SYNDICAT DE COPROPRIETE RESIDENCE DU PARC DE LA NOUE BAT 7 93 BAGNOLET

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1 SYNDICAT DE COPROPRIETE RESIDENCE DU PARC DE LA NOUE BAT 7 93 BAGNOLET CONTRÔLE DES COMPTES EXERCICE 2003 RÉALISÉ PAR LE CONSEIL SYNDICAL ASSISTE DE M JOSE BRAYANT ET BERNARD BEAUCOURT LE 18 OCTOBRE 2004 LE 19 NOVEMBRE 2004 DE 9 H 00 A 13 H AU CABINET MAIL ARC - J.B. 05/09/08 Page 1

2 Avant-propos Le contrôleur a été accompagné dans son travail d'audit par Madame Jaloux et Ligé et Monsieur Vénard Membres du Conseil syndical. Les pièces demandées au syndic ont été fournies. Le gestionnaire, Monsieur Brieux et la Comptable Madame Armijo ont apporté les réponses aux questions posées. L'immeuble date de Le syndicat secondaire (144 lots) a été géré par le cabinet Arres jusqu'au 31/03/2001, puis placée sous administration judiciaire (cabinet Gondre) du 04/05/2001 au 19/10/2001, puis par la SAS Century 21 Agence Mail, laquelle a fait l'objet d'un rachat par le groupe Gestrim en Les comptes sont tenus par année civile. Les dépenses (classe 6 Charges) 2001, 2002 et 2003 ont été approuvées, mais pas les autres comptes de bilan (classes 1 et 4) qui demandent des investigations complémentaires. Cette situation est très ambiguë dans le sens ou certains comptes d'attente peuvent contenir des charges ou des produits non répartis. Cette situation est de nature à ouvrir des contestations sur la réalité des régularisations effectuées auprès des copropriétaires débiteurs et des vendeurs. La copropriété fait partie d'un ensemble immobilier comportant 7 bâtiments et des entrepôts. Chacun des bâtiments est géré dans le cadre d'un syndicat secondaire. Le syndicat principal gère aujourd'hui partiellement le chauffage et l'eau chaude sanitaire (sauf le bâtiment 7 qui est autonome), l'eau froide de certains postes communs, les parkings et les espaces verts. Le syndicat secondaire du bâtiment 7 est très particulier puisqu'il est le seul à avoir opté pour la sortie du chauffage urbain et que sa distribution d'eau froide est complètement autonome, dans le cadre d'un contrat en direct avec la CGE. Il n'est pas pour autant dégagé des obligations du syndicat principal auquel il appartient. Elle connaît par ailleurs un taux d'impayés de charges de %, ce qui la place dans la catégorie des copropriétés en difficulté. Notons que le Conseil syndical est très actif et très au courant des tenants et aboutissants de la gestion, bien que des interrogations persistent sur l'analyse des bilans. A partir des comptes fournis à la date de l'audit, le présent contrôle s'est attaché à : Réaliser une étude des évolutions de charges entre les exercices 2002 et 2003 ; Faire une analyse des comptes de charges 2003 ; Faire une analyse de la situation des dettes et créances ainsi que la situation de trésorerie ; Examiner des dossiers contentieux ; Faire des préconisations. ARC - J.B. 05/09/08 Page 2

3 I. Analyse de l'évolution des charges entre les exercices 2002 et 2003 L'évolution de charges par rapport à l'exercice précédent se présente comme suit : 2002 ( TTC) 2003 ( TTC) 2003% Évolution 2002 /2003 Dépenses chauffage Personnel Dépenses communes Eau Froide Dépenses ascenseurs B Dépenses ascenseurs D Dépenses ascenseurs C 31,3% -3,7% 21,5% 15,4% 18,4% -17,1% 17,5% 2,6% 2,3% 29,0% 2,2% 23,1% 2,1% 10,7% , , , , , , , , , , , , , ,06 Dépenses ascenseurs E 6 410, ,09 ARC - J.B. 05/09/08 Page 3

4 Dépenses ascenseurs A Dépenses escalier Total 2,1% 19,1% 2,1% 19,1% 0,5% -1,4% 100% 0,1% 6 410, , , , , ,45 La colonne % 2003 nous indique le poids de chaque poste par rapport au coût total de l exercice Les postes sont présentés par ordre décroissant d importance. La colonne "Évolution" du tableau nous indique les taux d'augmentation les plus élevés par rapport à l'exercice précédent. Les comparaisons ont été réalisées sur des structures de dépenses comparables. Les travaux sur les escaliers en 2002 ont été exclus. L'exercice est marqué par une sous réalisation de 6,6 % ( / ) du budget prévisionnel voté à l'assemblée générale du 06/06/2002 de , soit Nous observons que le réalisé est stable par rapport au réalisé de l'exercice précédent de Le coût de l exercice (eau privative comprise) rapporté à chaque lot principal est en moyenne de 2515 TTC (144 lots), ce qui est important par rapport à la diversité des éléments d équipement et de gestion de la copropriété. Rappelons que par ailleurs, chaque copropriétaire du bâtiment 7 paie des charges au syndicat principal. Les quatre premiers postes du tableau représentent 88.7 % des dépenses de l'exercice (colonne "2003 %"). C'est donc sur ces postes qu'il faut centrer prioritairement l'analyse. ARC - J.B. 05/09/08 Page 4

5 II. Analyse des comptes de charges De l'analyse des factures et contrats effectuée avec le Conseil Syndical, il ressort les points suivants : Précisons en introduction, concernant le syndicat principal, qu'un jugement du 2 juillet 2003, non frappé d'appel, précise une nouvelle répartition des charges de trois postes relatifs à la sécurité : 1. Gardiennage : Contrat avec la société de gardiennage (géré par le SDC principal) : Contrat de gardiennage : 48 % pour le SDC Principal et 52 % pour le bâtiment 4 ; Service de Maître chien : 65 % pour le parc de stationnement, % pour les entrepôts, % pour la dalle et 6.67 % pour le bâtiment 4 ; Contrat de travail du Chef d'équipe IGH (géré par le bâtiment 4) : 55 % pour le bâtiment 4 et 45 % pour le SDC Principal. 2. Ilot de sécurité (géré par le Syndicat principal) : 1. Réparti entre tous les copropriétaires du syndicat principal 3. Box et emplacement pour voitures (géré par le SDC principal) : Charges relatives aux parties communes : réparties entre tous les emplacements de voitures au prorata de leurs quotes-parts de charges générales ; Charges relatives aux équipements : réparties entre tous les emplacements de voitures à raison d'un tantième. Précisons que le jugement a été notifié à la partie adverse, composée d'un collectif de copropriétaires. Signalons enfin que le règlement de copropriété à été complété par ces dispositions, conformément au jugement par publication à la conservation des hypothèque le 6 juillet 2004, ce qui rend la décision opposable aux tiers. Chauffage C'est le 1er poste des dépenses de l'exercice avec 31.3 % du réalisé. Le syndicat secondaire est doté d'une chaufferie indépendante au gaz. Consommation de gaz (P1) La consommation de gaz facturée par GDF est de sur l'année Comparativement, en prenant 80 m² en moyenne par logement, et sachant qu'au gaz, le coût du m² chauffé par an est de 4.60, nous devrions avoir un coût P1 de 368 par an et par logement, soit environ pour le poste P1. La quote-part de P1 devant être affectée au réchauffement de l'eau chaude sanitaire est de (voir l'analyse de ce poste ci-dessous). Il nous reste donc un coût de P1 chauffage de TTC (hors pénalités). Nous voyons donc que la performance de la chaufferie est bonne, malgré la mauvaise enveloppe thermique du bâtiment et sous réserve de la surface réelle moyenne des logements. Rappelons que depuis le 1 er juillet 2004, l'ouverture à la concurrence du marché du gaz offre à la copropriété la possibilité de faire jouer cette nouvelle législation au bénéfice de tous.. Réchauffement de l'eau chaude sanitaire Rappelons que le syndicat secondaire est doté de compteurs divisionnaires d'eau chaude sanitaire. Ces compteurs sont relevés par le Gardien. ARC - J.B. 05/09/08 Page 5

6 Le coût forfaitaire de réchauffement de l'eau est de 4.80 /m 3. La copropriété en a consommée 7148 m 3 en 2003, soit % de la consommation totale d'eau du syndicat secondaire, ce qui est dans la proportion habituellement rencontrée. Nous devons rapprocher ce coût pratiqué du coût théorique calculé par les thermiciens : Pour un chauffage au gaz, nous savons qu'il faut en moyenne 120 Kwh par m3 d'eau chaude sanitaire produite (de 5 à 55 C selon rendement et type d'installation). C'est l'indice "e" ou "q" quantité d'énergie théoriquement nécessaire pour assurer la production et la distribution de 1 m3 d'ecs à 55 ± 5 au point le plus éloigné. Nous savons que le coût du Kwh facturé par GDF sur 2003 dans le cadre du P1 gaz est de ( Kwh pour TTC). Nous avons donc un coût théorique de / m 3 TTC ( x 120 kwh / m 3 ), soit TTC (3.349 / m 3 x 7148 m 3 ). A ce coût de réchauffement doivent venir se rajouter : 1. une quote-part du P2 et du P3, 2. une quote-part de l'électricité, 3. une quote-part de l'amortissement du prêt Pétrofigaz, 4. et des travaux d'entretien. Si l'on prend un prorata à partir de l'énergie consommée, nous devons affecter 32 % (120kwh x 7148 m 3 ) / kwh) des dépenses à l'eau chaude sanitaire. En prenant pour base 2003 la somme de (EDF, emprunt, P2, P3), la quote-part affectée à l'eau chaude devrait être de (soit 1.68 / m 3 ) Vient enfin le coût du traitement de l'eau chaude sanitaire de (soit 0.33 / m 3 ) Nous avons donc un coût global théorique de réchauffement de 5.36 /m 3, contre 4.80 effectivement affecté, auquel il convient bien sur de rajouter le coût de l'eau froide réchauffée pour 3.02, soit un coût global de 8.38 TTC / m 3. Le coût de l'eau chaude sanitaire répercuté sur les copropriétaires dans le cadre des charges privatives est donc sous-estimé, ce qui constitue un transfert vers le poste du chauffage qui lui est réparti aux tantièmes chauffage. Cette situation est d'autant plus ennuyeuse que les copropriétaires attentifs ont plus prise sur leur consommation facturée d'eau chaude que sur la répartition aux tantièmes du chauffage. L'injustice se double donc d'une dépossession d'un moyen de maîtrise des charges et incite à une plus forte consommation d'eau chaude puisqu'elle est meilleur marché. Maintenance P2 et garantie totale P3 Le coût du contrat d'entretien courant des installations P2 est de TTC pour 144 lots soit / lot, ce qui est non négligeable, même dans la configuration avec un avenant. Cependant le coût moyen du P3 est de /lot, ce qui est bien positionné, sous réserve de l'analyse des prestations prise en compte. Personnel d'immeuble C'est le 1er poste des dépenses de l'exercice avec 21.5 % du réalisé Le syndicat secondaire emploie un Gardien, M. Meira De Brito. Signalons que celui-ci a été en accident du travail entre le 11/06/2003 et le 29/07/2003. Le syndicat secondaire pratiquant la subrogation, la régularisation de la sécurité sociale est intervenue sur l'exercice 2004, bien que l'on constate que cette indemnisation ne démarre qu'au 25/06/2003. Madame De Brito et une autre personne ont remplacé le salarié. Le contrat transmis, élaboré sous le mandat du cabinet Arres SA n'est pas signé, il ne s'agit pas d'une copie de l'original. Les tâches qui lui sont confiées sont importantes puisqu'elles concernent aussi bien la surveillance des ascenseurs, de la chaufferie, exécution des tâches et contrôle des fournisseurs, la gestion des ordures ménagères et le courrier, le nettoyage des parties communes. Par ailleurs sont évoquées de tâches spécialisées non visées par l'auditeur ARC - J.B. 05/09/08 Page 6

7 M. Meira De Brito est employé en catégorie B à 125 % depuis le 1 er juillet 1996, coefficient 275. Il bénéficie d'un salaire complémentaire contractuel de brut, en plus de son salaire de référence de et de son salaire complémentaire conventionnel de (au lieu de prévus par la convention collective), ce qui est tout à fait exceptionnel puisque sa rémunération brute contractuelle est plus importante que son salaire de référence. C'est ainsi que pour le mois de décembre 2003, son salaire brut, incluant également sa prime d'ancienneté, la gratification du 13 ième mois, les astreintes de nuit et la prime de tri sélectif se monte à ! La copropriété paie l'eau froide (environ 80 m 3 / an), le réchauffement de l'eau chaude ainsi que le logement d'environ 70 m2 (retenue effectuée sur la fiche de paie puis remboursée chaque mois) et le parking privatif, le Gardien paie la taxe d'habitation ainsi que son gaz et son électricité. La copropriété estime que son Gardien mérite une bonne rémunération. La DUER aurait été effectuée mais n'a pas été visée par l'auditeur. Les congés payés acquis fin décembre 2003 représentent jours alors qu'ils ne devraient représenter que 16 jours acquis entre le mois de mai à décembre, à prendre sur l'exercice Il reste donc un solde de congés 2003 de 10 jours non provisionnés au bilan. Eau Il s'agit du 3ième poste des dépenses de la copropriété sur l'exercice avec % du réalisé. Consommation : La consommation relevée sur factures de la Compagnie Générale des Eaux pour l'exercice 2003 est de m 3, représentant en moyenne m 3 d'eau par lot (144 lots principaux occupés) pour un montant de , ce qui est important. En effet, il faut compter environ 30 m3 par an et par personne en appartement. Le taux d'occupation des logements pourrait expliquer ce niveau de consommation. Par ailleurs, la consommation journalière de 56.6 m 3 donne droit à un contrat "Grande consommation", généralement offerte à partir de 20 m3 / jour. Une réduction de % est appliquée sur le tarif de base. La Compagnie Générale des eaux régularise chaque année dans la seconde quinzaine de décembre la consommation par rapport au forfait de m 3 souscrit à l'année. Notons que le prix TTC du m3 s'établit à 3.02 De cette facturation sont déduites les consommations sur compteurs privatifs d'eau froide pour m3 et d'eau chaude pour 7153 m3, soit un total de m 3. Il reste donc 91 m 3 en eau résiduelle répartie aux tantièmes généraux, soit moins de 5 %, ce qui est correct. Contrat de syndic C'est le 4 ième poste de dépenses de l'exercice Le coût du mandat de syndic est de TTC pour Ce coût est raisonnable compte-tenu du fait que le suivi de gestion de la copropriété n'est pas optimal. Nous avons en effet pu constater que le classement des documents laissait à désirer, que le carnet d'entretien de l'immeuble n'était pas produit et que des erreurs de gestion ou d'imputation sont trop souvent à déplorer. Plusieurs exemples ont été rapportés par le conseil syndical qui émet même des doutes sur la fiabilité du logiciel de gestion (LOGIC). Ainsi, M. Virot se retrouve avec un entrepôt et des charges très importantes alors qu'il est simple copropriétaire. Il s'avère que les accès aux modules du logiciel par les divers services du cabinet peuvent mener à ce type d'incohérences assez graves pour justifier l'inquiétude. Le suivi des procédures est inadapté, les oublis de provisions suivis de régularisations intempestives ne sont pas rares. Au niveau administratif, nous pouvons déplorer que certains contrats ne sont pas signés ou pas disponibles. La réactivité du syndic est assez faible et suscite la lassitude des interlocuteurs. Les pièces comptables, les intitulés de comptes et les explications fournies ne sont pas toujours à la hauteur des ARC - J.B. 05/09/08 Page 7

8 attentes et peuvent susciter la suspicion, malgré l'investissement du conseil. Notons par ailleurs que la présence de nombreux comptes d'attente au bilan diminue la transparence de gestion. Elle est en partie liée à des contestations ou demandes de clarification qui ont pour corollaire l'absence d'approbation des comptes annuels, comme nous l'avons évoqué dans l'avant propos. Rappelons que les copropriétaires paient également une quote-part d'honoraires de syndic sur le principal, même si celle-ci est répartie sur le syndicat dans son entier. Nous ne ressentons pas la nécessaire maîtrise que requiert non seulement la gestion de chaque syndicat secondaire, mais également du syndicat principal, alors que nous sommes en droit d'attendre du syndic gérant 5 des 7 entités de la Noue une forte intégration de gestion. Les deux espaces de travail (sur La Noue et au siège) ne favorisent pas non plus une forte cohérence des membres de l'équipe, qui, par ailleurs, paraît insuffisante en nombre pour gérer une copropriété comme La Noue dans sa diversité technique et humaine. Les mouvements de personnels n'ont pas favorisés l'appropriation des éléments de gestion. Un travail de reprise en main méthodologique, logistique, technique et juridique paraît incontournable. Ce travail nécessitera une intervention extérieure, d'autant qu'il doit s'appuyer sur une meilleure animation auprès des copropriétaires Assurance Multirisque immeuble C'est le 5ième poste des dépenses de l'exercice avec 4.25 % du réalisé. Le contrat d'assurance multirisque immeuble était souscrit auprès la compagnie AGF (Courtier Despatureaux). Il arrive à échéance le 30 juin de chaque année. Son coût est de en 2003 pour une surface développée non communiquée (dossier très mal organisé), mais qui peut être estimé à environ m² (soit un coût d'environ 1.06 TTC du m²) pour des risques, garanties et franchises standard, ce qui est assez cher par rapport à la moyenne des prix pratiqués pour ce type d'immeuble, même dans un contexte de hausse générale des prix d'assurance. La prime atteint même sur la période suivante, soit une hausse de 20 %! Une fiche de sinistralité (statistique sinistres) devra être demandée par le syndic au courtier afin d'apprécier la sinistralité déclarée et les indemnités perçues. Enfin, signalons que nous ne trouvons pas au bilan d'opération de régularisation pour constater la charge d'un semestre payé d'avance sur l'exercice suivant. Avec 20 % de hausse, ce type de régularisation devient indispensable pour que le bilan représente de manière fidèle la situation des dettes et créances du syndicat à la date d'arrêt des comptes (comme pour les CP du personnel). Il convient donc pour l'avenir soit d'opérer cette opération comptable, soit de demander par avenant à ramener le contrat en année civile. Ascenseurs Le poste de gestion des 10 ascenseurs (deux par cage d'escaliers sur 15 étages) du syndicat secondaire est important puisqu'il représente, au total, , soit % du réalisé. Les sous postes les plus importants sont le contrat de maintenance complet assurée par Koné et la télésurveillance. Plusieurs factures ont été rejetées par le conseil, Koné attribuant les pannes ou nécessité d'intervention à des actes de vandalisme alors que le conseil estime que les interventions (exemple sur le parachute, cellules de portes ) concernent des prestations du contrat complet. Tout ceci sans que l'on sache exactement ou en sont les arbitrages entre le syndic et le fournisseur à la suite des courriers de demande d'avoirs. Le syndicat de copropriété doit également prendre toutes les mesures nécessaires pour faire face à la nouvelle réglementation en matière de sécurité ascenseurs issue du décret du 9 septembre 2004 et de ses arrêtés. Un ouvrage spécifique a été rédigé par l'arc sur ce point. EDF ARC - J.B. 05/09/08 Page 8

9 Signalons une incohérence d'affectation des charges l'électricité affectées en totalité en charges communes générales ( TTC) sans aucune quote-part affectée en charges chauffage et en charges ascenseurs. Il convient de revoir cette répartition qui constitue sans doute un transfert de charges. La quote-part EDF affectée par le principal devra être prise en compte. Le conseil devra vérifier que l'abonnement est souscrit pour une puissance cohérente avec les équipements et que le type de contrat est adapté à la consommation (contrat non visé). Autres contrats ou prestations ponctuelles Toutes les prestations de charges communes générales qui n'ont pas été ressorties pour l'analyse sont dans la rubrique Autres charges générales du tableau présenté en début de chapitre. Notons la faiblesse des charges liées aux procédures ( ) au regard du taux d'impayés, l'importance du poste EDF déjà mentionné, l'importance des honoraires de tenue d'ag du 26/06/2002 (malgré l'extourne), le coût des travaux de remplacement de porte ( ) et le passage de la constitution de la caisse de 500 en charges, alors qu'il devrait s'agit d'un simple mouvement de trésorerie. Rappelons à ce sujet que la constitution de cette caisse aurait du être effectué en ponctionnant la trésorerie du syndicat secondaire, sans affectation en charges de cette somme. Seules les factures imputées sur cette caisse auraient du être imputées au compte de charges, et la caisse reconstituée ARC - J.B. 05/09/08 Page 9

10 III. Analyse de l'état des dettes et créances et de la situation de trésorerie État des dettes et des créances et situation de trésorerie avant répartition au 31/12/2003 Actif Passif Avance de Réserve Compte épargne Travaux Fournisseurs à payer Copropriétaires Travaux surpresseur Compte d'attente à régulariser (n ) Compte d'attente reprise de solde (n 470) Compte d'attente (n 490) Compte d'attente ventes à régulariser Compte d'attente contentieux juridiques Compte d'attente sinistres Charges à répartir / Provisions Autres charges sociales à payer Caisse Comptes financiers (Trésorerie) Total Rappelons que les créances figurant à l'actif de ce tableau sont dues au syndicat de copropriété par les tiers (y compris copropriétaires) et que les dettes figurant au Passif sont dues par le syndicat de copropriété aux tiers. Sur cette situation, nous pouvons apporter les commentaires suivants : Avance de Réserve Cette avance de réserve représente 110 jours de fonctionnement sur la base du prévisionnel 2003, ce qui est important. Rappelons que les dispositions du récent décret du 27 mai 2004 (Art. 35 & 1), pris en application de la loi "SRU" du 13 décembre 2000 prévoient que cette avance doit être, si elle est prévue au règlement de copropriété, au maximum de 1 / 6ième (deux mois) du montant du budget prévisionnel, soit au maximum Cette disposition est entrée en vigueur à partir du 1 er septembre Il convient donc, soit de rembourser la différence aux copropriétaires, soit de soumettre une décision à l'ag pour réaffecter le surplus, par exemple sur un compte travaux comme cela a déjà été effectué par le passé. Il est également rappelé que l'avance de réserve n'a pas pour vocation de compenser les impayés. Ceux-ci doivent, dans le cadre du récent décret comptable du 14 mars 2005 être provisionnés dans un compte spécial. Compte épargne Travaux Ce compte travaux n permet à la copropriété de flécher des fonds en attente de leur utilisation pour des campagnes de travaux à voter. Il s'agit en fait d'une avance art de la loi du 10 juillet 1965 créé par la résolution n 8 de l'ag du 06/06/2002 avec versement de 6000 / trimestre à partir d'octobre La résolution n 13 de l'ag du 26/06/2003 a prévu d'abonder ce fonds de (6000 / trimestre) en Notons que ce fonds est remboursable aux vendeurs tant que les travaux correspondant ne sont pas votés. ARC - J.B. 05/09/08 Page 10

11 Notons également que l'ag avait prévu le placement de ce compte épargne. Ce dernier n'apparaît pas au bilan 2003 ou il n'est question que du compte Crédit agricole et de la caisse. Il faut attendre les comptes 2004 pour voir apparaître ce compte en 5502 pour un montant de au 18/10/2004. Fournisseurs à payer débiteurs / Créditeurs Au Débit : Huit soldes sont présents au débit de ce compte, ce qui signifie qu'il s'agit d'avoirs ou de paiements de factures ou d'acompte avant engagement des dépenses correspondantes. Nous trouvons : Konématic pour ; Mail pour quatre écritures (rétrocessions) d'un total de ; LGR & Associés pour ; Hochede pour Au Crédit : 11 écritures de dettes aux fournisseurs apparaissaient au 31/12/2003, dont 2 relatives à des honoraires de l'agence Mail, non ponctionnés à la date d'arrêt des comptes pour Les dettes les plus importantes de ce compte 40 étaient Gaz de France pour et Copro maintenance pour Venaient ensuite les dettes de à la SCP Dolla Vial associés et à Maître Audineau. Copropriétaires Débiteurs / Créditeurs Débit : Le taux d'impayés, rapport des dettes de copropriétaires sur le montant du réalisé 2003 est de plus de %, ce qui est très important. Ce taux est avant tout du au poids des charges, tant sur le principal que sur le secondaire. Nous pouvons noter que chaque année, l'assemblée générale prend des décisions de ventes judiciaires pour les lots en gros impayés (1 décision de ventes en 2004, 18 en 2003, 2 en 2002). 27 copropriétaires étaient débiteurs de plus de 1000 a 31/12/2003. L'audit des procédures d'impayés a par ailleurs montré que l'organisation et le choix des procédures étaient inadaptés à la situation de syndicat secondaire. Des créances douteuses et irrécouvrables sont en fait identifiées sur le syndicat et ne sont pas provisionnés. Regardons cela de plus près : Débiteurs euros Syndicat Bât Lot Compte Nom Montant au 04/11/04 et total secondaire Marouchi mounia principal ARC - J.B. 05/09/08 Page 11

12 Débiteurs Euros Syndicat Bât Lot Compte Nom Montant au 04/11/04 et total secondaire Ali Mohamed principal secondaire Ay Meylut principal secondaire Nait ibourk Ahmed principal secondaire principal Proux robert principal secondaire Simic principal secondaire Toure laminé principal secondaire Cohen françois principal secondaire principal Garcia Taus principal secondaire Areksamy principal Débiteurs Euros Syndicat Bât Lot Compte Nom Montant au 04/11/04 et total secondaire Lalou principal secondaire Tiaiba Samir principal secondaire Tran van robert principal I ) Point sur les impayés : résumé. L analyse des impayés nous a permis de constater que la situation était plutôt alarmante. Le syndic fait valoir : 1) Que les impayés de charges sont, sur le syndicat principal, dus surtout aux propriétaires d entrepôt. 2) Qu il y aurait reflux des impayés sur le logement. Or, notre constat est que : 1) Une grosse partie des impayés (principal + secondaire) reste due aux propriétaires de logements ; 2) Aucun reflux n est constaté, les copropriétaires débiteurs jouant sur les deux syndicats selon l intensité de la pression exercée. ARC - J.B. 05/09/08 Page 12

13 Plus préoccupant : le montant des sommes irrécouvrables en ce qui concerne les logements ne cessent d augmenter. Il faut constater que le syndic n a aucune visibilité concernant les impayés, ceci pour la raison qu il n a pas une approche des dettes consolidées (sur le principal plus les secondaires), même quand il gère lui-même les syndicats secondaires. Nous allons montrer comment la stratégie de recouvrement du syndic explique en partie cette dégradation et comment il convient de s y prendre pour redresser la situation. II ) Point de vue sur les façons de procéder du cabinet Mail en matière de recouvrement. Pour différentes raisons, nous allons expliquer les performances en matière de recouvrement et leur inefficacité liée à l inadaptation à la situation. a. Négociation. Le cabinet privilégie la «négociation» amiable, la pression pré-judiciaire (sommation ; commandement, etc) et la mise en place d échéanciers ; son objectif serait plutôt, non pas de le résorber, mais de contenir l impayé ; il n est pas d obtenir l apurement des dettes mais, des versements même très partiels. Ainsi, même en cas de récidive voire même après l engagement de procédures judiciaires, le cabinet va toujours essayer de négocier. Cette stratégie paraît être de bon sens en général. En l occurrence, cependant, elle ne semble pas adaptée, bien au contraire. Certes, avec certains copropriétaires cette stratégie de la pression s avère efficace ; mais avec d autres, beaucoup d autres, le scénario est le suivant : Augmentation progressive des dettes ; Alourdissement inutile des charges via les frais pré-judiciaires et honoraires de syndic ; Engagement inévitable à partir d un certain moment d une procédure judiciaire, mais à un moment où la dette est déjà importante ; Renégociation et, éventuellement, suspension des poursuites ; Nouveaux frais ; Nouvelles défaillances, augmentation de la dette, etc Voilà pourquoi nous pensons que cette stratégie est tout à fait inadaptée à la situation du parc de la Noue. b. Actions partielles entraînant la reconstitution permanente de la dette. Un deuxième problème remarqué est le suivant : le cabinet, lorsqu il mène une procédure judiciaire à son terme, se focalise sur cette procédure et son exécution, ce qui est compréhensible. Le problème est cependant le suivant : pendant ce temps là, le débiteur ne paye pas l encours et lorsqu il finit par avoir éteint sa dette judiciaire, il a reconstitué une nouvelle et lourde dette Le syndic réinvente ainsi le «mouvement perpétuel». Or, on verra qu il n y a aucune fatalité à ce que cela se passe ainsi. c. Absence de visibilité de la dette totale, «principale et secondaire» ARC - J.B. 05/09/08 Page 13

14 Une autre caractéristique du cabinet est qu il n a pas d approche globale de l endettement d un copropriétaire. Cette situation entraîne des actions totalement décalées : le syndic accordera ainsi sur le syndicat principal un échéancier pour 3 000, alors même que la dette sur le secondaire est énorme et qu il est évident que le copropriétaire finira en saisie immobilière, la seule conséquence étant pour la copropriété l obligation de prise en charge d une créance irrécouvrable importante. d. Absence de stratégie adaptée aux différentes situations des débiteurs. Un autre défaut du cabinet (très commun à la plupart des syndics) est de ne pas adapter sa stratégie de recouvrement aux débiteurs ; certes cela n est pas toujours facile mais chacun sait qu il y a des situations très différentes qui appellent des réponses différentes : Multi-propriétaires bailleurs solvables ; Propriétaire bailleur dont la solvabilité peut dépendre du paiement du loyer ; Propriétaires occupants insolvables ; Propriétaires momentanément insolvables ; Débiteurs multi-récidivistes, etc.. L identification avec le conseil syndical des différentes situations pourrait permettre des ajustements clairs ; exemple : Décision d engager très rapidement une procédure puis une saisie immobilière sans accorder la moindre échappatoire pour les propriétaires de mauvaise foi. Décision identique liée au fait que le propriétaire est chroniquement insolvable et qu il ne sert à rien de prolonger la situation ; A contrario, décision, de suspendre une saisie pour un propriétaire qui paye l encours et dont l arriéré pourra être pris en charge par le FSL. III ) Les raisons des choix méthodologiques du syndic Les raisons de ces choix sont connues et ne sont pas liées au seul cabinet Mail. 1. Tout d abord, il faut rappeler que tout syndic se doit de ménager son «électorat», chaque copropriétaire étant un électeur renouvelant ou non, chaque année, le mandat de syndic. Ceci explique qu on puisse avoir affaire à une espèce de» clientélisme» et incite peu à la mise en œuvre de procédures ouvertement répressives. 2. Une deuxième raison est la suivante : tout syndic préfère des versements partiels à l absence totale de versements, à la fois pour des problèmes de trésorerie et pour des problèmes psychologiques. 3. Une autre raison est celle-ci : confrontés aux difficultés de mise en œuvre efficaces des voies d exécution traditionnelles (saisie des comptes, des meubles, des rémunérations), les syndics en viennent à penser que seule la saisie immobilière est efficace. Dès lors, ils ne sont plus du tout gênés (au contraire) par une augmentation de la dette qui justifiera d autant au final- la procédure radicale qu est la saisie immobilière. Ces trois raisons très différentes expliquent la stratégie de la négociation, des «petits pas», du traitement partiel etc, que nous préférons, en ce qui nous con cerne, appeler plus simplement «fuite en avant». Car cette stratégie, si elle peut être indolore, voire efficace dans des copropriétés normales où le nombre de débiteurs est faible, où les ménages sont très majoritairement solvables et où les charges sont ellesmêmes raisonnables, s avère généralement inefficace, voire calamiteuse dans les situations tendues, les ARC - J.B. 05/09/08 Page 14

15 débiteurs de bonne et mauvaise foi utilisant avec juste raison cette logique pour développer à leur tour l une ou l autre des stratégies que nous allons décrire. On note, en effet, de la part des copropriétaires deux stratégies différentes sur LA NOUE a) Négociation avec le syndic (comme on l a vu, encouragée par le syndic lui-même), paiements partiels, augmentation plus ou moins rapide mais irréversible de la dette ; reflux éventuel suite à l engagement par le syndic d une action judiciaire puis reprise de l impayé, négociation, etc. (c est ce qu on peut appeler la stratégie de «l élastique»). b) Absence totale de paiement entraînant (au bout d un délai trop long) une condamnation judiciaire ; puis paiement de la dette judiciaire (sur la durée la plus longue possible) et non paiement de l encours entraînant une reconstitution de la dette, etc. (c est ce qu on peut appeler la stratégie du «mouvement perpétuel»). A noter que la première stratégie est plutôt celle des personnes de bonne foi ou de semi bonne foi, la deuxième plutôt celle des personnes de mauvaise foi. Rappelons les éléments d une politique de recouvrement adaptée. IV )Mettre en place des procédures judiciaires rapides, gratuites et non pénalisantes pour les débiteurs Un des défauts majeur des syndics en matière de recouvrement est comme on l a vu : de tenter autant que possible de négocier avec les débiteurs des accords amiables ; de n engager des procédures judiciaires (par voie d avocat) qu à l extrême limite. Cette méthode qui semble être de bon sens en général est catastrophique dans le cas des copropriétés en difficulté. Il faut absolument faire le contraire : engager des procédures bon marché ; les engager dès que possible, donc très tôt. Important : parallèlement à la mise en place de la stratégie répressive dont nous allons parler il convient absolument d obtenir très rapidement l allégement de la pression des charges, excessive dans cette copropriété comme chacun sait. Engagement de procédures dites «article 19-2» La procédure dite «article 19-2» doit permettre de traiter efficacement les impayés des bailleurs solvables et plus particulièrement des propriétaires d entrepôts. Il est doublement important qu elle soit mise en place : pour que chacun sache qu il n y a pas deux types de traitement (ferme vis-à-vis des propriétaires de logement ; laxiste vis-à-vis des gros propriétaires) ; pour inciter les gros propriétaires à ne pas considérer la copropriété comme un banquier. Application des intérêts de retards à tous ARC - J.B. 05/09/08 Page 15

16 Là aussi il faut pouvoir empêcher tous ceux qui estiment qu ils peuvent différer leur paiement de le faire. Le seul moyen : appliquer les intérêts légaux dès la mise en demeure faite un mois après la date d exigibilité. Engagement rapide et maîtrise des saisies immobilières 1. Les saisies immobilières sont parfois (propriétaires de très mauvaise foi ou propriétaire insolvable) le seul moyen de régler les problèmes. Il faut même - une fois que l on est convaincu que c est la seule solution, y compris dans l intérêt des familles insolvables - aller le plus vite possible pour arrêter l hémorragie. 2. Il faut néanmoins tout faire pour éviter que les logements saisis ne soient achetés soit par des personnes indélicates soit par des personnes elles-mêmes peu solvables. 3. Le seul moyen réside dans le dispositif dit de «portage provisoire» qui permet par voie de contractualisation entre Ville, copropriété et organisme porteur : d acheter les biens ; de traiter les problèmes des personnes qui sont dans les logements ; de revendre le logement à un ménage si ce n est à proprement parlé sélectionné, du moins choisi sur sa capacité à occuper lui-même le logement et à en payer les charges. Ne plus accepter de suspension de procédure en cours de route Il faut absolument éviter de suspendre les procédures en raison de promesses de paiement. Cette façon de procéder - compréhensible en situation normale - est inadaptée aux situations délicates ou fragiles. Si des étalements doivent être consentis il vaut mieux que ce soit par le juge ; ainsi en cas de défaillance (concernant le règlement de l arriéré comme de l encours) le syndic n aura pas tout à recommencer. Avoir une connaissance de la dette consolidée Il est absolument indispensable que la connaissance de la situation des copropriétaires concerne leur situation sur le syndicat principal comme sur le syndicat secondaire. Il faudrait que chaque syndic (celui du principal et celui du secondaire) puisse disposer chaque mois d une balance consolidée lui permettant un suivi des dettes. Assurer le suivi des règlements des personnes éligibles au FSL Le plan de sauvegarde peut aider des personnes à redevenir de vrais copropriétaires. Pour cela il faut que les personnes payent régulièrement leur encours de charges. En contrepartie il y aura aide (totale ou partielle) pour le paiement de l arriéré dans le cadre du FSL ; Néanmoins pour éviter que ce dispositif ne se transforme en machine perverse il est indispensable qu un suivi régulier des paiements (sur le syndicat principal et le secondaire) soit assuré. ARC - J.B. 05/09/08 Page 16

17 V )Accord de syndic La séance du 26 novembre 2004 a été importante car nous avons obtenu du syndic un accord : a) pour engager le plus vite possible des procédures gratuites ; b) pour appliquer les intérêts de retard (déjà en place suite à nos demandes précédentes) ; c) pour engager des procédures article Le syndic doit par ailleurs : être aidé pour avoir une vision consolidée de la situation de tous les débiteurs ; être aidé pour suivre la situation des personnes pouvant bénéficier du FSL ; être aidé pour mettre en place les saisies immobilières avec «portage». Il sera nécessaire que le dispositif du plan intègre bien : le suivi des engagements du syndic ; mais aussi la mise en place de moyens permettant d aider le syndic à assurer lui-même un meilleur suivi. Crédit : Il s'agit des copropriétaires créditeurs, sans que l'on connaisse exactement le montant de la quote-part liée aux vendeurs créditeurs par exemple le lot Arnulf qui reste stable entre le 31/12/2003 et le 18/10/2004) avec 742. Il a été demandé au cabinet Mail d'indiquer le statut de vendeur derrière le nom ainsi que la date de vente. La Comptable s'est engagée à mettre progressivement en place ce système. Une fois ce travail fait il sera nécessaire d'examiner l'antériorité des ventes, notamment celles qui datent de plus de 5 ans et dont les soldes n'ont ni été restitués, ni aucune réclamation de faite par les vendeurs. Le syndicat gère donc cet argent en trésorerie, mais il s'agit bien de dettes de celui-ci. La même logique s'applique au syndicat principal. Travaux surpresseur Il est surprenant de trouver un compte de la classe 3 en copropriété (compte de stocks et d'encours). C'est pourtant le cas avec ce compte correspondant à des provisions travaux, excédent sur la campagne de remise en état du surpresseur. Cet excédent n'a pas été régularisé. Il est utilisé pour d'autres travaux puisque nous trouvons son solde au 18/10/2004 pour un montant de au crédit. Rappelons que chaque compte travaux doit faire l'objet d'une régularisation, tout comme les charges générales. Compte d'attente à régulariser (n ) Nous arrivons dans la partie la moins claire des comptes de mail sur le syndicat secondaire : les comptes d'attente. Le Conseil a beaucoup travaillé pour clarifier ces comptes d'attente, sans pouvoir faire toute la clarté. Nous trouvons dans ce premier compte une succession d'écritures, tant au débit qu'au crédit très importantes, amis avec des intitulés très abscons "A régulariser". Le solde au 31/12/2003 est essentiellement composé des deux premières écritures du 01/01/2003 avec au débit "Solde antérieur" et au crédit "A régulariser". Compte d'attente reprise de solde (n 470) Ce compte est en fait composé des reprise de soldes antérieurs du cabinet ARRES pour Disdéro, Koné, Sede, Arres lui-même et d'autres fournisseurs comme Elyo, la SDCB, la CRIP, la taxe sur salaire 2001, un solde travaux Antelco de ou encore une extourne France télécom pour Inexploitable et injustifié! ARC - J.B. 05/09/08 Page 17

18 Notons qu'une procédure a été engagée contre le cabinet ARRES et l'administrateur judiciaire pour défaut de transmission d'archive. Cette procédure n'avait pas aboutie au moment du diagnostic. Compte d'attente (n 490) Là encore, il est bien difficile de cerner la logique et l'historique des imputations de ce compte. Il semble qu'il reprenne certains élément de la balance de clôture du syndic précédent. Nous y trouvons aussi bien un report de solde antérieur créditeur de , un passage du fonds de roulement pour , une régularisation de banque de et différentes annulations ou régularisations d'écritures. Compte d'attente ventes à régulariser Il s'agit du compte relatif à des ventes à régulariser (copropriétaires vendeurs créditeurs) avec l'à nouveau du cabinet ARRES créditeur de , puis une seule écritures de remboursement du solde de tout compte du lot Arnulf pour (déjà mentionné plus haut pour un solde vendeur créditeur de 742 )!? Le contenu précis de ce report à nouveau renvoi aux archives ARRES, manifestement très incomplètes. Compte d'attente contentieux juridiques Il s'agit du compte , commençant lui aussi par un gros report à nouveau au 01/01/2003 de au crédit non justifiés. Les procédures Dramsy (vente du 14/12/1999 avec irrécouvrables de ), Sahnonne (vente du 09/12/1999 avec irrécouvrable de ), Torus et ARRES y sont débitées tandis que nous trouvons au crédit des report à nouveau "Procédures en attente" pour , opposition sur vente de , intérêts légaux pour et à nouveau de vendeurs créditeurs pour Viennent ensuite les procédures d'adjudication Sahnonne, Sivakumaran (vente du 14/11/2000 avec irrécouvrable de ) et Etile (SCI Camegi Venard vente du 03/06/1997 avec d'irrécouvrables) et Etile/Potiron, vente du 23/01/1996 avec irrécouvrable de Nous avons également une consignation de au 04/12/2004. Ce compte d'attente comporte donc d'une part des créances irrécouvrables pour qu'il faudrait répartir dans le cadre d'un plan d'apurement et des créances douteuses dont il est difficile de préciser les contours qu'il faudrait également provisionner. Compte d'attente sinistres Il s'agit du compte dont les écritures sont plus intelligibles : au crédit les indemnités perçues et au débit les remboursements de copropriétaires ou le coût des travaux sur sinistre. Il est probable que des écritures de divers comptes d'attente doivent être redispatchées d'un compte à l'autre pour en retrouver la cohérence. Charges à répartir / Provisions Nous avons là les deux éléments du compte de résultat pour les charges d'entretien courant et de maintenance. Nous constatons que le prévisionnel n'a pas été atteint en terme de dépenses puisque nous générons un excédent de qui devait être recrédité aux copropriétaires lors de la régularisation des charges Autres charges sociales à payer Il s'agit des comptes de la classe 43 et 44 relatifs aux charges sociales du 4 ième trimestre 2003 restant à payer à la date de clôture : pour l'urssaf, pour la retraite complémentaire, pour l'assedic et 3056 pour la taxe sur salaire. Cette situation est normale en fin d'exercice puisque ces charges sont à régler au 15 janvier. Caisse Il s'agit de la caisse mise en place pour les petites dépenses courantes en assemblée générale de Il est très étonnant que le montant de cette caisse soit exactement du montant voté à la date d'arrêt des comptes. Son inventaire ne semble pas avoir été réalisé. Voir également les commentaires de ce compte à la fin de la 2 ième partie de ce rapport. ARC - J.B. 05/09/08 Page 18

19 Comptes financiers (Trésorerie) Rappelons que le solde créditeur est à l'actif du bilan puisque la banque doit cette somme au syndicat. Ce solde représente presque 113 jours de trésorerie sur la base du réalisé 2003 à la date d'arrêt des comptes, ce qui est important en fin de trimestre. Cela s'explique par l'absence de placement du fonds travaux. Le compte épargne dont il était question au PV de l'ag du 26 juin 2003 (résolution n 14) n'est pas présent sur la balance de l'exercice 2003 (mis en place en 2004). La copropriété est titulaire d'un compte séparé au crédit agricole n Le solde de ce compte au 31/12/2003 n'a pas été fourni. Cependant l'extrait de ce compte est disponible en copie au 31/08/2004 ou le compte était créditeur de Le rapprochement à cette date faisait état de présents en comptabilité mais pas encore crédité en banque (règlement des copropriétaires) et de crédités en comptabilité, mais non débités en banque (règlements fournisseurs), toutes ces écritures datant de Fait à Paris le 12 avril 2005 Bernard Beaucourt José Brayant ARC - J.B. 05/09/08 Page 19