offres. Pour les nouveaux contrats, Nestlé inclura des modalités et conditions dans les contrats pour des affaires futures. Ces dernières demanderont aux fournisseurs d'utiliser le réseau Tungsten. Quels sont mes avantages à utiliser Tungsten? Tungsten a effectué un sondage en 2011 auprès des fournisseurs connectés à son réseau. Ce sondage a reçu une réponse de la part de fournisseurs. Environs 80% d'entre eux ont répondu que le principal avantage lié à l'usage d'tungsten est la garantie de la transmission de la facture, 81% ont répondu que les factures sont reçues plus rapidement et 81% ont confirmé que le paiement à temps est amélioré. De plus, les avantages suivants ont également été identifiés : Transmission de facture sécurisée et garantie, plus de facture perdue au courrier Nous mettrons moins de temps à traiter vos factures et nous serons alors en mesure de vous payer sans retards Plus de retards dus aux informations manquantes, ni de factures atterrissant sur le mauvais bureau ou d'intervention manuelle Technologie de FORMATAGE DE DONNEES À PARTIR DE ET VERS N'IMPORTE QUEL FORMAT - il n'y a pas besoin de logiciel ou de matériel informatique supplémentaire Transparence de traitement supérieure et meilleure gestion de trésorerie grâce à un accès 24h sur 24 et 7 jours sur 7 et un outil de reporting sur les factures envoyées Des factures conformes à la réglementation sur la TVA, quelle que soit la destination ou la provenance des factures Envoi de factures facilité et économique, à tout moment Que se passe-t-il si j'envoie encore des factures papier? Pendant les modalités d'inscription avec Tungsten, nous continuerons volontiers à recevoir vos factures papier. Une fois que vous commencez à envoyer des factures via le réseau Tungsten, veuillez faire en sorte de cesser d'envoyer des copies papier.

3 Que couvrent les frais d'adhésion pour la Solution Intégrée? Les frais d'adhésion couvrent les frais de mise sur le réseau et les frais généraux d'tungsten pour la gestion du réseau. Il s'agit de frais payables une fois par an, quel que soit le nombre de vos clients que vous servez via le réseau. Pourquoi Nestlé ne paie-t-elle pas les frais? Pour utiliser le service Tungsten, vous et Nestlé payeront des frais, car nous bénéficierons tous deux du service. Actuellement, Nestlé ne couvre pas les frais des fournisseurs pour produire vos factures papier. Veuillez prendre en considération le fait que vous ferez des économies de papier, d'impression et d'envoi en passant à la facturation électronique. Notre analyse montre que le passage à la facturation électronique créera des économies pour les fournisseurs, en rationalisant leur processus et en réduisant de façon importante le délai de paiement de leurs factures. Nestlé souhaite également payer ses fournisseurs en fonction des modalités & conditions et se conformer au Code des pratiques d'excellence de paiement. Aurai-je besoin de signer un contrat avec Tungsten? Oui, si vous choisissez d'utiliser la Solution Intégrée, vous signerez un accord spécifique avec Tungsten. Si vous choisissez d'utiliser le Formulaire en Ligne, on vous demandera d'accepter les modalités et conditions standard présentées lors de l ouverture du compte. La société Nestlé effectuera-t-elle des paiements en utilisant Tungsten? Tungsten n'est pas une plate-forme de paiement. Nestlé continuera à utiliser le mode de paiement actuel. Dois-je installer un logiciel? Non. Aucun logiciel n'est requis. Tungsten fournit une solution facile à utiliser. Au lieu de mandater des normes de données, la capacité DE FORMATAGE À PARTIR DE ET VERS N'IMPORTE QUEL FORMAT d'tungsten accepte des factures sous tout format et dans toute structure de fichier. J'envoie actuellement mes factures à Nestlé par . Est-ce que je pourrais continuer à fonctionner de cette manière? Non. Les factures envoyées par devront toujours être traitées comme une facture papier, ce qui implique d imprimer et scanner la facture dans notre système. Ceci fait maintenant partie du processus que nous essayons de rationnaliser en utilisant Tungsten. J'envoie déjà d'autres données de facture directement à d'autres clients ; puis-je envoyer des factures EDI/XML directement à Nestlé? EDI et XML ne sont que des formats de données pour Tungsten ; vous pouvez donc utiliser votre format préféré pour envoyer des données à Tungsten si vous choisissez d'utiliser la Solution Intégrée. Nestlé n'acceptera aucune donnée électronique directement de la part de fournisseurs car nous ne recevons qu'un seul fichier de factures consolidées de la part d'tungsten, qui contiendra les factures de tous nos fournisseurs.

4 J'ai déjà la possibilité de mettre des factures à la disposition de mes clients via Internet, leur permettant ainsi de visualiser l'image d'une facture sur Internet. Puis-je utiliser cette fonctionnalité au lieu d'tungsten? Non, le réseau Tungsten s'assure que Nestlé reçoive les données que vous envoyez dans un format qui sera téléchargé sur notre logiciel de comptabilité et, le cas échéant, sont comparées à un registre de bons de commandes. Proposer à Nestlé une image d'une facture ou la possibilité de télécharger les données sous un format fixe ne convient pas aux processus commerciaux de Nestlé. Que se passe-t-il si je ne possède pas de système capable de créer des factures électroniques? Vous pouvez avoir accès au site Internet sécurisé d Tungsten et créer des factures en ligne en utilisant le Formulaire en ligne. Aucune installation de logiciel n'est requise. Il vous suffit d'avoir une connexion Internet et un navigateur standard. J'ai bientôt l'intention de changer mon logiciel de facturation, est-ce que je peux attendre? Le réseau Tungsten accepte tous les types de formats de fichier de données, de sorte que vous pouvez adhérer au réseau et envoyer vos factures, et, lorsque vous êtes prêt à utiliser votre nouveau logiciel, il vous suffit de prévenir Tungsten des changements affectant l'édition des données. Tungsten effectuera les modifications nécessaires dans le réseau pour assurer une transition sans problèmes et un envoi ininterrompu des factures. Puis-je envoyer des factures électroniques à tous mes clients via Tungsten? Oui. Une fois que vous êtes inscrit au réseau Tungsten, Tungsten peut vous permettre d'envoyer des factures électroniques à tous les autres clients appartenant au réseau. Tungsten peut-il offrir de l'assistance dans plusieurs langues? Oui, Tungsten dispose de services commerciaux, techniques et d assistance en Anglais, Français, Allemand, Néerlandais, Espagnol et Italien. Tungsten dispose également de numéros locaux de Services Clients pour les pays suivants : Australie +61 (0) Belgique +32 (0) Danemark +45 (0) Finlande +358 (0) France +33 (0) Allemagne +49 (0) Irlande +353 (0) Italie Malaisie +60 (0) Pays-Bas +31 (0) Nouvelle Zélande +64 (0) Singapour +65 (0) Espagne +34 (0) Suède +46 (0) Suisse +41 (0)

5 Comment obtenir des informations supplémentaires sur le service Tungsten? Veuillez consulter Comment en savoir plus sur la façon de devenir un acheteur utilisant le service Tungsten? Veuillez consulter